Как оформить замещение сотрудника на время отпуска в 1с

Опубликовано: 14.05.2024

В информационной базе 1С 8.3 ЗУП 3.0 реализована возможность оформления совмещения должности либо исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Для этого в 1С ЗУП 3.0 разработан специализированный документ «Совмещение должностей», который позволяет:

Назначить доплату за совмещение либо за замещение.
В документ встроены возможные способы расчета доплаты: либо в виде разницы в окладах либо процентом от ФОТ замещаемого сотрудника.
Есть возможность печатной формы приказа в связи совмещением должностей.

Чтобы оформить совмещение должностей либо замещение сотрудника в 1С ЗУП 3.0, в документе «Совмещение должностей» указывается:

Сотрудник, который замещает сотрудника либо совмещает должности;
Период такого совмещения либо замещения;
Причину совмещения либо замещения;
Вид доплаты:

Как оформить доплату за замещение другого сотрудника в 1С ЗУП 3.0

При исполнении обязанностей другого сотрудника доплату за замещение можно устанавливать в виде фиксированной суммы. Также возможно рассчитывать доплату на основании ФОТ отсутствующего сотрудника, это может быть:

В виде разницы ФОТ. В данном случае сразу виден ФОТ сотрудника, которого замещают, ФОТ того, кто замещает, и разница в 1С ЗУП 3.0 считается автоматически:

В виде процента от ФОТ сотрудника, которого замещают:

Как оформить доплату за увеличение объема работ в 1С ЗУП 3.0

Доплата работнику может устанавливаться в связи с расширением зон обслуживания и увеличением объема работы. В этом случае в 1С для кадров 3.0 доплата устанавливается фиксированной суммой:

Как оформить доплату за совмещение должностей в 1С ЗУП 3.0

Если нужно оформить доплату в связи с совмещением должностей, тогда необходимо указать совмещаемую должность из штатного расписания. При этом доплата в 1С для учета зарплаты 3.0 может рассчитываться:

В виде разницы между ФОТ позиции штатного расписания и ФОТ сотрудника:

В виде процента от ФОТ совмещаемой должности:

Для документа «Совмещение должностей» предусмотрена печатная форма приказа о выполнении дополнительной работы. В 1С ЗУП 3.0 текст приказа формируется динамически в зависимости от тех параметров, которые указаны в экранной форме документа:

Более детально Учет плановых начислений и расчет ФОТ, в том числе как назначить надбавку за замещение отсутствующего сотрудника изучено на курсе по работе в 1С 8.3 ЗУП ред. 3.0.

Поставьте вашу оценку этой статье:

Вам будет интересно

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Работник получает з/п из одного бюджета (1), по приказу за совмещение должностей ему установлена доплата в фиксированном размере из другого бюджета (2). При начислении заработной платы программа начисляет работнику северный и районный коэффициент, при чем при расчете учитывает начисления и с (1) и со (2) бюджета, но начисляет по бюджету (1). Как сделать, чтобы при исчислении северного и районного коэффициента программа учитывал только доходы по (1) бюджету, а по (2) бюджету проходила только фиксированная сумма?

Здравствуйте!
Мы сейчас отвечаем на вопросы подписчиков сайта БухЭксперт8.
Все вопросы по 1С можно задавать в разделе МОИ ВОПРОСЫ в ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ здесь: https://buhexpert8.ru/profile

Здравствуйте!
Мы сейчас отвечаем на вопросы участников ПРОФКЛУБа. Задайте, пожалуйста, свой вопрос, перейдя по ссылке – https://profbuh8.ru/free-vopros/voprosy-zup8/

У работника с окладом получилось настроить совмещение. У тарифника не считает, отработано часов также не показывает. ЗуП 3.1 (3.1.1.116)

а как сделать совмещение, если есть сотрудник в должности1, но ему дают обязанности по должности2, но при этом доплату в размере 30% необходимо считать от должности1? Как я понимаю данный документ для этих целей не подойдет.

Здравствуйте!
Можно в документе «Совмещение должностей» не устанавливать галочку «Рассчитать по ФОТ должности (сотрудника)». В поле «Размер доплаты» внести рассчитанную сумму в размере 30% от должности1

В продолжение предыдущей статьи о совместительстве, просто не могу оставить, очень похожую тему по кадровому учету, а точнее, я бы сказала, блок кадрового учета - это совмещение. Много вопросов возникает у бухгалтеров из-за схожести между собой двух терминов - совмещение и совместительство. Поэтому, в этой статье, на примере разберем назначение сотруднику доплаты за совмещение и отразим данное начисление в программе 1С.

Повторяться по законодательству не буду, так как подробно было написано в предыдущей статье. Поэтому, если вы ее еще не ознакомились с прошлой статьей про совместительство, то я рекомендую, сначала изучить ее , а потом уже вернуться к этой статье, тогда вам будет все понятно, и вы сможете без проблем разобраться в особенностях учета сотрудника работающего по совместительству и по совмещению.

Как же оформляется в ЗУП 3.1 совмещение? По сути, нам просто нужно назначить некую доплату на период совмещения. И, вот для назначения этой доплаты, в программе реализован специальный документ , он называется – совмещение должностей.

Доплата назначается тому же сотруднику, т.е. новый сотрудник не создается! Просто вносится документ - совмещение должностей, который назначает доплату. Доплата рассчитывается пропорционально отработанному времени. Причем, отработанное время определяется по основному графику сотрудника.

Разберем с вами пример совмещения. Сотрудник, тот же, Громов Анатолий Петрович (Смотрите статью про совместительство) работает бухгалтером в организации ООО «ПРОМСТРОЙМАТЕРИАЛЫ». В связи с увольнением коммерческого директора с 10 июля, сотруднику поручено дополнительно в рамках своего рабочего времени исполнять обязанности коммерческого директора . За совмещение должностей сотруднику установили доплату 20 000 рублей.

Посмотрим, какие возможности есть в программе. Во-первых , для того, чтобы появилась возможность совмещения, необходимо произвести настройки программы. Заходим в меню Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений , открывается окно - Настройка состава начислений и удержаний и устанавливаем флаг, если он не был поставлен: Совмещение, временное исполнение обязанностей (Рис.1).

Документ совмещение должностей доступен как в кадровом интерфейсе в журнале - Все кадровые документы (Рис.2).

Так и в интерфейсе зарплата в журнале - Изменение оплаты сотрудников . Из полного перечня документов выбираем - Совмещение должностей (Рис.3).

Итак, документ совмещение должностей , он позволяет назначить доплату в следующих случаях. Совмещение должностей , как в нашем примере. Вводим переключатель в среднем положении. Тогда указывается должность, которую сотрудник совмещает. По условиям нашего примера – коммерческий директор (Рис.4).

Так же, вид совмещения может быть другой. Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Выбирается верхний переключатель, и уже указывается фамилия именно того сотрудника, который отсутствует. И вот, для этого случая данный документ можно ввести прямо из документа отсутствия на его основании. Это может быть больничный лист, отпуск. Автоматически будет создано совмещение, на замещение, этого отсутствующего сотрудника, который например, болеет (Рис.5).

И третий случай, это просто расширение зоны обслуживания. Переключатель нижний у документа. Это когда дополнительные обязанности выполняются по той же самой должности, что и должность, которую занимает сотрудник (Рис.6).

В нашем примере, напоминаю, коммерческий директор Белов уволен. С 10 июля, сотруднику Громову поручено, дополнительно, в рамках своего рабочего времени исполнять обязанности коммерческого директора. За совмещение должностей сотруднику установили доплату 20 000 рублей.

Обратите внимание, это еще не начисление доплаты, это ее назначение в плановом порядке. В этом документе мы можем сразу обозначить период, на который дается данная доплата, если он нам известен. Если мы не знаем, какой срок данный сотрудник будет выполнять обязанности уволенного, то крайняя дата не ставится. Как, например, мы сейчас видим на нашем примере. Поэтому, доплату назначаем, проводя документ (Рис. 7).

А потом, когда уже примут на работу нового коммерческого директора и совмещать его должность будет не нужно, то с определенной даты доплату отменим (Рис. 8).

Итак, посмотрим теперь, как будет рассчитана зарплата Громову за совмещение должности коммерческого директора за июль 2018 года. Видим, что зачислилась оплата по окладу, оплата по совместительству, вспоминаем прошлый пример, и теперь у нас еще добавилась доплата за совмещение.

Обращаю ваше внимание, что размер доплаты 20 000 рублей за полный месяц, а рассчиталась она пропорционально отработанному времени, по графику вот этого самого совмещающего сотрудника. И вот получился результат 14.545,45 (Рис. 9).

Это у нас было совмещение. И как видим, что ничего сложного в доплате совмещение нет. На этом заканчиваю данную статью. Если она была для вас полезной, то делитесь ссылкой на нее в социальных сетях и не забывайте заходить на наш сайт, чтобы читать новые статьи моего блога.

Тем более, что следующая статья будет очень интересная и полезная, посвящена она, совершенно новому механизму – подработка.

Под совмещением должностей обычно подразумевается замещение отсутствующего сотрудника, выполнение обязанностей по другой должности или расширение объема работ. Сегодня мы разберем механизм отражения совмещения должностей в 1С 8.3 ЗУП, а также рассмотрим примеры отражения совмещения должностей.

Механизм отражения в 1С 8.3 ЗУП 3

В 1С 8.3 ЗУП возможность отражать совмещение появляется после установки флажка Совмещение, временное исполнение обязанностей ( Настройка – Расчет зарплаты – настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления ).

При создании нового документа Совмещение должностей заполняется информация о сотруднике, для которого регистрируется факт совмещения должностей, периоде совмещения, количестве временно замещаемых ставок и основных параметрах доплаты, начисляемой за этот период.

В результате проведения документа Совмещение должностей , сотруднику на период совмещения регистрируется занятость ставки по штатному расписанию и назначается начисление Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей .

По умолчанию в программе присутствует только один вид начисления с назначением Доплата за совмещение . Но при необходимости можно путем копирования создать новое начисление с назначением Доплата за совмещение . В этом случае в документе Совмещение должностей появится реквизит Вид доплаты . В этом поле можно будет указать начисление, которое необходимо назначить сотруднику.

В результате проведения документа происходит отмена Доплаты за совмещение должностей, исполнение обязанностей и освобождение ставки, временно занимаемой сотрудником.

Работа с документом «Совмещение должностей»

При заполнении документа наряду с информацией о периоде совмещения ( Совмещение с и по ) и Сотруднике ключевыми настройками являются Вид совмещения и Количество ставок , на которое документом регистрируется временная занятость Позиции штатного расписания .

От значения реквизита Вид совмещения зависит состав других реквизитов и табличных частей документа. Рассмотрим каждый Вид совмещения более подробно:

Исполнение обязанностей сотрудника . При выборе данного Вида совмещения на форме документа становится доступным для заполнения отсутствующий сотрудник, обязанности которого исполняет замещающий.
При выборе данного Вида замещения есть возможности рассчитать доплату % от ФОТ замещающего сотрудника, % от ФОТ отсутствующего сотрудника или как Разницу ФОТ этих сотрудников. В документе становятся доступным табличные части, содержащие состав начислений, включаемых в ФОТ обоих сотрудников.
При проведении документа регистрируется занятость по Позиции штатного расписания , которую занимает отсутствующий сотрудник.
Совмещение должностей (профессий) – аналогичен Исполнению обязанностей сотрудника , только вместо отсутствующего сотрудника необходимо указать Позицию штатного расписания , которую замещает сотрудник. Состав реквизитов для расчета размера доплаты и табличных частей также отличается только тем, что вместо ФОТ отсутствующего сотрудника везде указывается ФОТ замещаемой позиции штатного расписания.

При проведении документа регистрируется временная занятость по замещаемой Позиции штатного расписания .
Расширение зон обслуживания – данный вариант совмещения предполагает, что сотруднику увеличивается объем работы по своей же должности. При выборе Расширения зон обслуживания доступна возможность расчета Размера доплаты только % от ФОТ совмещающего сотрудника и доступна только табличная часть с ФОТ этого сотрудника.

При проведении документа регистрируется временная занятость по Позиции штатного расписания , которую занимает сам совмещающий работник.

Вне зависимости от настроек документа Совмещение должностей всегда имеется возможность указать Размер доплаты вручную.

Рассмотрим отражение совмещения должностей и расчет доплаты за период совмещения на примерах.

Пример 1. Назначение доплаты за совмещение

Первому заместителю генерального директора Миртову А.Б. назначена доплата за замещение генерального директора Бархатцева И.В. в период командировки последнего. Период замещения с 21.02.2020г. по 29.02.2020г. (40 рабочих часов). Норма рабочего времени за месяц 152 часа.

Доплата установлена в размере разницы ФОТ. ФОТ Миртова А.Б. составляет 70 000 руб., ФОТ Бархатцева И.В. – 75 000 руб. Размер доплаты (5 000 руб.) установлен за полный отработанный месяц, фактический размер доплаты должен рассчитываться с учетом отработанного времени за период замещения.

Совмещение оформляется на 1/15 ставки отсутствующего сотрудника.

Необходимо отразить факт совмещения должностей с назначением доплаты, а также рассчитать заработную плату Миртову А.Б. за февраль 2020г.

Создадим новый документ Совмещение должностей . Его удобно ввести непосредственно из документа Командировка по Бархатцеву И.В. по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей .

В результате создания документа таким способом будет автоматически заполнен период совмещения, вид совмещения Исполнение обязанностей сотрудника и отсутствующий сотрудник.

Укажем Сотрудника и Количество ставок . Для автоматического расчета Размера доплаты установим флажок Рассчитать по ФОТ и укажем, что доплата рассчитывается как Разница ФОТ сотрудников. Размер доплаты определился в соответствии с условиями задачи и составил 5 000 руб.

Создадим документ Начисление зарплаты и взносов для расчета заработной Миртова А.Б. за февраль 2020г. В результате автоматического расчета сотруднику была начислена Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей в размере 1 315,79 руб.

5 000 (размер доплаты) * 40 (количество рабочих часов в периоде совмещения) / 152 (норма часов в месяце) = 1 315,79 руб.

Пример 2. Досрочное прекращение совмещения

Оставим исходные данные Примера 1 и добавим условие о том, что отсутствующий сотрудник Бархатцев И.В. вернулся с командировки 27.02.2020г. С этого дня необходимо досрочно отменить Миртову А.Б. совмещение должностей и прекратить начисление доплаты за совмещение. Период замещения с учетом досрочной отмены – с 21.02.2020г. по 26.02.2020г. (24 рабочих часа).

Требуется отразить в программе факт отмены совмещения и рассчитать зарплату Миртову А.Б. за февраль 2020г.

Создадим новый документ Отмена совмещения . Укажем Сотрудника , документ Совмещение должностей , который необходимо отменить, и Дату отмены (27.02.2020г.).

Создадим документ Начисление зарплаты и взносов для расчета заработной Миртова А.Б. за февраль 2020г. В результате сотруднику была начислена Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей в размере 789,47 руб.

5 000 (размер доплаты) * 24 (количество рабочих часов в периоде совмещения) / 152 (норма часов в месяце) = 789,47 руб.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Все комментарии (7)

Обязательно ли при совмещении должностей, эту должность вносить в штатное расписание

Обратите внимание, что в комментариях к статьям мы не отвечаем на вопросы по программам 1С и законодательству. Задавайте свой вопрос в разделе МОИ ВОПРОСЫ в ЛИЧНОМ КАБИНЕТЕ здесь: https://buhexpert8.ru/profile

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, а есть в программе какой-то механизм, позволяющий отключить занятость по ШР на период совмещения?

Замещение на период отпуска 1С Зарплата и Управление Персоналом 3

Нередки случаи, когда на предприятии на время отсутствия одного сотрудника его обязанности временно возлагают на другого. Обычно, возложение обязанностей предусматривает доплату за увеличенный объем работ. Для того, чтобы реализовать эту возможность, необходимо в нашей информационной базе установить нужный флажок (раздел Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний).

В 1С «Зарплата и управление персоналом» предусмотрено несколько способов расчета доплаты за замещение отсутствующего сотрудника.

Первый способ – это установка доплаты в процентном отношении к окладу сотрудника, исполняющего обязанности. В разделе Кадры – Кадровые документы создаем документ «Совмещение должностей» (также мы можем воспользоваться кнопкой «На основании» из документа «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка» и т.д.).

В новом документе выбираем нужного нам сотрудника, а также период исполнения обязанностей. Если мы создаем документ на основании документа отсутствия, то данные о замещаемом сотруднике и периоде замещения заполняются автоматически из документа основания. Счет отражения затрат по умолчанию заполняется из карточки сотрудника, либо указанный в настройках организации. При необходимости, его можно изменить. Вид совмещения указываем как «Исполнение обязанностей сотрудника». В правой части документа устанавливаем маркеры как указано на рисунке.

Обратите внимание, что размер доплаты рассчитан на полный рабочий период. В документе «Начисление заработной платы» эта доплата будет пересчитана с учетом фактических дней замещения.

Второй способ - начислить доплату исходя из размера оклада отсутствующего сотрудника. Для этого в документе «Совмещение должностей» в настройках доплаты ставим флажок напротив фамилии, чьи обязанности будут исполняться.

В этом случае в нижней части документа мы видим оклад, от которого будет рассчитываться доплата.

В третьем случае программа предоставляет нам возможность оплатить совмещение путем расчета разницы в окладах. Такой случай расчета уместен, когда тарифная ставка отсутствующего сотрудника выше оклада замещающего. Если же ситуация противоположная или оклады равнозначны, то корректней применить другие виды расчета доплаты. Настройки в документе соответственно рисунку.

Также мы можем назначить сотруднику надбавку, не опираясь на оклады, а установив фиксированный размер.

После проведения нам доступна печатная форма приказа об исполнении обязанностей и дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если в нашем документе мы не указываем конкретно за кого исполняет обязанности сотрудник (устанавливаем флажок «Совмещение должностей» или Расширение зон обслуживания», то в печатных формах приказа будет уже другая формулировка основания назначения доплаты – в связи с отсутствием сотрудника на должности или в связи с расширением зон обслуживания).

При начислении заработной платы доплата будет рассчитана автоматически при пересчете на рабочие дни замещения:

Если у Вас остались вопросы по замещению отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 начиная с версии 3.1.14 появилась возможность указать начисления, фонд оплаты труда которых по умолчанию будет учитываться при назначении доплаты за совмещение. Как в программе сделать соответствующую настройку и произвести доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (временное заместительство), рассказывают в статье эксперты 1С.

По Трудовому кодексу возможен временный перевод сотрудника на другую работу (ст. 72 ТК РФ). В частности, перевод по соглашению сторон на время замещения отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ).

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (п. 1 Разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

В соответствии со статьей 151 ТК РФ при исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата, размер которой устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

Временное заместительство характеризуется следующим:

потребность в нем возникает только в случае производственной необходимости;

работник на определенный срок освобождается от выполнения своих прямых обязанностей и переводится на должность отсутствующего работника, чтобы выполнить его обязанности.

Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом по организации, который издается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, заключенного с работником.

Доплата за временное заместительство в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8»

Рассмотрим на примере, как начислять доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример

Сотрудник ООО «Стиль» А.И. Дубов с должностным окладом 30 000 руб. в период с 30.07.2020 по 07.08.2020 исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника А.И. Никонова с должностным окладом 40 000 руб. В этот период А.И. Никонов находится в отпуске. В соответствии с приказом руководителя организации на период замещения сотруднику производится доплата разницы в окладах. Необходимо начислить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника за июль и август 2020 года.

Настройка вида начисления

Для начисления доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника необходимо произвести настройки, аналогичные настройке для начисления доплаты за совмещение профессий. В плане видов начислений (раздел Настройка — Начисления) будет доступен вид начисления Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей, который настроен и готов к использованию (при необходимости его настройки можно уточнить).

В поле Совмещение с. по указывается период, в течение которого должно производиться начисление доплаты, в нашем примере — с 30.07.2020 по 07.08.2020.

В разделе Вид совмещения следует оставить установленный по умолчанию переключатель в положении Исполнение обязанностей сотрудника. В Примере доплата назначается в связи с временным заместительством, поэтому необходимо выбрать временно отсутствующего сотрудника из справочника Сотрудники.

В разделе Размер доплаты:

устанавливается флаг Рассчитать по ФОТ и переключатель в положение Разница ФОТ, т. к. в нашем примере размер доплаты определяется разницей между ФОТ временно отсутствующего и его замещающего сотрудника. При этом автоматически заполнится табличная часть с указанием ФОТ сотрудников (временно отсутствующего и замещающего);

поле Размер доплаты автоматически заполняется разницей между ФОТ сотрудников;

поле ФОТ с доплатой заполняется автоматически. В нем учитывается плановый ФОТ сотрудника и назначенная данным документом доплата. При необходимости изменившийся ФОТ можно посмотреть и отредактировать.

Подробнее о заполнении других полей документа смотрите в примере начисления доплаты за совмещение профессий.

Для формирования и печати приказа о выполнении дополнительной работы в связи с исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника (примерная форма приказа) используется кнопка Печать — Приказ на совмещение. Для формирования дополнительного соглашения к трудовому договору используется кнопка Печать — Дополнительное соглашение.

Начисление доплаты за временное заместительство производится одновременно с начислением зарплаты за месяц автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов). Для автоматического заполнения документа используется кнопка Заполнить или Подбор.

При заполнении документа в табличную часть на закладке Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Фактическая сумма доплаты за временное заместительство в документе пересчитывается исходя из фактически отработанного в месяце времени.

В июле 2020 года — 23 рабочих дня. Обязанности временно отсутствующего сотрудника А.И. Дубов исполнял 2 рабочих дня (с 30.07.2020 по 31.07.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 23 дня х 2 дня = 869,57 руб. В августе 2020 года — 21 рабочий день. Обязанности временно отсутствующего сотрудника он исполнял 5 рабочих дней (с 01.08.2020 по 07.08.2020). Доплата за временное заместительство составляет: 10 000 руб. / 21 день х 5 дней = 2 380,95 руб.

Читайте также: