Как заверить трудовую книжку декретнице образец 2020

Опубликовано: 17.09.2024

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
Тут же проставляется дата заверения.
Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

С момента начала ведения деятельности в новой должности трудовая книжка сотрудника должна находиться в отделе кадров организации.

Не редко возникают ситуации, когда гражданину надо предоставить в какие-либо инстанции сведения о своем стаже, а трудовая находится у работодателя, тогда заверяется копия документа. Сотрудникам и руководству следует заранее изучить, как правильно заверить копию трудовой книжки и посмотреть образец документа, чтобы процедура не вызвала сложностей.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Кто заверяет?

Наниматель обязан выдать сотруднику копию его трудовой книжки, так гласит 7 пункт Правил, утвержденных 225 правительственным Постановлением, и статья ТК под номером 62.

Право на беспрепятственное получение копии предусматривается и статьями под номерами 89 и 84, в которых говорится о сроках рассмотрения поданного заявления (не позднее 3 рабочих дней с момента получения его от сотрудника) и об отсутствии взимаемой оплаты за выдачу документа.

Главное, четко отличать копию, считающуюся действительной только при существовании оригинала и не являющейся его заменой, от дубликата — он выдается вместо трудовой при ее потере.

Можно ли восстановить трудовую самостоятельно читайте в нашей статье.

Право наемного сотрудника на получение информации и доступа к собственным персональным данным закреплено в Трудовом кодексе, в статье под номером 89.

Работодатель не в праве интересоваться причинами просьбы о выдаче копии, брать за нее плату, отказывать в ее предоставлении.

После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его трудовой книжки.

Важно знать, что заверение должно происходить непосредственно при самом работнике, после чего он проверяет их правильность и актуальность.

уполномоченное лицо — сотрудник делопроизводства, отдела кадров, бухгалтер;
сам руководитель, если в организации нет вышеперечисленных должностей в штате (в соответствии с пунктами 10 и 35 Правил под номером 225);
иной сотрудник, на которого отдельным Приказом возлагается данная функция.

Процедуру допускается проводить и без непосредственного присутствия владельца документа, если имеется соответствующая доверенность.

Важно помнить, что с момента трудоустройства безработного выданная ему копия считается недействительной.

Для совершения нотариального действия лицу необходимо предоставить оригинал заверяемого документа и паспорт в подлиннике. Стоимость заверения копий документов у нотариуса в 2017 году стоит 580 рублей за копию.

Правила заверения копии трудовой книжки

Наиболее частый вариант — на каждой из копированных страничек проставляется отметка «Копия верна», указывается дата и ставиться оттиск печать предприятия, уполномоченное лицо ставит свою подпись и расшифровывает ее.
Иной вариант используется реже, но также юридически разрешен.

В этом случае все страницы копируются, затем нумеруются, прошиваются при помощи шила и ленты (толстой нити), а на оборотной стороне последнего листа на узелок приклеивается лист бумаги.

текст в документации должен быть читаем и разборчив;
копировать следует абсолютно все страницы в самой трудовой книжке и вкладыше;
следует уточнить в инстанции, куда будет предоставляться документ, допустимо ли на одном листе размещать несколько копий страниц;
в документе может стоять печать как самой организации, так и ее подразделения.

Так выглядит пример заверения копии:

Для получения кредита и декретнице

Работником подается заявление в отдел кадров предприятия, где указывается необходимость получения копии.
Уполномоченным лицом рассматривается поданное заявление в течение 3 дней, после чего выносится решение.

Если работнику отказывают в выдаче запрошенного документа, не мотивируя отказ в соответствии с законодательством — это является грубейшим нарушением, ущемляющим права гражданина.

Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет. В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии».

Если же банк не допускает дополнительных надписей на предоставляемой копии, отдел кадров выдает декретнице справку на отдельном листе, где будет указана информация о работе.

Как устроиться на работу без трудовой узнайте у нас.

Срок действия документа

Срок действия полученной копии напрямую зависит от того, для какой цели ее оформили. Так, минимальный «срок годности» книжки составляет 3 дня — такие жесткие рамки обычно ставят кредитные организации.

В иных инстанциях копия книжки может быть действенна на срок до 30 дней, например, при получении загранпаспорта. При оформлении визы срок еще более удлиняется и составляет 3 месяца, но может потребоваться перевод некоторых страниц на иностранный язык. Чтобы не пришлось переделывать документацию, уточните требования к ней в конкретной инстанции.

Следует помнить, что если после заверения копии в трудовую книжку внесена какая-либо запись, копия теряет юридическую силу.

При проведении процедуры заверения трудовой книжки важно строго соблюдать алгоритм, следить за точностью и актуальностью указываемых данных, проверять наличие всех необходимых печатей и подписей. Если срок действия документа истек, сотрудник в праве попросить работодателя выдать ему новую заверенную копию трудовой.

Как правильно затребовать копию документов у работодателя смотрите в ролике:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств (ксерокопирование). Независимо от способа изготовления копия или выписка (рукописная или ксерокопия) должны быть заверены для придания им юридической силы.
В пункте 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано: «Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки».

Декрет: запись в трудовой книжке

Факт нахождения в отпуске по уходу за ребенком фиксируется работодателем в личной карточке работника. В организации может использоваться как унифицированная форма личной карточки Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 04.01.2004), так и самостоятельно разработанная и утвержденная приказом руководителя форма.
Понятие «декретный отпуск» унаследовано из советского прошлого. Действующее законодательство о труде его не упоминает, но традиционно под ним понимают отпуск по беременности и родам, который предоставляется беременной работнице согласно статье 255 ТК РФ с выплатой одноименного пособия в установленном федеральными законами порядке. Основанием для него является выданный лечебным учреждением листок нетрудоспособности общей продолжительностью от 140 календарный дней.

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ

Многие часто задаются вопросом, как необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке «работает по настоящее время»? На данный момент существует несколько интерпретаций оформления данной записи, которые считаются законными. Стоит запомнить, что не каждая запись работника отдела кадров или работодателя является правильной. Поэтому сотрудник должен быть грамотным и «подкованным», чтобы ему не пришлось снова переоформлять документацию.
Далее будет рассмотрена ситуация, в которой требуется заверить дубликат данного документа работнику, официально устроенному. Как уже говорилось ранее, трудовая книжка работника находится в отделе кадров предприятия или же непосредственно у работодателя. Поэтому гражданину необходимо явиться к тому, у кого находится трудовая книжка на сохранении. Но перед тем, как требовать, чтобы вам заверили дубликат документа, работнику стоит подготовиться и соблюдать всю этапность данной процедуры, так как это поможет достичь положительного результата.

Заверить трудовую книжку если в декрете

Копия трудовой книжки фиксируется ли декрет

Работодатель не в праве интересоваться причинами просьбы о выдаче копии, брать за нее плату, отказывать в ее предоставлении. После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его книжки.
Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка книжки.

Три года в декрете: какая запись будет в трудовой книжке

Так называют отпуск, полагающийся по беременности и родам, который может получить сотрудница в интересном положении. В этом случае ей также полагается выплата пособия. Основанием для этого является документ из больничного учреждения, как правило, это листок нетрудоспособности, выдаваемый на период общей длительностью от 140 календарных дней.
Кроме того, декретом может называться еще и отпуск по уходу за ребенком, пока тот не достигнет трехлетнего возраста. Это уже другое понятие, но их часто путают, обозначая одним и тем же способом. В отличие от получения отпуска по беременности, ухаживать за ребенком и воспользоваться правом не выходить на работу на этом основании, может не только мать ребенка, ухаживать за малышом может и отец, а также это могут быть бабушка или дедушка, либо иные родственники или опекуны.

Как заверять копии трудовой книжки с 1 июля 2019

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2019 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Декрет: запись в трудовой книжке

Термин «декрет» в современное трудовое право перекочевал из советского времени. Тогда и сейчас это слово на бытовом уровне означает длительный перерыв в работе, связанный с рождением ребенка. Как уже отмечалось, в Трудовом кодексе оно отсутствует. Закон содержит иные понятия:
Как видно из указанной статьи ТК, сведения об отпусках сотрудников, в том числе, и декретных, в трудовые книжки не заносятся. Весь период декретного отпуска входит в стаж россиянок. Поэтому даже если работница пробыла три года в декрете, запись в трудовой не делается, так как в ней нет смысла – все это время сотрудница продолжает числиться у того же работодателя, которым была сделана последняя запись о трудоустройстве владельца книжки. За ней сохраняется рабочее место на весь период декрета.

Как заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия снимается с каждой страницы рабочей книжки, она должна быть четкой и читабельной. Сотрудник отдела кадров ставит на каждом листе печать «Копия верна», а затем ее удостоверяют компетентные лица. Каждая печать, штамп и подпись ставится так, чтобы захватывать текст. На странице ксерокопии с последней отметкой о трудоустройстве, необходимо указать, что гражданин еще работает или уволен.
Срок действия напрямую зависит от того, кем был заверен документ. Если ксерокопия была заверена начальством, срок ее действия ограничен — 30 календарных дней. Если документ подписывался нотариусом — срок действия неограничен. Недействительным он становится только в случае внесения в оригинал новых записей.

Заверение копии трудовой книжки: образец внесения записи «работает по настоящее время»

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Как происходит заверение копии трудовой книжки

После чего проставляется печать и подпись на каждой странице дубликата трудовой книжки. На последней странице нотариус оставляет запись, что дубликат верный, указывает свои инициалы и контакты нотариальной палаты. После того, как гражданин ознакомится с копией, он тоже ставит на последней странице дату и свою подпись.
Часто работники сталкиваются с ситуацией, когда для одобрения кредита, получения ссуды или ипотеки представители банка требуют включить в комплект необходимых документов заверенную копию трудовой книжки. Если она находится на руках у неработающего соискателя, это не вызывает затруднений, а что же должен сделать работник, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, хранящейся в организации?

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

Можно заверять каждый лист по отдельности.
Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

руководитель организации;
сотрудник кадрового отдела;
сам предприниматель;
бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

при обращении в кредитную организацию;
при трудоустройстве на дополнительную работу;
при оформлении льгот, пособий;
при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Тем, кому нужна правильно оформить копию трудовой книжки и заверить у работодателя, готовые образец 2020 года, заполненный с учетом последних законодательных изменений, поможет избежать ошибок.

Трудовая книжка (ТК) подтверждает стаж работника. Документ хранится по месту трудоустройства, но его сведения могут потребоваться человеку. Возникает необходимость их выдачи.

Краткое содержание статьи

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?

Лицо может потребовать данные из трудовой книжки, если ему необходимо подтвердить официальное место работы, стаж и факт получения постоянного дохода:

необходимость получить кредит (займ). Банк должен проверить, реально ли трудоустроен заявитель;
получение визы для поездки за границу. Консульство заинтересовано в том, чтобы туристы добросовестно возвращались домой по окончании срока визы. Работа признается источником дохода, ради которого стоит вернуться;
оформление пенсии, пособий, льгот. Электронные базы данных, например, Пенсионного фонда появились не так давно. Поэтому необходимость подтверждения факта занятости многолетней давности может возникнуть;
расторжение брака, назначение алиментов. Трудоустройство отца или матери играет роль при определении, с кем из родителей останутся дети. Копия ТК отца является поводом для назначения алиментов;
подача резюме. Потенциальный работодатель из предоставленной копии ТК узнает все об опыте соискателя.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Копию трудовой книжки сотрудник должен спросить у работодателя. Может потребоваться письменное заявление.
Кадровый специалист:

копирует все заполненные развороты. Изображения допускаются контрастные и хорошо различимые;
нумерует листы, сшивает их. Если не сшить, придется заверять каждую страницу;
делает заверяющую надпись, подписывается и ставит печать на всех листах;
штамп «копия» должен стоять на всех страницах;
кадровый специалист должен указать не только подпись, но и должность и ФИО.
На последней странице с 1 июля 2018 года обязательно наличие ссылки на место хранения оригинала трудовой.

Результат подготавливается и выдается в срок до трех дней работы.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019-2020 году

Ранее фраза о заверении трудовой книжки работодателем включала:

отметку «Верно»;
должность, роспись и фамилию заверяющего специалиста;
дату заверения;
печать.

ГОСТ Р-7.0.97/2016 в 2018 году впервые ввел условие о том, что при передаче документа третьему лицу необходима ссылка на местонахождение подлинника:

сейф определенного отдела;
архив кадровой службы;
личное дело;
другие возможные места.

Несоблюдение нововведения влечет недействительность документа.

Также ГОСТом введено право подтверждения подлинности дубликата постранично или его общей прошивки.

Копия имеет юридическое значение, пока ТК не дополнится очередными записями.

Образец заверенной копии трудовой книжки в 2020 году

Перейдем к тому, как будет выглядеть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем для банка.

Первостепенную роль для потенциального кредитора играет указание, что сотрудник все еще работает, а не уволен.

Инспектор по персоналу АО «Приборный завод» А.Ю. Пименова откопировала заполненные страницы трудовой книжки работника и заверила каждую надписью:

Верно.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров АО «Приборный завод» в сейфе
инв. № 2091990
По настоящее время работает в занимаемой должности
Инспектор по персоналу Пименова А.Ю. Пименова
30 апреля 2020 года МП*

* Оттиск печати частично попадает на дубликат и не загораживает слова. Если организация (или индивидуальный предприниматель) не имеет печати, то пишется «Верить без печати».

При прошивке в общий документ листы нумеруются, а заверяющая надпись располагается на обороте, где закреплена шнуровка и указано число прошнурованных страниц.

На картинке приведен образец заверения последнего листа копии трудовой книжки:

А на этой картинке приведен пример оформления всех заполненных и заверенных листов трудовой книжки после последнего разворота:

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Работающий гражданин за копией ТК обращается по месту трудоустройства. Но заверять может не каждый сотрудник: неправомочность специалиста влечет недействительность документа.

Правом заверить обладают:

руководитель (или предприниматель);
сотрудник кадрового отдела при наличии распоряжения руководителя;
бухгалтер при возложении на него обязанностей кадрового учета и отсутствии отдела кадров.

Правильно заверить копию трудовой книжки по образцу 2020 года может нотариус, если человек является безработным. Заявителю следует предъявить ТК и паспорт. Заверенная в нотариальной конторе копия может быть выдана в день подачи документов.

Заверение в подлинности подчиняется правилам, несоблюдение которых вызывает недействительность документа. Организации, запрашивающие у гражданина сведения о его занятости, неправильно заверенную копию ТК не примут и могут отказать в предоставлении кредита, визы или назначении пособия.

Статья подготовлена редакцией сайта. Познакомьтесь с авторами блога

Если вы хотите получать свежие идеи о заработке, инвестидеях, бизнесе, управлении личными финансами в свой почтовый ящик, то подпишитесь на обновления.

Читайте также: