Как составляется график отпусков на 2016 год

Опубликовано: 14.05.2024

График отпусков на 2016 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря 1 . При его составлении нередко возникают вопросы, в частности: нужно ли включать в график тех сотрудников, которые еще не заработали право на отпуск, что делать, если отпуска работнику предоставляются неравномерно, как включить в график работника, который уже использовал отпуск авансом, как отразить неиспользованные дни отпуска за прошлые годы?

Если работник еще не заработал отпуск

Рабочий год - это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей организации.

Поэтому при составлении графика нужно запланировать такому работнику отпуск так, чтобы в 2016 г. он отгулял его до окончания своего рабочего года.

Если отпуска предоставляются неравномерно

Внимание! В график отпусков нужно включать всех работников, которые работают в организации по трудовым договорам.

<или> по графику в течение 2016 г. работнику будут предоставлены отпуска за 2 рабочих года. Например, работник поступил на работу 1 июля 2015 г. Отпуск за первый рабочий год (1 июля 2015 г. - 30 июня 2016 г.) по графику ему будет предоставлен в мае 2016 г., а за второй рабочий год (1 июля 2016 г. - 30 июня 2017 г.) - в декабре 2016 г.

<или> в график не попадет ни одного отпуска. Например, работник поступил на работу 1 декабря 2014 г. На основании графика отпусков на 2015 г. отпуск за первый рабочий год (1 декабря 2014 г. - 30 ноября 2015 г.) был предоставлен ему в мае 2015 г. А за второй рабочий год (1 декабря 2015 г. - 30 ноября 2016 г.) отпуск по графику попадает на декабрь 2015 г. В 2016 г. графиком не предусмотрено предоставление отпуска работнику. В такой ситуации в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7) укажите, что отпуск за период с 1 декабря 2015 г. по 30 ноября 2016 г. был полностью использован в 2015 г.

Если работник отгулял отпуск авансом

Отпуск за второй и каждый последующий год работы вы можете предоставить работнику в любое время после начала соответствующего рабочего года согласно опять же графику отпусков 5 .

Если у работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы

Ведь ТК РФ не предусматривает пропорциональное предоставление ежегодного отпуска. Он предоставляется в полном объеме независимо от стажа 5 . Исключение - дополнительный отпуск "за вредность". Полный отпуск "за вредность" положен работнику за 11 месяцев работы во вредных условиях 6 . Если на момент предоставления такого отпуска "вредного" стажа меньше, то дополнительный отпуск надо предоставить пропорционально отработанному во вредных условиях времени 7 .

Примечание. Также пропорцию нужно рассчитывать, если работник увольняется. Тогда вы либо компенсируете ему неотгулянные дни отпуска 8 , либо удерживаете из зарплаты деньги за отгулянные, но не отработанные дни отпуска 9 .

Поэтому в графике отпусков вам нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год (в графе 5 формы N Т-7).

Для этого нужно учесть продолжительность как основного, так и дополнительных отпусков, которые положены работнику по Трудовому кодексу РФ, коллективному договору и локальному нормативному акту организации 10 .

Если по тем или иным причинам у работника есть неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие годы, то их можно предоставить:

<или> по графику отпусков в 2016 г. Тогда их нужно прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника и отразить в графике (в графе 5 формы N Т-7);
<или> по заявлению работника. В этом случае время их использования будет определяться по соглашению с работодателем 11 .

После утверждения график отпусков нужно довести до сведения работников. Помимо этого, каждого работника нужно извещать под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели 12 .

ст. 123 ТК РФ
ст. 122 ТК РФ
утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1
статьи 122, 123 ТК РФ
ст. 122 ТК РФ
ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20
Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0
ст. 127 ТК РФ
ст. 137 ТК РФ
статьи 115, 120, 121 ТК РФ
Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0
ст. 123 ТК РФ; Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 4)

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N23, 2015

График отпусков - это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить отпускные в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе "Утверждаю" ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе "Номер документа" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе "Дата составления".

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации - работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

График отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления работникам организации или предприятия ежегодных обязательных отпусков. Составляется такой график до наступления нового календарного года и в обязательном порядке согласовывается с рабочими и утверждается у руководства. Как правильно подготовить такой документ, и что нужно знать, определяя время отпуска для каждого работника?

Правила составления графика отпусков

При подготовке графика отпусков на 2016 год ответственному сотруднику следует руководствоваться следующими правилами:

Подготовить форму для составления графика отпусков

Законодатель рекомендует использовать форму № Т-7, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001, однако ее применение не является обязательным и работодатель может составлять график отпусков в произвольной форме, при условии, что документ содержит следующие данные:

Ф.И.О. работника;
наименование его должности согласно штатному расписанию;
количество дней отпуска в году, на который составляется график;
графа для внесения изменений на основании приказов и распоряжений руководства.

Определить наличие работников, относящихся к льготным категориям

Разрабатывая документ, устанавливающий периоды отдыха для сотрудников предприятия, следует опираться не только на необходимость обеспечения бесперебойной работы функционирования компании, но и на требования законодательства, предоставляющего гражданам определенных категорий право на самостоятельный выбор времени, в которое они хотели бы получить отпуск.

Действующее законодательство устанавливает такое право для следующих категорий работников:

граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
Герои СССР, РФ, а также полные кавалеры ордена Славы;
лица, обладающие статусом «Почетный донор России»;
ветераны ВОВ и труда;
герои Социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Кроме того, правом на самостоятельное определение сроков выхода в отпуск обладают:

женщины, имеющие двух или более детей, не достигших 12-летнего возраста – они могут использовать отпуск в летнее время;
супруг/супруга военнослужащего может получить отпуск одновременно с мужем/женой;
мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, могут взять отпуск в этот период;
внешние совместители имеют право на получение отпуска на дополнительной работе в то же время, что и на основной;
беременные женщины могут уйти в ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
подростки, не достигшие 18-летнего возраста, также могут самостоятельно выбрать период для использования отпуска.

Ознакомить работников со сроками отпусков

Это можно сделать двумя способами – до составления графика или после.

В первом случае ответственное лицом может подготовить опросные листы, в которых работник укажет желаемое время для отпуска. Это вовсе не означает, что работодатель обязан учитывать все пожелания трудящихся – такой вариант просто невозможен, т.к. общее количество сотрудников в организации необходимо пропорционально распределить по месяцам года. Тем не менее, такой способ позволяет выявить потребности работников, составить на их основании базовый график, после чего в индивидуальном порядке определить время для отпуска с теми сотрудниками, пожелания которых не могут быть учтены.

Во втором случае ответственный сотрудник составляет график самостоятельно, опираясь на установленные законодательством требования, после чего предоставляет его работникам для ознакомления под роспись.

Утвердить готовый график отпусков необходимо не позднее 16 декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года.

Итак, составление графика отпусков – занятие, которое требует особой внимательности и знания действующего законодательства. Распределяя очередность выхода работников организации или предприятия в ежегодный отпуск, стоит учитывать не только их пожелания, но и производственную необходимость (так, установление отпуска для рабочих одной специальности в один и тот же временной период вероятнее всего негативно скажется на производственном процессе), а также имеющиеся у работников льготы. После подготовки графика потребуется ознакомить с ним всех трудящихся, после чего согласовать с непосредственным начальником подразделения и с вышестоящими руководителями.

Каждый работающий гражданин Российской Федерации имеет право на ежегодный очередной оплачиваемый отдых. Эта привилегия гарантируется ему Конституцией России и действующим трудовым законодательством. Разберемся подробнее с наиболее распространенными вопросами на данную тему:

Как правильно составить график отпусков (основные правила оформления и внесения необходимых изменений, обязателен он или нет)?
Нужно ли писать заявление на перенос отдыха и как грамотно это делается?
Имеет ли право работодатель изменить составленный график либо перенести отпуск сотрудникам на следующий год?
Можно ли внести дополнения в уже составленный график?
Нужно ли включать в него декретников?
Что делать, если трудящего не отпускают на отдых?

Как составить график отпусков на 2016 год

Статья номер 123 Трудового Кодекса России гарантирует всем труженикам предприятий, фирм и организаций, как государственной, так и частной собственности, право на оплачиваемый отдых длительностью не менее 28 дней один раз в год.

Когда составляется план отдыха?

Не позднее, чем за две недели до начала нового трудового периода (года). На текущий 2016 год кадровики должны были оформить график до 15.12 2015 года. Перед его составлением ответственный сотрудник должен обязательно провести опрос трудящихся о дате, когда кому удобно отправится отдыхать, поскольку их мнение при планировании обязательно учитывается. Если рабочий не согласен с принятой программой, он вправе сказать об этом и попросить о переносе отдыха.

Форма т 7 график отпусков, как заполнить?

Составление плана происходит ежегодно накануне нового трудового года, но не позднее, чем за 14 дней до завершения предыдущего периода.

Для того, чтобы разобраться, как составлять этот документ и грамотно его заполнить, рассмотрим действующий шаблон – унифицированную форму Т7.

В самом начале планирования календарного графика заполняются разделы 1, 2, 3, 4, 5 и 6, в которых должны указываться такие моменты:

1) Структура предприятия (подразделения);
2) Обязанности и должность сотрудника;
3) Индивидуальные сведения о рабочих (ФИО, дата рождения);
4) Табельная нумерация (если она существует);
5) Количество дней отдыха;
6) Точная дата первого дня, когда начинается отпуск.

Оставшиеся графы формы т7 заполняются уже после начала отпускных дней. Срок хранения документа в организации не должен быть менее года.

Когда составляется?

Планирование графика необходимо сделать не позже 15-го числа последнего месяца заканчивающегося трудового года. В случае, если на работу был принят сотрудник уже после утверждения плана, то данный лист не изменяют и не редактируют. Новенький по истечении шести месяцев работы просто пишет заявление на имя руководителя (директора) организации. После чего главный работодатель издает соответствующий приказ, заверенный подписью и печатью фирмы.

Внесение изменений (имеет ли работодатель право изменить, перенести отпуск)

Желание перенести сотруднику отпуск должно быть мотивированное. При внесении подобных изменений работодатель должен также учитывать мнение профсоюза организации. Согласование происходит на собрании профкома, на котором присутствуют все его члены и ведется специальный протокол. По итогам данного профсоюзного мероприятия принимается соответствующее решение.

Могут ли отказать работнику в предоставлении ежегодного отпуска?

Нет, данное действие работодателя будет расцениваться, как нарушение действующего законодательства, и влечет за собой штраф в установленном размере. Подобное правило существует и у соседних государств – в частности, в Украине и в Казахстане.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2016 год образец

Приказ об утверждении распорядка предоставления ежегодного отдыха работникам пишется на специальном бланке, с примером которого в формате Word, можно бесплатно ознакомиться по ссылке ниже:

График отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года. Ознакомимся с общими принципами и правилами составления этого обязательного как для работодателя, так и для работника документа

Общие правила составления графиков отпусков установлены трудовым законодательством (ст. 123 ТК РФ). Так, график отпусков утверждается работодателем ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года: соответственно, график отпусков на 2016 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, работодателю необходимо учесть его мнение (ст. 372 ТК РФ) в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов (ст. 8 ТК РФ).

Составление графика отпусков

По общему правилу желание работника использовать отпуск с конкретной даты при составлении графика учитывается работодателем, но не является для него обязательным. При этом отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время (ч. четвертая ст. 123 ТК РФ), поэтому, если такие работники выразят свое желание на использование отпуска в определенное время, не противоречащее законодательству (в пределах своего рабочего года), работодатель обязан будет его учесть. Для уточнения пожеланий работников может использоваться опросный лист либо система индивидуальных заявлений.

При составлении графика работодателю нужно решить, какие виды отпуска он должен включать в график и сколько дней отпуска может (и будет) использовать каждый работник в этом календарном году.

Отпуск может быть основным и дополнительным (ст. 115, 116 ТК РФ). Административные и учебные отпуска в график не ставятся. По общему правилу отпуска предоставляются целиком (за исключением дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) тяжелых условиях труда, который предоставляется пропорционально отработанному времени), но могут быть разделены на части по соглашению сторон (ст. 121, 125 ТК РФ).

Сотрудник может претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он непрерывно проработал в организации шесть и более месяцев, а по соглашению с работодателем либо если работник относится к перечисленным в законе категориям — и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй или последующие годы предоставляется в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ).

В графике на один календарный год у работника могут быть предусмотрены несколько отпусков за разные рабочие годы. Предоставлять отпуск за рабочий год, который еще не начался, не допускается.

Локальным нормативным актом график отпусков не является, поскольку не содержит правовых норм, следовательно, на него не распространяется норма части второй статьи 22 Трудового кодекса, в соответствии с которой работодатель обязан под подпись ознакомить работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так как в законе нет и отдельных норм, обязывающих работодателя знакомить работников с графиком отпусков, работодателю достаточно вовремя утвердить график и ознакомить работников с очередностью предоставления отпусков в организации путем извещения конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

Обращаем внимание, что Роструд придерживается противоположной точки зрения и требует от работодателей знакомить сотрудников с графиком под подпись (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6).

Заполнение графика отпусков

В настоящее время унифицированные формы (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) не обязательны к применению работодателями, не относящимися к бюджетной сфере. Разработанный работодателем самостоятельно график должен содержать все обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если же работодатель продолжает применять унифицированные формы, то график отпусков составляется по форме № Т-7. На работников всех структурных подразделений организации заполняется одна общая форма.

В графе 5 по каждому работнику указывается продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в календарных днях, а в графе 6 — запланированная дата начала отпуска (число и месяц; год — в данном случае 2016 — можно не указывать, поскольку он уже обозначен в заголовке графика). Проставлять в графике дату окончания отпуска не нужно, ведь период отпуска может удлиниться, например, из-за болезни сотрудника или из-за попадания на отпуск нерабочих праздничных дней.

Если по соглашению сторон ежегодный отпуск работника был разделен на части, то в графике заполняют несколько строк на одного сотрудника, отражая отдельно продолжительность и дату начала каждой из частей отпуска.

Существует распространенная практика указывать в графике только месяц, без конкретного числа: ее правомерность подтверждена Верховным Судом (определение ВС РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606), но при этом точную дату ухода в отпуск в пределах этого месяца работодателю нужно согласовывать с работником.

Графы с 7 по 9 унифицированной формы графика заполняются по мере фактического использования отпусков работниками. В примечаниях обычно отражают дополнительную информацию по запланированным отпускам (например, отмечают отпуска за прошлые рабочие годы, уточняют, что продолжительность отпуска за вредные условия труда пересчитывается пропорционально стажу работы в таких условиях, имеющемуся на момент предоставления).

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках, принятых уже после его утверждения, отпуск которым планируется также предоставить в 2016 году, работодателю нужно будет заполнить еще одну форму и утвердить ее в качестве дополнения к графику отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика.

Приведем пример заполнения унифицированной формы графика отпусков (образец ниже).

Читайте также: