Если сокращается должность в штатном расписании что делать

Опубликовано: 02.07.2024

Когда инициатива увольнения не исходит от работника, любая причина будет ему неприятна. Однако, среди всех других ситуаций оставления сотрудником службы с подачи начальства увольнение по сокращению является одним из самых «щадящих», поскольку не предусматривает вины сотрудника. Зато этот вид сокращения самый затратный для работодателя.

В этой статье мы постараемся осветить все моменты, которые необходимо знать работодателю, чтобы правильно провести сокращение. Дело в том, что юридически наемные сотрудники защищены гораздо сильнее, а у работодателя имеется много обязанностей, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать конфликтов или даже судебных споров. Для этого надо неукоснительно соблюдать протокол, прописанный в Торговом кодексе РФ.

Когда сокращается штат

В бизнесе нередко случаются различные непредвиденные ситуации. Если они сопряжены с дополнительными трудностями, в том числе и финансовыми, приходится сокращать расходы, снижать издержки, уменьшать количество персонала. Для этого работодатели выбирают один из двух путей либо комбинируют их:

стараются обойтись меньшим количеством сотрудников – сокращение численности штата;
убирают те или иные должности или штатные единицы по ним – сокращение штата.

СПРАВКА! Если из штатного расписания убирают должности, которые на данный момент вакантны, это не является сокращением.

Ст.81 ТК РФ подробно регламентирует все положения освобождения работника от должности в результате сокращения.

Определяем рабочий оптимум

Прежде чем начать подбирать кандидатов в увольняемые, работодатель должен ответить сам себе на вопрос, скольких сотрудников и на каких должностях он намерен оставить. Иными словами, штатное расписание должно быть пересмотрено. Работодатель принимает решение и на его основании вносит изменения в действующее до этого штатное расписание.

К СВЕДЕНИЮ! В новом расписании сокращение действительно должно быть реальным. Недопустимо наряду со снижением численности работников или упразднением некоторых должностей вводить вместо них другие, на которые нужно будет назначать других людей.

Руководитель фирмы, составив новое штатное расписание, издает приказ о его утверждении. Это еще не приказ о сокращении штатов и увольнениях, а обязательная предварительная процедура. По какой форме будет составлен этот приказ, большого значения не имеет, важно, чтобы в нем была дата, начиная с которой новое штатное расписание будет считаться действительным. От этой даты работодатель будет отталкиваться, планируя следующие этапы сокращения, в частности, уведомление сотрудников.

Чем руководствоваться при увольнении сотрудника

Руководитель, принимая сложное решение о том, кто останется, а кто будет сокращен, не может руководствоваться своим желанием либо антипатиями. Сокращение предусматривает преимущественное право: это значит, что некоторые сотрудники имеют меньше шансов быть уволенными, чем другие. Рассмотрим факторы, которые влияют на выбор руководителя (ст. 179 ТК РФ).

Квалификация сотрудника. Лица с более высокой квалификацией имеют приоритет.
Производительность труда. Тем, кто лучше выполняет или перевыполняет установленные нормы, имеет меньше или не подвергался административным взысканиям, награждался или поощрялся другим образом, стоит меньше опасаться сокращения, чем сотрудникам с менее радужной репутацией.
Другие приоритеты. Если пункты 1 и 2 у разных сотрудников примерно равные, руководитель выберет для оставления на работе:
- имеющего 2 или более отпрысков или других иждивенцев;
- единственного кормильца семьи;
- инвалида боевых действий;
- работника, ранее пострадавшего на предприятии;
- сотрудника, направленного повышать квалификацию.
Льготные категории. При прочих равных преимущественное право окажется на стороне сотрудников-«чернобыльцев» (пп.7 п.1 ст.14 Закона «О социальной защите» от 15.05.1991 г.), лиц, пострадавших от испытаний в Семипалатинске (п.10 ст.2 ФЗ №2 от 10.01.2002 г.), а также Героев СССР и России и полных орденоносцев Славы (п.1 ст.8 Закона № 4301-1 от 15.01.1993 г.)

Сравнительный анализ всех этих пунктов должен быть отражен в личных делах каждого кандидата на увольнение.

Кого нельзя сокращать

Некоторые категории сотрудники не могут быть уволены по этому основанию. П.2 ст.81 ТК РФ не может быть применен к:

находящимся на больничном (ч.6 ст.81 ТК);
женщинам в «интересном» положении (ст. 261 ТК);
матерям малышей до 3 лет;
мамам-одиночкам, если их детям меньше 14, а детям-инвалидам – 18 лет;
лицам, на чьем попечении находится ребенок без матери;
членам профсоюзной организации (п.2, 3, 5 ст.81 ТК).

ВАЖНО! Работники из этих категорий, попавшие под неправомерное сокращение, легко восстанавливаются через суд, доставляя работодателю массу неприятностей.

Тревожные новости, сообщенные вовремя

«Счастливчики», которыми работодатель решил пожертвовать для уменьшения штата, должны узнать об этом заблаговременно. В течение 2 месяцев у сотрудников будет на руках письменное уведомление о грядущей «свободе». В получении данного уведомления сотрудники, которые скоро станут бывшими, должны расписаться.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не противоречит процедуре только вручение извещения под роспись. Устные объявления, переговоры, помещение информации на стенде и т.п. способы юридической силы не имеют: в случае оспаривания законности сокращения работодатель не сможет доказать, что предупредил сотрудника вовремя.

Сокращение или другая работа

Прежде чем сократить сотрудника, работодатель обязан предложить ему другие должности по его квалификации, если они есть и вакантны. Предлагать их надо вплоть до самого увольнения. Список предложений стоит указать в уведомлении, вручаемом за 2 месяца. Если сотрудник согласен, вместо сокращения последует перевод. Если нет подходящих должностей или согласия сотрудника, увольнение продолжится своим чередом.

Профсоюз в курсе

За те же 2 месяца, что и работников, о предстоящем сокращении нужно уведомить профсоюз (если он действует в организации). Если планируется уволить более 15 человек, срок увеличится до 3 месяцев. При таких масштабных сокращениях предупреждать нужно и Службу занятости.

Компенсируем потерю работы

Данное основание увольнения предусматривает самые большие выплаты освобожденным сотрудникам. Получая запись в трудовую о расторжении трудового договора по сокращению штата сотрудников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ, сотрудник имеет право на:

выходное пособие (еще одна зарплата, вычисленная как средняя сумма за месяц);
после увольнения еще 2 месяца будет начисляться средняя зарплата, если за это время человеку не удастся найти новую работу;
еще один среднемесячный оклад (за третий после увольнения месяц) может быть начислен, если уволенный сотрудник в течение двух недель встал на биржу труда и за эти месяцы еще не трудоустроен;
обычные увольнительные выплаты – начисления за больничные (если они были), компенсация неотгулянных дней отпуска;
дополнительную компенсацию – если работник уходит раньше истечения 2 месяцев после известия о сокращении (сумма будет пропорциональна плате за оставшееся время работы).

Пошаговое руководство работодателю

Подведем итоги: перечислим все процедуры, необходимые для выполнения руководителем при сокращении численности или штата.

Сокращение численности или штата проводилось в учреждениях, проводится и будет проводится. На такие крайние меры по отношению к работникам работодателей толкает множество причин, начиная от реорганизации и финансового кризиса и заканчивая сокращением финансирования той или иной государственной сферы, реформированием систем здравоохранения, образования и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру увольнения сотрудников, расскажем, какие гарантии и компенсации кому полагаются, а кого нельзя сократить. Поскольку процедура сокращения сложная и растянутая во времени, рекомендуем со всей ответственностью подойти к этому делу.

Немного о сокращении

Напомним, что штатным расписанием является организационно-распорядительный документ, которым оформляются структура, штатный состав и штатная численность организации, содержащий перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Процедура сокращения

1. Оформление решения о проведении сокращения. Это самый первый и важный этап сокращения, так как обоснованность принятия решения является одним из критериев законности увольнения по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Именно такое решение дает основание для внесения соответствующих изменений в штатное расписание учреждения и в количество работников.

Новое штатное расписание или изменения в действующем штатном расписании должны предусматривать реальное сокращение численности или штата работников, то есть вместо сокращаемой должности недопустимо одновременное введение в штатное расписание новой аналогичной должности, на которую принимается другой работник. Приведем пример оформления решения.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

10 сентября 2014 г. г. Нижний Новгород

о внесении изменений в штатное расписание

В связи с изменением порядка и объема финансирования, а также изменениями в осуществлении образовательного процесса

учитель начальных классов (1 штатная единица);
дворник (1 штатная единица);
воспитатель ГПД (2 штатных единицы).

3. Начальнику отдела кадров Р. Т. Книжкиной подготовить:

новое штатное расписание для утверждения;
уведомления о предстоящем увольнении для каждого сотрудника;
предложения другой работы, соответствующей квалификации высвобождаемых работников, либо нижеоплачиваемых должностей.

Директор Линейкина Т. Д. Линейкина

С приказом ознакомлены:

Заместитель директора Ручкина, 10.09.2014

Начальник отдела кадров Книжкина, 10.09.2014

2.Определяем преимущественное право на оставление на работе. Согласно ст. 179 ТК РФ преимущественное право на оставление на работе предоставляется лицам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Например, если при сокращении численности в отделе нужно сократить лишь половину специалистов, кого конкретно уволят – как раз и решает комиссия для определения преимущественного права оставления на работе лиц, подлежащих увольнению. Отметим, что комиссия может не создаваться – в таком случае работодатель самостоятельно решает все вопросы, касающиеся сокращения.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается:

семейным – при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию);

лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
лицам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
инвалидам ВОВ и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Отметим, что коллективным договором или отраслевыми соглашениями данный перечень может быть расширен. Например, согласно п. 6.5 Отраслевого соглашения по лесному хозяйству Российской Федерации на 2013 – 2015 годы [1] преимущественное право на оставление на работе дополнительно имеют:

женщины, имеющие детей в возрасте до 8 лет;
работники, имеющих трех и более детей, воспитывающих детей-инвалидов;
одинокие работники, воспитывающие детей в возрасте до 16 лет.

Ну и конечно, нужно помнить о гарантиях беременным и женщинам с детьми, установленных ст. 261 ТК РФ.

Отдельно стоит сказать о сокращении сотрудников, являющихся членами профсоюза. Такое увольнение нужно согласовать с профсоюзным органом. Учет мнения профсоюза осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 373 ТК РФ.

Срок уведомления работника начинает отсчитываться с момента получения им уведомления.

3. Уведомляем работников. В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Отметим, что для некоторых категорий работников установлены иные сроки уведомления. В частности, сезонных работников нужно уведомить о предстоящем увольнении не менее чем за семь календарных дней (ст. 296 ТК РФ), а работников, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, – не менее чем за три календарных дня (ст. 292 ТК РФ).

Уведомление лучше составлять в двух экземплярах, чтобы работник на экземпляре, который останется у работодателя, собственноручно поставил отметку о том, что уведомление получено (пример см. на стр. ). Если работник отказывается получать уведомление об увольнении, рекомендуем зафиксировать данный факт, составив акт.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

от 13.09.2014 продленного дня А. И. Спокойной

[Уведомление о предстоящем сокращении]

Уважаемая Анна Ивановна!

В случае Вашего отказа от перевода на предложенную должность трудовой договор с Вами будет прекращен в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и Вы будете уволены с выплатой выходного пособия в размере среднемесячного заработка.

Директор Линейкина Т. Д. Линейкина

С уведомлением ознакомлена, на перевод согласна. Спокойная А. И., 13.09.2014

Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Так, отраслевыми соглашениями между Общероссийским профессиональным союзом работников государственных учреждений и общественного обслуживания и Генеральной прокуратурой [2] , между Профсоюзом гражданского персонала Вооруженных Сил России и Минобороны [3] , по машиностроительному комплексу [4] на 2014 – 2016 годы определено, что массовым считается увольнение:

50 человек в течение 30 календарных дней;
200 и более человек в течение 60 календарных дней;
500 и более человек в течение 90 календарных дней.

Обратите внимание

За нарушение порядка предоставления информации органам службы занятости работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ.

К сведению

В силу ст. 269 ТК РФ сокращение работников в возрасте до 18 лет допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

5. Предлагаем работнику вакантные должности. Одной из гарантий, предоставляемых работнику при сокращении, является обязательное предложение другой имеющейся в учреждении работы (вакантной должности). Причем предлагать необходимо как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Сделать это можно сразу в уведомлении (как у нас в примере), а можно отдельным документом.

Отметим, что предлагать вакантные должности или другую работу работодатель обязан на протяжении всего срока предупреждения до увольнения. То есть если сотрудника уведомили 13.09.2014, в случае возникновения вакантной должности, например, 25.11.2014 работодатель обязан ее предложить сокращаемому.

К сведению

Если другая работа или вакантная должность отсутствует, об этом также необходимо уведомить работника.

Если работник согласен на предложенные вакансии, необходимо оформить его перевод, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору и издав приказ. Кроме этого, нужно внести запись в трудовую книжку и личную карточку.

6. Издаем приказ об увольнении. Если работник отказался от перевода на другую работу или вакантные должности в организации отсутствовали, то по истечении двух месяцев с момента уведомления работник увольняется. По общему правилу, установленному ст. 84.1 ТК РФ, расторжение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) по форме Т-8 или утвержденной учреждением.

С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа. Если приказ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись.

Обратите внимание

Работник может быть уволен (с письменного согласия) до истечения двухмесячного срока, при этом ему полагается выплатить дополнительную компенсацию в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

записи

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Перед тем, как приступать к самой процедуре, следует уточнить, будет это сокращение численности или все-таки штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовом законодательстве официального разъяснения этих понятий нет. По нашему мнению, основная разница заключается в следующем. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А вот при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.

Алгоритм увольнения работника как при сокращении численности, так и при сокращении штата работников, общий – разберем его пошагово.

Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Приказ о сокращении численности или штата

Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей

Акт об отказе от подписания документа

Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников

Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе

Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).

Шаг 3. Уведомить работника о сокращении

О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности

Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.

Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.

При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).

Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
проект приказа об увольнении работников организации;
проект штатного расписания организации.

Шаг 6. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)

Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 9. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)

Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).

В "Основании прекращения трудового договора (увольнения)" нужно прописать причину увольнения: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

В строке "Дата увольнения" – указать последний день работы.

Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.

После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.

Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаг 11. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Шаг 12. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

порядковый номер записи;
дата увольнения;
причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации";
наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках").

Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Последняя актуализация: 15 марта 2017 г.

Документы по теме:

Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?

Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.

Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.

Любые изменения, происходящие в организации, должны иметь документальное подтверждение. Важнейшей категорией являются распоряжения, составленные руководителем и являющиеся локальными нормативами, регулирующими деятельность предприятия.

Ряд приказов, например, о реструктуризации подразделения или сокращении должности в штатном расписании (штата), должны составляться с повышенной точностью, поэтому иногда возникает необходимость в привлечении юридического консультанта.

Порядок сокращения должности в штатном расписании

Решение о необходимости сокращения штата принимает руководитель или группа учредителей после экономического обоснования эффективности такого мероприятия.

Нельзя сократить из штата беременных, ухаживающих за ребенком младше трех лет и родителей несовершеннолетних детей с инвалидностью.

В иных случаях сокращение работника осуществляется по установленному порядку, закрепленному в статьях 180 и 261 ТК РФ.

Процесс можно разделить на несколько этапов.

Для аргументации решения о сокращении должностей основание должно быть оформлено в письменном виде.
Далее порядок подразумевает оповещение профсоюзного органа (если он присутствует).
Предприятие обязано выпустить приказ о грядущем изменении штата и удалении должностей из штатного расписания, с которым должны быть ознакомлены все лица, которые подлежат сокращению. Ознакомление проводится под роспись.
Если какой-либо сотрудник отказывается ставить личную подпись на документе, сведения о таком умышленном нарушении порядка необходимо отражать при дальнейшем рассмотрении дел.
Окончательный этап – итоговый расчет с сотрудниками. Работодатель обязан полностью выплатить зарплату, премии и социальные надбавки, выходные пособия.
Завершается процесс возвращением работникам личных дел, трудовых книжек и прочих кадровых документов.

Порядок сокращения должности должен контролироваться руководителем предприятия. Он же обязан заверять приказ.

Процесс изготовления «макета» приказа чаще возлагается на работников отдела кадров, юридических консультантов или заместителей руководителя в небольших организациях (в исключительных случаях составлять приказ может секретарь).

Как оформить приказ?

Не существует единой формы, по которой нужно оформлять распоряжение, но оно должен составляться по правилам делопроизводства и содержать ссылки на статьи 84, 180 и 261 ТК РФ.

Каждая организация имеет право выпустить локальный акт и урегулировать процесс создания приказа о сокращении в штатном расписании.

Примерная структура представляет собой следующее:

В шапке следует указать полное наименование организации, ее правовой статус, название приказа с уникальным номером, дату и место составления документа.
Основная часть состоит из двух компонентов. Первый заключается в доказательстве необходимости провести сокращение штата – здесь можно указать номер решения учредителей, решения о ликвидации структурных подразделений и прочее.
Второй абзац основной части должен начинаться с фразы «Приказываю…» и отражать всю необходимую информацию о грядущем сокращении штата: указывается дата, должности, сокращаемые лица. Здесь же нужно обозначить распоряжения о срочности подготовки уведомлений, оповещения центра занятости и подготовки приказов об увольнении на каждого сотрудника в индивидуальном порядке.
Ниже указываются фамилии лиц, ответственных за правильность исполнения. Чаще всего контролирующими назначают начальника отдела кадров и главного бухгалтера. Ответственные должны поставить личные подписи с расшифровкой, подтверждая тем самым, что ознакомлены с принятым решением. После подписи руководителя печать ставится только в том случае, если ее использование закреплено в практике компании.

Данный акт должен храниться в отделе кадров в специальном журнале для того, чтобы упростить подготовку отчетности в случае необходимости, а также для упрощения и оптимизации документооборота в организации.

Сотрудник, чья должность была сокращена, имеет право в течение календарного месяца оспорить решение согласно статьям 392 ТК и 24, 28, 29 ГК РФ.

По закону работник может потребовать выходное пособие, если ему его не дали, получить средний заработок за простой или признать сокращение незаконным, если он входит в одну из льготных категорий работников.

Выводы

Перед сокращением штатного расписания работодатель обязан аргументировать необходимость данной процедуры. Руководство обязано поручить работникам отдела кадров составление приказа о сокращаемых должностей.

Распоряжение не имеет типовой формы, но должно включать ссылки на трудовое законодательство РФ.

Работники должны ознакомиться с приказом под роспись.

После вступления в силу документ хранится на предприятии в специальном журнале.

Сотрудник вправе оспорить увольнение, если это предусмотрено Трудовым и гражданским кодексами РФ.

Наниматель может расторгнуть трудовой договор в случае сокращения штата организации (ст.42 ТК РФ). Это очень распространенный вид прекращения трудовых отношений с сотрудниками, сохранение которых в штате организации по каким-либо причинам нецелесообразно. Сокращением штата организации является полное исключение некоторых должностей из рабочего штатного расписания.

Способ этот довольно затратный в финансовом и временном отношении, но кадровые службы часто прибегают к нему, так как он удовлетворяет интересы работодателя и работника.

Как зафиксировать изменения?

Зафиксировать кадровые изменения можно двумя методами:

Подготовить распоряжение, утверждающее введение нового штатного документа.
Выпустить приказ о внесении поправок в существующее расписание.

Унифицированной формы таких приказов не существует и кадровая служба работодателя самостоятельно их разрабатывает.

Регламент внесения изменений, которые необходимо отобразить в штатном расписании, прямо зависит от их количества. При обширном количестве кадровых перемен, касающихся не только должностей, но и структурных подразделений, лучше создать новое расписание. Если же перемены единичные, лучше будет внести изменения в действующий штатный документ.

О том, как оформить приказ об изменении в штатном расписании, можно узнать в нашей статье.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание — это внутренний нормативный документ фирмы, который показывает структуру, состав и численность персонала. В нем обязательно указывается и размер зарплаты (оклад) сотрудника в зависимости от того, какую должность он занимает. Форма составления — унифицированная, но она носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер. Сведения, содержащиеся в бумаге:

Название структурных подразделений.
Наименование профессий, должностей.
Численность штатных единиц.
Размер зарплаты для каждой должности.
Наличие и размер надбавки (если она предусмотрена).
Другая информация.

Составлять штатное расписание может любой сотрудник компании, на которого руководитель возложит эту обязанность: директор фирмы, специалист отдела кадров, главный бухгалтер.

Если приходится вывести какие-то единицы из штата, как обосновать их исключение?

Руководство организации на свое усмотрение определяет штатную численность и состав должностей в структуре организации. Законодательство не обязывает обосновывать причину сокращения. Но в случае судебного разбирательства большим плюсом для работодателя будут представленные доказательства необходимости увольнения работников.

ВАЖНО! В статье 394 ТК РФ есть указание, что если увольнение работника будет признано незаконным, он восстанавливается на прежней работе с выплатой за вынужденный прогул среднего заработка.

Восстановление уволенного сотрудника возможно даже при совершении технических ошибок в оформлении документации.

Основаниями для того, чтобы упразднить должность, могут быть:

Общая экономическая и финансовая ситуация, когда спрос на продукцию падает из-за снижения покупательной способности.

Вполне достаточно будет ограничиться, например, такой записью в приказе: «В связи со снижением спроса на продукцию и необходимостью проведения оптимизации в организации, сократить штат работников».

В первую очередь под сокращение (исключение из штатного расписания) должны попадать имеющиеся вакантные должности. Только после этого, занятые конкретными сотрудниками рабочие места сокращаются.

Расшифровка определения

Трудовой кодекс предусматривает несколько вариантов возможного увольнения работника по инициативе руководителя организации (статья 81 ТК России). Наиболее часто применяемое основание для расчета — это систематическое несоблюдение сотрудником дисциплины: постоянные прогулы, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения и аналогичные нарушения. Другими мотивами, которые могут послужить тому, что человек останется без работы, могут выступать:

Для работника более приемлемым вариантом является именно увольнение по сокращению, так как человек при расчете получит компенсацию от нанимателя (статья 178 ТК России).

Порядок действий по упразднению

Итак, в случае необходимости убрать штатную должность, руководителем издается приказ об изменении действующего расписания, либо создании нового. Приведем порядок действий при штатных изменениях, касающихся увольнения работников:

Перед проведением процедуры сокращения, нужно ознакомиться с Уставом организации, где есть указание на правомочных к принятию таких решений лиц.
Составляется список сокращаемых должностей и сличительная таблица сотрудников, имеющих преимущество при решении вопроса о сокращении (ст. 179 ТК РФ). Анализируя эту таблицу, обращают внимание на опыт работников, уровень квалификации и образования, поощрения и другие характеристики.
Учитывая статью 179 Трудового Кодекса, при равенстве сотрудников по вышеперечисленным факторам, оставляют:
- Работников, без отрыва от работы повышающих свою квалификацию.

Работников с двумя или более иждивенцами.

Следующие категории лиц не подлежат увольнению по причине сокращения должностей:

женщины, числящиеся в отпусках по уходу за детьми (ст.256 ТК РФ);

О порядке действий при сокращении должности, читайте в этой статье.

Исключение специальности из ШР

Если место вакантно

При необходимости, работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ об исключении из штатного расписания должностей. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

В связи с сокращением

В этом случае можно утвердить новое ШР без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, а также издать приказ об исключении из ШР должностей, подлежащих сокращению и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, попадающих под сокращение штата, следует уведомить о происходящем с помощью письменного документа под подпись, за два месяца. Указание на это имеется в ч. 2 ст. 180 ТК РФ. Согласно этому правилу, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не может наступать ранее, чем через два месяца после издания распоряжения.

Приказ об исключении должности из ШР может быть составлен работодателем в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости.

В приказе следует указать:

информацию о проводимом мероприятии;
дату внесения планируемых нововведений,
название подразделения, профессии и ФИО граждан, которых коснется сокращение;
права и гарантии сокращаемых работников

После издания распоряжения работодатель должен ознакомить с ним сокращаемых сотрудников.

Документы, сопровождающие процедуру и их содержание

Важно правильно, без нарушения установленного порядка соблюсти процедуру сокращения работников. Необходимыми документами будут уведомление, служебная записка и приказ. Расскажем подробнее об их составлении.

Уведомление работника, которого собираются сократить

В обязанность работодателя входит предупреждение в письменной форме сотрудника о сокращении. Унифицированная форма этого документа законодательством не предусмотрена, кадровая служба составляет его самостоятельно. Уведомление составляют в двух экземплярах – работодателю и работнику.

ВНИМАНИЕ! В случае отказа сотрудника от подписи уведомления, составляется акт, который нужно подколоть к уведомлению.

Администрация предприятия должна до увольнения работника в письменном виде предлагать ему имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья. По каждому такому предложению необходимо составлять акт.

Закон устанавливает разные сроки для уведомления сокращаемых работников:

Сотрудники, выполняющие работу на основании бессрочного трудового контракта, предупреждаются за 2 месяца до расторжения контракта (ст.180 ТК РФ).
Работающие по срочному договору – за 3 дня ст.292 ТК РФ.
Привлеченные к выполнению работ, имеющих сезонный характер – за 7 дней (ст.296 ТК РФ).

Неправильно оформленное сообщение о прерывании трудовых отношений может вызывать споры и конфликты. Поэтому работодателю нужно учитывать все нюансы при заполнении этого документа.

Служебная записка

При сокращении штата перед нанимателем стоит острая задача выбора сотрудников, с преимущественным правом оставления на рабочем месте. В таком случае руководителем структурного подразделения составляется служебная записка с подтверждением более высокой квалификации и производительностью труда конкретного сотрудника.

Приказ

Кадровая служба издает в таких ситуациях два приказа:

Приказ о сокращении должностей.
Приказ об увольнении работников.

Форма распоряжения о сокращении законодательно не закреплена. Разрабатывается работодателем самостоятельно.

Какие документы нужно выдать

В последний день работы гражданин должен получить заполненную трудовую книжку. Запись будет содержать реквизиты приказа (дату и номер), формулировку увольнения и ссылку на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. С содержанием каждой записи сотрудник знакомится под роспись. Если вручение документа невозможно по причине отсутствия сотрудника, либо при его отказе получить бланк, допускается его направление по почте.

В состав иных документов, которые может получить гражданин, входит расчетный лист, копия приказа об увольнении, справка 2-НДФЛ, а также заверенные копии иных бланков, связанных с трудовой деятельностью. Для получения этих документов нужно подать самостоятельное заявление, а срок его исполнения составит не более 3 дней.

Образец заполнения 2 ндфл

Особенности выплат

Увольнение работника по рассматриваемому обстоятельству предполагает следующие платежи:

Компенсация при увольнении до истечения времени предупреждения о сокращении.

Иногда объективной необходимостью для работодателя становится исключить из штата одного или нескольких работников организации. Способствовать этому могут выступать различные причины. В этих случаях работодатель прибегает к сокращению штата организации, которое помогает оптимизировать рабочий процесс.

Однако следует помнить, что процедура сокращения работников сопряжена со многими психологическими и юридическими трудностями. Необходимо грамотно оформлять все необходимые документы и соблюдать сроки, требуемые законодательством.

Какие выплаты положены

После вручения письменного предупреждения сотрудникам, на предприятии издается приказ по каждой сокращаемой должности. В содержании приказа будет зафиксирована дата прекращения трудовых отношений – она потребуется для правильного расчета причитающих выплат. Для этого приказ передается в бухгалтерию, которая должна рассчитать следующие выплаты:

денежное вознаграждение – исходя из размера оклада по трудовому договору, с учетом гарантированных надбавок и доплат;
выплаты стимулирующего характера, предусмотренные трудовым соглашением и локальными актами;
компенсации и надбавки за работу в РКС и МКС;
отпускные, либо денежную компенсацию за неиспользованные дни отдыха;
выходное пособие в размере среднемесячного заработка;
выплаты по больничным листам, которые сотрудник представил до момента увольнения, либо в течение 30 дней после ухода с работы;
компенсацию среднего заработка за первый месяц после увольнения (эта выплата выдается непосредственно при увольнении на основании отдельного заявления).

Обратите внимание! Состав выплат может быть существенно шире, в зависимости от сферы деятельности учреждения и содержания локальных актов. Например, при сокращении должностей в МВД сотрудники смогут дополнительно получить до 7 окладов денежного содержания.

Расчет денежного вознаграждения и отпускных проходит по стандартным правилам. Для начисления выходного пособия принимается во внимание средний заработок специалиста за последние 12 месяцев работы в компании. Если этот промежуток времени не достиг одного года, используется пропорциональное соотношение. Аналогичным образом будет рассчитана компенсация для сохранения заработка на 2 или 3 месяца после увольнения.

При удержании НДФЛ также применяется специальное правило. Выходное пособие не облагается налогом, в отличие от остальных видов выплат. Также со всех начисленных сумм, кроме выходного пособия, будет происходить удержание по исполнительным листам.

Когда гражданин сможет получить указанные выплаты? Работодатель обязан это сделать не позднее последнего дня работы, в противном случае за каждый день просрочки будет начисляться неустойка. Выдать начисленные суммы можно в наличной форме через кассу предприятия, либо путем перечисления на банковскую карту.

Для получения компенсации среднего заработка да второй и третий месяцы после увольнения гражданину нужно подать заявление. Такая компенсация будет выплачена, если бывший сотрудник не нашел новую работу и состоит на учете в службе занятости. Для подтверждения этого факта представляется справка о статусе безработного.

Читайте по теме: Как рассчитать выплаты за неиспользованный отпуск при увольнении по сокращению штата

Читайте также: