Как под роспись ознакомить работников с графиком отпусков

Опубликовано: 25.04.2024

Прямого ответа на вопрос о том, обязано ли руководство компании ознакомлять работников с графиком, законодательство РФ не дает.

Статья 123 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан уведомить работника в письменном виде под роспись о приближающемся отпуске не позднее, чем за 14 дней до его наступления.

Однако если учесть, что график отпусков относится к документам, содержащим в себе информацию, напрямую касающуюся трудовой деятельности компании, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить с ним всех работников организации под подпись сразу же после его утверждения.

Важно! Исходя из ст. 22 ТК РФ, руководство обязано ознакомить всех работников с графиком отпусков заранее, так как пока до их сведения не было доведено содержание локального правового акта, документ считается необязательным к исполнению.

Особенности законодательного регулирования

Ответ на вопрос, обязательно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков, может быт различным, в зависимости от того, какой срок имеется в виду.

Так, в Трудовом кодексе прямо прописано, что для работодателя существует обязательство извещать сотрудника о том, что такого-то числа он отправится в отпуск не позднее, чем за четырнадцать дней до соответствующие даты. Неизвещение об этом представляет собой явное нарушение трудового законодательства. В качестве последствия должностное лицо организации, обязанное выполнить данное действие, будут ждать санкции от государства за нарушение прав подчиненного ему персонала.

Данная в Трудовом кодексе норма имеет формулировку «не позднее двух недель». Это предполагает, что работники могут быть проинформированы о соответствующих датах, определенных для них, существенно раньше этой отметки, она установлена как крайний срок.

Также стоит помнить, что по точной норме от работника требуется подпись в том, что до него была донесена информация относительно того, что его отпуск начнется в такое-то время. При этом не оговаривается, на каком документе он должен ее ставить. Эта бумага может быть как графиком отпусков, так и листом ознакомления.

С другой стороны по норме статьи 22 Трудового кодекса устанавливается, что работодатель обладает обязанностью информировать сотрудников относительно локальных правовых актов при условии, что их содержимое влияет на исполнение ими трудовой функции.

Подобное положение часто толкуется так, что график отпусков, который составляется в декабре предшествующего года, требуется сделать известным для работников компании в сжатые сроки. Кроме того, это решение означает, что данный сотрудник получит больше возможностей для подготовки своего отдыха.

Разумеется, если персонал компании поставил еще в декабре свои подписи под вышедшим тогда графиком отпусков, то в дальнейшем предлагать его представителям расписываться в листе ознакомления за две недели до их ухода на отдых не требуется.

Алгоритм уведомления

В соответствии со ст. 123 ТК РФ работодатель должен уведомить сотрудника о приближающемся отдыхе за две недели до его наступления. Однако чтобы избежать возможных недоразумений, провести ознакомление с графиком нужно сразу же после его составления в конце календарного года.

Алгоритм ознакомления с ГО следующий:

За две недели до конца года составляется и утверждается ГО на следующий год.
Оформляется лист ознакомления с данным графиком.
Сотрудники отдела кадров обеспечивают ознакомление каждого из работников предприятия с документом под подпись.
За две недели до отпуска работника дополнительно уведомляют о дате начала отдыха и просят ознакомиться с приказом руководства.
Бухгалтерия рассчитывает и начисляет положенные работнику отпускные.

Как составить документ?

Определенной формы для листа ознакомления законом не предусмотрено, однако в нем в обязательном порядке должна содержаться следующая информация:

ФИО сотрудника.
Структурное подразделение или отдел, куда он прикреплен.
Наименование должности.
Личная подпись и дата ознакомления.

Справка. В листе ознакомления также рекомендуется продублировать дату отпуска, чтобы сотрудник подтвердил согласие именно с датой, указанной в ГО.

Если предприятие небольшое и в нем трудится незначительное количество кадров, то можно составить лист ознакомления в виде простого списка, однако удобнее делать его в форме таблицы.

Помимо составления листа ознакомления можно добавить в сам график отпусков (форма Т-7) дополнительный столбец для проставления подписи сотрудника и даты ознакомления с документом. Такой вариант не запрещен законодательством и часто используется на небольших предприятиях.

Оповещение сотрудников о расписании предстоящего отдыха

Для ознакомления сотрудника о предстоящем отдыхе, трудовое законодательство установило двух недельный срок до начала отпуска (статья 123 ТК РФ). При этом предъявлено важное условие: оповещенное лицо должно расписаться. Это будет означать, что организация исполнило свое обязательство об оповещении должным образом.

Рассмотрим порядок действий:

Утверждается график отпусков.
Составляется лист ознакомления с данным расписанием.
Сотрудник отдела кадров обходит каждого сотрудника, или вызывает каждого к себе и просит после ознакомления с графиком расписаться.
За две недели до начала трудовых каникул, кадровики дополнительно оповещают сотрудника о скором отпуске и предлагают ознакомиться с приказом руководителя об этом.
Важно бухгалтерии не забыть начислить отпускные. В противном случае работник может отказаться от отпуска и потребовать его в другое время.

Есть и другой вариант ознакомления, когда в самом графике отпусков добавляется дополнительный столбец под роспись сотрудников и для даты ознакомления. Этот вариант также является законным.

Лист ознакомления составляется в произвольной форме. Его структура зависит от подразделений организации. Если это маленькое предприятие, то можно изложить всех работников в списке со сквозной нумерацией. Если же речь идет о больших предприятиях, то список сотрудников лучше разбить согласно штатным подразделениям. Это придаст удобство для быстрого нахождения того или иного подчиненного.

Создать его удобнее в форме таблицы. В ней указываются такие графы, как: ФИО работника, структурное подразделение, должность, подпись, дата ознакомления.

Листы с ознакомлениями хранятся у кадровиков. Их срок не оговорен законом.

Минтруд разъяснил, как составить график отпусков

Ознакомление работников с графиком отпусков

Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под роспись?
Трудовой кодекс прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков. При этом, согласно статье 123 ТК РФ, работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала (письмо Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17846).

Мнение представительного органа работников

В компании имеется первичная профсоюзная организация, но она не объединяет более половины работников. Нужно ли учитывать мнение выборного органа такой организации при составлении графика отпусков в отношении ее членов?

Да, нужно. При утверждении графика отпусков работодатель обязан учитывать мнение представительного органа работников, независимо от количества его членов. Порядок учета мнения профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентирован статьей 372 ТК РФ (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17788).

Работники, имеющие право на отпуск в удобное время

Нужно ли включать в график отпусков работников, имеющих право на использование отпуска в удобное для них время (например, многодетных родителей)? Как определять в графике время отпуска, если они не высказали пожеланий на этот счет? Если работник будет включен в график, сможет ли он в дальнейшем требовать предоставить ему отпуск в иное удобное для него время?

Отдельные категории работников вправе использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Так, статьей 262.2 ТК РФ установлено, что сотрудникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

По нашему мнению, при составлении графика отпусков работникам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобный для них период года, следует указывать дату начала отпуска.

Впоследствии сотрудник может поменять время отдыха, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17786).

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Включение в график работников, которые в следующем году будут уволены

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые подлежат увольнению в следующем году (в связи с сокращением, истечением срока трудового договора) и у которых не возникнет права на использование отпуска?

В Трудовом кодексе не конкретизированы форма и содержание графика отпусков. Также не прописаны правила оформления предоставления работнику отпуска. Полагаем, что работодатели вправе предусмотреть соответствующие условия в локальном нормативном акте (письма Минтруда от 09.12.20 № 14-2/ООГ-17851).

Отметим, что ранее по рассматриваемому вопросу в Минтруде заявляли следующее: «в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры» (письмо от 09.04.20 № 14-2/В-395).

Дата отпуска в графике отпусков

Можно ли указать в графике отпусков только месяц использования работником отпуска, без конкретной даты?

Этот вопрос работодатель может урегулировать самостоятельно, прописав соответствующие положения в локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 08.12.20 № 14-2/ООГ-17783).

Составление и утверждение графика работы

Цитата (Ольга Владимировна Петрова):Вот поэтому у нас в Тд прописано, что работа по графику, который утверждается руководителем и ознакомление работника с графиком проводится в обязательном порядке.Если график работы продавцов отличается от графика работы действующего на данном предприятии, то режим работы и время отдыха необходимо включить в ТД. Ст. 57 ТК Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов; дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом; условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя); гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); условия труда на рабочем месте; условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами; другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Цитата (Ольга Владимировна Петрова):Завтра он работает с 15:30-23 часовЕсли работник работает до 23.00., то за 1 час работы, должна быть доплата за ночное время. Статья 96. Работа в ночное время Ночное время — время с 22 часов до 6 часов Цитата (Ольга Владимировна Петрова):Продавцы на окладе, причем еще на 0,5 ставкиКак работники работают на 0,5 ставки по 7 часов? Ст. 91 Тк РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

оформления

Лист ознакомления графиком оформляется в виде таблицы.

Должностное лицо, ответственное за подготовку кадровых бумаг, может заранее подготовить бланк с указанием нужной информации.

В листе нужны следующие графы:

ФИО и должность работника в соответствии со штатным расписанием фирмы;
структурное подразделение;
дата постановки подписи;
личная роспись.

Графы в листе «дата ознакомления» и «личная роспись» остаются незаполненными. Все трудящиеся заполняют их от руки после прочтения документа работником.

Листы ознакомления хранятся 1 год, как и графики отпусков, приложением к которым они являются.

заполнения листа ознакомления с графиком под роспись — word:

Региональная юридическая компания

Лист ознакомления с графиком отпусков — образец этого документа зачастую разрабатывается работодателями самостоятельно, поскольку унифицированной формы законодателем не предусмотрено. Лист ознакомления является обязательным документом, он подтверждает факт информирования всех сотрудников о времени их отпусков. Подробнее о порядке составления и заполнения этого документа вы узнаете из статьи.Как заполнить лист ознакомления с графиком отпусков? Почему важно подтвердить ознакомление с графиком отпусков?При несвоевременном оповещении о дате начала отпуска сотрудник, в соответствии со ст. 124 ТК РФ, получает право на перенос отдыха на другой желаемый для себя срок. Для того чтобы избежать ситуации, вызывающей разногласия между работниками, связанные с возможным наложением отпусков, работодатель должен не позднее чем за 2 недели проинформировать каждого работника о дате начала его отпуска (ст. 123 ТК РФ).Для того чтобы факт уведомления работников о дате начала и длительности их отдыха был зафиксирован, составляется специальный лист ознакомления, в котором сотрудники подтверждают факт своего ознакомления с графиком личными подписями. Где найти образец листа ознакомления?Официально утвержденного образца для листа ознакомления с графиком отпусков не существует, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Исходя из того значения, которое есть у этого документа (а именно: подтверждение выполнения работодателем обязательства по своевременному ознакомлению сотрудников с графиком отпусков), в листе ознакомления необходимо предусмотреть следующие реквизиты:

должность и Ф. И. О. работника, которого знакомят с графиком;
структурное подразделение;
дата ознакомления;
подпись работника.

Для экономии времени, которое придется потратить на разработку листа ознакомления с графиком, предлагаем образец.Как заполнить лист ознакомления с графиком отпусков?Листы ознакомления с графиком отпусков оформляют, как правило, в виде таблицы. При этом должностное лицо, ответственное за их подготовку, может сразу указать Ф. И. О. лиц, которых надлежит ознакомить с документом, место их работы (соответствующее структурное подразделение) и должности. А сотрудники уже сами проставляют от руки дату и подпись после того, как их ознакомили с графиком.Для листов ознакомления не предусмотрено срока хранения, поэтому их надлежит хранить столько же, что и локальный документ, к которому они прилагаются, в данном случае — график отпусков. В соответствии с п. 693 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, графики отпусков хранятся 1 календарный год.Если работник не соглашается с графиком отпусков и отказывается подписать лист ознакомления, соответствующую запись делает лицо, ответственное за составление графика и приложения к нему в виде листка ознакомления.***Каждый вновь утвержденный график отпусков должен быть представлен всем сотрудникам для ознакомления. С целью фиксации информации о том, все ли сотрудники ознакомлены и когда это произошло, специально составляется еще один документ — лист ознакомления, который прилагается к графику. Форма такого листа разрабатывается самостоятельно на каждом предприятии.

Алгоритм уведомления

Алгоритм ознакомления с ГО следующий:

За две недели до конца года составляется и утверждается ГО на следующий год.
Оформляется лист ознакомления с данным графиком.
Сотрудники отдела кадров обеспечивают ознакомление каждого из работников предприятия с документом под подпись.
За две недели до отпуска работника дополнительно уведомляют о дате начала отдыха и просят ознакомиться с приказом руководства.
Бухгалтерия рассчитывает и начисляет положенные работнику отпускные.

Как составить документ?

ФИО сотрудника.
Структурное подразделение или отдел, куда он прикреплен.
Наименование должности.
Личная подпись и дата ознакомления.

Лист ознакомления с графиком отпусков под роспись:

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

лист ознакомления с ГО;
журнал ознакомления;
ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

Ф. И. О. работника;
наименование его места работы и должность;
даты дней отдыха;
отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: .

О том, как составить график отпусков, рекомендуем прочитать готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Если сотрудник отказывается его подписывать

Отпуск вне графика отпусков

На него имеют право несколько категорий сотрудников. К ним относят:

работники, на воспитании которых находится трое и более детей в возрасте до 12 лет;
женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
сотрудники, не достигшие совершеннолетия;
совместители, если по основному месту работы им предоставлен отпуск;
инвалиды ВОВ (Великой Отечественной Войны);
ветераны боевых действий;
почетные доноры;
герои СССР, Российской Федерации;
полные кавалеры Ордена Славы;
сотрудники, подвергшиеся радиационному воздействию в результате ядерных испытаний;
работники, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС.

Они имеют право на первоочередной выбор периода отпуска. В некоторых случаях им предоставляют отдых на основании их заявления.

Согласование с персоналом под роспись по ТК РФ

Норм ознакомления сотрудников под личную роспись с графиком отпусков предприятия законодательством не предусмотрено. В ст. 123 ТК РФ обозначено только уведомление специалиста о предстоящем отдыхе не позже, чем за 14 дней до даты наступления отдыха. А это не является одним и тем же. Нужно ли ознакамливать трудящихся с расписанием?

Важно! На практике работники кадровых служб все-таки осуществляют процесс ознакомления сотрудников с графиком.

Причины, по которым процедура согласования под роспись проводится с помощью листа ознакомления:

Статья 22 ТК РФ фиксирует обязанность работодателя по наличию ознакомительных росписей всех работников на нормативных актах компании, которые связаны с трудовой деятельностью. Если график рассматривать как локальный документ предприятия, то ознакомление сотрудников требуется, хотя строгих указаний в 123 статье ТК ПФ нет. Во избежание предполагаемого нарушения законодательства кадровики подстраховываются и собирают подписи.
Процедура ознакомления с графиком отдыха специалистов заменяет изготовление уведомлений о начале отпуска для каждого работника. То есть, если трудящийся поставил свою роспись в листе ознакомления, оповещать его о приближающемся отпуске не надо. Подготовка приказа и выплата отпускных — все необходимые действия. Заявление также не требуется.

В Трудовом кодексе не описывается метод и форма согласования и ознакомления сотрудников, обозначается только срок уведомления работников об отдыхе — 2 недели до его начала.

Как ознакомить сотрудников?

Возможно применение 2 методов оповещения специалистов:

Оформление дополнительного документа — листа ознакомления.
Сбор личных росписей коллег на самом бланке графика.

Отдельный документ — лист ознакомления служит оптимальным методом донесения сведений до подчиненных о времени их отпуска.
Большинство организаций применяют на практике именно данный способ согласования составленного графика с работниками.

Главной задачей листа является ознакомление сотрудников предприятия и письменное подтверждение факта прочтения документа с помощью сбора их подписей.

Иногда кадровые специалисты предпочитают собрать росписи непосредственно на графике отпусков. Оформляется данный документ по утвержденной форме, а для целей оповещения работников заполняется последняя ячейка, остающаяся незаполненной.

В графе «примечание» специалист оставляет свой автограф, тем самым подтверждая ознакомление со сроком предстоящего отпуска. Данный вид информирования сотрудников не самый распространенный, но законодательно не запрещен.

Обратите внимание: согласовать составленный график нужно не только с работниками, но и с профсоюзом, если таковой есть в организации.

Пошаговая процедура согласования с профсоюзом и образец мотивированного мнения.

Сроки составления

График на выход сотрудников в отпуск, как правило, составляется в декабре, до наступления следующего года. Тогда же желательно подготовить и лист ознакомления, собрав росписи работников в одном месте.

Несвоевременное оповещение кадровым работником коллег, дает право трудящемуся на перенос отпуска на другое желаемое время (ст. 124 ТК РФ). Информировать любого специалиста работодатель обязан за 2 недели до наступления отдыха (статья 123 ТК РФ).

Если работник принят на работу после утверждения графика, то сведения об отпуске нового сотрудника оформляются:

составлением приложения к графику по аналогичной форме, что и основной документ, утверждается руководителем;
написанием новым членом коллектива заявления в свободной форме, где указывается желаемый период отдыха, без внесения изменений в ранее утвержденный график.

Выбранный способ обозначений информации об отпуске новых специалистов лучше отразить в локальных актах компании.

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники моложе 18 лет;
работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
вывесить в удобном месте для ознакомления;
выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В соответствии с Трудовым законодательством РФ работникам ежегодно предоставляются оплачиваемые отпуска.

В какой очередности работники организации будут уходить в отпуск, определяется графиком отпусков.

Статьей 123 Трудового кодекса РФ установлено, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя, а работник в свою очередь обязан его соблюдать.

Итак, график отпусков – это документ, содержащий информацию о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам организации.

Кадровая служба ежегодно не позднее чем за две недели до наступления очередного календарного года обязана составить и представить к утверждению работодателем график отпусков на следующий год.

Если в организации образован профсоюз, то обязательным является мнение данного органа при составлении графика отпусков.

Многие кадровые работники задают вопрос: необходимо ли составлять приказ об утверждении графика отпусков?

Кроме того, унифицированной формой графика отпусков № Т-7 предусмотрено его утверждение непосредственно руководителем организации («гриф утверждения») без издания соответствующего приказа.

Что необходимо учитывать при составлении графика отпусков:

в график включаются все работники организации, в том числе и те, кто работает в данной организации по совместительству;
работники, которые приняты уже после утверждения графика отпусков, в график не вписываются (т.е. вносить изменения в утвержденный график не нужно). Таким работникам отпуск будет предоставляться по их заявлению по истечении 6 месяцев работы.
при составлении графика необходимо учитывать законодательство - какие льготы по предоставлению отпуска и кому предоставляются, а также характер работы организации и в обязательном порядке - пожелания работников.

Бланк графика отпусков

Для составления графика отпусков предполагается специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Это унифицированная форма первичной документации.

График составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года.

Посмотрите ментальную карту "Действия при утрате паспорта", о том куда необходимо обращаться с заявлением о пропаже

Или узнайте ЗДЕСЬ о ваших потребительских правах

Образец заполнения графика отпусков

В строке «Наименование организации» указывается наименование в соответствии с учредительными документами. Если у организации есть сокращенное наименование, то сначала пишется полное наименование, а затем в скобках указывается ее сокращенное название.
Код организации по ОКПО указывается в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Строка «Мнение выборного профсоюзного органа» заполняется, если в организации существует профсоюз. В этом случае указывается номер и дата документа, в котором профсоюз выразил свое мнение при планировании отпусков работников.
Утверждение графика. График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.
Номер документа. Порядковый номер, нумерация присваивается кадровой службой.
Дата составления графика: указывается цифрами в следующем порядке – день, месяц, год. В следующем столбце указывается, на какой год составлен график.

Наименование графы

Структурные подразделения организации указываются согласно штатного расписания.

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Указывается наименование должности работника в точном соответствии со штатным расписанием организации.

Фамилия, имя, отчество

Данные о работнике пишутся полностью без сокращений.

Указывается табельный номер работника, который кадровая служба присваивает при приеме на работу.

Количество календарных дней отпуска

Здесь указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Если в прошлом году работник не использовал отпуск (часть отпуска) это должно быть отражено в данной графе. (пример «28 дн + 8 дн за 2013г.»)

Запланированная дата отпуска

Указывается дата цифрами – число, месяц, год.

Фактическая дата отпуска

Данная дата проставляется от руки после окончания отпуска работника.

Перенесение отпуска основание

Здесь указывается документ, на основании которого переносится отпуск (заявление работника, приказ руководителя).

Дата предполагаемого отпуска

Указывается дата цифрами – число, месяц, год.

Графы с 1 по 6 заполняются до начала календарного года при составлении графика отпусков.
Графы с 7 по 10 заполняются (от руки) по мере предоставления работникам отпусков.
Подпись. График отпусков подписывается работником кадровой службы с наименованием его должности и расшифровкой подписи.

Ознакомление работников с графиком

Кадровая служба может завести журнал для ознакомления с графиком отпусков, либо отдельный лист ознакомления, кроме того можно дополнить график отпусков графой 11 «ознакомление работника».

В любом из этих документов работник должен поставить свою подпись, означающую, что он ознакомлен и согласен с графиком отпусков.

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Обязательно ли знакомить работников с утвержденным работодателем графиком отпусков под подпись или достаточно известить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели?

Если нужно знакомить, то какие сроки установлены законодателем для осуществления ознакомления?

Прошу дать ответ с учетом того, что в организации нет положения об утверждении ЛНА и органа первичной профсоюзной организации.

ОТВЕТ

Обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена.

Статьей 123 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность известить работника под подпись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Соответственно, раз не предусмотрена обязанность по ознакомлению работника с графиком отпусков, нет и сроков для ознакомления с данным графиком.

Однако на практике проверяющими достаточно часто высказывается точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись. Эта позиция основана на том, что график отпусков является локальным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работников (ст. 22 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1). Поэтому работодатель обязан предоставить работникам возможность ознакомиться с содержанием графика и зафиксировать это в документе, где работники могут поставить свои подписи (отдельная ведомость/лист ознакомления с графиком, либо в самом графике можно предусмотреть отдельную графу для подписей).

Если организация-работодатель будет придерживаться позиции, что график отпусков не является локальным нормативным актом (опираясь в том числе на то, что в организации нет положения об утверждении ЛНА и нет органа первичной профсоюзной организации), и соответственно вы не будете знакомить работников с графиком под подпись, будьте готовы к возможным разногласиям с проверяющими. По имеющейся у нас информации (отзывы наших клиентов и позиция Онлайнинспекция.РФ), позиция трудовой инспекции – знакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков надо обязательно .

ОБОСНОВАНИЕ

Статьей 123 ТК РФ предусмотрено, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Действующим трудовым законодательством, в частности ст. 123 ТК РФ, не установлена обязанность работодателя ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков.

Есть судебные решения, в которых содержится вывод о том, что работодатель не обязан знакомить работников с графиком отпусков. Так, Приморский краевой суд отказал работнику во взыскании компенсации морального вреда, причиненного ему в результате неправомерных действий работодателя. Претензии работника заключались в том, что он не был ознакомлен с графиком отпусков (Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 17.07.2018 N 33-6487/2018). В обоснование своей позиции суд указал, что обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством прямо не предусмотрена, а ст. 123 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность известить работника под подпись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельные суды не наказывают работодателей за отсутствие подписей работников об ознакомлении с графиком, мотивируя это тем, что сроков для такого ознакомления законом не установлено (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 N 12-548/2016).

В письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1 говорится, что работодатель самостоятельно определяет формы уведомления работников о начале отпуска: лист ознакомления, уведомление, ведомость. Роструд предлагает также добавить в форму N Т-7 графы для подписей работников об ознакомлении с датой начала отпуска.

При этом необходимо отметить, что на практике (по отзывам наших клиентов и позиция Онлайнинспекция.РФ) проверяющими инспекторами достаточно часто высказывается точка зрения, согласно которой работодатель должен знакомить сотрудников с графиком отпусков под личную подпись.

Аргументы в поддержку этой позиции следующие: график отпусков утверждается работодателем в том же порядке, что и локальный нормативный акт (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом. Ознакомить работника надо с любым ЛНА, связанным с его трудовой деятельностью (ст. 68 ТК РФ). А часть 2 ст. 22 ТК РФ содержит требование, согласно которому работодатель знакомит работников с локальными актами организации под подпись (Определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11.11.2015 N 33-4270/2015).

Для этого возможно внести изменения в форму N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), дополнив ее соответствующими графами. В одной из них, например, работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна (ознакомлен), а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1) либо использовать специальный лист ознакомления.

Рекомендации

В связи с тем, что на данный момент существует некая неопределенность в данном вопросе, чтобы не рисковать и исключить вероятность спора с проверяющими, по нашему мнению, безопаснее для работодателя ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков.

Читайте также:

Как под роспись ознакомить работников с графиком отпусков

Особенности законодательного регулирования

Алгоритм уведомления

Как составить документ?

Рекомендации Роструда по сроку хранения листов ознакомления с графиком отпусков

См. также:

Похожие публикации

Если сотрудник отказывается его подписывать

Оповещение сотрудников о расписании предстоящего отдыха

Минтруд разъяснил, как составить график отпусков

Ознакомление работников с графиком отпусков

Мнение представительного органа работников

Работники, имеющие право на отпуск в удобное время

Включение в график работников, которые в следующем году будут уволены

Дата отпуска в графике отпусков

Составление и утверждение графика работы

оформления

Региональная юридическая компания

Алгоритм уведомления

Как составить документ?

Лист ознакомления с графиком отпусков под роспись:

Если сотрудник отказывается его подписывать

Отпуск вне графика отпусков

Согласование с персоналом под роспись по ТК РФ

Как ознакомить сотрудников?

Сроки составления

Особенности составления графика отпусков

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

О праве переноса отпуска на следующий год

Форма для графика отпусков

Изменение графика отпусков

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Штраф за отсутствие графика отпусков

Не пропустите новые публикации

Бланк графика отпусков

Образец заполнения графика отпусков

Ознакомление работников с графиком