Как оформить приказ на отпуск если отпуск за разные периоды

Опубликовано: 17.09.2024

ТК РФ требует для работника обязательного ежегодного предоставления отпуска. Тем не менее, возможны ситуации, в которых отпуск единовременно дается не за один год работы. О причинах возникновения таких ситуаций и об особенностях оформления приказа на отпуск за несколько лет — в нашем материале.

Причины одновременного предоставления отпуска за разные периоды

Несмотря на наличие правила, обязывающего оправлять работника в отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в реальности отпуска, относящиеся к разным периодам, нередко объединяются. Обусловлено это наличием возможности (ст. 124, 125 ТК РФ):

переносить время отдыха — перенос возникает при:
- совпадении отпуска с больничным или временем исполнения государственных обязанностей;
- несоблюдении сроков выплаты отпускных или предупреждения о предстоящем отпуске;
- наличии производственной необходимости в присутствии работника на работе;
Все эти процедуры требуют согласования с работником того периода времени, на который сместится отпуск. В т. ч. допускается присоединение времени, оставшегося неиспользованным, к отпуску или части отпуска за следующий год (ст. 124, 125 ТК РФ).

Можно ли объединить разные периоды отпуска в один?

Право работника на отпуск определяется ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Причем года эти для каждого из работников отсчитываются индивидуально, поскольку отправной точкой для них служит дата трудоустройства работника к работодателю, предоставляющему отпуск.

Количество подлежащих использованию за определенный год дней зависит от:
- наличия и полноты стажа, дающего право на ежегодный отдых (ст. 121 ТК РФ);
- количества дней, образующих основной отпуск — оно для возраста, отрасли или профессии может оказаться больше стандартных 28 календарных дней, установленных ст. 115 ТК РФ;
- наличия условий труда, требующих предоставления дополнительного отпуска, дни которого следует присоединять к продолжительности основного времени отдыха (ст. 116 ТК РФ).
Каждый из этих показателей от года к году может меняться, давая различающееся число дней отпуска, относящихся к конкретным годам. Но даже если количество дней отдыха год от года не меняется, их необходимо фиксировать в привязке к каждому конкретному году, поскольку только такой учет позволит судить о:
- полном или неполном использовании отпуска за соответствующий год;
- правильной или неправильной разбивке отпуска на части.
Именно поэтому во всех документах, отражающих сведения об отпусках (приказе на отпуск и личной карточке) сведения о числе предоставляемых и фактически использованных дней отдыха всегда приводятся с одновременным указанием периода, за который эти дни предоставляются.

И по этой же причине при объединении дней отпуска, предоставляемых за разные годы, данные, относящиеся к разным годам, должны быть разделены. Указание же периода, объединяющего в себе разные годы, не позволит просто и однозначно интерпретировать данные о соотношении числа отпускных дней и конкретных лет, к которыми эти дни связаны.

Пример приказа на отпуск за несколько лет

Достичь разделения количества дней отпуска по годам при оформлении приказа на отпуск за несколько лет можно, создав:
- несколько документов, каждый из которых будет соответствовать своему году, — для такого варианта можно использовать унифицированные бланки приказа (Т-6, Т-6а), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1;
- один документ, в котором помимо общего количества дней предоставляемого отпуска будет приводиться и разбивка этого количества по годам — в этом случае бланк формы Т-6 потребуется доработать, а в бланке формы Т-6а достаточно будет для сотрудника, использующего отпуск за несколько лет, заполнить несколько строк подряд.
Пример оформления приказа, содержащего разбивку общего числа дней отдыха по годам, на бланке, основу которого составляет форма Т-6, смотрите на нашем сайте:

Трудовым законодательством предусмотрено несколько видов отпусков, каждый из которых регламентируется распорядительным актом.

Как правильно составить приказ на отпуск

Требования по оформлению распоряжения едины:
1. Дата и номер документа. Нумерация общая для всех видов либо отдельная по категориям.
2. Город, если рабочее место сотрудника удалено от головного офиса компании или отдела кадров.
3. Название и причина издания указания.
4. Подпись руководителя и работника.
Распорядительный акт составляется как на одного сотрудника, так и на несколько человек одновременно, при условии идентичного содержания акта.

Формы приказов

В Трудовом кодексе указаны следующие виды отпусков:
- очередной;
- дополнительный;
- без сохранения заработной платы; ;
- ученический.
Отпуск по учебе или беременности и родам оформляется при наличии специальных справок. В первом случае выдается справка-вызов из учебного заведения, во втором – лист нетрудоспособности. Распорядительные акты заполняются по форме Т-6.

Образец приказа на учебный отпуск доступен по ссылке.

Если требуется замещение, составляется документ о возложении обязанностей на другого работника.

Приказы для разных видов отпуска

Каждому типу отдыха соответствует распорядительный акт. Несоблюдение правил составления и ведения документации приводит к неправильному подсчету дней отдыха, некорректному начислению заработной платы и ошибкам в расчете отпускных.

В форме Т-6 обозначаются категории отпусков:
- «А» для ежегодного;
- «Б» для остальных видов (дополнительный, без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам).
Заполняются бланки в зависимости от заявления работника, вписывается период отсутствия.

Оформление отпуска генерального директора

Приказ на отпуск генерального директора оформляется иначе процедуры по Трудовому кодексу. Порядок определяется Уставом организации и локальными актами. Заявление директора рассматривает совет директоров или учредители компании. Издается распоряжение о возложении обязанностей директора на другого работника на время отпуска.

ВАЖНО! Если гендиректор – единственный учредитель, он назначает сам себе период отдыха.

Образцы приказов

Распоряжение составляется в соответствии с Трудовым законодательством или в произвольной форме. Зависит от типа отпуска.

Ежегодный оплачиваемый

Очередной оплачиваемый отпуск (28 дней) обязателен для всех трудоустроенных людей. Дополнительно издается указание об утверждении графика отпусков, по которому устанавливается очередность ухода на отдых сотрудников компании.

ВНИМАНИЕ! В расчет периода берется год с момента оформления человека, а не календарный.

Распорядительный акт на очередной отдых составляется по регламенту:
1. Номер и дата составления.
2. Полностью фамилия, имя, отчество сотрудника.
3. Должность и структурное подразделение.
4. Пункт «А» с указанием продолжительности отдыха.
5. Пункт «В», который дублирует предыдущую запись.
6. Подписи с расшифровкой руководителя организации и работника.
Если человек оформляет одновременно очередной и дополнительный отпуск, это фиксируется в строчках «А» и «Б». В графе «В» указывает общее количество дней отдыха.

Образец распоряжения на ежегодный оплачиваемый отдых можно скачать по ссылке.

Без сохранения заработной платы

Этот тип оформляется стандартно, но не подлежит оплате. Составляется по согласованию с начальником, который вправе отказать. Кроме случаев, когда причиной заявления явилась смерть близкого родственника, свадьба или рождение ребенка.

Для оформления отдыха без содержания необходимо соответствующее заявление от сотрудника.

Образец заполнения формы распоряжения на отдых за свой счет представлен по ссылке.

Отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска возможен при возникновении неотложных задач в рабочем процессе. Оформляется по письменному согласию сотрудника о прерывании отдыха.

Распоряжение на отзыв составляется в произвольной форме, в которой указывается количество неиспользованных дней и период, когда они будут возмещены.

Образец распоряжения на отзыв доступен по ссылке.

Перенос отдыха

Перенос дат возможен по желанию работника и согласию работодателя максимум на 12 месяцев после окончания рабочего года. Право перенести запланированный отдых имеют:
- матери с детьми младше трех лет;
- сотрудники, жены которых ушли в декрет;
- усыновители с детьми до трех месяцев;
- жены военнослужащих;
- несовершеннолетние работники.
Если перенос сроков отдыха происходит по инициативе сотрудника, заявление составляется за две недели до этого. В случае непредвиденных обстоятельств – по факту их наступления. Издается соответствующее указание.

Оформление приказа произвольно. Указывается период запланированного отдыха и даты переноса.

Образец распоряжения о переносе дат отдыха можно скачать здесь.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:
Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.
- Свидетельство о рождении ребёнка.
- Справка-вызов из учебного учреждения.
- Справка о стаже работы.
- Листок нетрудоспособности.
- Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.
Как правильно составить приказ

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.

Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.

Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.

Приказ на отпуск по беременности, родам

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.

Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.

Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.

Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6

Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.

Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.

Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.

Документом, на основании которого работникам предоставляется отпуск того или иного типа, является приказ. Важно правильно его составить, чтобы в дальнейшем избежать как проблем с проверяющими органами, так и недопонимания с нанятым лицом. В этой статье мы расскажем о том, по каким правилам формируется документ, и о его особенностях при предоставлении отпусков разного типа. Также здесь вы найдете образец приказа на отпуск.

Основные правила

В соответствии с ТК РФ, другими российскими законами, трудовым договором и внутренними нормативными документами, работодатель предоставляет нанятому лицу отпуска разных типов. Алгоритм их оформления примерно одинаков:
- получаем от работника заявление (не требуется, если отпуск предоставляется по графику), а в некоторых случаях – дополнительные документы;
- оформляем приказ на отпуск;
- подписываем его у руководителя;
- знакомим с ним сотрудника под подпись;
- передаем копию в бухгалтерию для расчёта оплаты.
Каким бы ни был отпуск – ежегодным оплачиваемым, без сохранения зарплаты, «декретным» либо иным – перед его началом составляется приказ о предоставлении отпуска работнику. Это локальный нормативный акт, который даёт право лицу отсутствовать на рабочем месте в оговоренный срок по определённой причине.

Как составить приказ

До 2013 года для оформления приказа на отпуск применялась форма Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Сейчас использовать её необязательно. Однако она содержит все необходимые реквизиты, и многие работодатели в качестве приказа на отпуск по-прежнему её используют.

В бланке необходимо заполнить всего несколько полей, и приказ готов. В нём отражается следующая информация:
- название организации;
- номер приказа и дата его составления;
- ФИО работника и его табельный номер;
- структурное подразделение, в котором он трудится, а также должность;
- тип отпуска;
- период, за которой предоставлен отпуск, количество дней или срок, в течение которого работник будет отсутствовать (в зависимости от вида отпуска заполняются блоки «А» и/или «Б»);
- общая продолжительность отпускного периода (в блоке «В»). Если предоставляется отпуск только одного типа, его период также нужно продублировать в этой строке.
Приказ о предоставлении отпуска готовит, как правило, отдел кадров. Основанием служит какой-либо документ, что зависит от типа отпуска. Копия утверждённого документа направляется в бухгалтерию. Информацию об отпуске на основании приказа необходимо внести в личную карточку работника.

Ежегодный отпуск

Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск составляется на основании графика отпусков. Часто работодатели настаивают на том, чтобы сотрудники дополнительно писали заявление на отпуск. Однако если он предоставляется по графику, то это лишнее. Другое дело, когда отпуск предоставляется вне графика – такой вариант возможен по соглашению сторон. В этом случае работник должен написать заявление.

Распространённый вопрос: за сколько дней до отпуска надо выпустить приказ? Законодательство не регламентирует точный срок оформления этого документа. Однако в статье 123 ТК РФ сказано, что о наступлении отпуска работника нужно проинформировать не менее, чем за 2 недели. Как именно это сделать, решает работодатель. На практике сложилось так, что эту функцию выполняет именно приказ о предоставлении отпуска работнику. А значит, оформить его необходимо как минимум за 14 дней до наступления отпуска.

Если же на предприятии принято поступать иначе (например, за 2 недели работнику выдаётся извещение), то приказ можно составить и позже. Важно лишь помнить, что без него бухгалтерия не сможет рассчитать и перечислить отпускные. Выплата же должна быть произведена не позже, чем за 3 дня до наступления отпуска. Так что тянуть с приказом в любом случае не стоит.

Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска. Также заполняется строка «за период работы» – в ней отражается срок, за который положен ежегодный отпуск.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Некоторые категории работников получают дополнительные дни отпуска. Например, работающим в условиях Крайнего Севера дополнительно полагается 24 календарных дня. А тем, кто трудится по ненормированному графику, дополнительно даётся 3 дня. Если условия труда работника признаны опасными и/или вредными, ежегодно ему полагается минимум 7 дополнительных отпускных дней. Точная продолжительность такого отпуска должна быть прописана в трудовом договоре – она зависит от результатов спецоценки труда и от отраслевых соглашений.

Ежегодный и дополнительный оплачиваемые отпуска могут предоставляться подряд. В этом случае в форме Т-6 каждый из них указывается отдельно: в блоке «А» отражаются данные о регулярном отпуске, в блоке «Б» – о дополнительном. В блоке «В» указывается общая продолжительность, то есть дни и периоды обоих отпусков суммируются.

По такому же принципу заполняется форма Т-6 в том случае, если сотрудник берёт подряд два отпуска разных типов, например, ежегодный, а вслед за ним «без содержания».

Отпуск без сохранения оплаты

Такой вид отпуска может оформляться как по определённым основаниям, так и без них, то есть просто по желанию работника (если работодатель согласен). Основания могут быть такими: рождение в семье ребенка, смерть близкого родственника, заключение брака, учёба в государственном ВУЗе или вступительные экзамены. Кроме того, такой отпуск предоставляется инвалидам (до 60 календарных дней в году), пенсионерам (до 14 дней), членам избирательных комиссий, членам семей военнослужащих или сотрудников органов внутренних дел и иным категориям работников.

В указанных выше случаях, а также в некоторых других, работодатель не может отказать работнику в отпуске без содержания. Но лишь при том условии, что он представит соответствующий документ. Например, при запросе ученического отпуска требуется справка-вызов из учебного заведения, при запросе отпуска работником-инвалидом – справка об установлении инвалидности и так далее. В некоторых случаях такие документы могут быть предоставлены уже после отпуска. Это касается, в частности, свидетельств о рождении, о смерти или о вступлении в брак. Ведь эти документы появятся у работника позже срока, на который ему требуется перерыв в работе.

Если же документального подтверждения необходимости отпуска нет, работодатель вправе в нём отказать. Вопрос предоставления отдыха без оплаты при отсутствии законодательно закреплённых оснований решается по согласованию сторон.

Для получения отпуска за свой счёт сотрудник должен написать заявление. На его основании, а также на основании представленных документов, оформляется приказ на отпуск без содержания. Строка «за период работы» в нём не заполняется, поскольку отпуск не связан с отработанным временем. Вместо блока «А» заполняется блок «Б». Здесь нужно отразить тип отпуска (без сохранения заработной платы), указать количество календарных дней, дату начала и окончания. Если его необходимость подтверждена документом, его реквизиты также следует вписать в строку «Б». Сведения о продолжительности и периоде отпуска нужно продублировать в блоке «В».

Отпуск по беременности и родам

Основанием для «декретного» отпуска является листок нетрудоспособности, выданной женской консультацией, в которой беременная сотрудница состоит на учёте. В общем случае срок такого отпуска составляет 70 дней до родов и столько же– после них. В некоторых случаях этот срок увеличивается.

Помимо медицинского документа, женщина должна написать заявление на отпуск по беременности и родам. Реквизиты больничного необходимо вписать в приказ. Как и в случае с отпуском без сохранения оплаты, заполняется блок «Б». Блок «А» и строка «за период» остаются пустыми.

Отпуск по уходу за ребенком

Отпуск такого типа может взять не только мать, но и отец, бабушка, дед, иной родственник либо опекун. Иначе говоря, тот, кто будет ухаживать за ребенком. Отпуск может быть поделён на части и предоставлен разным лицам, однако по очереди, а не одновременно.

Общий период такого отпуска – до даты исполнения ребенку трёх лет. В первые полтора года ухаживающему лицу выплачивается пособие. На практике чаще всего отпуск по уходу за ребенком берёт мать, и начинается он сразу после окончания отпуска по беременности и родам.

Приказ о предоставлении отпуска по уходу за малышом также можно выпустить по форме Т-6. Заполняются те же поля, что на отпуск по беременности и родам. Основанием служит свидетельство о рождении ребенка и справка с места работы супруга о том, что он не использует право на этот отпуск. Указанные документы прикладываются к заявлению.

Подведём итоги

Форма приказа Т-6, несмотря на необязательность применения, остаётся актуальной для оформления отпусков и широко используются кадровиками. Вместе с тем можно разработать собственный бланк или всякий раз издавать приказ об отпуске в свободной форме. Главное – он должен содержать всю необходимую информацию, о которой мы уже рассказали.

Календарный год стабильно определяется с 1 января по 31 декабря и не меняется.

Рабочий год для каждого сотрудника индивидуален, так как подразумевает 12 месяцев непрерывной работы у одного работодателя (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Таким образом, отчет первого рабочего года начинается со дня начала работы у конкретного работодателя. Все последующие рабочие годы будут начинаться со дня, который следует за днем окончания предыдущего рабочего года.

Кроме того, рабочий год может меняться, когда из стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются определенные периоды.
- Правильно определять периоды, которые включаются в стаж работы и дают право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Остановимся подробнее на таких периодах и посмотрим, как их учитывать.
- Помнить о том, что при переводе работника из одной организации в другую отпускной стаж не сохраняется
Для получения отпуска стаж должен быть непрерывным у одного работодателя.

Допустим, работник проработал в компании А с 11 февраля 2019 года по 10 июня 2021 года. 11 июня 2021 года в порядке перевода он принят в компанию B. С какой даты следует исчислять первый рабочий год в компании B? С 11 июня 2021 года. И он будет длиться по 10 июня 2021 года.
- Не забывать о том, что стаж работы у предыдущего работодателя засчитывать не нужно
При увольнении с работником производятся все расчеты, в том числе ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Обоснование

Право на отпуск нужно указать в приказе, который составляют в свободной форме, принятой в конкретной организации или унифицированной Т6 (Т6а). В случае, когда специальные документы о начале периода не составляют, приказ нужно писать не позже двух недель до его начала, а сотрудника следует с ним познакомить.
На примере удобно рассмотреть, как правильно указывать период предоставления отпуска. В форме Т6 пишут рабочий год. Ежегодный отдых по желанию работника можно перенести на будущий период, только если это совпадет с необходимостью на производстве, то есть если отдых в определенное время неблагоприятно скажется на функционировании компании. Предоставленное время за предыдущие годы может предоставляться на текущий год. В законе нет условий, при которых они должны реализовываться в хронологическом порядке.

Период работы при отпуске авансом

Период работы, после которого работник вправе претендовать на получение первого из отпусков у своего текущего работодателя, определен равным полугоду (ст. 122 ТК РФ). Однако существуют лица, на которых это ограничение не распространяется, поскольку законодательство предоставляет им возможность выбирать удобное для них время отдыха. К ним, например, относятся:
- беременные — они имеют возможность получить очередной отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);
- несовершеннолетние (ст. 122 ТК РФ, 267 ТК РФ);
- усыновители ребенка или детей младенческого возраста (ст. 122 ТК РФ);
- мужья беременных во время отпуска по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- лицам, имеющим в семье больше 2 детей до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- совместители — на период оформления отпуска по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ).
Отпуск таких лиц может оказаться предоставленным и до истечения первого полугода работы у текущего работодателя, т. е. авансом.

В отношении последующих лет зависимость права на отпуск от отработанного в течение года времени не действует ни для кого из работников (ст. 122 ТК РФ). Поэтому им отпуск может даваться в т. ч. и авансом.

В случае предоставления отпуска авансом период, за который он дается, в приказе тоже обязательно указывается. Приводят его в полной величине без разделения на части, соотносимые с отработанным и неотработанным временем. Последующее возникновение периодов, отражающихся на стаже, дающем право на отпуск, учтется позднее.

Пример №1

Для наглядности можно рассмотреть конкретный случай. Бухгалтер компании А.А. Иванов приступил к работе 11 декабря 2015 года. За время до 10 декабря 2016 года он не использовал свое время, перенеся его на следующий год. Таким образом, в 2021 году он может получить:
- 28 дней за время с 11 декабря 2015 года до 10 декабря 2016 года;
- 28 дней за время с 11 декабря 2021 года до 10 декабря 2017 года.
Иванов был в отпуске:
- с 3 по 30 июня 2021 года – 28 дней;
- со 2 по 15 июля 2021 года – 14 дней;
- с 6 по 19 октября 2021 года – 14 дней.
При заполнении Т6 бухгалтером указывается время, когда отдых был предоставлен, а именно:
- с 3.06.2017 по 30.06.2017 за период работы с 11.12.2015 по 10.12.2016;
- со 2.07.2017 по 15.07.2017 за труд с 11.12.2016 по 10.12.2017;
- с 6.10.2017 по 19.10.2017 за труд с 11.12.2016 по 10.12.2017.
Период для отпуска, оформляемого за несколько лет

Законодательство требует предоставлять основной и дополнительный отпуска ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Однако при этом допускается возможность переноса времени отдыха по инициативе работодателя (при согласии на это работника) в связи с производственной необходимостью на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

На следующий год может потребовать сместить свой отпуск работник, которого своевременно не предупредили о начале времени отдыха или вовремя не выдали отпускные (ст. 124 ТК РФ).

Смещенными на следующий год могут также оказаться несколько дней из отпуска, если он (ст. 124, 125 ТК РФ):
- используется частями;
- частично совпал с периодом болезни или исполнения гособязанностей;
- недоиспользован из-за отзыва из него по просьбе работодателя.
Использование отпуска, перешедшего на следующий год (как полного, так и частичного), допускается как в самостоятельный промежуток времени, так и путем объединения с отпуском (полным или частичным) следующего года (ст. 124, 125 ТК РФ).

Составляя приказ на объединяемый отпуск, необходимо четко распределить дни времени отдыха по годам, чтобы обеспечить прозрачность учетных данных по использованию времени отдыха для каждого года. Достигается это либо формированием 2 организационно-распорядительных документов, либо одного приказа, но с разделением в нем дней отпуска в привязке к годам.

Пример №3

Другая ситуация заключается в случае, когда у сотрудника также имеются дни, за которые стаж исключался. Так, экономист В.В. Волкова приступила к работе 11 февраля 2021 года. Таким образом, ее первый год длился до 10 февраля 2021 года. За это время работница получила свой ежегодный отдых.

С 3 по 24 марта ей был предоставлен отпуск за свой счет, то есть длительностью 22 дня. Однако, в стаж пойдут только 14 дней, полагавшихся на оплачиваемый период. Оставшиеся же 8 дней будут исключены из стажа. В декабре 2021 года ей предоставляется стандартный отпуск.

При заполнении Т6 бухгалтер прописал время, за которое работнице был дан отдых: с 11 февраля 2021 года до 18 февраля 2021 года. Таким образом, окончание периода переместилось на 8 дней.

Подводим итоги
- Любой работник имеет право на ежегодный отдых, минимальная протяженность которого установлена законодательно. Работающим в определенных условиях предоставляются дополнительные дни ежегодного отдыха. Таким образом, обязательный ежегодный отдых всегда оказывается привязанным к конкретному году. Однако этот год является не календарным, а рабочим, даты начала и окончания которого устанавливаются персонально для каждого из работников. Начало отсчета первого такого года совпадает с датой трудоустройства к работодателю, предоставляющему отпуск, а дата завершения при наличии в рабочем году периодов, не дающих права на предоставление отпуска, может смещаться на более позднюю в сравнении с той, которая фиксирует промежуток времени, равный году.
- Вести учет отпусков в привязке к годам и отражать каждый конкретный год в приказе на отпуск необходимо для того, чтобы обеспечить полноту использования времени отдыха. Особенно это актуально для ситуаций, когда отпуск делится на части, переносится, продлевается или заменяется денежной компенсацией. Перенос отпуска может приводить к его смещению на следующий год.
- Очередной отпуск может предоставляться авансом. В этом случае рабочий год, к которому он относится, в приказе все равно необходимо показать. Год при таком отпуске обычно отражается как полный, а все возможные предстоящие изменения в стаже, дающем право на отдых, будут учтены для даты завершения рабочего года позже.
- Нередки случаи объединения в одно время отдыха дней отпусков, предоставляемых за разные годы. Для обеспечения правильности учета использования отдыха за каждый такой год в приказе на отпуск общее число дней отдыха необходимо разделить по годам или сформировать 2 разных приказа (применительно к каждому году), позволяющих по приводимым в нем датам не разрывать отпуск.
- Наличие перерывов в стаже, дающем право на очередной отпуск, приводит к потере возможности воспользоваться отпуском, если перерыв охватывает рабочий год полностью (например, во время отпуска по уходу за ребенком). Перерыв небольшой протяженности не отразится ни на возможности получить очередной ежегодный отпуск, ни на количестве дней отдыха, но приведет к смещению на более позднюю дату дня начала очередного рабочего года. Такое смещение зафиксирует уменьшение числа дней отпуска, полагающихся работнику, но фактически будет учтено лишь в момент его увольнения при начислении компенсации за неиспользованный отпуск или определении суммы удержания за дни отдыха, взятые авансом.
Пример №4

Другая ситуация заключается в том, что работнику ежегодное время отдыха предоставляется в качестве аванса. Для этого пишут, за какой год он его получает. Ведь, аванса, как такового, не указывают. У сотрудника всегда имеется право на ежегодный отпуск. Поэтому в соответствующей форме и указывают текущий период. Он не всегда совпадает с годом по календарю. К примеру, рабочим может быть год с 13 апреля 2015 г. по 12 апреля 2021 г. Подтверждение этого можно найти в статье 122 ТК РФ, а также в письме Роструда от 14.06.2012 под номером 854-6-1.

Период работы при предоставлении ежегодного отпуска

Трудовое законодательство закрепляет за работником право (а за работодателем, соответственно, обязанность) на предоставление ему ежегодного продолжительного времени отдыха, во время которого за ним сохраняется и рабочее место, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Минимальное количество дней отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 К РФ) и может увеличиваться как законодательно (для определенных профессий), так документом, действующим у конкретного работодателя.

Помимо основного ежегодного отпуска у работника может возникать право на ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ), что вызывается наличием:
- вредных/опасных условий труда;
- особых требований к выполняемой работе;
- ненормированного рабочего дня;
- особых климатических условий.
Минимальная протяженность дополнительных отпусков также регламентирована законодательно (ст. 117-119 ТК РФ), и она тоже может быть увеличена документом, принятым конкретным работодателем.

Оба вида ежегодных отпусков привязаны к конкретному промежутку времени, за который их следует предоставить. Этот период соответствует году. Но не календарному, а рабочему, отсчитываемому как промежуток времени, равный году, от даты трудоустройства к работодателю, отправляющему работника в отпуск.

Полезная информация от КонсультантПлюс
Что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска?
Нормативного определения данному понятию нет. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается рабочий год не с 1 января, как календарный год, а с даты приема работника на работу. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно) и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (читать далее…).

В стаж, дающий право на основной ежегодный отдых, помимо времени работы засчитываются периоды отсутствия на работе (ст. 121 ТК РФ):
- оправданного, во время которых за работником сохраняется рабочее место и средний заработок (в частности, время нахождения в командировках, в отпусках, на еженедельном отдыхе);
- не по вине работника;
- в течение 14 календарных дней (в общей сложности за год) в связи с оформлением отпуска без сохранения зарплаты.
Исключается из этого периода время отсутствия на работе:
- без уважительной причины;
- в связи с отпуском по уходу за ребенком;
- в дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие 14 дней, включаемых в стаж.
Отпуск в выходные и нерабочие праздничные дни

В соответствии с действующим законодательством РФ в 2021 году общий порядок и очередность использования сотрудниками ежегодных отпусков в каждой организации оформляется соответствующим документом — графиком отпусков. В частности, требования ст. 123 ТК РФ устанавливают, что такой график должен быть разработан и утвержден на весь календарный год за две недели до его фактического начала. Следовательно, на этапе формирования графика отпусков становится понятно, отпуск каких сотрудников приходится на период государственных праздничных дней.

В этом случае для определения продолжительности отпуска применяется норма ст. 120 ТК РФ. Так, если на время отпуска приходится государственный праздник, продолжительность отдыха должна быть увеличена на определенное количество нерабочих праздничных дней.

Например, по графику отпусков работнику предоставляется очередной оплачиваемый отпуск с 26 апреля 2021 года продолжительностью 28 дней. На этот период приходятся два официальных государственных праздника — 1 мая (Праздник Весны и Труда) и 9 мая (День победы). Следовательно, в соответствии с действующим законодательством отдых должен быть продлен на два календарных дня, а датой выхода сотрудника на работу из отпуска будет не 23, а 25 мая.

Вместе с тем следует помнить о том, что отпускные рассчитываются только за 28 календарных дней оплачиваемого отпуска в году. То есть, при увеличении периода отдыха размер начисляемых отпускных не изменится и не зависит от того, на сколько дней реально будет продлен его отдых.

Например, отпуск сотрудника по графику приходится на период с 26 апреля 2021 г. по 25 мая 2021 г. Согласно ст. 139 ТК РФ при расчете отпускных учитывается средний дневной заработок и размер отпускных за 28-дневный период отдыха.

Например, средний дневной заработок составляет 2 000 рублей. На период отпуска приходится два нерабочих праздничных дня: 1 мая (Праздник Весны и Труда) и 9 мая (День победы) и фактическая продолжительность его отдыха не 28, а 30 календарных дней. Но размер отпускных за 28 календарных дней останется неизменным и составит также 56 000 рублей (2 000 руб. х 28 к.д.).

Согласно ст. 125 ТК РФ, ежегодный отпуск можно разделять на части. Поскольку российское законодательство не ограничивает допустимое количество частей отпуска, его можно делить на любое количество отрезков времени. Главное, чтобы хотя бы одна из этих частей была не менее 14-ти календарных дней.

На практике сложился обычай предоставления отпусков частями, которые являются кратными одной или нескольким неделям (с понедельника по воскресенье). Такой вариант, как правило, удобен и для работника, и для работодателя.

Вместе с тем, такая практика не является устоявшимся правилом. То есть, часть отпуска может составлять любую продолжительность в пределах установленного для конкретного работника количества дней отпуска (с учетом установленного ст. 125 ТК РФ ограничения).

Кроме того, отпуск может начинаться в любой день недели или месяца. Следовательно, первым днем отпуска может стать любой будний, выходной или нерабочий праздничный день, если такой порядок утвержден в графике отпусков и является по каким-то причинам удобным для работника и работодателя.

Следует помнить, что определенным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить по их требованию отпуск в указанные ими даты. В ст. 122 ТК РФ установлен перечень таких категорий. В частности, право на использование ежегодного отпуска в удобные для них даты распространяется на:

Читайте также: