Как оформить отпуск вне графика отпусков

Опубликовано: 17.05.2024

Предоставление отпуска вне графика по ч. 4 ст. 123 ТК РФ используется в ситуации, когда жизненные обстоятельства гражданина изменились и ему необходимы дни отдыха. Причины для этого могут иметь разное выражение. Соответственно, решения по ним также будут разниться.

Необходимость соблюдения графика отпусков

Граждане, осуществляющие трудовую деятельность, наделены правомочиями на отдых. Когда указанные права реализуются, интересы предприятия страдать не должны. По этой причине каждое предприятие, основываясь на особенностях своей деятельности ежегодно формируется специальный акт, посредством которого регулируется порядок предоставления времени отдыха. При формировании графика требуется принимать во внимание пожелания сотрудников.

Имеется единая форма акта, используется форма Т-7. При этом, установлена возможность применять собственный образец. Обязательное требование – отражение определенных реквизитов. Обязанность по исполнению рассматриваемого акта возлагается как на руководство компании, так и на сотрудников.

Важно учесть, что есть определенная группа граждан, для которых трудовое законодательство и другие нормативы устанавливают гарантии предоставления время отдыха вне зависимости от составленного графика.

Лица, на кого график не распространяется

Некоторые сотрудники наделены правом использовать отпуск в удобное для себя время. При принятии решения о необходимости отпуска человеку не требуется учитывать мнение руководства компании по данному поводу. К этой категории отнесены:

лица, не достигшие совершеннолетия;
граждане, которые используют отпуск за первый год работы в фирме;
те, кто имеют звание почетного донора страны;
лица, воспитывающие детей со статусом инвалида (при этом ребенок не должен быть старше 18 лет);
представительницы женского пола, у кого есть более 1 ребенка в возрасте до 12 лет;
граждане, на чьем воспитании находятся двое детей, не достигшие 12-летия, при этом матери у них нет;
лица, участвующие в ВОВ, инвалиды;
ветераны боевых действий;
граждане, пострадавшие во время трагедии в Чернобыле;
лица, имеющие звание Героев СССР или РФ, кавалеры Ордена Славы.

Продолжительность отпуска зависит от того, к какой категории отнесено лицо.

Отпуск по семейным обстоятельствам

В таком случае работодатель может оплатить время отдыха или предоставить своему работнику материальную поддержку. Это происходит, когда в семье сотрудника погибает или рождается человек. Также выплата предоставляется, если заболели родители или ребенок. Однако, зачастую такая разновидность отпусков предоставляется без содержания. Это указывает на то, что оплата не полагается гражданину. Процесс оформления такого времени отдыха урегулирован положениями нормы 128 ТК РФ.

Предусматривается, что гражданин на протяжении определенного периода не присутствует на своем рабочем месте, при этом за ним не сохраняется заработок. Длительность времени отдыха находится в зависимости от того, какая ситуация сложилась в жизни человека. Необходимо согласовать предоставление дней отдыха с руководством предприятия. На практике встречаются ситуации, когда директор отвечает отказом на просьбу об отпуске. Это происходит, если руководство сочло причины неуважительными.

Закон указывает на то, что такой отпуск является правом, но не обязательством компании. В качестве исключений можно назвать ситуации, когда отдых просит лицо, на кого есть прямое указание в законе. Данные категории перечислены выше. Устанавливается, что раскрывать причину ухода в отпуск не обязательно, однако, указание на нее, повысит шансы на положительный ответ руководства.

Перенос отпуска – право или обязанность работодателя

Общее правило предусматривает на то, что работодатель не несет обязанности относительно предоставления рассматриваемой разновидности отпусков. В частности, именно такое решение было вынесен КС РФ в 2009 году. В нем указано, что правила о предоставлении гражданам времени отдыха при последующем прекращении трудовых отношений должно происходить только при наличии согласия обеих сторон данных правоотношений.

В ситуации, когда сотрудник не дожидается положительного ответа по своему заявлению, не выходит на свое рабочее место, рассматривать такое поведение следует как прогул. У руководства предприятия появляется возможность привлечь такое лицо к установленным мерам ответственности, в том числе разорвать трудовые отношения. Сделать такой вывод можно, основываясь на Постановлении Пленума ВС РФ от 2004 года.

Важно учитывать и то, что из указанного правила имеются некоторые исключения. В этом случае нужно учитывать определенные нюансы:

В законодательстве перечислены категории граждан, наделенные правом на использование отдыха в любое время, когда это им удобно. Отдельным пунктом имеется указание на то, что мужчине может быть предоставлен отдыха в период, когда его супруга находится в отпуске, связанном с вынашиванием малыша и родами. При этом, длительность непрерывной работы в одной фирме не имеет значения.
Допускается, что время отдыха конкретного сотрудника может иметь привязанность к определенному обстоятельству. К примеру, если человек трудится в нескольких компаниях, то там, где он работает совместителем, должны отпустить в отпуск, когда он отдыхает по основному месту труда.
Отдельными положениями в законодательстве отражены ситуации, при возникновении которых предоставить отдых гражданину нужно в обход графика. Основанием для этого выступает заявление работника. Данные правила распространяются на случаи, когда человек работает в компании первый год. Планирование отпуска происходит только на втором году работы.
Также при условии последующего прекращения трудовых отношений гражданин наделяется правом на отдых перед увольнением. Требуется написать соответствующее заявление.

Порядок предоставления отпуска вне графика

Вне зависимости от того, какая ситуация возникла в жизни человека, ему требуется в письменной форме обратиться к руководству фирмы и ждать решения по своему вопросу. Если директор согласен, то формируется соответствующий приказ и человек может отдыхать. При вынесении отрицательного решения допустимо согласовать, когда фирма сможет предоставить время отдыха.

Документальное оформление

В рассматриваемой ситуации руководству компании требуется сформировать соответствующий приказ и внести уточнения в график и личные документы сотрудника. Приказ формируется при использовании письменной формы. Стоит отметить, что единого формата не разработано, по этой применяется произвольный формат.

Данный вариант используется в случае, когда устанавливается большая продолжительность отпуска, к примеру, несколько недель или месяцев. Когда отклонения от графиков составляет пару дней, то специалисты рекомендуют использовать типовую форму №Т-6. Сформированный акт направляется в финансовый отдел предприятия, чтобы были произведены начисления выплат, при условии, что они положены гражданину.

К примеру, когда предприятие выделяет материальную помощь, или оплачиваются отпускные. Если основанием для переноса времени отдыха выступает заявление гражданина, то этот же документ выступает основой для издания соответствующего приказа.

На нем должна стоять виза директора предприятия. Когда инициатива об отдыхе идет от фирмы, то заявление писать не требуется, приказ формируется без него. В акте можно указать новый период, когда сотрудник будет отдыхать и причины, в силу которых произошли коррективы.

Обязательным условием выступает ознакомление гражданина под роспись с документом. Затем требуется внести соответствующие коррективы в график. В общем, разработка происходит за пару недель до того, как наступит новый год. Использовать следует бланк по унифицированному формату. Это акт №Т-7. Во время внесения изменений нужно:

указать, по какому основанию производится перенос времени отдыха (в данной ситуации, это заявление человека, на котором имеет положительный ответ руководства компании);
отражается новая дата отпуска;
причина внесения изменений.

Если коррективы касаются уже ранее измененного отпуска, требуется вносить запись в новую строку. Зачеркивать и что-то исправлять не следует.

Предупреждение о начале отпуска и его оплата

В законодательстве требование относительно предупреждения сотрудника о предстоящем отдыхе сформулировано при использовании императивной формы. При этом, исключений из данного правила не предусматривается. Это говорит о распространении данной нормы на ситуации, когда основанием предоставления времени отдыха выступает заявление человека. Стоит учесть, что подобное уведомление не требуется в случаях, когда гражданин самостоятельно определяет даты времени отдыха.

Кроме того, исключений не предусматривается и в отношении нормы 136 ТК РФ. Эта статья устанавливает необходимость оплаты за три дня до того, как сотрудник пойдет отдыхать. Стоит отметить, что при ненаправлении уведомления законодательство не предусматривает ответственность для работодателя, то в ситуации с предоставлением средств – она есть. Меры ответственности предусмотрены в статье 236 ТК РФ.

Отпуск считается использованным вразрез с графиком в ситуации, когда он был перенесен на другое время. Последствия данных ситуаций имеют разное выражение. У руководства компании есть несколько вариантов поведения, если сотрудник просит отпустить его в отпуск менее чем через три дня:

отказать в предоставлении времени отдыха;
предложить скорректировать дату выхода в отпуск;
указать, что допустимо написать два заявления (сначала заявление составляется на использование неоплачиваемого времени отдыха, затем сразу на отпуск с оплатой);
согласиться на предоставление времени отдыха, указанного в заявлении.

В последнем случае предусматривается, что требуется выплатить заработок за отработанное время и компенсационные выплаты, при условии наличия оснований для их получения лицом. При определении даты отпуска требуется учитывать пожелания сотрудника по данному поводу, однако согласовывать их не нужно. Это относится к случаям, когда:

гражданин заболел перед использованием времени отдыха;
на протяжении отпуска человек будет исполнять обязанности государственного типа, поэтому необходимо освобождение от трудовой деятельности;
другие ситуации, отраженные в законах или локальных нормативах.

Согласовать даты требуется, если своевременно не предоставлена оплата дней отдыха или гражданину направили уведомление об отдыхе позже, чем за пару недель. С целью уведомления сотрудников о предстоящем времени отдыха, руководство предприятия может использовать несколько разных методов.

В частности, допускается под роспись ознакомить работника о том, какой график был сформирован. Также можно знакомить с приказом, указывающим на конкретные даты отпуска. Данный вариант следует использовать за пару недель до отпуска.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Может ли работодатель перенести отпуск по своей инициативе
В некоторых ситуациях необходимость в предоставлении отпуска вразрез с графиком возникает у руководства предприятия. В том числе, здесь можно говорить о предприятиях с большим количеством сотрудников. Здесь производственные объемы находятся в зависимости от того, сколько трудовых соглашений заключено.

Если есть много заказов, то руководство может принять решение вовлечь в процесс производства больше граждан. В противном случае прибыль будет упущена.

Также может сложиться ситуация, когда появляются сложности с заказами и фирма теряет возможность обеспечить всех сотрудников нужными объемами для работы. Законодательство указывает на то, что в этом случае компания несет обязанность относительно оплаты времени, пока существует простой. Сумма равняется двум третям от привычного заработка. Тогда руководство понимает, что выгоднее предоставить работникам время отдыха.

Стоит учесть, что такой вариант допускается только при условии, что сотрудниками выражено согласие. Во время формирования графиков также надлежит принимать во внимание данный фактор.

Если документ составлен и все служащие ознакомлены с ним, то внесение корректив допустимо при наличии каждого из сотрудников. При этом, выражаться оно должно в письменной форме.

Если работодатель переносит отпуск без согласия работника

Когда гражданину не позволяют пойти в отпуск или производят перенос времени отдыха без его согласия, то предусматривается возможность защитить свои правомочия. Для этого нужно использовать такие варианты направления жалоб:

в профсоюзную организацию, если такая действует в компании;
гос. инспекцию по труду;
прокурору;
судье.

Указанные организации наделены правом организовать проверку относительно того, есть ли у человека право на такой отдых. Если будет установлено, что имеет место нарушение, то виновных лиц привлекают к ответственности. Однако, прежде чем конфликтовать с руководством компании, можно попробовать договориться мирно.

Отпуск нового сотрудника

Если гражданин работает в фирме только первый год, то у него имеется право относительно использования времени отдыха не в соответствии с графиком. Законодатель говорит о том, что в первый отпуск можно пойти после того, как отработано в компании полгода. Отсчет начинается с даты, когда произошло трудоустройство.

Для некоторых лиц устанавливается возможность выразить согласие на уменьшение срока. Такие правила связаны с тем, что график разработан до того, как гражданин принят на работу. По этой причине данный вопрос решается при согласовании с руководством компании. Если лицо принято на место другого сотрудника, то время отдыха может предоставляться в даты, указанные для уволенного в графике.

Возможно ли предоставление ежегодного отпуска вне графика отпусков, рассказывает Елена А. Пономарева:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Менеджеру по закупкам Алексею Филонову удалось купить горящую путевку, но вылетать надо уже завтра. Он обратился к руководителю с просьбой предоставить внеплановый отпуск со следующего дня. Начальник готов пойти навстречу сотруднику, но не знает, как правильно выплатить отпускные, ведь по законодательству перечислить их компания должна не менее чем за три дня до начала отпуска.

Что делать, если отпуск нужен именно завтра

Необходимость уйти во внеплановый отпуск возникает довольно часто: то горящая путевка подвернулась, то родственники из Воркуты нагрянули и хочется принять их со всем радушием. Иногда ни у работодателя, ни у сотрудника попросту нет пресловутых трех дней — как, например, у Алексея.

Что делать руководителю? Прежде всего, напомнить себе, что выплата отпускных с нарушением сроков грозит бухгалтеру или директору штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если начальник хочет пойти навстречу и есть возможность выплатить отпускные в день обращения, он может предложить сотруднику оформить на ближайшие три дня без содержания, а на последующие дни — оплачиваемый отпуск. Заявления и приказы кадровая служба оформляет в обычном порядке.

Алексей Филонов обратился к руководителю в понедельник 11 ноября 2019 года. В отпуск он хочет уйти с 12 ноября и готов к тому, что отпускные получит уже на отдыхе. Его начальник согласен отпустить Алексея, но не хочет нарушать законодательство, поэтому предложил ему написать заявление на оплачиваемый отпуск с 15 ноября, а предыдущие дни с 12 по 14 включительно оформить без содержания. Это наиболее безопасный вариант для работодателя, а для работника — приемлемый компромисс.

Что такое «не менее чем за три дня»

Сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска — указаны в ст. 136 ТК РФ. И это положение вызывает вопросы у бухгалтеров.

Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Минтруд России в информационном сообщении от 16.06.2014 уточнили, что отсчитывать надо три календарных дня. Если день выплаты совпадает с выходным или праздником, выплатить надо накануне.

Если бы Алексей Филонов написал заявление об отпуске со вторника 5 ноября 2019 года, бухгалтерия должна была бы перечислить отпускные не позднее пятницы 1 ноября, ведь 2 и 3 ноября — выходные, а 4 ноября — официальный государственный праздник.

Еще один вопрос — включать ли день выплаты в определенные законом три дня? Однозначного утвержденного трудовым законодательством решения до сих пор нет. В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд допускает, что работодатель вправе начислить отпускные в первый из трех дней. И эта позиция получила поддержку в судебных инстанциях: Кемеровский областной суд (определение от 26.01.2017 № 33-942/2017) и Ленинградский областной суд (определение от 06.08.2015 № 33-3731/2015) приняли сторону работодателя, признавая его право включать день выплаты в обозначенные три дня.

Но есть и прецеденты, когда суды приняли противоположную точку зрения. Например, Челябинский областной суд апелляционным определением от 17.09.2015 № 11-11043/2015 указал на то, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня, и признал неправоту медучреждения, выплатившего деньги с нарушением этого срока. Аналогичные решения были приняты Ростовским областным судом (определение от 16.09.2013 № 33-11864) и Пермским краевым судом (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).

Более того, в 2018 году заместитель руководителя Минтруда РФ Иван Шкловец, отвечая на вопросы пользователей портала «Зарплата», уточнил:

«Сроки выплаты определяются в календарных днях. Если отпуск предоставляется с понедельника, он начинается в ноль часов понедельника, то есть с воскресенья на понедельник. Следовательно, и отсчитываются три календарных дня назад — до ноля часов пятницы. Значит, отпускные должны быть выплачены до ноля часов пятницы.

Предыдущий рабочий день — четверг — завершается в 18 часов, поэтому отпускные должны быть выплачены до конца рабочего дня четверга либо перечислены после 18 часов, но не позже ноля часов пятницы».

Учитывая эту точку зрения, настоятельно рекомендуем отслеживать, сколько времени осталось до начала отпуска, и перечислять отпускные самое позднее на четвертый день перед отпуском. Делать это заранее законодательство не запрещает.

Ситуация Алексея Филонова может быть решена так: отпускные Алексей получает 11 ноября, а оплачиваемый отпуск оформляет с 15 ноября. Тогда положенные сроки будут соблюдены.

Какие перемены нас ждут

Сейчас Госдума рассматривает проект поправок в ст. 136 Трудового кодекса РФ, подготовленный специалистами Минтруда. Решение идет вразрез с ранее озвученной позицией: ведомство предлагает исчислять время между началом отпуска и выплатой рабочими днями.

Кроме того, кардинально поменяется подход к выплатам в случае внепланового отпуска. Если сотрудник подает заявление на отпуск вне графика менее чем за три дня до его начала, работодатель обязан перевести деньги не позднее трех дней с даты подачи заявления. То есть отсчет времени будет вестись наоборот: не от начала отпуска отсчитывать назад, а от даты заявления — вперед. Для отпусков по графику сохранится прежний порядок.

Для сравнения разберем ситуацию Алексея Филонова по действующим и по предлагаемым Минтрудом правилам.

Как сейчас	Как будет
Дата подачи заявления	11 ноября	11 ноября
Дата начала отпуска	12–14 ноября — отпуск без содержания. С 15 ноября — оплачиваемый отпуск	С 12 ноября — оплачиваемый отпуск
Дата выплаты отпускных	11 ноября	Не позднее 15 ноября

Изменения, предлагаемые Минфином, серьезно облегчат задачу работодателя: изыскать средства и выплатить их сотруднику в течение нескольких часов может далеко не каждое предприятие. Да и для кадровиков двойная работа: сначала оформить отпуск без содержания, потом второй — оплачиваемый. С утверждением поправок к ст. 136 ТК РФ эти сложности уйдут в прошлое. Надо только помнить, в каком случае три дня отсчитывать перед отпуском, а в каком — после заявления.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

График ежегодных оплачиваемых отпусков утверждается заранее, при этом работодатель учитывает пожелания сотрудников и выбранные ими даты для отдыха. Однако иногда работники по личным причинам в силу возникших обстоятельств хотят изменить запланированный период отпуска. Как быть в такой ситуации работодателю и какие документы нужно оформить, рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия».

Решение принимает работодатель

Чтобы пойти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме (пример заявления см. на рис. 1). В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причины его переноса.

Работодатель подтверждает свое согласие на перенос отпуска, проставляя на заявлении сотрудника резолюцию «Не возражаю» и свою подпись. Если в компании есть структурные подразделения, заявление должен подписать сначала руководитель подразделения, а затем руководитель компании (Указания, утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1).

Оформляем кадровые документы

Далее издается приказ по внесению изменений в график отпусков (см. рис. 2).

Формой графика отпусков Т-7 (утв. пост. Госкомстата России от 05.04.2001 № 1) предусмотрена возможность переноса отпуска на другие даты. Если период отпуска сотрудника меняется, кадровик (или ответственный за ведение кадровых документов) заполняет графы 8 и 9 «Перенесение отпуска». В графе 8 нужно указать название документа, на основании которого меняется период отдыха. Как правило, это заявление работника с указанием причины переноса (состояние здоровья, положение в семье и т. д.) с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие особых обстоятельств. В графе 9 нужно указать дату предполагаемого отпуска. Причину, по которой отдых переносится, можно указать в графе 10 «Примечание».

Пример внесения данных о переносе отпуска см. на рис. 3 (использованы данные рис. 1 и 2).

В личной карточке по форме Т-2 в записи об отпуске, который переносится, следует указать, какое количество дней отпуска использовано. В качестве основания для внесения такой записи необходимо отразить реквизиты приказа о переносе отпуска. Пример см. на рис. 4 (использованы данные рисунков 1 и 2).

Экспертиза статьи: Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Мнение 1:

Ирина Щербинина, начальник отдела правового сопровождения деятельности ДЗО юридического управления компании «Газпром Нефтехим Салават»

Работодатель может отказать в переносе

Предположим, работник написал заявление, в котором изъявил желание пойти в отпуск не по графику, но не встретил при этом понимания со стороны работодателя. Как быть при этом работодателю? Обязан ли он объяснять сотруднику причины своего несогласия?

Отвечая на данные вопросы, необходимо исходить из следующего.

Во-первых, при составлении графика учитывались как производственные возможности работодателя, так и пожелания самих работников, то есть график — это результат достигнутого соглашения обеих сторон трудовых отношений.

Во-вторых, и что более важно, после его утверждения в качестве локального акта график приобретает силу документа, обязательного как для работника, так и для работодателя.

Если человек хочет пойти в отпуск не по графику, но работодатель не признает причину переноса уважительной или не имеет производственной возможности отпустить в данный период сотрудника, считаем, что в таком случае работодатель не связан какими-либо обязательствами и не должен объяснять причину своего несогласия, давать письменный отказ.

Представителю работодателя (руководителю или его заместителю) на заявление работника достаточно будет наложить лаконичную резолюцию «Не согласен», не вдаваясь в иные производственные моменты. Работникам же при этом необходимо помнить, что самовольное использование отпуска, равно как и его перенесение без согласования с работодателем, законодательно квалифицируется как прогул и может стать для работодателя основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Мнение 2:

Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Если работник пришел в середине года

График отпусков составляется заранее, поэтому если сотрудник начал работать в компании не с начала года, данных о его отпуске в графике на текущий год не будет. Однако это не может стать причиной отказа новому работнику в отпуске. Он вправе написать заявление на отпуск и, если работодатель даст свое согласие, отгулять его в удобное для себя и работодателя время. Виза руководителя предприятия на заявлении будет подтверждением достигнутой договоренности о периоде отпуска.

Необходимость и порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определены. Если работодатель примет решение об изменении графика отпусков, то делать это следует в том же порядке, в каком утверждался основной график. Целесообразно с определенной периодичностью составлять к основному утвержденному графику отпусков дополнительный график по той же форме Т-7 с включением в него вновь принятых сотрудников, которые начали работать в компании не с начала года.

График отпусков на предприятии составляется почти за год до самого отдыха, то предугадать как именно будут развиваться события практически невозможно. Предоставление отпуска вне графика отпусков не запрещается. Но этом случае в первую очередь должно учитываться желание сотрудника. В статье рассмотрим в каких случаях возможен отпуск вне графика и как его предоставить.

График отпусков

Перенос отпуска по желанию сотрудника

Жизненные обстоятельства могут поменяться в любой момент, а это может привести к тому, что работник захочет перенести время своего отдыха. Для того, чтобы это осуществить, в первую очередь работнику нужно будет подать на имя руководителя заявление. В заявлении должны указываться:

причина, по которой работник решил перенести свой отпуск;
новую дату начала отпуска;
продолжительность отдыха.

Подать заявление о переносе отпуска следует заранее, так как работодателю потребуется время для распределения обязанностей отсутствующего сотрудника. Если работник трудится в каком-либо подразделении, то ему потребуется также получить разрешение на отдых от своего непосредственного руководителя.

Каждый случай переноса отпуска руководитель рассматривает отдельно. Он учитывает производственные возможности своей компании и в том случае, если предоставление отпуска по его мнению является нецелесообразным, он вправе отказать в нет. Объяснение причин отказа в данном случае от руководителя не требуется.

Важно! Если в переносе отпуска работнику отказано, то он обязан продолжать трудиться. Если сотрудник примет решение самостоятельно прекратить работу, то его отсутствие на рабочем месте будет расцениваться как прогул. А это в свою очередь может привести к увольнению.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Как оформить отпуск вне графика

Если стороны договорились о переносе отпуска, то в потребуется издать соответствующий приказ, внести изменения в график отпусков, в также в личную карточку сотрудника.

Составление приказа на перенос отпуска. Оформить приказ на перенос отпуска можно оформить в свободной форме. Особенно ее удобно использовать, если отпуск переносят на довольно длительный срок (несколько недель или месяцев). Когда отклонение от графика незначительное, то приказ может быть оформлен по форме Т-6. В том случае, если отпуск переносится по желанию сотрудника, то основанием для приказа будет является его заявление. При этом на нем должна стоять отметка о согласии работодателя на перенос отдыха. Когда отпуск переносят по инициативе работодателя, то заявление для оформления приказа не потребуется. В приказе должно указываться следующее:

новый период отдыха;
причина переноса отпуска.

Работник должен ознакомиться с приказом в подтверждении этого поставить на документе свою подпись. После издания приказа переходят к внесению изменений в график отпусков.

2. Изменение графика отпусков. График отпусков составляется и утверждается за 2 недели до начала года. Составляется он на специальном бланке – Т-7. При внесении изменений в график, информация вносится в следующие графы.

графа 8: указываются основания для изменения периода отпуска (например, заявление работника);
графа 9: новая дата начала отдыха;
графа 10: причина переноса отпуска.

Важно! Иногда после переноса срока отпуска может вновь возникнуть необходимость изменить его период. В этом случае в график следует внести новую запись по новой сроке. Никакие исправления или зачеркивания не требуются.

Кто может брать отпуск в любое удобное время

Для отдельных категорий работников в нашей стране предусматриваться возможность самостоятельно определить удобное время для отпуска. Отказать в предоставлении отпуска таким работникам работодатель не вправе. Такими привилегиями обладают следующие категории граждан:

несовершеннолетние сотрудники;
женщины перед началом отпуска по БиР, а также сразу после него;
мужчины, если супруга находится в отпуске по БиР;
работники, которых ранее отозвали из очередного отпуска.

Перенос отпуска по вине работодателя

При возникновении определенных обстоятельств, период отпуска может быть перенесен. Происходит это по вине работодателя в следующих случаях:

в положенный срок работника не предупредили о начале отпуска (за 2 недели до отдыха);
в положенное время не была произведена выплата отпускных (за 3 дня до отпуска).

Когда переносится конец отпуска

Помимо этого, перенос времени окончания отпуска возможен и в том случае, если отдых попадает на:

время болезни работника (это должно подтверждаться больничным листком);
военные сборы;
период вызова работника в следственные органы (прокуратуру) как потерпевшего или свидетеля;
период исполнения работником государственных обязанностей.

При возникновении указанных обстоятельств, отпуск работника прервется, а значит и дата выхода на работу должна переноситься на более позднее время.

Предоставление отпуска новому сотруднику

Если работник трудится в компании первый год, то отпуск ему может предоставляется вне графика. Ведь когда его принимали на работу, график отпусков уже может быть утвержден, а право на отдых у нового сотрудника возникает уже после 6 месяцев работы. Для некоторых работников отпуск также может предоставляться и раньше полугода работы.

В этом случае новому работнику пойти в отпуск можно только по договоренности с руководителем. При этом определяется время для отдыха таким образом, чтобы это было удобно каждой из сторон.

Важно! Если работника приняли на место уволенного сотрудника, то ему может быть предоставлен отпуск в тот период, который был согласован для прежнего работника. В этом случае дополнительных кадровых перемещений не потребуется.

Что делать, если работодатель переносит отпуск без согласия работника

Если работодатель без согласия работника самовольно переносит время отпуска, то на него можно написать жалобу. Для этого обратиться потребуется в один из органов:

профсоюзную организацию (если такая в компании есть);
госинспекцию по труду;
прокуратуру;
суд.

При обращении с жалобой, сотрудники указанных организация проведут проверку и выяснят вправе ли работодатель отказать в предоставлении отпуска или переносить его по своей инициативе. Если в ходе проверке будут обнаружены нарушения трудового законодательства, то работодателя привлекут к административной ответственности.

Прежде чем обращаться с жалобой в вышеуказанные органы, работнику следует решить конфликт самостоятельно. Для этого с руководителем можно переговорить, указав на свои права, и определить время отпуска, которое будет удобно для обеих сторон.

Сроки ежегодного отпуска обычно заранее определяются в специальном графике, однако возможны случаи переноса отпускных дат на другой срок или даже другой год. Перенести время отдыха можно на основании приказа руководителя, если есть на то соответствующее основание.

В данной статье ниже можно скачать образцы распоряжений, на основании которых законно перенести время отдыха на другие даты по инициативе работника, в связи с больничным листком, производственной необходимостью и т.д.

Когда оформляется приказ о переносе отпуска?

Трудовое законодательство (ст. 124 ТК РФ) регламентирует возможность переноса или продления ежегодного оплачиваемого отпуска. Данная норма максимально учитывает потребности сотрудников и помогает работодателю упростить организацию бесперебойной работы компании.

Ситуации, при которых продлить или перенести отдых работодатель обязателен:

болезнь, травма, полученная во время отпуска (при оформлении больничного листа);
освобождение от работы по закону (выходные, праздничные дни совпадают с отпускным периодом);
иные случаи, обозначенные в действующем законодательстве и локальных актах фирмы.

По заявлению работника, где указана его собственная инициатива, и при согласовании с администрацией предприятия отпуск переносится на другой срок, если не была своевременно осуществлена выплата отпускных.

Также откладывается отдых при отсутствии письменного уведомления работника не позднее, чем за 14 дней до первого отпускного дня.

Существуют также негласные правила среди работодателей, соблюдая которые некоторые причины для переноса по инициативе работника можно признать уважительными:

смерть близкого родственника;
болезнь ребенка, отпуск переносится на более ранний срок для осуществления ухода;
санаторно-курортное лечение, период реабилитации после операции;
вынужденная поездка по России или за ее границы.

Во всех этих случаях сотрудник оформляет письменное заявление с указанием причины переноса отдыха «семейные обстоятельства», а работодатель составляет приказ.

В виде исключения перенос допустим в связи с производственной необходимостью, если предоставление отпуска в соответствии с графиком может неблагоприятно повлиять на показатели производительности компании. Такая процедура возможно только с согласия работника.

Беременные сотрудницы могут взять отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости утвержденного графика.

Документы основания для перенесения

При нарушении работодателем сроков извещения работника о начале отпуска или при несвоевременной его оплаты перенос осуществляется если от сотрудника поступит соответствующее заявление. Работник сам проявляет инициативу. На основании заявления сотрудника составляется приказ.

Если же в отпускной период работник заболел (открыл больничный лист) или был призван исполнить государственные обязанности (участие в судебных заседаниях, направление на военные сборы, вызов на допрос в прокуратуру), освобождающие по трудовому законодательству от работы, то в этих случаях отпуск продлевается автоматически, и сотрудник на работу выходит позже. Возможно не продлять текущий отдых, а перенести отпускные дни, совпавшие с больничным или выполнением обязанностей, на другой более поздний срок. Для этого нужна инициатива от работника в качестве заявления и согласие работодателя. Итогом становится составленный приказ о перенесении.

Для переноса отпускных дней в указанных случаях в качестве подтверждающих документов выступают листок нетрудоспособности, справки из государственных органов, подтверждающие исполнение норм закона сотрудника в определенный день.

Как перенести отдых на следующий год по инициативе работника?

Работодатель обязан предоставлять отпуск персоналу не реже 1 раза за 2 календарных года, в противном случае он подвергается санкциям.

Сотрудник вправе обратиться директору с просьбой перенести ранее согласованные даты отдыха на следующий год. Если в ходатайстве заявителя в качестве причин изменения периода отдыха не обозначены случаи (ст. 124 ТК РФ), при наступлении которых работодатель отказать не может, то при его рассмотрении директор может принимать решения на свое усмотрение.

Удовлетворительное разрешение вопроса о переносе отпускных дат на другой срок по инициативе работника в связи с семейными обстоятельствами сопровождается изданием приказа и внесением поправок в график отпусков. Для повышения шансов получения согласия от руководителя в заявлении причины необходимо излагать более подробно.

В связи с больничным

Только оформленный больничный лист может стать основанием для изменения дат ежегодного отпуска. Работник либо позже выходит на работу, то есть отдых продляется, либо отпускные дни переносятся на более поздний срок.

Продление возможно автоматически на основании только больничного без оформления заявлений и приказа. Если же работник желает перенести свой отпуск, то нужно писать заявление и получать одобрение работодателя.

Для переноса отдыха оформляются документы:

заявление работника с указанием желания переноса отдыха;
больничный лист, оформляется при обращении пациента в медицинское учреждение;
приказ, где прописывается распоряжение директора об изменении сроков отпуска сотрудника;
график Т-7, вносятся поправки на основании подписанного приказа.

Перенести можно только то количество дней, которые указаны в листке нетрудоспособности.

При производственной необходимости

По инициативе работодателя изменить период отпуска допускается в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ и при наличии согласия работника. Поводом для переноса отдыха сотрудника может послужить чрезвычайная (исключительная) ситуация на предприятии, производственная необходимость. Но четких формулировок подобных происшествий в законе не прописано. На практике к таким ситуациям можно отнести:

проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
сдача обязательной отчетности;
командировка;
поступление нового оборудования, техники для введения в технологический процесс.

Если работник находится в отпуске и возникает необходимость вызвать его на работу по производственной необходимости, то составляется приказ об отзыве на работу досрочно. Отозвать отпускника раньше срока можно только при его согласии.

Образец оформления

Выводы

Перенос отпуска без согласия сотрудника является нарушением.

Вопрос изменения сроков отпускного периода зачастую становится причиной разбирательств, трудовых споров, разрешение которых возможно только через суд.

Отказать в переносе отпуска работнику работодатель вправе, если обстоятельства для этого не являются обязательными для исполнения в соответствии с Трудовым кодексом.

Статьей 124 ТК РФ устанавливается запрет на любое изменение периодов отдыха для несовершеннолетних и сотрудников, занятых на работе с вредными и опасными участками производства.

Все остальные случаи подлежат личной оценке руководителя, он может отказать заявителю в ходатайстве. Определение степени «уважительности» предоставлено лично главе предприятия. Если подчиненный не согласен с принятым решением, то ему необходимо обратиться в суд.

Если в отпуск взять необходимо, а директор не идет на встречу подчиненному, то допускается оформление отпуска за свой счет.

Читайте также: