Как отразить в штатном расписании совмещение должностей

Опубликовано: 02.10.2024

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах.

Совмещение должностей часто становится неизбежным для замены важного сотрудника, ушедшего в отпуск, в особенности — в декретный. Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Как правильно оформить совмещение?

Совмещение: правовой статус

Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Какие должности можно совмещать?

Ограничения на возможности совмещения должностей налагаются другими условиями. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов (например, медицинского допуска).

Срок совмещения

Пошаговая инструкция

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия:

должность должна присутствовать в штатном расписании;
должность должна быть вакантной.

Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника».

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами:

С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов.
С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры:

Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
Срок выполнения дополнительной работы.
Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе.

Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов:

Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения).
Срок выполнения дополнительной работы.
Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу.
Особые условия (если требуются).

Оплата дополнительной работы

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. В. А. обратилась в суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью [данные изъяты] о взыскании доплаты за совмещение должностей, признании увольнения незаконным и компенсации морального вреда.

Истица работала в компании в должности менеджера. Наряду с работой, определенной трудовым договором, ответчиком ей была поручена дополнительная работа по другой профессии — кассира-операциониста. В общей сложности в ноябре-декабре 2011 года истица проработала на условиях совмещения 13 дней. Ей была положена доплата в размере 3 900 руб., однако указанные денежные средства ей ответчиком выплачены не были. Более того, под давление руководства она была вынуждена написать заявление на увольнение по собственному желанию.

Суд не удовлетворил требования истицы в части признания увольнения незаконным: каких-либо доказательств того, что это заявление было написано ею под давлением и по принуждению руководства ответчика, она не предоставила. В подтверждение же факта работы на условиях совмещения должностей истицей были представлены графики работы сотрудников приемки заказов за ноябрь и декабрь 2011 года, где согласно объяснениям истца время работы на условиях совмещения должностей менеджера и кассира-операциониста обозначено условным обозначением "НК". Также истица представила суду письменные доказательства, в том числе дополнительное соглашение к трудовому договору. Суд счел требования истицы о взыскании с ответчика доплаты за работу на условиях совмещения должностей подлежащими удовлетворению».

Решение Таганского районного суда г. Москвы от 17.07.2012 по делу № 2-1309/12

Примеры судебной практики предоставлены порталом РосПравосудие .

Оплата может быть установлена как в абсолютных, так и в относительных единицах. Например — 6 000 руб. в месяц или 40% от оклада работника в соответствии со штатным расписанием.

В соответствии со статьей 129 ТК РФ дополнительная оплата за совмещение должностей является заработной платой. Значит, в ее отношении применяются надбавки компенсационного характера. Например, за работу в районах Крайнего Севера (статьи 315-317 ТК РФ) или за работу вахтовым методом (статья 302 ТК РФ). Необходимость в начислении коэффициентов к доплате за совмещение подтверждается судебной практикой.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА:

«Б. Н. А. обратилась в суд с иском к своему работодателю о взыскании доплаты за совмещение должности. В обоснование заявленных требований истица указала, что с 07.12.2009 работает в компании ответчика в должности [данные изъяты]. С 01.03.2011 на нее с ее согласия были возложены дополнительные обязанности по вакантной должности [данные изъяты] с установлением доплаты в размере 4100 руб. Указанная компенсационная доплата в соответствии со ст.129 ТК РФ является заработной платой, на которую согласно Приказу МО РФ от 10.11.2008 № 555 подлежат начислению процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и районный коэффициент.

Ответчик же утверждал, что в приказах были указаны конкретные суммы доплат, применение к ним надбавки за работу в районах Крайнего Севера и районного коэффициента не предусматривалось.

Суд напомнил, что оплата труда работника за совмещение с учетом положений действующего законодательства, статей 60.2 и 151 ТК РФ, является обязанностью работодателя в силу прямого указания закона об этом. Также, в соответствии со ст. 315,316 и 317 ТК РФ, оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате. Суммы указанных расходов относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Исходя из этого, суд удовлетворил требования истца в полном объеме».

Решение Североморского городского суда от 10.01.2012 по делу № 2-1952/2011

Штатное расписание должно отражать не только все структурные подразделения организации, но и все должности. Однако исполнять трудовые обязанности работник может как по основному месту работы, так и в порядке совмещения. Как именно нужно отражать совместителей в штатном расписании?

В нашей статье вы узнаете о том, как отразить совмещение должностей и как удалить сотрудника из штатного расписания, а так же о том, как отразить в документах позиции оклада и ставки.

Законодательные нормы о совместительстве

Здесь следует руководствоваться следующим:

В штатном расписании должны отражаться все должности, фактически существующие в компании, по которым заключаются трудовые договора.
Штатное расписание – это не «расстановка», в нём указываются только профессии, а не люди, их занимающие. Поэтому даже если какая-то должность занята совместителем, она всё равно должна быть указана.
Для целей штатного расписания неважно, является ли человек внешним или внутренним совместителем. Главное, чтобы он занимал должность (хотя бы и в условиях неполного времени), и с ним был заключён трудовой договор.

Таким образом, можно сделать вывод: если совместитель занят именно как сотрудник (а не, скажем, как ИП, оказывающий организации услуги по договору, предусмотренному ГК РФ) – его рабочее место должно быть указано в штатном расписании.

Дробить или не дробить единицы штата?

Однако с указанием в расписании совместителей возникает другая проблема: сколько ставок по ним указывать? Дело в том, что ст. 284 ТК РФ указывает, что при совмещении нельзя, чтобы сотрудник был занят более 4 часов в день либо больше 16 часов в рабочую 40-часовую неделю. При этом ст. 22 того же кодекса требует равной оплаты за равный труд. Как в таком случае указывать ставку в штатном расписании, если она закрывается именно совместителем?

Решая этот вопрос, следует воспользоваться нормами постановления Госкомстата РФ №1 от 25.01.2004 г., которым были утверждены первичные формы по учёту труда. Хотя этот нормативный акт с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» перестал быть обязательным, однако формы до сих пор применяются – а значит, можно учитывать и разъяснения, данные Госкомстатом по заполнению форм.

Относительно бланка формы № Т-3, утверждённой для штатного расписания, даётся разъяснение:

В графе 4 указывается количество единиц по соответствующей профессии.
Если единица занята не полностью (в частности, по совместительству) – в графе может стоять нецелое число: 0,25, 0,5 или аналогичное.
Если одинаковых ставок несколько, число единиц может быть нецелым, но больше единицы.

Последнее на практике означает следующее: если в организации, например, требуются два бухгалтера, и одну ставку занимает обычный бухгалтер, а вторую по совместительству сам главбух – то в штатном расписании может быть указано количество штатных единиц 1,5. Однако это не единственный вариант.

При необходимости в расписании может стоять указание на полную единицу. Если при этом она занята совместителем, работающим неполный день, то об этом достаточно сделать указание:

В примечаниях к соответствующей строке штатного расписания.
В трудовом договоре, заключённом относительно совмещаемой должности.

Однако при этом не стоит забывать: если в штате стоит целая должность, а реально человек занят на ней на полставки – в компании образуется 0,5 вакансии, о которой нужно ежемесячно информировать местную службу занятости. Тем не менее, указание полной единицы имеет свои плюсы: если совместитель уволится, а на его место будет принят человек на полную ставку – не придётся вносить изменения в штатное расписание, достаточно лишь подписать трудовой договор.

Как отразить совмещение должностей в ШР?

Несмотря на указание, сделанное в постановлении Госкомстата, вопрос о том, как правильно отражать совмещение, до сих пор волнует многих кадровиков. Существуют два возможных решения:

Указывается дробное число штатных единиц.
Единица указывается полностью, но в примечаниях ставится отметка, что работа выполняется по совместительству. В этом случае в трудовом договоре совместителя указывается, что оплата идёт исходя из оклада, но пропорционально отработанному времени.

А теперь рассмотрим на примерах, как именно это выглядит в штатном расписании.

Как указывать в документе следующие позиции?

Должности

Относительно описания должностей, занятых совместителями, особых требований нет. Достаточно просто указать:

Структурное подразделение.
Название должности.

В этом случае вполне возможно принятие на работу нового сотрудника, для которого вакансия, которую занимал внутренний совместитель, будет основным местом работы.

Ставки

Термин «ставка» в трудовом законодательстве не определён. Однако исходя из практики можно сделать следующий вывод: под ставкой понимается отношение фактически отрабатываемых сотрудников часов к нормальной продолжительности рабочего дня по данной должности. Исходя из этого и можно вести разговоры о «работе на полставки», о дробных ставках и т. д.

В штатном расписании, оформленном по форме Т-3, под ставкой понимается количество штатных единиц. Именно из-за того, что совместитель (внутренний или внешний) выполняет обязанности не полный рабочий день, число единиц может быть дробным.

Выглядеть это может, например, следующим образом:

Структурное подразделение		Должность	Кол-во штатных единиц	Оклад, руб.	Надбавка, руб.	Всего, руб	Примечание
Название	Код	Должность	Кол-во штатных единиц	Оклад, руб.	Надбавка, руб.	Всего, руб	Примечание
Отдел кадров	04	Начальник отдела	1	30 000	5000	35000
Инспектор по кадрам	2	20000	40000
Табельщик	0,5	20000	10000

Оклад

Размер оплаты труда для совместителей устанавливаться может следующими способами, предусмотренными ст. 129 ТК РФ:

Тарифная ставка – оплата за выполнение работ определённой сложности, без учёта надбавок, компенсаций и премий. Ставка меняется в зависимости от того, какой квалификационный разряд имеет работник.
Оклад – размер оплаты за выполнение определённой работы в течение месяца. В отличие от тарифной ставки, оклад не нормируется и не связан с официально подтверждённой квалификацией сотрудника, он устанавливается работодателем самостоятельно. Именно поэтому он в основном применяется в коммерческих организациях.
Должностной оклад – оплата для работника муниципального или государственного учреждения. Он тоже указывается без учёта дополнительных выплат.

Сами же премии, доплаты или компенсации указываются в штатном расписании для любого сотрудника (в том числе и совместителя) лишь в одном случае – если они выплачиваются регулярно. Разовые выплаты и материальная помощь в штатном расписании не отражаются.

Как удалить сотрудника из ШР?

При совмещении с работником заключается трудовой договор. Следовательно, в тех случаях, когда его необходимо убрать из штатного расписания, делать это необходимо в том же порядке, как и при расторжении трудового договора по основному месту работы.

Однако помимо оснований для увольнения, предусмотренных ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон, собственное желание, истечение срока и т. д.), для совместителей действует дополнительная норма. Согласно ст. 288 ТК РФ совместитель может быть уволен в том случае, если на его место принимается сотрудник, для которого такая работа будет основной.

После того, как ставка освободилась, её можно убирать из штатного расписания. Делается это в следующем порядке:

Руководитель организации даёт указание внести изменения в документы.
Кадровая служба или другие уполномоченные специалисты готовят новое штатное расписание или приложение к действующему.
Подготовленный проект утверждается письменным распоряжением руководителя (как утвердить ШР на год?).

Заключение

Как и любые другие сотрудники, совместители должны быть отражены в штатном расписании. И хотя способы отображения могут различаться, совсем обойтись без их указания нельзя. При указании и исключении их должностей из расписания действуют те же правила, что и для сотрудников, занятых по основному месту работы.

Приказ о совмещении должностей – документ, фиксирующий выполнение одним работником функционала другого. К такой бумаге работодатели прибегают в ряде случаев, для того чтобы один из сотрудников, помимо своей основной деятельности, выполнял обязанности коллеги.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Не нужно путать совмещение и совместительство

Совместительство является более широким понятием. Оно предполагает выполнение разных задач в разное время. То есть ответственный сотрудник работает на одном из мест и выполняет только один пакет задач. А потом, когда рабочее время закончилось, он приступает к выполнению обязанностей по следующей должности. Причем при совместительстве можно работать в разных организациях.

Другое дело – совмещение должностей. Здесь обязательным условием является один руководитель и одна организация. Также возможно переключение в одно и то же время по необходимости с функции одного работника на функции другого.

Словом, при выходе приказа о совмещении должностей в большинстве случаев нет речи о существенном увеличении времени, проводимом на рабочем месте. Скорее, здесь имеется в виду увеличение зоны ответственности отдельно взятого сотрудника. Конечно, увеличение объема работы должно значительно сказаться на интенсивности исполнения обязанностей сотрудником.

В каких случаях должности совмещают

Чаще всего работодатель прибегает к такой мере временно. Если, например, хочет «дождаться» основного сотрудника из отпуска и поэтому не видит смысла в найме нового. Либо на рынке труда не находится подходящей кандидатуры, а уже нанятый работник желает попробовать себя на новой должности.

Внимание! Условия совмещения бывают разные. Единственное, в чем стоит убедиться перед подписанием приказа, – так это в том, что принятое решение не скажется на общей эффективности компании.

Кто может подойти для совмещения

Рядовой случай – это совмещение должностей в рамках одной категории. Но бывает, что сотрудник с одними должностными инструкциями и задачами желает выполнять диаметрально противоположные. Законом не запрещено и такое совмещение. Главное, чтобы кандидатура отвечала необходимым требованиям, в том числе квалификационным, медицинским, обладала необходимыми знаниями, умениями или показывала потенциал для их развития. Соглашаются выпустить приказ о совмещении должностей на неготового работника только крайне недальновидные руководители.

Основные составляющие элементы приказа

Особой унифицированной формы для подобного рода документов нет, так как в каждой организации есть своя специфика. Ее необходимо учитывать в содержании. Однако есть данные, без упоминания которых приказ не имеет должной юридической силы или может быть оспорен в судебной инстанции. К ним относятся:

Полное наименование организации. Оно всегда должно располагаться в верхней части, посередине листа.
Номер приказа. Он потом заносится в журнал приказов по кадровым вопросам.
Дата принятия (подписания) документа.
Город, в котором подписывается документ.
Мотивация руководителя. В официальном стиле описывается, что побудило руководство прибегнуть к совмещению нескольких должностей одним сотрудником. Желательно на каждого такого совмещающего должности лица составлять отдельный приказ.
Ссылка на 151 статью Трудового кодекса. В ней говорится о таком праве работодателя.

Вся эта информация относится к основной, но не имеет прямого отношения к тому, что конкретно принимается. Вся суть заключена в нескольких пунктах приказа о совмещении должностей. Они обязательно должны информировать читающего о:

ФИО работника, который принимает на себя дополнительный функции.
Дате начала совмещения должностей работником.
При наличии – дате окончания. Может быть указана не дата, а событие, в связи с которым такое совмещение завершается. Например, «до назначения нового секретаря» или «до выхода из отпуска по уходу за ребенком Ивановой А.А.».
Размере доплаты за совмещение. Обычно она составляет 40-50% от оклада.
Том, кто обязан проинформировать работника о том, что он совмещает чьи-либо обязанности.

В качестве дополнительной ссылки могут быть расположены данные о дополнении к трудовому договору. Без такого дополнения сотрудник не может приступить к совмещению обязанностей.

В самом конце приказа располагается подпись руководителя и того сотрудника, который принимает факт совмещения своей должности с чьей-то другой. Также при наличии упоминания главного бухгалтера, кадровика или других специалистов (если их обязывают соблюдать, учитывать, информировать и пр.), их подписи также обязательны.

Нюансы

Полностью новые обязанности сотрудника описываются в дополнении к трудовому договору. Но если на совмещаемой должности лежит какая-либо материальная ответственность, то берущий совмещение сотрудник обязан подписать договор о полной материальной ответственности. Ссылка на него тоже может присутствовать в приказе.

По закону любая сторона вправе прекратить совмещение, уведомив другую в письменной форме минимум за три рабочих дня.

Если в приказе говорится о вновь нанимаемом сотруднике сразу на две должности, то ссылка внизу должна быть не на дополнительное соглашение к трудовому договору, а на сам трудовой договор.

Один человек может совмещать любое количество должностей. Каждая организация решает вопрос распределения служебных обязанностей самостоятельно.

Работодатель обязан доплачивать за совмещение. Исключительная ситуация – когда в должностной инструкции четко прописан пункт о том, что в обязанности работника входит выполнение обязанностей коллеги. Сумма доплаты оговаривается в приказе о совмещении должностей отдельно, облагается налогами и зависит от объема выполняемой работы, а также от других факторов, учитываемых работодателем.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Согласно пункту 2 статьи 60 ТК РФ работа по совмещению – это исполнение сотрудником в одной организации своих прямых обязанностей параллельно с дополнительными. Для оформления временного статуса и функций работника руководитель предприятия издает отдельный приказ или допсоглашение к трудовому договору гражданина.

Чем совмещение отличается от совместительства

Эти понятия идентичны в том, что подразумевают одновременное выполнение неосновных функций и прописанных в трудовом договоре. Отличия заключаются в их форме и юридической стороне.

Совмещение предполагает следующее:

повышение объема труда на одном рабочем месте;
выполнение задач другого сотрудника такой же специальности по причине его временного отсутствия;
полноценное сочетание должностей.

Сравнительная характеристика понятий отражена в таблице.

Совместительство	Совмещение
Периоды исполнения работ:
в свободное от основных обязанностей время	параллельно с главными функциями
Трудоустройство:
согласно статье 282 ТК РФ требуется отдельное соглашение, так как гражданин устраивается на другую, дополнительную работу	оформление посредством распоряжения или допсоглашения
Рабочее время:
не более 4 часов в сутки и 120 в течение календарного года	в основное рабочее время
Размер доплаты:
рассчитывается исходя из количества отработанного времени, произведенного объема и т. д.	согласно нормам ст. 151 ТК РФ

Правила оформления совмещения должностей

При подготовке приказа о совмещении нужно удостовериться, что дополнительная должность:

отражена в штатном расписании организации;
не занята другим работником, для которого ее функции основные.

Для сочетания обязанностей требуется согласие сотрудника. Возможны два варианта:

работник составляет документ и передает руководителю;

работодатель издает приказ, в котором сотрудник расписывается, подтверждая тем самым свое согласие.

Основанием для приказа является принятие дополнительных условий к трудовому договору. В нем указывается следующая информация:

тип нагрузки;
срок действия;
список возлагаемых обязательств;
метод расчета и начисления оплаты труда.

ВАЖНО! В некоторых случаях от сотрудника дополнительно потребуется документ, подтверждающий наличие необходимого разряда, квалификации, допуска к предполагаемым обязанностям.

Приказ о совмещении должностей

Издавать распоряжение разрешается как в письменной, так и в электронной форме. Во втором случае подписи участвующих сторон должны проставляться собственноручно их владельцами.

Правила оформления

Независимо от используемого бланка в распоряжении должны указываться следующие сведения:

регистрационный номер бланка;
полное наименование компании с указанием формы;
Ф.И.О. работника;
вид деятельности;
наименование должности;
перечень возлагаемых трудовых обязательств;
срок действия;
условия оплаты;
дата составления.

Перед регистрацией документа сотрудник должен быть ознакомлен с его содержанием под подпись.

Как снять совмещение должностей

Прекращение выполнения дополнительных обязанностей может произойти в следующих случаях:

по желанию работника;
по инициативе руководителя;
если срок действия соглашения подошел к концу.

В первом случае гражданин пишет в свободной форме заявление, в котором должна содержаться следующая информация:

название документа;
наименование организации;
Ф.И.О. составителя и должностного лица, на имя которого подается;
просьба о прекращении работы;
собственноручная подпись;
дата составления.

ВАЖНО! Заявление подается руководителю не позднее чем за три дня до предполагаемой даты окончания совмещения. Если срок не соблюден, придется дополнительно отработать установленный законом период.

Если инициатором выступает руководитель, то он издает приказ о завершении совмещения. В нем указываются:

название предприятия;
дата составления;
срок окончания трудовых обязательств совместителя;
основание, по которому издается документ;
подпись руководителя и лица, ответственного за исполнение распоряжения.

По окончании срока действия соглашения издавать приказ о завершении работы совместителя не нужно.

Образец приказа об отмене совмещения

Для этого документа не предусмотрено универсального бланка. Руководитель вправе издавать его в свободной форме.

Типовой образец приказа о прекращении совмещения должностей:

Независимо от того, используется ли свободная форма или применяется бланк организации, составленный приказ должен отвечать правилам оформления официальной документации.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Читайте также: