Какие вопросы задавать на собеседовании кандидату на должность секретаря
Опубликовано: 03.10.2024
Секретарь – главный помощник руководителя и фактически лицо компании.
Этот сотрудник – весьма значимая фигура в организации, который владеет практически всей информацией о ней и выполняет множество функций.
Универсальной методики успешного прохождения собеседования на должность секретаря не существует, поскольку в каждой компании существуют специфические требования.
Но некоторые общие правила и рекомендации на тему, как пройти собеседование на секретаря есть. В этой статье мы поговорим о том, что говорить на собеседование на должность секретаря.
Профессиональные качества
Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.
Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.
Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.
Основные функции секретаря
В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи:
- приём и отправка корреспонденции;
- ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
- организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
- проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
- создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
- контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
- введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.
Исходя из данных функций, секретарь должен знать:
- основы современного делопроизводства и архивного дела;
- основы трудового законодательства и административного права;
- правила делового общения и составления деловых бумаг;
- правила организации труда руководителя.
Личностные характеристики
Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.
С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.
Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации.
Рассматриваем резюме секретаря
Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.
Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.
Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.
Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им
Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии. Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Оформление резюме – особый вопрос. Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.
Сразу получив приглашение на беседу, зайдите на сайт компании и внимательно изучите всё об организации.
Оценив деятельность, можно предположить, какие именно навыки понадобятся секретарю.
В рассказе о себе нужно будет заострить внимание именно на них.
Просмотрите наиболее часто встречающиеся вопросы и продумайте примерные ответы на них. Запомните имя собеседника и потренируйтесь в его произношении.
Как успешно пройти?
На собеседование необходимо явиться без опозданий, в костюме делового стиля нейтральных оттенков, с аккуратной причёской. Желательно, чтобы волосы были собраны. Особенно важно прийти вовремя, поскольку опоздания в работе секретаря не допустимы.
Если прибыли заранее, не нужно входить в офис и заявлять об этом. Войти в кабинет вы должны не ранее чем за 10-15 минут.
На собеседовании соискатель на место секретаря должен в первую очередь продемонстрировать внимательность, коммуникабельность, способность быстро принимать решения и быстро отвечать на вопросы на собеседовании на секретаря.
Секретарша на собеседовании должна владеть грамотной речью, без слов-паразитов и сленга. Фразы должны быть чётко выстроены.
Если какие-то моменты вам не понятны, не стесняйтесь спрашивать и уточнять. Желание выполнить работу правильно ценится руководителями. Но не переспрашивайте слишком часто, иначе собеседник сделает вывод, что вы недостаточно внимательны. Вы должны построить беседу, а не превратить собеседование в допрос, дожидаясь, пока вас спросят ещё о чём-нибудь.
Попросите белее подробно описать ваши должностные обязанности на новом месте работы. Начать можно с фразы: «На предыдущем месте работы мои обязанности в основном заключались…».
Общие рекомендации о том, как вести себя на собеседовании а также информацию о том, какие вопросы могут быть заданы и как на них отвечать, мы предоставили в отдельном материале.
Правила ведения беседы
А теперь подробнее по вопросу: собеседование секретаря, вопросы и ответы.
В начале собеседования традиционно просят рассказать о себе, поэтому монолог лучше продумать заранее.
Расскажите о своём образовании и начале карьеры, но не долго.
Особое внимание нужно уделить описанию профессиональных качеств, рассказать об опыте работы, делая акцент на способности организовать работу и этим добиться результата.
Во время описания работы меньше употребляйте фраз «я сделала», «я организовала». Лучше говорить «наша компания», «отдел под моим руководством», «мною организована работа по…».
При рассказе о себе не говорите о материальных трудностях, проблемах со здоровьем. Нельзя поднимать религиозные и политические темы. Не давайте никому и ничему отрицательных оценок. От вас должны исходить только положительные эмоции и доброжелательность ко всему, что вас окружает.
Ведите себя непринуждённо, не опускайте глаза в стол. Но не допускайте высокомерия – это прямой путь к провалу. Попытки представить себя идеальным работником ни к чему хорошему не приводят.
Лучше создать впечатление о себе, как и личности, стремящейся к развитию. Начальство не любит, когда кто-то считает себя умнее его.
Ваша задача – произвести впечатление образованного, уверенного в себе человека, но без проявления высокомерия, готового стать помощником руководителя в организации работы его компании.
Вопрос о предыдущем месте работы и сложившихся с бывшим руководителем отношениях возникнет обязательно, особенно, если вы и ранее работали по профессии. Даже если вы покинули предыдущее место из-за не сложившихся отношений, говорить об этом нельзя. Назовите какую-то нейтральную причину: месторасположение от дома, смена руководства.
Продумыванию мотивации желания работать именно в этой компании стоит уделить особое внимание. К ответу подготовьтесь заранее, узнайте как можно больше о сфере деятельности организации, подумайте, какие её плюсы нужно назвать в качестве привлекательных.
На вопрос, что вы ждёте от работы в компании, скажите, что хотите повысить свой профессиональный уровень, приобрести навыки организации работы коллектива.
Дайте понять собеседнику, что вы легко учитесь и способны быстро приобретать необходимые навыки работы, даже если чего-то пока не умеете. Но такой ход неприемлем при наличии требований владения иностранным языком.
Выучить язык быстро нельзя, поэтому не стоит идти на собеседование в ту компанию, где знание иностранного является основным требованием. «Английский со словарем», который часто указывается в резюме, это не владение языком. Эта вакансия не для вас.
Стандартные вопросы
Вопросы на собеседовании на должность секретаря могут быть примерно в таком ключе:
Ваши планы на ближайшие 5 лет.
Отвечайте обтекаемо, например, хотелось бы продвинуться по служебной лестнице, занять более серьёзную, ответственную должность.
Никогда не говорите, что хотите открыть своё дело, даже если это в ваших ближайших планах.
Самые важные для вас моменты в работе. Назовите социальные гарантии, благожелательную атмосферу в работе, хорошая организация рабочего места.
Лучший с вашей точки зрения коллектив. Следует ответить, что вы хотели бы работать в команде единомышленников, способных на взаимовыручку, успешной команде настоящих профессионалов.
Ваши недостатки. Не начинайте критиковать себя. Постарайтесь заранее продумать, какие мелкие недостатки могут быть компенсированы положительными качествами, и назовите именно их.
Можно найти такой недостаток, который скорее будет расценен как достоинство. Например, я не могу отказать в помощи коллегам, даже если приходится жертвовать собственными интересами или подолгу задерживаться на рабочем месте.
Ваши неудачи и успехи в работе. Не стоит говорить, что никогда не было промашек в работе, это сразу будет расценено, как обман. Расскажите о каких-нибудь ошибках и о том, чему вы в этой ситуации научились. Рассказывая об успехах, постарайтесь сказать, что успешно справились с задачей, благодаря руководителю и коллективу.
Почему мы должны взять на работу именно вас? Акцентируйте внимание на умении работать быстро и качественно, умении организовать работу руководителя, способности сглаживать конфликты и налаживать контакты с партнёрами организации.
Вас обязательно спросят о возможности переработок и вашем отношении к ним. Начните с ответа, что «впрочем, вы готовы», но при этом поинтересуйтесь, как часто это может случаться. Не стоит сразу кивать согласно головой и говорить, что вы согласны работать день и ночь за ту же зарплату.
С целью демонстрации кругозора, могут спросить о прочитанной книге, любимом фильме или занятиях в свободное время. Хорошо, если вы назовёте одну профессиональную и одну художественную книгу, серьёзный, заставляющий думать фильм.
В плане увлечений беспроигрышным вариантом является активный отдых или занятия спортом. Не говорите, что посещаете ночные клубы, это может не понравиться работодателю.
На вопрос о том, какие у вас есть мечты, не говорите, что их нет, и вы всего достигли в жизни. Назовите что-нибудь экзотическое: побывать во всех столицах, поплавать с аквалангом, прыгнуть с парашютом, совершить восхождение на гору и т.д.
Тесты и задания
Скорее всего, вас попросят напечатать какой-нибудь текст на компьютере, чтобы проверить скорость выполнения.
Как вариант, могут попросить внести данные в базу, с использованием различных офисных программ.
Заранее потренируйтесь, чтобы не возникло затруднений.
Тестовые задания для секретаря могут представлять собор выбор поведения в различных ситуациях, возникающих при контакте с посетителями, партнёрами организации или её руководителем. Существуют тесты для секретаря на собеседовании, определяющие уровень различных профессиональных знаний и умений. Вариантов тестов для секретарей в сети множество, просмотрите их и сделайте для себя выводы. Подробнее с разнообразными тестами, применяемыми на собеседованиях можно здесь и здесь.
Предусмотреть все вопросы, задачи и задания на собеседовании для секретаря практически невозможно. Вас могут спросить о чём угодно, даже с целью вывести вас из себя, провести так называемое стрессовое интервью.
В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.
Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.
Итак, вы нашли интересующую вас вакансию, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.
Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью», ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».
Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.
Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.
Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.
Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.
Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.
Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.
Далее проговорите про себя обязанности, которые вы выполняете на вашей сегодняшней работе, ваши ключевые достижения, ваши сильные стороны и качества.
Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.
Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форсмажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.
Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.
Когда вы пришли в компанию, внимательно осмотритесь вокруг. Есть ряд косвенных признаков, о которых вам не расскажет сайт компании, но по которым вы сможете понять, что вас, собственно ждет. Секретарь на ресепшн держит четыре телефонных трубки в руках? Вы грустно стоите у стойки ресепшн, а секретарь держит эти трубки и даже не смотрит на вас? А потом взяла, да еще побежала куда-то? А вы все стоите? И вам даже взглядом не предложили сесть? Вы слышите, как начальник на кого-то орет на весь офис? На дворе зима, а половина офиса ходит по офису, чихая и кашляя? В офисе конкретно покоцанная мебель и от ковра несет так, что вас вот-вот стошнит? К сожалению, это тревожные звоночки для вас. Отказываться от интервью не стоит, раз уж пришли, и вести себя на собеседовании нужно так, словно вы ничего, абсолютно ничего не заметили. Но после собеседования делайте выводы.
Но если все нормально, вас встретили, показали, где повесить одежду, пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.
Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.
Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.
Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.
Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие –гарантия, что на работу вас не возьмут. Если это ваша проблема, то я рекомендую вам почитать литературу о повышении самооценки. Причем это должны быть не рекомендации в интернете, а качественные книги, купленные в магазине, или консультация психолога.
Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.
Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.
Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).
То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.
На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.
Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.
На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».
Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.
Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучше уже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?
И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой, пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.
И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.
Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».
Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.
Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.
Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.
Перед тем, как говорить о зарплате, я рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.
Не впадайте и в другую крайность. Если вам сделают предложение о работе, то будьте готовы иметь в голове размер желаемой зарплаты. Начнете кокетничать и мяться, не удивляйтесь, если вам предложат намного меньше того, что вы ожидали. Об этом мы поговорим чуть позже.
4 комментария
Спасибо большое! Очень много нужной информации.
Итак, Вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью?
Надо заметить, что несмотря на большое колличество различной литературы на тему «как пройти собеседование на серетаря», ни одна из статтей не может гарантировать Вам трудоустройства. Зачастую, к сожалению, мало опыта работы, профессиональных навыков, знаний, квалификаций, которые имеет соискатель. У многих работодателей чаще всего имеется некий «образ» идеального кандидата на должность секретаря. И хотя знание определенных правил прохождения собеседования, безусловно, повысит Ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. И причиной непрохождения интервью могут быть не Ваши ошибки, а не совпадение с «идеалом» работодателя.
Собеседование на должность секретаря часто проводится в несколько этапов. Первый этап - это собеседование с менеджером по персоналу. Кстати, первичное собеседование секретаря может проводиться не только лично, но и удалённо (по телефону). Затем Вы, скорее всего, будете беседоватья с директором по персоналу и потом - с президентом компании. Возможно и наоборот - сначала с непосредственным начальником (если это не директор и не президент), а потом - с директором по персоналу.
К любому собеседованию на секретаря необходимо подготовиться. Причём на собеседовании не только оценивают Вас, но и Вы оцениваете компанию (захочеться Вам в ней работать или нет). Поэтому подготовка к собеседованию нужна, в первую очередь, для Вас.
Первое, что необходимо сделать, готовясь к собеседованию на секретаря – это зайти на сайт компании. Читая информацию на сайте, обратите внимание на такие моменты:
- Чем занимается компания, какова ее миссия;
- Как компания планирует развиваться дальше;
- Цели компании.
На некоторых сайтах можно найти даже информацию о приоритетах кадровой политики компании и возможностях для роста сотрудников. Обязательно всё внимательно просмотрите. Во время собеседования Вы сможете продемонстрировать осведомлённость о компании, что безусловно повысит Ваши шансы. Запишите все вопросы, которые у Вас возникли во время изучения информации о компании: о должности, об обязанностях, о направлениях деятельности и т.д..
Собеседование на секретаря проходит, как и любое другое собеседование:
1. Сначала (минут пять) – знакомство, беседа на отвлеченные темы.
2. Затем – Ваш краткий рассказ о себе.
3. Далее - вопросы интервьюера к Вам, описание новой должности;
4. В конце собеседования интервьюер, как правило, предлагает соискателю задать интересующие вопросы.
Собеседование на должность секретаря. Важно помнить.
- Продумайте Ваши ключевые достижения, сильные стороны и качества. Во время собеседования у Вас, скорее всего, будет возможность сообщить всё это интервьюеру.
- Оденьтесь в деловом стиле, будьте аккуратны и ухожены.
- Не опаздывайте на интервью. Это очень важно. Рассчитайте время так, чтобы учесть задержки на дороге, пробки и т.д.. Если же всё-таки случились какие-то форсмажорные ситуации, и Вы, не смотря на все старания, опаздываете - позвоните человеку, с которым у Вас должна состояться встреча, извинитесь и предупредите об опоздании. Но на следующий тур собеседований обязательно прийдите вовремя. Если на собеседование Вы пришли слишком рано, не идите сразу в компанию, чтобы доложить о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала собеседования.
- Если Вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь (кроме случаев, когда Вы действительно ничего не хотите).
- Когда работодатель просит Вас рассказать о себе — нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Сначала опишите своё последнее место работы. Дальше - смотрите по ситуации.
Собеседование на секретаря. Как вести себя на собеседовании?
- Старайтесь вести себя непринужденно. Хоть это и нелегко. Особенно, если Вы - начинающий специалист, а Ваш интервьюер - директор по персоналу или президент компании. Если, не смотря на все старания, у Вас не получается быть спокойными - просто скажите: «Извините, я немного волнуюсь». Интервьюер в таком случае может что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку, или хотя-бы поймет Вас.
- Ведите себя на интервью уверенно, но не высокомерно. Высокомерное поведение неприемлемо, это прямой путь к провалу. Кстати, высокомерие не только не подчёркивает уверенность, но и указывает на неуверенность, замаскированную таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным.
- Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои квалификации, профессиональные навыки, знания, умения таким образом, чтобы работодатель понял, что Вы - самый лучший кандидат. Поэтому не надо скромничать. Если Вы не расскажете о Вашем опыте, достижениях и умениях, то работодатель никогда о них не узнает. Но ни в коем случае не врите и не преувеличивайте. Если требуется знания Word на хорошем уровне, а у Вас таких знаний нет, будьте честны. Скажите, что в данный момент у Вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, а главное - Вы очень легко обучаетесь и с радостью в короткие сроки изучите программу на требуемом уровне.
Чего нельзя делать на собеседовании на секретаря.
- Не говорите о своих проблемах (о здоровье, материальных трудностях и т.д.).
- Не поднимайте политические и религиозные темы.
- Не отзывайтесь плохо о предыдущем работодателе и бывших коллегах. Если Вас попросят описать (или оценить) бывшего начальника (коллег), скажите примерно так: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться».
- На собеседовании на должность секретаря интервьюер может спросить Вас о Ваших недостатках. Не начинайте себя критиковать. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я часто помогаю своим коллегам. Иногда это плохо влияет на мои непосредственные обязанности (к примеру, в некоторых случаях приходится задерживаться на работе)».
- Вас могут спросить о готовности к переработкам. Не спешите отвечать на этот вопрос категорически. Лучше постарайтесь повернуть разговор таким образом, чтобы интервьюер Вам сам о них рассказал. Ответьте что-нибудь нейтральное, например, «в принципе, готова». А затем ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте. Что Вы против переработок однозначно - не говорите. Этого никто не любит. Просто потом для себя решите, насколько такая работа Вам подходит.
- Не приходите на собеседование с мамой, мужем, подругой и т.д.. Вы – профессионал, принимающий решения сам! Именно этого от Вас ждут.
В конце собеседования Вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Задайте столько вопросов, сколько у Вас их имеется. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы. Если что-нибудь не понятно - уточняйте, переспрашивайте. Не стесняйтесь. Гораздо хуже будет, если у Вас вообще не будет вопросов.
Когда спрашивать о заработной плате? Лучше в конце. Хотя, скорее всего, интервьюер сам Вам расскажет об этом. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы Ваши ожидания на счёт зарплаты»? В агентстве по персоналу можете говорить о своих ожиданиях сразу. В компании - лучше к концу собеседования, причем если Вы видите, что Вашей кандидатурой заинтересовались. Если работодатель спросит о зарплате у Вас в начале разговора, скажите что-нибудь общее, прмерно: «это будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя и т.д.» Уклонитесь от прямого ответа. Иначе о Вас может создаться впечатление как о человеке, которому все равно, где и кем работать, котрого кроме денег вообще ничего не интересует.
Удачи Вам!
Информация для соискателя (тех, кто ищет работу): Разместите резюме, чтобы работодатель смог найти Вас: оставить резюме бесплатно | оставить резюме бесплатно и без регистрации
Работодателю на заметку: Чтобы повысить эффективность поиска кандидатов, которые отвечают требованиям вакансии, обязательно разместите вакансию: оставить вакансию бесплатно | оставить вакансию бесплатно и без регистрации и просматривайте резюме.
Почему одних секретарей берут на работу, а других нет - вопрос, терзающий умы многих соискателей, не прошедших собеседование. Чтобы ответить на него, мы посетили ряд собеседований, проводимых для ищущих работу секретарей в Москве. Учимся на чужих ошибках!
Перед собеседованием менеджер по персоналу рассказывает об открытой вакансии. Требуется девушка на должность секретаря. Обязанности: отвечать на входящие звонки, вести деловую документацию. Требования: возраст 22-35 лет; умение работать с оргтехникой, пользоваться компьютером; знание английского языка приветствуется.
Перед собеседованием все претендентки заполняют анкету, в которой дают сведения не только об образовании и трудовом стаже, но и о своем характере. Например, предлагается указать свои отрицательные и положительные стороны; любимые занятия в свободное время; способ проводить выходные; и пр.
Первой соискательнице, ищущей работу, 32 года. Она работала секретарем в трех разных организациях Москвы - в общей сложности 8 лет. Документы в порядке. В разговоре с менеджером держится очень уверенно - чувствуется, что работу свою знает хорошо. Менеджер спрашивает претендентку об образовании, трудовом опыте, функциональных обязанностях в других компаниях. Девушка на вопросы отвечает, улыбаясь, так что временами создается впечатление, будто это вовсе не испытание при приеме на работу, а дружеская беседа давно знакомых людей. У нее есть свидетельства об окончании компьютерных курсов и курсов быстрого печатания.
- Почему вы уволились из предыдущей компании? - спрашивает кадровик.
- Из-за напряженного графика. Я полтора года вообще не была в отпуске, часто приходилось задерживаться на работе допоздна, а у меня двое детей: сын во втором классе учится, дочка в садике - конечно, хотелось проводить с ними больше времени. Поэтому мне пришлось уволиться.
- А почему вы не искали работу целых 4 месяца?
- Отдыхала, - смеется соискательница. - Дело в том, что с наступлением летних каникул в школе, я хотела взять отпуск. Меня в очередной раз отказались отпустить, и я уволилась. Вот, получается, отдохнула за все полтора года. Проводила много времени с детьми, на море всей семьей съездили, наконец-то. Просто, раз мое увольнение совпало с каникулами детей, я решила не искать работу до осени.
- Вам никогда не хотелось полностью посвятить себя семье?
- Не думаю, что это хорошая идея. Моим детям, в общем-то, не нужно столь пристальное внимание. Тем более что папа у нас два дня на работе, два - дома. Так что общества одного родителя им вполне хватает.
Поговорив еще несколько минут, менеджер заканчивает собеседование.
Как только соискательница покидает кабинет, она комментирует:
"Достойная кандидатура. Зрелая личность, чувствуется, что она настроена очень серьезно. То, что она ходила на различные курсы говорит в ее пользу - человек хочет профессионально развиваться. Кроме того, еще одним плюсом является то, что женщина замужем и имеет детей. Исходя из нашего опыта, сотрудники, имеющие семью и детей, держатся за свое место, и, как следствие, более ответственно подходят к исполнению обязанностей. У нас на сегодня запланировано еще два собеседования, нужно посмотреть других кандидатов. Но в целом эта претендентка мне понравилась".
Расчет оказался неточным.
Вторая соискательница, желающая получить работу секретарем, - миловидная девушка 23 лет. Студентка вечернего отделения одного из престижных московских вузов, уже имеет двухлетний опыт работы секретарем. Кадровик, просмотрев анкету претендентки, задает несколько вопросов о компании, в которой она трудилась раньше. Соискательница отзывается о бывшем работодателе очень лестно: и обязанности-то ей нравились, и с коллективом повезло, и график был удобный, и зарплата "шоколадная". Она бы и дальше там работала, если бы не реорганизация компании и сокращение штата, под которое она попала как молодой сотрудник с неоконченным высшим образованием.
- Какие у вас планы на будущее, чем собираетесь заниматься по окончании института? - интересуется менеджер по персоналу.
- Я уверена, что смогу применить свой диплом с пользой для предприятия, на котором буду трудиться секретарем на момент окончания вуза. Я ищу стабильную работу с возможностью карьерного роста, именно поэтому я отправила резюме в вашу компанию.
- Вы указали в анкете, что положительной чертой вашего характера является целеустремленность. Расскажите о каком-нибудь вашем достижении, когда вы добились поставленной цели.
Соискательница приводит в пример историю своего поступления в вуз, говорит о том, как это качество проявляется в отношениях с друзьями.
- У вас много друзей?
- Близких - не очень, а знакомых, с которыми у меня приятельские отношения, достаточно. Я человек общительный, легко нахожу общий язык с людьми, что позволяет довольно легко добиваться поставленных целей. В том числе и в отношении различных служебных дел.
После завершения беседы кадровик комментирует:
"В начале разговора соискательница произвела на меня приятное впечатление: такая целеустремленная, серьезная, позитивно настроенная. Однако чем больше вопросов я ей задавала, тем сильнее было ощущение, что претендентка готовилась к этому интервью. Любой заданный вопрос она разворачивала так, чтобы сказанное характеризовало ее как хорошего работника. Она продумывала свои ответы, возможно, даже репетировала, потому что часто, начиная отвечать на один вопрос, заканчивала ответом на другой, который должен был по логике вытекать из предыдущего. Это очень полезное качество при ведении переговоров - умение перевести все в нужную плоскость. Но лишь тогда, когда ваш собеседник не замечает этих маневров. Мне они показались очевидными. И я сделала вывод - соискательница слишком закрыта. Я не разглядела, какой человек на самом деле передо мной сидит. Поэтому, думаю, мы ее не примем."
Все написано в анкете!
Следующей претендентке, также претендующей на должность секретаря 24 года. В ее трудовой книжке всего две записи: преподаватель начальных классов и менеджер по туризму. Секретарем она никогда не работала. Кадровик просматривает ее анкету, по ходу задавая уточняющие вопросы об опыте работы, затем произносит:
- Ну, теперь расскажите о себе.
- Все, что я могу о себе рассказать, уже и так написано в моей анкете, - отвечает соискательница.
Менеджер улыбается.
- Скажите, выбор учебных заведений: колледжа, который вы окончили, и академии, в которой учитесь сейчас, был осознанным?
- Колледжа - нет. Туда я пошла учиться просто потому, что не поступила в другой. А Академия туризма стала действительно осознанным шагом. Я планирую в дальнейшем связать свою жизнь с этой сферой.
- А почему же вы тогда решили уволиться из туристической компании и пойти работать секретарем?
- Честно говоря, я просто устала от ежедневного общения с людьми. Сейчас я ищу должность, в которой этого общения будет немного, хочу заниматься бумажной работой. Я не собираюсь бросать сферу туризма совсем. Думаю, что потом я к этому вернусь.
- А почему выбрали именно должность секретаря? Она ведь как раз предполагает общение: как по телефону, так и лично. Вы не думали о какой-нибудь другой профессии?
- Да. Я вчера ходила на собеседование на вакансию архивариус. Вот, не знаю, что они мне ответят.
Потом беседа поворачивает в сторону увлечений и интересов претендентки. Кадровик спрашивает о качествах, которые девушка указала в анкете, как отрицательные стороны своего характера: почему она выбрала их, и в чем они проявляются. Затем спрашивает:
- Как вы считаете, ваш педагогический опыт пригодится вам в дальнейшем?
- Не знаю, может быть, - отвечает соискательница, и неожиданно начинает рассказывать о том, что отправила свое резюме также в кадровое агентство по подбору домашнего персонала - на вакансию няни.
Когда собеседование окончено, менеджер по подбору кадров выносит приговор:
"Хорошая девочка. Умный, милый, честный ребенок. Именно ребенок. Она еще не знает, чего хочет добиться в жизни: учится в Академии туризма, но работать в туризме в данный момент не хочет. Говорит, что устала от общения и ищет работу секретаря, которая предполагает это самое общение. Отправляет резюме на вакансии, которые не имеют между собой ничего общего: секретарь, архивариус, няня. С одной стороны, чувствуется, что она очень ответственная, и если дать ей какое-либо задание, будет изо всех сил стараться его выполнить. Но с другой - принимать в компанию человека, который изначально настроен на то, что эта работа временная, не стоит."
Собеседование для любого соискателя, будь то секретарь или личный помощник, офис менеджер или администратор, - это, прежде всего, испытание, разговор с незнакомым человеком, причем, как правило, неплохим психологом. Не нужно рассказывать ему все как на духу, однако и прятаться за заранее продуманными ответами также не стоит - менеджер запросто может раскусить неумелого актера. Не вдавайтесь в крайности, будьте самими собой, и работа обязательно найдется!
Главный инструмент любого рекрутера – вопросы. Чем больше информации мы получим от заказчика относительно компании, вакансии и условий работы, тем больше у нас шансов найти подходящего сотрудника с наименьшими временными затратами.
1. Прежде всего, определим блок задач секретаря на ресепшн в конкретной компании. Круг обязанностей варьируется и зависит от сферы деятельности и размеров фирмы.
Возможные функции:
2. Если есть возможность посетите компанию, оцените атмосферу, сотрудников, которые там работают, это поможет прийти к выводу, какой человек будет полезнее.
3. Уточните у работодателя, сколько сотрудников работает на ресепшене, один или более. Если два и больше, уточните, как распределяются задачи между сотрудниками, какие отношения в коллективе, общие интересы.
4. Очень важный момент: в зависимости от сферы деятельности компании требования к внешнему виду соискателей могут быть разными. Во многих компаниях девушки проходят жесткий «фейс-контроль» и возрастной отсев. Уточняем все нюансы, связанные с десс-кодом, возрастным предпочтением, внешними данными.
5. Уточните все вопросы, связанные с мотивацией для сотрудников, как материальной, так не материальной (бонусы, премии, ДМС, тренинги личностного развития, корпоративные праздники, корпоративное изучение английского языка, наличие конкурсов, спортивных соревнований и пр).
6. Уточните, каковы перспективы развития внутри компании. Попросите рассказать о реальных примерах карьерного роста сотрудников.
7. Попросите заказчика описать идеального кандидата на эту должность. Этот проективный вопрос поможет понять ожидания клиента.
8. Одним из ключевых критериев при подборе секретаря на ресепшн является наличие у такого специалиста определенных личностных качеств. Совместно с заказчиком составьте профиль кандидата.
Среднестатистический портрет ресепшиониста
Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные. Обычно, руководство компании желает видеть на этом месте ухоженную девушку с привлекательной внешностью, грамотной речью и прекрасной дикцией, с высшим или неполным высшим образованием (желательно по профилю деятельности компании). Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим образованием, такому кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности оганизации. Если общаться на иностранном языке секретарю предстоит довольно часто, лучше рассматривать кандидатов с лингвистическим образованием.
Основные компетенции:
Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника. Этого уровня будет достаточно!
Умение внимательно слушать клиента, не перебивать, без раздражения отвечать на вопросы, искренне улыбаться. Хорошими исполнителями для вакансии секретарь на ресепшн являются кандидаты с внешним или тяготеющим к внешнему типу референции. Они более гибки и эмпатийны в общении, ориентированы на помощь, им легче работать с клиентами, посетителями, соответствовать их ожиданиям и стандартам компании.
Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя.
Умение относиться к негативу со стороны как к рабочим моментам, которые с большей или меньшей периодичностью будут случаться. Секретарь должен быть всегда максимально вежливым, приветливым и свято беречь престиж компании, следуя правилу «клиент всегда прав».
Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.п..
Как представлять вакансию соискателям (нюансы и правила создания презентации вакансии).
Здесь наша основная задача рассказать о вакансии так, чтобы из всех возможных предложений о работе соискатель выбрал именно наше. Само описание вакансии должно максимально подробно описывать задачи должности и предъявляемые требования к соискателю.
Например:
Четкая, грамотная речь и правильный русский язык (как устный, так и письменный);
Желание помогать людям;
Мы ищем кандидата, которому нравится постоянное общение с новыми людьми
Что бы сократить время поиска, можно сделать пометку "Резюме рассматриваются при наличии фотографии!"
Если нам нужен кандидат со свободным английским, делаем пометку "Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас и готовы пройти собеседование на английском языке, пожалуйста, свяжитесь с нами!"
Таким образом, повышаются шансы, что именно секретарь со свободным английским откликнется на данное объявление, а не со средним или начальным уровнем. Т.е. мы отсекаем неподходящих кандидатов и экономим массу времени на просмотр резюме или телефонные переговоры, выясняя уровень языка.
Где размещаться (источники поиска, в том числе специальные и нетривиальные).
Размещаем вакансию в стандартных источниках поиска, можно задействовать соц. сети.
Стратегия поиска (отклики, активный обзвон, соцсети, объявления и т.д.).
Стратегия поиска традиционная - отклики и прямой поиск.
При отсутствии фото в резюме соискателей выручают открытые странички в вк, одноклассниках, фейсбуке, появляется дополнительная возможность оценить внешние данные соискателя.
Как проводить первичный отбор по телефону (важные правила переговоров и критерии отбора).
Телефонный звонок соискателю - это первое собеседование с "потенциальным голосом" компании. Оцените тембр, наличиие или отсутствие дефектов речи, слов-паразитов. Если что-то смущает не тратьте время на очное общение.
Уточните мотивацию соискателя, почему он рассматривает позицию секретаря, какие задачи он бы хотел выполнять с большим желанием, какие с меньшим. Можно аккуратно использовать провокации. Например, "Почему вы решили работать на ресепшене, ведь это вечное "Добрый день", "принеси- подай" и телефонные звонки". Если кандидат соглашается - аккуратно прощайтесь! Ведь "Секрет удачного выбора сотрудников прост — надо находить людей, которые сами хотят делать то, что бы Вам хотелось от них". / Ганс Селье /
Не забывайте, что любую вакансию нужно продавать, внимательно ознакомьтесь с резюме кандидата, что бы приглашая в офис компании «надавить на нужные рычаги» и замотивировать соискателя на встречу. Если в резюме кандидат акцентирует внимание на перспективах карьерного роста, расскажите, как росли сотрудники внутри компании, как за ними выстраивалась очередь руководителей департаментов. Дайте понять, что Вы ждете именно его.
Особенности очного общения и оценки кандидатов.
1. Очень важно запомнить каким было Ваше первое впечатление о соискателе. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом, помните об этом.
2. Помимо классического "расскажите о себе" проводим интервью на оценку компетенций. Наша цель - получить информацию для оценки степени выраженности тех поведенческих характеристик, которые необходимы для эффективной работы на должности. Используйте в процессе интервью реальные ситуации, с которыми соискателю пришлось столкнуться в прошлом.
Например:
Вспомните недавнюю ситуацию, когда Вы общались с трудным клиентом. Что именно происходило?
Вспомните ситуацию, когда Вам было сложно выполнить несколько заданий одновременно
3. Предложите решить ситуации, теоретически возможные в процессе работы
"Что Вы будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка"
"Представьте себе ситуацию, у вас звонит телефон, Вы поднимаете трубку, вместо приветствия Вы слышите крайне недовольного клиента, он выговаривает Вам за ошибку сотудника другого отдела. Ваши действия. (проверяем конфликтность и умение брать на себя ответственность)
4. Используйте кейсы с элементами стресс-интервью.
"Представьте себе ситуацию, Вас попросили принести кофе в зал совещаний, Ваша коллега на обеде. Что будете делать?" (проверяем находчивость)
5. Проверьте инициативность соискателя небольшой хитростью
В ходе интервью уроните, например, колпачок ручки, проследите, захочет ли кандидат по своей инициативе Вам помочь.
6. При очном общении с подходящим кандидатом «продаем» вакансию, учитывая уникальную мотивацию конкретного соискателя и подчеркивая именно те аспекты работы или ценности вакансии, которые соответствуют ожиданиям кандидата. Большинство соискателей рассматривают эту позицию как стартовую. Поэтому обязательно надо уточнять во время собеседования, на что ориентирован кандидат. Если карьерный рост для данной позиции в компании не предусмотрен, необходимо выбрать кандидата, нацеленного на профессиональное развитие в данной должности.
Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Обязательно оповестите соискателя о правилах дресс-кода, уточните, в чем кандидат планирует придти на собеседование, дайте свои рекомендации касаемо соблюдения делового имиджа (в одежде, прическе, маникюре, косметике), попросите придти за 10 минут до начала встречи. Придайте уверенности кандидату!
Читайте также: