Какие унифицированные формы понадобятся вам для оформления отпуска

Опубликовано: 17.09.2024

Отпуск работника необходимо оформлять в полном соответствии с принятыми стандартами, нормами. Важно заполнить соответствующую форму для официального предоставления отпуска. Ключевая официальная бумага, фиксирующая предоставление отпуска – специальная утверждённая и унифицированная форма Т-6. Данный приказ издаётся руководителем.
На местах распоряжениями занимаются уполномоченные должностные лица, например, начальник кадровой службы.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Отличительные черты документа

Обратим внимание на стандарты, в соответствии с которыми оформляются приказы на отпуск сотрудников. По имеющемуся образцу следует оформлять все соответствующие документы. Сотрудник кадрового отдела, любое другое уполномоченное лицо заполняет форму приказа. Затем бланк обязательно передают на утверждение. Чтобы документ был действительным, его заверяют подписью руководителя организации, подразделения.

Важно! Когда приказ уже утверждён, сотрудник тоже ставит свою подпись. Следует также внести информацию об отпуске в личную карточку сотрудника. Данные вписывают на основе приказа. Также в срок не позже трёх дней до первого дня отпуска нужно сделать выплаты, если они предусматриваются.

Есть и перечень бумаг, прилагаемых к приказу. Оформляются следующие официальные бумаги:

; ; , где он пишет о своём желании получить отпуск.

Запомните! Работник обязан оповестить о необходимости отпуска заблаговременно. Определён и конкретный срок: информация предоставляется сотрудником минимум за 15 дней до первого дня предполагаемого отпуска. Учитываются календарные дни.

Существуют ещё ряд документов, которые могут прилагаться к приказу по форме Т-6.

Свидетельство о рождении ребёнка.
Справка-вызов из учебного учреждения.
Справка о стаже работы.
Листок нетрудоспособности.
Справка о смерти близкого родственника. Она нужна, если отдых предоставляется для организации похорон.

Как правильно составить приказ

Сейчас мы подробно рассмотрим, как грамотно составить приказ. В первую очередь указывается дата составления, нужно записать номер данного официального документа, внести наименование организации, подразделения.

Начинают приказы с формулировки «предоставить отпуск». Обозначается, кто именно отправляется отдыхать. В дательном падеже пишут фамилию, имя, отчество работника. Например: Вахрушевой Марии Николаевне. Затем в соответствующих полях записывают название подразделения, должность, которую занимает сотрудник. Указывают его специальность, профессию. Если использовать в качестве образца личную карточку работающего гражданина, все сведения будут максимально точными.

Потом остаётся подписать документ. Заверяют подписями приказ не только руководитель, но и сам сотрудник. Документ отправляется в бухгалтерию, отдел кадров, поэтому его надо оформить в двух экземплярах.

Оформление отпуска, когда заработная плата не сохраняется

Очень важно оформить такой приказ грамотно, поскольку это играет большую роль не только для отчётности, но и для бухгалтерии. Необходимо подтвердить, что сотрудник по собственной инициативе уходит на отдых, согласен на отпуск за свой счёт. В таком случае средний заработок не выплачивается, то есть организации не нужно компенсировать простой.

Стоит отметить, что организации желательно заранее обезопасить себя от вероятных притязаний работников. Важно иметь достойное подтверждение того, что сотрудник по своей воле попросил именно неоплачиваемый отдых. Специалисты советуют подумать о форме заявления работника. В некоторых компаниях практикуется заполнение заявлений на неоплачиваемый отпуск на бланках, уже разработанных, распечатанных. А сотруднику остаётся только подписать готовый документ. Это не очень хорошее решение. Иногда в дальнейшем с такими заявлениями возникают проблемы, а сотрудники подают иски на компенсацию простоя и морального вреда, ссылаясь на недействительность заявления. Подпись легко подделать, а проверить и подтвердить её подлинность сложнее.

Что же делать руководству? Оптимальный вариант – просить сотрудников писать заявление на неоплачиваемый отпуск собственноручно. Такой документ уже является более надёжным подтверждением, поскольку экспертиза точно определит по довольно большому рукописному тексту его автора.

Обратите внимание, что отпуск за свой счёт может предоставляться просто по желанию, а также по каким-либо уважительным причинам. Когда оформляется приказ, в нём обязательно записывается в графе Б: отдых предоставлен, но выплаты, сохранение зарплаты при этом не предусматриваются.

Приказ на отпуск по беременности, родам

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.

Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.

Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам.
Такая формулировка вписывается в строку Б.

Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Отпуск по уходу за ребёнком в форме Т-6

Молодая мама имеет возможность отдохнуть от работы, чтобы ухаживать за ребёнком. Отпуск будет оплачиваться, пока малышу не исполнится полтора года. До трёх лет остается право воспользоваться отпуском за свой счёт. Оплате не подлежат полтора года.

Заполняется пункт Б. Отражается последний, первый день отдыха, общий период указывается в календарных днях.

Важно проследить, чтобы были предоставлены подтверждающие бумаги.

Обязательно подаётся свидетельство о рождении ребёнка. Нужен документ с места, где трудится супруг, что он не получил соответствующий отпуск по уходу за ребёнком.

Когда оба родителя не отдыхают, отпуск может оформить бабушка или дедушка. В таком случае обязательно предоставляются документы от обоих родителей с их мест работы, чтобы зафиксировать, что они не использовали свои возможности отдыхать и ухаживать за ребёнком.

Также сотрудники оформляют отпуска с последующим увольнением по собственному желанию. Работодатель вправе выдать денежную компенсацию отпуска, но сам отпуск не оформлять.

Для оформления и учета отпусков, которые предоставляются в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором, применяются: форма Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", в которой документируется факт предоставления отпуска одному работнику, и форма Т-ба "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". Форма Т-ба используется, когда кадровая служба организации оформляет в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает организация, причем нередко используют обе формы.

Порядок оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: "Предоставить отпуск", затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника.

Затем заполняется графа «за период с"____"_____________20____г.

по "___"_________________20____г.», т. е. проставляется начальная

и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.

Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. Поскольку ст. 115 ТК РФ установлено, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, заполнение пункта А не вызывает у кадровиков вопросов.

При решении вопроса о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска работнику за первый год работы необходимо учитывать: согласно ч. 1 ст. 122 ТК РФ право на использование такого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы в данной организации. Если достигается соглашение между работодателем и работником, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Обратите внимание! Если работник относится к категории лиц, перечисленных в ч. 2 ст. 122 ТК РФ, то в заявлении о предоставлении отпуска ему следует отразить этот факт, обосновав тем самым свое право на предоставление отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы

В 2005 г. нерабочий праздничный день 12 июня выпадает на выходной день -воскресенье, поэтому в соответствии со ст. 112 ТК РФ выходной день 12 июня переносится на следующий за ним рабочий день - понедельник 13 июня

Кроме того, следует иметь в виду, что в ч. 2 ст. 122 ТК РФ перечислены категории работников, по заявлению которых работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных законодательством. Отпуска за второй и последующие годы могут предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с правилами, установленными в организации.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Например, на период отпуска работника приходится нерабочий праздничный день 12 июня -День России. В таком случае продолжительность отпуска увеличится на один день, но оплачен он не будет. В графе А нужно проставить количество календарных дней отпуска, а конечная дата нахождения в отпуске увеличится на один день, который бухгалтерия не оплатит.

В приказе о предоставлении отпуска это будет отражено следующим образом:

В приведенном примере, если бы в число дней отпуска не входил нерабочий праздничный день 12 июня, последним календарным днем отпуска было бы 15 июня. Наличие праздничного дня увеличивает продолжительность отпуска, но не влияет на его оплату, т. к. нерабочий праздничный день, включенный в количество дней отпуска, оплачен не будет.

В таких случаях кадровые службы должны быть предельно внимательными и объяснять работнику, написавшему заявление о предоставлении отпуска, почему дни отпуска увеличиваются, но не оплачиваются.

Таким образом, в приведенном примере работница Ратмирова О.А., взяв 10 календарных дней отпуска за рабочий год с 20 июля 2004 г. по 19 июля 2005 г., имеет право еще на 18 календарных дней отпуска.

Пример оформления приказа о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) см. в приложении 1, а работникам организации (форма Т-ба) см. в приложении 2.

Порядок оформления продления, перенесения ежегодного основного оплачиваемого отпуска и отзыва из него

Основания продления и перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска установлены в ст. 124 ТК РФ.

Отпуск продлевается в следующих случаях:

временной нетрудоспособности работника, т. е. когда она подтверждена больничным листом;
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

В указанных случаях отпуск продлевается автоматически, т. е. для этого не требуется ни заявления работника, ни приказа работодателя.

Статья 124 ТК РФ предусматривает, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно переносить на другой срок, если достигнуто соглашение между работодателем и работником в случаях:

если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска;
если работника не предупредили за две недели о времени начала отпуска;
в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае отпуск может быть перенесен на следующий год, но должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

На наш взгляд, в первых двух случаях работнику следует написать заявление с просьбой о перенесении отпуска, где целесообразно указать причину, по которой он просит перенести отпуск на другое время - несвоевременная оплата отпуска или несвоевременное предупреждение о начале отпуска.

Что касается случая перенесения отпуска на следующий год по инициативе работодателя, то здесь, по нашему мнению, целесообразно под готовить письменное предложение, с которым работник должен согласиться (либо отказаться), и свое согласие (отказ) письменно изложить на самом Предложении. Такая форма о перенесении отпуска может выглядеть следующим образом.

При достижении договоренности о перенесении отпуска вносится соответствующая информация в график отпусков (форма Т-7): в 8-й графе указывается основание перенесения отпуска, а в 9-й - новая дата предоставления отпуска.

Запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, а также работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ с согласия работника он может быть отозван из отпуска. Неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Приказы об отзыве из отпуска оформляются как приказы по основной деятельности, хотя их проекты готовит кадровая служба.

Нельзя отозвать из отпуска работника в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Порядок оформления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска

Общая продолжительность ежегодного отпуска - это сумма календарных дней ежегодного основного и дополнительного отпусков. Статья 120 ТК РФ

Обратите внимание! Уважительность причины отпуска без сохранения заработной платы определяет работодатель

Законодатель дает право некоторым категориям работников на ежегодные дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).

Кадровикам нужно знать условия их предоставления, т. к. это влияет на заполнение пунктов Б и В унифицированной формы Т-6.

В соответствии с ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
имеющим ненормированный рабочий день;
работающим в районах Крайнего Севера (24 календарных дня; ст. 321 ТК РФ) и приравненных к ним местностях (16 календарных дней; ст. 321 ТК РФ).

Законодательством также предусмотрена возможность устанавливать этот вид отпуска федеральными законами.

Следует учитывать, что организациям с учетом их производственных и финансовых возможностей предоставлено право самостоятельно устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска для работников с тем условием, что порядок предоставления этих отпусков должен определяться коллективными договорами или локальными нормативными актами, издаваемыми организацией. Более подробно о предоставлении дополнительных отпусков вышеназванным категориям работником говорится в ст. 117, 118 и 119 ТК РФ.

При заполнении формы Т-6 нужно иметь в виду, что продолжительность ежегодного и дополнительного оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.

Порядок оформления отпуска без сохранения заработной платы

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы определено ст. 128 ТК РФ. Он может представляться работнику по его письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем.

Есть ряд случаев, когда работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:

участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;
работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;
работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;
работникам в случаях:
рождения ребенка - до 5 календарных дней;
при регистрации брака - до 5 календарных дней;
смерти близких родственников - до 5 календарных дней.

Порядок оформления отпуска на работе по совместительству

Статьей 286 ТК РФ определено, что если работник в организации работает по совместительству, то ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться ему одновременно с отпуском по основному месту работы, причем, если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, отпуск ему должен предоставляться авансом. При этом закон не предусматривает обязанности работника уведомлять на работе по совместительству о времени своего ежегодного отпуска по основному месту работы. Так что необходимо учитывать: даже если работник-совместитель при составлении графика отпусков укажет ту или иную дату своего отпуска, а потом напишет заявление с просьбой предоставить ему отпуск в другое время (одновременно с отпуском по основному месту работы), то работодатель обязан будет предоставить ему отпуск в то время, о котором он просит, даже если это не совпадает с утвержденным графиком отпусков. В данном случае действует гарантия, установленная ст. 286 ТК РФ.

Кроме того, следует учитывать, что если на работе по совместительству продолжительность очередного отпуска меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника должен предоставить совместителю отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

При оформлении отпуска работнику-совместителю форма Т-6 заполняется и по основному месту работы, и в организации, где он является совместителем. Приказы о предоставлении отпуска работнику будут оформлены в каждой организации, но в их тексте ничего не будет говориться о совместительстве.

Документом, на основании которого работникам предоставляется отпуск того или иного типа, является приказ. Важно правильно его составить, чтобы в дальнейшем избежать как проблем с проверяющими органами, так и недопонимания с нанятым лицом. В этой статье мы расскажем о том, по каким правилам формируется документ, и о его особенностях при предоставлении отпусков разного типа. Также здесь вы найдете образец приказа на отпуск.

Основные правила

В соответствии с ТК РФ, другими российскими законами, трудовым договором и внутренними нормативными документами, работодатель предоставляет нанятому лицу отпуска разных типов. Алгоритм их оформления примерно одинаков:

получаем от работника заявление (не требуется, если отпуск предоставляется по графику), а в некоторых случаях – дополнительные документы;
оформляем приказ на отпуск;
подписываем его у руководителя;
знакомим с ним сотрудника под подпись;
передаем копию в бухгалтерию для расчёта оплаты.

Каким бы ни был отпуск – ежегодным оплачиваемым, без сохранения зарплаты, «декретным» либо иным – перед его началом составляется приказ о предоставлении отпуска работнику. Это локальный нормативный акт, который даёт право лицу отсутствовать на рабочем месте в оговоренный срок по определённой причине.

Как составить приказ

До 2013 года для оформления приказа на отпуск применялась форма Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Сейчас использовать её необязательно. Однако она содержит все необходимые реквизиты, и многие работодатели в качестве приказа на отпуск по-прежнему её используют.

В бланке необходимо заполнить всего несколько полей, и приказ готов. В нём отражается следующая информация:

название организации;
номер приказа и дата его составления;
ФИО работника и его табельный номер;
структурное подразделение, в котором он трудится, а также должность;
тип отпуска;
период, за которой предоставлен отпуск, количество дней или срок, в течение которого работник будет отсутствовать (в зависимости от вида отпуска заполняются блоки «А» и/или «Б»);
общая продолжительность отпускного периода (в блоке «В»). Если предоставляется отпуск только одного типа, его период также нужно продублировать в этой строке.

Приказ о предоставлении отпуска готовит, как правило, отдел кадров. Основанием служит какой-либо документ, что зависит от типа отпуска. Копия утверждённого документа направляется в бухгалтерию. Информацию об отпуске на основании приказа необходимо внести в личную карточку работника.

Ежегодный отпуск

Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск составляется на основании графика отпусков. Часто работодатели настаивают на том, чтобы сотрудники дополнительно писали заявление на отпуск. Однако если он предоставляется по графику, то это лишнее. Другое дело, когда отпуск предоставляется вне графика – такой вариант возможен по соглашению сторон. В этом случае работник должен написать заявление.

Распространённый вопрос: за сколько дней до отпуска надо выпустить приказ? Законодательство не регламентирует точный срок оформления этого документа. Однако в статье 123 ТК РФ сказано, что о наступлении отпуска работника нужно проинформировать не менее, чем за 2 недели. Как именно это сделать, решает работодатель. На практике сложилось так, что эту функцию выполняет именно приказ о предоставлении отпуска работнику. А значит, оформить его необходимо как минимум за 14 дней до наступления отпуска.

Если же на предприятии принято поступать иначе (например, за 2 недели работнику выдаётся извещение), то приказ можно составить и позже. Важно лишь помнить, что без него бухгалтерия не сможет рассчитать и перечислить отпускные. Выплата же должна быть произведена не позже, чем за 3 дня до наступления отпуска. Так что тянуть с приказом в любом случае не стоит.

Особенность составления приказа о предоставлении ежегодного отпуска работнику по форме Т-6 в том, что в ней необходимо заполнить блок «А». Нужно указать количество календарных дней отсутствия работника, дату начала и окончания отпуска. Также заполняется строка «за период работы» – в ней отражается срок, за который положен ежегодный отпуск.

Дополнительный оплачиваемый отпуск

Некоторые категории работников получают дополнительные дни отпуска. Например, работающим в условиях Крайнего Севера дополнительно полагается 24 календарных дня. А тем, кто трудится по ненормированному графику, дополнительно даётся 3 дня. Если условия труда работника признаны опасными и/или вредными, ежегодно ему полагается минимум 7 дополнительных отпускных дней. Точная продолжительность такого отпуска должна быть прописана в трудовом договоре – она зависит от результатов спецоценки труда и от отраслевых соглашений.

Ежегодный и дополнительный оплачиваемые отпуска могут предоставляться подряд. В этом случае в форме Т-6 каждый из них указывается отдельно: в блоке «А» отражаются данные о регулярном отпуске, в блоке «Б» – о дополнительном. В блоке «В» указывается общая продолжительность, то есть дни и периоды обоих отпусков суммируются.

По такому же принципу заполняется форма Т-6 в том случае, если сотрудник берёт подряд два отпуска разных типов, например, ежегодный, а вслед за ним «без содержания».

Отпуск без сохранения оплаты

Такой вид отпуска может оформляться как по определённым основаниям, так и без них, то есть просто по желанию работника (если работодатель согласен). Основания могут быть такими: рождение в семье ребенка, смерть близкого родственника, заключение брака, учёба в государственном ВУЗе или вступительные экзамены. Кроме того, такой отпуск предоставляется инвалидам (до 60 календарных дней в году), пенсионерам (до 14 дней), членам избирательных комиссий, членам семей военнослужащих или сотрудников органов внутренних дел и иным категориям работников.

В указанных выше случаях, а также в некоторых других, работодатель не может отказать работнику в отпуске без содержания. Но лишь при том условии, что он представит соответствующий документ. Например, при запросе ученического отпуска требуется справка-вызов из учебного заведения, при запросе отпуска работником-инвалидом – справка об установлении инвалидности и так далее. В некоторых случаях такие документы могут быть предоставлены уже после отпуска. Это касается, в частности, свидетельств о рождении, о смерти или о вступлении в брак. Ведь эти документы появятся у работника позже срока, на который ему требуется перерыв в работе.

Если же документального подтверждения необходимости отпуска нет, работодатель вправе в нём отказать. Вопрос предоставления отдыха без оплаты при отсутствии законодательно закреплённых оснований решается по согласованию сторон.

Для получения отпуска за свой счёт сотрудник должен написать заявление. На его основании, а также на основании представленных документов, оформляется приказ на отпуск без содержания. Строка «за период работы» в нём не заполняется, поскольку отпуск не связан с отработанным временем. Вместо блока «А» заполняется блок «Б». Здесь нужно отразить тип отпуска (без сохранения заработной платы), указать количество календарных дней, дату начала и окончания. Если его необходимость подтверждена документом, его реквизиты также следует вписать в строку «Б». Сведения о продолжительности и периоде отпуска нужно продублировать в блоке «В».

Отпуск по беременности и родам

Основанием для «декретного» отпуска является листок нетрудоспособности, выданной женской консультацией, в которой беременная сотрудница состоит на учёте. В общем случае срок такого отпуска составляет 70 дней до родов и столько же– после них. В некоторых случаях этот срок увеличивается.

Помимо медицинского документа, женщина должна написать заявление на отпуск по беременности и родам. Реквизиты больничного необходимо вписать в приказ. Как и в случае с отпуском без сохранения оплаты, заполняется блок «Б». Блок «А» и строка «за период» остаются пустыми.

Отпуск по уходу за ребенком

Отпуск такого типа может взять не только мать, но и отец, бабушка, дед, иной родственник либо опекун. Иначе говоря, тот, кто будет ухаживать за ребенком. Отпуск может быть поделён на части и предоставлен разным лицам, однако по очереди, а не одновременно.

Общий период такого отпуска – до даты исполнения ребенку трёх лет. В первые полтора года ухаживающему лицу выплачивается пособие. На практике чаще всего отпуск по уходу за ребенком берёт мать, и начинается он сразу после окончания отпуска по беременности и родам.

Приказ о предоставлении отпуска по уходу за малышом также можно выпустить по форме Т-6. Заполняются те же поля, что на отпуск по беременности и родам. Основанием служит свидетельство о рождении ребенка и справка с места работы супруга о том, что он не использует право на этот отпуск. Указанные документы прикладываются к заявлению.

Подведём итоги

Форма приказа Т-6, несмотря на необязательность применения, остаётся актуальной для оформления отпусков и широко используются кадровиками. Вместе с тем можно разработать собственный бланк или всякий раз издавать приказ об отпуске в свободной форме. Главное – он должен содержать всю необходимую информацию, о которой мы уже рассказали.

К аждый вид отпуска требует оформления своего пакета документов, и отпускные полагаются не всегда. В Схеме 1 предложен один из вариантов классификации отпусков. Как видите, ежегодный оплачиваемый отпуск – это не единственный вариант (более того, он включает в себя несколько подвидов отпусков). Вот об оформлении такого ежегодного оплачиваемого отпуска мы и будем говорить далее в статье.

Читайте статью «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем»

Состав оформляемых документов будет зависеть еще от одного фактора. Если отпуск сотрудника запланирован в графике отпусков на данный год, то у нас будет один алгоритм действий. Если же человек пришел в организацию недавно, т.е. работает первый год, то основанием (и первым документом) для оформления его ежегодного оплачиваемого отпуска будет заявление с просьбой предоставить отпуск. Наглядно эти 2 ситуации показаны в Схеме 2.

Раньше для оформления отпуска использовали унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Сейчас они потеряли свой обязательный статус. На практике этими формами продолжают пользоваться, утвердив их же (возможно, с минимальными доработками) своим приказом и заменив в «шапке» данные утвердившего документа: раньше там было постановление Госкомстата, а теперь красуется приказ вашего руководителя. Поэтому для лучшего понимания того, какой документ участвует в оформлении отпуска, в Схему 2 мы включили ссылки на номера уже «отмененных» унифицированных форм. Те документы, для которых номер формы не указан, и раньше, и сейчас составляются в произвольной форме (пока организация не регламентировала для себя этот процесс).

Читайте статью «Отмена унифицированных форм: причины и последствия»

Итак, при оформлении очередного отпуска необходимо четко различать ситуации, когда он предоставляется по графику отпусков, а когда – по согласованию между работником и администрацией организации (за 1-й год работы в организации или в случае переноса отпуска и т.п.).

Отпуск по графику

График отпусков – это особый документ. С одной стороны, он, конечно, согласуется с профсоюзными органами, а с другой стороны, далеко не все организации могут похвастаться сильными профсоюзными комитетами. Поэтому в большинстве случаев график отпусков – это по сути распорядительный документ администрации организации. График отпусков должен утверждаться ежегодно не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. При планировании в нем отпусков сотрудников собирают их пожелания. Но в график они попадают далеко не всегда в первозданном виде, например, уйти всем дружно в отпуск в июле и августе (наиболее востребованные месяцы) все равно не получится. Ведь кто-то же должен поддерживать работоспособность организации.

На наш взгляд, фиксируя порядок и срок принятия данного документа, законодатель подразумевал, что изменения в уже утвержденном графике возможны только по согласию между сторонами (работником и работодателем). К сожалению, на практике администрация организации далеко не всегда придерживается этого ограничения; более того, есть случаи, когда суды поддерживают право работодателя на одностороннее изменение графика отпусков уже «по ходу отпускного сезона»:

Н. обратилась в суд с иском к ОАО «ВНИИСТ» о признании приказа о предоставлении отпуска и приказа о внесении изменений в график отпусков недействительными.

Рассматривая дело, суд установил, что график отпусков был утвержден вовремя, как того требует ст. 123 ТК РФ – за 2 недели до наступления года. Позже ОАО издало приказ о переносе отпуска Н., но истица с переносом отпуска не согласилась, что отразила на приказе при ознакомлении с ним. Несмотря на это работодатель все-таки издал следующий приказ, о предоставлении Н. отпуска в удобное ему время.

Суд встал на сторону работодателя, объяснив это тем, что процедура оформления графика отпусков ответчиком была соблюдена и о времени начала отпуска Н. была извещена за 2 недели до начала отпуска.

Так сначала решил суд первой инстанции, а потом и последующие (см. определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу № 33-24592).

Подобный подход к графику отпусков, на наш взгляд, серьезно извращает положения ст. 123 ТК РФ об обязательности документа для обеих сторон. Фактически суд констатировал, что работодатель вправе вносить односторонние изменения, с единственным ограничением – изменения должны вноситься не позднее, чем за 2 недели до предоставления отпуска (это срок уведомления работника о предоставлении ему ежегодного отпуска). Вместе с тем такой подход суда показывает работодателю важность надлежащего оформления документов при предоставлении отпуска «по графику».

Утвержденный график отпусков – это план, по которому работники отправляются «на отдых». См. Пример 2. Обратите внимание: графа 6 с запланированным периодом отпуска заполняется сразу, а вот графа 7 заполняется только в отношении состоявшихся отпусков, ведь пока работник не отгулял свой отпуск, он еще может быть продлен или перенесен, поэтому у предстоящих отпусков графа 7 пустая.

О начале запланированного графиком отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за 2 недели. Название уведомляющего документа в данном случае не имеет особого значения. Наиболее излюбленные названия: уведомление, извещение, памятная записка, информационное письмо. Правовые последствия определяются не названием документа, а его содержанием. Минимальный состав сведений показан в первом разделе этого документа в Примере 3 (до верхней пунктирной линии); правда, мы сюда добавили еще сведения о конце отпуска и дате выхода на работу, чтобы сотруднику не приходилось высчитывать это самостоятельно (дабы уменьшить вероятность его ошибки). Данный документ можно дополнить еще двумя разделами, которые позволят выявить и сразу документировать инициативу переноса отпуска, если в этом появится необходимость накануне:

во 2-м разделе документа можно отразить инициативу работника и согласовать перенос отпуска с его непосредственным руководителем;
в 3-м разделе – инициативу руководства и согласовать ее с работником.

Объяснение правил расчета продолжительности отпуска вы найдете в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем»

С целью упрощения делопроизводства в организациях от такого извещения достаточно часто отказываются. О предстоящем отпуске работник уведомляется путем предъявления ему «отпускного» приказа, который он и визирует. Тогда издать такой приказ и ознакомить работника под подпись с ним нужно успеть все за те же 2 недели до начала его отпуска. Однако в этом варианте есть свои минусы. Наиболее ярко они видны в крупных фирмах, где приказы о предоставлении отпуска являются «комплексными», а не индивидуальными документами (форма Т-6а, а не Т-6), то есть делаются сразу на несколько человек. Если в приказе много отпускников, то сложнее все отследить и вовремя уведомить каждого. Хотя подчеркнем, что данный способ документирования уместен.

В некоторых организациях идут еще дальше – ознакамливают работников с графиком отпусков. Проверяющие относятся к такому уведомлению по-разному: если ознакомление состоялось вскоре после утверждения графика, т.е. задолго до отпуска, то работник может успеть об этом забыть, поэтому такое ознакомление сложно считать извещением о начале отпуска, предусмотренным ст. 123 ТК РФ.

Анастасия Моргунова, директор департамента налогового консалтинга интернет-бухгалтерии «Моё дело»

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Дополнительный оплачиваемый отпуск (если он предоставляется)

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника – 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают – 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: – Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей – такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

– работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

– работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

– письменное согласие работника на перенос отпуска;

– приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

– заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

– согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

– графу 8 "Основание (документ)";

– графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

Комментарий:– Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул – законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница– внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

– на ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

– на индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

– график отпусков по форме № Т-7;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 – на одного работника или по форме № Т-6а – на группу работников;

– записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

– в личной карточке работника (форма № Т-2);

– в его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

– если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

– если отпуск перенесен на другой день;

– если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

– если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Комментарий: – Полагаю, что целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) положение, в соответствии с которым заявление на отпуск должны подавать все работники, как уходящие в отпуск строго по графику, так и планирующие использовать его вне графика.

Это поможет избежать, например, ситуации, когда работник планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны. Так можно "подстраховаться" и на случай, если кадровик или другой работник, ответственный за оформление отпусков, упустил из внимания срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем отпуск не был своевременно оформлен и оплачен.

Читайте также: