Как перенести отпуск в связи с больничным в 1с 8 зуп

Опубликовано: 16.05.2024

Дата публикации 18.06.2020

Использован релиз 3.1.14

Начиная с версии программы 3.1.14 реализован новый механизм продления отпуска в связи с болезнью.

Рассмотрим в статье два примера продления отпуска - с учетом новой методики и без нее (для ее отключения установите флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты).

Сотруднице ООО "Швейная фабрика Плюс" Антоновой Е.А. предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 16.07.2020 по 29.07.2020 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудница заболела, временная нетрудоспособность продолжалась с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней). Отпуск необходимо продлить на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (6 дней), в связи, с чем сотрудник выйдет на работу 07.08.2020.

Необходимо зарегистрировать продление отпуска сотрудника в связи с болезнью.

Выполняются следующие действия:

Начисление пособия по временной нетрудоспособности и регистрация продления отпуска

В августе сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней).

1. Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности с учетом новой методики (флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) должен быть снят).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы) (рис. 3).

В случае если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности. Кнопка Да. В исправляемом документе уточните месяц начисления, в нашем примере август, т.к исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный первоначальный отпуск в июле.

После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен и новый период отпуска.

Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности.

Первоначальный отпуск с 16.07.2020 по 29.07.2020, больничный – с 24.07.2020 по 31.07.2020. Отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (24, 25, 26, 27, 28, 29 июля). Новый период отпуска с учетом дней продления - с 16.07.2020 по 06.08.2020. Сотрудник должен выйти на работу 07.08.2020.

В нашем примере при проведении документа-исправления отпуска программа выдаст сообщение о пересечении дней продляемого отпуска с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (документ был введен для правильного расчета зарплаты за месяц). Кнопка ОК.

В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы (рис. 4). От сюда же можно и отменить продление. Для оплаты продления отпуска средний заработок будет такой же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска (ранее начисленные отпускные сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода)). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.

Обратите внимание, больничный по уходу за больным членом семьи и по карантину не сторнирует отпуск, если приходится на него, и не оплачивается за дни такого отпуска (подсказка о пересечении таких периодов выдается на закладке Главное и Оплата).

После того, как рассчитан и проведен документ-исправление отпуска, можно рассчитать больничный. В нашем примере при расчете пособия дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода) (30.07.2020 - 31.07.2020 - отсутствие), так к начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде (т.е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, "закрыт") (рис. 5).

Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, "не закрыт"), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (если он был зарегистрирован). Кнопка ОК.

2. Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности без учета новой методики (как было до ее введения) (флажок Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты установлен (раздел Настройка - Расчет зарплаты)).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы) (рис. 6).

При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (подробнее на закладке Пересчет прошлого периода) (с 24.07.2020 по 29.07.2020 - отпускные, 30-31.07.2020 - отсутствие), если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в нашем примере (т.е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, "закрыт"). При проведении программа выдаст сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Кнопка ОК.

Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, "не закрыт"), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отпуск (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован). Кнопка ОК.

Далее необходимо продлить отпуск. В нашем примере отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности. Новый период отпуска с учетом дней продления - с 16.07.2020 по 06.08.2020.

При использовании такого метода продления отпуска возникают следующие проблемы:

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» начиная с версии 3.1.14 реализован новый механизм продления отпуска в связи с болезнью. Если период нетрудоспособности приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного в программе сначала вводится документ-исправление отпуска, который можно создать по ссылке из самого больничного. В статье эксперты 1С на примере рассматривают два варианта отражения продления отпуска — с учетом новой методики и без нее.

В случае временной нетрудоспособности сотрудника, которая наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

Для продления отпуска на соответствующие количество календарных дней работник должен получить больничный лист. При этом работник может уведомить работодателя о наступлении болезни любым способом — по почте, телефону, телеграммой и т. д. Кроме того, работник обязан сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе по окончании отпуска, а те дни отпуска, что он болел, — перенести.

Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, т. к. продолжительность отпуска при этом не меняется, но связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Так, если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, приходящиеся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности; если работник по время отпуска выполнял государственные обязанности, то за ним только сохраняется рабочее место и т. д.

Перерасчет отпускных необходим лишь при переносе отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, используемый для исчисления среднего заработка.

Таким образом, в зависимости от причины, по которой продлевается отпуск, с работником производятся дополнительные расчеты по оплате труда.

Продление отпуска в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» начиная с версии 3.1.14 реализован новый механизм продления отпуска в связи с болезнью.

Рассмотрим на примере два варианта продления отпуска — с учетом новой методики и без нее (для ее отключения следует установить флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).

Пример

Сотруднице ООО «Швейная фабрика Плюс» Е.А. Антоновой предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 16.07.2020 по 29.07.2020 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудница заболела, временная нетрудоспособность продолжалась с 24.07.2020 по 31.07.2020 (8 календарных дней). Отпуск необходимо продлить на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (6 дней), т. к. сотрудник вышел на работу 07.08.2020.

После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30.07.2020, однако, в связи с болезнью на работу не вышел.

Обратите внимание, регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В Примере сотрудник больничный лист еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Чтобы зарплата за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать как отсутствие (рис. 1).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности и регистрация продления отпуска

Вариант 1. Рассмотрим продление отпуска на период нетрудоспособности с учетом новой методики (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) должен быть снят).

Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы), рис. 2.

В случае если период больничного приходится на период ранее зарегистрированного отпуска (или отпусков), для расчета такого больничного необходимо сначала ввести документ-исправление этого отпуска, о чем выдается подсказка. Исправление отпуска можно создать по ссылке из документа больничного. При нажатии на ссылку открывается документ-исправление ранее зарегистрированного отпуска и выдается сообщение: продлять или не продлять отпуск на дни, совпавшие с периодом нетрудоспособности. После нажатия кнопки Да в исправляемом документе следует уточнить месяц начисления. В нашем Примере это август, т. к. исправление отпуска производится в другом месяце, чем ранее начисленный (в июле) первоначальный отпуск.

После согласия на продление отпуска выводится информационное сообщение, что отпуск продлен, и новый период отпуска. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного, и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности.

Первоначальный отпуск сотрудника — с 17.07.2020 по 29.07.2020, больничный — с 24.07.2020 по 31.07.2020. Отпуск должен быть продлен на 6 дней, совпавших с периодом нетрудоспособности (24, 25, 26, 27, 28, 29 июля). Новый период отпуска с учетом дней продления — с 16.07.2020 по 06.08.2020. Сотрудник должен выйти на работу 07.08.2020.

В Примере при проведении документа-исправления отпуска программа выдаст сообщение о пересечении дней продляемого отпуска с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (документ был введен для правильного расчета зарплаты за месяц).

В исправленном документе информация о продлениях отражается на закладке Продления, переносы, отзывы (рис. 3). Здесь же можно и отменить продление. Для оплаты продления отпуска средний заработок будет таким же, как и при первоначальном начислении отпуска. Сумма начисленных отпускных будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска (ранее начисленные отпускные сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода)). После автоматического перерасчета отпуска нужно провести документ.

После того как рассчитан и проведен документ-исправление отпуска, можно рассчитать больничный. В Примере при расчете пособия дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются (закладка Пересчет прошлого периода, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие), т. к. начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»), рис. 4.

Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (если он был зарегистрирован).

Вариант 2. Рассмотрим, как продлить отпуск на период нетрудоспособности без учета новой методики (как было до ее введения) (флаг Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов в настройках расчета зарплаты установлен (раздел Настройка — Расчет зарплаты)).

Начисление пособия выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата — Больничные листы).

При расчете пособия часть оплаты отпуска и дни отсутствия (зарегистрированные документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)), приходящиеся на период нетрудоспособности, автоматически сторнируются (подробнее см. на закладке Пересчет прошлого периода). С 24.07.2020 по 29.07.2020 — отпускные, 30.07.2020–31.07.2020 — отсутствие, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в Примере (т. е. месяц, в котором начислены первичные отпускные, «закрыт»). При проведении программа выдает сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. При проведении документа программа предупреждает о пересечении дней больничного с документом Отпуск (или с документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), если он был зарегистрирован).

При таком методе возникают вопросы:

доходы для учета НДФЛ и взносов неверно распределяются по отчетным периодам;

если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий период;

доход с больничного листа и перерасчет отпускных могут некорректно отражаться в отчетности;

при первичном расчете больничного в среднем заработке не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;

перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Для решения этих вопросов можно сначала ввести документ-исправление для отпуска и продлить отпуск, не обращая внимания на излишне начисленные суммы. После этого ввести больничный, вернуться в исправление отпуска и пересчитать его. Но такое решение не очевидно и неудобно в использовании: при проведении больничного не видно, сколько отпусков он пересекает; при создании исправления отпуска нужно самостоятельно считать дни, на которые продлевается отпуск; из-за перерасчета отпуска нельзя выплатить больничный отдельной ведомостью; проблемы с НДФЛ и взносами при таком способе не всегда решаются до конца.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник по окончанию отпуска приносит больничный лист. Рассмотрим на примере ситуацию оформления больничного листа во время отпуска, а также продление отпуска и перенос отпуска в связи с больничным в программе 1С ЗУП 8.3.

Рассмотрим как в 1С ЗУП 8.3 провести больничный во время отпуска на примере:

Петрова Анна Сергеевна находилась в отпуске с 25 июня по 17 июля. После окончания отпуска Петрова А.С. предоставила больничный лист с 11 по 18 июля. После согласования с руководством было принято решение продлить отпуск (с 25 июня по 25 июля) на время болезни.

Оформление отпуска в 1С ЗУП

Отчет по остаткам отпусков в 1С ЗУП 8.3:

Либо воспользоваться ссылкой Как сотрудник использовал отпуск из документа Отпуск:

Отпуск в 1С ЗУП 8.3 оформляется документом Отпуск в разделе Зарплата, выбрав Отпуска. Для редактирования НДФЛ или среднего заработка следует использовать «Карандашик»:

На вкладке Начислено можно увидеть подробный расчёт начисления:

Оформление больничного листа во время отпуска в 1С ЗУП

Больничный лист оплачивается и отражается в программе 1С ЗУП 8.3 только при выполнении условий:

Сотрудник уходил в ежегодный оплачиваемый отпуск;
Сотрудник болел сам.

Более подробно данный алгоритм будет рассмотрен ниже.

Если больничный лист предоставлен, когда период не закрыт

Для регистрации больничного в 1С ЗУП 8.3 заносим документ Больничный лист из раздела Зарплата, выбрав Больничные листы:

Важно! Если период не закрыт, то сторнирование отпуска не производится. Необходимо зайти в документ Отпуск и его откорректировать, сделать перерасчёт.

Если после окончания отпуска, сотрудник ещё болеет

Если сотрудник не вышел после окончания отпуска на работу, а необходимо сделать расчёт заработной платы, то для корректного расчёта зарплаты в 1С ЗУП 8.3 необходимо воспользоваться документом Прогул, неявка из раздела Кадры, выбрав Все отсутствия сотрудников:

В документе отражаем вид отсутствия Отсутствие по не выявленным причинам, даже если сотрудник предупредил о больничном. И период отпуска и прогулов в отчете Табель:

Важно! Для возможности учёта прогулов и неявок, необходимо настроить программу 1С ЗУП 8.3 для этих целей.

На закладке Начислено (подробно) отражаются суммы начисления:

Важно! Если месяц начисления не совпадает с месяцем начисления отпуска, то производится перерасчёт прошлого периода.

Данные перерасчёта отражаются на вкладке Перерасчёт прошлого периода:

В отчете Табель учета рабочего времени отражается вместо отпуска больничный:

Продление или перенос отпуска в связи с больничным в 1С ЗУП

Продление отпуска, если период не закрыт

Для продления отпуска в 1С ЗУП 8.3 вносятся исправления в документе Отпуск. Если период не закрыт, то необходимо зайти в документ Отпуск и установить новую дату окончания отпуска с учетом больничного:

Продление отпуска, если период закрыт или есть выплаты по отпуску

В исправленном отпуске указать новый период, проверить начисления и перерасчёт. Период отпуска увеличивается на количество дней болезни:

Рассмотрим расчет дней на данном примере:

Отпуск с учетом продления на дни больничного:

Перерасчет отпускных с учетом больничного в 1С ЗУП 8.3:

Перенос отпуска

Если по согласованию с руководством решено не продлевать, а перенести отпуск, то создаётся новый документ Отпуск в том периоде, когда сотрудник пойдет в отпуск. При этом количество дней отпуска на период болезни увеличивается.

Проконтролировать в 1С ЗУП 8.3 это можно отчётом Остатки отпусков:

Или отчетом Как сотрудник использовал отпуск:

Как правильно оформить неявку сотрудника, в том числе по болезни в 1С ЗУП 8.3 рассмотрено в нашем видео уроке:

Бухгалтерия периодически сталкивается с ситуацией, когда сотрудник, находящийся в отпуске, заболевает и оформляет больничный.

Статья 124 ТК. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника.

Если работник заболел, находясь в отпуске, и оформил лист нетрудоспособности, то он должен:

уведомить отдел кадров о больничном;
принять решение о продлении или переносе отпуска на количество дней на количество дней больничного.

В 1С:ЗУП 3.1. в релизе 3.1.14.55 появилась новая настройка: «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов», которая предлагает бухгалтеру новый вариант действий в такой ситуации.

Рассмотрим две ситуации, когда настройка включена (старый алгоритм работы программы) и когда настройка выключена (новый алгоритм).

Пример

Сотрудник Медведев М.М. был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 06.07.2020 г. по 02.08.2020 г. Во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности с 20.07.2020 г. по 25.07.2020 г. В отдел кадров он предоставил листок нетрудоспособности 03.08.2020 г.

Рисунок 1 - Начисленный отпуск

Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена

Настройка включается в разделе Настройка - Расчет зарплаты - Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.

Рисунок 2 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена

Порядок действий по данному примеру при включенной настройке следующий:

1. Создать документ Больничный лист в месяце следующем за месяцем начисления отпускных

При проведении появится сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отпуск, нажать кнопку ОК.

Рисунок 3 - Сообщение о пересечении дней больничного с помощью документа Отпуск

В документе Больничный лист произойдет перерасчет, часть оплаты отпуска, приходящаяся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируется.

Рисунок 4 - Документ Больничный лист

Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.

Рисунок 5 - Больничный лист, оформленный в месяце начисления отпускных

Подробно посмотреть перерасчет можно на вкладке Перерасчет прошлого периода.

Рисунок 6 - Перерасчет прошлого периода в документе Больничный лист

2. Продлить отпуск

Рисунок 7 - Документ Отпуск

Указать новый период отпуска.

Средний заработок и общая сумма начислений не меняются.

Рисунок 8 - Исправление Отпуска

Указать на вкладке Продления, переносы, отзывы период, когда сотрудник болел.

Рисунок 9 - Заполнение вкладки Продление, переносы, отзывы в документе Отпуск

На вкладке Перерасчет прошлого периода можно посмотреть подробный перерасчет.

Рисунок 10 - Перерасчет прошлого периода в документе Отпуск

Основные недостатки использования варианта с включенной настройкой «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов»:

неверное распределение доходов для учета НДФЛ и взносов по отчетным периодам;
если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период;
в среднем заработке больничного не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;
перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.

Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена

Рассмотрим новые возможности программы.

Рисунок 11 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена

Порядок действий по данному примеру при выключенной настройке следующий:

1. Создать документ Больничный лист

При оформлении больничного листа возникает сообщение, что документ не может быть рассчитан в связи с наличием отпуска. Перед расчетом Больничного листа надо внести правки в Отпуск.

Рисунок 12 - Больничный лист при выключенной настройке Сторнирования

3. Указать продлевать или не продлевать отпуск

Рисунок 13 - Оповещение о продлении отпуска

Период будет автоматически увеличен на количество дней нетрудоспособности. Внизу формы будет сообщение о продлении. Средний заработок не меняется.

Рисунок 14 - Исправленный документ Отпуск при выключенном Сторнировании

Вкладка Продления, переносы, отзывы будет заполнена автоматически. При необходимости продление можно отменить по гиперссылке Отменить продление основного отпуска.

Рисунок 15 - Отмена продления отпуска

После этого период отпуска будет исправлен на изначальный. Внизу формы появится соответствующее сообщение.

Рисунок 16 - Документ Отпуск при отмене продления

4. Вернуться в Больничный лист после проведения Отпуска.

Там будет указано, что на основании Больничного листа исправлен Отпуск.

Рисунок 17 - Больничный лист после исправления Отпуска

Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.

Рисунок 18 - Исправление Отпуска в месяце начисления отпускных

Таким образом, сейчас есть альтернатива выбора действий при пересечении отпуска и больничного. Новый алгоритм является более выигрышным в сравнении со старым. Рекомендуем регулярно обновляться до актуальной версии программы 1С:ЗУП и пользоваться новым функционалом.

Иногда возникает необходимость переноса сроков отпуска. В каких случаях это происходит? Причины переноса отпуска:

1. Когда сотрудник заболел в отпуске, принес больничный лист и попросил перенести дни отпуска на другой период;

2. Когда по производственной необходимости происходит отзыв сотрудника из отпуска.

Рассмотрим, как оформить перенос отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

1. Как в программе 1С:ЗУП 3.1 оформить больничный, если сотрудник в отпуске

Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право перенести или продлить свой отпуск, если в период своего отпуска он заболел и оформил больничный лист.

Рассмотрим на примере, какие действия необходимо выполнить для переноса отпуска в 1С:ЗУП 3.1.

Малышев Д.С. уходит в отпуск с 19 августа по 01 сентября 2019 года. Бухгалтер по заработной плате рассчитывает положенные ему отпускные и выплачивает их 15 августа 2019 года, соответственно, месяцем начисления отпускных в 1С:ЗУП становится август 2019 года.

Во время этого Малышев заболевает и обращается к врачу. 9 сентября 2019 предоставляет больничный лист. Оказывается, 4 дня во время отпуска Малышев находился на больничном.

Для дальнейшей работы нам необходимо определить «закрыт» или «не закрыт» период. Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С:ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца. Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е. исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.

Бухгалтер вводит предоставленный больничный лист в 1С:ЗУП 3.1 и получает сообщение, что Малышеву уже оформлен отпуск на совпадающий с больничным листом период. Если же период «не закрыт» и бухгалтер проводит больничный лист тем же периодом начисления, что и отпуск (в нашем случае август 2019), то в больничном листе мы видим только сумму начислений по этому листу.

Начисления за отпуск здесь не сторнируются и без дополнительных манипуляций со стороны бухгалтера сотруднику будут оплачено и то, и другое за один и тот же период.

Посмотрим, как внести исправление в документ «Отпуск», чтобы «вернуть» Малышеву его неотгулянные дни и предоставить их позже.

В исправленном документе «Отпуск» будет рассчитана сумма только за те дни, в которые Малышев не болел официально. В нашем примере – за 10 дней.

В конечном итоге мы получаем оба документа, которые не дублируют оплаченные периоды.

В случае если период закрыт, необходимо внести больничный лист текущим месяцем (в нашем случае сентябрь 2019).

Таким образом на вкладке «Перерасчет прошлого периода» происходит автоматический перерасчет отпуска и дополнительные манипуляции производить не требуется.

2. Как оформить отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3.1.

Перед тем как приступить к регистрации отзыва из отпуска, необходимо определить «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором вводился исходный отпуск.

Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С:ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца. Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е. исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.

Как оформить отзыв из отпуска, если период не закрыт?

Если месяц еще не закрыт, то можно сделать исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.

Рассмотрим на примере оба варианта.

Исправление в исходном документе.

Сотрудница Дмитриева А.Е. в августе уходит в отпуск с 12 по 25 августа на 14 дней:

Отпускные выплачены 7 августа.

С 21 августа по производственной необходимости происходит отзыв сотрудницы из отпуска. Поскольку это происходит в августе, и месяц начисления август еще не закрыт, можно выполнить исправление в исходном документе «Отпуск»:

При этом Ведомость на выплату от 7 августа не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.

По итогам месяца происходит начисление зарплаты за август. При выплате заработной платы за август в ведомости по сотруднице Дмитриевой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты.

Исправление вводом документа-исправления.

Рассмотрим на том же примере.

В новом документе указывается текущий месяц начисления август и период с учетом отзыва с 12 по 20 августа:

Таким образом в базе сохраняется и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.

Далее все также, как и в случае с исправлением в исходном документе. При очередной выплате (в данном случае при выплате зарплаты за август) будет учтена излишне выплаченная сумма отпускных. Отличие только в том, что расшифровка выплаты будет более детальной, поскольку появился документ-исправление.

Отзыв из отпуска, если период закрыт.

Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.

Сотрудница Медведева Д.С. уходит в отпуск в августе на период с 29 августа по 15 сентября.

Отпускные выплачиваются 23 августа.

Сотрудница отзывается из отпуска 12 сентября. К этому времени август уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление в 1С месяцем начисления Сентябрь:

В документе-исправлении происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска в 1С 8.3 за декабрьский период – он уменьшится.

При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за сентябрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на сумму, равную этой переплате.

Читайте также: