Как в 1с оформить перенос отпуска
Опубликовано: 17.09.2024
В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков утверждается заранее, не позднее, чем за две недели до начала календарного года. Однако когда сотрудник уже находится в отпуске, повлиять на дату его окончания могут различные неожиданные события. Помехой отдыху становится болезнь - отпуск на период нетрудоспособности продлевается или переносится (ст. 124 ТК РФ). Прервать отпуск бывает нужно и в связи с неотложной работой (ст. 125 ТК РФ).
Отпускные сотруднику выплачиваются не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Получается, что меняется дата окончания уже оплаченного отпуска. Как же правильно отразить изменения периода уже оплаченного и наступившего отпуска в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 для корректного формирования отчетности?
Продление отпуска
Отпуск может быть продлен в случаях предусмотренных трудовым законодательством или локальными нормативными актами.
Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, применяются в части, не противоречащей ТК РФ, и предусматривают в пункте 18 автоматическое удлинение отпуска на соответствующее количество дней болезни.
Статья 124 ТК РФ допускает продление или перенос отпуска на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Обратите внимание, что продлению отпуска подлежат только случаи нетрудоспособности самого работника. Больничный лист по уходу не является основанием для изменения даты окончания отпуска. В статье 124 ТК РФ перечислены и другие причины удлинения отпуска. Например, государственные обязанности, исполняемые работником во время отпуска.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 метод отражения факта удлинения отпуска зависит от того, в какой момент в бухгалтерии стало об этом известно, произведен ли уже окончательный расчет зарплаты за месяц, в котором начислялся отпуск.
Ситуация 1. Зарплата еще не рассчитана
Сотруднику С.С. Горбункову предоставлен (и зарегистрирован в программе) Отпуск на период с 15.09.2017 по 28.09.2017. Отпускных за 14 дней начислено 16 723,56 руб. НДФЛ исчислен и удержан по состоянию на 11.09.2017 в сумме 2 174,00 руб. Выплата в сумме 14 549,56 руб. осуществлена 11.09.2017 и отражена документом Ведомость в банк. С.С. Горбунков заболел 18.09.2017 и получил листок нетрудоспособности, который 22.09.2017 был закрыт. Сотрудник своевременно предупредил администрацию, о том, что болеет, и согласовал продление отпуска на 5 дней по окончании болезни. Он вышел на работу по окончании продленного отпуска 04.10.2017 и предъявил листок нетрудоспособности за период с 18.09.2017 по 22.09.2017.
Для отражения продления отпуска в Ситуации 1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует:
1. Зарегистрировать в сентябре (поле Месяц) документ Больничный лист на период 18.09.2017-22.09.2017, при проведении которого программа предупреждает о том, что на этот период уже зарегистрирован отпуск (рис. 1).
2. Открыть ранее проведенный документ Отпуск и указать в нем новую дату окончания продленного на 5 дней отпуска - 03.10.2017. При этом происходит перерасчет (рис. 2). В новом периоде с 15 сентября по 3 октября по-прежнему остается 14 дней отпуска. Так как никакие начальные данные для расчета среднего заработка для отпуска не менялись, и количество оплачиваемых дней отпуска осталось прежним, то никаких изменений в его оплате не произошло. Величина НДФЛ также не меняется, так как налог исчисляется по состоянию на дату выплаты отпускных, зафиксированную в платежной ведомости. При проведении документа Отпуск программа предупреждает о том, что в этом периоде зарегистрирован документ Больничный лист.
3. Рассчитать зарплату за сентябрь в документе Начисление зарплаты и взносов.
Рис. 1. Предупреждение о пересечении периодов при проведении документа «Больничный лист»
Рис. 2. Перерасчет дней отпуска
В отчете 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за 2017 год последовательность действий, описанная в Ситуации 1, отражается в Разделе 2 следующим образом:
Согласно требованиями трудового законодательства Российской Федерации ежегодно каждый работающий гражданин имеет права на получение времени на восстановления работоспособности на определенный период времени, т.е. на ежемесячный оплачиваемый отпуск. Планирование отпусков в организациях выполняется с помощью специального документа под названием "График отпусков". Этот документ относится к числу обязательных и имеет временные рамки. Руководитель должен утвердить составленный план в срок не позднее чем две недели до наступления года, в котором данный график будет действовать. Так на текущий 2019 год утверждение графика должно было быть выполнено не позднее 17 декабря 2018 года.
Но не всегда составленный заранее график подлежит точному исполнению. Зачастую возникает потребность в переносе дат отпуска. Исправление запланированных данных допускается по решению работодателя, если для этого имеются веские основания, и тогда он должен не менее, чем за четырнадцать дней до наступления периода отпуска уведомить своего сотрудника о произошедших изменениях в планируемом периоде отдыха. Исправления могут быть инициированы и самим сотрудников, причиной этому может быть болезнь или другие обстоятельства, которые мешают выполнению трудовых обязанностей и требуют освобождения сотрудника от работы.
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Таким образом, необходимость отклонения от утвержденного график отпуска вещь вполне распространенная, и в этой статье мы расскажем, как оформить в 1С перенос отпуска.
В разделе “Кадры” необходимо открыть журнал “Графики и переносы отпусков”.
Создание документа 1С "Перенос отпуска" возможно двумя способами. Можно ввести документ сразу из журнала, нажав команду “Создать”.
Но удобнее использовать график отпусков, он позволяет предварительно ознакомиться с уже заполненными сведениями о графике отпусков сотрудников. Рассмотрим второй вариант.
Как уже писали выше, в обязательном порядке уже должен был быть оформлен график перед началом этого рабочего года. Открываем в списке этот график. Находим сотрудника, по которому требуется в 1С выполнить изменение данных и нажимаем либо ссылку “Оформить перенос”, либо нажимаем правую клавишу мыши и из предложенного списка действий выбираем “Оформить (открыть) перенос отпуска”.
В результате откроется новый документ 1С “Перенос отпуска”. Он предназначен для корректировки периода отпуска, ранее запланированного в Графике отпусков, и отражения этого факта в форме Т-7. Данные документа при вводе непосредственно из графика отпусков заполняются автоматически. Их необходимо проверить, при необходимости внести исправления и указать новый период предоставления отпуска сотруднику. Заполненный документ необходимо провести.
На его основании можно вывести заявление или уведомление о переносе отпуска. Какая из форм будет предложена для печати - заявление сотрудника или уведомление руководителя регулируется с помощью флага “Перенос по инициативе сотрудника”.
После проведения документа в графике отпусков отобразится ссылка “Отпуск перенесен”, по которой можно перейти к самому документу переноса, а также будет отображен новый период предоставления отпуска сотруднику.
Так же созданный документ доступен в журнале документов “Графики и переносы отпусков”.
Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.
Больничный во время отпуска
Пример.
Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).
В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
- она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
- или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).
И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.
Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.
Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.
Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».
Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Отпуск с последующим увольнением
Пример.
Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.
Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.
В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).
Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск
Пример.
Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.
Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.
Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.
Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.
Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».
Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.
Бухгалтерия периодически сталкивается с ситуацией, когда сотрудник, находящийся в отпуске, заболевает и оформляет больничный.
Статья 124 ТК. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности работника.
Если работник заболел, находясь в отпуске, и оформил лист нетрудоспособности, то он должен:
- уведомить отдел кадров о больничном;
- принять решение о продлении или переносе отпуска на количество дней на количество дней больничного.
В 1С:ЗУП 3.1. в релизе 3.1.14.55 появилась новая настройка: «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов», которая предлагает бухгалтеру новый вариант действий в такой ситуации.
Рассмотрим две ситуации, когда настройка включена (старый алгоритм работы программы) и когда настройка выключена (новый алгоритм).
Пример
Сотрудник Медведев М.М. был в ежегодном оплачиваемом отпуске с 06.07.2020 г. по 02.08.2020 г. Во время отпуска он заболел и оформил листок нетрудоспособности с 20.07.2020 г. по 25.07.2020 г. В отдел кадров он предоставил листок нетрудоспособности 03.08.2020 г.
Рисунок 1 - Начисленный отпуск
Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена
Настройка включается в разделе Настройка - Расчет зарплаты - Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов.
Рисунок 2 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов включена
Порядок действий по данному примеру при включенной настройке следующий:
1. Создать документ Больничный лист в месяце следующем за месяцем начисления отпускных
При проведении появится сообщение о пересечении дней больничного с зарегистрированным отсутствием с помощью документа Отпуск, нажать кнопку ОК.
Рисунок 3 - Сообщение о пересечении дней больничного с помощью документа Отпуск
В документе Больничный лист произойдет перерасчет, часть оплаты отпуска, приходящаяся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируется.
Рисунок 4 - Документ Больничный лист
Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.
Рисунок 5 - Больничный лист, оформленный в месяце начисления отпускных
Подробно посмотреть перерасчет можно на вкладке Перерасчет прошлого периода.
Рисунок 6 - Перерасчет прошлого периода в документе Больничный лист
2. Продлить отпуск
Рисунок 7 - Документ Отпуск
Указать новый период отпуска.
Средний заработок и общая сумма начислений не меняются.
Рисунок 8 - Исправление Отпуска
Указать на вкладке Продления, переносы, отзывы период, когда сотрудник болел.
Рисунок 9 - Заполнение вкладки Продление, переносы, отзывы в документе Отпуск
На вкладке Перерасчет прошлого периода можно посмотреть подробный перерасчет.
Рисунок 10 - Перерасчет прошлого периода в документе Отпуск
Основные недостатки использования варианта с включенной настройкой «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов»:
- неверное распределение доходов для учета НДФЛ и взносов по отчетным периодам;
- если отпуск был начислен и выплачен в прошлом налоговом периоде, а больничный в текущем, то сторнирование отпуска исключается из отчетности за прошлый налоговый период, а доначисление отражается в отчетности за текущий налоговый период;
- в среднем заработке больничного не учитывается перерасчет отпуска, произведенный в этом же документе;
- перерасчет отпускных перекрывает начисление по больничному листу и его нельзя выплатить отдельной ведомостью.
Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена
Рассмотрим новые возможности программы.
Рисунок 11 - Настройка Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов выключена
Порядок действий по данному примеру при выключенной настройке следующий:
1. Создать документ Больничный лист
При оформлении больничного листа возникает сообщение, что документ не может быть рассчитан в связи с наличием отпуска. Перед расчетом Больничного листа надо внести правки в Отпуск.
Рисунок 12 - Больничный лист при выключенной настройке Сторнирования
3. Указать продлевать или не продлевать отпуск
Рисунок 13 - Оповещение о продлении отпуска
Период будет автоматически увеличен на количество дней нетрудоспособности. Внизу формы будет сообщение о продлении. Средний заработок не меняется.
Рисунок 14 - Исправленный документ Отпуск при выключенном Сторнировании
Вкладка Продления, переносы, отзывы будет заполнена автоматически. При необходимости продление можно отменить по гиперссылке Отменить продление основного отпуска.
Рисунок 15 - Отмена продления отпуска
После этого период отпуска будет исправлен на изначальный. Внизу формы появится соответствующее сообщение.
Рисунок 16 - Документ Отпуск при отмене продления
4. Вернуться в Больничный лист после проведения Отпуска.
Там будет указано, что на основании Больничного листа исправлен Отпуск.
Рисунок 17 - Больничный лист после исправления Отпуска
Если больничный оформляется в месяце, когда начислены отпускные, то сторнирование не производится.
Рисунок 18 - Исправление Отпуска в месяце начисления отпускных
Таким образом, сейчас есть альтернатива выбора действий при пересечении отпуска и больничного. Новый алгоритм является более выигрышным в сравнении со старым. Рекомендуем регулярно обновляться до актуальной версии программы 1С:ЗУП и пользоваться новым функционалом.
Иногда возникает необходимость переноса сроков отпуска. В каких случаях это происходит? Причины переноса отпуска:
1. Когда сотрудник заболел в отпуске, принес больничный лист и попросил перенести дни отпуска на другой период;
2. Когда по производственной необходимости происходит отзыв сотрудника из отпуска.
Рассмотрим, как оформить перенос отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.
1. Как в программе 1С:ЗУП 3.1 оформить больничный, если сотрудник в отпуске
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право перенести или продлить свой отпуск, если в период своего отпуска он заболел и оформил больничный лист.
Рассмотрим на примере, какие действия необходимо выполнить для переноса отпуска в 1С:ЗУП 3.1.
Малышев Д.С. уходит в отпуск с 19 августа по 01 сентября 2019 года. Бухгалтер по заработной плате рассчитывает положенные ему отпускные и выплачивает их 15 августа 2019 года, соответственно, месяцем начисления отпускных в 1С:ЗУП становится август 2019 года.
Во время этого Малышев заболевает и обращается к врачу. 9 сентября 2019 предоставляет больничный лист. Оказывается, 4 дня во время отпуска Малышев находился на больничном.
Для дальнейшей работы нам необходимо определить «закрыт» или «не закрыт» период. Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С:ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца. Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е. исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.
Бухгалтер вводит предоставленный больничный лист в 1С:ЗУП 3.1 и получает сообщение, что Малышеву уже оформлен отпуск на совпадающий с больничным листом период. Если же период «не закрыт» и бухгалтер проводит больничный лист тем же периодом начисления, что и отпуск (в нашем случае август 2019), то в больничном листе мы видим только сумму начислений по этому листу.
Начисления за отпуск здесь не сторнируются и без дополнительных манипуляций со стороны бухгалтера сотруднику будут оплачено и то, и другое за один и тот же период.
Посмотрим, как внести исправление в документ «Отпуск», чтобы «вернуть» Малышеву его неотгулянные дни и предоставить их позже.
В исправленном документе «Отпуск» будет рассчитана сумма только за те дни, в которые Малышев не болел официально. В нашем примере – за 10 дней.
В конечном итоге мы получаем оба документа, которые не дублируют оплаченные периоды.
В случае если период закрыт, необходимо внести больничный лист текущим месяцем (в нашем случае сентябрь 2019).
Таким образом на вкладке «Перерасчет прошлого периода» происходит автоматический перерасчет отпуска и дополнительные манипуляции производить не требуется.
2. Как оформить отзыв из отпуска в 1С:ЗУП 3.1.
Перед тем как приступить к регистрации отзыва из отпуска, необходимо определить «закрыт» или еще не «закрыт» период, в котором вводился исходный отпуск.
Признак «закрытости периода» определяется бухгалтером самостоятельно. В 1С:ЗУП 3 нет такого понятия, как закрытие месяца. Но логично предположить, что если зарплата за месяц уже выплачена и сформированы проводки (сделан документ Отражение зарплаты в бухучете и перенесен в бухгалтерскую программу), то период можно считать закрытым, т.е. исправлять начисления в этом месяце уже невозможно. Тогда перерасчеты следует делать следующим месяцем начисления.
Как оформить отзыв из отпуска, если период не закрыт?
Если месяц еще не закрыт, то можно сделать исправление непосредственно в исходном документе, либо тем же месяцем начисления ввести документ-исправление, если требуется сохранить в информационной базе историю исправлений.
Рассмотрим на примере оба варианта.
Исправление в исходном документе.
Сотрудница Дмитриева А.Е. в августе уходит в отпуск с 12 по 25 августа на 14 дней:
Отпускные выплачены 7 августа.
С 21 августа по производственной необходимости происходит отзыв сотрудницы из отпуска. Поскольку это происходит в августе, и месяц начисления август еще не закрыт, можно выполнить исправление в исходном документе «Отпуск»:
При этом Ведомость на выплату от 7 августа не исправляется. Излишне выплаченная сумма будет учтена при ближайшей выплате.
По итогам месяца происходит начисление зарплаты за август. При выплате заработной платы за август в ведомости по сотруднице Дмитриевой учитывается, что имела место переплата отпускных, и сумма к выплате уменьшается автоматически на сумму этой переплаты.
Исправление вводом документа-исправления.
Рассмотрим на том же примере.
В новом документе указывается текущий месяц начисления август и период с учетом отзыва с 12 по 20 августа:
Таким образом в базе сохраняется и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.
Далее все также, как и в случае с исправлением в исходном документе. При очередной выплате (в данном случае при выплате зарплаты за август) будет учтена излишне выплаченная сумма отпускных. Отличие только в том, что расшифровка выплаты будет более детальной, поскольку появился документ-исправление.
Отзыв из отпуска, если период закрыт.
Если период, в котором вводился исходный отпуск уже закрыт, то вариант регистрации отзыва из отпуска в ЗУП 3.1 только один – это ввод документа-исправления текущим месяцем начисления. Рассмотрим на примере.
Сотрудница Медведева Д.С. уходит в отпуск в августе на период с 29 августа по 15 сентября.
Отпускные выплачиваются 23 августа.
Сотрудница отзывается из отпуска 12 сентября. К этому времени август уже закрыт, поэтому вводится документ-исправление в 1С месяцем начисления Сентябрь:
В документе-исправлении происходит полное сторнирование того, что было начислено в исходном документе и начисление с нуля на основании изменившихся данных. В рассматриваемом случае изменится лишь расчет отпуска в 1С 8.3 за декабрьский период – он уменьшится.
При очередной выплате сотруднице (в данном случае при выплате зарплаты за сентябрь) будет учтено, что по итогам первоначальной выплаты отпускных произошла переплата в связи с отзывом из отпуска. Сумма к выплате уменьшится на сумму, равную этой переплате.
Читайте также: