Как справляется с работой как выполняет план по сравнению с рабочими аналогичных профессий

Опубликовано: 03.10.2024

Для хорошей работы руководителю необходимо сформировать постоянный штат, эффективность и компетенции которого способствуют успешности бизнеса. Для этого нужно проанализировать деятельность подчиненных, выделить перспективных работников и составить для них персональный план профессионального развития.

Главная уникальность составления такой программы — обоюдная выгода, как для компании, так и для специалиста, поскольку при его разработке учитываются все потребности обеих сторон.

Что такое индивидуальный план развития сотрудника?

Это пошаговая программа, в которую включены обучающие курсы, семинары, дополнительное образование и изучение профессиональной литературы. В нем же предусмотрена и мотивация за выполнение (премия, диплом, повышение).

Программа индивидуального развития сотрудника может быть сформирована для любого работника в организации, включая руководителей высшего ранга.

Компания выбирает одну из моделей, в которой отображается, кто именно должен пройти повышение квалификации для улучшения продуктивности организации:

ИПР для всех, независимо от занимаемой должности. Работа команды как единого организма, где существенен вклад каждого.
Программа обучения для кандидатов на высокие должности. Сложность и цена разработки эффективной схемы, что окупаемо для кадров с высоким потенциалом.
Прокачка руководящего состава. Эффективность бизнес-процессов и деятельности компании зависит от квалификации и умений лидера.

Цель составления ИПР

План необходим, чтобы упорядочить обучение, сделать его равномерным, а не хаотичным.

профессиональное повышение квалификации персонала;
модернизация и рост фирмы;
оптимизация бизнес-процессов;
получение новой должности;
увеличение лояльности команды к руководителю;
анализ достоинств и слабых сторон;
уменьшение зависимости коллектива от лидера, навыки самоорганизации;
создание эффективных моделей работы фирмы;
расстановка приоритетов;
получение квалифицированных кадров.

Выявить необходимые цели для создания ИПР можно с помощью методики SMART, отвечающей критериям:

Конкретность — точное формирование навыков, которые вы хотите видеть у подчиненных;
Измеримость — конкретные показатели для отслеживания прогресса;
Достижимость — реальные цели с прописанными этапами их выполнения;
Важность— актуальность для предприятия и сотрудника;
Четкие сроки — ограниченное время выполнения программы, разделение на этапы.

Преимущества ИПР

Разработка планов профессионального развития помогут сформировать единую команду, заинтересованную в расширении предприятия и отстаиванию интересов руководителя.

Зачем ИПР для работодателя?

мотивация подчиненных для приобретения новых знаний;
определение задач и стратегии продвижения фирмы, учитывая компетенции персонала;
демонстрация важности обучения и статуса подчиненного;
внедрение теоретических навыков в практическую работу предприятия.

Зачем ИПР сотруднику?

личностный и профессиональный рост;
обретение новых знаний, используя ресурсы компании;
повышение собственной ценности в составе команды;
хорошие отношения с работодателем;
расставление приоритетов и четкий порядок действий;
повышение и увеличение заработной платы;
премии, грамоты и т.д.

Как подготовить ИПР?

Подготовка индивидуального плана развития требует глубокого анализа текущего состояния компании, стратегии продвижения и навыков штатных работников.

На первом этапе нужно определить текущее положение дел, перспективы и векторы деятельности. Обозначить закрыты ли все потребности на текущий момент и соответствует ли персонал выполняемым ролям. Это поможет выявить слабые стороны и выбрать правильную точку отсчета.

Подготовка целей — второй этап создания программы, на котором идет в ход методика SMART. Этот шаг необходим для создания полноценного личного проекта, а не хаотичного обучения.

Следующим этапом определите возможности и ресурсы предприятия, выделите статью бюджета на обучение и проанализируйте, какие навыки может получить сотрудник внутри коллектива, используя доступ к бизнес-литературе и опыт других членов команды.

Перед подробной разработкой индивидуального плана развития обсудите его с менеджерами. Узнайте их видение ситуации и получите обратную связь по интересующим кадрам. Составьте список тех, кто может помочь с обучением, обеспечить контроль и внедрение в практику.

ИПР должен быть гибким и корректироваться в течение времени, в зависимости от успешности ее прохождения.

Основное содержание плана

Структура программы индивидуальна и учитывает потребности сотрудника и организации. Однако можно выделить перечень из основных элементов:

анкетные данные — ФИО, должность, период;
стратегия — распределение всех мероприятий с учетом приоритетов;
задачи и мотивация — актуальные профессиональные задачи, разделенные на этапы, с указанием награды за их решение;
критерии оценки — прописанные условия анализа выполнения целей;
результаты — сформулированные ожидания;
наблюдение — поддерживающие и контролирующие работники, которые будут помогать и оценивать прогресс.
дополнительные комментарии.

В дополнительных комментариях часто указывают возможные сферы развития:

Рабочий процесс — внедрение изменений в привычные процессы;
Спецпроекты — выполнение заданий, требующих повышенной компетенции.
Обмен опытом — сотрудничество с другими специалистами;
Обратная связь — обсуждение собственной работы и полученных знаний с наставником;
Самообучение — самоанализ и обучение в свободное время;
Тренинги — участие в марафонах и курсах.

ИПР в формате карьерограммы учитывает:

мероприятия внешнего и внутреннего обучения;
программа индивидуальных занятий;
получение практического опыта через работу над подходящими проектами;
горизонтальное обучение;
самообучение и выполнение заданий;
получение сертификатов.

Сроки и этапы разработки

Индивидуальный план развития сотрудника должен составляться с обозначением четких временных рамок. Аналитики советуют учитывать особенности каждого подчиненного, но придерживаться примерных сроков:

полгода — новые кадры с низкой квалификацией;
год — опытные работники;
3-5 лет — подготовка кадров на руководящие должности.

Составление ИПР происходит в несколько шагов:

подготовка и формирование схемы действий;
составление таблицы с указанием задач, сроков и мероприятий;
утверждение и корректировка;
ознакомление персонала с программой.

Как составить индивидуальный план развития?

Программа индивидуального развития сотрудника не принесет результата, если будет невыполнимой, к тому же это нанесет удар по репутации руководителя и командным отношениям. Чтобы избежать такого сценария, следует представлять вектор движения и следовать рекомендациям экспертов по составлению ИПР.

Выберите 1-2 направления, чтобы достичь максимальной результативности.
Разработайте полный список мероприятий от получения теоретических знаний до применения их на практике.
Учитывайте персональные качества и скорость усвоения информации каждого работника.
Следите за равномерным распределением нагрузки.
Создайте последовательную программу обучения, используя только один метод для каждого этапа.
Привлеките консультантов и коучей для разработки эффективной системы.

Чтобы этого избежать, учтите главные причины, по которым ИПР не будет работать:

Выбор неправильной компетенции, когда у сотрудника нет рабочей потребности в навыке. Например, креативное мышление не пригодится финансовому аналитику.
Отсутствие логики и конкретики. Без понятных ориентиров не достичь результата.
Недостаток желания у работника достигать конкретного навыка. Чтобы избежать этого, проводите предварительный опрос коллектива, используйте психологические тесты или диагностику по методу Hogan.
Выбранная компетенция не нужна для фирмы и бизнеса в целом.
Замена совершенствования навыков производственными задачами. В таком случае происходит не совершенствование подчиненного, а исполнение его должностных обязанностей.
Нарушение логики образования. Сюда относится недостаточность учебной литературы, отсутствие наставников, тренингов или практического опыта для применения полученных умений.
Превышение лимита теоретических знаний без практического закрепления.
Переизбыток информации, которую должен усвоить сотрудник. Большое количество книг и курсов вызывают отторжение и не позволяет сосредоточиться.
Сверхмалый срок для реализации персональной программы, за который невозможно добиться перемен. Искусственное ускорение процесса не приведет к успеху.

Пример плана индивидуального развития сотрудника

ИПР — это документ, в котором собраны цели и действия, направленные на их достижение. Его можно оформить в виде таблицы с перечислением задач, сроков, методов и ожидаемых результатов, а также графы для оценки прогресса самим сотрудником и контролирующим лицом. Вы можете скачать пример ИПР в интернете, сделать самостоятельно или воспользоваться программным обеспечением, чтобы автоматизировать процесс, что актуально для большого предприятия.

Программа индивидуального развития — это мощный инструмент мотивации и улучшения результативности персонала, который позитивно влияет на настроения коллектива и перспективы бизнеса.

Обратите внимание, что ИПР для разных должностей может содержать одинаковые показатели, однако должен отличаться по глубине (чем выше должность, тем выше ответственность и уровень компетенции). Важно помнить, что не всегда управленцы обладают достаточными навыками, чтобы составлять действенные планы. В этом случае следует привлечь специалистов и коучей, чтобы добиться лучшего эффекта.

История из жизни: Сергей — самый опытный специалист технического отдела. Все самые трудные, «заковыристые» задания поручают ему, потому что никто лучше него не знаком со сложной программой, в которой работает отдел. Но по карьерной лестнице его почти не продвигают. На освободившееся место руководителя отдела в компании, в которой он проработал восемь лет, назначили молодого «выскочку», который пришел сюда всего два года назад. Когда Сергей прямо спросил босса — почему, тот ответил, что Сергея, конечно, очень ценит, но «выскочка» гораздо лучше него выстраивает отношения с людьми, умеет объяснять сложные технические вещи руководителям других отделов простым языком и на первом году работы предложил решение, которое оптимизировало работу всего отдела.

Сергей обиделся. А вместо этого стоило бы прислушаться к начальнику и заняться развитием тех навыков, которые тот назвал. Если представить, что еще лет через пять технологии и программа, с которыми работает компания Сергея, устареют и компания перейдет на совершенно новые, то уникальный опыт Сергея, а сам он как специалист потеряют ценность.

Узкопрофессиональные знания и опыт уже не так ценны в глазах работодателей, как раньше, если они не подкреплены универсальными навыками.

Что такое универсальные, или гибкие навыки

Сегодня, какой бы профессией вы ни обладали, недостаточно один раз освоить нужные узкоспециализированные знания, лет за пять отточить их применение на практике, а дальше просто наращивать репутацию. Всё вокруг стремительно меняется: бизнес-процессы усложняются, потоки информации в любой профессиональной среде растут, привычные подходы к работе и общению между людьми во время работы заменяются новыми, всё, что можно автоматизировать, — автоматизируется.

Если раньше можно было работать по одним и тем же стандартам десятилетиями, привычно выполняя одни и те же функции в рамках своей должности, то сейчас подходы к работе могут сильно измениться не один раз за год.

Работодатели теперь особенно ценят людей, которые легко и без лишних вздохов адаптируются к любым переменам, быстро осваивают новые правила и технологии. Еще ценнее те, кто способен заметить новые полезные тренды раньше других и предложить применять их в работе, не дожидаясь, пока такое указание поступит сверху.

В условиях, когда многие специализированные профессиональные знания быстро устаревают и заменяются новыми, на первый план выходит не обладание этими уникальными знаниями и опытом, а нечто другое. Что же это?

Это базовые навыки, которые важны абсолютно для любой сферы. В английском языке для них устоялся термин soft skills («мягкие навыки»), поэтому у нас их тоже чаще всего называют мягкими или гибкими.

Любая современная рабочая функция — это набор самых необходимых для нее гибких навыков плюс специализированные знания («твердые» навыки или hard skills). Всё чаще бывает, что гибкие навыки выходят на первый план по сравнению со специализированными знаниями, потому что последние быстро устаревают и проще научить им с нуля человека с подходящими гибкими навыками, чем переучивать профессионала, не обладающего нужными навыками.

Гибкие навыки — это, например, логическое и критическое мышление, креативность, умение выстраивать отношения с людьми, адаптивность к изменениям и так далее. Банально? Увы, мало кто обладает нужным «банальным» набором в достаточной степени.

Какие гибкие навыки работодатели ценят уже сейчас и будут ценить еще больше

Согласно докладу Всемирного экономического форума (World Economic Forum) «Будущее рабочих мест», уже к 2020 году десятка самых ценных для работодателей «мягких» навыков будет выглядеть так:

Способность решать комплексные проблемы;
Критическое мышление;
Креативность;
Навык управления людьми;
Навык успешного взаимодействия с людьми;
Эмоциональный интеллект;
Способность делать выводы и принимать решения;
Клиентоориентированность;
Навыки ведения переговоров;
Способность легко и быстро обучаться новому.

В 2018 году hh.ru совместно с компанией Micrоsoft завершили исследование «Качества и навыки работников ХХI века», которое тоже позволило выделить самые перспективные «мягкие» навыки:

Чего требуют современные условия работы	Какие гибкие навыки для этого нужны
Быть готовым постоянно учиться чему-то новому	Самообучаемость, знание языков, кроссфункциональность
Быть на «ты» с машинами и технологиями	Технологическая грамотность, навыки программирования
Способность действовать в ситуации неопределенности	Креативность, предприимчивость, умение сотрудничать с другими людьми
Справляться с нарастающей сложностью мира	Стрессоустойчивость, поддержание своего психологического и физического здоровья
Свободно ориентироваться в больших потоках информации	Уметь отделить главное от частного, нужное от ненужного, аналитические навыки
Мыслить рационально, целостно и системно	Дизайн-мышление, проектное мышление, системное мышление
Уметь то, что не умеют машины	Эмоциональный интеллект

Ирина Шишкина, консультант по процессному и проектному управлению и руководитель студии креативного консалтинга «Не просто идея», в числе главных профессиональных навыков называет цифровой менеджмент, то есть умение управлять процессами с помощью гаджетов и программного обеспечения. Также, по ее наблюдениям, ценится способность анализировать данные и использовать инструменты для их визуализации, чтобы наглядно представлять собранную информацию и свои идеи.

Кроме того, Ирина советует развивать эмоциональный интеллект, творческое мышление, позволяющее искать разные решения для одной и той же задачи (такое мышление называют дивергентным), и навыки межкультурных коммуникаций. Последние необходимы, чтобы успешно строить профессиональные отношения в командах с разнообразным составом.

Гибкие навыки для конкретных профессий

Указанные выше качества важны для любой современной профессии. Но и каждой конкретной профессии тоже присущ определенный набор гибких навыков.

Так, по итогам упомянутого выше исследования hh.ru и Micrоsoft были выделены следующие гибкие навыки:

Для маркетологов: умение анализировать и интерпретировать большие массивы данных, действовать в режиме многозадачности, системно мыслить, обладать менеджерскими качествами и креативностью, иметь развитые коммуникативные навыки.

Для HR-специалистов: те же навыки, что и для маркетологов (потому что им нужно уметь продвигать имидж работодателя и «продавать» вакансии кандидатам), и сверх того — искусство нетворкинга, умение мотивировать людей, вовлекать их в рабочие процессы.

Для аналитиков: аккуратность, внимательность, гибкое мышление, умение работать с большими массивами данных в сжатые сроки, презентационные навыки и умение визуализировать данные, умение работать в команде и адаптивность.

Для разработчиков: системное, рациональное мышление, гибкий ум, аккуратность, стремление к постоянному самообучению и желание делиться новыми знаниями с коллегами, умение работать в команде и неконфликтность, проектное мышление.

Для инженеров-технологов: организационные навыки и нацеленность на результат, навыки работы со стандартами и нормативами — а значит, аккуратность и внимательность, умение находить и обрабатывать нужную информацию. Общение с заказчиками, внутренними или внешними, предполагает коммуникативные навыки и способность уловить задачу, даже если заказчик не может сформулировать ее техническим языком.

Как узнать, какие гибкие навыки у вас развиты, а какие требуют внимания

Если вы доверяете мнению коллег и не боитесь услышать правду о себе, которая может оказаться для вас неожиданной и не слишком приятной, можно спросить у них, насколько вы сильны или, наоборот, слабы в тех или иных навыках. Другой путь — обратиться к специалисту по карьерному консультированию.

Еще один вариант — пройти тестирование. В том числе для этого подойдут подробные, серьезные профориентационные тесты. Они обычно ориентированы как раз на выявление наиболее сильно развитых «мягких» навыков, и исходя из этого подбирают наиболее подходящую профессиональную область, в которой эти способности больше всего пригодятся.

Например, в результатах теста «Профориентация» не просто приводится перечень подходящих профессий, но и довольно подробно разъясняется, какие качества для соответствующих профессий у вас уже хорошо развиты, а над какими стоит еще поработать, и даются практические рекомендации по их развитию.

1.Управление человеческими ресурсами как интегральный компонент общего процесса управления.
Человеческие ресурсы – это суммарная ценность труда, величина которого определяется количеством людей, составляющих трудовые ресурсы страны, и человеческого капитала, которым обладают эти люди.
Специфика человеческих ресурсов состоит в следующем:
1.Люди наделены интеллектом, следовательно, их реакция на внешнее воздействие — эмоционально-осмысленная.
2.Вследствие обладания интеллектом люди способны к постоянному совершенствованию и развитию.

Содержимое работы - 1 файл

UP.doc

Если же недочеты не исправляются, то можно смело говорить о том, что Ваша критика ею не воспринимается. В данном случае можно найти в коллективе человека, с которым у данной сотрудницы налажен контакт и к чьему мнению она прислушивается и отдавать приказы через него.

Стоит отметить, что никто не запрещает Вам выразить свое недовольство данным молчанием. Сделать это стоит в спокойном тоне, объяснив при этом, что молчание мешает Вам адекватно оценивать реакцию сотрудницы на происходящее.

Вы критикуете одну свою служащую, она реагирует очень эмоционально. Вам приходится каждый раз свертывать беседу и не доводить разговор до конца. Вот и сейчас, после ваших замечаний — она расплакалась. Как довести до нее свои соображения?

Ответ: Поскольку сотрудница весьма эмоциональна, то разговор стоит начать с похвалы. Затем обозначить недостатки в работе и уверить сотрудницу, что вы верите в ее способность их устранить.

Если же сотрудница продолжает лить слезы, то откровенно сказать, что Вы воспринимаете данное поведение как манипуляцию Вами.

У вас в подразделении есть несколько подчиненных, которые совершают немотивированные действия. Вы видите их постоянно вместе, при этом вам кажется, что вы знаете, кто у них неформальный лидер. Вам нужно заставить их хорошо работать, а не устраивать «тусовки» прямо на рабочем месте. Вы не знаете, какой интерес их объединяет. Что вы предпримете для изменения ситуации и улучшения работы?

Ответ: В данной ситуации необходимо определить неформального лидера и назначить его ответственным за выполнение отданных поручений. В этом случае все остальные, благодаря их сплоченности будут ему помогать выполнять эту работу, и все пойдет в гору.

Вы приняли на работу молодого способного юриста (только что окончившего Институт внешнеэкономических связей, экономики и права), который превосходно справляется с работой. Он провел уже несколько консультаций, и клиенты им очень довольны. Вместе с тем он резок и заносчив в общении с другими работниками, особенно с обслуживающим персоналом. Вы каждый день получаете такого рода сигналы, а сегодня поступило письменное заявление от вашего секретаря по поводу его грубости. Какие замечания и каким образом необходимо сделать молодому специалисту, чтобы изменить его стиль общения в коллективе?

Ответ: В сложившейся ситуации Вам как руководителю необходимо провести беседу с молодым юристом. Признать его заслуги в работе. Затем обозначить тот факт, что в Вашей компании есть своя этика поведения, предусматривающая уважительный стиль общения не только с клиентами, но и с сотрудниками. Все работники обязаны эту этику соблюдать.

В крайнем случае, Вы можете рассказать историю о сотруднике, которого по этой причине пришлось уволить. История может быть вымышленной.

Во время деловой встречи с вами ваш сотрудник из отдела рекламы «вышел из себя», не принимая ваших замечаний по поводу очередного рекламного проекта. Вы не можете позволить подчиненному так себя вести, ведь он подрывает ваш авторитет. Что вы предпримете?

Ответ: В данной ситуации не стоит поддаваться эмоциям. Необходимо собраться и спокойным, доброжелательным тоном сказать, что понимаете насколько напряженной является данная ситуация, что напряжены все, не только Ваш коллега. После уточнить стоит ли Вам продолжать разговор или перенести встречу на другое время, чтобы сотрудник пришел в себя и был готов к адекватной оценке обстановки.

Одна сотрудница высказывает другой претензии по поводу многочисленных и часто повторяющихся ошибок в работе. Вторая сотрудница принимает высказываемые претензии за оскорбление. Между ними возникает конфликт.

Вопрос. В чем причина конфликта? Определите конфликтную ситуацию.

Ответ: Конфликт – это противоборство субъектов социального взаимодействия, которое характеризуется нанесением взаимного ущерба (морального, материального, физического, психологического и т. п.). Данный конфликт является межличностным, т.к. происходит между отдельными индивидами в процессе их социального и психологического взаимодействия.

Причины конфликта – это явления, события, факты, ситуации, которые предшествуют конфликту и, при определенных условиях деятельности субъектов социального взаимодействия, вызывают его. Причиной данного конфликта является расхождение во взглядах сотрудниц: одна сотрудница пытается обратить внимание другой на недочеты в работе, а другая сотрудница считает это поводом ее обидеть. Конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, связанные с деятельностью субъектов социального взаимодействия и создающие почву для реального противоборства между ними. Конфликтной ситуацией в данной задаче являются индивидуально-психологические особенности личности. В частности нарушение этики общения.

Разрешить данный конфликт можно путем сглаживания (путем стремлении кооперироваться с другими, учитывать их мнения, но без внесения своего сильного интереса). Сотрудницам необходимо провести беседу. Первая сотрудница должна высказывать свои претензии в форме совета, спокойным и доброжелательным тоном. Другая же сотрудница должна понять, что ошибки в работе есть у всех и их устранение необходимо для повышения производительности труда в организации. В связи с этим, не так важно кто обратил внимание на них (руководитель или сотрудница), важно прислушиваться к мнению со стороны.

Руководитель принял на работу специалиста, который должен работать в подчинении у его заместителя. Прием на работу не был согласован с заместителем. Вскоре проявилась неспособность принятого работника выполнять свои обязанности. Заместитель служебной запиской докладывает об этом руководителю.

Вопрос. Как бы вы поступили на месте руководителя? Проиграйте возможные варианты.

Ответ: В данной задаче уже существует конфликтная ситуация. Конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, связанные с деятельностью субъектов социального взаимодействия и создающие почву для реального противоборства между ними. Конфликтной ситуацией данного случая является нарушения административного порядка при приеме сотрудника на работу. В связи с этим важную роль играет руководитель, так как именно от его действий зависит перерастет ли конфликтная ситуация в конфликт или нет. Конфликт – это противоборство субъектов социального взаимодействия, которое характеризуется нанесением взаимного ущерба (морального, материального, физического, психологического и т. п.).

Определите природу конфликта в следующей ситуации.

Беседуя с претендентом на вакантную должность, руководитель дает обещание в дальнейшем повысить его в должности. Вновь принятый с воодушевлением приступает к работе, проявляя высокую работоспособность и добросовестность. Руководство постоянно увеличивает нагрузку, не прибавляя зарплату и не повышая в должности. Спустя некоторое время работник начинает проявлять признаки недовольства. Назревает конфликт.

Ответ: Конфликт – это противоборство субъектов социального взаимодействия, которое характеризуется нанесением взаимного ущерба (морального, материального, физического, психологического и т. п.). В данной ситуации назревает межличностный конфликт – конфликт между работником и работодателем, его принимавшим. Кроме того, данный конфликт можно охарактеризовать как конфликт интересов. Это появляется в том, что работник заинтересован сделать карьеру, а работодатель заинтересован лишь в объемах работ, игнорируя интересы работника.

Природой конфликта являются причины его возникновения. Данный конфликт возникает в результате наложения нескольких конфликтных ситуаций. Конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, связанные с деятельностью субъектов социального взаимодействия и создающие почву для реального противоборства между ними. Первой конфликтной ситуацией можно считать неудовлетворительный стиль управления. Это проявляется в том, что руководитель не сдержал своего обещания о повышении сотрудника в должности. Второй конфликтной ситуацией является недобросовестное исполнение обязанностей руководителем. Это проявляется в нарушении руководством трудовой дисциплины, в частности, в постоянном увеличении нагрузки без прибавки в зарплате и повышении в должности.

Разрешить данный конфликт можно педагогическими мерами, т.е. поговорить с руководством и разъяснить сложившуюся ситуацию. Если педагогические меры не дадут должного эффекта, то есть смысл прибегнуть к административным мерам – уволиться.

Определите природу конфликта в следующей ситуации.

Начальник сообщает подчиненному, что в следующем месяце отправляет его на курсы повышения квалификации. Подчиненный отказывается, ссылаясь на то, что до пенсии ему осталось полтора года.

Ответ: Конфликт – это противоборство субъектов социального взаимодействия, которое характеризуется нанесением взаимного ущерба (морального, материального, физического, психологического и т. п.). В данной ситуации конфликт может произойти в том случае, если начальник будет настаивать на обучении сотрудника. Данный конфликт будет межличностным и относиться к конфликтам интересов.

Природой конфликта являются причины, по которым он возник. Поскольку данный конфликт является конфликтом интересов, то его причиной является различие в целях организации (в лице начальника) и работника. Работник планирует спокойно доработать до пенсии, не принимая особого участия в развитии организации. Начальнику же важна производительность и качество работ, которое может быть обеспечено курсами повышения квалификации.

Способом разрешения данного конфликта может быть компромисс. Руководителю необходимо попытаться договориться с сотрудником, объяснить сложившуюся ситуацию.

Определите природу конфликта в следующей ситуации.

Работник, достигший пенсионного возраста, жалуется начальнику, что мастер выживает его с работы. Мастер клянется, что ни малейшего повода для этого не дает. Работник же продолжает жаловаться.

Природа конфликта – его причина – индивидуально- психологические особенности одного из работника. Пенсионер в силу своего возраста является более чувствительным к мнению окружающих. Возможно, и некоторые замечания по работе он воспринимает как оскорбления. Мастер же вынужден делать замечания и контролировать деятельность пенсионера, чтобы результаты работы были высокими. Таким образом, можно сказать, что данный конфликт возник из-за неправильного представления о ситуации, что является конфликтной ситуацией. Конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, связанные с деятельностью субъектов социального взаимодействия и создающие почву для реального противоборства между ними.

Способом разрешения данного конфликта может стать компромисс. Руководитель и мастер обязаны поговорить с пенсионером, отметить его заслуги и объяснить, что замечания к его работе не являются способом обидеть его, а являются рабочим моментом.

Определите природу конфликта в следующей ситуации.

Начальник участка дает задание рабочему. Тот отказывается, мотивируя свой отказ тем, что эта работа требует более высокого разряда и добавляя при этом, что ему уже пять лет не повышают разряд.

Ответ: Конфликт – это противоборство субъектов социального взаимодействия, которое характеризуется нанесением взаимного ущерба (морального, материального, физического, психологического и т. п.). В данной ситуации конфликту предшествовала конфликтная ситуация и инцидент. Конфликтная ситуация – это накопившиеся противоречия, связанные с деятельностью субъектов социального взаимодействия и создающие почву для реального противоборства между ними. Противоречием в данном случае является тот факт, что работнику не повысили разряд, хотя он этого заслуживал. Инцидент – это стечение обстоятельств, являющихся поводом для конфликта. Инцидентом в данном случае явилось выражение недовольства работником и его отказ от выполнения поручения.

Еще в детстве нам говорят, что для того, чтобы все успевать, надо приступать к заданиям вовремя. Но проблема в том, что мы просто о них забываем или отодвигаем из-за более важных на наш взгляд дел.

Рабочий день ответственного сотрудника чаще всего состоит из:

Событий, жестко определенных в календаре

У таких событий есть точное время начала и окончания, например, встречи, переговоры, выступления с докладами, проведение обучения, интервьюирование и пр.

Рутины

Это ежедневные задачи, которые могут выполняться одновременно и параллельно друг с другом. Их количество непостоянно, а точное время начала и окончания работы по ним неизвестно. Это может быть: принятие решения по ежедневным задачам, консультирование подчиненных по срочным вопросам, подготовка ежедневных отчетов, разбор почты и пр.

В процессе работы ответственный сотрудник, сталкиваясь с необходимостью организации своего рабочего времени и времени своих подчиненных, чаще всего прибегают к помощи календарей и систем, связанных с постановкой задач. Но на практике эти инструменты не всегда способны дать желаемый результат.

Так, календари помогают учитывать время только тех событий, в которых занятость сотрудника составляет 100%. Однако такой инструмент не работает при выполнении ежедневных рутинных задач, когда работа не требует полной занятости сотрудника, либо, когда время выделяется небольшими частями на выполнение сразу нескольких задач.

Классические системы автоматизации, называемые «таск-трекерами», позволяют отслеживать целевые сроки завершения задач. Но сотруднику все равно необходимо держать в голове, когда он должен приступить к выполнению той или иной задачи. Если же сотрудник работает в режиме жесткой многозадачности, то выполнение задачи может быть не начато, даже если прошла предполагаемая дата начала работы. Возникает так называемый синдром студента и растет риск срыва выполнения задач в срок.

Обычно, при таком режиме работы выделяют две основные проблемы, в которых не могут помочь вышеописанные инструменты:

сложность определения важности задачи на момент ее поступления, и ее приоритет по отношению к прочим задачам;
ошибка определения процента реальной загрузки сотрудника на момент принятия решения о взятии задачи в работу.

В поиске оптимального решения, компания «Первая Форма» разработала для своей автоматизированной системы новый механизм, который позволяет избежать синдрома студента, обойти невозможность работы с неструктурированным временем, и объективно оценить реальную занятость сотрудников.

В основе его работы лежит комбинация двух методов: объемно-календарного и посуточного планирования.

1. Объемно-календарный метод

В данном методе одним значением указывается количество рабочих часов (дней, минут), которые должны быть потрачены на выполнение работы в интервале ее длительности, т. е. указанные трудочасы могут быть истрачены в любой момент, в период с начала выполнения работы и до ее завершения.

2. Посуточный план

Метод позволяет указать конкретный день (дату), в течение которого будут истрачены трудочасы. При этом, на одну задачу может быть отнесено несколько значений на разные даты. Метод позволяет вносить как плановые, так и фактические трудозатраты.

Оба метода могут быть использованы одновременно.

Оценка трудозатрат объемно-календарным методом может быть выполнена двумя способами:

пользователь может получить оценку извне; например, руководитель выделяет общее количество часов на выполнение задачи;
пользователь сам вносит свои планируемые трудозатраты в любых временных единицах; при этом есть возможность акцепта введенного времени у своего руководителя или профильного специалиста.

После этого «Первая Форма» автоматически распределяет величину объемно-календарного плана по отдельным дням на промежутке времени между датой старта и датой планируемого завершения задачи. Таким образом, получаются величины посуточного плана: количество плановых рабочих часов на каждый день.

Встроенный алгоритм распределяет часы по правилу «early-start», когда максимум рабочих часов приходится на начало рабочего периода. Это позволяет сразу избавиться от синдрома студента и снизить риск просрочки задачи.

Безусловно, автоматика может не знать каких-то деталей и особенностей выполняемых работ. Поэтому разработчики, вместо того, чтобы совершенствовать и усложнять систему, предоставляют пользователю возможность самому откорректировать план, предложенный системой, и внести распределение часов по дням вручную:

Таким образом, происходит переход от ввода общего количества часов по задаче к посуточному распределению.

На основании полученных данных система строит табель трудозатрат сотрудника. В этом представлении видно, какими задачами и в каком количестве должен заниматься исполнитель в течение каждого из дней, чтобы весь объем необходимой работы был завершен в срок по каждой из задач.

В этом интерфейсе пользователь, наблюдая всю свою ожидаемую загрузку на каждый день, может перепланировать собственную работу, т.е. перенести плановые трудочасы с одной даты на другую. Это позволяет сотруднику обеспечить себе наиболее комфортную, равномерную нагрузку, без какого-либо ущерба для сроков завершения задач.

Если посуточное распределение было выполнено любым методом (автоматически или вручную, из формы отдельной задачи или через Табель), то в «Первой Форме» формируется повестка дня – Агенда.

Агенда подсказывает сотруднику, на какие задачи и в каком количестве он должен выделить свое рабочее время. Она включает в себя как статические задачи из рабочего календаря, так и из задач, на которые было выделено время методом посуточного планирования.

И Агенда, и Табель трудозатрат не дают четкого распределения времени старта и окончания задач в течение рабочего дня. Но зато они позволяют сотруднику увидеть план работ на день по каждой из задач, и эффективно спланировать свой день и неделю. Сотрудник, ежедневно пользующийся Агендой, избавлен от риска незавершения задачи в срок – ему всего лишь достаточно тратить свое время на работы, рекомендуемые системой.

Еще одна важная особенность «Первой Формы» - использование посуточных трудозатрат при подготовке отчетности о планируемой загрузке исполнителей. Принципиальное отличие состоит в том, что эти отчеты учитывают индивидуальные особенности выполнения каждой из задач, и то, как именно сотрудник распределил свое рабочее время на всем ее протяжении.

Руководитель, анализирующий план работы отдела, может быть уверен: если в Табеле сотрудника присутствуют свободные часы, то они могут быть использованы для выполнения вновь поступившей задачи, при этом все прочие работы не пострадают, и будут завершены вовремя.

Многие считают, что эффективные менеджеры только и делают, что отдают распоряжения своим подчиненным. Однако не это показатель эффективности. Приказы — метод управления для чрезвычайных ситуаций, а настоящие менеджеры не приказывают, а направляют и мотивируют сотрудников, помогая им определить лучший путь решения задач. В этом им помогают открытые вопросы.

Приказы предполагают, что вы говорите конкретному человеку что он должен сделать: «Отправьте мне этот файл», «Распланируйте бюджет» т.д. Поступая так, вы не позволяете человеку даже подумать, как лучше подойти к выполнению задачи. Все, что он может сделать, — это четко следовать вашим инструкциям. Таким образом, вы подавляете творческое и критическое мышление подчиненного.

Вместо того, чтобы давать распоряжения, эффективные менеджеры указывают направление и делятся инструкциями. Они говорят сотрудникам, какой результат хотят видеть, и дают им возможность проявить себя.

Лучше обсуждать проблему, а не приказывать

Отдавать сотрудникам приказы — не самый эффективный подход. Гораздо продуктивнее использовать другую методику — описать объем работы или задачу, которая должна быть решена, выслушать идеи и обсудить результат. Большинство людей нужно в определенной степени контролировать, чтобы они не отклонялись от намеченной цели. Соответственно, задача руководителя состоит в том, чтобы правильно описать эту конечную цель. При этом на вопрос «Как именно осуществлять задуманное», сотрудник отвечает сам — это стимулирует интерес к задаче и подпитывает творческое мышление.

Когда вы рассказываете сотруднику о том, что вы ожидаете от него получить, вы предоставляете ему свободу действий — он волен сам решать, как лучше выполнить задачу. И хотя его идеи не всегда могут соответствовать вашему представлению о лучшем методе решения задачи, важно признавать тот факт, что это нормально. Любая работа может иметь несколько эффективных методов реализации. Возможно, именно ваш сотрудник предложит лучший метод.

Задачи нужно подавать в формате проблем. То есть важно описать основную проблему, которая будет решена благодаря выполнению той или иной работы. Если это возможно, опишите цели работы. И только затем задайте вопрос: «Как вы планируете решать эту задачу?».

Дополнительно не лишним будет задать следующие открытые вопросы:

Какие подходы можно, на ваш взгляд, применить для выполнения этой задачи?
Какой из подходов вам ближе?
Каковы преимущества этого подхода?
Какие потенциальные риски могут возникнуть?
Какая помощь вам понадобится от меня или других коллег?

Подобные вопросы расширяют возможности сотрудников. Вместо того, чтобы требовать от них соответствия вашим представлениям, вы подталкиваете их шире мыслить, анализировать задачу и оценивать риски. Кроме того, ваша готовность позволить им выбрать один подход из предложенных показывает, что вы доверяете им в принятии решений.

Важно фиксировать конкретные результаты

Все приказы, как правило, становятся понятны при описании задачи, а вот желаемые результаты, если они не проговариваются, создают почву для различных интерпретаций. Поэтому, когда вы ставите задачи, вам нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть.

Например, вы можете обратиться к работнику с такой просьбой: «Мне бы хотелось, чтобы вы просмотрели данные за прошлый месяц». А можете сформулировать ее точнее: «Пожалуйста, посмотрите данные за прошлый месяц. В идеале я хочу услышать от вас рекомендации относительно того, какие действия мы должны предпринимать дальше. Команде менеджеров нужны идеи по инвестициям в новые проекты, и ваше участие в этом вопросе очень важно. Встреча состоится в четверг, поэтому, если вы сможете проанализировать данные до вторника, у нас будет время на то, чтобы обсудить с вами выводы и рекомендации во время нашей еженедельной встречи в среду утром. Спасибо!».

Определяя задачу, всегда делайте акцент на следующих деталях:

Что вы просите.
Контекст задачи.
Предполагаемые результаты.
Сроки или при необходимости конкретная дата выполнения.
Ваша оценка усилий человека.

7 коммуникационных правил при постановке задач

Не забывайте о контексте, когда ставите задачу. Люди делают все возможное, когда понимают важность задачи в контексте бизнес-цели.
Будьте конкретными.Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, используйте любые стандарты качества.
Обращайтесь к сотруднику уважительно.Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься позитивно. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.
Дайте сотруднику возможность задавать вопросы. Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата.
Доверяйте своему сотруднику.Боритесь с микроменеджментом и постоянным стремлением контролировать все процессы. Тот, кто правильно ставит задачи, доверяет людям.
Укрепляйте доверие. Благодарите или давайте позитивную обратную связь, когда работа выполняется должным образом.
Давайте конструктивную обратную связь.Если задача выполняется ненадлежащим образом, то критиковать работу сотрудника нужно по делу, четко и обоснованно.

Какие ошибки совершают руководители при поставке задач

На самом деле таких ошибок не так много, как может показаться. Всего достаточно выделить пять важных деталей, на которые не обращают должного внимания руководители.

1. Вы думаете, что подчиненные должны догадаться о том, что вы имеете в виду

Одна из ключевых ошибок руководителей — они уверены в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. В то время как обязательное условие для правильного выполнения задания — это четкая инструкция по любым вопросам. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали, зато это предотвратит ошибки и конфликты.

2. Вы заменяете конкретные дедлайны словами «быстро», «скоро», «не так срочно».

Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро», может сильно отличаться от того, что вкладывают в него ваши коллеги. Вы можете думать, что «скоро» подразумевает «в течение двух часов», а ваши сотрудники, которым вы не уточнили временные рамки, будут уверены, что у них есть на задачу несколько дней. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия для любого бизнеса.

3. Вы не считаете нужным приводить примеры.

Примеры особенно полезны в том случае, если сотрудник ранее не выполнял подобные задачи. Они хорошо дополнят инструкцию, которую вы даете, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о том, чего вы хотите получить на выходе.

4. Вы не предлагаете альтернативные варианты.

При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Пример постановки задачи с альтернативными вариантами: «Я хочу, чтобы встреча с финансовым директором состоялась 20-го числа текущего месяца. Если он не сможет встретиться 20-го числа, то можно рассмотреть вариант после обеда 26-го. Либо мы можем встретиться в этот день с аналитиком».

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотрудникам выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотрудникам не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу.

Прежде чем вы отпустите сотрудника, убедитесь в том, что он понял задачу и результаты, которые от него ожидают. Вы можете поинтересоваться, остались ли у него вопросы к вам. Проблема заключается лишь в том, что слишком часто сотрудники автоматически говорят «нет». Либо они могут ошибочно думать, что понимают задачу, либо могут стесняться переспросить. Поэтому лучше самим убедиться в том, что они услышали то, что вы сказали.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

Где вы будете доставать информацию для выполнения задачи?
Какой метод будете использовать?
Нужна ли помощь для завершения проекта?

Избегайте таких закрытых вопросов, как «Вам всё понятно?». Это закрытые вопрос: они не приглашают сотрудника к диалогу и не позволяют убедиться в том, действительно ли поставленная задача ему понятна.

Нельзя

Ставить задачи агрессивным тоном. Хотя определенные обстоятельства, в том числе чрезвычайные ситуации на грани жизни и смерти, допускают это. Но во всех остальных случаях нужно бороться с этой дурной привычкой.
Отвечать на вопрос «Почему?» в диктаторском стиле: «Потому что я так сказал». Хуже ничего быть не может.
Просить нескольких людей выполнить одну и ту же задачу.
Отказываться признавать, что разные люди могут иметь в виду противоречащие друг другу приоритеты и сроки.
Игнорировать хорошо выполненную работу.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: