Можно ли возложить обязанности без доплаты на время отпуска

Опубликовано: 17.09.2024

Отпуск положен каждому сотруднику, но предприятие во время отпусков в преобладающем большинстве случаев не останавливает свою деятельность. Отсутствие одного сотрудника не должно сказаться на работе всей организации, а это значит, что его полномочия необходимо кому-то делегировать. При этом коллега, получивший дополнительные обязанности, а вместе с ними и дополнительную ответственность, должен иметь право на компенсацию.

Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника

Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.

Вопрос: Работник, который помимо основной работы выполняет работу по вакантной должности в порядке совмещения, с письменного согласия привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день по основной должности. Учитывается ли доплата за совмещение должностей при оплате работы в выходной и нерабочий праздничный день?
Посмотреть ответ

В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:

ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
ст. 72.2 – временное замещение работников;
ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.

Вопрос: Правомерно ли установить работнику в качестве компенсации за совмещение должностей не денежную доплату, а иные виды компенсации (например, предоставление дополнительных дней отдыха либо оплату в неденежной форме)? Если нет, то каков минимальный размер такой доплаты?
Посмотреть ответ

Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.

Совмещение или замещение?

Трудовой Кодекс РФ в ст. 60.2 различает эти понятия. Разница в том, выполняет ли оставшийся работник только чужие обязанности (замещение) или делает это, находя возможность для дополнительной работы, не в ущерб своей (совмещение).

Вопрос: Обязан ли работодатель повысить работнику доплату за совмещение должностей (выполнение работы уволившегося работника), если она установлена в фиксированном размере по дополнительному соглашению к трудовому договору?
Посмотреть ответ

Временное замещение

ВАЖНО! Слишком долгой такая нагрузка быть не может: закон разрешает применять временное замещение не дольше чем 1 месяц.

Замещение не предполагает увеличения обычной платы, кроме случаев, когда временно замещается более высокая должность. Тогда сотруднику будет выплачена разница в окладе (абзац 2 п.1. Разъяснения Минтруда № 30 от 20 января 2001 года). Нужно помнить, что оплата труда временного заместителя не может быть ниже, чем оплачивалась его обычная должность по трудовому договору.

Временное совмещение

Совмещение должностей на время отпуска можно определить как исполнение обязанностей сотрудника, временно отсутствующего на рабочем месте, без освобождения или снижения собственной трудовой функции. Оно, в отличие от замещения, вследствие увеличения нагрузки предусматривает дополнительное денежное вознаграждение за труд.

Такая же схема может действовать в случае других причин временного отсутствия, кроме отпуска длительной командировки, нахождения на больничном.

Расширение круга обязанностей

Еще одним способом обеспечить выполнение работы отсутствующего сотрудника может быть вменение его обязанностей другому работнику.

Такой путь возможен, если у сотрудников была одинаковая квалификация и сходная трудовая функция, а штатное расписание позволяет временно соединить две должности в одну.

Этот способ, в отличие от двух предыдущих, не ограничивает права работодателя, поскольку выполнение всех функций по той или иной должности отражено в трудовом договоре, а в данном случае просто расширяются границы должностей, но не нарушаются условия договора. Доплаты, как и согласия сотрудника, этот путь не предусматривает.

Когда надо спросить согласие работника

Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:

заручиться согласием работника (письменным);
предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.

Оформление совмещения (замещения) на время отпусков

Для избежания возникновения трудовых споров рекомендуется действовать строго по регламенту:

Составление и подписание допсоглашения о возникновении новых обязанностей на конкретный период.
Издание приказа о совмещении (замещении) должностей. В тексте приказа обязательны следующие пункты:
- ФИО сторон – замещаемого и замещающего работника;
- даты начала и конца замещения (совмещения);
- должности сторон;
- дополнительные обязанности;
- размер доплачиваемого вознаграждения и принцип его расчета (какой именно оклад станет базой).
Ознакомление замещающей стороны с приказом, подписание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке, табеле учета рабочего времени и личной карточке отражения совмещения не требуется.

Обязательные налоги в связи с совмещением

Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:

налог на доходы физических лиц – положенные 13% (вычитается из начисленной суммы);
взносы в фонды страхования – 30% (уплачиваются за счет средств работодателя).

Расчет доплаты

Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.

ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью.

Факторы, влияющие на размер доплаты:

сложность принятых допобязанностей;
объем дополнительной работы;
фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).

При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.

Пример расчета

Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.

По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:

32 000 руб. – собственную заработную плату;
70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб.;
на эту сумму нужно начислить страховые взносы: 30% от 48 333 = 14 499,90 (не удерживаются из зарплаты, работодатель перечисляет из своих средств);

итого на руки: 48 333 – 6 283 = 42 050 рублей.

Можно ли отменить или уменьшить доплату?

Закон указывает лишь один случай, когда такое действие работодателя будет правомерным – ухудшение качества работы замещающего по сравнению с замещаемым. Если такое имеет место, работодатель вправе изменить условия совмещения, но он должен предупредить об этом проштрафившегося работника в письменном виде.

Как прекратить замещение

Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.

Нормы трудового законодательства не предполагают серьезных ограничений при возложении на сотрудников дополнительных трудовых обязанностей. Но если работодатель допустит ошибку при оформлении документов – то возможны вопросы и санкции со стороны органов, осуществляющих контроль. Часто у работодателя возникает вопрос о том, можно ли возложить на сотрудника обязанности без доплаты.

Вменение работникам дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности: как вменить работнику

Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.

На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.

С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.

Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:

Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.

При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.

Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Возможно ли возложить обязанности без доплаты

И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.

Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.

Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.

Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

Временный перевод и совмещение: особенности

Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.

Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.

Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.

Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:

Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
Значительное расширение по зоне обслуживания.
Увеличение непосредственного объёма работы.

В случае оформления устных договоренностей

Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника

Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.

Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь должностная инструкция не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.

То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.

Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.

Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.

Замещение руководителей: некоторые особенности

Любой руководитель – это самое важное лицо, от которого зависит дальнейшая успешная деятельность предприятия. Потому и процедура замещения требует ответственного подхода.

Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.

Главная особенность – в необходимости оформить так называемую доверенность на замещение и выполнение обязанностей. Надо отдельно сказать о том, что заместитель имеет право подписывать документы, использовать фирменные штампы и печати при необходимости.

Правильное составление приказа

Приказ о возложении обязанностей

Правильное документальное оформление позволит всем участникам процесса быть уверенными в том, что их права защищают. Кроме того, это гарантирует безопасность, когда речь идет о государственных инспекционных проверках.

Первый этап – получение согласия от работника обязательно – в письменной форме. Например, можно сделать предложение о совмещении должностей.

На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения.

Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись.

О дополнительных обязанностях в рамках одной должности

В нормативных документах отсутствуют четкие рекомендации по составлению должностных инструкций. Существуют только специальные рекомендации от Роструда.

Потому оформление документов остаётся исключительно добровольным делом для работодателей. Форма такой документации остается произвольной. Руководители предпочитают составлять инструкции, потому как они выполняют сразу несколько функций:

составление конкретно под каждого работника в зависимости от ситуации;
устранение дублирования похожих рабочих задач;
разграничение ответственности;
снятие возможных разногласий;
значительное упрощение организации труда.

За основу можно взять Единый тарифно-квалификационный справочник по работам и обязанностям. Но многие его положения считаются устаревшими и не отражают текущих потребностей руководителей. Местные органы власти имеют право принимать свои поправки к данному положению.

Содержание должностной инструкции определяется непосредственно руководителем. Дополнительные обязанности вписываются, если они соответствуют указанным условиям:

Связаны с текущими изменениями по условиям труда.
Их причиной стала техническая реорганизация предприятия.
Обязательно включение их в квалификационную характеристику.

В других ситуациях надо оформлять дополнительное соглашение.

Совмещение профессий: о введении условий либо их изменении

Документальное оформление совмещения

Обычно такую схему применяют для персонала, который относится примерно к одной и той же категории. Например, друг друга могут заменять сотрудники, относящиеся к одному и тому же отделу. Ведь тогда гражданин лучше знаком со спецификой предстоящей работы, эффективнее справится со своими обязанностями.

Главное – чтобы любое решение по совмещению сопровождалось соответствующим приказом, оформленным по всем правилам. В документе должны быть прописаны все моменты, имеющие значение:

описание полных объемов дополнительного труда;
размер суммы, которая планируется к доплате;
точный период, на протяжении которого понадобится совмещать две должности.

Сотруднику обязаны высылать дополнительные уведомления, если соответствующая доплата уменьшается, корректируется каким-либо образом. Документ должен прийти за несколько месяцев до непосредственного вступления изменений в силу.

За исключением случаев, когда нововведение предполагало наличие ограниченного срока действия. О таких обязательствах написано в статье 72 Трудового Кодекса РФ.

Несколькими служащими одновременно может проводиться совмещение должности, на которые открываются дополнительные вакансии. Отдельно с каждым претендентом обсуждается доплата за такую работу, ее текущий размер.

Главное правило – совместная сумма по доплате не должна быть больше одиночного оклада по совмещаемой должности. Иначе сам факт совмещения потеряет привлекательность с экономической точки зрения.

Сама конкретная сумма устанавливается лично, между руководителем и его подчиненными. Доплату обычно осуществляют только за часы, которые были отработаны фактически. Это происходит, когда смена совмещается не в полном объёме.

Примеры из практики

Работник занимает должность бухгалтера, в связи с чем получает оклад в 6200 рублей. У него есть младший коллега с заработной платой, равной 5500 рублям. И на определенный период времени он теряет трудоспособность.

Замещение заболевшего сотрудника по договорённости с работодателем предполагает наличие 60% доплаты от оклада отсутствующего. Благодаря чему за один месяц заработная плата составит до 9920 рублей.

При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.

А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.

Согласно Трудовому законодательству, любая работа – и основная, и дополнительная должна выполняться только за отдельную плату. Такое положение создано для полноценной защиты гражданских прав любых категорий населения.

В должностной инструкции часто пишут о том, что временно отсутствующие сотрудники могут замещаться бесплатно. Но такие положения полностью нарушают действующие законы. Потому стоит обращаться в вышестоящие органы для разрешения спорной ситуации.

Смотрите видео о должностных инструкциях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Далеко не каждый руководитель до конца разбирается в том, можно ли возложить обязанности без доплаты. Или разбирается, но пользуется низким уровнем грамотности подчинённых в этих вопросах. Стоит изучить сферу подробнее, чтобы понимать, как защищать свои права.

Вменение работникам дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности: как вменить работнику

Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:

Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.

При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
меняется организация труда;
необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Возможно ли возложить обязанности без доплаты

И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.
Посмотреть решение суда

В случае оформления устных договоренностей

Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника

Замещение руководителей: некоторые особенности

Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕ	ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой.	Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается.	Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем.	Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции.	Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства.	Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
Издать распоряжение (приказ) о совмещении, внутреннем совместительстве или приказ о возложении дополнительных обязанностей.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

О дополнительных обязанностях в рамках одной должности

составление конкретно под каждого работника в зависимости от ситуации;
устранение дублирования похожих рабочих задач;
разграничение ответственности;
снятие возможных разногласий;
значительное упрощение организации труда.

За основу можно взять Единый тарифно-квалификационный справочник по работам и обязанностям. Но многие его положения считаются устаревшими и не отражают текущих потребностей руководителей. Местные органы власти имеют право принимать свои поправки к данному положению.

Связаны с текущими изменениями по условиям труда.
Их причиной стала техническая реорганизация предприятия.
Обязательно включение их в квалификационную характеристику.

В других ситуациях надо оформлять дополнительное соглашение.

Совмещение профессий: о введении условий либо их изменении

Документальное оформление совмещения

описание полных объемов дополнительного труда;
размер суммы, которая планируется к доплате;
точный период, на протяжении которого понадобится совмещать две должности.

Примеры из практики

При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.

А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.

Смотрите видео о должностных инструкциях:

Как возложить обязанности отсутствующего работника на нескольких работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Как возложить обязанности отсутствующего работника на нескольких работников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Временное исполнение сотрудником других обязанностей оформляется в зависимости от того, кто будет привлечен к такой работе.

Трудовой кодекс предлагает не один вариант исполнения обязанностей временно отсутствующего работника: — без освобождения от работы, определенной трудовым договором; — временный перевод; — перемещение; — совместительство; — срочный трудовой договор.

Документальное оформление Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов.

Передаем полномочия заместителю

Как оформить возложение обязанностей временно отсутствующего работника?

По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение обязанностей временно отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?

В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.

Варианты решения проблемы

Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ – перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.

Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае – перевод.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.

Принципиальный вопрос

Порядок возложения обязанностей временно отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства.

В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено.

Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:

Стороны договора.
Перечень обязанностей или должностей.
Объем работ.
Доплата.
Сроки действия.

Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)

В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое – это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.

Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности.

То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты.

Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.

Документальное оформление

Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов.

В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК.

В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и докладную записку начальника подразделения. Приведем пример:

«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:

Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Ищенко Р. Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».

Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.

Тонкости законодательства

Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.

Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено.

Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий.

Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия

Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.

Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.

Более простой способ замещения

Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей.

Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно.

Получается серьезная экономия фондов.

Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других.

Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы.

То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.

Доплата за замещение временно отсутствующего работника — это деньги, которые должен получить сотрудник, выполняющий обязанности отсутствующего коллеги. Чаще всего замену приходится искать в период отпусков, когда уход работников может привести к сбоям в деятельности организации.

Виды замещения

Чтобы наиболее эффективно обеспечить выполнение обязанностей отсутствующих сотрудников силами оставшихся, чаще всего используют три пути:

увеличение объема работ или расширение зоны обслуживания.

Рассмотрим, как оформить каждый из вариантов, и как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, более подробно.

При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.

Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Например, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания сотруднику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.

Путеводитель: исполнение обязанностей временно отсутствующего работника: как оформить и оплатить

Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о временном исполнении обязанностей, указав в них размер доплаты за замещение. Это может быть как фиксированная сумма, так и процент от оклада (ст. 151 ТК РФ).

Как платить

При временном переводе работнику положена доплата за отсутствующего работника: по Трудовому кодексу, он должен получить деньги за выполняемую работу. Поэтому такой способ обычно применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.

В случае совмещения должностей человеку устанавливается доплата за замещение на время отпуска начальника или иного сотрудника. Конкретная доплата за замещение временно отсутствующего работника (ТК РФ) устанавливается по соглашению сторон ( ст. 151 ТК РФ ).

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.

На что обратить внимание

Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.

В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором указать:

срок замещения;
Ф.И.О. и должность сотрудника;
юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т. п.);
оплату при замещении временно отсутствующего работника;
согласие работника.

Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Пример распоряжения

Имейте в виду, что во всех упомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике доплата за временно отсутствующего работника (Трудовой кодекс тут ни при чем) составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда, которым чаще всего на предприятиях регулируется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Читайте также: