Как оформить перенос отпуска в связи с коронавирусом

Опубликовано: 08.05.2024

Распротранение вируса COVID-19 в России заставило многих работодателей приостановить деятельность, переводить персонал на удаленную работу, вводить простой на предприятии.

Можно ли пойти в оплачиваемый отпуск в связи с коронавирусом?

Ежегодный оплачиваемый отпуск планируется еще в декабре предыдущего года. В частности на 2020 год отдых каждого сотрудника запланирован еще в декабре 2019 года.

Если по графику ежегодный оплачиваемый отпуск работника выпадает на период объявленных нерабочих дней в связи с коронавирусом, то он может пойти отдыхать в установленные даты с выплатой отпускных.

Работнику при этом не нужно писать заявлений. Работодатель должен за 2 недели предупредить работника о предстоящем отдыхе письменно, за 3 дня начислить и выплатить отпускные.

Если в период карантина по коронавирусу в связи с объявленными выходными днями Президентом РФ В.В. Путиным ежегодный отпуск не запланирован, то работник при желании может попросить работодателя предоставить его, то есть перенести сроки с запланированных на более ранние. При этом работнику нужно написать заявление о переносе отпускных сроков.

Если работодатель не против переноса отдыха, то готовится соответствующий приказ, вносятся изменения в график отпусков, работнику в стандартном порядке начисляются отпускные.

Предложение лучше оформить в письменном виде, в ответ на него работник пишет согласие на перенос отпуска.

Когда нужно писать заявление работнику?

Заявление для ухода в отпуск в период коронавируса пишется работником только добровольно и в следующих ситуациях:

человек хочет перенести отпускные даты с запланированных на более ранние;
сотрудник соглашается с предложением работодателя по переносу отдыха;
отпуск не запланирован в графике на 2020 год, и работник добровольно решает использоваться его сейчас.

Если отпускные даты в графике Т-7 установлены на период с 30 марта по 30 апреля 2020 года (нерабочие дни, объявленные В.В. Путиным), то писать заявление не нужно.

Объявленные нерабочие дни, попавшие в период отдыха отпускника, не продляют отпуск и не отодвигают сроки его окончания.

Как оформить запрос на перенос отпускных дней?

Чтобы перенести запланированный отдых, нужно написать заявление о переносе отпуска по графику. В тексте высказывается либо просьба о перенесении сроков, либо согласие на это действие в ответ на предложение директора.

В заявлении нужно указать количество отпускных дней, подлежащих переносу, а также точные сроки начала и окончания периода отдыха.

Если пишется согласие на уведомление работодателя, то в тексте можно дать ссылку на него.

Подписанное работником заявление передается руководителю, который принимает по нему решение, визирует его и готовит приказ о переносе отпускных дат и внесении изменений в график.

Оформление неоплачиваемого отпуска за свой счет возможно только в том случае, если работник сам проявил инициативу, попросив выходных дней на основании своего заявления.

Отправление персонала отдыхать без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не допустимо ни при каких обстоятельствах. Эпидемия коронавируса также не является основанием для принуждения работников к написанию заявления на отгулы за свой счет.

Если на работника давить и заставлять его уйти за свой счет на неопределенный период времени, то он вправе жаловаться в трудовую инспекцию.

На сайте онлайнинспекция.рф создана горячая линия для пострадавших от предприятий нарушителей трудового законодательства, через горячую линию можно получить консультацию (в срок до 3 рабочих дней) или подать жалобу (будет рассмотрена в течение месяца).

Работник пишет заявление о том, что желает получить выходные дни без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами или в связи с объявленным карантином (режимом самоизоляции) по коронавирусу.

В тексте указывается количество неоплачиваемых дней, запрашиваемых заявителем за свой счет, а также дата начала данного отпуска.

После подписания заявление передается директору, которые его одобряет и готовит приказ о предоставлении отпуска без содержания.

Можно ли перенести оплачиваемый отпуск в связи с коронавирусом?

Оформить перенос отпуска по причине эпидемии COVID-19 можно, но по согласованию сторон.

Возможность переноса отпуска есть, при этом случаи прописаны в ст.124 ТК РФ. В этой статье указано, что перенести отдых можно в связи с больничным, исполнением гос.обязанностей, а также в случаях, предусмотренных локальными актами и трудовым законодательством.

Случаи наступления эпидемии в качестве причины для переноса не предусмотрены. Однако сказано, что перенести отдых можно по инициативе работника или работодателя, если вторая сторона не против этого.

То есть у сотрудника есть право обратиться к руководителю с заявлением о переносе отпуска, указав в качестве причины распространение коронавируса в стране. Директор может как удовлетворить просьбу и перенести отпуск, внеся изменения в график, так и отказать. Любое решение будет законным.

Аналогично у работодателя есть право обратиться к работнику с предложением перенести отпуск по графику на другие сроки. Сотрудник также вправе согласиться или отказаться, и это будет законным.

Таким образом, сам факт распространения коронавируса в РФ не является законным основанием для переноса оплачиваемого отпуска в одностороннем порядке. Необходимо согласие обеих сторон, чтобы перенести время отдыха на другой срок.

Как оформить перенос и внести изменения в график?

Инициативе может исходить от любой стороны трудовых отношений.

Если инициатор перенесения сотрудник, то процедура оформляется так:

Работник пишет заявление о переносе с указанием новых желаемых сроков отпуска, в качестве причины можно указать семейные обстоятельства или эпидемия коронавируса, которая внесла изменения в планы человека.
Директор согласовывает заявление, пишет на бланке свою резолюцию о согласии или отказе.
Руководитель утверждает приказ о переносе и внесении изменений в график Т-7.
Кадровый специалист вносит корректировки в форму Т-7, указывая новые сроки оплачиваемого ежегодного отпуска.
Работника ознакомливают под роспись с изменениями.

Если инициатор работодатель, то процедура оформляется так:

Руководитель направляет сотруднику уведомление с предложением перенести время отдыха по графику на другие сроки.
Работник соглашается (или отказывается) письменно с предложением.
Руководитель издает приказ о внесении изменений в график в связи с перенесением.
Кадровый специалист корректирует график форма Т-7.
Сотрудник уведомляется под роспись о внесенных изменениях в его запланированный отдых.

Независимо о того, кто стал инициатором изменений, необходимо помнить о правиле ТК РФ, согласно которому, уведомить сотрудника о сроках отпуска нужно за 2 недели до его начала. Несоблюдение этого условия ведет к нарушению ТК РФ. Об этом, прежде всего, должен помнить работодатель.

Например, если отпуск сотрудника запланирован на лето (допустим, с 01 по 14 июля 2020 года), а 30 марта 2020 года работодатель решил перенести его на период самоизоляции в связи с коронавирусом (допустим, с 01 по 14 апреля 2020 года), то это будет нарушением. Не соблюдается правило об уведомлении сотрудника о срока отдыха за 2 недели.

Заявление с просьбой о переносе отдыха по причине коронавируса должно содержать, помимо стандартных реквизитов:

Пример оформления:

Заявление о согласии на изменение отпускных, составляемое в ответ на письменное предложение работодателя, должно содержать информацию:

факт согласия с предложением работодателя;
реквизиты уведомления с предложением изменить даты отдыха;
новые сроки и количество переносимых дней.

Пример оформления:

Приказ руководителя должен содержать:

распоряжение перенести запланированный отпуск работником на другие сроки (указываются действующие и новые даты отдыха);
поручение ответственному лицу внести изменение в график Т-7;
поручение ознакомить данного сотрудника с изменениями его отпускных дат;
в качестве основания указывается заявление работника, или его согласие с уведомлением.

Пример оформления:

Как работникам планировать отдых в дальнейшем?

В связи с ситуацией распространения коронавируса и неоднозначных ответах на вопрос, когда это закончится, у многих возникает вопрос, как планировать свой отпуск. Стоит ли рассчитывать на то, что появится возможность поехать за границу в 2020 году? Будут ли открыты границы РФ на выезд и границы других государств на въезд? Может стоит планировать свой отпуск в пределах РФ?

Данные вопросы еще могут мучить также из-за непонятной ситуации с рублем и ценами.

Подождать с преждевременным планированием до разъяснения ситуации с коронавирусом.
Планировать свой отпуск лучше в пределах России (Алтайские горы, Кавказ, Байкал, Черноморское побережье и множество других интересных мест есть в РФ). При этом важно понимать, что скорее всего цены на внутренний туризм возрастут в связи с увеличившимся спросом.
Не рассчитывать на скорое открытие границ других стран для туристов.

Возможно, многие отменят и вовсе свои поездки в этом году в связи с потерей доходов.

Полезное видео

Как планировать свой отпуск на фоне распространения коронавируса смотрите в видео:

Меры безопасности из-за COVID-19 заставляют подчас прибегать к внеплановым мерам — перевод на удаленную работу, неполный день, дополнительные мероприятия в офисе. Закон не запрещает и предоставлять отпуск в этот период. Особенно, если он запланирован и учтен в графике отпусков.

Но как быть, если сотрудник внезапно решил отказаться от отдыха? Например, он говорит, что не может улететь по путевке или сдал положительный тест на вирус и теперь будет на изоляции дома.

Недавно мы разбирали два похожих кейса. В первом случае работник отправил заявление на отпуск, который ему уже оплатили. Но за несколько дней до его начала он сообщил, что сдал положительный тест на COVID и теперь будет работать дома на самоизоляции. Во второй ситуации человек также написал заявление, но позднее отозвал свой документ, хотя отдых тоже уже оплатили.

Компании, как правило, готовы идти навстречу, но ситуация не так проста, как кажется. Дело в том, что Трудовой кодекс РФ не предусматривает отмены отдыха. Вместе с тем, ежегодный оплачиваемый отпуск надо продлить или перенести, если сотрудник заболел. Об этом в частности говорит ст. 124 ТК РФ. Конечно, у человека при этом должен быть открыт больничный лист. Просто продлить отпуск из-за того, что он находится на самоизоляции, недостаточно.

Чтобы оформить продление, необходимо получить от работника копию или скан листка нетрудоспособности и соответствующее заявление. Главное, чтобы в этом документе была указана причина и предполагаемые даты будущего отдыха. После чего компания должна издать приказ о переносе из-за временной нетрудоспособности. Это документально подтвердит, что ранний приказ об отпуске отменяется, а отпуск переносится. Аналогично решается и ситуация с переносом отпуска.

Столь же важен и вопрос уже выплаченных отпускных. Ваше решение лучше также зафиксировать в этом приказе. Между тем, удержать по своей инициативе уже перечисленные средства вы не можете. Это прямо запрещает Трудовой кодекс. Как же быть в такой ситуации? Как вариант, вы можете договориться с работником о том, что он вернет деньги в кассу или даст свое согласие на перечисление отпускных из зарплаты.

Еще один вариант — зачесть выплаченные деньги в счет будущей заработной платы. Для этого также необходимо заявление от сотрудника. Сравните размер оклада, которое человек должен был получить за время отпуска — если зарплата окажется больше выплаченных отпускных, сделайте доплату, если меньше — переплата отпускных пойдет в счет будущей зарплаты. В любом случае, у вас должен быть документ, который подтвердит согласие человека на тот или иной вариант.

Иначе сотрудник может обратиться с жалобой в ГИТ или прокуратуру, а внеплановая проверка увидит у вас нарушение, связанное с неправильным начислением зарплаты. Как следствие, возможны штрафы по ст.5.27 КоАП РФ.

А далее вы вносите изменения в карточку Т-2, если она есть, меняете информацию в графике отпусков и табеле учета рабочего времени и производите перерасчет зарплаты. В зависимости от ситуации. вам надо будет поставить в нем код «Я» или код «Б».

В завершении отмечу важную деталь, основанную на ст. 124 ТК РФ. Сотрудник не вправе отозвать свое заявление на отпуск, но он может требовать о его переносе в установленных законом случаях.

Учитывая нынешнюю ситуацию, многие стараются идти навстречу изменившимся планам своих сотрудников. Особенно, если отпуск отменяется из-за болезни. Это понятно и справедливо по отношению к людям. Но панически опасаться возможных жалоб сотрудника не стоит. Нужно лишь опираться на действующие нормы законодательства — обосновать перенос или отказ от переноса отпуска и правильно возместить уже выплаченные средства. Кодекс дает для этого возможности.

Нет, нельзя. Очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливает график отпусков. График обязательно соблюдать как сотруднику, так и работодателю. Перенести дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. Инициатором переноса может выступать как работодатель, так и сотрудник. Поэтому если сотрудник и работодатель согласны перенести отпуск из-за коронавируса, то оформите перенос.

Подскажите, пожалуйста, как можно сократить расходы на содержание транспорта? У нас в парке автомобиль директора, вахтовый автобус и несколько грузовых автомобилей

Почти 50% ФОТ в нашей компании составляют премии, большинство не связаны с исполнением плана по прибыли. То есть если даже компания в убытке, премии плати. Какие антикризисные меры посоветуете?

По плану оптимизации затрат мы должны снизить общехозяйственные расходы на 20% за месяц? Что можете предложить? Как поступают другие компании?

В соответствии с положением об управлении дебиторской задолженностью, наше предприятие продолжает отгружать товар в долг еще неделю после того, как дебитор не расплатился в срок. Планируем поменять формулировку. У вас есть образец?

Мне нужен образец ежедневного отчета о проведенных платежах и прогнозе оплат на завтра. Можете помочь?

Слышала, что некоторые компании премируют персонал за антикризисные инициативы. Какие могут быть инициативы и какие премии?

Как можно снизить управленческие расходы?

Новый клиент требует сразу отсрочку платежа 30 дней. До этого мы предоставляли отсрочку только после 6 мес. сотрудничества. Подскажите, стоит ли давать?

Как рассчитать вероятность кассового разрыва?

Скажите, пожалуйста, как эффективнее распределить ответственность за антикризисные меры в компании?

Чтобы оптимизировать расходы на персонал, мы хотим разделить оклад офисных сотрудников на оклад и премию, ввести KPI. У вас есть KPI для финансовой службы? Может бухгалтерии?

У нас за месяц выручка упала на 30%. Как выдержать требования банков к оборотам по счетам?

Мы планируем перейти на режим оплаты по вторникам и четвергам, как это лучше донести до всех заинтересованных лиц?

У нас большой перерасход по оплатам, что можно сделать в этой ситуации?

Из-за нестабильности в компании и удаленки срок согласования заявок на оплату затягивается на неделю. Как его можно сократить без ущерба для компании?

Руководитель поставил перед мой задачу провести анализ рисков платежей. У вас есть методика?

Из-за ситуации в экономике наш бюджет, который принимали в октябре, устарел. По регламенту должны сверять с ним заявки на оплату и только потом согласовывать. Как лучше пересмотреть этот порядок, чтобы исключить рост внеплановых расходов?

Сколько денег нужно оставлять на расчетном счете на следующий день? На критический случай. Как-то можно посчитать?

Есть ли формула для расчета предельного срока отсрочки платежа для компаний-дебиторов? Максимального периода?

Наша компания отгружает товар с отсрочкой всем клиентам, кроме новых. Хотим как-то гарантировать оплату - просить поручительство собственника или гарантию банка. Как выбрать между этим инструментами?

Покупатель просит дополнительную скидку и готов в обмен подписать допсоглашение и сократить отсрочку платежа на 2 недели. Как посчитать размер скидки за 2 недели?

Как в текущих условиях рассчитать максимальной размер дебиторской задолженности?

У нас стала сильно нестабильной оплата дебиторки, как можно ужесточить контроль поступлений?

Из-за весенних нерабочих дней нам не удастся скорее всего распродать демисезонную коллекцию одежды. Как сэкономить - распродать ее с максимальной скидкой, как только карантин закончится, или сохранить до осени?

У нас швейное производство, работаем на импортном сырье. После скачка доллара еле покрываем до убытков не дошли, но хочется посчитать риски. Как посчитать, во сколько обойдется перейти на импортное сырье?

Как сократить затраты на аренду офиса?

Есть идея попросить дебиторов сдвинуть сроки оплаты в нашу пользу - быстрее платить. Как лучше сформулировать, чтобы уговорить? Что другие компании предлагают? Отрасль - производство и торговля продуктами питания

Если Путин объявил нерабочие дни до 30 апреля, выплаты по кредитам автоматически перенесутся на первые рабочие дни после этого срока?

Как можно сократить затраты на рекламу? Директор опасаются, что просядут продажи

У нашей компании есть две газели и три грузовых автомобиля, на которых развозили заказы клиентам. Сейчас из-за нерабочих дней машины простаивают. Может быть машины продать и перейти на аутсорсинг? А что делать потом - снова покупать?

Если мы получим помощь от государства - кредитные каникулы, надо ли будет переоформлять залог?

До апреля мы работали с покупателями только по оплате. Но сейчас все конкуренты предлагают отсрочки, нам тоже придется. Как перейти на новые условия работы? Как документы потребуются?

Наша компания занимается туризмом и из-за запрета на работу из-за коронавируса мне придется сократить половину сотрудников финансовой службы или снизить зарплаты Как донести эту информацию, чтобы эффективность работы не пострадала?

Собственник попросил подготовить план оперативных антикризисных мер в компании. У вас есть пример?

Как сейчас можно сократить постоянные затраты? У нас упали продажи, переменные сократились, а постоянные все те же

Если наша компания получит льготный период по кредиту и остановит платежи банку, не выпишут ли нам штраф или неустойку, как это все будет организовано? Или штрафы тоже обнулятся позже?

Как можно сократить расходы на арендную плату? Арендуем торговые площади

Посоветуйте, пожалуйста, как действовать. Компания-дебитор, входит в десятку наших крупнейших закупщиков, перестала платить и не идет на переговоры. Что можно сделать в этой ситуации?

Наша компания - из малого бизнеса, у нас сеть небольших продуктовых магазинов в Барнауле. Можем ли мы рассчитывать на льготный период по кредитам и займам?

Если мы приостановим выплаты по аренде и оплату поставщикам, когда на нас могут подать на банкротство?

Обязан ли работодатель предоставлять в службу занятости информацию о мониторинге режима труда и увольнения сотрудников в связи с коронавирусом?

Как перевести сотрудников на неполный рабочий день из-за кризиса, так как не можем обеспечить их работой?

Мы хотим перевести сотрудников на удаленную работу. Как это оформить?

Что означает режим чрезвычайной ситуации и режим чрезвычайного положения?

Сотрудник продолжает работать во время карантина и запросил справку с работы. В какой срок нужно выдать ему такую справку?

Действует ли мораторий на увольнение сотрудников во время карантина?

Как принимать на работу сотрудников во время карантина?

Можно ли принять заявление об увольнении сотрудника по собственному желанию во время карантина?

Нужны ли пропуска или справки для передвижения по городу, если объявили режим самоизоляции в нерабочие дни из-за коронавируса?

Причин переноса трудового отпуска достаточно много: болезнь работника в период отдыха, выполнение государственных обязанностей, невыплата ему в срок отпускных, несвоевременное информирование о начале отпуска со стороны работодателя, личные обстоятельства. Одна из причин переноса отпуска – производственная необходимость, ситуация, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте может иметь негативные последствия для фирмы.

Инициатива работодателя и права работника

Возможность переноса отпуска, исходя из необходимости эффективной работы фирмы, производства в целом, определяется работодателем. Статья 124 ТК РФ называет три обязательных момента такого переноса:

чрезвычайная, исключительная ситуация;
отсутствие определенного сотрудника может иметь негативные последствия для организации, ИП;
согласие сотрудника.

Отметим, что перечня исключительных ситуаций законодательство не содержит. На практике они возникают, когда:

фирма проходит проверку извне, а сотрудник ответствен за данный участок работы;
необходимо сдать отчетность в определенный срок;
предстоит срочная командировка;
сотрудник должен заменить отсутствующего руководителя (например, по болезни);
поступает новое оборудование, техника, возникает необходимость наладить ее работу;
в любых иных случаях, когда необходимо безотлагательное присутствие работника.

Статья 124 ТК РФ устанавливает запрет на любое перенесение отпуска:

несовершеннолетним;
работникам вредных, опасных участков и производств.

Нельзя переносить оплачиваемый отпуск два года подряд, перенесенный отпуск должен быть предоставлен работнику в течение 12 месяцев.

За нарушение прав работника статья 5.27.1 п. 1 КоАП устанавливает штрафы:

При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением в адрес администрации (ИП).

Важный вопрос: может ли администрация заставить работника перенести отпуск, руководствуясь производственной необходимостью. Ответ на него отрицательный. Перенесение отпуска без согласия работника является нарушением.

Кстати говоря! Перенос отпуска обязательно должен быть зафиксирован в графике отпусков.

Как оформить

При переносе отпуска в связи с производственной необходимостью:

не требуется заявление сотрудника;
требуется письменное согласие сотрудника.

Перенос отпускного периода оформляется приказом. На основании этого документа кадровая служба вносит изменение в график отпусков. Согласие работник может выразить, поставив свою подпись под приказом, с соответствующей собственноручной пометкой, например: «с приказом ознакомлен и согласен».

Вместе с тем целесообразно уведомить сотрудника о переносе заранее, до издания приказа, и получить его согласие. Такой порядок удобен и работнику и администрации.

Форма уведомления и форма приказа на перенос отпуска по «производственной» причине законодательно не утверждены. Применяются бланки, утвержденные ЛНА. Указанные документы регистрируются и хранятся в соответствии с принятым порядком документооборота. Их наличие может заинтересовать, к примеру, инспекцию по труду в случае возникновения спорной ситуации с работником или в ходе плановой проверки.

Уведомление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью состоит из:

наименования фирмы;
ФИО и должности работника;
текста, уведомляющего о том, что предоставление отпуска в определенные сроки может негативно сказаться на производственных, управленческих процессах;
перечисления причин негативных последствий;
предложения перенести отпуск на другой период;
указания этого периода;
ссылки на ст. 124 ТК РФ;
напоминания, что перенос отпуска возможен только с согласия сотрудника;
подписи руководителя.

На уведомлении сотрудник ставит пометку, что с информацией он ознакомлен и согласен на перенос (если согласен), ставит свою подпись.

Приказ о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, кроме общих для всех приказов реквизитов, должен содержать следующую информацию:

Читайте также: