Как рассчитать отпускные с учетом индексации в 1с

Опубликовано: 02.05.2024

Дата публикации 24.09.2018

Использован релиз 3.1.7

Рассмотрим следующие примеры:

Расчет отпускных при индексации окладов в расчетный период

В случае индексации заработной платы в расчетный период выплаты (индексируемые), учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода, т.е. на коэффициент индексации умножаются выплаты (индексируемые), которые начислялись сотруднику до повышения.

В организации ООО "ТЕКС" с 1 июня 2018 г. произошло повышение должностных окладов сотрудников на коэффициент 1,2 (ранее индексация не проводилась). Сотруднику организации Клинцову М.С. со 2 по 29 июля 2018 г. предоставляется основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, который был рассчитан и выплачен вместе с заработной платой в июне. В расчетном периоде с июля 2017 г. по июнь 2018 г. сотруднику ежемесячно начислялась оплата по окладу в размере 25 000 руб., в мае 2018 г. в абсолютном размере 2 000 руб. была выплачена надбавка за профессиональное мастерство, которая не зависит от оклада. Все месяцы расчетного периода Клинцов М.С. отработал полностью (за исключением марта 2018 г.). С 19 по 26 марта 2018 г. сотрудник находился на больничном. За март 2018 г. ему начислена оплата по окладу в размере 17 500 руб. После проведенной в организации индексации размер оплаты по окладу Клинцова М.С. составил 30 000 руб.

Выполняются следующие действия:

В нашем примере повышение должностных окладов сотрудников организации произошло с 1 июня 2018 г. на коэффициент 1,2 (рис. 1). До индексации размер оплаты по окладу Клинцова М.С. составлял 25 000 руб., а после индексации – 30 000 руб. Подробнее о регистрации индексации заработка смотрите здесь.

Начисление оплаты основного ежегодного отпуска с учетом индексации

Обратите внимание: если расчет заработной платы планируется выполнить отдельно от отпускных, то сначала необходимо рассчитать заработную плату с учетом проведенной индексации, а потом уже сами отпускные.

Ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начислено (подробно) (рис. 3).

Для анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка (рис. 4).

В нашем примере повышение окладов произошло в расчетный период. Согласно абз. 2 п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, в этом случае выплаты (индексируемые), учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Если в расчетном периоде сотруднику начислены выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка, но не повышаются на коэффициент индексации, то после проведенной индексации сумму выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, можно рассчитать по формуле:

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка, после индексации = Индексируемые выплаты до повышения * Коэффициент индексации + Неиндексируемые выплаты до повышения + Выплаты после повышения.

В нашем примере индексируемой выплатой является оплата по окладу, а неиндексируемой – надбавка за профессиональное мастерство. Настройка учета вида начисления при расчете среднего заработка производится в его карточке (раздел Настройка – Начисления) на закладке Средний заработок в разделе Расчет оплаты отпусков, командировок и др. Индексируется или нет вид начисления, зависит от флажка При расчете среднего заработка это начисление индексируется (для оплаты по окладу этот флажок установлен, для надбавки – нет). Подробнее об этом смотрите в статье Настройка базы для расчета среднего заработка.

Коэффициент индексации, на который увеличилась зарплата до повышения окладов (за период с 1 июля 2017 г. по 31 мая 2018 г.), одинаков для всех периодов и составляет 1,2 (30 000 руб. / 25 000 руб.).

Таким образом, сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, после индексации составляет: (25 000 руб. * 10 мес. (с июля 2017 г. по февраль 2018 г. и с апреля 2018 г. по май 2018 г.) + 17 500 (за март 2018 г.)) (индексируемая оплата по окладу) * 1,2 + 2 000 руб. (неиндексируемая надбавка за профессиональное мастерство за май 2018 г.) + 30 000 руб. (рассчитанная после проведенной индексации оплата по окладу за июнь 2018 г.) = 353 000 руб.

Количество дней расчетного периода составляет 344,04 дня.

Среднедневной заработок с учетом индексации составляет: 353 000 руб. / 344,04 дня = 1 026,04 руб.

В результате произведенного расчета Клинцову М.С. начислено:

• оплата основного ежегодного отпуска за период с 02.07.2018 по 29.07.2018 – 28 729,12 руб. (1 026,04 руб. * 28 дней);
• оплата по окладу за июнь 2018 г. – 30 000 руб.

Подробный расчет можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений (рис. 5).

Расчет отпускных при индексации окладов после расчетного периода, но до дня ухода сотрудника в отпуск

В случае индексации заработной платы после расчетного периода, но до дня ухода сотрудника в отпуск, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период, т.е. индексируются не выплаты, относящиеся к расчетному периоду, а сумма среднего заработка, исчисленная за расчетный период (письмо Минтруда России от 18.08.2015 № 14-1/В-623). Если в расчетном периоде сотруднику начислены неиндексируемые выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка, то на коэффициент индексации нужно увеличить не средний заработок, а индексируемые выплаты, учитываемые при расчете заработка за расчетный период.

В организации ООО "ТЕКС с 1 июля 2018 г. произошло повышение должностных окладов сотрудников на коэффициент 1,2 (ранее индексация не проводилась). Сотруднику организации Клинцову М.С. с 9 июля по 5 августа 2018 г. предоставляется основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В расчетном периоде с июля 2017 г. по июнь 2018 г. сотруднику ежемесячно начислялась оплата по окладу в размере 25 000 руб., в мае 2018 г. в абсолютном размере 2 000 руб. была выплачена надбавка за профессиональное мастерство, которая не зависит от оклада. Все месяцы расчетного периода Клинцов М.С. отработал полностью (за исключением марта 2018 г.). С 19 по 26 марта 2018 г. сотрудник находился на больничном. За март 2018 г. ему была начислена оплата по окладу в размере 17 500 руб. После проведенной в организации индексации размер оплаты по окладу Клинцова М.С. составил 30 000 руб.

Выполняются следующие действия:

В нашем примере повышение должностных окладов сотрудников организации произошло с 1 июля 2018 г. на коэффициент 1,2 (рис. 1). До индексации размер оплаты по окладу Клинцова М.С. составлял 25 000 руб., а после индексации составил 30 000 руб. Подробнее о регистрации индексации заработка смотрите здесь.

Начисление оплаты основного ежегодного отпуска с учетом проведенной индексации

Ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начислено (подробно) (рис. 3).

Для анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка (рис. 4).

В нашем примере повышение окладов произошло после расчетного периода, но до дня ухода сотрудника в отпуск. В соответствии с абз. 3 п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, в этом случае повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период. При этом коэффициент индексации определяется путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленного сотруднику после окончания расчетного периода, на величину его тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленного в расчетном периоде.

Методика повышения среднего заработка зависит от того, включены в расчет среднего заработка выплаты, которые не повышаются на коэффициент индексации, или нет.

Если выплат, которые учитываются при расчете среднего заработка, но не повышаются на коэффициент индексации, не было, средний заработок с учетом индексации рассчитывается по формуле:

Средний заработок с учетом индексации = Средний заработок без учета индексации * Коэффициент индексации.

Если в расчетном периоде сотруднику начислены выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка, но не повышаются на коэффициент индексации, организация может воспользоваться альтернативным вариантом расчета среднего заработка сотрудника с учетом повышения зарплаты. На коэффициент индексации нужно увеличить не средний заработок, а выплаты, учитываемые при расчете заработка за расчетный период, но при условии, что они подлежат индексации. Затем сложить полученную сумму с суммой выплат, которые не подлежат индексации. В программе используется именно этот вариант расчета.

В нашем примере в расчетном периоде есть выплата, которая учитывается при расчете среднего заработка, но не индексируется на коэффициент – надбавка за профессиональное мастерство. Настройка учета вида начисления при расчете среднего заработка производится в его карточке (раздел Настройка – Начисления) на закладке Средний заработок в разделе Расчет оплаты отпусков, командировок и др. Индексируется или нет вид начисления, зависит от флажка При расчете среднего заработка это начисление индексируется (для оплаты по окладу этот флажок установлен, для надбавки – нет). Подробнее об этом смотрите в статье Настройка базы для расчета среднего заработка.

Таким образом, после проведенной индексации сумму выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, за расчетный период можно рассчитать по формуле:

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка, после индексации = Индексируемые выплаты * Коэффициент индексации + Неиндексируемые выплаты.

Коэффициент индексации, на который увеличилась зарплата до повышения окладов (за период с 1 июля 2017 г. по 30 июня 2018 г.), одинаков для всех периодов и составляет 1,2 (30 000 руб. / 25 000 руб.).

Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, после индексации составляет: (25 000 руб. * 11 мес. (с июля 2017 г. по февраль 2018 г. и с апреля 2018 г. по июнь 2018 г.) + 17 500 (за март 2018 г.)) (индексируемая оплата по окладу) * 1,2 + 2 000 руб. (неиндексируемая надбавка за профессиональное мастерство за май 2018 г.) = 353 000 руб.

Количество дней расчетного периода составляет 344,04 дня.

Среднедневной заработок с учетом индексации составляет: 353 000 руб. / 344,04 дня = 1 026,04 руб.

В результате произведенного расчета начислена оплата основного ежегодного отпуска за период с 09.07.2018 по 05.08.2018 в размере 28 729,12 руб. (1 026,04 руб. * 28 дней).

Подробный расчет можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений (рис. 5).

Расчет отпускных при индексации окладов во время нахождения сотрудника в отпуске

В случае индексации заработной платы во время нахождения сотрудника в отпуске часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода, т.е. пересчитывается та часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска. В соответствии с письмом Минтруда России от 18.08.2015 № 14-1/В-623 необходимо индексировать сумму среднего дневного заработка, которая уже начислена сотруднику.

Сотруднику ООО "ТЕКС" Калининой В.М. с 9 июля по 5 августа 2018 г. предоставляется очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, который был рассчитан и выплачен в июле. В расчетном периоде с июля 2017 г. по июнь 2018 г. сотруднику ежемесячно начислялась оплата по окладу в размере 60 000 руб. Все месяцы расчетного периода Калинина В.М. отработала полностью (за исключением декабря 2017 г.). С 18 по 29 декабря 2017 г. она находилась на больничном. За декабрь 2017 г. ей начислена оплата по окладу в размере 31 428,57 руб.

В организации с 1 августа 2018 г. произошло повышение должностных окладов сотрудников на коэффициент 1,2 (ранее индексация не проводилась). После индексации размер оплаты по окладу Калининой В.М. составил 72 000 руб. Поскольку отпускные были рассчитаны и выплачены сотруднику до проведения индексации, необходимо в августе сделать их перерасчет.

Выполняются следующие действия:

Начисление оплаты основного ежегодного отпуска до индексации

В нашем примере за расчетный период с июля 2017 г. по июнь 2018 г. сотруднику было начислено 691 428,57 руб. (60 000 руб. * 11 мес. + 31 428,57 руб.). Учтено дней расчетного периода всего – 340,26.

Среднедневной заработок до индексации составляет: 691 428,57 руб. / 340,26 дней = 2 032,06 руб.

Отпускные за период с 09.07.2018 по 05.08.2018 составляют: 2 032,06 руб. * 28 дней = 56 897,68 руб.

В нашем примере повышение должностных окладов сотрудников организации произошло с 1 августа 2018 г. на коэффициент 1,2 (рис. 1). До индексации размер оплаты по окладу Калининой В.М. составлял 60 000 руб., а после индексации составил 72 000 руб. Подробнее о регистрации индексации заработка смотрите здесь.

Перерасчет отпускных в связи с проведенной индексацией

Ознакомиться с результатами начислений можно на закладке Начислено (подробно), а с результатами перерасчета за прошлый период – на закладке Пересчет прошлого периода (рис. 3).

Для анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка (рис. 4).

В нашем примере повышение окладов произошло во время нахождения сотрудника в отпуске. Согласно абз. 4 п. 16 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, в этом случае повышается та часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска. В соответствии с письмом Минтруда России от 18.08.2015 № 14-1/В-623 необходимо индексировать сумму среднего дневного заработка, которая уже начислена сотруднику.

Таким образом, среднедневной заработок сотрудника после повышения окладов не меняется и составляет 2 032,06 руб.

После проведенной индексации повышается именно средний заработок (сумма отпускных) сотрудника, расчет которого производится по формуле:

Средний заработок с учетом индексации = Среднедневной заработок * Количество дней отпуска, за которые не нужно пересчитывать средний заработок + Среднедневной заработок * Коэффициент индексации * Количество дней отпуска, за которые нужно пересчитывать средний заработок.

Обратите внимание: если дата начала отпуска совпадает с датой проведения индексации, то повышается весь средний заработок (вся сумма отпускных) сотрудника.

В нашем примере количество дней отпуска, за которые не нужно пересчитывать средний заработок, составляет 23 дня (с 09.07.2018 по 31.07.2018), а количество дней отпуска, за которые нужно пересчитывать средний заработок, составляет 5 дней (с 01.08.2018 по 05.08.2018).

Коэффициент индексации, на который увеличилась зарплата с момента ее увеличения и до окончания отпуска (с 01.08.2018 по 05.08.2018), одинаков и составляет 1,2 (72 000 руб. / 60 000 руб.).

Средний заработок с учетом индексации за период с 09.07.2018 по 05.08.2018 составляет: 2 032,06 руб. * 23 дня + 2 032,06 руб. * 1,2 * 5 дней = 46 737,38 руб. (с 09.07.2018 по 31.07.2018) + 12 192,36 руб. (с 01.08.2018 по 05.08.2018) = 58 929,74 руб.

Подробный расчет можно посмотреть по кнопке Печать – Подробный расчет начислений (рис. 5).

В результате произведенного перерасчета сумма отпускных увеличилась, размер доплаты составил 2 032,06 руб. (58 929,74 руб. – 56 897,68 руб.) (рис. 6).

У каждого сотрудника своя ситуация: кто-то хочет взять отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, кто-то работает в режиме неполного рабочего времени, у кого-то повысился оклад и были премии. Все эти ситуации бухгалтерия должна учитывать при расчете отпускных. В статье мы рассмотрим примеры расчета. Кроме того, вы найдете удобные формулы для расчета отпускных в нестандартных ситуациях

Чтобы уверенно рассчитывать средний заработок в самых сложных ситуациях, зарегистрируйтесь на онлайн-курс «Заработная плата. Средний заработок».

Расчет отпускных при неполном режиме работы

Сотрудники, которые работают в режиме неполного времени, также имеют право на 28 дней отдыха. Это подтверждается ст. 93 ТК РФ, которая запрещает вводить какие-либо ограничения для граждан, которые работают в режиме, отличном от стандартного.

Отпускные при неполном рабочем времени рассчитываются в общеустановленном порядке (то есть, за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на количество месяцев расчетного периода и на 29,3).

Пример

Работнику с 15 августа 2017 года предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оклад -18 000 рублей. С 1 июля 2017 года ему установлена четырехдневная рабочая неделя с оплатой в размере 14 400 рублей в месяц.

Определим расчетный период: август 2016 года — июль 2017 года

Сумма отпускных составит: (18 000 х 11 + 14 400) / 12 / 29,3 х 28 = 16 914,68 рублей

Расчет отпускных при повышении оклада

Повышение окладов (тарифных ставок) учитывается при расчете среднего заработка (в частности, при расчете отпускных) только при условии, что оно было проведено в отношении всех работников организации (п.16 Положения № 922).

Обратите внимание: если индексация не затронула хотя бы одного сотрудника, то при исчислении среднего заработка абсолютно всем сотрудникам такое повышение зарплаты не учитывается.

Повышение заработной платы влияет на исчисление суммы отпускных, если повышение произошло:

• В расчетном периоде;
• После расчетного периода, но до начала отпуска;
• Во время отпуска.

В таких случаях необходимо использовать специальный коэффициент повышения. Формула для расчета коэффициента повышения тарифных ставок (коэффициент индексации):

Коэффициент повышения тарифных ставок (коэффициент индексации) = Новый оклад (тарифная ставка) / Оклад (тарифная ставка) до повышения

Пример

1. Заработная плата увеличена в расчетном периоде

Сотрудник идет в отпуск с 20 октября 2017 года на 28 календарных дней. Оклад — 20 000 рублей. Расчетный период: октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года. С 01 сентября 2017 года оклад сотрудника увеличен на 3 000 рублей и составил 23 000 рублей

Коэффициент повышения: 23 000 / 20 000 = 1,15
Сумма отпускных: (20 000 х 1,15 х 11 + 23 000) / 12 / 29,3 х 28 = 21 979,52 руб.

2. Заработная плата увеличена после расчетного периода, но до начала отпуска. В этом случае необходимо скорректировать среднедневной заработок.

Сотрудник идет в отпуск с 20 октября 2017 на 28 календарных дней. Оклад — 20 000 рублей. Расчетный период: октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года. С 01 октября 2017 года оклад увеличен на коэффициент 1,2.

Для простоты примера, предположим, что расчетный период отработан полностью.

Сумма отпускных без пересчета: (20 000 х 12) / 12 / 29,3 х 28 = 19 112,63 рублей

Сумма отпускных: 19 112,63 х 1,2 = 22 935,16 рублей

3. Заработная плата увеличена в период отпуска. В этом случае необходимо скорректировать ту часть отпускных, которая приходится на период отпуска со дня увеличения оклада (тарифной ставки) до окончания отпуска.

Сотрудник идет в отпуск с 10 октября 2017 продолжительностью 14 календарных дней. Оклад — 20 000 рублей. Расчетный период: октябрь 2016 года — сентябрь 2017 года. С 16 октября 2017 года оклад увеличен на коэффициент 1,2.

Для простоты примера, предположим, что расчетный период отработан полностью.

Среднедневной доход: (20 000 х 12) / 12 / 29,3 = 682,59 рублей

Рассчитываем отпускные за 6 календарных дней отпуска до повышения оклада (с 10 по 15 октября 2017 года) исходя из фактического среднего заработка, то есть без учета увеличения оклада:

682,59 х 6 = 4 095,54 рублей

Отпускные за оставшиеся 8 календарных дней отпуска (с 16 по 23 октября 2017 года) начисляются исходя из фактического среднего заработка, скорректированного на коэффициент увеличения оклада — на 1,2:

Среднедневной доход: (20 000 х 12 х 1,2) / 12 / 29,3 = 819,11 рублей

819,11 х 8 = 6 552,88 рублей

Сумма отпускных: 4 095,54 + 6 552,88 = 10 648,42 рублей

В конце статьи есть шпаргалка

Расчет отпускных при наличии премий в расчетном периоде

Премии при расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск учитываются в порядке, предусмотренном п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

То есть, премии для определения суммы отпускных, учитываются следующим образом:

1. Ежемесячные премии - учитываются все фактически начисленные в расчетном периоде премии, но не более одной за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
2. Квартальные (полугодовые) премии - учитываются все фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
3. Годовые премии - учитываются вне зависимости от времени начисления вознаграждения.

Премии к юбилейным датам и праздникам при расчете отпускных учитываются, если они предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде ( Письмо Минтруда РФ от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).

При начислении премии по итогам работы за год, если год отработан полностью, сумма начисленной премии учитывается при расчете средней заработной платы, в полном размере. Если год отработан не полностью, то премия учитывается пропорционально отработанному времени в расчетном периоде (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17).

Премии, учитываемые в расчете = Премии, начисленные сотруднику в расчетном периоде / Количество рабочих дней в расчетном периоде x Количество дней, фактически отработанных в расчетном периоде

Пример

Сотруднику предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 09 января 2017 на 28 календарных дней. Расчетный период — с 01.01.2016 по 31.12.2016 (247 рабочих дней). В августе 2016 года сотрудник не работал, так как находился в ежегодном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней: с 01 августа 2016 года по 28 августа 2016 года (20 рабочих дней).

В расчетном периоде сотруднику были начислены следующие премии:

• ежемесячные премии, без учета фактически отработанного времени: 5 000 рублей
• квартальные премии, без учета фактически отработанного времени: 10 000 рублей за 1 квартал 2016 года начислена в апреле 2016 года; 10 000 рублей за 3 квартал 2016 года начислена в октябре 2016 года.
• годовая премия за 2016 год, без учета фактически отработанного времени: 25 000 рублей начислена в феврале 2017 года

Размер учитываемых премий при расчете среднедневного заработка для отпускных выплат составляет:

(5 000 x 12 + 10 000 x 2 + 25 000) / 247 x 227 = 96 497,98 рублей.

Расчет отпускных после отпуска по уходу за ребенком

Если работница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком, то согласно п. 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, если в расчетном периоде отсутствовали доходы, включаемые в расчет среднего заработка для оплаты отпусков, то указанный период надо заменить на 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работница ушла в декрет (Письмо Минтруда РФ от 25.11.2015 № 14-1/В-972).

Период нахождения в отпуске по уходу за ребенком не засчитывается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а отпуск по беременности и родам в стаж засчитывается.

Отпускные в этой ситуации будут рассчитываться исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих отпуску по беременности и родам.

Пример

• в отпуске по беременности и родам с апреля 2014 по август 2014 года,
• в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, с августа 2014 года по июнь 2017 года.

После окончания отпуска по уходу за ребенком, работница взяла отпуск на 28 календарных дней.

Так как в расчетном периоде у работницы не было доходов, включаемых в расчет среднего заработка для расчета отпускных, то для исчисления отпускных надо взять период 12 месяцев, предшествующих отпуску по беременности и родам, с апреля 2013 года по 31 марта 2014 года.

Оклад сотрудницы — 20 000 рублей
Сумма отпускных: 20 000 x 12 / 29,3 / 12 x 28 = 19 112,63 рубля.

Расчет отпускных при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени отпускные и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск надо рассчитывать исходя из среднего часового заработка по формуле:

Средний часовой заработок = Заработная плата, фактически начисленная за расчетный период / Количество часов, фактически отработанное за расчетный период

Средний заработок за период:

Средний заработок = Средний часовой заработок x Количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащему оплате

Пример

В организации ведется суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Учетный период — 1 месяц. Работник 16 и 17 января 2017 года находился в служебной командировке. Эти дни должны быть ему оплачены из расчета его среднего заработка. Месячный оклад: 50 000 рублей. Расчетный период: январь 2016 года — декабрь 2016 года.

Количество рабочих часов в расчетном периоде составляет 1974 часов.

Заработок за год: 50 000 × 12 = 600 000 рублей

Среднечасовой заработок: 600 000 / 1974 = 303,95 руб./час

Количество рабочих часов в периоде, за который выплачивается средний заработок:

40 часов / 5 дней × 2 дня = 16 часов

За 2 дня, в течение которых, работник был в командировке, ему должно быть выплачено:

303,95 × 16 = 4 863,20 рублей.

Расчет отпускных при сезонных работах и краткосрочных трудовых договорах

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) и занятым на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), отпуск оплачивается из расчета два рабочих дня за месяц работы. Статьей 139 Трудового кодекса уста­новлено, что для таких категорий работников, средний дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной за­работной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Среднедневной заработок = Заработок, включаемый в расчет / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели

Пример

С работником заключен срочный трудовой договор на два месяца — с 1 марта по 30 апреля 2017 года. Работник имеет право на отпуск в размере четырех дней (2 мес. х 2 дня). Сумма, принимаемая в расчет отпуск­ных, составляет 100 000 рублей.

Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели в расчетном периоде составило:

• март — 26 дней;
• апрель — 25 дней;

Общее количество рабочих дней равно: 26 + 25 = 51 рабочих дня

Средний дневной заработок: 100 000 / 51 = 1 960,78 рублей

Сумма отпускных: 1 960,78 х 4 = 7 843,12 рублей.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Ошибки в расчете отпускных стоят на первом месте среди других ошибок расчетчиков зарплаты. И чаще всего они возникают у тех, кто не учел результаты индексации зарплат в компании. Об этом свидетельствует наша практика проведения аудита расчета зарплат.

Проблема передачи данных из кадров в бухгалтерию

Казалось бы, все просто: вырос оклад – увеличился средний заработок – работник получит более весомую сумму отпускных. Однако эта идеальная схема сильно подвержена сбоям из-за того, что:

• происходят проблемы в коммуникациях (работе) разных систем при передаче корректных данных из отдела кадров в бухгалтерию;
• отсутствует интеграция системы кадрового учета.

Для того чтобы не иметь проблем с работниками, не разбираться с прокуратурой, трудовой и налоговыми инспекциями, главному бухгалтеру и HR-директору необходимо отслеживать ошибки при передаче в бухгалтерию приказа о повышении окладов. Самый сложный вариант – если в приказе содержится:

• список тех работников, кому подняли оклад (тарифную ставку);
• суммы произведенной индексации.

Такой вариант уместно использовать, если увеличение выплат затронуло не всех работников. При общем повышении окладов целесообразно отразить только процент (коэффициент) индексации.

Датой выплат отпускных по новым правилам станет дата составления приказа о повышении зарплаты. При нарушении этого правила возникают ошибки, о которых приходится потом горько жалеть: корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов; пересдавать отчетность. Если ошибку пропустить, а ее найдет не бухгалтер, а налоговая, последствия могут быть еще печальнее.

Три ситуации перерасчета отпускных

Для простоты изложения в рамках настоящего материала рассмотрим случаи только общего повышения окладов и, соответственно, будем использовать коэффициент повышения зарплаты при расчете отпускных.

Пары, где РП – расчетный период, а НО – начало отпуска, могут быть такими:

• РП не завершен, дата НО не наступила (пересчету подлежит часть выплат, начисленных до индексации);
• РП завершен, дата НО не наступила (пересчету подлежат все индексируемые начисления);
• РП завершен, НО наступило (расчет среднего заработка при такой индексации заработной платы необходимо скорректировать только после дня внесения изменений в оклад).

Общий порядок действий при этом стандартный. Прежде всего, необходим расчет среднего дневного заработка (далее – СДЗ). В формулу такого расчета входят как показатель расчетного периода, так и связанные с ним величины:

• выплаты по оплате труда;
• количество отработанных дней.

Если работник трудоустроен давно, то его расчетный период обычно определяют в полных месяцах. Для того чтобы месяцы перевести в дни, используют коэффициент 29,3 – среднемесячное число календарных дней. Например, 12 месяцам в году соответствуют 351,6 дней из расчета 12 мес. х 29,3.

На величину, обозначающую количество отработанных дней, необходимо разделить начисления, связанные с оплатой труда за весь предшествующий год, или ту часть, которая отработана будущим отпускником. Повышение оклада в результате индексации или по другим причинам означает, что даже при окладной системе заработок будет неоднороден из-за применения повышающего коэффициента (см. примеры 1-3).

Непосредственный расчет суммы отпускных к выплате не зависит от повышения оклада. Это всегда произведение СДЗ и количества календарных дней отпуска, уменьшенное на удержанный НДФЛ.

Для простоты расчетов предположим, что некий работник Иванов Иван Сергеевич работает в компании с 2015 года и имеет:

• неполный рабочий день без каких-либо надбавок и премий;
• оклад, размер которого составляет 10 000 руб.

Рассмотрим, как произвести расчет отпускных при индексации заработной платы на практических примерах – по одному примеру на каждую ситуацию. Расчет отпускных при повышении зарплаты в примерах 1–3 представлен до удержания НДФЛ.

Пример 1

Иванов И. С. идет в отпуск с 20 марта 2019 года на 28 календарных дней. Расчетный период: март 2018 года – февраль 2019 года. С 1 февраля 2019 года оклад Иванова И. А. увеличен на 2 000 руб. и составил 12 000 руб.
Коэффициент повышения зарплаты при расчете отпускных составит 1,2 из расчета 12 000 руб. / 10 000 руб., где 12 000 руб. – проиндексированный оклад; 10 000 руб. – оклад до индексации.
Соответственно сумма отпускных – 11 467,58 руб. из расчета 10 000 х 1,2 х 11 + 12 000) / 12 / 29,3 х 28,
где 12 месяцев – расчетный период, а 29,3 – среднемесячное число календарных дней (составляющая любой формулы расчета отпускных).

Пример 2

Используем условия примера 1, но предположим, что оклад увеличен не с 1 февраля 2019 года, а с 1 марта 2019 года, то есть после окончания расчетного периода, но до начала отпуска. В этом случае необходимо проиндексировать всю сумму отпускных, рассчитанных без учета повышения оклада.
СДЗ без учета повышения оклада составит 341,30 руб. ((10 000 х 12) / 12 / 29,3).
Сумма отпускных, соответственно, – 9556,40 руб. (341,3 руб. х 28).
Используем коэффициент повышения зарплаты при расчете отпускных и определяем, что сумма отпускных составила 11 467,68 рублей из расчета 10 000 х 1,2 х 12 / 12 / 29,3 х 28.

Сомневаетесь в правильности начисления зарплаты и налогов?
Или просто хотите убедиться, что у вас все в порядке?

Поверьте, в 85% случаев проблемы существуют, и лучше о них вы узнаете от нас.

Пример 3

Используем условия примера 1, но предположим, что оклад увеличен 1 апреля 2019 года, то есть в период отпуска. В этом случае необходимо проиндексировать часть отпускных между следующими датами: день увеличения оклада (1 апреля 2019 года) – окончание отпуска (16 апреля 2019 года).
Отпускные за первые 12 дней отпуска (20 – 31 марта 2019 года) рассчитываем без учета повышения оклада 341,30 руб. х 12 дней = 4095,60 руб., где 341,30 руб. – СДЗ (см. пример 2).
Коэффициент повышения зарплаты при расчете отпускных необходимо использовать для оставшихся 16 дней отпуска, начиная с 1 апреля 2019 года: из 10 000 х 1,2 х 12 / 12 / 29,3 х 16 = 6552,96 руб.
Общая сумма отпускных составит 10648,56 руб. (4095,60 руб. + 6552,96 руб.).

За рамками примеров остались особенности расчета среднего заработка при индексации заработной платы с учетом:

• системы оплаты труда;
• прочих влияющих факторов.

Однако, даже упрощенные условия приведенных примеров показывают, что такой небольшой участок расчета зарплаты, как отпускные, довольно сложный.

Как избежать проблем из-за неверного расчета отпускных при повышении зарплаты

Индексация зарплаты в сторону увеличения может означать не только позитив в лице довольных сотрудников, но и возникновение серьезных проблем как у бухгалтеров, так и у фирмы в целом.

Аудит расчета заработной платы поможет разрешить:

• сомнения относительно правильности начисления отпускных после плановой или внеплановой индексации;
• другие вопросы, связанные с отпускными.

Так, например, наши специалисты в ходе аудита расчета зарплаты проверяют:

Каждый официально трудоустроенный человек имеет право на ежегодный отпуск, который согласно ТК РФ оплачивается работодателем. Рассмотрим основные правила расчета отпускных и узнаем, как использовать онлайн-калькулятор для быстрого расчета отпускных.

Для подсчета отпускных руководствуйтесь ТК РФ и Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007 (далее — Постановление), регламентирующим определение среднедневного заработка.

Формула расчета

Отпускные считаются по формуле:

Отпускные = Среднедневной заработок х Продолжительность отпуска в календарных днях

Обратите внимание! От правильности расчета среднедневного заработка, зависят:

• сумма, которую получит работник за период отдыха;
• сумма НДФЛ, которую работодатель перечислит в бюджет;
• сумма взносов, начисленная на отпускные.

Чтобы правильно рассчитать среднедневной заработок, следуйте алгоритму, представленному далее.

Алгоритм расчета среднедневного заработка и начисления отпускных

1. Определить перечень производимых сотруднику выплат.

В расчет среднедневного заработка включаются прописанные в нормативных актах организации выплаты, которые начислялись работнику в расчетном периоде. Источник этих выплат роли не играет. Но ряд начислений в этот перечень не входит:

• различные социальные выплаты в виде матпомощи, оплаты проезда, обучения и т.п. (п. 3 Постановления);
• оплата командировок, простоя, периодов нетрудоспособности и др. (п. 5 Постановления);
• компенсации за использование в работе личного имущества и др.

2. Выделить расчетный период.

Расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев перед отдыхом.

Важно! Календарный месяц — это промежуток с 1 по 30 или 31 число месяца (для февраля — с 1 по 28 или 29 в зависимости от года). Например, если отпуск выпадает на ноябрь 2019 года, то расчетный период составит 01.11.2018 — 31.10.2019.

Бывают ситуации, когда за 12 идущих перед отпуском месяцев у работника не было заработка или он фактически не работал. В этом случае п. 6 Постановления предписывает рассчитывать среднедневной заработок сотрудника из суммы дохода, полученного за предшествующий период, аналогичный расчетному. Если по факту работник не трудился и не получал заработную плату и в расчетном, и в идущем перед ним периоде, тогда среднедневной заработок считается по заработку, начисленному за фактические дни работы в месяце, когда наступил случай, в связи с которым сохраняется среднедневной заработок (п. 7 Постановления).

При расчете отпускных учитываются периоды и выплаченные в течение этих периодов суммы, когда сотрудник присутствовал на рабочем месте согласно режиму работы по трудовому договору. Согласно п. 5 Постановления при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• работнику начислялось пособие по нетрудоспособности или «декретные» выплаты;
• работник не трудился из-за простоя, в котором виноват работодатель, или по причинам, на которые не могут повлиять ни первый, ни второй и т.д.

3. Рассчитать среднедневной заработок.

Для начисления выплаты за отпуск, который предоставляется в календарных днях, среднедневной заработок определяется как заработная плата за расчетный период, поделенная на 12 и на 29,3. Где 12 — месяцы расчетного периода, а 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

При наличии не полностью отработанных в расчетном периоде месяцев, среднедневной заработок считается так:

заработок за расчетный период / (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + число календарных дней в не отработанных полностью месяцах)

Число дней не полностью отработанного календарного месяца = 29,3 / число календарных дней не полностью отработанного месяца х число отработанных в этом месяце календарных дней (п. 10 Постановления).

4. Удержать НДФЛ, выплатить отпускные, начислить взносы.

Сумма отпускных определяется умножением среднедневного заработка на число календарных дней отпуска. Когда расчет отпускных сделан, нужно выделить НДФЛ и выплатить сотруднику сумму за минусом налога.

Согласно ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска. В целях НДФЛ день оплаты отпуска — это день получения сотрудником дохода. Срок перечисления налога — до последнего календарного дня в месяце выплаты отпускных (ст. 226 НК РФ).

Взносы с суммы отпускных нужно начислить в месяце их начисления. Срок перечисления взносов в бюджет — до 15 числа следующего за начислением отпускных месяца (ст. 431 НК РФ).

Штрафы за нарушение сроков выплаты отпускных

Несвоевременная оплата отпусков сотрудников грозит работодателям штрафами по п. 6 ст. 5,27 КоАП:

• 30-50 тыс. руб. — организациям;
• 1-5 тыс. руб. — ИП-работодателям;
• 10-20 тыс. руб. — должностным лицам.

Повторное нарушение влечет штрафы по п.7 ст. 5,2 КоАП:

• 50-100 тыс. руб. — организациям;
• 10-30 тыс. руб. — ИП-работодателям;
• 20-30 тыс. руб. или дисквалификация на 1-3 года — должностным лицам.

Оформление отпусков

Выделяют два вида отпуска — основной и дополнительный, расчет и документальное оформление которых идентичны.

Работодатель должен формировать график отпусков на каждый год. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска согласно графику сотруднику нужно письменно напомнить о предстоящем отдыхе. Работник может попросить перенести запланированный отпуск. При этом перенос осуществляется по согласованию с руководством.

Если работник уходит в отпуск, на него оформляется приказ. Расчет отпускных представляется в виде справки-расчета, содержащей полный расчет среднедневного заработка, размера отпускных, удержанного налога, суммы, причитающейся к выплате работнику.

Инструкция по использованию калькулятора отпускных в 2021 году

Чтобы быстро рассчитать отпускные, воспользуйтесь бесплатным калькулятором. Принцип его работы основан на трех операциях:

1. Сначала укажите период отдыха в формате «день.месяц.год». Затем выберите вид отпуска и укажите расчетный период.

Обратите внимание на вспомогательные поля:

• В поле «Есть периоды исключения» ставится галочка, если в расчетном периоде были исключаемые периоды (болезни, командировки и т.п.).
• Поле «Если в расчетном периоде было повышение зарплаты…» отмечается, если во всей компании было повышение окладов. Это делается, чтобы калькулятор автоматически проиндексировал заработок сотрудника за месяцы, идущие до повышения.

2. Далее указываются доходы сотрудника для расчета среднедневного заработка, за исключением сумм больничных отпусков и т.д. (см. знак вопроса в калькуляторе).

3. Получите полный расчет отпускных с выделением примерной суммы НДФЛ и отпускных к выдаче.

Примеры расчета отпускных

Пример 1. Кадровик Новоселова М.И. идет в основной ежегодный отпуск с 04.02.2019 по 13.02.2019 на 10 дней. Расчетный период 01.02.2018 — 31.01.2019. Повышения оклада за рассматриваемое время не было, но с 16.07.2018 по 29.07.2018 Новоселова М.И. была в ежегодном отпуске, а с 07.11.2018 по 18.11.2018 — болела.

Отразим исходные данные в полях калькулятора:

Далее укажем доход Новоселовой М.И. по месяцам:

По данным калькулятора получилось, что за расчетный период сотрудница заработала 317 100 руб. и отработала 326,7 дней. Отсюда среднедневной заработок равен 970,62 руб.

Переходим далее и получаем итоговый расчет отпускных, налога и суммы к выплате:

Пример 2. Менеджер Свиридов В.П. с 01.07.2019 по 14.07.2019 уходит в отпуск. Расчетный период для расчета среднедневного заработка — с 01.07.2018 по 30.06.2019. За то время доход Свиридова В.П. составлял:

• с июля 2018 г. по декабрь 2018 г. — 27 000 руб.;
• с января 2019 г. — 30 000 руб.

Зарплата была повышена всем сотрудникам компании, поэтому среднедневной заработок Свиридова В.П. за 2018 год был проиндексирован.

Коэффициент индексации = 30 000 / 27 000 = 1,11

Из расчетного периода исключается период 05.09.2018 — 11.09.2018, так как сотрудник болел.

Внесем исходные данные в поля калькулятора:

Далее отразим доходы сотрудника за расчетный период. Калькулятор автоматически проиндексирует заработок за 2018 год:

Доход Свиридова В.П. с учетом индексации составил 375 869,50 руб., а количество отработанных дней — 344,8.

Среднедневной заработок равен 1090,11 руб.

Общая сумма отпускных за 14 дней составила 15 261,54 руб. За вычетом налога сотрудник получит на руки 13 277,54 руб.

Сотруднику были начислены и выплачены отпускные. После этого всем работникам организации увеличена заработная плата. Как правильно доначислить отпускные в программе?

Нормативное регулирование

• Повышения заработной платы всем работникам организации (филиала или структурного подразделения) (Письмо Минтруда РФ от 12.05.2016 N 14-1/В-447).
• Повышения окладов, тарифных ставок, денежного вознаграждения.

В зависимости от периода повышения зарплаты индексируются выплаты, начисленные:

• В расчетном периоде за период, предшествующий повышению — при повышении в расчетном периоде.
• За весь расчетный период — при повышении по завершении расчетного периода, но до наступления отпуска.
• За весь расчетный период (пересчитываются отпускные за дни отпуска начиная с дня повышения) — при повышении во время отпуска.

Средний заработок пересчитывается путем умножения на коэффициент индексации:

Сроков для перерасчета и выплаты доначисленных отпускных законодательством не предусмотрено.

Отражение в 1С

• Оклад 25 000 руб. Других выплат и надбавок не предусмотрено.
• Расчетный период с 01 февраля по 31 июля. Отработано 175,3 дня.
• Средний дневной заработок за расчетный период составил 853,24 руб.

Отразите доначисление отпускных документом Отпуск в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Отпуск .

• Отпуск с по — период отпуска сотрудника, в нашем примере — с 01 по 28 августа.
• Дата выплаты — предполагаемая дата выплаты доначисленной суммы отпускных, в нашем примере — 02 августа.

Если Дата выплаты в форме документа отсутствует, выведите ее по кнопке Еще — Изменить форму — папка Главное — флажок Дата выплаты .

Перейдите по ссылке Начислено .

В открывшемся окне Расчет отпуска в графе Сумма проставьте вручную рассчитанную сумму доплаты отпускных.

Выплатить отпускные можно по кнопке Выплатить в верхней части формы Отпуск .

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

В форме 6-НДФЛ сумма доплаты отражается:

в периоде выплаты:

• В Разделе 1 «Обобщенные показатели»:
  • стр. 020 — сумма доначисленных отпускных вместе с НДФЛ;
  • стр. 030 — сумма предоставленных вычетов;
  • стр. 040 — сумма исчисленного налога.

  в периоде, на который приходится срок уплаты НДФЛ в бюджет:

  • В Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»: PDF
    • стр. 100 и 110 — 02.­08.2019, дата выплаты суммы отпускных;
    • стр. 120 — 02.­09.2019, последний день месяца выплаты (перенос с выходного на первый рабочий день);
    • стр. 130 — 2 389,24, сумма доначисленных отпускных вместе с НДФЛ;
    • стр. 140 — 310, сумма удержанного налога.

    См. также:

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

    1С:Предприятие 8.3.15.1489 версия конфигурации Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.71.77), ОСНО..Здравствуйте. Ситуация. Было повышение окладов с 01.10 (НЕ индексация). Проведено.Здравствуйте! С 1 марта проиндексирована заработная плата. Так как индексация.

    Карточка публикации

    (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
    Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>

    Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

    [06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

    Приобретение малоценных объектов сроком использования более 12 месяцев

    Конструктор учетной политики в бухгалтерском, налоговом, НДС учете

    Подробно, доходчиво, а, главное всё очень конкретно! Огромное спасибо М.Климовой!

    Читайте также:

      
    • Как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу на время декретного отпуска
      
    • Могут ли разрабатываться графики отпусков в структурных подразделениях филиалах представительствах
      
    • Если судья уходит в отпуск кто рассматривает его дела
      
    • Как рассчитать отпускные в 2019 году
      
    • Как рассчитать кратчайший путь к отпуску на автомобиле