Как исправить в личной карточке отпуск

Опубликовано: 16.05.2024

В личной карточке фиксируется вся персональная информация, относящаяся к работнику. Не являются исключением и сведения о предоставленных ему отпусках. О том, как данные об отпусках следует показывать в случае переноса времени отдыха, — в нашем материале.

Принципы внесения сведений об отпуске в личную карточку

Личная карточка, оформляемая работодателем на каждого человека, принимаемого на работу, относится к числу кадровых документов и заполняется на основании фактических данных, подтвержденных документами.

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но, как правило, применение находят ее унифицированные бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

; — она предназначена для госслужащих.

Отдельный раздел в каждом из этих бланков (VIII в форме Т-2 и IX в форме Т-2ГС(МС)) отведен для сведений об отпусках, предоставленных работнику за время работы у ведущего карточку работодателя.

Вносят в личную карточку информацию об отпусках:

ежегодных основном и дополнительном;
учебных;
по уходу за ребенком;
без сохранения заработка.

По каждому из периодов отдыха отражаются:

его вид;
количество фактически использованных дней;
даты начала и окончания, соответствующие использованному числу дней;
реквизиты приказа, на основании которого предоставлен отпуск.

Для ежегодных отпусков обязательной становится информация о периоде, к которому относятся предоставленные дни отдыха. Именно она позволяет контролировать полноту использования времени, отводимого на ежегодный отдых.

Варианты отражения переноса отпуска в личной карточке работника

Перенос отпуска (как всего, так и его частей) может происходить по разным причинам и быть по отношению к фактически используемому времени отдыха:

заблаговременным — в этом случае корректировка сроков осуществляется в графике отпусков, а отражать перенос в личной карточке нет необходимости, поскольку после корректировки графика отпуск (или его часть) все равно окажется предоставленным по плану;
возникшим после начала отпуска, когда данные об отпуске уже должны попасть в личную карточку.

Второй вариант переноса, как правило, относится лишь к части периода предоставленного отдыха и требует уточнения в личной карточке как числа используемых дней, так и даты, отражающей конец периода отдыха.

Вопрос оформления переноса отпуска для личной карточки законодательно не регламентирован. Поэтому работодатель может разработать правила изменения данных об отпуске самостоятельно или воспользоваться одним из следующих способов:

В карточку до момента выхода работника из отпуска сведения времени отдыха не вносятся вообще. Если отдых имел место с переносом, то все данные о нем будут соответствовать фактическим, но в числе документов-оснований помимо приказа на отпуск будет фигурировать и приказ о переносе отпуска.
В карточке из сведений, относящихся к отпуску, не показываются (или фиксируются карандашом) количество дней отдыха и дата его завершения. Но дата начала отдыха и реквизиты приказа на отпуск в ней будут отражены сразу. При досрочном выходе работника на работу количество дней отдыха и дата его окончания указываются как фактически имевшие место, а в описание документов-оснований добавляются реквизиты приказа о переносе отпуска.
Вся информация о начинающемся отпуске вносится в личную карточку сразу по тем данным, которые имеются в приказе об отпуске. В случае переноса изменившиеся цифры зачеркивают и под ними записывают правильные данные. В числе документов-оснований (как и при первых двух вариантах оформления) помимо приказа на отпуск появится также приказ о переносе отпуска.
Информация о начинающемся времени отдыха вносится в личную карточку сразу в соответствии с данными приказа об отпуске. При возникновении переноса сведения, относящиеся к переносимым дням, выделяются в отдельную строку, оформляемую точно так же, как и для записи об отпуске, но в качестве вида отпуска будет фигурировать слово «Перенос», количество дней отразится со знаком «минус», даты охватят период отдыха, оказавшийся неиспользованным, а основанием для записи станет приказ о переносе.

Образец оформления личной карточки для наиболее часто применяемого из указанных способов — с зачеркиванием цифр — представлен ниже:

В дальнейшем перенесенные дни отпуска будут предоставлены работнику в обычном порядке, т. е. с изданием своего отдельного приказа на отпуск и с оформлением отдельной записи в личной карточке. Причем и для этих дней нельзя исключать возникновения ситуации переноса.

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

очередной ежегодный отпуск;
отпуск без содержания;
отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).

И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.

Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.

Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:

наименование организации;
код ОКПО;
дату заполнения;
табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
ИНН;
СНИЛС;
первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
пол.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения.
Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
Данные паспорта.
Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Сведения о воинском учёте

Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:

Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.

Приём на работу, переводы на другую работу

Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

Дату принятия на работу.
Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
Тарифную ставку или оклад, премию.
Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Подпись сотрудника.

При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.

Аттестация

Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.

Повышение квалификации

Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе. В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства. Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.

Профессиональная переподготовка

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).

В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.

Награды (поощрения), почётные звания

В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.

Отпуск

В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:

Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Количество дней отпуска.
Дата начала и окончания отпуска.
Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

Социальные льготы

Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.

Дополнительные сведения

В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Основание прекращения трудового договора

Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.

Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.

В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно. Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки. Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.

Процедура учета граждан в системе обязательного пенсионного страхования регламентируется Федеральным законом от 01 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» №27-ФЗ.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования представляет собой зеленую пластиковую карту, подтверждающую регистрацию ее владельца в ОПС. Документ содержит такие данные:

непосредственно СНИЛС, который расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета;
полное имя гражданина (ФИО);
гендерную принадлежность;
место и дату рождения;
дату регистрации в системе.

Страховой номер (СНИЛС) является уникальным и закрепляется за гражданином на всю жизнь.

Как внести изменения в личную карточку: пошаговая инструкция

Зачеркнуть старую фамилию необходимо одной чертой так, чтобы была видно предыдущая запись. Личная карточка сотрудника считается документом, нужным при ведении кадровой отчетности.

Ее форма (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. По мнению Роструда негосударственные компании имеют права индивидуально разработать форму личной карточки в силу части 4 статьи 9 Федерального законодательства от 06.12.2011 № 402-Федерального закона.

При этом такой первичный учетный документ обязан содержать все необходимые реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-Федерального законодательства «О бухгалтерском учете» (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Пошаговая инструкция! Необходимо попросить вашего работника принести документы, которые подтверждают изменения информации личного характера.

Замена СНИЛС: когда может потребоваться новый документ

Страховое свидетельство выдается гражданину на основании его удостоверения личности (гражданского паспорта или свидетельства о рождении). Указанные там личные данные вносятся сотрудниками ПФ России в систему обязательного пенсионного страхования и, соответственно, в так называемую «зеленую карточку».

Среди простых обывателей бытует мнение о том, что нужно поменять номер СНИЛС при смене паспорта после замужества. Оно ошибочно. Сам номер замене не подлежит, меняется лишь свидетельство, да и то при условии, что после вступление в брак была изменена фамилия. И это не единственная ошибка. Многие считают, что изменение подданства является основанием для смены страхового свидетельства. Люди считают, что, получая новый паспорт следует заменить все имеющиеся документы. Вопрос о том, нужно ли менять СНИЛС при получении гражданства РФ активно обсуждается на юридических форумах. «Зеленая карточка» не содержит информации о гражданстве.

Мы не случайно говорили о том, какую информацию о владельце содержит свидетельство. Эти ведомости должны соответствовать действительности, поэтому любое их изменение является основанием для замены документа. Следует помнить, что обмен СНИЛС осуществляется в случае:

изменении личных данных гражданина;
выявлении ошибки в документе.

При смене места жительства или прописки обменивать страховое свидетельство не нужно.

Есть еще одно обстоятельство, требующее получения нового свидетельства. Это его утеря или кража. В этом случае необходимо обратиться в подразделение Пенсионного фонда с соответствующим заявлением, и получить дубликат. О том, на основании каких документов и в какие сроки выдается новая карта мы расскажем в одном из следующих разделов.

Когда в 2021 году отделения Пенсионного фонда РФ начали выдавать карточки нового образца, граждане стали активно интересоваться, нужно ли обменивать старые свидетельства и в каких случаях меняют СНИЛС старого образца на новый. Внимательно присмотревшись можно заметить, что от ранее выдаваемых «зеленых карточек» обновленные свидетельства практически не отличаются. Лицевая сторона осталась прежней, немного изменилось информация на обратной стороне.

Обмен следует осуществлять только тем лицам, которые имеют свидетельство, выданное до 2003 года. Этот документ утратил свою актуальность. В остальных случаях замена страхового свидетельства не является обязательной, а выполняется исключительно по желанию его владельца.

Ошибка в «зеленой карточке»

При оформлении страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования сотрудники Пенсионного фонда России могут допустить ошибку. К сожалению, от подобных ситуаций не застрахован никто. Поэтому при получении документа следует внимательно изучить внесенную в него личную информацию. Она должна точно отвечать действительности. При ошибке в данных могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, получением социальных льгот и услуг.

Личная карточка работника т-2: образец заполнения

Замена страхового свидетельства

При возникновении обстоятельств, требующих замены страхового свидетельства, его владелец обязан обратиться в ПФР с соответствующим заявлением. Процедура практически не отличается от получения первой «зеленой карточки». Заявителю придется подавать более расширенный пакет документов и заполнять заявление другой формы. Обменять документ можно:

через работодателя;
лично, посетив подразделение Пенсионного фонда РФ.

Замена свидетельства осуществляется независимо от занятости заявителя. Нетрудоустроенные граждане имеют полное право обратиться с соответствующим заявлением в ПФР самостоятельно. Закон не запрещает подавать заявку через законного представителя. Обязательным условием для такого обращения валяется наличие удостоверенной соответствующим образом доверенности.

Замена СНИЛС в Пенсионном фонде – процедура, которую могут пройти даже граждане, не имеющие прописки. Отсутствие регистрации не является основанием для отказа в приеме документов. Такие лица могут обратиться в подразделение Пенсионного фонда России по месту фактического проживания.

Чтобы при обмене страхового свидетельства не возникло никаких недоразумений, сотрудники ПФР рекомендуют заранее уточнить, что нужно, чтобы поменять СНИЛС, и куда следует обращаться…..

Куда подавать заявление

Для того чтобы заменить СНИЛС, граждане имеют право обратиться с соответствующим заявлением в ПФР. Официально трудоустроенные лица, работодатели которых делают регулярные взносы в Пенсионный фонд РФ, могут обратиться в любое его подразделение. Все остальные категории граждан обязаны подавать заявление в орган по месту регистрации.

Не менее удобным способом замены страхового свидетельства является обращение в МФЦ. Многофункциональные центы сумели существенно разгрузить Пенсионный фонд. После их появления сдача документов перестала требовать существенных временных затрат. Следует помнить, что МФЦ имеют право лишь понимать заявления. За обновленным свидетельством заявителям се равно придется обращаться в ПФР.

После появления портала Госуслуги многие россияне активно используют его для получения документов и услуг. Через интернет-сервис заказать обмен страхового свидетельства невозможно. Запрет на удаленное оформление объясняется тем, что номер СНИЛС, а также указанные в заявлении данные являются конфиденциальной информацией. Их свободное распространение в Сети недопустимо.

В какой стране тебе лучше жить? ⚡ Пройти тест за 2 минуты

Подача заявления через сайт ПФР

При возникновении необходимости в замене страхового свидетельства можно подать заявление на сайте ПФР. Для этого необходимо зайти на сайт https://www.pfrf.ru. Выбрав вкладку «Как получить, заменить и восстановить СНИЛС».

Если замена осуществляется, например, в случае потери свидетельства, следует выбрать раздел «В случае потери «зеленой карточки» со СНИЛС». Далее открывается окно с текстом, из которого можно узнать, что восстановление свидетельства осуществляется только при личном обращении в подразделение ПФ, а также указываются сроки выдачи дубликата.

В конце страницы пользователь может увидеть ссылку, позволяющую документа.

Тем, кто желает обменять свидетельство по причине изменения личных данных, нужно выбрать вкладку «СНИЛС при смене фамилии», и, следуя подсказкам, заполнить бланк заявления.

Документы для замены «зеленой карточки»

Граждане, которым по какой-либо причине понадобилось обменять «зеленую карточку» должны знать, какие документы нужны при замене СНИЛС. В отличие от первого получения свидетельства, выдача дубликата требует подачи более расширенного пакета документов. Заявителю понадобится:

бланк заявления формы АДВ-2 (тем, кто потерял документ или у кого его украли необходимо заполнить бланк АДВ-3);
удостоверение личности, отображающее актуальные личные данные;
документальное подтверждение необходимости смены информации (свидетельство о браке, разводе или другие бумаги);
устаревший документ.

Тем, кто обращается за выдачей дубликата по причине утери, можно предоставить копию утраченного свидетельства (при наличии).

Бланк формы АДВ-2

При возникновении ситуаций, требующих замены СНИЛС, заявитель заполняет бланк формы АДВ-2.

Бланк требует внесения таких данных:

номера действующего страхового свидетельства;
полного имени (ФИО);
новой личной информации (например, фамилии, полученной после вступления в брак);
гендерной принадлежности;
информации о месте регистрации (жительства или пребывания);
ведомостей о новом удостоверении личности;
даты подачи обращения;
подписи заявителя с расшифровкой.

Образец заполнения можно найти на информационных стендах ПФР или на профильных сайтах.

Сложностей при заполнении документа возникнуть не должно. Главное – избежать описок, ошибок и зачеркиваний.

Стоимость услуги

Граждане, у которых возникли обстоятельства, требующие обмена «зеленой карточки», интересуются, сколько стоит поменять СНИЛС. Возможно, многие заметили, что когда мы говорили о необходимых для замены свидетельства документах, то не упоминали о квитанции, подтверждающей оплату госпошлины. И это не случайно. Услуга оказывается совершенно бесплатно.

Платить придется только тем, кто планирует представлять в Пенсионном фонде России интересы другого человека. Им придется оплатить услуги нотариуса, выдавшего доверенность. Не понадобится она тем, кто будет получать документ для ребенка или находящегося под опекой лица.

Порядок оформления смены фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.
В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
новый паспорт лица;
СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

Замена СНИЛС: длительность процедуры

В соответствии с действующим законодательством РФ открытие лицевого счета и изготовление «зеленой карточки» осуществляется в течение трех недель. Возникает вполне понятный вопрос – касаются ли эти сроки процедуры обмена? О том, сколько дней меняется СНИЛС можно узнать из Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 21 декабря 2021 года №766н. В соответствии с нормами этого документа рассмотрение заявления об обмене (выдаче дубликата) страхового свидетельства осуществляется в течение пяти рабочих дней.

На практике процедура занимает гораздо меньше времени. Большинство отделений ПФР технически хорошо обеспечены, что позволяет изготовить и выдать новый документ в день обращения.

Что касается МФЦ, то при обращении за обменом «зеленой карточки» через многофункциональные центры, нового документа придется ждать пять дней.

Является ли обязательной замена документа

Возникновение необходимости внесения новых личных данных или утеря «зеленой карточки» заставляет нас обращаться в Пенсионный Фонд РФ или МФЦ с заявлением об обмене. В некоторых случаях пропажа обнаруживается не сразу или гражданин не знает, что изменение личных данных требует получения новой карточки. Действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрено наказание за несвоевременную замену. Поэтому заставлять гражданина обращаться в ПФР не будет никто.

Мы говорили о том, что без «зеленой карточки» гражданин не сможет воспользоваться рядом льгот и услуг, поэтому в получении дубликата утерянного документа или свидетельства с внесенными актуальными данными заинтересован, прежде всего, он сам.

Замена свидетельства не по месту регистрации

На юридических форумах часто задается вопрос о том, можно ли обменять СНИЛС в другом городе. Ответ на него должен знать каждый, так как отправляясь в командировку, на учебу или на отдых мы берем с собой все личные документы. Иногда мы их просто теряем, от этого не застрахован никто. Если обнаружилась пропажа «зеленой карточки», не стоит волноваться. У граждан есть возможность заполнить заявление, предоставить пакет необходимых документов и обратиться в отделение Пенсионного фонда России по месту фактического проживания. Обращение не по месту регистрации не является основанием для отказа в выдаче дубликата.

Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью. Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Заполнение карточки т2 графа отпуск

В «Основании» можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем. Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника. Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания. Раздел VIII «Отпуск» Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания. Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст.

Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр.сведения. Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Несмотря на то, что в общем случае унифицированные формы документов перестали быть обязательными, и организации (индивидуальные предприниматели) могут разрабатывать собственные бланки, на практике продолжает использоваться форма №Т-2 (постановление Госкомстата России от 05.01.2021 №1).

Процедура переноса отпуска начинается с заявления работника, если конечно инициатива исходит от него самого (подробнее об этом см., «Заявление о переносе отпуска (образец)»). Если же инициатором переноса является организация (предприниматель), то работнику под роспись выдается соответствующее уведомление.

Можно ли завести новые карточки сотрудника если в личной карточке Т-2 закончились строчки для заполнения отпусков

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2021 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Продолжение листка отпуска личной карточки образец

Электронные копии личной карточки значительно сокращают временные и трудозатраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников организации.

Например, применительно к личной карточке это сведения об образовании и профессии, вносимые в раздел I «Общие сведения», если работа требует специальных знаний, графа «Личная подпись владельца трудовой книжки» в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», сведения, содержащиеся в разделе II «Сведения о воинском учете»; .

Дополнения к личной карточке т 2

Самовывоз (бесплатно)Получить заказ можно в офисе по адресу 17 линия В.О. 4-6, Санкт-Петербург в рабочие дни с 9:00 до 17:30. Курьерская доставкаЗаказ весом до 3-х килограмм — 350 рублей, при большем весе — стоимость рассчитывается индивидуально.Сроки курьерской доставки по Санкт-Петербургу около 24 часов с момента выполнения заказа. Доставка по России — от 350 до 650 рублейОсуществляется «Почтой России»:

Более того, поскольку компетентный орган предусмотрел порядок разрешения описанной проблемы, составление дополнительных личных карточек будет являться прямым противоречием его указаниям. Когда ставятся подписи сотрудника кадровой службы и работника в приложении к личной карточке? Отдельно для приложения это не регламентировано, поэтому считаем, что порядок такой же, как и для основной карточки в целом.

Как в карточке т вписывать отпуск

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

приказ, выписанный работодателем;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
договор о принятии на работу;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
паспорт;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;

Правильное оформление карточки т2 с образцом

ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года. Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.
Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2021 г. по 19 марта 2021 г. Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью. «Дата окончания» отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

сведения. Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.
Бланк формы Т2, или Личная карточка, входит в перечень кадровых документов, обязательных для ведения в любой организации. Сведения о сотрудниках, как действующих, так и уволенных, периоды работы, информация о профессиональной квалификации и трудовой деятельности — все это должна содержать правильно заполненная унифицированная форма Т2. Личная карточка работника является кадровым документом законодательно утвержденной формы и должна быть заведена сразу после того, как согласован и подписан приказ о приеме работника.
Как правильно вносить сведения в этот документ? Какую информацию обязательно должна содержать личная карточка Т2? Основные требования и особенности заполнения Личная карточка заполняется на каждого работника, включая совместителей, в одном экземпляре.
Содержание статьи

Запись об отпуске, при отсутствии свободной строки в личной карточке

Ч то делать, если в личной карточке Т-2 полностью заполнен раздел? вопрос заключается в следующем: существуют ли унифицированные формы вкладышей в личную карточку Т-2 по разделам? Они должны существова ть. Не заводить же каждый раз новую карточку.

После того как какой-либо раздел окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Если в личной карточке закончилась графа отпуск что делать

Затем указывают номер, и заголовок соответствующего раздела и дополняют необходимыми сведениями. Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Ответ на вопрос: на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (, Правил, утвержденных ). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п.

Отражаем перенос отпуска в личной карточке работника (образец)

Личная карточка работника – это документ, содержащий всю кадровую информацию о работнике (п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2021 № 1, п. 12, 41 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225).

Дополнения к личной карточке т 2

В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой. Заполнение формы на компьютере Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную.
Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку. Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Обязательно проставлять отпуска в карточке т 2

10. Состав семьи.
Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу. Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя). ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется. СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования). На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС.
Кроме того, отмечайте в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учесть отпуска. Вопрос из практики: как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2021 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным. На практике работодатели поступают следующим образом. После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение.

При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2021. Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность. При окончании ПТУ квалификация указывается так: «монтажник», «слесарь», «юрист». В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы — 02. 7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования. Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности — 13.

Дополнение к личной карточке работника отпуск

Листок в личную карточку по отпускам

Вопрос В личные карточки по форме Т-2 приходиться в течение большого периода трудовой деятельности сотрудников вносить записи, особенно в разделы III и VIII (отпуска, прием на работу), а они как правило очень маленькие, узкие и быстро заканчиваются. Что делать? Я распечатываю отдельные листы нужных страниц и подкалываю к карточке.

Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела. Раздел 9. Социальные льготы Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Читайте также: