Если работника отозвали из отпуска а отпускные уже выплачены что делать

Опубликовано: 15.05.2024

Отозвать сотрудника из оплачиваемого отпуска можно, если он согласен сделать перерыв в череде выходных дней. Вопрос вызывает компенсационная сумма, выплаченная за трое суток до отдыха: будет ли сделан перерасчет отпускных при отзыве из отпуска, нужно ли возвращать аванс. Если вычисления делать необходимо, то как быть с удержанием налога на доходы физлиц — НДФЛ, какой существует порядок возвращения полученных средств.

Что делать с выплаченными отпускными, если работника вызвали из отпуска?

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса (ТК) РФ, выплата денег на финансирование дней отдыха осуществляется до его начала. Когда сотрудник соглашается с предложением работодателя прервать свои выходные и приступить к исполнению обязанностей, возникает ситуация наложения оплаты за труд на уже полученный аванс за предстоящий отдых. Другими словами, происходит переплата.

Чтобы ответить на вопрос, при отзыве из отпуска возвращаются ли отпускные деньги, нужно обратиться к рекомендациям надзорного органа и требованиям закона:

письмо №БС-4-11/190790 от 24.10.2013 Федеральной налоговой службы — ФНС. В документе разъясняется, что возникшая при отзыве переплата и высчитанный с нее НДФЛ сторнируются. Переведенные в разряд рабочих, выходные дни оплачиваются в обычном порядке с удержанием налога из начисленной заработной платы; . В ней нет указания на уменьшение заработка на сумму переплаченных отпускных, отсутствует и требование об изъятии аванса, снижения его величины в обязательном порядке на размер зарплаты. То есть, без согласия сотрудника вернуть в кассу предприятия отпускные деньги не получится.

Из приведенных положений следует, что вызов работника с отдыха не влечет автоматического лишения его части выплаченных авансом отпускных — это будет нарушением трудового законодательства. Вывод не противоречит и разъяснениям ФНС, поскольку сторнировать НДФЛ также не придется.

Правила перерасчета и удержание НДФЛ

Чтобы не делать перерасчет отпускных при отзыве из отпуска, нужно внести соответствующий пункт в основание досрочного прекращения отдыха — приказ руководителя. В этом случае при использовании работником оставшихся выходных дней, бухгалтерия делает калькулирование из среднего заработка, определённого в новом расчетном периоде.

Если сотрудник изъявил желание перечислять излишне полученные деньги за отпуск, то бухгалтер придерживается таких правил:

перерасчитывается базовый показатель — число дней, оставшихся от отпуска. На это количество умножают средний дневной заработок, чтобы получить сумму переплаты для внесения ее работником в кассу. Можно удерживать долг частями из будущего заработка;
корректируется страховой взнос в ФСС — фонд социального страхования. Отзыв работника в начале месяца предполагает расчет взносов в ФСС по окончании периода. Если соотношение времени иное — возникает переплата, излишние суммы учитывают в будущих отчислениях. Пример: отпуск начат в июле, а отзыв — в августе. Излишек в отчете за первый месяц, будет сгорать при расчете за август;
рассчитывается НДФЛ. В соответствии с п. 1 ст. 210 НК, вычеты из дохода работника по его распоряжению не делают налоговую базу НДФЛ меньше, а суммы для исчисления указывают без учета удержания их из зарплаты. В аналогичной ситуации бухгалтер зачтет переплату при зачислении НДФЛ в бюджет и сделает соответствующие проводки.

Порядок возврата выплаченных средств

Законодательно обязанность сотрудника сдать излишек отпускных денег при досрочном прекращении отдыха не установлена. Но иногда работник изъявляет желание вернуть предприятию переплату средств за неиспользованные выходные дни. Существует порядок, предусматривающий процедуру взыскания.

предприятие договаривается с работником об отзыве и о том, что он вернет часть выплаченных денег в кассу. Сотрудник пишет соответствующее заявление, на основании которого издается приказ;
переплаченные отпускные средства переоформляются в аванс под будущую заработную плату. На лишние дни будет сделан новый расчет при уходе отозванного сотрудника в отпуск отдыхать оставшееся время;
расчетная сумма удерживается из заработка работника по его заявлению и приказу руководителя. Особенность вычитания: производится она каждый месяц не больше, чем в размере 20% до полного погашения переплаты. Запрещено удерживать сумму из зарплаты отработанного периода полностью.

Образец приказа ничем не отличается от других распоряжений по предприятию: в преамбуле обосновывается необходимость отзыва сотрудника, в распорядительной части приводится план действий для кадровой службы и бухгалтерии. Назначается дата отзыва, дается указание о внесении изменений в график отпусков: в какой период будут предоставлены оставшиеся дни отдыха (по желанию работника).

На практике наблюдаются различные подходы к взысканию переплаченных сумм при отзыве из отпуска. Случаются и принудительные действия со стороны администрации, но решения суда выносятся всегда в пользу работника.

В некоторых случаях работодатели вынуждены вызывать на работу сотрудников, которые ушли в отпуск. Может ли отказ в этом случае расцениваться как нарушение трудовой дисциплины? Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска? И как правильно оформить процедуру, чтобы дело не закончилось судом?

Просто так отозвать работника из отпуска нельзя. Чтобы это сделать, у работодателя должны быть обоснованные причины.

Кроме того, нельзя забывать о ч. 2 ст. 125 ТК РФ, где говорится о том, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Если согласия нет, то отзыв невозможен. Если же с работником удается договориться, то неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае важную роль играет график отпусков. Если этот документ ведется в компании добросовестно, то при отзыве сотрудника из отпуска необходимо сделать в графике пометку, на какой период вы переносите отпуск. Для этого есть соответствующая графа 10 «Примечание».

В вопросе самостоятельного выбора работником периода в течение рабочего года, когда он будет догуливать свой отпуск, важно помнить еще об одной детали: рабочий год не равен календарному году. Рабочий год отчитывается с даты оформления трудового договора с работником. Так, если вы приняли работника на работу 1 сентября 2019 года, то с этого дня будет вестись отчет рабочего года (с 1 сентября 2019 года по 31 августа 2020 года).

Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска

Неоформление отзыва

Нередки ситуации, когда работодатель с целью «не усложнять себе жизнь» не оформляет процедуру документально, а договаривается с сотрудником устно. У такой ошибки могут быть неблагоприятные последствия прежде всего для самого работника.

Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.

Суд пришел к следующему выводу: «Устные договоренности нельзя считать доказательством, поскольку они не подтверждаются документально».

Отзыв без полученного от работника согласия

Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.

Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.

Иногда работодатели наказывают работников за то, что они по их просьбе не выходят на работу из отпуска. Однако согласно п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, «отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения руководителя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины».

Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.

Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство

В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.

Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов

Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?

Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.

В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.

Суд постановил, что «ответчик нарушил трудовые права истца, поскольку отзывал из отпуска работника без надлежащего оформления и без оплаты отработанных им дней». Устные договоренности привели к негативным последствиям. Спора бы не возникло, если бы работодатель оформил отзыв из отпуска на бумаге.

Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска

1. Оформление письменного уведомления об отзыве из отпуска.

Этот документ должен быть оформлен с учетом того, что человек, которого работодатель собирается отозвать из отпуска, может находиться, например, за пределами страны, и ему нужно успеть добраться до рабочего места.

2. Получение письменного согласия сотрудника в произвольной форме.

Организация может самостоятельно разработать для себя такую форму. Но есть и другой вариант — просить сотрудника ставить отметку в приказе об отзыве из отпуска.

На сайте онлайнинспекция.рф предлагается такой образец согласия:

«Ознакомившись с запросом от ______ (указать дату), я, ________ (укажите ФИО), согласен на отзыв с « » ______20__г. из ___________(конкретизируйте вид) отпуска, предоставленного мне за _____(укажите период) по приказу от_____(укажите реквизиты).

В соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ неиспользованную часть отпуска в количестве_______ (укажите количество) календарных дней прошу предоставить мне с_____ (укажите дату)».

3. Издание приказа об отзыве из отпуска.

Документ издается к моменту выхода работника. В нем обязательно нужно указать причину отзыва, дату выхода на работу, а также количество дней отпуска, которые работник «отгулял», и остаток неиспользованных дней. Ознакомившись с приказом, работник ставит под ним подпись.

Обязательно нужно внести изменения в график отпусков. Если организация применяет унифицированную форму Т-7, то изменение вносится в графу 10 «Примечание».

4. Корректировка табеля учета рабочего времени.

С того дня, как работник вышел из отпуска, коды «ОТ» (ежегодный основной отпуск) необходимо заменить на другие коды: если работа осуществляется по графику работника, то нужно проставить «Я», если работник привлекается в выходной день, то «РВ».

5. Внимательный пересчет отпускных.

Если работодатель выплатил сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, он должен за те дни, которые сотрудник работает, заплатить ему зарплату. То есть работодателю придется пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с переплатой отпускных. Ему нужно удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы.

Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок

Однако просто так удержать деньги работодатель не имеет право — это ему не позволяет сделать Трудовой кодекс. В ст. 137 ТК РФ установлен перечень оснований для удержаний из заработной платы работника, но такого основания, как отзыв из отпуска, в этой статье нет. Расширительному толкованию данный перечень не подлежит, предупреждает Роструд. Таким образом, возврат отпускных сумм может быть осуществлен работодателем только с письменного согласия работника.

Если работник не согласен вернуть излишне выплаченные отпускные, сделать перерасчет не получится. Эту проблему можно постараться решить только в судебном порядке. Важно при этом, чтобы всё было оформлено документально, а для этого нужно делать соответствующие отметки в графике отпусков, табеле рабочего времени.

Несогласие работника вернуть излишне выплаченные отпускные чревато тем, что одновременно работодатель будет платить сотруднику и зарплату, и отпускные, в результате чего может возникнуть спор с налоговой инспекцией, в частности на тему исчисления налога на прибыль, так как расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере, что недопустимо.

Есть судебные решения, касающиеся этого вопроса. Так, например, в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2014 № А27-784/2014 уточняется, что «в соответствии с положениями ч. 2 ст. 125 ТК РФ трудовое законодательство разрешает работодателю отозвать работника из отпуска в силу производственной необходимости, но только если работник дал свое согласие прервать отдых; Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета расходов по выплате отпускных в месяце их начисления в случае отзыва работника из отпуска».

Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа также напоминает о том, что ни ст. 125, ни ст. 137 ТК РФ не предусматривают право работодателя на удержание из заработной платы работника денежных средств при отзыве последнего из отпуска. Учитывая это, «суды пришли к верному выводу о том, что отпускные, выплаченные работнику, должны учитываться в расходах в месяце их начисления независимо от того, отзывался работник из отпуска или нет, следовательно, у налогового органа отсутствовали правовые основания для доначисления налога на прибыль организации по данному эпизоду».

Со стороны налоговой возникли претензии в связи с «задвоением» отпускных и зарплаты (работодатель выплатил сотруднику зарплату, но отпускные удержать с него не смог, так как не получил на это согласие работника). Налоговая посчитала, что работодатель был не прав, доначислила налог на прибыль, и тогда компания обратилась в суд. Однако суд встал на сторону работодателя, мотивируя свое решение тем, что работодатель не имел право удержать отпускные без согласия работника. Поэтому в расходы были включены и отпускные, и зарплата, которую работнику выплатили за период с того дня, когда он был отозван из отпуска.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса сотрудник может быть отозван из отпуска. Неиспользованная часть отпуска при этом предоставляется ему в любое время по его желанию в текущем году или присоединяется к отпуску в следующем году.

В таком случае встает вопрос о том, что делать с выплаченными отпускными, а также исчисленными и уплаченными с них налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами?

Отзыв может осуществляться исключительно с согласия работника. Логично предусмотреть, чтобы согласие на отзыв из отпуска было дано в письменной форме.

Случаи, в которых допускается отзыв, законом не описаны, поэтому его необходимость определяется решением работодателя. Зато описаны случаи, при которых отзыв из отпуска не допускается. Это ограничение распространяется на отзыв несовершеннолетних сотрудников, беременных женщин и сотрудников, работающих во вредных (опасных) условиях труда.

Отказ сотрудника выйти на работу во время отпуска не может быть признан нарушением трудовой дисциплины. Применить к нему взыскание, в том числе и увольнение, по этому основанию нельзя.

Вариант № 1. Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска.

Самым безопасным и удобным способом возврата отпускных будет их добровольный возврат работником в кассу организации (в крайнем случае – удержание отпускных из зарплаты). Бухгалтерия произведет корректировочные начисления по сумме самих отпускных, налогу на доходы и облагаемой базе по страховым взносам. Налоговики в своих письмах рекомендуют придерживаться именно такого порядка.

Пупкин П.П. убыл в отпуск на период с 1 по 14 июля (на 14 дней).

С 8 июля Пупкин П.П. отозван из отпуска.

НДФЛ из общей суммы 3622,00 руб., удержанный ранее за неиспользованные дни отпуска, составил – 1990,00 руб. * 7 дней * 13% = 1811,00 руб.

Исчислен налог – 46500,00 руб. * 13% = 6045,00 руб.

Уменьшена облагаемая база для исчисления страховых взносов на – 1990,00 руб. * 7 дней = 13930,00 руб.

Рассчитана сумма страховых взносов исходя из уменьшенной облагаемой базы.

Вариант № 2. Отзыв из отпуска без перерасчета отпускных.

Этот вариант опирается на буквальное толкование статьи 125 Трудового кодекса, согласно которой работнику не может начисляться заработная плата за время нахождения в отпуске, даже невзирая на то, что в этот период он фактически работал. В этом случае выплаченные отпускные должны быть просто засчитаны в счет зарплаты и производить перерасчеты не требуется. Работник будет догуливать неиспользованную часть отпуска, получив отпускные, рассчитанные исходя из нового расчетного периода.

Несмотря на то, что сотрудник вызван из отпуска не по своей инициативе, а по инициативе работодателя, законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать уже выплаченные отпускные, а работодателю не дано право их удерживать. В такой ситуации работник получит за работу в период отпуска и отпускные, и зарплату. Эти выплаты в целях налогообложения прибыли признаются расходами на оплату труда, каждую из которых разрешено включать в налогооблагаемую базу. Однако законность одновременного включения в состав налоговых расходов обеих выплат налоговыми ревизорами может быть подвергнута сомнению.

Отпускные при расчете налога на прибыль

Сомнения в законности обусловлены требованиями статьи 252 Налогового кодекса, в которой указано, что суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщика, повторно не могут быть включены в состав его расходов. Средний заработок за отпуск и заработная плата включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых в налоговом учете ежемесячно, и не имеет значения, что они учитываются на основании разных пунктов статьи 252 Налогового кодекса.

Ссылаясь на эти нормы, налоговые контролеры интерпретируют начисление отпускных и зарплаты за один и тот же период как нарушение, обязывают администрацию исключить отпускные из состава расходов и доначислить налог.

Суды при споре по этому вопросу между налогоплательщиками и контролерами часто встают на сторону первых. Суды основывают свои решения на том, что Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений для учета отпускных в составе расходов, а Трудовой кодекс не дает работодателю права удерживать их с работника. Поэтому отпускные должны быть учтены в составе расходов в месяце их начисления и налоговики не имеют права обязывать работодателя производить перерасчет и доначисление налога на прибыль.

В таком случае работник будет догуливать остаток отпуска без его оплаты. А если не будет его догуливать вообще, то невозвращенные (неудержанные) ранее отпускные могут быть признаны компенсацией неиспользованного отпуска, которая, однако, предусмотрена только при увольнении.

Исходные данные возьмем из Примера 1.

Выйдя 8 июля на работу Пупкин П.П. отпускные в кассу не внес, их удержание или зачет в счет зарплаты не производились.

В состав расходов бухгалтерия включила выплаченные отпускные в сумме 27860,00 руб., а также зарплату за июль в сумме 46500,00 руб.

Таким образом, за период с 8 по 14 июля в составе расходов для целей налогообложения на прибыль за 9 месяцев налогового периода были учтены обе суммы.

Резюме

1. Законодательством не урегулирован вопрос о том, что делать с выплаченными отпускными, если сотрудник был отозван из отпуска.

2. Можно доказать отсутствие нарушения во включении в состав расходов одновременно отпускных и зарплаты.

3. Но все же логичнее:

С тем утверждением, что незаменимых людей не бывает, иногда можно и поспорить. Порой на предприятиях складываются такие обстоятельства, при которых возникает срочная потребность отзыва того или иного сотрудника из очередного отпуска. Обычно подобные отзывы связаны с производственной необходимостью, возникновением каких-либо форс-мажорных явлений или непредвиденных ситуаций. Тем не менее, независимо от причины отзыва, его необходимо документально обосновывать при ведении текущего кадрового учета, бухгалтерского сопровождения и налоговой отчетности.

Итак, начнем по порядку.

Документальная часть: отзыв из очередного отпуска

В первую очередь кадровым специалистам необходимо заручиться письменным согласием работника на отзыв. Для этого в устной форме надо уведомить работника о необходимости его присутствия на рабочем месте. Поскольку закон гарантирует работающим гражданам не только право на труд, но и право на отдых, мотивы для прерывания отпуска сотрудника представителями работодателя должны быть достаточно вескими.

Например, при проведении внеплановой инвентаризации требуется присутствие материально ответственного лица, при сбое в работе компьютерных систем для отладки их работы нужно срочное вмешательство системного администратора или же при проведении налоговой проверки необходимо присутствие всех сотрудников бухгалтерии.

По сути дела, причины для досрочного прекращения отпуска того или иного работника могут быть самые разные, но, тем не менее, какого-либо четкого и полного их перечня законом не предусмотрено. Работодатель вправе самостоятельно определять те или иные ситуации, в которых без данного конкретного работника никак не обойтись.

Однако же, согласие сотрудника в письменной форме на досрочное прекращение отпуска получить все же обязательно.

К сведению: для того, чтобы не возникло трудностей с нахождением сотрудника, которому в период очередного отпуска по объективным обстоятельствам необходимо срочно появиться на рабочем месте, на некоторых предприятиях предусмотрено заполнение специального опросного листа. В нем работник рассказывает об отпускных планах и оставляет контактную информацию всех возможных точек своего пребывания.

Кроме того, крупные компании довольно часто регламентируют список должностей или профессий работников, которые обязаны явиться на рабочее место даже в период отпуска в случае возникновения на предприятии внеплановых и экстремальных ситуаций.

Важно! Ежели вдруг сотрудник по каким-либо личным причинам отказывается досрочно заканчивать отпуск, работодателю с данным фактом придется смириться, поскольку это не является нарушением трудовой дисциплины.

Никакие методы силового морального воздействия по отношению к сотруднику недопустимы: угрозы, понижение зарплаты, лишение премии и тому подобные действия могут быть расценены трудовой инспекцией как противозаконные, что, в свою очередь, повлечет административное наказание.
Исключения. Законодательно установлен список лиц, которых ни под каким видом нельзя отзывать из отпусков. К ним относятся:

несовершеннолетние лица (до 18 лет);
женщины, ожидающие рождения ребенка;
персонал вредных производств;
работники, трудящиеся в опасных условиях.

Необходимо отметить, что даже в случае их добровольного согласия на отзыв из отпуска, юридически предприятие не имеет права вовлекать их в рабочий процесс. Если законодатель пренебрегает данной нормой закона, он вполне может понести административную ответственность в виде наложения на него штрафных санкций.

Внимание! При разработке и написании Приказа об отзыве сотрудника, надо помнить о том, что в нем должна быть не только резолюция директора предприятия, но и личная подпись работника с отметкой «Ознакомлен и согласен».

Кроме того, в данном документе должна быть прописана дата отзыва и сопутствующие ему условия.

Как поступить с оставшимися неиспользованными днями отпуска

При досрочном отзыве сотрудника из отпуска неизбежно возникает вопрос: что делать с оставшимися днями? Все просто: их нужно компенсировать.

Причем, право выбора способа компенсации закреплено за сотрудником.

Он имеет возможность остановиться на следующих вариантах:

Присовокупить ту часть отпуска, которая осталась неиспользованная, к отпуску следующего года. В этом случае ему придется ориентироваться на заранее составленный график отпусков предприятия;
Догулять неиспользованные дни отпуска в текущем году. Неоспоримым плюсом здесь является то, что определиться со временем и датой отпуска в этом случае сотрудник может произвольно, на свое личное усмотрение. В большинстве случаем именно так и предпочитают поступать досрочно отозванные из отпусков сотрудники.

Как оформить возврат и пересчет отпускных

При любых ситуациях, связанных с досрочным прекращением отпусков, обязательно возникает необходимость перерасчета ранее начисленных и выданных отпускных. Какие способы решения данного вопроса предусматривает закон?

Начнем с того, что законодательно четко прописано, что отпускные полностью должны быть выплачены сотруднику за три дня до наступления отпуска.

При этом понятно, что с момента отзыва сотрудника он приступает к трудовой деятельности, за которую уже выплачивается заработная плата. Существует несколько способов приведения финансовой составляющей по данной части в норму:

В некоторых случаях сотрудник на добровольной основе возвращает часть суммы, полученной в качестве отпускных в бухгалтерию. Правда, это не всегда удобно: бывает, что деньги уже потрачены и возвращать совсем нечего. Тогда бухгалтерии приходится прибегать к другому методу возврата отпускных;
Бухгалтеры многих предприятий, с согласия вышестоящего руководства, практикуют зачет переплаченных отпускных в счет грядущих авансов, выплат и начислений. Правда, такой подход не совсем правомерен, ибо законом данный способ зачета не предусмотрен. А раз так, то в случае конфликта между работником и руководством предприятия он вполне может привести к судебным разбирательствам и тяжбам. Именно поэтому опытные бухгалтеры стараются избегать такой практики.

Внимание! Если сотрудник догуливает отпуск в том же календарном месяце в котором он был отозван, то часть отпускных можно не возвращать. Это наиболее удобный и оптимальный выход из ситуации, как для сотрудников бухгалтерии, так и для него самого.

Кстати говоря! При отзыве сотрудника из отпуска придется пересчитать не только отпускные, но и налог на доходы физических лиц (НДФЛ).

Резюмируем

Как показывает данное исследование, вызвать досрочно сотрудника из отпуска можно. Правда, при этом необходимо соблюсти ряд законодательно установленных правил в части документального и бухгалтерского сопровождения данного действия. Пренебрегать ими не стоит, поскольку малейшее отклонение от закона мало того, что может спровоцировать конфликт между сотрудников и работодателей, так еще и неминуемо влечет за собой административное наказание и санкции.

Отзыв работника из отпуска может быть связан с производственной необходимостью. Работодатель вправе попросить своих сотрудников выйти из отпуска раньше и отгулять неиспользованные дни в другой период. Не все категории работников могут прерывать свои отпуска. Те, которым законодательство это не запрещает, должны написать на имя нанимателя согласие на отзыв из отпуска.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Порядок действий руководства при вызове работника из отпуска

Вызывать сотрудника с законного отдыха можно только по уважительным причинам и только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Такими основаниями могут быть: аварии, стихийные бедствия, болезнь работника, которого срочно нужно заменить, проведение в организации выездной проверки, инвентаризации и т.п.

Нужно соблюсти определенный порядок действий при данной процедуре:

К сведению! Также бухгалтер должен будет сделать перерасчет отпускных работнику, поскольку ему выплатили полную сумму, когда он уходил на отдых. Удерживать излишне перечисленные отпускные из зарплаты работника без его письменного заявления (согласия) незаконно.

Перерасчет ранее выплаченных отпускных

Как только сотрудник вышел на работу, с 1-го дня досрочного выхода из отпуска, ему начисляют зарплату.

При этом бухгалтерии нужно сделать перерасчет ранее выплаченной суммы отпускных.

Производится перерасчет отпускных сумм следующим образом:

Средний дневной заработок надо умножить не на 28 календарных дней, а на то количество дней, которые вернувшийся из отпуска сотрудник фактически отгулял.

Получившаяся разница между «старой» суммой отпускных (отпускные, которые были выплачены сотруднику организации при его уходе в отпуск) и «новой» суммой отпускных (отпускные, рассчитанные в вышеуказанном порядке в связи с отзывом сотрудника организации из отпуска за фактические дни использования им отпуска) может быть (по согласованию с работником предприятия):

зачтена в счет заработной платы; или
возвращена сотрудником в кассу предприятия.

Неиспользованную часть отпуска сотруднику придется «вернуть».

Распорядиться ей работник может сам по своему выбору:

догулять в любое удобное время в течение текущего рабочего года;
присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Чтобы избежать дополнительных согласований и волокиты, целесообразно при приеме на работу сотрудника организации при в заключении трудового договора заранее оговорить и прописать в нем возможность отзыва работника компании из отпуска с учетом норм действующего трудового законодательства.

Кому работодатель не должен прерывать отпуск

Не всех работников можно просить выйти из отпуска раньше. К тем, кого нельзя отзывать из отпуска, относятся такие категории работающих граждан:

работники младше 18 лет;
беременные сотрудницы;
работники вредных и опасных производств.

В том случае, если такие работники написали согласие и вышли из отпуска, работодателя при проверках ГИТ могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. На должностное лицо могут наложить штраф в 2000-5000 руб., на ИП — 2000-5000 руб., на юрлицо — 50000-80000 руб.

Важно! Работников можно вызывать только из ежегодного отпуска. Нельзя: из учебного, отпуска по уходу за ребенком, отпуска по беременности и родам.

Если работник не согласен выходить досрочно из отпуска, то работодатель не имеет права применять к нему дисциплинарные взыскания. Прерывание своего ежегодного отдыха — это право, а не обязанность работника. Сотрудник сможет обратиться в суд, обжаловать свое наказание и в результате получить компенсацию морального ущерба и судебных расходов.

Зачет отпускных в счет заработной платы или возврат отпускных в кассу предприятия

Если выплата отпускных и отзыв работника из отпуска приходится на два отчетных периода, то в месяце отзыва работника из отпуска необходимо провести корректировку.

Предлагаемая ниже корректировка бухгалтерских записей, связанная с зачетом части отпускных в счет заработной платы или возвратом части отпускных в кассу предприятия, не является для целей бухгалтерского учета исправлением ошибки, поскольку такое исправление осуществляется в результате получения новой информации (об отзыве работника из отпуска), которая не была доступна организации на момент начисления и выплаты отпускных.

К такой корректировке не применяются нормы Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н (абз. 8 п. 2 ПБУ 22/2010).

В рамках корректировки по факту в месяце отзыва работника из отпуска, одновременно могут быть произведены следующие сторнировочные записи:

по дебету счета 96 и кредиту счета 70 — на сумму отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска;
по дебету счета 96 и кредиту счета 69 — на сумму страховых взносов с отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска;
по дебету счета 70 и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму НДФЛ, удержанного с отпускных за неиспользованные календарные дни отпуска.

Как написать согласие

Унифицированного бланка законодательством не предусмотрено, поэтому работник может написать согласие в свободной форме. Как правило, в организациях уже есть составленные бланки или образцы для таких случаев.

Итак, что должно быть в документе:

ФИО и должность руководителя организации-работодателя, на имя которого пишется согласие.
ФИО и должность работника, который пишет согласие.
Наименование документа.
Формулировка согласия на отзыв из отпуска, дата, с которой планируется выход на работу.
Сроки, в которые работник планирует отгулять неиспользованные дни отпуска.

Написав согласие, сотрудник должен подписать документ и поставить дату.

К сведению! Выразить свое согласие на отзыв работник может и такими способами: поставить на уведомлении от работодателя или на приказе о, подпись и дату. Способ зависит от выбранного в организации документооборота.

Как оформить возврат и пересчет отпускных

Как выйти на связь с работником

Отсутствуют законодательные требования, регламентирующие обязанность работников уведомлять своих работодателей о местонахождении в период отпускного периода.

Это может стать причиной трудностей при необходимости их отзыва из отпуска. Компетентное оформление внутренней документации позволит кадровым сотрудникам осуществлять сбор информации в сфере контактных данных наемных работников перед их выходом на отдых. Такое решение обеспечит оперативную связь с отпускниками.

Перерасчёт выплат

Распоряжение об отзыве

Изданный работодателем приказ является основанием для проведения сотрудниками бухгалтерии перерасчета начисления отпускных средств. Выплата оклада за текущий период производиться с учетом уже оплаченных отпускных дней, в том числе и неиспользованных. В результате таких вычислений, величина заработной платы соответствует меньшему значению, чем было фактически отработано. Для компенсации разницы между величиной денежных средств, начисленных за отпускной период и заработной платой, работодатели могут назначить разовую премию.

Какие гарантии предоставляются ТК работникам при отзыве по инициативе нанимателя

заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск бесплатно в формате word

Трудовое законодательство играет роль защитника трудящихся лиц и всегда стоит на стороне сотрудника. Поэтому кодекс включает множество компенсаций, которые выплачивает работодатель сотруднику при причинении дискомфорта.

Так, в соответствии со статьей 125 ТК РФ, сотрудник имеет право сам выбрать период, в который работодатель обязан предоставить неиспользованные дни отпуска.

То есть данный период можно присоединить к следующему отпускному периоду, что значительно увеличит срок отдыха.

Поэтому приказ, который подготавливается директором организации, должен включать информацию о решении сотрудника о способе распоряжения неиспользованными днями. Данная информация также включается в заявление, которым подчиненный соглашается выйти из отпуска и приступить к должностным обязанностям.

Если руководство фирмы заранее не уточнит эту информацию, сотрудник может поставить в неудобную ситуацию коллег и нарушить планирование всей работы, так как Трудовой кодекс стоит на его стороне, а руководство, даже имея какие-либо планы работы, обязано отпустить сотрудника на отдых.

Дни, которые остались в отпуске, могут быть передвинуты на любое время в настоящем или следующем году.

Если период переносится на нынешний год, оплата производится в соответствии с заявлением работника. В случае изъявления желания работника переместить неиспользованный отпускной период на следующий год, срок прибавляется к новому отпуску. Кроме того, у работника есть право попросить финансовую компенсацию за неиспользованные дни.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск:

Отпуск за свой счет: могут ли отказать?

Законные основания для отзыва из отпуска

Как правило, отзыв отдыхающего согласно приказу предприятия сотрудника, происходит по веским, обоснованным причинам. Наиболее частыми являются:

в компании осуществляется проверка, организованная налоговыми органами;
инвентаризация, требующая присутствия конкретного работника;
неполадки компьютерной системы (вызывают системного администратора);
возникновение форс-мажорных ситуаций;
ограбление, пожар и т.д.

Некоторые категории работников не могут быть вызваны из отпуска на рабочее место ни при каких обстоятельствах. Нарушением будет считаться даже факт их добровольного выхода. К таковым относятся несовершеннолетние граждане, беременные женщины, работники участков с вредными условиями труда.
Руководитель должен чётко осознавать, что отзывая их с отдыха, нарушает трудовое законодательство.

Нарушением закона также будет отзыв сотрудников при отсутствии их согласия. По закону РФ, если отозванный руководителем подчинённый не явился на рабочее место, никто не вправе наказать его.

Отзывать из отпуска сотрудника нужно только с его согласия, предварительно удостоверившись, что он не входит в категорию лиц, вызов которых из отпуска является незаконным.

Кого нельзя отозвать из отпуска по ТК РФ

Трудовой кодекс Российской Федерации является весомым по юридической силе сборником норм трудового права, однако не все вопросы трудового характера он может разрешить. Норма вышеуказанного законодательного сборника (пп. 2, 3 ст. 125 ТК РФ) устанавливает процедуру отзыва сотрудника из отдыха и список лиц, которые не могут подлежать экстренному вызову.

К таким лицам относятся:

не достигшие возраста совершеннолетия,
беременные сотрудницы,
сотрудники, чья работа связана с опасностью для здоровья и жизни.

Обратите внимание! Существует пробел: законодатель не устанавливает список экстренных ситуаций, в которых работник обязан вернуться к выполнению должностных обязанностей.

Кодекс об административных правонарушениях содержит статью 5.27, регламентирующую противоправное поведение работодателя в случае принуждения сотрудника вернуться к работе. Противоправное деяние наказывается штрафом.

Поощрение работника

Приказ о прерывании отпуска

Естественным желанием работника будет отказать работодателю в его просьбе, особенно при уже запланированных мероприятиях на время отдыха. Однако чаще всего ввиду желания сохранения нормальных отношений с руководителем, сотрудники соглашаются прервать свой отпуск.

Для поддержки позитивной атмосферы в коллективе работодателю рекомендуется компенсировать человеку доставленные неудобства в виде премиальных выплат и возмещения понесенных расходов. Если сотруднику пришлось вернуться из дальнего путешествия, то оптимальным решением для директора будет компенсация транспортных затрат и стоимости путевки на всех членов семьи, которые вынуждены были вместе с работником прервать отдых.

Издание приказа

На основании решения руководителя и согласия с ним наемного работника, оформляется внутренний распорядительный документ. Законодательные нормы не предусматривают его унифицированной формы, поэтому его составление может быть произведено в соответствии с порядком оформления документации на предприятии. Следует учесть, что в документе должна быть отражена следующая информация:

причина отзыва;
параметры документа, свидетельствующего об уведомлении сотрудника об обстоятельствах, при которых необходимо его присутствие на рабочем месте;
факт согласия работника с решением работодателя, оформленным в документальном виде;
распоряжение о вызове сотрудника;
предписание работникам бухгалтерии произвести перерасчет начисленных сотруднику выплат.

Особенности перерасчета отпускных

Как известно, перед уходом сотрудника на заслуженный регулярный отдых на его работодателя будут возложены важные обязательства относительно расчета и последующей выдачи подчиненному отпускных. Сама сумма данных отпускных будет зависеть от двух главный составляющих, а именно – от среднего заработка служащего за один день его работы, а также от точного количества дней оформленного отпуска. В том случае, если отпуск прерывается ранее положенного срока, значит, соответствующие изменения должны коснуться и непосредственного размера выданных отпускных. На этом основании уполномоченным лицом должен быть совершен перерасчет ранее выданной суммы.

Сама процедура перерасчета будет включать в себя следующие этапы:

Установление точного количества дней отпуска, которые не были использованы сотрудником по прямому назначению.
Умножение вышеуказанного количества дней на точный размер среднего заработка подчиненного за одну смену.

И, наконец, после осуществления перерасчета полученное значение необходимо будет удержать из ранее выданной сотруднику суммы отпускных. Он может отдать сумму сразу же, если у него имеется такая возможность. Если же сделать это проблематично – значит, определенная сумма может быть удержана из следующей заработной платы подчиненного. Что же касается последующего использования оставшейся части отпуска – ее оформление должно происходить в стандартном порядке, с предварительным составлением служащим заявления о предоставлении отпускного периода. Более того, на работодателя снова будут возложены обязательства по начислению отпускных.

Читайте также: