Если кадровик в отпуске кто исполняет его обязанности

Опубликовано: 16.05.2024

Жизненные обстоятельства и Трудовой кодекс нередко предусматривают возможность законного отсутствия сотрудника на работе в течение длительного времени. Например, работник пребывает в очередном отпуске, проходит плановое обучение, надолго заболел или уехал в долгую командировку – все это время он не может выполнять свои основные обязанности. Однако, далеко не всегда работа может быть просто оставлена на означенное время, чаще ее прекращение нерентабельно, и тогда сотруднику необходима временная замена.

Как оформить ВРИО – временное исполнение обязанностей отсутствующего на законных основаниях работника?
Каким образом оплачивается такая деятельность?
Какие моменты не стоит упускать из виду?

Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.

ВРИО по Трудовому кодексу РФ

Трудовой Кодекс Российской Федерации в ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества возлагаемых трудовых функций, расширении зоны влияния, а также отдельно отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не освобожден от работы по трудовому договору. Эта статья введена в ТК на основании Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Ст. 151 ТК РФ позволяет сотрудникам соглашаться на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к оплате.

Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями согласно подписанного трудового договора как по той же, так и по иной должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.

Поводы для введения сотрудника для ВРИО

Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:

любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
командировка;
больничный лист;
возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.

Три вещи, без которых невозможно ВРИО

Для того, чтобы замена работника была законной, нужно одновременное соблюдение трех условий.

Письменное соглашение сторон. Без письменно оформленного согласия сотрудника (допсоглашения) работодатель не может привлечь его к замене другого работника.
Приказ по организации. Любой вариант замены должен быть оформлен приказом руководителя по учреждению, проведенного обычным порядком.
Назначение доплаты за дополнительный труд. Временная замена должна быть оплачена сверх обычного вознаграждения занятого сотрудника. Размер законом не оговаривается, он может рассчитываться любым способом, удобным работодателю, на который согласен работник.

К СВЕДЕНИЮ! Подпись работника об ознакомлении с приказом не является законодательным обоснованием оформления замены. Необходим и дополнительный документ, специально оформляющий согласие обеих сторон, то есть и п.1, и п.2 должны быть в наличии, не исключая и не заменяя друг друга.

Варианты временной замены

ТК РФ предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения сотрудника к временному исполнению дополнительных обязанностей.

Своими силами. Используя собственные ресурсы фирмы, можно возложить дополнительные трудовые функции на согласного и подходящего для этой цели постоянного сотрудника. При этом следует учитывать важный нюанс:
- если работнику поручили выполнять в дополнение к своей должности точно такие же, но дополнительные обязанности, такая замена будет проведена в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работы;
- если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, речь пойдет о внутреннем совмещении.

ВАЖНО! Работодателю следует трезво оценивать возможности сотрудника выполнять дополнительную работу вне своей основной должности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В обычных ситуациях срок такого перевода в рамках одной организации обычно не превышает годичный срок. Но в оговоренных законом случаях, например, при переводе на декретное место, этот срок может быть увеличен.

ПРОВЕРЬТЕ! Если в трудовом договоре четко сформулировано структурное подразделение, где должен трудиться сотрудник, то перевести его в другое даже на идентичную должность без его согласия уже нельзя, так как меняются условия договора.

ВАЖНО ПОМНИТЬ! Срок действия такого оговора не может быть неопределенным, придется указать в нем или конкретную дату, или обстоятельства его расторжения (обычно указывают «до выхода основного рабтника»).

ВРИО – это не совместительство!

Путаница может возникнуть, так как у временной замены работника и совместительства есть общая черта – оба эти вида дополнительной загруженности выполняются работником, который при этом должен обеспечить обязательное выполнение и основной своей работы.

Отличия состоят в следующем:

Трудовой Кодекс регулирует эти виды дополнительной занятости разными статьями: совместительство рассматривается в ст. 44 ТК РФ, а ВРИО – ст. 60;
при совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять во время, не занятое основным трудом, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках того же самого рабочего дня или смены;
для совместительства нужен новый трудовой договор, для ВРИО достаточно письменно оформленного согласия;
прекращение совместительства происходит только с расторжением соответствующего договора или истечением его срока, а для ВРИО возможна отмена в любое время (с предупреждением за 3 дня), как со стороны работодателя, так и занятого сотрудника.

Как составить приказ на ВРИО

ВАЖНО! Образец допсоглашения к трудовому договору на ВРИО от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Особенности формулировок в приказе зависят от выбранного способа замещения. В целом, приказ по предприятию обязательно должен содержать такие данные:

названия основной должности и той, что принимается в рамках замещения;
сроки выполнения дополнительной работы;
причину отсутствия замещаемого работника, если она установлена;
основание для оформления замещения (номер заключенного допсоглашения);
сумму назначенной доплаты;
подписи сторон об ознакомлении и согласии с приказом.

Пример приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»

от 12 февраля 2017 г.

О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей

В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. по причине прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 ТК РФ

Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. выполнение во время установленного рабочего дня наряду с его основными обязанностями, определенными пудовым договором, дополнительной трудовой функции по участку Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.
Установить для Рубинштейна О.Д. дополнительное ежемесячное вознаграждение за выполнения обязанностей сверх основных в порядке совмещения в размере 75% оклада Зарубиной Э.Л.
Определить срок увеличения объема работ Рубинштейна О.Д. с 13.02.2017 до 25.03.2017 г.

ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Рубинштейном О.Д. от 10.05.2015 г.

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Говорят, что незаменимых работников нет. Тем не менее бывает непросто найти замену на недолгое время, например на время отпуска некоторых работников. Одним из них является инспектор отдела кадров. Ведь если в отпуск уходит руководитель или главный бухгалтер, за них работают заместители. А если кадровой работой в организации занимается один человек, кто его заменит? Ведь сотрудники принимаются на работу, увольняются с нее, запрашивают копии документов и т.п. практически постоянно.

На самом деле все не так уж страшно. Конечно, кадровика может заменить другой работник - но есть нюансы. Как оформить замещение кадровика - расскажем в статье.

Должностные обязанности кадровика

Прежде чем начать разговор о замене кадровика, попробуем разобраться, как все-таки правильно должна называться должность сотрудника, занимающегося кадровой работой, и вспомним, какие должностные обязанности он выполняет. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - ЕКС), данная должность называется "инспектор по кадрам".

Если же обращаться к Профессиональному стандарту "Специалист по управлению персоналом", утвержденному Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н (далее - Приказ N 691н), надо сначала отметить, что профстандарт разрабатывается не на определенную должность, а на вид профессиональной деятельности, под которым понимается совокупность обобщенных трудовых функций, имеющих близкий характер, результаты и условия труда (п. 2 Методических рекомендаций по разработке профессионального стандарта, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.04.2013 N 170н).

Видом профессиональной деятельности, установленным Приказом N 691н, является "управление персоналом организации". Для данного вида деятельности выделено восемь обобщенных трудовых функций:

по документированию отношений с персоналом (п. 3.1);
по обеспечению персоналом (п. 3.2);
по оценке и аттестации персонала (п. 3.3);
по развитию персонала (п. 3.4);
по организации труда персонала и его оплаты (п. 3.5);
по организации корпоративной социальной политики (п. 3.6);
по операционному управлению персоналом (п. 3.7);
по стратегическому управлению персоналом (п. 3.8).

В свою очередь, для каждой обобщенной трудовой функции установлены свои возможные наименования должностей и профессий, а также трудовые функции и действия, необходимый уровень образования, знаний и умений. (В качестве примера представим в таблице ниже требования по первой трудовой функции.)

Обобщенная трудовая функция по документированию отношений с персоналом

Основные трудовые действия

Возможные наименования должностей

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
Ведение документации по учету и движению кадров.
Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в госорганы

Подготовка кадровой документации.
Осуществление регистрации, учета и хранения кадровой документации, подготовка к сдаче в архив соответствующих документов с длительным сроком хранения.
Обеспечение документооборота кадровой документации.
Сбор и проверка переданных работником личных документов.
Оформление копий, выписок из кадровой документации.
Подготовка справок о стаже работы, размере оклада и др.
Выдача сотруднику кадровой документации, связанной с его трудовой деятельностью.
Ознакомление сотрудников с распорядительной, организационной документацией компании.
Учет рабочего времени сотрудников

Специалист по кадровому делопроизводству; специалист по документационному обеспечению работы с персоналом; специалист по документационному обеспечению персонала; специалист по персоналу

Наличие среднего профессионального образования или дополнительного профессионального образования по программам профессиональной переподготовки или повышения квалификации

При этом к некоторым функциям предъявляются дополнительные требования, например к опыту работы. Так, по седьмой обобщенной трудовой функции "операционное управление персоналом и подразделением организации" для работы в должности руководителя (начальника) структурного подразделения дополнительно требуется опыт не менее пяти лет в области управления персоналом.

Отметим, что требования, предъявляемые к кадровику Профстандартом, на сегодняшний момент не обязательны. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает и наименования должностей работников отдела кадров, и их должностные обязанности. Он может основываться на положениях Профстандарта или Справочника ЕКС (пока тот еще действует). А будет ли Профстандарт обязательным для кадровика в государственных и муниципальных учреждениях после 1 июля 2016 г., когда вступят в силу изменения в Трудовом кодексе по поводу применения стандартов, станет известно, когда выйдут разъяснения Правительства РФ.

Особенности замены кадровика

Итак, кадровика, как и любого другого сотрудника, можно заменить на время его отсутствия. Но иногда сложности возникают при поиске кандидатуры заменяющего. Ведь если инспектор по кадрам один делает всю кадровую работу, сложно найти в той же организации сотрудника, имеющего такую же квалификацию. Поэтому на время замещения, скорее всего, придется обучить сотрудника выполнению самых основных функций кадровика, в частности оформлению приема и увольнения работников, составлению актов в случае необходимости (например, при нарушении работником трудовой дисциплины). В дальнейшем обученного сотрудника можно будет привлекать для замены постоянно.

Но основная особенность замещения кадровика заключается в том, что, как правило, именно он занимается ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек работников. А для выполнения этой трудовой обязанности требуются специальные полномочия.

Обратите внимание! Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издавая приказ о назначении ответственного лица, руководитель этим же приказом может назначить работника, который будет отвечать за ведение трудовых книжек на время отсутствия основного. (Приведем образец такого приказа ниже.)

Как часто должен издаваться приказ - один раз или каждый год, законодательно не установлено. Поэтому, как правило, его издают один раз, когда на работника возлагается обязанность по ведению трудовых книжек. Новый приказ издается при передаче обязанностей по работе с трудовыми книжками другому должностному лицу.

Имейте в виду, что обязанности по ведению и хранению трудовых книжек должны быть прописаны в должностных инструкциях как основного работника, так и работника, временно его замещающего.

Обратите внимание! В случае отсутствия уполномоченного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек лица производить записи об увольнении в трудовых книжках и заверять их подписью может руководитель организации.

Способы замещения

Переходим к способам замещения работника. Их несколько.

Заключение срочного трудового договора. Когда обязанности по должности инспектора по кадрам исполняет работник со стороны по срочному трудовому договору, последний заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ, как правило, применяется, когда работник уходит в длительный отпуск, например по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Временный перевод. В силу ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого сотрудника на работу. Согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением некоторых случаев, установленных ст. 72.2 ТК РФ.

Таким образом, при переводе на должность инспектора по кадрам на время его отсутствия сначала необходимо запросить согласие работника, затем заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, на основании которого издать приказ о временном переводе на должность инспектора по кадрам.

Помните: согласно ч. 1 ст. 72.2, если по окончании срока перевода прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Совместительство - выполнение в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство) (ст. 60.1 ТК РФ). Оформляется совместительство путем заключения трудового договора, в котором одним из обязательных условий будет указание на то, что работа является совместительством.

Совмещение. В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия сотрудника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

Оформляется совмещение путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. В соглашении устанавливаются срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, а также размер доплаты.

Наиболее приемлемый способ, пожалуй, - это совмещение должностей. Но какой бы вариант не выбрал работодатель, издавая приказ (о приеме на работу по срочному трудовому договору, приеме на работу по совместительству, совмещении должностей или временном переводе), следует наделить работника полномочиями по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, если такими полномочиями он уже не был наделен ранее.

Заключение

Как видим, особых проблем с заменой кадрового работника нет. А возможно, никаких приемов и увольнений сотрудников или других срочных дел не появится и никакая замена вообще не понадобится. Тем не менее, если работодатель не планирует подыскивать кадровику замену на время его отсутствия, не следует забывать требования, установленные Трудовым кодексом (в частности, к процедурам оформления приема на работу, увольнения, перевода), при невыполнении которых он может быть привлечен к административной ответственности. Особенно это относится к увольнению: согласно ст. 80 ТК РФ в последний день работы сотрудника работодатель обязан не только произвести с ним расчет, но и выдать трудовую книжку. А задержка выдачи трудовой очень часто заканчивается судебными разбирательствами.

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1?

Какие нормативные акты должен знать кадровик

Какие локальные акты должны быть в организации

Поможет вам

Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы

Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования

Наименование нормативного акта

Общие вопросы трудового права

Основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)

Кадровое делопроизводство

Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558

Больничные листы

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»

Персональные данные

Работа с персональными данными работников организации

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"

Воинский учет

Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета

Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719

Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.

Взаимодействие с ПФР

Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников

Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Взаимодействие с ФМС России

Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами

Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»

Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г.

Проверки

Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов

Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Небольшие компании и предприниматели, на которых работает небольшое количество сотрудников, редко нанимают отдельного специалиста для ведения кадрового учета. У таких субъектов предпринимательства ведет кадровое производство бухгалтер, даже если он не знаком с трудовым законодательством и не имеет соответствующего опыта.

Можно ли совмещать должностные обязанности бухгалтера и кадровика? Оправдывает ли экономия риски, которые несет предприниматель при такой организации кадрового учета? Каким образом можно организовать учет кадров без привлечения к этой работе сотрудника бухгалтерии?

Почему бухгалтер не должен заниматься кадрами

Работник бухгалтерии в своей повседневной деятельности руководствуется законом о бухгалтерском учете, НК и другими подобными нормативными документами. Для выполнения своих обязанностей он не обязан досконально знать трудовое законодательство и иметь опыт его применения.

Ведение кадров требует не только специальных знаний, но и опыта работы. Возложение обязанностей кадровика на бухгалтера приводит к серьезным негативным последствиям, которые проще разобрать на практических примерах.

1. Премии сотрудникам. Например, руководитель дает указание работнику бухгалтерии выписать премию ему или другому работнику. При этом не сообщает о том, за какие заслуги он был премирован. Бухгалтер выполняет эти указания без учета внутренних документов, регламентирующих премирование. В результате налоговая не разрешает отнести эту сумму к расходам, уменьшает расходную часть и доначисляет налог на прибыль или УСН 15%. В результате предприятие несет дополнительные затраты на оплату штрафа и пени.

2. Оформление на дистанционную работу. Например, компания дает бухгалтеру указание удаленно оформить на работу в компании сотрудника, который является гражданином иностранного государства и работает через интернет с территории своей страны. Работник бухгалтерии выполняет это требование, хотя и не подозревает, что оно является незаконным. Суть в том, что согласно российскому законодательству оформлять на работу дистанционных работников-иностранцев в нашей стране нельзя. Директор и бухгалтер могли не знать этого требования, что и привело к нарушению. А специалист в области права не допустил бы нарушения еще на стадии получения указания от собственника или директора.

3. Оформление на должность вне штатного расписания. Например, руководитель головного офиса дает указание оформить наемного сотрудника в компанию. Однако для него не предусмотрена должность в штатном расписании. Это означает, что без оформления дополнительных документов принять работника и начислить ему зарплату нельзя. Подобные действия могут стать причиной проверок со стороны налоговых органов и лиц, которые несут ответственность за соблюдение трудового законодательства.

Почему бухгалтер плохо ведет кадровый учет

Штатный бухгалтер является квалифицированным специалистом в своей области. Однако он не обязан в силу занимаемой должности образования иметь глубокие познания в сфере трудового законодательства. Кроме того, кадровый учет обычно не предусмотрен его должностной инструкцией.

Поэтому работники бухгалтерии ответственно подходят к ведению своего участка учета, но уделяют минимум внимания кадровым вопросам. Это приводит к тому, что прием на работу, перемещение и увольнение сотрудников, а также учет больничных и отпусков ведется с нарушениями.

В случае их обнаружения при проверках виновное лицо, то есть генеральный директор компании, привлекается к административной ответственности и штрафуется на сумму до 5 тыс. рублей. А с компании взыскивается административный штраф в размере до 50 тыс. рублей. Более того, работа юридического лица может быть полностью приостановлена на 3 месяца.

Если нарушение будет допущено повторно, руководителю компании могут запретить занимать руководящие должности, то есть дисквалифицировать его, сроком до 3 лет.

Не менее важна и работа с кадрами. Если неправильно составить должностные инструкции или трудовой договор, уволить сотрудника по инициативе работодателя будет сложно или невозможно. Также возможны другие проблемы:

Читайте также: