Включать ли в график отпусков срочников

Опубликовано: 18.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязан ли работодатель включать работника в график отпусков на следующий календарный год, если срочный трудовой договор с работником заканчивается 31 декабря текущего года и не известно, будет продлен трудовой договор с этим работником или нет?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При составлении графика отпусков на следующий календарный год работодатель включает в него тех работников, трудовые отношения с которыми продолжаются и в следующем календарном году.

Обоснование вывода:
Право на оплачиваемый отпуск гарантировано работникам трудовым законодательством (ст. 2, ст. 114 ТК РФ). В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (за каждый рабочий год).
Согласно части первой ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В случае отсутствия в организации представительного органа работников график отпусков утверждается работодателем самостоятельно (часть вторая ст. 8 ТК РФ).
Из положений ст. 123 ТК РФ можно сделать вывод, что в график отпусков включаются те работники, трудовые отношения с которыми продолжаются и в следующем календарном году, то есть работники, с которым заключены трудовые договоры на неопределенный срок, а также работники, срочные трудовые договоры которых прекращаются в следующем календарном году.
Если же срочный трудовой договор с работником заканчивается в текущем календарном году и неизвестно, будет ли продлен трудовой договор с этим работником или нет, то, по нашему мнению, работодатель не обязан включать такого работника в график отпусков на следующий календарный год. Если к моменту окончания срока трудового договора у такого работника остался неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск, то он может получить за него денежную компенсацию (часть первая ст. 127 ТК РФ) или уйти в отпуск с последующим увольнением (часть вторая и третья ст. 127 ТК РФ).
Если же срочный трудовой договор с таким работником станет бессрочным (часть четвертая ст. 58 ТК РФ) или будет продлен, то работодатель в любое время может внести изменения в график отпусков и предусмотреть в нем отпуск для такого сотрудника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Коробейникова Анастасия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

25 сентября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В этих случаях отпуск предоставляется из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.

Если обе ситуации к «срочному» работнику неприменимы, то отпуск ему предоставляется на общих основаниях.

Составляя график отпусков на следующий год, специалист может засомневаться, включать ли в него «срочных» сотрудников. В особенности если договор рассчитан на срок меньше года.

Ответ прост — сотрудник на срочном договоре включается в график отпусков по общим правилам. Напомним, что этот график должен быть составлен не менее, чем за 2 недели до конца года. И если на момент планирования отпусков сотрудник числится в компании, то не включать его в график нельзя. К тому же всегда есть шанс, что срок его договора может быть продлен. Либо что из разряда «срочных» сотрудник перейдет в постоянные. Чтобы впоследствии не возникло спорной ситуации по поводу отпуска, лучше предусмотреть это заранее.

Каждый работник ежегодно имеет право на 28 календарных дней отпуска. Но речь о сотрудниках, которые работают на постоянной основе. В связи с этим может возникнуть вопрос: нужно ли пересчитывать длину отпуска «срочному» работнику? К примеру, если с ним заключен договор на 6 месяцев, означает ли это, что ему должен предоставляться отпуск длиной не 28, а 14 календарных дней?

Отвечаем: нет, ничего пересчитывать не нужно. Трудовой кодекс не содержит никаких указаний на этот счет. Оговорки сделаны лишь для сезонных работников и тех, кто нанимается меньше чем на 2 месяца — о них мы упоминали выше. Всем остальным сотрудникам на срочном договоре полагается полноценный 28-дневный отпуск.

В соответствии со статьей 127 ТК РФ, допускается предоставление отпуска за пределами срока трудового договора (отпуск с последующим увольнением). В этом случае днем увольнения будет считаться дата окончания отпуска. Если отпуск предоставлялся авансом, то при увольнении из зарплаты вычитается доля, соответствующая его неотработанной части.

Расчет отпускных

Далее рассмотрим два примера расчета суммы отпускных: для особых условий временной работы (сезонной или длительностью менее 2 месяцев) и для обычного «срочника».

Сезонные работы

Компания наняла Иванова И.И. на сезонные работы продолжительностью с 1 июля до 30 сентября 2018 года (3 месяца) с окладом 35 000 рублей в месяц. Весь срок работник трудился без пропусков. Отпуск предоставляется после окончания срока трудового договора — сотрудник идет в отпуск с 1 октября с последующим увольнением. Расчетный период — с 1 июля по 30 сентября 2018 года (78 рабочих дней).

Произведем расчет отпускных:

длительность отпуска составит: 3 месяца * 2 рабочих дня = 6 дней (статья 295 ТК РФ);
заработок составил 35 000 * 3 = 105 000 рублей;
расчет среднедневного заработка: 105 000 / 78 = 1 346,15 рублей;
сотруднику полагаются отпускные в сумме: 1 346,15 * 6 = 8 076,9 рублей.

Срочный договор на 12 месяцев

Петров П.П. был принят по срочному договору с 1 августа 2017 по 31 июля 2018 года (12 месяцев) с окладом 45 000 рублей в месяц. Весь период отработан без больничных и отпусков. С 1 августа 2018 года Петрову предоставляется отпуск с последующим увольнением. Его длина — 28 календарных дней, поскольку особые условия не действуют. Для начисления отпускных используется расчетный период с 1 августа 2017 по 31 июля 2018.

заработок сотрудника за расчетный период составил: 45 000 * 12 = 540 000 рублей; в данном случае рассчитывается так: 540 000 / 12 / 29,3 = 1 535,84 рублей;
Петрову полагаются отпускные в сумме: 1 535,84 * 28 = 43 003,52 рублей.

Если отпуск не был использован

Право на отпуск у сотрудника появляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Отпуск может быть предоставлен и раньше, но на это нужно согласие нанимателя. Если сотрудник принимается на короткий срок, то обычно отпуск получить он не успевает. В этом случае при увольнении ему должна быть выплачена компенсация за неиспользованные дни отпуска. Расчет происходит так: подсчитывается средний дневной заработок и умножается на количество дней отпуска, которые человек не использовал.

Здесь стоит обратить внимание на следующий момент. Как было указано выше, отпускные при сезонном характере работы и при найме менее, чем на 2 месяца считаются в особом порядке. В этом случае компенсация рассчитывается в рабочих днях. Если же речь об остальных «срочных» работниках, то компенсация считается в календарных днях.

Важно! Период фактически отработанного времени в данном случае роли не играет. Например, если сотрудник был нанят на 4 месяца, но отработала из них только 1, компенсацию все равно нужно считать в календарных днях.

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.

Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

самостоятельно разработанную форму;
унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как помогает работодателю график отпусков

У графика отпусков несколько важных полезных функций:

он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.

Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков

График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):

Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

Елена Маврицкая Ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Сотрудник, который работает по срочному трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Зачастую при оформлении и оплате такого отпуска у кадровиков и бухгалтеров возникают вопросы. Нужно ли включать «срочника» в график отпусков на предстоящий год, если его контракт заканчивается в следующем году? Сколько дней отпуска указывать в срочном трудовом договоре? Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении работника? Разобраться в этих и других вопросах, которые возникают в связи с предоставлением отпуска «срочнику», поможет наша сегодняшняя статья.

Вводная информация

В Трудовом кодексе установлены особые правила предоставления ежегодных отпусков сотрудникам, с которыми заключены срочные трудовые договоры, только в двух ситуациях. А именно: срок трудового договора не превышает двух месяцев либо работник занят на сезонных работах (о том, когда можно заключать такие договоры см. «Срочный трудовой договор: инструкция по применению»). В обоих случаях сотрудникам необходимо предоставить отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 и ст. 295 ТК РФ).

Если же работы не сезонные, либо срок трудового договора составляет более двух месяцев, то никаких особых указаний по предоставлению ежегодных отпусков в ТК РФ не содержится. Следовательно, работодателю нужно руководствоваться общими нормами, то есть теми же, которые применяются при бессрочном трудовом договоре. Важно разобраться, как адаптировать общие правила к особенностям срочных трудовых договоров.

Включать ли «срочника» в график отпусков

Кадровики и бухгалтеры нередко сомневаются, нужно ли включать в график отпусков людей, которые работают по срочным трудовым договорам, заключенным на срок менее года. Сомнения вызваны тем, что согласно статье 123 ТК РФ график отпусков на следующий год составляется не позднее, чем за две недели до наступления этого года. И может так случиться, что внесенное в график время отпуска «срочника» придется на период, когда срок контракта будет окончен, а сотрудник уволен.

Тем не менее, при составлении графика отпусков игнорировать «срочника» нельзя. Ведь в декабре предшествующего года, то есть в момент оформления графика, он еще числился в штате и, как следствие, имел право на отпуск. К тому же, несмотря на ограниченный срок контракта, нет полной уверенности, что в будущем году работник непременно покинет организацию. Ведь возможно, что работодатель подпишет с ним еще один срочный трудовой договор. Также нельзя исключать вероятность переквалификации срочного договора в бессрочный. Это может произойти, если ни одна из сторон не потребует расторжения договора по окончании срока его действия, либо выяснится, что срок договора был установлен без достаточных оснований (ст. 58 ТК РФ; подробнее см. «Срочный трудовой договор: как его продлить, перезаключить или расторгнуть»). При подобных обстоятельствах человек останется на работе и сохранит право на ежегодный отпуск, который, как известно, предоставляется в соответствии с графиком.

Сколько дней отпуска полагается «срочнику»

В статье 115 ТК РФ сказано, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Это означает, что человек, который трудится в компании непрерывно, вправе каждый год отдыхать по 28 календарных дней. Однако ТК РФ не уточняет, сколько дней может находиться в отпуске сотрудник, с которым трудовой договор заключен на определенный срок, например, на несколько месяцев. Нужно ли пересчитать общую продолжительность отпуска пропорционально сроку договора и указать полученную величину в данном договоре? К примеру, если договор заключен на 6 месяцев, нужно ли в нем прописать, что продолжительность основного оплачиваемого отпуска работника составляет 14 календарных дней?

Нет, не нужно, поскольку никаких оговорок по длительности отпуска, которые относились бы к «срочникам» (кроме случая с сезонными работами и контрактов на срок до двух месяцев), законодатель не сделал. Получается, что, даже если сотрудник будет работать менее одного года, работодатель обязан предоставить ему отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Тем более что статья 127 ТК РФ позволяет давать отпуск с последующим увольнением в ситуации, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока трудового договора (тогда датой увольнения считается последний день отпуска).

Если окажется, что сотрудник «отгулял авансом», то есть не отработал тот период времени, в счет которого он получил отпуск, нужно поступить следующим образом. При увольнении работника бухгалтер должен вычесть из его зарплаты сумму, приходящуюся на неотработанную часть отпуска. Если же отпуск с последующим увольнением вышел за пределы срока трудового договора, то выплачивать отпускные нужно только за дни, приходящиеся на отработанный период. Такое мнение высказали специалисты Роструда в письме от 24.12.07 № 5277-6-1.

Как рассчитать отпускные

Срок договора — 2 месяца и более (работы не сезонные)

Для «срочника», чей контракт заключен на два месяца и более (и работы не являются сезонными), отпускные следует рассчитывать точно так же, как и для работника, с которым оформлен бессрочный трудовой договор. А именно: сначала нужно вычислить среднедневной заработок, а потом умножить его на количество календарных дней отпуска (подробнее см. «Шпаргалка по начислению зарплаты, отпускных и больничных»).

Трудовой договор с работником Купцовым заключен на срок 12 месяцев (с 1 августа 2017 года по 31 июля 2018 года). В течение этого периода Купцову ежемесячно начислялся оклад в размере 40 000 руб. Отпусков, больничных и прогулов у Купцова не было.

С 1 августа 2018 года Купцову предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней с последующим увольнением. Бухгалтер определил, что расчетным периодом для начисления отпускных является отрезок времени с 1 августа 2017 года по 31 июля 2018 года. За это время Купцов заработал 480 000 руб.(40 000 руб. х 12 мес.). Среднедневной заработок равен 1 365,19 руб.(480 000 руб.: 12 мес.: 29,3). Отпускные Купцова составили 38 225,3 руб.(1 365,19 руб. х 28 дн.).

Срок договора до 2 месяцев (или сезонные работы)

Как уже говорилось выше, если трудовой договор заключен на период сезонных работ, либо на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы. В этом случае среднедневной заработок — это начисленная зарплата, деленная на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК РФ). Эту величину нужно умножить на число рабочих дней отпуска.

Трудовой договор с работником Бариновым заключен на период сезонных работ, которые длились три месяца (с 1 июля по 30 сентября 2018 года). В течение этого периода Баринову ежемесячно начислялся оклад в размере 32 000 руб. Отпусков, больничных и прогулов у Баринова не было.

С 1 октября 2018 года Баринову предоставлен отпуск продолжительностью 6 рабочих дней (3 мес. х 2 раб. дн.) с последующим увольнением. Бухгалтер определил, что расчетным периодом для начисления отпускных является отрезок времени с 1 июля по 30 сентября 2018 года. За это время Баринов заработал 96 000 руб.(32 000 руб. х 3 мес.). Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели составило: в июле — 26, в августе — 27 и в сентябре — 25. Итого: 78 раб. дн.(26 раб. дн. + 27 раб. дн. + 25 раб. дн.).

Бухгалтер определил, что среднедневной заработок Баринова равен 1 230,77 руб.(96 000 руб.: 78 раб. дн.). Отпускные составили 7 384,62 руб.(1 230,77 руб. х 6 раб. дн.).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Может случиться так, что срок трудового договора истек, а сотрудник еще не использовал оплачиваемые дни отдыха. Чаще всего это происходит, когда контракт заключен на период менее полугода. Дело в том, что по общему правилу право на отпуск появляется у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у своего работодателя (ст. 122 ТК РФ). Поэтому человек, который трудится на основании срочного трудового договора пять месяцев или меньше, как правило, не успевает получить законный отдых.

В этой ситуации при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Она рассчитывается точно так же, как и отпускные, то есть путем умножения среднедневного заработка на количество дней отпуска (в данном случае неиспользованного). Как отмечалось выше, в случае сезонных работ и при трудовом договоре сроком до двух месяцев среднедневной заработок определяется в особом порядке (ст. 139 ТК РФ).

Если трудовой договор был заключен на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, то компенсация считается в рабочих днях. Если же срок трудового договора составил два месяца и более, и работы не были сезонные, то компенсация считается в календарных днях. При этом не имеет значение, сколько на самом деле отработал сотрудник. Так, если срок договора составлял пять месяцев, а работник уволился через один месяц, его компенсацию все равно следует считать в календарных днях.

– При плановой проверке нам сделали замечание, что отсутствует график отпусков. У нас маленькая компания, в которой работает всего 10 человек, некоторые из которых – «срочники». Обязательно ли составлять такой график? Включать ли в него сотрудников, устроившихся всего на 6 месяцев?

По просьбе buxgalter.uz на вопрос читателя ответила эксперт «Нормы» по трудовому праву Ленара ХИКМАТОВА:

– Обратимся к статье 144 ТК. В ней сказано, что очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком. При этом никаких исключений в зависимости от численности организации или ее формы собственности законодательство не делает. График отпусков – это тот локальный нормативный акт, который непосредственно предусмотрен Трудовым кодексом и в обязательном порядке должен быть на каждом предприятии. Микрофирма вы или промышленный «гигант», частная компания или государственная – будьте любезны распланировать отдых ваших сотрудников на следующий календарный год.

Отсутствие графика отпусков в организации – это нарушение законодательства о труде, за которое предусмотрена административная ответственность . Также важно оформлять его своевременно и правильно. Ст. 144 ТК обязывает утвердить документ до начала календарного года по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников. График, как правило, составляется ближе к концу года. Если его утвердили уже в январе следующего года или не согласовали с представительным органом работников – это могут посчитать за нарушение.

График отпусков нужен чтобы:

определить очередность ухода работников в ежегодные отпуска;
заблаговременно (не менее чем за 2 недели) известить сотрудника о времени отпуска;
заранее найти ему замену;
не допустить накапливания неиспользованных отпускных дней. Для этого перед составлением графика отпусков на следующий год анализируют их использование в текущем году и определяют порядок предоставления неиспользованных отпусков в следующем;
распределить отпуска среди сотрудников так, чтобы это не нарушало нормальный ход работы предприятия;
выплатить отпускные. Сроки оплаты отпуска устанавливаются в коллективном договоре и не могут быть позднее последнего рабочего дня до начала отпуска .

Очередность предоставления отпусков, как правило, зависит от специфики деятельности организации, поэтому единого варианта составления графика нет. Каждая организация, решая вопрос, кто и в какое время уйдет в отпуск, ориентируется на интересы своих работников и характер выполняемых ими задач.

Например, компании с сезонным характером работ, образовательные учреждения могут дать отпуск одновременно большинству своих сотрудников в определенный период времени, когда в них нет острой необходимости.

Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс это прямо не предусматривает. Ч. 2 ст. 144 ТК говорит только о том, что нужно извещать работника о времени предоставления отпуска минимум за 15 дней до его начала. Однако считаем целесообразным все же знакомить сотрудников с графиком «под роспись», так как это – локальный акт организации, напрямую затрагивающий права и интересы работников.

Каким образом вы будете доводить до работников информацию об утвержденном графике отпусков – полностью на ваше усмотрение. К примеру, работник может расписаться в самом графике – в специально отведенной для этого графе. Также подпись работника может стоять в листе ознакомления с графиком отпусков, в журнале ознакомления с локальными нормативными актами компании и т.п. Иными словами, какой бы способ информирования вы не выбрали, главное – подтвердить сам факт ознакомления.

Включать ли «срочников» в график отпусков

Сотрудники, работающие по срочному трудовому договору, имеют те же права и гарантии, что и принятые на неопределенный срок. Поэтому предоставить им отпуск – прямая обязанность работодателя. Но трудовые договоры могут заключаться и на совсем короткий срок, например, на 6 месяцев или даже меньше. Трудовым кодексом определен лишь предельный срок действия срочного договора – 5 лет, нижний его порог – не установлен.

Согласно ст. 143 ТК ежегодный основной отпуск за первый рабочий год предоставляется по истечении 6 месяцев работы со дня начала работы по трудовому договору. Поэтому логично предположить, что включать в график сотрудников, принятых на 6 месяцев и меньше, – просто нет смысла.

Вместе с тем, в локальных актах и трудовом договоре могут быть установлены дополнительные по сравнению с законодательными актами трудовые права и гарантии для работника. В частности, предприятие может закрепить в них случаи, когда работник приобретает право на получение отпуска за первый рабочий год до истечения 6 месяцев работы (например, в компаниях, «загруженность» которых зависит от определенного календарного периода и т.д.). Кроме того, такое право можно оговорить при приеме на работу или впоследствии, включив в трудовой договор.

Таким образом, если в локальном акте или трудовом договоре содержится условие о предоставлении «срочнику», принятому на полгода, отпуска до истечения 6 месяцев –обязательно включите его в график отпусков. Если такого условия нет, работника в график можно не вносить, так как до окончания работы он еще не получит право на отпуск. Но помните, что при прекращении трудового договора вы должны будете выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени.

Также имейте в виду, что срок трудового договора может быть изменен, и работник по истечении 6 месяцев работы получит право на отпуск. Поэтому не будет ошибкой, если вы впишете временного работника в график, но без указания дат отпуска. Вы сможете внести даты потом, если стороны договорятся о предоставлении отпуска. Возле фамилии сотрудника можно поставить знак примечания, а в самом примечании – указать срок действия договора и прописать, что при изменении срока трудового договора, время отпуска будет запланировано.

Кроме того, не забывайте о категориях работников, которым закон прямо гарантирует право получить отпуск до истечения 6 месяцев работы :

Читайте также: