Почему в 6 ндфл не попадает компенсация за неиспользованный отпуск

Опубликовано: 17.09.2024

Работник уволился 31.10.16, а компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату получил не в день увольнения, а 09.11.16. Как отразить эту операцию в 6 НДФЛ и 2 НДФЛ?

Ответ:

В целях настоящей главы, если иное не предусмотрено пунктами 2 - 5 настоящей статьи, дата фактического получения дохода определяется как день:

выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц - при получении доходов в денежной форме;

В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Сотрудник компании уволился 16 мая 2016 г. Ему начислены зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск. Произвести полный расчет в день увольнения в связи с финансовыми затруднениями, которые испытывает компания, не получилось. И зарплата, и компенсация за неиспользованный отпуск были выплачены только 23 мая 2016 г. Буквально на следующий день в полном объеме перечислили и НДФЛ. Подскажите, пожалуйста, как эти операции отразить в разд. 2 формы 6-НДФЛ за полугодие 2016 г.?

Начнем с того, что при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день его увольнения. Если сотрудник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Таково требование ст. 140 Трудового кодекса (далее - ТК).

Кроме того, при нарушении установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель в силу положений ст. 236 ТК обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации). Так называемая зарплатная компенсация выплачивается в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. В любом случае таковая должна быть выплачена независимо от наличия вины работодателя.

К сведению! С 1 января 2016 г. Банк России не устанавливает самостоятельное значение ставки рефинансирования и оно приравнивается к значению ключевой ставки Банка России (Указание Банка России от 11 декабря 2015 г. N 3894-У).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации имеет место нарушение работодателем норм трудового законодательства. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП подобное нарушение влечет предупреждение или взыскание административного штрафа в следующих размерах:

- для юрлиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;

- для ИП и должностных лиц - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

А теперь что касается порядка заполнения формы 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. Напомним, что форма расчета и Порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС от 14 октября 2015 г. N ММВ-7-11/450@. Пунктом 1.1 Порядка предусмотрено, что расчет заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

Строка 100 "Дата фактического получения дохода" разд. 2 заполняется с учетом положений ст. 223 Кодекса, строка 110 "Дата удержания налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 Кодекса, строка 120 "Срок перечисления налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Кодекса.

Применительно к рассматриваемой ситуации для зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск следует заполнить отдельно два блока строк 100 - 140.

- в строке 100 ставим дату признания дохода в виде зарплаты за май - это 16 мая 2016 г. (п. 2 ст. 223 НК);

- в строке 110 - указываем дату удержания НДФЛ - это 23 мая 2016 г.;

- в строке 120 - срок перечисления налога - следующий за днем выплаты зарплаты - 24 мая 2016 г.

Отражаем компенсацию за неиспользованный отпуск:

- в строке 100 указываем дату признания данного дохода - 23 мая 2016 г.;

- в строке 110 - дата удержания налога - 23 мая 2016 г.;

- в строке 120 - срок перечисления налога - 24 мая 2016 г.

В строках 130 и 140 разд. 2 вписывайте соответствующие суммовые показатели.

Как заполнить раздел 3 справки 2-НДФЛ

Суммы доходов отражаются в разд. 3 справки в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов. При этом суммы доходов показываются в том месяце, в котором соответствующий доход считается фактически полученным (разд. V Порядка заполнения справки). Например, если зарплату за декабрь 2015 г. работник получил в январе 2016 г., то ее сумму надо отразить в справке за 2015 г. в составе доходов за декабрь (Письмо ФНС от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@). Ведь фактически полученным доход в виде зарплаты считается на последнее число месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Отпускные за отпуск в январе 2016 г. нужно в полной сумме отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 г., так как они выплачены в декабре и в декабре же перечислен НДФЛ (ст. ст. 223 и 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.01.2015 N 03-04-06/2187).

Таким образом, для заполнения строки 100 «Дата фактического получения дохода» формы 6-НДФЛ необходимо использовать дату выплаты компенсации за отпуск. Дата удержания налога (показатель строки 110 Расчета) совпадает с датой выплаты компенсации, ведь именно на дату фактической выплаты дохода НДФЛ должен быть. Срок перечисления НДФЛ по компенсации при увольнении – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода.

В справке 2-НДФЛ доход отражается в том месяце, в котором соответствующий доход считается полученным.

Ответ подготовил:
Эксперт «Линии консультаций» НТВП «Кедр-Консультант»
Красноперова Мария Юрьевна

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Ответ прошел контроль качества:
Рецензент - профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ФГБОУ ВО «Ижевский государственный технический университет имени М.Т. Калашникова»

Вспомним, когда возникают НДФЛ-доходы и сроки уплаты налога

Основные виды доходов

Дата возникновения дохода

Срок перечисления НДФЛ

Не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора (если это АО)

Начало действия редакции — 01.01.2017

Выплата отпускных в 6-НДФЛ

Период, за который выплачен доход, определяется по дате фактического его получения (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Поэтому отпускные включаются в разд. 1 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены, в разд. 2 – в том квартале, когда наступил срок уплаты налога с отпускных выплат.

Примечание редакции:

кстати, зарплата и отпускные, выплаченные одновременно отразятся в форме двумя блоками (раздельно). Ведь сроки, определенные НК РФ для перечисления НДФЛ с указанных видов доходов, разные (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-4-11/8312).

Пример 1. Отпускные начислены в одном квартале, а выплачены в другом.

Отпускные в сумме 75 000 руб. (с НДФЛ) начислены 30.06.2017, а выплачены 05.07.2017.

Показать операцию надо целиком в расчете за 9 месяцев, при этом в разделе 1:

по стр. 020 – 75 000
по стр. 040 (070) — 9 750

по стр. 100 – 05.07.2017
по стр. 110 – 05.07.2017
по стр. 120 – 31.07.2017
по стр. 130 – 75 000
по стр. 140 — 9 750

Продолжительность отпуска работника: с 27.03.2017 по 09.04.2017. Отпускные целиком (за вычетом НДФЛ) выданы 20 марта.

Начисленные за дни марта и дни апреля отпускные выплачиваются в марте. Поэтому здесь весь доход приходится на март, дата перечисления НДФЛ — 31.03.2017.

Таким образом, эта операция отразится в 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года.

Пример 3. Работник заболел в октябре во время отпуска, который был продлен ему на время болезни.

Отпускные, выплаченные в сентябре, отразятся в расчете за 9 месяцев. Пересчета отпускных не потребуется.

Операция по выплате пособия и удержания налога отразится в 6-НДФЛ за год.

Как отразить в 6-НДФЛ расчеты с увольняемым работником

«ТРУДОВОЙ КОДЕКС Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 03.07.2016)

Начало действия редакции — 01.01.2017

Примечание редакции: «увольнительные» выплаты отразятся в разд. 1 расчета за период, когда они выплачены, в разд. 2 — за период, в котором надо уплатить с данных выплат НДФЛ.

При этом выходное пособие, выданное в размере необлагаемых НДФЛ-сумм, в расчете отражать не стоит. Иначе возникнут расхождения со сведениями по форме 2-НДФЛ (Письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Пример 4. Выплаты произведены в последний день работы сотрудника.

В день увольнения (07.04.2017) работнику выплачены:

зарплата — 70 000 руб. (с НДФЛ): за март – 52 500 руб., а за апрель – 17 500 руб.;
компенсация за неиспользованный отпуск – 12 300 руб. (с НДФЛ).

по стр. 100 – 31.03.2017
по стр. 110 – 07.04.2017
по стр 120 – 10.04.2017
по стр. 130 – 52 500
по стр. 140 – 6 825
по стр. 100 — 07.04.2017
по стр 110 – 07.04.2017
по стр 120 – 10.04.2017
по стр. 130 – 29 800
по стр. 140 – 3 874

Отдельным блоком надо показать данные по мартовской зарплате, ведь дата получения дохода здесь – последний день месяца (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-4-11/8312)..

Кстати, если работник ушел в отпуск с последующим увольнением, то отпускные отражаются в разд. 2 6-НДФЛ также отдельно от остальных выплат (Письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

Пример 5. При увольнении работнику прощен долг.

Работник уволился 31.03.2017. Оформив договор дарения, ему простили долг по выданному беспроцентному займу в 300 000 рублей, налог с прощенного долга удержан при расчете в последний день работы.

В разд. 1 расчета за 1 квартал отразятся данные:

по стр. 020 – 300 000
по стр. 030 – 4 000
по стр. 040 (070) – 38 480

по стр. 100 – 31.03.2017
по стр. 110 – 31.03.2017
по стр. 120 – 03.04.2017
по стр. 130 – 300 000
по стр. 140 – 38 480.

Выдачу малоценных подарков в расчете можно не показывать

Налоговики разъяснили, что компания (ИП), сделав работнику подарок в установленной ценовой рамке, данные о нем по форме 2-НДФЛ могут не подавать.

В соответствии с этими рекомендациями должна заполняться и форма 6-НДФЛ, чтобы у налоговиков не возникло причин требовать пояснения из-за возникших несоответствий в этих двух формах.

К свободным от НДФЛ доходам по этому пункту, кроме подарков относится также матпомощь бывшим работникам, вышедшим на пенсию, призы, возмещение стоимости лекарств.

Ограничение в 4 000 рублей работает в отношении каждого из таких доходов, посчитанных за налоговый период.

Но, если эта льготная сумма все же попала в форму 6-НДФЛ, то логично показать ее и в справке о доходах (Письмо от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@).

Примечание редакции:

Пример 6. При увольнении работника в связи с выходом на пенсию, ему дарят подарок.

Стоимость подарка – 3 800 руб.

Как выяснилось, принцип отражения дохода в виде малоценных подарков (до 4 000 рублей) должен быть одинаков в НДФЛ-отчетности (в справке 2-НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ), иначе возникнут проблемы.

Поэтому компания сама может принять решение, надо ли показывать выдачу малоценного подарка в указанных формах.

Например, принято решение отражать только те льготные доходы, для которых предусмотрены коды вычетов (Приложение № 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

К вычету из доходов в виде подарков установлен код «501».

Следовательно, компания покажет в форме 6-НДФЛ (в справке 2-НДФЛ) подарок стоимостью 3 800 рублей и как доход по стр. 020, и как вычет по стр. 030.

Такой подход убережем фирму от необходимости подавать уточненный расчет. Ведь заранее не известно, сколько подарков будет выдано сотрудникам в течение года. Не угадаешь и их стоимость, которая в конце года может превысить 4 000 рублей в расчете на одного работника. И тогда выданный малоценный подарок (например, в первом квартале), непоказанный в расчете за 1 квартал, становится в конце года (на момент превышения лимита) проблемой. Становится ясно, что 6-НДФЛ за 1 квартал заполнен с ошибкой, которую надо исправлять путем подачи «уточненки».

Кстати, в НДФЛ-отчетности не надо отражать операции по выдаче пособий по беременности и родам, матпомощи в связи со смертью родственника, «увольнительных» пособий и суточных, выплаченных в пределах установленного лимита, а также других сумм доходов, для которых отсутствуют коды вычетов.

Когда правильно заполненную форму 6-НДФЛ все равно придется пояснить

Они представлены в таблице и позволяют сопоставить показатели как внутри расчета, так и свериться данными между новым расчетом по взносам и формой 6-НДФЛ.

Примечание редакции:

для наглядности представим формулу КС для сопоставления данных расчета по страховым взносам и формы 6-НДФЛ.

Она предусматривает, что показатель суммы начисленных доходов за минусом дивидендов (отражаемых в 6-НДФЛ) должен быть больше или равен сумме выплат, являющихся объектом по взносам в новом расчете.

Полностью необлагаемые доходы не отражаются в форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № Письмо> ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Это и матпомощь при рождении ребенка, детские пособия, суточные и прочие выплаты

Тогда как, эти же выплаты необходимо отразить в стр. 030 и стр. 040 подраздела 1.1 разд. 1 расчета по взносам. Разница между этими строками и дает базу по взносам (стр. 050 этого подраздела расчета).

Получается, что указанное КС может не выполняться. Разница между строками 6-НДФЛ может быть и меньше показателя стр. 030 подраздела 1.1 разд. 1 расчета, если компания выплачивает указанные суммы.

В этом случае налоговики затребуют пояснения, в которых надо указать причину несоответствия междокументных КС. Однако такое КС не является жестким и не влияет на прием отчетности («Главная книга», апрель 2017, № 407).

Как заполнить расчет при выплате дивидендов

Контрольные соотношения для этой формы предусматривают, что данные указанной строки годового расчета складываются из двух сумм доходов в виде дивидендов (по коду 1010):

справок 2-НДФЛ с признаком «1», оформленным по итогам года по всем физлицам (заполняют при выплате дивидендов ООО);
приложений № 2 к «прибыльной» декларации, утвержденной Приказом ФНС РФ от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@, составленных за налоговый период по всем физлицам (заполняют АО).

Примечание редакции:

срок уплаты налога в бюджет зависит от того, кто выплачивает дивиденды:

1) если ООО, то перечислить налог надо не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ);

2) если АО — не позднее месяца с даты выплаты дивидендов (п. 9 ст. 226.1 НК РФ).

В последнем случае день выплаты и дата перечисления налога часто оказываются в разных периодах.

Поэтому показывать в 6-НДФЛ такие операции надо по правилам, аналогичным «зарплатным» правилам: в разд. 1 – в периоде выплат, в разд. 2 – в периоде завершения, то есть перечисления налога (Письмо ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507).

Пример 7. Периоды выплаты дивидендов и перечисления НДФЛ не совпадают.

АО выплатила физлицу дивиденды 14.06.2017 в размере 35 000 рублей. Налог уплачен 14.07.2017.

По данной операции в разд. 1 расчета за полугодие, в частности отразятся данные:

по стр. 020 (025) – 35 000
по стр. 040 (045, 070) – 4 550

по стр. 100 (110) – 14.06.2017
по стр. 120 – 14.07.2017
по стр. 130 – 35 000
по стр. 140 – 4 550

Работник трудится за границей: доход не включается в расчет

В рассматриваемом случае вознаграждение за выполненный труд относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ.

Если работник – налоговый резидент РФ, получающий доход от источников за пределами РФ, то он сам исчисляет, декларирует и уплачивает налог по итогам налогового периода.

Если работник не признается налоговым резидентом РФ, то его доход, полученный от источников за пределами РФ, налогом не облагается.

При этом организация-работодатель в обоих случаях не является налоговым агентом. Поэтому указанный доход такого сотрудника не включается в расчет по форме 6-НДФЛ.

Ответ:

- для юрлиц - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;

- для ИП и должностных лиц - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

- в строке 100 ставим дату признания дохода в виде зарплаты за май - это 16 мая 2016 г. (п. 2 ст. 223 НК);

- в строке 110 - указываем дату удержания НДФЛ - это 23 мая 2016 г.;

- в строке 120 - срок перечисления налога - следующий за днем выплаты зарплаты - 24 мая 2016 г.

Отражаем компенсацию за неиспользованный отпуск:

- в строке 100 указываем дату признания данного дохода - 23 мая 2016 г.;

- в строке 110 - дата удержания налога - 23 мая 2016 г.;

- в строке 120 - срок перечисления налога - 24 мая 2016 г.

В строках 130 и 140 разд. 2 вписывайте соответствующие суммовые показатели.

Как заполнить раздел 3 справки 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ доход отражается в том месяце, в котором соответствующий доход считается полученным.

Ответ подготовил:
Эксперт «Линии консультаций» НТВП «Кедр-Консультант»
Красноперова Мария Юрьевна

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

1. Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения

Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.

Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100–120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100–140.

Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100–120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб. (3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.

Образец 84. Как заполнить в расчёте выплаты в день увольнения:

2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения

Компания выдала зарплату и компенсацию неиспользованных дней отпуска за день до увольнения. В этот же день компания удержала и перечислила НДФЛ с этих выплат.

Кодекс устанавливает особую дату получения дохода в виде зарплаты на случай, когда работник увольняется. Исчислить НДФЛ нужно в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если компания выдала деньги раньше, то налог она удержала до даты получения дохода.

В этом случае в строке 100 поставьте дату получения дохода по кодексу — последний рабочий день. А в строке 110 — день выплаты. Дата в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Но программа пропустит такой расчёт.

Проблем с НДФЛ быть не должно. Инспекторы разрешают удерживать налог с зарплаты, выданной до даты получения дохода.

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Сотрудник получает такой доход в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, даты в строке 100 по зарплате и компенсации не будут совпадать. Заполняйте их в разных блоках строк 100–140.

Сотрудник увольняется 16 июня. 15 июня компания выдала работнику зарплату и компенсацию неиспользованного отпуска. Компенсация — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Зарплата — 26 000 руб., НДФЛ — 3380 руб. (26 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — 16.06.2016, по компенсации — 15.06.2016. Поэтому компания заполнила два блока строк 100–140, как в образце 85.

Образец 85. Как заполнить в расчёте выплаты за день до увольнения:

3. Компания при увольнении удержала отпускные

Сотрудник в первом квартале отгулял отпуск авансом, а во втором квартале увольняется. В день увольнения компания удержала из зарплаты отпускные за дни отдыха, которые сотрудник не отработал.

Сотрудник может отгулять отпуск авансом. Но при увольнении компания вправе удержать отпускные за неотработанные дни отдыха (ст. 137 ТК РФ). НДФЛ с отпускных компания удерживает в момент выплаты. Поэтому, если работник возвращает отпускные, налог нужно пересчитать.

В данном случае НДФЛ не является излишне удержанным, потому что компания верно исчислила его на дату выдачи денег. Кроме того, работник вернёт только ту сумму, которую получил, то есть за минусом НДФЛ. Значит, возвращать работнику налог компания не будет.

Переплата по НДФЛ возникнет у компании. Чтобы ее вернуть, одни налоговики предлагают обращаться с заявлением на возврат. Другие разрешают уменьшить на пересчитанный налог следующий платеж в бюджет. Сделайте так, как рекомендует ваш инспектор.

Что касается зарплаты при увольнении в разделе 2, порядок заполнения зависит от того, возвращает сотрудник отпускные или компания удерживает их сама с последней зарплаты. Если работник вернул деньги в кассу, покажите зарплату в той сумме, в которой начислили. Если компания уменьшает зарплату на отпускные, покажите доход за вычетом удержанной суммы. Из этой же суммы рассчитайте и перечислите НДФЛ.

Сотрудник увольняется 15 апреля. В этот день компания выдала ему зарплату за апрель. Начисленная зарплата — 18 000 руб. Из этой суммы компания удержала отпускные — 3000 руб. (сумма к начислению).

Раздел 1. В строке 020 за первый квартал компания записала доходы работника с учётом отпускных — 160 000 руб. НДФЛ в строках 040 и 070 — 20 800 руб. (160 000 руб. × 13%). Во втором квартале компания увеличила доходы в строке 020 на зарплату за апрель и уменьшила на удержанные отпускные — 175 000 руб. (160 000 + 18 000 — 3000). НДФЛ — 22 750 руб. (175 000 руб. × 13%).

Раздел 2. Фактически компания уменьшила начисленную зарплату на отпускные. Поэтому показала в расчёте 15 000 руб. (18 000 — 3000). В строке 140 записала НДФЛ с этой суммы — 1950 руб. (15 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 15.04.2016. Компания заполнила расчёт, как в образце 86.

Образец 86. Как отразить зарплату, из которой компания удержала отпускные:

4. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

При увольнении дата получения дохода в виде зарплаты — последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). На эту дату компания исчисляет НДФЛ. Не важно, когда компания выдаст деньги. В строку 020 раздела 1 расчёта доходы включайте в том периоде, когда начислили. Но удержать НДФЛ компания сможет только при выплате.

Если компания удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, исчисленный НДФЛ — в строке 040, а удержанный — в строке 070. Выплаты отразите в разделе 2. В строке 100 запишите день увольнения работника. В строке 110 — дату выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день.

Сотрудник уволился 16 мая. В этот день компания начислила ему зарплату за май — 34 000 руб., исчислила НДФЛ — 4420 руб. (34 000 руб. × 13%). Деньги компания перечислила только 1 июня. В этот день удержала и перечислила НДФЛ. Дата получения дохода — 16.05.2016, удержания НДФЛ — 01.06.2016. Компания заполнила расчёт, как в образце 87

Образец 87. Как заполнить расчёт, если компания задержала зарплату при увольнении:

5. Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие

Сотрудник принёс больничный лист, а через несколько дней уволился. Компания выдала работнику зарплату и пособие по болезни в один день.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). По пособиям дата получения дохода — день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поскольку компания выдала пособие и зарплату в день увольнения, даты в строках 100 совпадают. Налог компания удерживает в день выплаты. Но НДФЛ с зарплаты нужно перечислить не позднее следующего дня. А с пособия — не позднее последнего дня месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). Даты в строках 120 не совпадают. Значит, выплаты заполняйте в двух разных блоках строк 100–140.

Сотрудник уволился 24 мая. В этот день компания выдала работнику зарплату за май — 29 000 руб., НДФЛ — 3770 руб. (29 000 руб. × 13%) и пособие по болезни — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Дата получения дохода и удержания НДФЛ по обеим выплатам — 24.05.2016. Крайний срок перечисления налога с зарплаты — 25.05.2016, с пособия — 31.05.2016. Компания заполнила выплаты в разных блоках строк 100–140, как в образце 88.

Образец 88. Как отразить пособие и зарплату, выданные в день увольнения:

6. Компания при увольнении выплатила выходное пособие

Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.

От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.

Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.

Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.

Образец 89. Как отразить в расчёте выходное пособие при увольнении:

7. Компания рассчиталась с уволенным сотрудником в последний день отчётного периода

Сотрудник уволился в последний день квартала — 30 июня. В этот день компания выдала расчёт и удержала НДФЛ.

Дата получения дохода в виде зарплаты — день увольнения (п. 2 ст. 223 НК РФ). А крайний срок перечисления налога — следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК РФ). Сотрудник уволился в последний день квартала — 30 июня. Значит, крайний срок перечисления НДФЛ пришёлся уже на следующий отчётный период — 1 июля.

Компания уволила сотрудника 30 июня. В этот день выдала зарплату — 76 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 9880 руб. (76 000 руб. × 13%). Дата получения дохода и удержания НДФЛ — 30.06.2016. Крайний срок перечисления налога — 01.07.2016. Компания удержала налог во втором квартале, поэтому отразила выплату в разделе 2 расчёта за девять месяцев как в образце 90.

Образец 90. Как заполнить раздел 2, если срок оплаты НДФЛ попадает на следующий квартал:

8. Несколько сотрудников уволились в первом квартале

В марте уволились несколько работников, доходы которых компания отразила в расчёте 6-НДФЛ за первый квартал.

В расчёте за первый квартал компания отразила доходы 15 «физиков». В строке 020 записала 600 000 руб., в строке 040 и 070 исчисленный и удержанный НДФЛ с этой суммы — 78 000 руб. (600 000 руб. × 13%). В конце первого квартала 5 сотрудников уволились и больше не получали доходов от компании. За апрель, май и июнь компания выплачивала доходы 10 оставшимся сотрудникам — 450 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 58 500 руб. (450 000 руб. × 13%).

Доходы и НДФЛ компания отразила нарастающим итогом. В строке 020 — 1 050 000 руб. (600 000 + 450 000), в строках 040 и 070 — 136 500 руб. (78 000 + 58 500). В строке 060 компания посчитала всех «физиков», которым начисляла и выплачивала доходы в течение полугодия. В первом квартале доходы получили 15 работников, во втором 10 сотрудников из этих же 15 человек. Второй раз «физиков» компания не учитывала, но отразила в расчёте уволенных. Раздел 1 расчёта компания заполнила, как в образце 91.

Образец 91. Как отразить в расчёте уволенных сотрудников:

9. Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением

Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением. Компания выдала ему расчёт и отпускные.

При увольнении сотрудник получает доход по зарплате в последний рабочий день, за который компания начислила деньги (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, датой прекращения договора считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Но компания рассчитывается и выдаёт трудовую книжку перед отпуском (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Последний день, за который компания начисляет зарплату, — это последний рабочий день перед отдыхом. Значит, это и есть дата получения дохода.

Сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением. Последний рабочий день перед отпуском — 20 мая. А дата расторжения трудового договора — 10 июня.

Отпускные. 16 мая компания выдала отпускные — 32 000 руб., НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — 31.05.2016.

Зарплата. Компания рассчиталась с работником в последний рабочий день перед отпуском — 20 мая. Выдала ему зарплату — 58 000 руб., НДФЛ — 7540 руб. (58 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 21 мая, выпал на выходной. Поэтому в строке 120 компания записала 23.05.2016.

В разделе 2 компания заполнила выплаты, как в образце 92.

Образец 92. Как заполнить расчёт, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением:

10. Сотрудник ездил в командировку перед увольнением

Компания выплачивает суточные больше лимита в 700 и 2500 рублей. Сотрудник увольняется в месяце, когда руководитель утвердил авансовый отчёт по командировке.

От НДФЛ освобождены суточные в пределах лимита — 700 рублей за каждый день поездки по России и 2500 рублей — за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала больше, работник получил доход. Дата получения такого дохода — последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

При увольнении компания определяет задолженность по командировкам. Если сотрудник что-то должен, работодатель требует вернуть аванс или, наоборот, возмещает перерасход. Значит, на дату увольнения компания может определить доход по командировке (сверхлимитные суточные) и исчислить НДФЛ.

Удержать налог можно с окончательного расчёта. Хотя из кодекса такой порядок не следует, его поддерживают опрошенные нами налоговики. В строке 100 по доходам в виде сверхлимитных суточных все равно запишите последний день месяца, в котором руководитель утвердил отчёт. Дата удержания будет раньше, но проблем из-за этого быть не должно.

Сотрудник 4 мая вернулся из командировки. За каждый день поездки по России он получил 1700 руб. Командировка длилась 6 дней. В этом же месяце руководитель утвердил авансовый отчет, а 23 мая работник уволился.

Зарплата. 23 мая компания выдала сотруднику расчёт при увольнении — 32 000 руб., НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 23.05.2016.

Суточные. Компания рассчитала доход в виде сверхлимитных суточных — 6000 руб. ((1700 руб. — 700 руб.) × 6 дн.). НДФЛ с этой суммы — 780 руб. (6000 руб. × 13%). Дата получения дохода в виде суточных — 31.05.2016, но компания удержала налог из зарплаты — 23 мая. В итоге работник получил на руки 27 060 руб. (32 000 — 4160 — 780). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 93.

Образец 93. Как заполнить в расчёте зарплату и сверхлимитные суточные при увольнении:

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели следующую ситуацию. Работнику ошибочно дважды выплатили отпускные. Соответственно, был переплачен и НДФЛ. Сумма начисленных вторично отпускных была сторнирована в июне 2016 года. По перечисленным работнику суммам образовалась переплата налога. Организация планирует, что в следующем месяце работник получит на руки меньше (за минусом излишне перечисленных отпускных). Как это отразить в форме 6-НДФЛ? Необходимо ли включать в 6-НДФЛ за полугодие переплату по налогу?

Организация-работодатель, производящая в соответствии с трудовым договором выплаты работнику (в том числе отпускные), в силу п. 1 ст. 226 НК РФ признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (далее также – налог), исчисленную в соответствии со ст. 224 НК РФ (с учетом предусмотренных ст. 226 НК РФ особенностей).

На основании абзаца 3 п. 2 ст. 230 НК РФ с 1 января 2016 года налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (далее – Расчет), за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 6-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Этим же приказом утвержден порядок заполнения и представления 6-НДФЛ (далее – Порядок) и формат для подачи 6-НДФЛ в электронном виде.

Заполнение 6-НДФЛ в части ошибочно выплаченных отпускных

Как определено п. 1.1 Порядка, форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

Форма 6-НДФЛ состоит из:

Титульного листа;
Раздела 1 "Обобщенные показатели";
Раздела 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц".

В соответствии с п. 3.3 Порядка в разделе 1 Расчёта 6-НДФЛ указывается, в частности:

по строке 020 – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 040 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода;
по строке 070 "Сумма удержанного налога" – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Согласно п. 4.2 Порядка в разделе 2 Расчета указываются:

по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Как следует из разъяснений Минфина России, изложенных в письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 (доведенном до нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@), в случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом.

Таким образом, поскольку сумма ошибочно выплаченных отпускных фактически не является доходом работника, и она была сторнирована в бухгалтерском учёте к моменту формирования Расчёта 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, то эта сумма не подлежит отражению в составе показателя по строке 020 "Сумма начисленного дохода" в разделе 1 Расчёта.

Как представляется, по строке 070 суммируется общая сумма удержанного НДФЛ, относящаяся ко всем доходам, отраженным по строке 020 формы 6-НДФЛ, а в строке 140 отражается сумма НДФЛ, исчисленная применительно к указанным в строке 020 доходам.

По причинам, изложенным выше, полагаем, что сумма НДФЛ, относящаяся к ошибочно выплаченным отпускным, не должна участвовать при формировании показателя по строке 040 "Сумма исчисленного налога", а также при формировании показателя по строке 070 "Сумма удержанного налога".

Однако поскольку сумма ошибочно начисленных отпускных была выплачена работнику и НДФЛ с нее был фактически удержан, то такая информация подлежит, на наш взгляд, отражению в разделе 2 Расчёта 6-НДФЛ за полугодие на соответствующие даты (дату фактического получения дохода (строке 100), дату удержания налога (строка 110), срок перечисления налога (строке 120)):

по строке 130 "Сумма фактически полученного дохода" – в сумме полученного работником дохода в части ошибочной выплаты отпускных;
по строке 140 "Сумма удержанного налога" – в сумме удержанного НДФЛ с суммы ошибочно начисленных отпускных.

При этом суммы НДФЛ, указанные в строках 140 раздела 2 Расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (суммарно), будут отличаться от суммы НДФЛ, указанной по строке 070 раздела 1 этого же Расчета 6-НДФЛ, на сумму НДФЛ, удержанную из ошибочно выплаченных отпускных.

Отметим, что письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/591, в котором имело место контрольное соотношение, согласно которому показатель по строке 070 должен быть равен сумме показателей по строкам 140, утратило силу. В настоящее время контрольные соотношения направлены письмом ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, подобного равенства указанных строк ими не предусмотрено, что позволяет, на наш взгляд, отразить суммы излишней выплаты и удержанного налога по строкам 130 и 140 раздела 2 Расчета за полугодие.

Заполнение 6-НДФЛ в части корректировки переплаты

С учётом разъяснений финансового ведомства, изложенных в приведённом нами письме Минфина России от 30.10.2015 № 03-04-07/62635, удержанные и перечисленные в бюджет с ошибочно выплаченных отпускных суммы налога являются излишне уплаченными налоговым агентом. Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по налогу на доходы физических лиц за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента – работодателя образуется переплата налога на доходы физических лиц. Указанная переплата может быть возвращена налоговому агенту в рамках ст. 78 НК РФ, определяющей порядок зачета или возврата сумм излишне уплаченного налога, на основании п. 14 ст. 78 НК РФ.

Однако в данном письме речь шла об увольняющемся работнике, в рассматриваемом случае сотрудник продолжит трудиться и организация предполагает произвести перерасчет с ним в последующих месяцах, при начислении заработной платы после выхода из отпуска. Тогда, на наш взгляд, переплата НДФЛ в бюджет может быть урегулирована при последующем начислении заработной платы. То есть НДФЛ, исчисленный с последующих выплат, будет перечислен в бюджет в меньшей сумме.

С учётом сказанного информация, связанная с переплатой по НДФЛ, имевшей место в первом полугодии, на наш взгляд, может быть отражена в показателях 6-НДФЛ так:

6-НДФЛ за полугодие

строка 020 – сумма начисленного дохода в виде ошибочно выплаченных отпускных не отражается;
строка 040 – сумма исчисленного налога в части ошибочно выплаченных отпускных не отражается;
строка 070 – сумма удержанного налога с суммы ошибочно выплаченных отпускных не отражается.

строка 100 – дата фактического получения дохода в виде отпускных, например, работнику сумма оплаты отпуска выплачена 24.06.2016 – 24.06.2016;
строка 110 – дата удержания НДФЛ – 24.06.2016;
строка 120 – дата перечисления НДФЛ – 30.06.2016;
строка 130 – сумма фактически полученного дохода в виде отпускных, в том числе ошибочно выплаченных;
строка 140 – сумма удержанного налога с фактически выплаченных отпускных, в том числе ошибочно выплаченных.

6-НДФЛ за 9 месяцев

Раздел 1 (предположим, что ситуация урегулирована в июле-августе):

строка 020 – сумма начисленного дохода в виде заработной платы за июль;
строка 030 – сумма вычетов (если имеются);
строка 040 – сумма исчисленного налога с начисленной заработной платы за июль;
строка 070 – сумма удержанного налога с начисленной заработной платы за июль.

строка 100 – дата фактического получения дохода в виде заработной платы за июль (последний день месяца, предположим, заработная плата выплачена за июль, тогда – 31.07.2016);
строка 110 – дата удержания налога с заработной платы за июль (дата выплаты, положим, 04.08.2016);
строка 120 – дата перечисления налога с заработной платы за июль (положим, 05.08.2016);
строка 130 – сумма фактически выплаченного остатка плюс НДФЛ с этой части (то есть сумма заработной платы, уменьшенная на сумму излишне выплаченных отпускных, без вычитания НДФЛ с этой части);
строка 140 – сумма удержанного НДФЛ с разницы (с суммы заработной платы, уменьшенной на сумму излишне выплаченных отпускных), то есть с суммы фактической выплаты остатка заработной платы.

Отметим также, что 6-НДФЛ не содержит информации о суммах фактически перечисленного в бюджет налога (в разделе 2 идет речь о суммах, которые должны быть перечислены, но не сообщается о факте их уплаты). Так, в абзаце шестом п. 1 ст. 80 НК РФ указано, что Расчет 6-НДФЛ представляет собой документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога. О суммах перечисленного в бюджет НДФЛ здесь не упоминается. Поэтому "места", где в последующем будет отражено перечисление в бюджет налога, уменьшенного на сумму, переплаченную в июне, Расчет 6-НДФЛ не содержит.

В заключение напомним, что во избежание налоговых рисков организация может воспользоваться правом, предоставленным пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ, обратиться за разъяснениями по рассматриваемому вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России. При этом выполнение налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных ему Минфином России, ФНС России в пределах их компетенции, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения (пп. 3 п. 1 ст. 111, пп. 1 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 34.2 НК РФ, письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-02-07/1-211).

В частности, в письмах ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 30.03.2016 № БС-3-11/1355@ с учетом п. 2 ст. 24 НК РФ налоговым агентам рекомендовано обращаться за разъяснениями в налоговую инспекцию по месту учета по конкретным ситуациям, связанным с заполнением Расчета по форме 6-НДФЛ.

Графкин Олег, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП

Читайте также: