Если сотрудник в декрете нужно ли отражать в сзв м

Опубликовано: 14.05.2024

Если вы впервые сталкиваетесь с оформлением отчета СЗВ-М, закономерно может возникнуть вопрос: нужно ли отражать в СЗВ-М сотрудника в декретном отпуске? Или другой, но не менее важный вопрос: показывать ли в СЗВ-М работника во время отпуска по уходу за ребенком?

Прежде чем ответить на вопрос, указывать ли декретниц в СЗВ-М, давайте разберемся, что включается в понятие «декретница»?

Обычно этим термином именуют беременных женщин, которые вышли в декретный отпуск (отпуск по беременности и родам), а также граждан, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Подробнее об этих категориях граждан и декретных периодах смотрите на рисунке:

Еще больше информации о декретницах вы найдете в материалах:

Как видим, понятие «декретница» довольно условно: в эту категорию могут попасть не только женщины (в период беременности и после родов, включая отпуск по уходу за ребенком), но и мужчины (если они оформили «детский» отпуск на себя и сами осуществляют уход за малышом).

Законодательство позволяет оформлять отпуск по уходу за ребенком не только матери, но и отцу, бабушке, дедушке и некоторым другим родственникам (п. 42 Порядка, утв. приказом Минтруда от 29.09.2020 № 668н).

Однако не всех граждан из указанных категорий нужно указывать в СЗВ-М. Почему, расскажем далее.

Указывать ли в СЗВ-М декретников?

Теперь можно приступать к ответу на основной вопрос нашего материала: нужно ли указывать в СЗВ-М декретниц?

Начнем с того, что СЗВ-М — это ежемесячный отчет работодателей в ПФР. В нем требуется перечислить сведения (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН) по тем сотрудникам, с которыми у данного работодателя в отчетном месяце был заключен, расторгнут или продолжал действовать трудовой договор либо договор ГПХ.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Форму СЗВ-М нужно подать в отношении указанных лиц, даже если в отчетном месяце вы ничего им не платили. В п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном пенсионном учете нет условия о том, что сведения по форме СЗВ-М подаются только при наличии выплат в пользу застрахованных лиц.
Не надо сдавать СЗВ-М.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.

Конкретные виды договоров, о которых идет речь, перечислены на рисунке:

Как видите, для СЗВ-М главное — наличие трудовых или гражданско-правовых отношений между гражданами и конкретным работодателем в отчетном периоде. Или факт наступления в этом периоде одного из событий: расторжения или заключения указанных договоров. А пол физлица (мужчина или женщина), степень родства с малышом, наличие/отсутствие выплат в отчетном периоде и иные факторы роли не играют.

Обратите внимание! В период нахождения работников в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет) трудовые договоры с ними продолжают действовать (ст. 81, 261 ТК РФ).

Так включать ли в СЗВ-М декретниц? Да, включать. Но только в том случае, если в отчетном периоде с ними действовали, заключены или прекращены трудовые договоры или договоры ГПХ.

Образец заполнения СЗВ-М вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.

Работника из категории «декретница/декретник», который по своей воле в предыдущем периоде прекратил трудовые отношения (или закончилось действие договора ГПХ), в СЗВ-М за отчетный месяц отражать не требуется.

И еще одно уточнение. Если граждане, попадающие в категорию декретников, иностранцы — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие в РФ, в СЗВ-М их не отражают. Дело в том, что такие сотрудники не застрахованы в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 7 закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ).

Итоги

В СЗВ-М указывать декретниц нужно, если в отчетном месяце с ними продолжали действовать, были заключены или расторгнуты трудовые договоры или договоры ГПХ. Законодательством определено, что в период нахождения работников в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком трудовые договоры с декретницами продолжают действовать.

Декретницы — это кто?

Указывать ли в СЗВ-М декретников?

Декретницы — это кто?

Подробнее об этих категориях граждан и декретных периодах смотрите на рисунке:

Еще больше информации о декретницах вы найдете в материалах:

Законодательство позволяет оформлять отпуск по уходу за ребенком не только матери, но и отцу, бабушке, дедушке и некоторым другим родственникам (п. 39 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н).

Однако не всех граждан из указанных категорий нужно указывать в СЗВ-М. Почему, расскажем далее.

Указывать ли в СЗВ-М декретников?

Теперь можно приступать к ответу на основной вопрос нашего материала: нужно ли указывать в СЗВ-М декретниц?

Конкретные виды договоров, о которых идет речь, перечислены на рисунке:

Итоги

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Декретный отпуск работника и СЗВ-М

Каждый бухгалтерский документ имеет свои тонкости. Но с появлением нового документа возникают и новые вопросы: как заполнять, кто заполняет и куда сдают.

Появление новой формы для пенсионного фонда СЗВ-М вызвало множество вопросов. Итак, разберемся с самого начала. Как отражать в СЗВ-М работников в декрете, нужно ли вносить их в общий список?

Нужно ли вносить в СЗВ-М сведения на декретниц?

Декретницы — это сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам. К ним можно отнести:

Женщин, находящихся в отпуске по родам.
Работников, которые находятся в отпуске и ухаживают за детьми. В этом случае декретный отпуск может оформить не только мать, но и отец, и ближайшие или дальние родственники ребенка (в зависимости от обстоятельств). (Пр. Миздравсоцразвития №1012 Н).

Работодатели подают сведения на тех сотрудников, которые официально работают в организации или работают на основании договора любого характера.

Если с декретницей заключен такой договор, то на протяжении всего срока ухода за ребенком сведения на неё работодатель обязан вносить в форму СЗВ-М. Нахождение сотрудника в декретном отпуске значит, что человек числится работающим в данной компании. И не важно, были ли выплаты за этот период данному сотруднику.

Кто должен заполнять отчет СЗВ-М

Эта форма была разработана Пенсионным Фондом Российской Федерации. В ней отражаются все сведения о сотрудниках. Указываются фамилия, имя, отчество работников, их СНИЛС, и если имеются данные, то ИНН. Это выглядит так:

Заполняют такой документ только работодатели, имеющие сотрудников или заключившие хотя бы один договор на работу. Это может быть договор на один день или разовое выполнение работы, но если заключен договор правового характера, значит, нужно сдавать форму СЗВ-М в пенсионный фонд.

Сдавать и заполнять форму придется до тех пор, пока организация не закроется. Даже если не осталось больше сотрудников, но компания продолжает работать, форма заполняется на одного руководителя компании. В этом случае не нужно путать: индивидуальный предприниматель, который не имеет сотрудников, отчет не сдает! Итак, кто сдает отчет СЗВ-М:

Индивидуальный предприниматель, заключивший трудовой договор хотя бы с одним работником.
Организации и фирмы, также заключившие договоры и имеющие в штате одного и более работника.
При оформлении договоров на один день или на сезонную работу.
Все работодатели, у которых числятся сотрудники.

Нюансы заполнения и сдачи СЗВ-М смотрите в видео:

Что же нужно будет указывать в СЗВ-М на сотрудника в декрете?

Как уже писалось, не имеет значения, кто оформит отпуск по уходу за ребенком (отец, мать, родственник или опекун), вносить в форму нужно следующие индивидуальные данные:

ФИО работника в декрете.
СНИЛС декретника.
ИНН, если эти данные известны работодателю.

Кроме этого, в определенном разделе формы РСВ-1 нужно будет указать:

Пенсионный фонд не счел нужным уведомить работодателя, включать ли декретников в отчетность.

Поэтому можно смело утверждать, что сотрудники, находящиеся в декретном отпуске, должны быть внесены в отчет СЗВ-М. Для них в форме были выделены специальные разделы. Декретники — это те сотрудники, которые числятся работающими на предприятии или организации, трудовые отношения с ними не прекращались.

Ответственному лицу важно помнить, что любая ошибка или неточность в указании штатного расписания может привести к штрафным санкциям. Поэтому не нужно забывать никого из сотрудников, где бы он не находился. Раз имеется трудовое соглашение, значит, сотрудник числится в компании. И индивидуальный учет ведется по нему тоже.

Отчет сдается в контролирующий орган не позднее 15 числа. Эта отчётность является ежемесячной, поэтому каждый месяц 15 числа через программу (скачать можно на сайте ПФР) сначала проверяется, а затем отправляется документ в фонд.

Напомним ещё раз, что не своевременная сдача формы СЗВ-М грозит штрафом в размере 500 рублей за каждого сотрудника. А если это крупная организация, то и штраф будет большим, и оспорить его можно будет только в судебном порядке.

Налоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»

Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.

Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М

Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».

В ПБУ «Учетная политика» внесены изменения

С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Недобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности

Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.

Как давать пояснения к расчету по взносам

Если в расчете по взносам отражены необлагаемые суммы либо пониженные тарифы, то при камеральной проверке расчета ИФНС направит вам требование. В нем она запросит документы, подтверждающие обоснованность отражения таких сумм и тарифов. Ваша задача — правильно ответить на это требование.

Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.

Затраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль

Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.

СЗВ-М: отпуск по уходу за ребенком

Актуально на: 17 октября 2016 г.

Вопрос, который в этом году часто встречается в Интернете, – нужно ли указывать в СЗВ-М декретниц. Под декретницами и декретниками в большинстве своем подразумеваются:

работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
работники и работницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (ст. 14 Закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ ). Как вы помните, такого рода отпуск может оформить не только мать, но и отец ребенка, а также его бабушка, дедушка и некоторые другие родственники (п. 39 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 N 1012н ).

Начнем с того, что в СЗВ-М необходимо отражать сведения на тех лиц, с которыми у вас в отчетном месяце был заключен / расторгнут или действует до сих пор трудовой либо гражданско-правовой договор (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ). В период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам, либо в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет или до 3 лет трудовой договор с ней продолжает действовать. То есть работница относится к работающему населению. Значит, и персонифицированные сведения по форме СЗВ-М на нее надо представить.

Так что декретницы в СЗВ-М должны быть указаны. И аналогичным образом в СЗВ-М «декретники» также должны быть поименованы (возвращаясь к вопросу о том, что отпуск по уходу за ребенком может оформить и мужчина).

Сведения в разделе 6 РСВ-1 и СЗВ-М: отпуск по уходу за ребенком

После утвердительного ответа на вопрос – включать ли в СЗВ-М декретниц, хотим напомнить всем страхователям о том, что период отпуска по уходу за ребенком соответствующим образом должен быть отражен в индивидуальных сведениях работника.

Отпуск по беременности и родам отмечается в подразделе 6.8 кодом «ДЕКРЕТ».

Также читайте:

СЗВ-М и работники в декрете

Как отражать декретниц в общем перечне, нужно ли их вообще вписывать в СЗВ-М? Именно эти моменты вызвали особые трудности при заполнении. Попробуем разобраться, как правильно оформлять СЗВ-М, если в штате предприятия есть женщины, находящиеся в декрете, а также, уточнить некоторые нюансы заполнения отчета.

Нужно ли вносить сведения на женщин-декретниц в СЗВ-М

После введения новой формы отчетности СЗВ-М у предприятий и предпринимателей стали появляться многочисленные вопросы по его заполнению. Новая форма, как и многие бухгалтерские документы, и отчеты имела некоторые тонкости и не все понимали, кто должен заниматься составление этой формы, какие сведения вносить обязательно, а какие можно не указывать. Одним из таких проблемных вопросов стал декретный отпуск у сотрудниц предприятия.

Прежде чем ответить на данный вопрос, необходимо определить, какие женщины имеют статус работников, находящихся в декрете. К ним можно отнести:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если с лицом, находящимся в декрете, у работодателя заключен официальный трудовой договор или любое другое соглашение, входящее в перечень допустимых актов, то на протяжении всего срока беременности или ухода за ребенком, работодатель обязан сообщать сведения о сотруднике в ПФР, указывая данные в форме СЗВ-М.

Не имеет значения, были ли за этот период выплаты. Самое главное, что человек числиться в штате предприятия, как рабочая единица.

Кто занимается заполнением СЗВ-М и какие моменты следует учитывать

Новая форма была разработана ПФР и в ней обязательно должны отражаться полные сведения о сотрудниках, а именно: ФИО работника, его СНИЛС, ИНН (не обязательно с 2017 года). Для получения общего представления о заполнении формы можно рассмотреть образец:

В общий список работников обязательно вносятся имена сотрудников, которые имеет с работодателем трудовое соглашение любой фомы и вида. Не имеет значения, какой срок проставлен в соглашении. Каждый акт должен быть отражен в новом отчете. СЗВ-М является отчетом, обязательным для всех компаний и предприятий, за исключением ИП без наемных сотрудников, которые освобождены от данной обязанности.

Заполнением формы занимается ответственное лицо – бухгалтер или руководитель. Документ предоставляется в отделение ПФР по месту регистрации компании ежемесячно, до 15-го числа. В случае нарушения сроков, на работодателя налагается штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника.

Какие сведения указываются на сотрудника, находящегося в декретном отпуске

Как мы уже отмечали, в декрете могут находиться не только мать ребенка, но и его отец, родственники. Для заполнения СЗВ-М, потребуются следующие данные на работника:

ФИО сотрудника, находящегося в декрете;
СНИЛС;
ИНН, если сведения имеются.

Ответственному, за заполнение СЗВ-М, лицу важно помнить, что малейшая ошибка или неточность может привести к штрафу, поэтому вносить сведения следует внимательно и корректно.

Декретный отпуск работника и СЗВ-М

С появлением нового документа, часто появляются и новые вопросы. Как заполнять, кто заполняет и куда сдают. Новые формы отчетности, как всегда носят много нюансов. Каждый бухгалтерский документ имеет свои тонкости, но к старым отчетам уже привыкли и уже известно, кто и что должен вносить и как, а новые только осваиваются.

Появление новой формы для пенсионного фонда СЗВ-М, вызвало множество вопросов. Итак, разберемся с самого начала. Как отражать в СЗВ-М работников в декрете, нужно ли вносить их в общий список?

Нужно ли вносить в СЗВ-М сведения на декретниц?

Декретницы, это сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске по беременности и родам. К ним можно отнести:

Женщин, находящихся в отпуске по родам.
Работники, которые находятся в отпуске и ухаживают за детьми. В этом случае декретный отпуск может оформить не только мать, но и отец и ближайшие или дальние родственники ребенка (в зависимости от обстоятельств). (Пр. Миздравсоцразвития №1012 Н).

Работодатели подают сведения на тех сотрудников, которые официально работают в организации, или работают на основании договора любого характера.

Если с декретчицей заключен такой договор, то на протяжении всего срока ухода за ребенком сведения на неё работодатель обязан вносить в форму СЗВ-М. Нахождения сотрудника в декретном отпуске считается, что человек числиться работающим в данной компании. И не важно были ли выплаты за этот период данному сотруднику.

Кто должен заполнять отчет СЗВ-М

Эта форма была разработана в законном порядке Пенсионным Фондом Российской Федерации. В ней отражаются все сведения о сотрудниках. Указываются фамилия, имя, отчество работников, их СНИЛ, и если имеются данные, то ИНН. Это выглядит так:

Заполняют такой документ только работодатели, имеющие сотрудников, или заключившие хотя бы один договор на работу. Это может быть договор на один день, или разовое выполнение работы, но как бы там ни было, если заключен договор правового характера, значит нужно сдавать форму СЗВ-Мв пенсионный фонд.

Сдавать и заполнять форму она будет до тех пор, пока организация не закроется. Даже если не останется больше сотрудников, но компания продолжает работать, то форма заполняется на одного руководителя компании. В этом случае не нужно путать, индивидуальный предприниматель, который не имеет сотрудников отчет не сдает! Итак, кто сдает отчет СЗВ-М:

Индивидуальный предприниматель, заключивший трудовой договор хотя бы с одним работником.
Организации и фирмы, также заключившие договора, и имеющие в штате одного и более работника.
При оформлении договоров на один день, или на сезонную работу.
Все работодатели, у которых числятся сотрудники.

Нюансы заполнения и сдачи СЗВ-М смотрите в видео:

Что же нужно будет указывать в СЗВ-М на сотрудника в декрете?

Получите 200 видеоуроков по бухгалтерии и 1С бесплатно:

Как уже писалась, не имеет значение кто оформит отпуск по уходу за ребенком (отец или мать и родственник, опекун) вносить в форму нужно следующие индивидуальные данные:

ФИО работника в декрете.
СНИЛС декретника.
ИНН если эти данные известны работодателю.

Кроме этого в определенном разделе формы РСВ-1 нужно будет указать:

«Дети» —при предоставлении декретного отпуска до 1,5 лет родителю ребенка (отец или мать).
«Длдети» —при предоставлении декретного отпуска до 3-х лет матери или отцу.
«Детипрл» —при предоставлении декретного отпуска до 3-х лет любому другому родственнику ребенку или его опекуну.

Сам же декретный отпуск в отчете РСВ-1 отмечается в разделе 6.8 и там указывается код— «ДЕКРЕТ».

Сам же Пенсионный фонд не счел нужным уведомить работодателя, включать ли декретников в отчетность. Несмотря на то, что все пояснения указаны в самой форме, есть моменты которые требуют подробного рассмотрения.

Поэтому можно смело утверждать, что сотрудники, находящиеся в декретном отпуске должны быть внесены в отчет СЗВ-М. Для них в форме были выделены специальные разделы. Декретники, это те сотрудники, которые числятся работающими на предприятии или организации, трудовые отношения с ними не прекращались, поэтому и отчетность сдается, как и на всех других сотрудников.

Ответственному лицу важно помнить, что любая ошибка или неточность в указании штатного расписания может привести к штрафным санкциям, которые по закону может наложить Пенсионный Фонд. Поэтому не нужно забывать никого из сотрудников, где бы он не находился. Раз имеются трудовые соглашения, значит сотрудник числится в компании. И индивидуальный учет ведется по нему тоже.

Отчет сдается в контролирующий орган не позднее 15-го числа. Эта отчётность является ежемесячной, поэтому каждый месяц 15-го числа через программу (скачать можно на сайте ПФР) сначала проверяется, а затем отправляется документ в фонд.

Напомним ещё раз, что не своевременная дача формы СЗВ-М грозить штрафом в размере 500 рубли за каждого сотрудника. А если это крупная организация, то штраф будет наложен просто огромный, и оспорить его можно будет только в судебном порядке.

Нужно ли вносить в СЗВ-М сведения на декретниц?

Женщин, находящихся в отпуске по родам.
Работников, которые находятся в отпуске и ухаживают за детьми. В этом случае декретный отпуск может оформить не только мать, но и отец, и ближайшие или дальние родственники ребенка (в зависимости от обстоятельств). (Пр. Миздравсоцразвития №1012 Н).

Кто должен заполнять отчет СЗВ-М

Индивидуальный предприниматель, заключивший трудовой договор хотя бы с одним работником.
Организации и фирмы, также заключившие договоры и имеющие в штате одного и более работника.
При оформлении договоров на один день или на сезонную работу.
Все работодатели, у которых числятся сотрудники.

Нюансы заполнения и сдачи СЗВ-М смотрите в видео:

Что же нужно будет указывать в СЗВ-М на сотрудника в декрете?

ФИО работника в декрете.
СНИЛС декретника.
ИНН, если эти данные известны работодателю.

Кроме этого, в определенном разделе формы РСВ-1 нужно будет указать:

«Дети» —при предоставлении декретного отпуска до 1,5 лет родителю ребенка (отец или мать).
«Длдети» —при предоставлении декретного отпуска до 3 лет матери или отцу.
«Детипрл» —при предоставлении декретного отпуска до 3 лет любому другому родственнику ребенка или его опекуну.

Декретный отпуск в отчете РСВ-1 отмечается в разделе 6.8, и там указывается код «ДЕКРЕТ».

Пенсионный фонд не счел нужным уведомить работодателя, включать ли декретников в отчетность.

Некоторые кадровики на заполнение отчета за январь 2021 потратили больше месяца. Кто-то до сих пор считает СЗВ-ТД одним из самых «мутных» отчетов в Пенсионный фонд. Но это можно изменить, если при подготовке отчета использовать кое-какие лайфхаки.

В статье узнаете

Кто и когда сдает СЗВ-ТД

Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.

Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках. Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.

прием,
увольнение.

перевод на другую постоянную работу,
присвоение нового разряда, квалификации,
переименование работодателя, по решению суда,
заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.

Отчеты сдаем электронно с квалифицированной подписью работодателя в Пенсионный фонд по месту регистрации фирмы, ИП или обособленного подразделения. Если работников меньше 25, отчет можно сдать на бумаге.

Какие штрафы

С 2021 года штрафы уменьшили и юрлиц не привлекают. Теперь штрафуют должностных лиц на 300-500 рублей, если отчет не сдать, сдать не вовремя или с ошибками.

Ошибки в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ не так опасны, протоколы по ним составляет Пенсионный фонд, а привлекает суд.

Сдавать ли на совместителей и дистанционных

Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.

Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.

Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.

Вносить ли иностранцев

Вносить. Постоянно или временно проживающих (пребывающих) иностранцев и высококвалифицированных иностранных специалистов, если заключили с ним трудовой договор.

Въедливые кадровики удивляются. Мы же не сдаем СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на высококвалифицированных иностранных специалистов, а почему СЗВ-ТД должны? Хитрость вот в чем. СЗВ-ТД мы обязаны сдавать на зарегистрированных лиц (со СНИЛС), а остальные отчеты на застрахованных (за кого платим взносы). Выскококвалифицированные специалисты не застрахованы по ОПС. Поэтому сдаем по ним только СЗВ-ТД.

Важно. Если у иностранца нет СНИЛС, отчет СЗВ-ТД по нему не сдать. Регистрировать иностранца в ПФ обязанность работодателя. Для регистрации отправьте в Пенсионный фонд форму АДВ-1 и АДВ-6-1. Используйте последнюю редакцию форм от 23 января 2021, иначе их не примут и опоздаете с СЗВ-ТД. Не хотите «заморачиваться», используйте СБИС, там всегда актуальные формы. Оформить СНИЛС в СБИС.

Заполнять ли код выполняемой функции

Чаще всего не заполнять. Большинство частных фирм не обязаны писать код. Но графа обязательна к заполнению, если работодатель принял решение о применении профстандартов и профстандарт есть для должности работника. Обычно это государственные и бюджетные организации.

Еще графу лучше заполнить, если:

за работу по этой должности предусмотрены льготы, компенсации или ограничения. Например, педагог, тренер, которые потом пойдут в ПФ за досрочной пенсией;
если на этой должности могут работать только сотрудники с определенным образованием, опытом работы.

Где взять цифры для кода выполняемой функции

В коде 7 знаков. Ищем их в профстандарте должности. Список действующих профстандартов выкладывает Минтруд на сайте http://profstandart.rosmintrud.ru.

Первые 5 знаков берем из первого раздела профстандарта «Общие сведения», остальные из раздела II «Описание трудовых функций». Для работников-универсалов часто пишут наивысший уровень квалификации. Например, единственный в организации «Специалист по персоналу» выполняет и подбор, и делопроизводство, и управление персоналом. Тогда его код 07.003-H-7.

С 1 июля 2021 графу 5 заполняем по-новому, по кодам Общероссийского классификатора занятий. Плюс появится строка для отметок о работе в районах Крайнего севера и раздел о правопреемниках работодателя.

Как сдать СЗВ-ТД за январь 2021

Отчет за январь 2021 особенный. Укажите в нем работников, по которым не было кадровых событий в 2020. Например, это сотрудник, который работает у нас с 2016, но в 2020 мы его не переводили, не присваивали квалификацию и он так и не подал нам заявление о выборе формата ТК.

Некоторые кадровики до сих пор «крыжат» по 150 отчетов за прошлый год и выискивают таких работников.

А можно это автоматизировать. СБИС соберет такой отчет за минуты, если в 2020 вы вели учет в СБИС. Выберите кнопку заполнить СЗВ-ТД «без кадровых документов в 2020 году». И потратьте время на чашку кофе с подругой.

Если Пенсионный фонд найдет ошибку в СЗВ-ТД, он пришлет

Как же действовать?

Понять ошибку. Она написана в Протоколе проверки, но часто «абракадаброй». Например: «ошибка 30.ВСЗЛ.ОП.1.1». Если отправляете отчетность в СБИС, то сразу увидите перевод на человеческий: «неправильно указан СНИЛС».

В СЗВ-ТД также. Делаем 2 записи:

полностью дублируем ошибку и ставим «Х» в графе Признак отмены записи,
следующей строкой заносим правильную информацию.

Как сдавать СЗВ-ТД без ошибок

Можно 4 часа руками перепроверять, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитались ли второй раз за уволенного. А можно проверку автоматизировать.

Используйте СБИС, он до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть «человеческим» языком.

Хочу сдавать СЗВ-ТД с первого раза

Частые вопросы

В 2020 сотрудник не подавал заявления ни о сохранении бумажной трудовой книжки, ни о выборе электронной. Надо ли по нему сдавать СЗВ-ТД?

Специально «отчет про молчуна» не сдавайте.

Но нужно указать его в отчете за январь 2021, если за 2020 вы ни разу не отправляли по работнику СЗВ-ТД. Он мог не попасть ни в один отчет 2020, если по нему не было кадровых мероприятий. Его в 2020 не принимали, не переводили, не увольняли, не присваивали квалификацию, не лишали права занимать должность по решению суда, работодатель не менял наименование и сам работник не подавал заявления о выборе формата трудовой книжки. Отчет за январь 2021 подайте до 15 февраля.

Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком или находится в отпуске. Cдавать ли по ней отчет СЗВ-ТД?

Сдавайте отчет, только когда у работницы будут кадровые события. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или она подаст заявление о выборе формата трудовой книжки.

А вот когда работница уходит или выходит из декретного отпуска, подавать СЗВ-ТД не нужно. Это не является кадровыми мероприятиями. Вы не указывали их и в бумажной трудовой книжке.

Работника восстановили на работе по решению суда. Нужно ли подавать СЗВ-ТД?

Нужно. Но восстановление – это не новое кадровое событие, а отмена ошибочной записи об увольнении.

Помним, СЗВ-ТД – это аналог бумажной трудовой книжки, с некоторыми особенностями. В бумажной ТК мы бы написали «Запись за №10 недействительна, восстановлен на прежней работе. Приказ от 00.00.2021 №0-к». А для СЗВ-ТД действуем так:

формируем отчет,
дублируем ранее поданные сведения об увольнении, но ставим «Х» в графе «Признак отмены записи».

Перевод на должность работницы в декрете. Включать ли в отчет?

Не нужно сдавать СЗВ-ТД по временному переводу на место работницы в декрете.

В отчетах отражают только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

На зимний сезон мы переводим мастеров на должность разнорабочего. Указывать ли переводы в отчете?

Не сдают СЗВ-ТД по временным переводам.

В отчетах отражайте только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

Был «отдел», стало «управление». Как отразить в СЗВ-ТД переименование отдела?

Пишите новое название отдела или структурного подразделения в графе «Трудовая функция». Пенсионный фонд советует отразить в отчете это, как кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Но обратите внимание. В СЗВ-ТД вообще не надо указывать переименование, если в трудовом договоре сотрудника вы не писали конкретный отдел или структурное подразделение.

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Сдавать ли СЗВ-ТД о смене фамилии?

Не нужно. Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Работник сменил пол. Указывать ли это в отчете?

Не нужно сдавать форму при смене работником фамилии имени отчества из-за смены пола.

Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Когда в СЗВ-ТД писать информацию о профессиональной подготовке и высшем образовании?

И по разъяснениям Минтруда: запись вносится, когда непосредственно работодатель установил, присвоил этот разряд, класс, категорию, классный чин.

Читайте также: