Все что нужно знать об отпусках кадровику

Опубликовано: 15.05.2024

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

женщины, ожидающие рождения ребенка;
несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
персонал вредных производств;
работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
пенсионеры по возрасту;
участники ВОВ;
сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Мы продолжаем серию публикаций на тему отпусков. В № 9 и 12 журнала «Я кадровик» мы уже рассказывали о том, какие могут возникнуть нюансы при переносе отпуска, оформлении отзыва из отпуска, расчете отпускных и т д. В этом выпуске журнала мы продолжим обсуждать важные вопросы, касающиеся оформления отпуска.

Какие бывают отпуска?

Есть несколько видов отпусков:

ежегодный основной
ежегодный дополнительный
без сохранения заработной платы
целевой

Давайте рассмотрим подробнее, что собой представляет каждый из видов, в каких случаях работник может претендовать на тот или иной отпуск?

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый год работы в соответствии с графиком отпусков сотруднику, заключившему трудовой договор с работодателем. Продолжительность базового отпуска составляет 28 календарных дней. Обратите внимание, что год работы (период работы) — это не то же самое, что календарный год. Исчисление года (или периода работы) начинается с момента начала трудовой деятельности работника на основании договора.

Отдельным категориям работников предоставляется ежегодный удлиненный основной оплачиваемый отпуск. Например, работники до 18 лет имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день, для педагогических работников удлиненный отпуск составляет 42 или 56 календарных дней. На удлиненный отпуск также могут претендовать: госслужащие, работающие инвалиды, обладатели ученых степеней и т д.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется за особый характер работы. Например, если человек работает во вредных и / или опасных условиях труда, в экстремальных погодных условиях, с ненормированным рабочим днем. Более подробно о дополнительном отпуске вы можете прочитать в предыдущем номере журнала «Я кадровик».

Отпуск без сохранения заработной платы бывает двух типов: по просьбе работника и с согласия работодателя, а также в некоторых случаях работодатель обязан предоставить по заявлению работника такой отпуск.

Процедура предоставления и длительность целевого отпуска регламентируются 26 главой ТК РФ. На него имеют право работники, обучающиеся в вузе или среднем профессиональном учебном заведении. Особенность такого вида отпуска заключается в том, что его нельзя переносить.

Кроме того, целевым считается отпуск по беременности и родам. Он предоставляется на основании заявления работника, а также справки или больничного листка, выданного врачом женской консультации. На отпуск по беременности и родам может претендовать женщина на сроке беременности от 30 недель, а в случае многоплодной беременности — от 28 недель. Продолжительность этого отпуска суммарно 140 дней, но она может быть откорректирована в сторону увеличения. Например, если женщина родила двух и более детей, послеродовой отпуск увеличивается до 110 календарных дней, а в случае осложненных родов — до 86 календарных дней.

И, наконец, еще один целевой отпуск — по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Такой отпуск предоставляется на основании заявления матери или другому члену семьи, который будет ухаживать за ребенком.

Программа «Контур-Персонал» — настоящая автоматизация работы с отпусками!

Форма T-2 при оформлении приказа на отпуск изменяется автоматически.
При оформлении больничного листа отпуск продлевается автоматически.
При оформлении больничного листа автоматически пересчитывается стаж для начисления дополнительного отпуска за вредные условия труда или особый характер работы.
Информация об отпуске разносится в табель.
Передаются данные в программу «Контур-Зарплата».

Что учитывать при расчете отпуска?

В 121 статье ТК РФ регламентировано исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска. В первой части этой статьи перечислены периоды, которые включаются в стаж, а во второй — время, которое не учитывается при расчете отпуска.

В стаж, дающий право на отпуск, требуется включать периоды:

фактической работы, независимо от того, на условиях полного или неполного рабочего дня работает сотрудник;
во время которых сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством или иными нормативными правовыми актами сохранилось рабочее место;
ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни, а также другие предоставляемые работнику дни отдыха;
командировок, курсов повышения квалификации, обучения, прохождения предварительных или периодических внеочередных медицинских осмотров и связанных с ними медобследований;
дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы, связанного с поступлением и обучением в учебных заведениях;
привлечения работника к выполнению определенных государственных обязанностей (военные сборы, участие в судебном процессе в качестве присяжного заседателя);
вынужденного прогула при незаконном увольнении, отстранении от работы и последующем восстановлении на прежнем месте;
отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

Не входит в стаж, дающий право на отпуск, время:

отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе и случаи отстранения от работы, предусмотренные статьей 76 ТК РФ;
отстранения сотрудника от работы за непрохождение в установленном порядке обязательного медосмотра, а также обучения и проверки знаний в области охраны труда;
отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Расчет продолжительности отпуска

Невключение в расчет продолжительности отпуска нерабочих праздничных дней регламентируется статьей 120 ТК РФ.

Пример
Работник берет отпуск с 1 марта на 28 календарных дней. Поскольку 8 марта — нерабочий праздничный день, то отпуск у сотрудника завершится не 28 числа, а 29-го. При этом 8 марта в расчет календарных дней отпуска не включается и не оплачивается.

Дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском и предоставляются обычно вместе. При этом оба отпуска необходимо перевести в календарные дни.

Правила составления графика отпусков

График отпусков — один из обязательных локальных нормативных актов организации. Он представляет собой унифицированную форму Т-7, которую можно изменить приказом, добавив в нее две графы: дата ознакомления с графиком отпусков и подпись работника.

Внимание! При заполнении шестой графы необходимо указывать полную дату начала отпуска, а не месяц или период.

График отпусков позволяет работодателю заблаговременно решить вопрос о замене сотрудника на период отпуска, а также контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. Кроме того, наличие этого документа в организации значительно снижает риски возникновения трудовых споров.

При составлении графика отпусков необходимо принимать во внимание, что есть несколько категорий работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время:

несовершеннолетние работники;
беременные женщины; женщины после отпуска по уходу за ребенком; мужья в период нахождения жен в отпуске по беременности и родам; работники, усыновившие детей до трех лет; женщины и мужчины, имеющие более двух детей до 12 лет;
почетные доноры, работники, имеющие звания: Герой Социалистического Труда, Герой Труда РФ, полный кавалер Ордена Трудовой Славы, Герой СССР, Герой России;
участники ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС;
участники и инвалиды ВОВ и боевых действий;
супруги военнослужащих;
внешние и внутренние совместители.

Обратите внимание, что внутреннему совместителю работодатель обязан предоставлять отпуск одновременно по договору об основной работе и по договору о работе по совместительству. В том случае, если на должности по совместительству отпуск короче, чем на основной работе, работодатель должен предоставить работнику дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.

Внимание! Если по основному месту работы работник уходит в отпуск, нельзя допускать, чтобы по совместительству он продолжал работать.

В том случае, если совместитель внешний, он должен взять справку с основного места работы о том, что у него в определенный период будет отпуск.

Программа «Контур-Персонал» — настоящая автоматизация работы с отпусками!

Наличие приказов на отзыв из отпуска (печатная форма сохраняется).
Изменения в личную карточку Т-2 заносятся автоматически.
Табель рассчитывается автоматически.
Возможность передачи изменений в программу «Контур-Зарплата».

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Пример. Менеджер отдела продаж Иванова А.К. забыла об отпуске и пришла на работу в первый день отпуска. Заявление на отпуск она не писала, но бухгалтерия уже произвела расчет отпускных, но менеджер думала, что это премия за предыдущий период. Руководитель поручил разобраться и вынести виновному лицу замечание.

Однако тут встает вопрос: кто виноват – работник, который не ушел в отпуск, или кадровик?

Обратимся к мнению Роструда. Ведомство считает, что именно в обязанности работодателя входит уведомление работника, поскольку часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Возможно также внести изменения в форму приказа Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

То есть, если работник забыл об отпуске, то в этом вина работодателя, а не работника.

Ситуация 2: работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя

Пример. Секретарь-референт Максимова В.А. написала заявление на отпуск с 15 июля 2017 года. Однако руководитель компании не подписывает, поскольку некому заменить секретаря и в компании планируется начало серьезного проекта. Референт ушла в отпуск не дожидаясь разрешения от руководства.

Работодатель решает уволить работника.

Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Ситуация 3: отпуск с последующим увольнением

Пример. Главный бухгалтер Иванченко А.К. написал заявление на отпуск 14 дней и одновременно заявление на увольнение. Мотивирует это работник тем, что он должен экстренно выйти на другую работу, уже завтра, а оплата труда там в два раза выше. При этом фактически, уйдя в отпуск главный бухгалтер срывает сроки сдачи отчетности.

Что делать в этом случае работодателю?

Обратимся опять же к позиции Роструда. По письменному заявлению работника неиспользованный отпуск может быть предоставлен ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска с последующим увольнением является правом работодателя. Таким образом, работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска с последующим увольнением. В этом случае при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1025-6).

Таким образом, именно работодатель может принимать окончательное решение: отпускать работника в отпуск или нет.

Ситуация 4: иностранный водитель, не обменявший права

К рискам нарушения запрета относятся штрафные санкции в размере 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). В результате, возможно либо уволить работника или предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы.

Пример. Вахитов Р.К. работает в компании водителем. Он не успел поменять права. Однако работодателю очень нравилось, как работник осуществляет свою профессиональную деятельность. Но допустить к управлению автотранспортным средством работодатель не может. Что делать в этом случае?

Работодатель на основании отдельного приказа должен отстранить работника от управления автотранспортным средством.

Работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы на основании его заявления. По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Однако на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ работник и работодатель самостоятельно согласовывают продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.

Ситуация 5: отзыв из отпуска

Пример. Юрист Корнилов Д.В. ушел в отпуск 14.07.2017. Работодатель с 18.07.2017 года решает отозвать из отпуска работника. Работник выражает согласие на отзыв из отпуска.

Как правильно отозвать работника из отпуск?

Любые действия должны осуществляться на основании распорядительного документа. В данном случае приказа. Какая-то унифицированная форма приказа на отзыв работника из отпуска отсутствует, поэтому работодатель разрабатывает подобную форму приказа самостоятельно. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. После составления приказа, с приказом должен быть ознакомлен работник.

Также важно согласовать время переноса отпуска. Время переноса отпуска необходимо согласовать с работником. Информацию об отзыве работника из отпуска необходимо внести в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 "Примечание". Для работника перенос отпуска также негативно скажется в части оплаты его труда, ведь отпускные придется пересчитать.

Так, если оклад работника (юриста) составляет 40 000 руб., то необходимо пересчитать:

размер выплат;
размер НДФЛ;
размер страховых взносов.

Ситуация 6: работник просит заменить отпускные денежной компенсацией

Пример. Сотрудник отдела кадров обратилась к работодателю с просьбой заменить очередной отпуск денежной компенсацией. По ее мнению, она может рассчитывать на выплаты за 54 дня.

Соответственно, может ли работодатель отказать работнику? Работодатель может отказать работнику, если речь идет об очередном отпуске, то есть отпуске 28 календарных дней. Если речь идет о дополнительных отпусках, то такие отпуска подлежат замене компенсацией. По письменной просьбе работника часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это правило не распространяется на беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет.

Ситуация 7: отпуск по выходным дням

Пример. Повар Ахметов А.К. взял отпуск в размере 14 календарных дней, а в связи со сложным финансовым положением часть отпуска просит предоставить в выходные дни. Трудовой кодекс предоставляет возможность работодателю и работнику по соглашению делить отпуск на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней.

Однако существует и основание для отказа в предоставлении отпуска подобным образом, дело в том, что цель отпуска – предоставление времени отдыха. И фактически подмена отпуска выходными днями нарушает положения трудового законодательства. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ).

Таким образом, Трудовой кодекс гарантирует именно дополнительное время отдыха. В этой связи во избежание претензий со стороны государственных инспекторов труда следует воздерживаться от предоставления частей отпуска, совпадающих с выходными днями.

Т рудовое законодательство предполагает для работников различные виды отпусков (см. Схему 1).

В данной статье мы рассмотрим самый распространенный вид отдыха – ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Основные положения

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 21 ТК РФ). Ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Как правило, продолжительность такого отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Заметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ).

Вместе с тем существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от должности, работы либо возраста (см. Таблицу 1, где мы указали некоторые из них).

Кроме того, некоторым сотрудникам полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его пребывания в отпуске. Исключение составляет ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается далеко не все время, которое работник числится у данного работодателя (см. Таблицу 2).

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При этом все нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Отметим, что данное правило не касается учебных отпусков.

При исчислении общей продолжительности отдыха надо суммировать основной и дополнительный отпуска:

Кстати, многие забывают о существовании Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 г. № 169 (далее – Правила № 169). Правда, действие данного документа ограничено лишь той частью, которая не противоречит Трудовому кодексу.

Порядок предоставления отпуска

Когда возникает право на отпуск?

Начнем с того, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако помните, что по соглашению работодателя и работника отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК РФ). В последующие годы отпуска предоставляются в любое время в соответствии с очередностью, установленной у данного работодателя.

Однако отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск всегда предоставляется в удобное для них время. Например:

женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
инвалидам войны (п. 17 ст. 14 закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
работнику в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
лицам, работающим по совместительству. Данная категория сотрудников вправе взять отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
супругам военнослужащих. Они могут взять отпуск одновременно с отпуском мужа/жены (п. 11 ст. 11 закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Оформляем отпускные документы

Все формы для оформления и учета отпусков утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков составляют график отпусков (форма № Т-7). В данном документе следует учесть не только положения действующего законодательства и специфику деятельности предприятия, но и пожелания самих работников (см. Пример 1). При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза придется еще учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. Имейте в виду, что график должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. При этом работник извещается о времени отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).

При отправлении сотрудника в отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 или форма № Т-6а), который подписывает руководитель организации, после чего приказ объявляется сотруднику под роспись (см. Пример 2).

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Сведения об отпуске отражают в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) (см. Пример 3), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

Заполним сведения об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2). Воспользуемся данными Примера 2.

Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. Пример 4).

Алешину Д.А. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Период отпуска – с 16.07.2008 г. по 12.08.2008 г.

Расчетный период – с 01.07.2007 г. по 30.06.2008 г.

Заработная плата в расчетном периоде – по 8 000 руб. в месяц, в декабре 2008 г. – 380,95 руб.

В расчетном периоде был ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (с 04.12.2007 г. по 31.12.2007 г.).

Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. Заполним оборотную сторону формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

1) Количество учитываемых календарных дней в декабре 2,85 дн. (29,4 дн. / / 31 дн. х (31 дн. – 28 дн.)).

2) Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде 326,25 дн. (29,4 дн. х 11 мес. + 2,85 дн.).

3) Сумма начисленной заработной платы за расчетный период 88 380,95 руб. (8 000 руб. х 11 мес. + 380,95 руб.).

4) Средний дневной заработок в расчетном периоде 270,90 руб. (88 380,95 руб. / 326,25 дн.).

5) Отпускные 7 585,20 руб. (270,90 руб. х 28 дн.).

В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ставят соответствующее буквенное обозначение (см. Таблицу 3).

Продление или перенесение отпуска

Отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок. Например, в случаях:

временной нетрудоспособности работника (ст. 124 ТК РФ);
исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей (ст. 124 ТК РФ). Например, время прохождения сотрудником военных сборов;
когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия (ст. 124 ТК РФ);
совпадения ежегодного оплачиваемого отдыха с учебным отпуском (ст. 173–177 НК РФ).

В дальнейшем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Продление и перенесение отпуска происходит с ведома работодателя и с учетом пожеланий работника. Для этого в график отпусков вносят соответствующие изменения. В этом случае не забудьте получить разрешение лица, утвердившего этот самый график.

Имейте в виду, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. При этом работникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, отпуск должен предоставляться ежегодно.

Деление отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем трудовым законодательством допускается деление отпуска на части. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Также возможен и отзыв из отпуска. Для этого необходимо получить согласие самого работника. Неиспользованная часть отдыха должна быть в дальнейшем предоставлена в удобное для сотрудника время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих лиц:

работников в возрасте до 18 лет;
беременных женщин;
работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Выплата отпускных

Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Учтите, что если работнику своевременно не были выплачены отпускные либо сотрудник был предупрежден об отпуске позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести время отдыха на другой срок.

Также при нарушении срока оплаты отпуска работодатель обязан выплатить отпускные вместе с уплатой процентов (денежной компенсацией) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. Имейте в виду, что Трудовым кодексом установлен порядок расчета минимального размера денежной компенсации при нарушении работодателем срока выплат денежных средств. Вместе с тем размер выплат может быть повышен коллективным договором либо трудовым договором (ст. 236 ТК РФ). В этом случае сумма всей компенсации не будет облагаться налогом на доходы физических лиц. В свою очередь при отсутствии в договоре указания о порядке расчета возмещения доходом, освобождаемым от налого обложения, будет являться только сумма, рассчитанная исходя из минимального размера, установленного Трудовым кодексом (письма Минфина от 06.08.2007 г. № 03-04-05-01/261 и от 26.07.2007 г. № 03-04-05-01/247).

Бухгалтерский учет отпусков

Информация о расчетах по оплате отпускных отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н.):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44, 97) Кредит 70 – начислены отпускные;
Дебет 70 Кредит 68 «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с суммы отпускных.

По дебету счета 70 проходят выплаченные суммы отпускных:

Дебет 70 Кредит 50 – отражена выплата отпускных из кассы предприятия.

Переходящую часть отпуска вписывают пропорционально дням отдыха, приходящимся на разные месяцы, как затраты и расходы будущих периодов либо единовременно на счета затрат.

Если же организация для более равномерного списания предстоящих расходов создает резервы на оплату отпусков, то используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Налоговый учет отпусков

Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:

по налогу на прибыль входят в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
подлежат налогообложению ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ);
подлежат налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее – Закон № 167-ФЗ);
подлежат налогообложению НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
подлежат налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184).

Также следует иметь в виду следующие налоговые нюансы, касающиеся отпускных расходов:

суммы материальной помощи, предоставляемой работникам к отпуску, не учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 20.02.2008 г. № 03-03-06/1/120);
отпускные отражают при заполнении налоговой карточки по учету доходов и НДФЛ (форма № 1-НДФЛ) и справки о доходах физического лица (форма № 2-НДФЛ) в тех месяцах, в которых эти доходы были выплачены (письма Минфина от 06.03.2008 г. № 03-04-06-01/49 и от 24.01.2008 г. № 03-04-07-01/8);
объект обложения ЕСН возникает в момент начисления отпускных выплат (письмо от 21.09.2007 г. № 03-04-06-02/192);
при уточнении налоговой базы работника в текущем отчетном периоде в связи с излишне начисленными выплатами за прошедший период корректировка базы предыдущего отчетного периода по ЕСН не производится и уточненный расчет за предыдущий отчетный период не представляется (письмо Минфина от 06.03.2007 г. № 03-04-06-02/38).

Компенсация за неиспользованный отпуск

Денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

Арбитры решили, что выплата денежной компенсации за основной отпуск (а не только превышающая 28 календарных дней) хотя и является нарушением трудового законодательства, но никак не влияет на порядок налогообложения. Дело в том, что указанная компенсация в любом случае подлежит выдаче работнику и в силу пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса относится к расходам на оплату труда (постановление ФАС Уральского округа от 27.07.2006 г. № Ф09-6575/06-С2).

При суммировании отпусков компенсируется часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Для получения компенсации работник должен написать соответствующее заявление. Денежная компенсация подлежит налогообложению в том же порядке, что и отпускные выплаты.

Учтите, что не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного либо дополнительного отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях.

В свою очередь при увольнении работнику должна быть выплачена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). В данном случае порядок налогообложения денежной компенсации следующий:

по налогу на прибыль входит в состав расходов на оплату (п. 7 ст. 255 НК РФ);
не подлежит налогообложению ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ);
не подлежит налогообложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ);
подлежит налогообложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
не подлежит налогообложению взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства от 07.07.1999 г. № 765).

Кстати, увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию (п. 28 Правил № 169).

Отпуска без сохранения заработной платы

Работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск и без сохранения заработной платы. В этом случае продолжительность отдыха определяется по соглашению между сотрудником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

В свою очередь определенным категориям сотрудников работодатель обязан по их просьбе (на основании письменного заявления) предоставить отпуска без сохранения заработной платы (см. Таблицу 4).

Также возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы и в других случаях, предусмотренных законодательством (например, учебные отпуска) либо коллективным договором.

Мы подготовили для бухгалтеров и работников кадровых служб «шпаргалку» по предоставлению отпуска в 2019 году.

Определяем продолжительность отпуска

Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту — ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:

работникам в возрасте до 18 лет предоставляется отпуск 31 календарный день (ст.267 ТК РФ);
педагогическим работникам от 42 до 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466);
инвалидам всех групп инвалидности не менее 30 календарных дней (ст.23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
и т.д.

При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.

Составляем график отпусков

Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:

несовершеннолетние работники;
мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
совместители, имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ст.186 ТК РФ);
почетные доноры;
и т.п.

Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.

Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части. Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей. Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ. У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.). По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Оформляем отпуск: уведомление, приказ, заявление и др.

При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.

Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».

Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.

Рассчитываем средний заработок

Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.

В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).

Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение № 922)).

Формула расчета среднего дневного заработка:

расчетный период — 12 месяцев перед месяцем, в котором работнику предоставлен отпуск, расчетный период может быть менее 12 месяцев, если отпуск предоставляется менее, чем через 12 месяцев у нового работодателя;
29,3 — среднемесячное количество календарных дней.

Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:

Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):

зарплата;
начисленные доплаты и надбавки за особые условия труда;
различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, за знание иностранного языка и т.п.);
все виды премий, предусмотренные Локальными нормативными актами или трудовым договором;
прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Сумма отпускных будет равна:

Учитываем премии при начислении отпускных

Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.

Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.

При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.

Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2019 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В июле 2018 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2018 года. Так как факт начисления премии июль 2018 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.

Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2018 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В январе 2019 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2017 года по декабрь 2018 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев. В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.

Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Некоторые организации премируют работников к юбилейной дате или празднику. Такие выплаты можно учесть при расчете отпускных, если выполнены необходимые условия: подобные премии предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде. Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772.

Читайте также: