Где в 1с график отпусков

Опубликовано: 17.09.2024

Дата публикации 08.12.2020

Использован релиз 3.1.15

График отпусков

График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков.

Раздел Кадры – Графики, переносы отпусков.
Кнопка Создать. Выберите вид документа График отпусков.
Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию (или ее обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс), для сотрудников которой формируется график отпусков (рис. 1).
В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. Если необходимо подобрать автоматически сразу всех сотрудников организации или конкретного подразделения (подразделений), нажмите на кнопку Подбор, затем в открывшейся форме подбора сотрудников выберите вид списка Все сотрудники или По подразделениям, или По группам, нажав на соответствующую кнопку, далее нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A (в результате все сотрудники будут выделены желтым цветом), а затем на кнопку Выбрать (рис. 1). Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке Загрузить из файла (рис. 1) (с описанием механизма загрузки можно ознакомиться здесь). Кнопка Периоды отпусков появится, если в настройках кадрового учета (раздел Настройка - Кадровый учет) установить флажок Использовать общий период отпуска в документах. В документе График отпусков при использование этой кнопки откроется специальная форма Ввод общего периода отпуска, в которой можно указать общий период отпуска, а программа (если сотрудник имеет право на нескольких видов отпусков) сама анализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подбирает их в документе График отпусков. По кнопке Заполнить можно заполнить документ уже оформленными отпусками.

в колонке Сотрудник укажите сотрудника (согласно отбору), которому будет предоставлен отпуск;
колонка Вид отпуска автоматически заполняется видами отпусков, назначенные сотруднику. Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков и т.д.). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были настроены. Подробнее о видах ежегодных отпусков и об учете права на них см. статью Учет права на отпуск и расчет остатков отпусков;
в колонках Начало, Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке Кол-во дн.), тогда дата окончания планируемого отпуска заполнится автоматически;
в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание;
в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен;
в колонке Примечание можно ввести необходимое примечание.

Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документов Отпуск (раздел Кадры – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск) в соответствии с запланированными условиями. Для этого в колонке Фактический отпуск в строке табличной части документа График отпусков нажмите на ссылку Оформить отпуск. В результате будет создан и отображен уже проведенный документ Отпуск, данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков при этом изменится на Отпуск предоставлен. Если документ Отпуск провести, он будет автоматически рассчитан (т.е. утвержден его расчет), то наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков изменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены. Если отменить проведение документа Отпуск, наименование ссылки изменится на Отпуск не проведен. Нажав на ссылку Отпуск предоставлен или Отпуск предоставлен, начисления выполнены, или Отпуск не проведен (в зависимости от состояния документа Отпуск) в соответствующей строке документа График отпусков, можно открыть документ Отпуск, с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск (рис. 5). Если в документе График отпусков зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке Оформить отпуск создается документ Отпуск, включающий основной и дополнительный отпуск.

Перенос отпуска

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков - кнопка Создать - Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен (рис. 5):

в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести. А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса, нажмите на кнопку Заявление/Уведомление о переносе отпуска.

Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен (рядом будет отображен новый период отпуска), при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска, с помощью которого и был оформлен перенос (рис. 6).

Обратите внимание! Перенесенный отпуск также можно оформить непосредственно из документа График отпусков, т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом.

Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков (рис. 6). Также график отпусков можно сформировать из кадровых отчетов (раздел Кадры - Кадровые отчеты - График отпусков (Т-7)).

При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). 8-й столбец содержит информацию о документе – основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. 10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Заполняем график отпусков в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5

График отпусков в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5 можно заполнить через документ «График отпусков»: закладка «Кадровый учет» на рабочем столе – График отпусков.

В открывшемся окне создаем новый документ.

Заполняем документ. Это можно сделать несколькими способами:

- через кнопку «Добавить» добавляется по одному сотруднику,

- кнопка «Заполнить» удобна, когда документ «График отпусков» заполняется по отдельным подразделениям,

- через кнопку «Подбор» можно выбрать нескольких сотрудников.

После заполнения документа можно сформировать печатную форму Т-7.

Или График отпусков (Печать – График отпусков).

График отпусков, зарегистрированный в программе, может использоваться для автоматического заполнения документа «Отпуска организаций», с помощью которого оформляется приказ на отпуск.

Для заполнения табличной части документа «Отпуска организаций» списком работников, необходимо в форме документа воспользоваться кнопкой «Заполнить» - «По графику отпусков» и задать период анализа графика отпусков.

Чернышова Людмила,

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Тел. (473) 202-20-10

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

В конце года работодатели должны составлять график отпусков на будущий календарный период. Он важен как для самого предприятия, так и для его персонала. График отпусков формируется по определенным правилам согласно нормам трудового права. Рассмотрим все нюансы формирования отпусков и расскажем как заполнить график отпусков в 1С:ЗУП.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Настройку 1С ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями;
Настройку электронного кадрового документооборота с сотрудниками;
Настройку интеграции 1С:ЗУП с Корпоративным порталом;
Создание корпоративного портала, если у вас его нет.

Особенности формирования графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК график отпусков следует утвердить не позже, чем за 2 недели до наступления нового года. Законодательством разрешено формирование этого документа и раньше установленного срока.

Внимание! На 2020 г. график отпусков нужно утвердить до 18 декабря 2019 г.

При формировании графика отпусков ориентируются на нормы трудового законодательства, а именно в первую очередь согласовывают время отпуска с сотрудниками, имеющими преимущественное право использования времени отдыха в комфортное для них время.

К таким работникам, например, относятся:

многодетные родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12-ти лет (ст. 262.2 ТК);
мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
внешние совместители. Отпуск им предоставляется в то же время, когда и отпуск по основному месту трудовой деятельности (ст. 286 ТК);
несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК);
почетные доноры России (ФЗ от 20.07.2021 г. № 125-ФЗ);
чернобыльцы (Закон от 15.05.1991 г. № 1244-1);
жены военнослужащих, планирующих отпускной период одновременно с мужем (ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ);
один из родителей, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК).

С данных сотрудников желательно получить письменные заявления с указанием, в какие даты они хотят оформить отпуск. Заявления будут подтверждать, что работодатель исполнил требование законодательства в части предоставления этим сотрудникам отпуска в удобное для них время. Если в последующем работник пожелает изменить время отпускного периода, целесообразно также получить заявление об изменении дат времени отдыха.

Правила формирования графика отпусков

Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 "График отпусков", утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.

Как правило, формированием графика отпусков занимается сотрудник кадровой службы. Руководителю не нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков, поскольку в самом документе будет содержаться информация о том, что директор его утверждает. Однако можно издать приказ руководителя о том, что в обязанности руководителей подразделений входит необходимость сбора и представления данных об отпусках их подчиненных для формирования графика отпусков.

В графике отпусков нужно отразить следующую информацию:

список сотрудников. В график нужно включить абсолютно всех работников, с которыми заключены трудовые договоры;
количество дней отпуска. В графике указывается то количество дней, на которое имеет право конкретный сотрудник. Специалисты советуют проставлять общее количество дней отпуска, положенных работнику. Для этого нужно просуммировать все дни ежегодного отпуска как на будущий год, так и не отгулянные дни по предыдущим годам. К ним также нужно прибавить дни дополнительного отпуска, если они предоставляются в соответствии с законодательством или локальной документацией работодателя;
дата начала отпуска. Специалисты советуют указывать конкретную дату начала отпускного периода. Если в последующем сотрудник решит ее изменить, ему нужно будет подать работодателю соответствующее заявление. Роструд запрещает указывать в графике отпусков только месяц начала отпуска. Если компания сделает это, она нарушит трудовое законодательство;
разделение отпуска на части. В графике отпусков можно добавить графу, в которой сотрудник будет расписываться, подтверждая согласие на разделение отпуска на части. Нужно помнить, что согласно ст. 125 ТК хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

После формирования график отпусков утверждается директором компании или ИП. Если в организации имеется профсоюз, то его мнение (согласно ст. 123 ТК) также необходимо учесть при утверждении документа. После утверждения графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись. В этих целях в документе можно внести дополнительную графу "С графиком ознакомлен (дата, подпись)" или приложить соответствующий лист ознакомления.

Изменение графика отпусков

В график отпусков можно вносить изменения, но только в соответствии с требованиями законодательства. В унифицированной форме Т-7 имеются соответствующие графы для отражения изменений:

гр. 7 для указания фактической даты ухода сотрудника в отпуск;
гр. 8 для указания документа, на основании которого дата начала отпуска была перенесена (например, заявления);
гр. 9 для указания предполагаемой даты отпуска, если она неизвестна (например, если жена в последующем будет находиться в отпуске по беременности и родам);
гр. 10 для отражения дополнительных примечаний.

Заполнение графика отпусков в 1С

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. Первый вариант предназначен для целей управления персоналом, а также формирования внутренней отчетности компании. Второй вариант предназначен для оформления документов, утвержденных законодательством и необходимых для представления контролирующим органам на проверку.

Для формирования графика отпусков на следующий календарный год в программе 1С используется документ "Ввод графика отпусков организации". Его можно сформировать двумя способами:

на основании документа "Планирование отпуска". Для этого нужно выбрать команду "Ввести на основании", затем выбрать "График отпусков организации", после этого выбрать конкретную организацию и нажать кнопку "Выполнить". Программа в автоматическом режиме заполнит документ на основании списка сотрудников, числящихся у работодателя;
создать вручную новый документ "Ввод графика отпусков организаций", затем указать в нем работодателя и нажать кнопку "Заполнить".

Созданный документ можно редактировать, если необходимо внести какую-либо корректировочную информацию. Кроме того, его можно распечатать для подписи руководителем. Если необходимо сформировать дополнительный график отпусков, нужно создать новый документ и с помощью подбора внести в него конкретных сотрудников компании.

Программа позволяет также формировать отчет по отпускам с использованием различных фильтров. Для его создания нужно зайти во вкладку "График отпусков" и нажать на кнопку "Отчет по отпускам".

Нюансы заполнения графика отпусков

При заполнении графика отпусков необходимо учитывать следующие моменты:

ориентироваться на особенности деятельности компании. Если она имеет сезонность, то в целях получения большей прибыли следует грамотно распределить, когда сотрудники будут уходить в отпуска;
если работодателю пришлось отозвать сотрудника из отпуска, этот момент можно отразить в графике отпусков внесением изменения (на основании согласия и приказа на отзыв);
в графике отпусков не нужно указывать периоды отпуска без сохранения заработной платы;
при проведении проверки сотрудники трудовой инспекции обязательно контролируют наличие и правильность составления графиков отпусков.

Ответственность за графики отпусков

Согласно п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 графики отпусков должны храниться в организации не менее 1 года.

Если у работодателя отсутствует график отпусков, ему грозит штраф на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

1 000 - 5 000 руб. для должностных лиц;
1 000 - 5 000 руб. для ИП;
30 000 - 50 000 руб. для компании.

Если нарушение совершено повторно, ответственность увеличивается:

10 000 - 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года для должностных лиц;
10 000 - 20 000 руб. для ИП;
50 000 - 70 000 руб. для компании.

Формирование графика отпусков - обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены серьезные штрафные санкции.

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.

Ежегодный отпуск работникам предприятия предоставляется по графику, который каждый год создаётся в текущем на будущий календарный год по форме № Т-7. В данной статье мы подробно разберём процесс создания графика отпусков в новой редакции
1С8: Зарплата и управление персоналом.

Создаём новый график отпусков

Период укажем в док-те «График отпусков» и будем придерживаться следующей последовательности действий.

Нажимаем на «Создать», выбираем вид док-та «График отпусков».
Строка для ввода предприятия будет заполнена по умолчанию. Если в инфобазе зарегистрированы несколько организаций, то выбираем ту, для которой будем формировать график.
В строке «Дата» указывается дата регистрации док-та в инфобазе. Если вы не введёте никакого значения - установится текущая дата вашего ПК.
Табличный раздел заполняем в режиме подбора работников, нажав на «Подбор» или добавляем по отдельному работнику по кнопке «Добавить». При необходимости автоподбора всех работников сразу или определённых отделов воспользуемся кнопкой «Подбор». Далее в информационном окне, которое откроется, выбираем один из списков: «Все сотрудники», «По подразделеням» или «По группам». После нажимаем на сочетание кнопок Ctrl + A (все работники выделяться жёлтым цветом) и «Выбрать». Другой вариант заполнения табличного раздела - это использовать данные внешних файлов, нажав на «Загрузить из файла».

Скриншот 1 «Загружаем список работников из файла»

работника, которому даётся отпуск, указываем в разделе «Сотрудник»;
чтобы задать даты отпуска, заполним колонки «Начало» и «Окончание». Если вы укажете дату первого дня отпуска и кол-во дней, которые работник будет на отдыхе, то последний день будет заполнен в авторежиме;
основной отпуск автозаполняется в колонке «Вид отпуска». Ежегодный отпуск выбираем в справочнике «Виды отпусков», раздела «Настройка». Для каждого вида отпуска предусмотрена собственная строка. Кроме основного отпуска доступны дополнительные (если они предоставлены на предприятии и ранее были внесены в настройки начислений) в разделе «Настройка» - «Начисления» (скриншот 3). Для того, чтобы узнать есть ли право на отпуск у конкретного работника - нужно зайти в кадровые док-ты («Приём на работу», «Ввод остатков отпусков» и т.п.).

Скриншот 2 «Создаём график ежегодных отпусков»

Скриншот 3 «Создаём дополнительный отпуск работнику»

Скриншот 4 «Производим сверку отпусков»

Отпуска работников регистрируются док-том «Отпуск» в по заданным параметрам. Для этого в колонке «Фактический отпуск» в строке табличного раздела док-та «График отпусков» нажимаем на «Оформить отпуск». В итоге создаётся док-т и отображается проведённый док-т «Отпуск». Данные в нём можно изменять, если есть такая необходимость. При проведении док-т будет рассчитан в авторежиме и появится отметка «Отпуск предоставлен». Если по какой-то причине будет произведена отмена проведения док-та, то будет высвечиваться информация «Отпуск не предоставлен».

Скриншот 5 «Производим перенос отпуска работнику»

Могут возникнуть определённые мотивы, по которым отпуск работника придётся переносить. Данную операцию мы будем производить док-том «Перенос отпуска» . Его можно провести и более удобным способом из строки с отпуском, который запланирован ранее, воспользовавшись ссылкой «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» док-та «График отпусков». При нажатии на ссылку создаётся и отображается док-т «Перенос отпуска», где будем заполнять раздел «Отпуск перенесён» (скриншот 5).

в поле «На период с. по» будем указывать новые даты, на которые будем переносить выбранный отпуск. В случае, если перенос отпуск был осуществлён по требованию работника - устанавливаем метку «Перенос по инициативе сотрудника»;
воспользовавшись ссылкой «Как сотрудник использовал отпуск?» у нас появляется возможность получения информации про использование работником законных отпусков и кол-ве дней, которые у него остались;
в строке «В связи с…» будем указывать причины перенесения отпусков. Это необходимо для её отображения в печатной форме;
метка «Перенос по инициативе сотрудника» устанавливается в случае переноса отпуска по желанию работника.

Чтобы сохранить внесённые изменения в док-т «Перенос отпуска» жмём на кнопку «провести». Чтобы сформировать печатную форму заявления необходимо нажать на «Заявление о переносе отпуска».

Надеемся, что теперь график отпусков в ред. 3.0 будет проводиться вами легко,
просто и без каких-либо сложностей!

Перед наступлением нового отчетного периода в государственных и муниципальных учреждениях кадровые службы, как правило, озабочены формированием графиков отпусков на следующий год. Компания 1С недавно внесла в свое программное обеспечение некоторые улучшения, связанные с графиками отпусков.

Согласно статьям 114, 122 ТК РФ работникам должны ежегодно предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В случае предоставления работникам отпусков «по первому требованию» могут пострадать интересы работодателя. Чтобы дать работникам возможность отдохнуть, а работодатель мог планировать свою деятельность на предстоящий год, необходимо соблюсти баланс интересов всех сторон. Своевременное установление очередности отпусков, составления графика отпусков и является способом удовлетворения интересов как работодателя, так и работников. Об этом прямо говорится и в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Когда в учреждении большой штат, то сформировать график отпусков удобнее с помощь программного обеспечения, а «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет сделать это наиболее эффективно. А после небольших доработок редакции 3.1 данного продукта компании 1С работа с графиков отпуском теперь выглядит следующим образом.

Шаг 1. Вызов формы документа и заполнение списком работников

Используйте закладку «Кадры» — графики, переносы отпусков:

При необходимости заполнить график всеми сотрудниками организации необходимо по кнопке «Подбор», открыть справочник сотрудники и выделить всех по кнопке «Cntrl A». Или установить соответствующие отборы и потом выделить сотрудников:

Выбранные сотрудники попадут в документ «График отпусков». При подборе в «График отпусков» сотрудника, которому назначено несколько ежегодных отпусков, в таблицу добавится столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику.

Шаг 2. Определение продолжительности отпусков

Ежегодные отпуска, которые требуется запланировать, перечисляются в таблице. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. В ней указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Или при вводе периода отпуска можно указать дату начала и количество дней, тогда дата окончания посчитается атвоматически:

Если при формировании графика отпусков или приказов на отпуск количество дней отпуска не проставляется, то необходимо заполнить графики работы на 2019 год.

Шаг 3. Корректировка графика

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос»:

Из документа «Перенос отпуска» можно распечатать заявление сотрудника:

Для проверки положенных работнику и введенных им дней отпуска из графика отпусков можно посмотреть отклонения запланированных отпусков от данных по остаткам отпусков в программе. Это можно сделать в левом нижнем углу документа «График отпусков» по кнопке «Контроль остатков отпусков»:

Шаг 4. График по форме Т-7

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7. Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.

Есть еще другой способ ввода графика отпусков в программу — это загрузка из файлов. В этом случае график отпусков можно заполнить, загрузив данные из файлов Excel по кнопке «Загрузить из файла». По кнопке «Заполнить» график отпусков заполняется занесенными приказами на отпуск в программе.

Загрузка графика отпусков может потребоваться, например, когда графики отпусков заполняются руководителями подразделения. Для этого нужно выслать шаблоны файлов для заполнения ответственным, а потом их просто загружать в систему, уже не набивая данные заново.

Заполнить данными из файла по кнопке «Загрузить из файла» можно двумя способами:

Заполнить таблицу непосредственно в программе
Загрузить из внешнего файла по шаблону

Вариант заполнения таблицы:

Здесь необходимо вручную внести необходимые данные в соответствующие поля, затем сопоставить данные при необходимости и дальше нажать кнопку «Загрузить данные»:

Вариант загрузки из внешнего файла рекомендуем делать следующим образом:

1. Сначала «Сохранить бланк для заполнения» (действие 1)

По этой команде произойдет сохранение шаблона файла Excel из программы на локальный диск. После этого необходимо заполнить файлик необходимыми данными.

2. Затем «Загрузить таблицу из файла» (действие 2).

Необходимо выбрать файл с уже заполненными данными, они автоматически попадут в график отпусков.

Формирование графика отпуском в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет использовать уже сформированную базу данных, что экономит время кадровых служб. А возможности корректировки графика и обмена информацией об отпусках работников дает возможность руководству принимать оптимальные управленческие решения.

Читайте также: