Какой отдел занимается отпусками

Опубликовано: 14.05.2024

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

женщины, ожидающие рождения ребенка;
несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
персонал вредных производств;
работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
пенсионеры по возрасту;
участники ВОВ;
сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе "Дата составления". Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 "График отпусков" утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов "график отпусков" и "локальный нормативный акт" нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. "Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает", – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 "О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних". Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе "Примечания".

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ "О ветеранах";
Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
неознакомление работников с графиком;
составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники моложе 18 лет;
работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
вывесить в удобном месте для ознакомления;
выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков – это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

Форма и правила заполнения графика

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 – должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 – ФИО работника.

В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 – запланированная дата отпуска.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 – 176 ТК РФ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов – заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Сезон отпусков в самом разгаре, а значит, ваши сотрудники очень скоро начнут писать заявления на отпуск и разъедутся кто куда. В сегодняшней статье расскажем, как подготовиться к сезону отпусков, не попасть в ситуацию, когда некому работать и научим планировать бюджет. Начинаем!

Немного законодательства

Право на отдых регламентируется конституцией РФ, трудовым кодексом и другими нормативно-правовыми актами и законами. Минимальная продолжительность оплачиваемого ежегодного отпуска - 28 календарных дней. Больше - пожалуйста, меньше - нельзя. Дополнительные дни к отпуску полагаются отдельными категориям работников, занятых во вредных условиях труда. К интернет-магазину это не относится, поэтому касаться темы не будем.

Отпуск можно делить на несколько частей - это законно. Но есть одно условие: продолжительность одной части не может быть меньше 14 дней. То есть, половину положенного времени сотрудник должен отгулять подряд, а все остальное - на его усмотрение. Хоть по одному дню в течение последующего года может брать - законом это тоже не запрещено.

Право на очередной оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника через 6 месяцев после трудоустройства. Но по прошествии полугода он заработает только 14 дней, а не 28. Полный отпуск можно будет брать только через 11 месяцев. Если во время отпуска сотрудник оформлял больничный лист, то время отдыха продляется на количество дней, которые он проболел. То же самое касается и праздничных нерабочих дней. Если они попали на отпуск - он также увеличивается.

Отпуска нужно правильно оформлять. Во-первых, сотрудник обязан написать соответствующее заявление. Его должен подписать непосредственный руководитель и сам работник. Это делается не позднее, чем за 2 недели до предполагаемой даты ухода в отпуск. На основании заявления издается приказ по организации. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это, например, заместители директора.

Пример заявления на отпуск

После этого бухгалтерия должна рассчитать сумму оплаты отпуска - так называемые отпускные. Сотрудник должен получить их не позднее, чем за три дня до того, как пойдет в отпуск. Отпускные считаются как среднее арифметическое заработных плат за последние 12 месяцев работы. После этого полученное число нужно разделить на 29,3 - так мы получим дневной заработок. (29,3 - среднее количество календарных дней в году)

Если сотрудник увольняется до того, как использовал отпуск, ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается по той же формуле. И последнее: отпуск - это не только право, но и обязанность. Нельзя не предоставлять его более 2 лет подряд.

Как правильно подготовиться к сезону отпусков

Составляйте график отпусков

Планирование - это основа основ, а с отпусками тем более. График позволяет распределить рабочие силы и спланировать бюджет. Здесь можно пойти двумя путями: составить график самостоятельно, без учета пожеланий работников, или учесть их предпочтения. На практике обычно делается так: у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивал все стороны. Но тут нужно проявить дипломатичность вкупе со строгостью: понятно, что все хотят гулять летом.

Опытные руководители вообще следуют принципу: если у меня в компании 12 человек, значит, в отпуске должен находиться 1 человек в месяц, вне зависимости от времени года. Но если можете позволить себе обойтись без нескольких сотрудников, нет смысла лишать их именно летнего отдыха. Очень часто делается так: если работник, в прошлом году, брал отпуск в летние месяцы, значит в этом отдыхает осенью или зимой и наоборот. Но учтите: есть категории работников, которым положен отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от графика или стажа работы в вашем интернет-магазине. Это родители детей-инвалидов, пострадавшие на Чернобыльской АЭС, почетные доноры, ветераны ВОВ и другие. Такие - вне графика. Если у вас есть сотрудники, работающие по совместительству, то закон требует от вас отпустить их в отпуск в то же время, когда они берут его на основной работе. У таких сотрудников тоже свой график, это нужно учитывать.

Образец графика отпусков

Утвержденный график отпусков нужно распечатать и дать сотрудникам на подпись. А еще лучше - развесить в отделах, чтобы сотрудники были в курсе. График составляется в конце каждого года на следующий. Лучше не тянуть до декабря, а решить этот вопрос уже в октябре-ноябре.

Планируйте бюджет

Как мы уже говорили, человеку, идущему в отпуск, положена средняя зарплата. А теперь представьте: у вас уходит несколько человек скопом, и всем им нужно разово выплатить отпускные. Суммы могут получиться внушительными, особенно, если вы платите полностью официальную и белую заработную плату. Одно дело, если бизнес работает сильно в плюс и на ваших счетах всегда есть резервы на этот случай. А вот когда финансы на пределе, это может стать проблемой. А если учесть то, что сотрудник в это время не приносит никакой прибыли, а деньги ему платить нужно, то это проблема вдвойне.

Чтобы не попасть впросак, нужно закладывать эти деньги в годовой бюджет - в фонд заработной платы. Попросите бухгалтерию сделать такой расчет - так вы не попадете в ситуацию, когда человек идет в отпуск, а платить ему нечем. Это особенно важно, когда помимо законных отпускных, вы платите еще и различные пособия. Закон не обязывает этого делать, но многие руководители идут сотрудникам навстречу и подкидывают им дополнительные бонусы к отпуску.

Структура фонда заработной платы

Не отпускайте взаимозаменяемых сотрудников одновременно

Вообще это нужно предусмотреть еще на этапе составления графика. Речь здесь вот о чем: например, у вас есть руководитель отдела продаж и старший менеджер. Они не должны уходить в отпуск в одно и то же время - так у вас провиснет целое направление. Придется брать эту работу на себя, или кому-то ее делегировать. Лучше этого избежать: сделать так, чтобы такие сотрудники гуляли в разное время.

Еще один момент: если один сотрудник заменяет другого на время его отсутствия, ему нужно организовать доплату. Это касается всех должностей, за исключением штатных заместителей. То есть, когда старший менеджер выполняет функции начальника отдела продаж, нужно ему доплатить. Размер доплаты законом не установлен - он определяется по соглашению сторон, как они договорятся. Обычно это разница в окладах: старший менеджер, заменяющий своего руководителя, должен получать зарплату начальника отдела. Но необязательно.

Просите сотрудников делить отпуска

Одно дело, когда человек отсутствует на рабочем месте целый месяц и совсем другое, если это всего лишь 2 недели. Поэтому целесообразно будет просить сотрудников делить отпуска и брать 2 недели, допустим, осенью и 2 недели летом. Да и с оплатой проще - нужно выплачивать отпускные не в полном размере, а частично.

В этом случае в графике каждый сотрудник будет встречаться 2 раза. Но здесь возможны накладки: вряд ли кто-то захочет брать обе половины отпуска в зимние месяцы.

Сдавайте и принимайте дела

Сотрудник уходит в отпуск? В последний день, пока он на работе, пройдитесь по его актуальным задачам, стоящим на повестке. Особенно это касается ключевых работников, на которых завязано множество вопросов. Пусть расскажут, какие вопросы в приоритете, что нужно разрулить и решить в первую очередь. Плохо, если какой-то вопрос повиснет на 2 недели или месяц.

Если задачи не срочные и могут дождаться человека, который предметно ими занимался, есть смысл подождать. А вот неотложные вопросы лучше перепоручить другому исполнителю. Назначьте ответственного работника - пусть тот, кто идет в отпуск введет его в курс дела. Эта простая хитрость позволит избежать многих неудобств.

Основные правила делегирования

Грамотно делегируйте полномочия

Продолжение предыдущего пункта. Работу отсутствующего сотрудника нужно равномерно распределить между остальными работниками. Если это простые менеджеры по продажам - будет проще: работа однотипная и шаблонная, можно без труда перепоручить ее кому угодно. С нестандартными задачами сложнее: часто выполнить их сможет только тот, кто с головой погружен в вопрос. Но и тут есть выход - выше мы писали об этом. Есть еще вариант - требовать от сотрудников перед отпуском закрывать важные задачи и не оставлять их на потом.

Буквально - доделай и иди в отпуск. Очень часто за пару дней до долгожданного отдыха, когда сотрудник уже “одной ногой там”, все начинают немного лениться - такого допускать нельзя. Напротив, перед отпуском сотрудник должен совершить рывок и закрыть текущие задачи.

Если уж совсем не получается, то, как минимум, вы должны знать о таких вещах и быть к ним готовым. Предупредите партнеров и контрагентов, что берете тайм-аут на пару недель, пока не вернется отсутствующий сотрудник. “У нас человек в отпуске” - не является уважительной причиной простоя. Бизнес должен быть построен так, чтобы все функционировало и без одного-двух человек. Если у вас есть незаменимые сотрудники - это плохо.

Просите сотрудников перенести отпуск на другое время

Крайняя мера, прибегать к которой следует только при острой необходимости, когда по-другому никак. Здесь главное все правильно и законно оформить. Учтите: сотрудник не обязан переносить отпуск - это его право. Поэтому перед тем, как вносить изменения в график, закон требует получить письменное согласие сотрудника. Оформляется от руки в свободной форме. Выглядит примерно так:

“Я (фамилия, имя и отчество сотрудника), согласен на перенос очередного оплачиваемого отпуска с июля 2019 года на другое время”. Дата, подпись.

Согласие пишется на имя руководителя организации. Но помните: после этого вы обязаны предоставить человеку отпуск уже в любое удобное для него время.

Пример заявления о переносе отпуска

После получения согласия можно оформлять приказ по организации - с ним работника тоже знакомят под роспись.

А еще сотрудника можно вызвать из отпуска

Но тоже только с его письменного согласия. Без него можно отзывать только для ликвидации последствий аварий, когда есть угроза жизни населению. К интернет-магазинам такое не относится, поэтому согласие придется получить. Кроме этого, требуется весомая причина отзыва: производственная необходимость, болезнь другого сотрудника и тому подобное. Отзыв из отпуска регламентируется статьей 125 ТК РФ.

Помните: сотрудник имеет право отказаться выходить - закон это позволяет. В целом вызов оформляется так же, как и перенос: получаете согласие и оформляете приказ, в котором сотрудник должен расписаться. Лучше, если появится служебная записка непосредственного руководителя. В документе он должен изложить причины ситуации и обосновать необходимость вызова сотрудника.

После этого человек имеет право отгулять отработанные дни в любое удобное время, или приплюсовать их к следующему отпуску.

Отзывать из отпуска можно не всех. Запрещается прерывать отдых у беременных женщин, лиц, не достигших 18-летия, а также работников вредных условий труда.

Заключение

Резюмируем: всегда проще и удобнее составить адекватный график отпусков, спланировать работы и распределить обязанности среди сотрудников, чем потом переносить отпуска и вызывать работников. Планируйте время отдыха, закрывайте задачи до отпуска и тогда проблем не будет. Удачи!

Читайте также: