Секретарь плюсы и минусы профессии

Опубликовано: 17.05.2024

Словом «secretarius» патриции Древнего Рима называли доверенное лицо, в обязанности которого входило быть в курсе всех его дел и интересов. Сталкиваясь с трудностями принятия решения, хозяин обращался за советом к секретарю. При этом помощник обязан был держать в строгой тайне все секреты патриция.

Традиция найма помощников знатных граждан Рима распространилась по всей Европе. Должности секретаря стали вводить не только знатные люди и бизнесмены деловой Европы начала новой эры, но и различные государственные учреждения. Секретарские функции трансформировались в делопроизводительные, административные и организационные.

Петр I в 1720 году ввел в России институт секретарей с введением рангов этой профессии. К петровским секретарям были сформированы требования:

«высокообразованный дворянин знатного роду»;
«мужескаго полу»;
«могущий дать совет по любому житейскому вопросу».

Екатерина II прошлась жесткой редакторской правкой по предъявляемым требованиям к кандидатам, претендующим на эту должность. Наличие наглости и изворотливости стало обязательной компетенцией такого специалиста.

В Российской империи с 1840 года введена должность личного секретаря директора на двух самых крупных предприятиях – Невском и Путиловском заводах. Избранных на эти должности кандидатов отправили в Европу обучаться профессии. Новшество быстро прокатилось по стране. В 1868 году в Харькове открылись первые курсы секретарей, и страна стала самостоятельно обеспечивать себя секретарскими кадрами.

Женщин к секретарской профессии допустили только на заре ХХ века, благодаря развитию феминизма и гендерному уравниванию в праве на труд всех граждан.

Сто лет назад в деятельность секретарей вмешался научно-технический прогресс. Каждый секретарь государственного учреждения обязан был владеть техникой работы на следующих агрегатах:

одной из 23 имеющихся моделей пишущих машин;
8 модификациями множительных механизмов;
одним из двух видов диктофонов;
уметь пользоваться разнообразными канцелярскими принадлежностями, в том числе и перьевыми ручками.

Кто такой секретарь в современном мире?

Ни одна должность в современном мире не имеет столь широкой функциональной парадигмы. Но это не значит, что весь набор должностных обязанностей и требований к кандидатам востребован в каждой конкретной вакансии. Все строго наоборот. Требования к специалисту в каждой компании сугубо индивидуальны. Рассмотрим варианты функциональных обязанностей этой должности.

Парадигма обязанностей секретаря

Весь функционал можно разделить на условные блоки: работа с руководителем, документоведение, решение административно-организационных вопросов.

Работа с руководителем

формирование, ведение, контроль ежедневного, недельного рабочего плана руководителя;
согласование с руководителем встреч с сотрудниками предприятия и сторонними посетителями;
организация, подготовка и техническое обслуживание встреч, совещаний, собраний с участием руководителя;
прием информации (телефонной, электронной) в адрес руководителя;
обслуживание посетителей руководителя;
организация поездок, командировок руководителя (бронирование гостиниц, покупка проездных билетов, подготовка документов на получение визы руководителем).

Документоведение

ведение журналов регистрации входящей и исходящей документации;
формирование, подача на подпись, регистрация приказов по основной деятельности предприятия;
получение входящей корреспонденции и распределение ее по адресатам.

Решение административно-организационных вопросов

контроль наличия канцтоваров и своевременное пополнение их запасов;
контроль наличия и при необходимости приобретение продуктов питания для руководителя;
выполнение рабочих поручений руководителя.

Требования к кандидату на должность секретаря

Уровень образования – не ниже среднего. Для крупных компаний обязательно наличие высшего.
Иногда выдвигается требование знания иностранного языка (чаще всего – английского, реже – немецкого, французского, китайского).
Уверенное владение ПК и оргтехникой.
Знание основ делопроизводства.
Знание делового этикета.
Презентабельная внешность, ухоженный вид.
Собранность, организованность, умение работать в системе многозадачности.
Готовность к ненормированному рабочему дню.

Зарплатные ожидания и средние доходы современных секретарей

Зарплатные ожидания кандидатов на позицию секретаря в настоящее время составляют от 10 до 60 тысяч рублей. Зависят они от уровня владения профессией и даже региона проживания.

Как показывают данные сайта Jobsora, существует реальная возможность получения высокой заработной платы по этой профессии. Работодатели предлагают от 15 до 100 тысяч рублей в зависимости от списка функциональных обязанностей секретаря и региона проживания.

Одновременно простая и сложная работа секретаря может достаться любому желающему. Для некоторых соискателей она является начальной карьерной ступенькой и возможностью войти в компанию. Другим же она доставляет удовольствие от сознания того, что секретарь порой является «серым кардиналом».

Профессия секретарь не требует высшего образования, однако для работы в этой сфере нужно обладать коммуникабельностью, активностью, повышенной исполнительностью. Освоить азы секретарского дела можно в ссузе или на курсах после окончания 9 или 11 класса.

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:

контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Курсы

Лучшие ссузы для секретарей

Технологический колледж № 34.
Экономический колледж Санкт-Петербурга.
Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
Краснодарский торгово-экономический колледж.
Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 19.05.2021

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

В офисе практически любой современной компании секретарь занимает особое место. Это специалист, помогающий поддерживать порядок и работоспособность организации. По сути, это посредник между руководителем, работниками, партнерами и клиентами. Получить эту должность, как правило, несложно – не всегда требуется высшее образование и большой опыт работы. А построить хорошую интересную карьеру в будущем можно, если выполнять обязанности качественно и ответственно.

История профессии

Упоминания о профессии секретаря замечены еще во времена Древнего Рима. Со слов историков, таких работников нанимали патриции и высокородные или просто богатые граждане страны. Секретарями работали мужчины из низших сословий, имеющие хорошее образование. В то время в обязанности таких работников входило делопроизводство, корреспонденция и нередко финансы и даже секреты работодателя.

В России секретарская должность появилась в 1720 г. благодаря Петру I. К профессии предъявлялись жесткие требования – наличие образования, хорошее знание законов, понимание всех тонкостей и специфики. Должность личного секретаря стала востребованной с 1840 г. – многим руководителям различных предприятий часто стал требоваться личный помощник.

Требования к профессии были высокими, для устройства на такую работу нужны были специальные навыки. Тогда и начали появляться первые секретарские курсы.

Современная профессия секретаря часто представляет собой приемную и организационную работу в офисе – помощь не только руководителю, но коллегам и посетителям. Сегодня секретарь считается лицом компании, и по его или ее внешнему виду посетители судят о солидности всего предприятия. В наши дни эта профессия считается преимущественно женской из-за своей специфики. За время развития профессии сформировалось несколько направлений секретариата, зависящих от специализации.

Офис-секретарь (офис-менеджер). Обязанностями является распределение телефонных звонков, встреча гостей, выполнение поручений руководства и обеспечение стабильного функционирования офиса (заказ канцтоваров, воды и пр.). Для получения должности работнику не требуется наличие специального образования. В карьерной лестнице эта должность часто является стартовой.

Секретарь-референт. Должность похожа на работу офис-менеджера, но более ответственная и сложная. Здесь обязанностями будут подготовка проектных решений, редактура документов, составление текстов для выступлений руководителя на различных мероприятиях, а также частичный контроль работы сотрудников организации. Получение такой должности требует наличие специального образования (курсы, учебный центр).

Личный помощник руководителя. Эта должность считается почетной. Такому ассистенту необходимо наладить отношения с руководством и создать атмосферу доверия. Для выполнения обязанностей потребуется знание специфики профессии, основ делопроизводства, стрессоустойчивость и уверенность в себе. Работа, как правило, заключается в решении организационных и административных задач.

Кроме названных профессий, существует несколько специализаций с узкой спецификой.

Делопроизводитель. Сотрудник, который систематизирует документацию, оформляет счета, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, формирует архив.
Секретарь-переводчик. Помимо основных обязанностей, потребуется владение иностранным языком на высоком уровне. Сотрудник принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами.
Судебный секретарь. Сотрудник служит в суде, проверяет явку людей на заседания, ведет протокол слушания, составляет судебные акты и выполняет различные поручения судьи.
Технический секретарь. Для выполнения обязанностей необходимо владеть «слепым» методом печати, отвечать на телефонные звонки и уметь работать с оргтехникой.

Дополнительными характерными чертами современной профессии являются:

ведение деловой переписки;
высокая скорость печати «слепым» методом – не глядя на клавиатуру и используя все 10 пальцев;
умение пользоваться разнообразной офисной оргтехникой;
умение систематизировать документацию (корреспонденция, архив).

Полный перечень необходимых навыков секретаря обычно формируется в зависимости от структуры предприятия и требований руководителя.

Плюсы и минусы

Достоинствами профессии можно назвать следующее:

отсутствует физическая нагрузка;
есть возможность получить важные коммуникативные навыки и наладить полезные связи;
нет необходимости иметь специальность для получения работы;
работа в комфортных условиях;
в некоторых случаях можно в личных целях воспользоваться офисной оргтехникой (копир, скан);
иногда можно совмещать учебу и работу.

Как и в любой другой профессии, должность секретаря имеет свои недостатки:

постоянное нахождение на виду у руководства;
ежедневный безупречный внешний вид (особенно важен в крупных компаниях);
однотипные задачи и рутинная работа (часто характерны для небольших организаций);
работа часто связана со стрессом;
выполнение личных поручений начальства, не имеющих отношения к работе;
редко есть возможность для самореализации;
режим работы может быть ненормированным.

Перспектива развития для секретаря часто остается под вопросом. Одни руководители не спешат терять хорошего сотрудника и переводить его на другую должность. Другие по отношению к ответственным, трудолюбивым и профессиональным работникам проявляют понимание и нередко повышают в должности.

Должностная инструкция

Документ, который призван регламентировать права и обязанности работника – должностная инструкция, она одинаково важна и для секретаря, и для руководства. В ней содержатся права и обязанности обеих сторон трудового соглашения, что позволяет использовать ее как инструмент для эффективной координации производственных процессов.

Единой формы инструкции не существует, поэтому ее можно составить, используя готовый шаблон, или разработать собственный документ. При составлении документа важно учесть, что в каждой компании секретари выполняют разные функции, несмотря на единую основную работу.

Должностная инструкция должна составляться с учетом профстандарта и включать следующие основные разделы.

Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.

Помимо основных обязанностей, в должностную инструкцию допускается внесение дополнительных функций с учетом специализации. Так, инструкции делопроизводителя, технического секретаря, военного или научного секретаря будут содержать похожие основные секретарские функции, но отличаться специализированными обязанностями, которые необходимо будет указать в документе.

Обязанности

В классическом понимании к основным унифицированным обязанностям секретаря можно отнести следующие функции:

обеспечивает административную деятельность руководителя;
ведет деловую переписку, включающую звонки и электронные письма;
принимает и перераспределяет корреспонденцию, подготавливает и отправляет ответы на полученные письма;
производит сбор и обработку необходимой для руководителя информации, обеспечивает делопроизводство;
принимает документы от работников для дальнейшей передачи руководству на подпись и ознакомление;
занимается подготовкой встреч, совещаний и конференций, ведет их протоколы;
закупает канцтовары и другую продукцию, необходимые для обеспечения бесперебойной жизнедеятельности офиса;
решает организационные задачи по приему работников и посетителей;
выполняет иную работу, относящуюся к занимаемой должности.

Дополнительно могут стать обязанностями:

контроль выполнения распоряжений и приказов;
сканирование и копирование документации;
отмена или перенесение сроков;
бронирование билетов и номеров гостиниц;
составление отчетов о командировочных расходах;
приготовление напитков и угощений для гостей.

В широком смысле слова секретарь делает огромную работу по созданию и продвижению положительной репутации и поддержанию имиджа компании.

Личные качества

Секретарю на работе приходится часто и много общаться с разными людьми, поэтому хорошему специалисту необходимо соответствовать следующим требованиям:

опрятность;
аккуратность;
доброжелательность;
культура речи;
коммуникабельность;
отсутствие вредных привычек.

Поскольку секретарь – это «лицо» компании, неотъемлемым критерием является приятная внешность сотрудника. Здесь важно отметить, что речь идет о чувстве стиля и наличии вкуса, а не о модельной внешности. Часто секретарями становятся женщины, поскольку считается, что им больше свойственны гибкость, стрессоустойчивость и умение создать уютную атмосферу в офисе.

Ответственность

Специфика секретарской работы заключается в регулярной помощи руководителю в ведении дел. По этой причине крайне важны такие профессиональные качества:

ответственность;
пунктуальность;
внимательность;
исполнительность;
обучаемость;
организованность.

Наличие этих деловых качеств позволит грамотно и четко составлять документацию и распорядок дня. А способность наладить контакт с людьми обеспечит эффективное взаимодействие между руководством, коллективом и клиентами.

Обучение

Для получения работы на должности секретаря часто не нужно наличие высшего образования, вполне подойдут оконченные профильные курсы. Нелишними будут полученные знания в сфере психологии, скорочтения и стенографии. Базовые знания профессии секретаря можно получить в специализированных колледжах. Такое обучение доступно тем, кто окончил 9 или 11 классов школы, и займет 1-3 года, в зависимости от имеющегося среднего образования.

Если выбор пал на солидную компанию, то важно получить профильное образование. Например, при МИДе РФ действует учебный центр, который проводит подготовку секретарей. Центр обучает студентов компьютерной грамотности, основам делопроизводства, деловой этике и этикету, английскому языку. Поскольку отечественные ВУЗы не предлагают обучения секретарскому делу, преимущество имеют кандидаты с дипломами в сфере филологии, коммуникации, психологии и других схожих направлений. Некоторые компании предоставляют обучение кандидатам, которых готовы принять на работу.

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
отсутствие физической нагрузки;
комфортные условия работы в теплом помещении;
полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

необходимость постоянно находится на виду у начальника;
требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

располагать средним или высшим образованием;
владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
знать основы делопроизводства;
иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
знать стандартные офисные процедуры;
при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

просматривал корреспонденцию;
сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
отвечал на телефонные звонки;
обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
общался с клиентами;
контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

организовать прием или совещание;
распланировать рабочее время руководителя;
приобрести канцтовары и прочие вещи;
заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
вести протокол собрания;
подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

быть на «ты» с персональным компьютером;
обладать культурой общения;
уметь найти подход к посетителям;
проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

коммуникабельностью и ответственностью,
пунктуальностью и организованностью,
терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

различные организации и фирмы;
суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут востребованы, так как на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. Что же из себя представляет эта профессия, какие в ней есть плюсы и минусы?

Бытует ошибочное мнение, что секретарь – это красивая девушка, которая только и делает что готовит начальнику кофе и проводит к нему посетителей. На самом деле круг обязанностей секретаря гораздо шире и разнообразнее и заключается в следующем:

Прием телефонных звонков, их переадресация в другие отделы.
Прием заявлений.
Ведение журналов входящей и исходящей документации.
Прием посетителей.
Планирование распорядка дня начальника, напоминание ему о важных встречах.
Организация оперативных совещаний, светских приемов.

Для того чтобы работать секретарем, необходимо обладать следующими качествами:

Коммуникабельность.
Дипломатичность.
Тактичность.
Доброжелательность.
Организованность.
Профессионализм.

Плюсы профессии

Секретарь – это правая рука руководителя, он находится ближе всех к руководству и потому всегда в курсе дел, происходящих на предприятии. Этим преимущества профессии не ограничиваются. К ним также можно отнести:

Как начало карьеры секретарь – идеальная должность, потому что приобретаются навыки работы с клиентами и сотрудниками по работе, расширяются навыки организаторской работы, изучается делопроизводство.
Поскольку секретарь – лицо компании, человек, занимающий эту должность может приобрести полезные знакомства, что в дальнейшем может помочь строить карьеру.
Должность не требует специального образования, потому даже будучи технологом, при отсутствии других вариантов работы, можно устроиться на время секретарем. К счастью, профессия всегда востребована, потому легко можно найти подходящий для себя вариант с хорошей зарплатой.
Работа секретарем не предусматривает командировок и не слишком обременительна, потому можно параллельно учиться и получать второе высшее образование.
Должность предусматривает работу со всеми сотрудниками предприятия, секретарю легче продвинуться по службе на предприятии. Как только в одном из отделов появится вакансия, при наличии соответствующего образования, секретарь может получить повышение.

Минусы профессии

Преимуществ у должности немало, однако все же не всем людям эта работа подходит в силу своей специфики. К недостаткам профессии относят:

Секретарь не имеет право плохо выглядеть, даже если в личной жизни проблемы или не удалось выспаться. Обычно на должность берут красивых девушек, которые заботятся о своем внешнем виде. Причина проста, руководитель думает о том, чтобы в приемной сидела доброжелательная и милая девушка, которая понравится посетителям и займет их непринужденным разговором, пока руководитель занят. Потому несмотря на обилие проблем, нужно постоянно улыбаться и оставаться доброжелательной.
Предприятия разные и если в приемную строительной фирмы заходят контрагенты для заключения договоров, то в приемную жилищной конторы или предприятия из другой сферы коммунальных услуг чаще всего заходят жалобщики, которые начиная с приемной рассказывают о том, что свои услуги исполнитель не оказывает и не понятно за что ему нужно платить деньги. Такие посетители здорово портят нервы и оставаться спокойным, когда повышают голос и возмущаются, достаточно непросто. А при этом секретарь должен сделать все возможное, чтобы посетитель успокоился и не поднимал шум в приемной, а также был уверен, что решением его проблемы займутся и все благополучно разрешится. Выполнение обязанностей, связанных с такими стрессовыми ситуациями, не может не влиять на настроение и потому нередко от негативных ситуаций, произошедших на работе, страдают и домочадцы.
Секретарь не имеет право опоздать, так как начальству без его помощи не обойтись. Также возникают сложности и с тем, чтобы отпроситься раньше, поскольку если в отделах, где работает несколько сотрудников, есть возможность замены, то секретаря заменить не может никто.
Работа на этой должности однообразна и скучна, потому очень быстро может надоесть, особенно если на это место устроился амбициозный и целеустремленный человек.
Возможности для профессиональной реализации отсутствуют, так как в основном от секретаря требуется подавать кофе, отвечать на звонки и встречать посетителей. Потому ни о каком профессиональном росте говорить не приходится.
Зарплата у секретарей обычно низкая, есть возможность устроиться на место с хорошей зарплатой, но с условием, если есть навыки работы со специальными программами на компьютере, кроме пользовательских, а также если есть знание иностранного языка.
Нередко на этой должности ненормированный рабочий день, так как приходится приходить раньше руководителя, чтобы подготовить все необходимые документы, а уходить позже, чтобы закрыть приемную.

Выводы

Одним из существенных минусов является то, что работа не предусматривает профессиональной реализации и спустя год делать однообразную работу может надоесть и захочется сменить профессию.

Читайте также: