Что делать если в личной карточке закончилось место для внесения информации об отпуске сотрудника

Опубликовано: 26.04.2024

Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью. Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Заполнение карточки т2 графа отпуск

В «Основании» можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем. Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника. Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания. Раздел VIII «Отпуск» Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания. Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст.

Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр.сведения. Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Несмотря на то, что в общем случае унифицированные формы документов перестали быть обязательными, и организации (индивидуальные предприниматели) могут разрабатывать собственные бланки, на практике продолжает использоваться форма №Т-2 (постановление Госкомстата России от 05.01.2021 №1).

Процедура переноса отпуска начинается с заявления работника, если конечно инициатива исходит от него самого (подробнее об этом см., «Заявление о переносе отпуска (образец)»). Если же инициатором переноса является организация (предприниматель), то работнику под роспись выдается соответствующее уведомление.

Можно ли завести новые карточки сотрудника если в личной карточке Т-2 закончились строчки для заполнения отпусков

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2021 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Продолжение листка отпуска личной карточки образец

Электронные копии личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников организации.

Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учете»; .

Дополнения к личной карточке т 2

Самовывоз (бесплатно)Получить заказ можно в офисе по адресу 17 линия В.О. 4-6, Санкт-Петербург в рабочие дни с 9:00 до 17:30. Курьерская доставкаЗаказ весом до 3-х килограмм — 350 рублей, при большем весе — стоимость рассчитывается индивидуально.Сроки курьерской доставки по Санкт-Петербургу около 24 часов с момента выполнения заказа. Доставка по России — от 350 до 650 рублейОсуществляется «Почтой России»:

Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям. Когда ставятся подписи сотрудника кадровой службы и работника в приложении к личной карточке? Отдельно для приложения это не регламентировано, поэтому считаем, что порядок такой же, как и для основной карточки в целом.

Как в карточке т вписывать отпуск

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

приказ, выписанный работодателем;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
договор о принятии на работу;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
паспорт;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;

Правильное оформление карточки т2 с образцом

ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года. Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.
Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2021 г. по 19 марта 2021 г. Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью. «Дата окончания» отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

сведения. Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.
Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности — все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника.
Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2? Основные требования и особенности заполнения Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре.
Содержание статьи

Запись об отпуске, при отсутствии свободной строки в личной карточке

Ч то делать, если в личной карточке Т-2 полностью заполнен раздел? вопрос заключается в следующем: существуют ли унифицированные формы вкладышей в личную карточку Т-2 по разделам? Они должны существова ть. Не заводить же каждый раз новую карточку.

После того как какой-либо раздел окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Если в личной карточке закончилась графа отпуск что делать

Затем указывают номер, и заголовок соответствующего раздела и дополняют необходимыми сведениями. Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Ответ на вопрос: на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (, Правил, утвержденных ). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п.

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Личная карточка работника – это документ, содержащий всю кадровую информацию о работнике (п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2021 № 1, п. 12, 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225).

Дополнения к личной карточке т 2

В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой. Заполнение формы на компьютере Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную.
Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку. Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Обязательно проставлять отпуска в карточке т 2

10. Состав семьи.
Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу. Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя). ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется. СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования). На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС.
Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска. Вопрос из практики: как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2021 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным. На практике работодатели поступают следующим образом. После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение.

При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2021. Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность. При окончании ПТУ квалификация указывается так: «монтажник», «слесарь», «юрист». В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы — 02. 7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования. Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности — 13.

Дополнение к личной карточке работника отпуск

Листок в личную карточку по отпускам

Вопрос В личные карточки по форме Т-2 приходиться в течение большого периода трудовой деятельности сотрудников вносить записи, особенно в разделы III и VIII (отпуска, прием на работу), а они как правило очень маленькие, узкие и быстро заканчиваются. Что делать? Я распечатываю отдельные листы нужных страниц и подкалываю к карточке.

Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела. Раздел 9. Социальные льготы Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Основной документооборот сейчас переводится в электронные формы. В случае с картотекой такой вариант невозможен. При ведении электронного варианта бумаг потребуется также иметь дубликаты в виде бумажных носителей.
При ведении электронной документации в виде бланков в них вносится часть информации, так как в ряде случаев в них вносятся собственноручные записи, которые не могут быть продублированы на компьютере.

Получается, что электронная картотека может быть введена, но только на основе бумажного аналога, который будет полноценно оформляться.

Карточки для работников оформляются при приеме на работу. На основе полученных данных они оформляются в виде специального бланка. Вся информация, которая будет внесена в дальнейшем в документ, должна быть продублирована в личное дело с обязательным ознакомлением человека. Ведет картотеку ответственное лицо. Именно оно должно внести все сведения и данные по работнику в бланк и использовать их по назначению, в том числе для заполнения документации.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов

Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. и Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательно не установлен срок формирование документа, но лучшим вариантом будет его создание сразу при принятии гражданина на работу. Все данные вносимые в личное дело и трудовую книжку должны совпадать с информацией в документации, в том числе и по датам.
Обязанность ведения картотеки, то есть внесения новых данных и оформления новых бланков, возложена на кадровый отдел или на других ответственных лиц. В редких случаях картотеку ведет сам руководитель организации.

Картотека является документацией со строгой отчетностью, поэтому хранится отдельно от личных дел.

Сам бланк имеет 11 разделов и 4 страницы. При трудоустройстве заполняют первые две страницы, а остальные оформляются уже при непосредственной трудовой деятельности.

Личная карточка работника

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.

Бесплатно заполнить и распечатать форму № Т‑2

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

внутренние распоряжения и приказы работодателя (о приеме на работу, переводах, награждениях, отпусках и т.п.);
документы и сведения, которые передает сам работник. Это могут быть: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, приписное свидетельство или военный билет, дипломы, справки о характере работы и т.д.

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1).Текст в блоке

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать о или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Рассчитать зарплату с учетом всех действующих местных и региональных коэффициентов и надбавок

Заполнение шапки и внесение общих данных

Формат полей, которые содержит образец карточки, считается доступным для использования, однако конфиденциальность определенной информации требует ее кодировки. В общем случае, заполнять бланк нужно черной или синей ручкой, но до уточнения некоторых сведений или при возможном предстоящем их изменении допускается временная запись простым карандашом.

В специально отведенных полях прописывается полное название организации и ее кодификация по ОКПО и ОКУД, а также указывается табельный номер сотрудника, номер свидетельства ИНН, СНИЛС и характер работы (постоянная или временная). Личные данные берутся из паспорта. Информация о знании языка представлена в одном из трех видов:

владеет;
объясняется;
переводит со словарем.

Узнай: Что такое временный воинский учет, как проходит процедура постановки на него

Для сведений о полученном образовании предусмотрены резервные поля. Они позволяют вносить изменения, если гражданин получает дополнительную специальность. При наличии нескольких профессий указывается только та, по которой работника приняли в организацию. Необходимо обратить внимание, что при заполнении паспортных данных придется указывать адрес регистрации и фактического проживания. В общем случае эти данные не совпадают.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Хранение и ведение карточек Т-2

Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).

Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая.

Пример заполнения периодов отпусков в т 2

Используя личные данные своих родственников, друзей, необходимо оформить прием на работу текущим числом в штат ООО «Лидер» директора, главного бухгалтера, маркетолога и юриста.

Общий трудовой стаж является юридически значимым обстоятельством в связи с назначением трудовых пенсий по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также некоторых других правоотношений в социальном обеспечении.
Срок отпуска автоматически продлевается (а не оформляется новый отпуск) на количество дней, указанных в больничном листке.

Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.

В частности, в графе 4 нужно указать количество отгулянных дней. Для этого первоначальную цифру нужно зачеркнуть и написать фактическое количество. В графе 6 нужно указать реальную дату окончания отпуска, а в графе 7 дату и номер приказа о переносе отпуска работника.

Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года.

Всё об оформлении личной карточки ф. т-2

Оптимально будет завести ее сразу после того, как запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку работника.

С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно. Если отпуск предоставлен за несколько рабочих периодов, то отразить это можно следующим образом: VIII.

Личная карточка работника – это документ, содержащий всю кадровую информацию о работнике (п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, п. 12, 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Раздел 8 этого бланка является одним из наиболее активно заполняемых. Ведь в отличие от большинства других граф данного документа, заполняемых один раз, в этот раздел записи могут вноситься по два-три раза за год, а иногда и чаще.

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Поскольку порядок внесения изменений не установлен, то можно воспользоваться следующим способом: — в графе 6 изменившаяся дата окончания отпуска зачеркивается одной чертой, после чего рядом с ней или ниже указывается новая дата; — графа 7 дополняется информацией о документе (его вид и по возможности реквизиты), на основании которого изменилась дата окончания отпуска из-за его продления.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).

У нас госпредприятие. Сотрудник работает в филиале. Надо ли указывать наименование филиала в графе «Структурное подразделение» раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки?

Если в личной карточке закончилась графа отпуск что делать

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит».

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит». Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

Для п. 6.1 код по ОКСО не указывается, поскольку классификатор не содержит данных по кодированию послевузовского образования. Коды специальностей послевузовского образования приведены в Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Минпромнауки России от 31 января 2001 г.

Стаж работы Вносится в соответствии с предыдущей трудовой деятельностью сотрудника, основанием служит трудовая книжка. В случае, если сотрудник трудоустраивается впервые, в первой строке «общий» проставляются нули.

Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Образование среднее профессиональное – код ОКИН: 11» Далее в нижерасположенной таблице следует указать: наименование, серию и номер документа об образовании, предоставленного работником, год окончания обучения, а также полученную квалификацию и наименование профессии в точном соответствии с документом.

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника.

Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО.

Можно ли завести новые карточки сотрудника если в личной карточке Т-2 закончились строчки для заполнения отпусков?

Если закончилась графа отпус в личной карточке т-2,

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника».

Продолжаем заполнять личные карточки работников

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

читает и переводит со словарем;
читает и может объясняться;
владеет свободно.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

премирования;
дисциплинарного взыскания;
ухода в отпуск;
внутреннего перевода;
увольнения.

Для того чтобы правильно указать код образования по ОКИН, нужно знать, кто относится к той или иной категории.
Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Т-2. Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Вопросы, которые проверяют скорее академические знания, поэтому больше подходят для студентов, после изучения соответствующей темы.

Заполнение раздела о воинском учете Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются: — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе; — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Как заполнить шапку личной карты работника

Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

В личной карточке фиксируется вся персональная информация, относящаяся к работнику. Не являются исключением и сведения о предоставленных ему отпусках. О том, как данные об отпусках следует показывать в случае переноса времени отдыха, — в нашем материале.

Принципы внесения сведений об отпуске в личную карточку

Личная карточка, оформляемая работодателем на каждого человека, принимаемого на работу, относится к числу кадровых документов и заполняется на основании фактических данных, подтвержденных документами.

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но, как правило, применение находят ее унифицированные бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

; — она предназначена для госслужащих.

Отдельный раздел в каждом из этих бланков (VIII в форме Т-2 и IX в форме Т-2ГС(МС)) отведен для сведений об отпусках, предоставленных работнику за время работы у ведущего карточку работодателя.

Вносят в личную карточку информацию об отпусках:

ежегодных основном и дополнительном;
учебных;
по уходу за ребенком;
без сохранения заработка.

По каждому из периодов отдыха отражаются:

его вид;
количество фактически использованных дней;
даты начала и окончания, соответствующие использованному числу дней;
реквизиты приказа, на основании которого предоставлен отпуск.

Для ежегодных отпусков обязательной становится информация о периоде, к которому относятся предоставленные дни отдыха. Именно она позволяет контролировать полноту использования времени, отводимого на ежегодный отдых.

Варианты отражения переноса отпуска в личной карточке работника

Перенос отпуска (как всего, так и его частей) может происходить по разным причинам и быть по отношению к фактически используемому времени отдыха:

заблаговременным — в этом случае корректировка сроков осуществляется в графике отпусков, а отражать перенос в личной карточке нет необходимости, поскольку после корректировки графика отпуск (или его часть) все равно окажется предоставленным по плану;
возникшим после начала отпуска, когда данные об отпуске уже должны попасть в личную карточку.

Второй вариант переноса, как правило, относится лишь к части периода предоставленного отдыха и требует уточнения в личной карточке как числа используемых дней, так и даты, отражающей конец периода отдыха.

Вопрос оформления переноса отпуска для личной карточки законодательно не регламентирован. Поэтому работодатель может разработать правила изменения данных об отпуске самостоятельно или воспользоваться одним из следующих способов:

В карточку до момента выхода работника из отпуска сведения времени отдыха не вносятся вообще. Если отдых имел место с переносом, то все данные о нем будут соответствовать фактическим, но в числе документов-оснований помимо приказа на отпуск будет фигурировать и приказ о переносе отпуска.
В карточке из сведений, относящихся к отпуску, не показываются (или фиксируются карандашом) количество дней отдыха и дата его завершения. Но дата начала отдыха и реквизиты приказа на отпуск в ней будут отражены сразу. При досрочном выходе работника на работу количество дней отдыха и дата его окончания указываются как фактически имевшие место, а в описание документов-оснований добавляются реквизиты приказа о переносе отпуска.
Вся информация о начинающемся отпуске вносится в личную карточку сразу по тем данным, которые имеются в приказе об отпуске. В случае переноса изменившиеся цифры зачеркивают и под ними записывают правильные данные. В числе документов-оснований (как и при первых двух вариантах оформления) помимо приказа на отпуск появится также приказ о переносе отпуска.
Информация о начинающемся времени отдыха вносится в личную карточку сразу в соответствии с данными приказа об отпуске. При возникновении переноса сведения, относящиеся к переносимым дням, выделяются в отдельную строку, оформляемую точно так же, как и для записи об отпуске, но в качестве вида отпуска будет фигурировать слово «Перенос», количество дней отразится со знаком «минус», даты охватят период отдыха, оказавшийся неиспользованным, а основанием для записи станет приказ о переносе.

Образец оформления личной карточки для наиболее часто применяемого из указанных способов — с зачеркиванием цифр — представлен ниже:

В дальнейшем перенесенные дни отпуска будут предоставлены работнику в обычном порядке, т. е. с изданием своего отдельного приказа на отпуск и с оформлением отдельной записи в личной карточке. Причем и для этих дней нельзя исключать возникновения ситуации переноса.

Вопрос № 1. Личная карточка работника: унифицированная форма или самостоятельно разработанная?

При этом обязательными к применению согласно письму Минфина России от № ПЗ-10/2012остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов).

Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа. Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

Вопрос № 2. С какого момента нужно вести личную карточку работника?

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Вопрос № 3. Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника?

Личная карточка заполняется на основании:

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Вопрос № 4. Сколько нужно хранить личные карточки работников?

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Вопрос № 5. Можно ли вести личную карточку в электронном виде?

Вопрос № 6. Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения, внесенные в личную карточку?

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

Вопрос № 7. Как вносить исправления в личную карточку?

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Вопрос № 8. Как быть, если строк для внесения записей недостаточно?

Вопрос № 9. Сведения об образовании: как заполнить код ОКСО?

Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Вопрос № 10. Как рассчитать стаж работы?

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Вопрос № 11. Сведения о составе семьи: нужно ли получать согласие родственников работника на внесение персональных данных в его личную карточку?

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

Такие разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.

Вопрос № 12. В какой раздел внести сведения о работе по совместительству?

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:

Вопрос № 13. Работник повышал квалификацию у предыдущих работодателей: как внести информацию об этом в его личную карточку?

Вопрос № 14. У работника есть поощрения: как внести сведения о них в его личную карточку?

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Вопрос № 15. Сведения об отпусках: как правильно отразить?

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из расчетного периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Читайте также: