Чем заинтересовала вакансия офис менеджер

Опубликовано: 17.05.2024

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

- планирование работы офиса;

- руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

- разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

- разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Офис — обязательный атрибут любой современной компании вне зависимости от еë отраслевой и функциональной принадлежности. И если офис из 2–5 сотрудников вполне способен организовывать свою работу самостоятельно, то большому коллективу требуется координирующий специалист. Чтобы убедить работодателя, что вы успешно справитесь со всеми обязанностями офис-менеджера, заполняйте своё резюме в соответствии с образцом.

Общие принципы написания резюме офис-менеджера

Профессию офис-менеджера нередко отождествляют с профессией секретаря. Хотя некая доля истины в этом есть, в целом такое сравнение неверно: менеджер — прежде всего является организатором. Секретарские, как и любые другие функции, могут возлагаться на этого специалиста в качестве дополнительных.

В больших офисах без организующего работу менеджера не обойтись

Основная цель письменной самопрезентации офис-менеджера — максимально продемонстрировать навыки организации рабочего процесса. А достигается эта цель не только приведением фактов об образовании и опыте работы, но и наглядной демонстрацией умения отбирать и подавать информацию. Именно поэтому в своëм резюме офис-менеджеру необходимо точно следовать общим правилам делопроизводства.

Структура резюме

Резюме (CV) — документ, который составляется в свободной форме. Другими словами, соискатель любой должности волен структурировать информацию о своих профессиональных и личных качествах так, как ему нравится, включать в резюме любую информацию.

Креативный подход к структуре и оформлению резюме вполне допустим для представителей творческих профессий. Претенденту же на должность офис-менеджера лучше воспользоваться классической схемой построения документа.

Традиционно резюме состоит из нескольких блоков информации, расположенных в определëнной последовательности.

Личная информация — Ф. И. О., возраст, место жительства, семейное положение, наличие детей, контактные данные.
Указание желаемой должности (например, «Цель резюме — соискание должности офис-менеджера»). В этот же раздел можно добавить и минимально приемлемый уровень заработной платы.
Блок информации «Образование» — перечень оконченных учебных заведений, сведения о повышении квалификации в нужном направлении деятельности (курсы, тренинги, семинары, конференции).
Раздел «Опыт работы» — сведения о прежних местах работы, занимаемых должностях и должностных обязанностях. Раздел может включать в себя подраздел — профессиональные достижения — сведения о достигнутых показателях труда и применëнных мерах поощрения.
«Профессиональные навыки» — перечень знаний и умений актуальных для желаемой должности.
«Личные качества» — перечисление основных свойств характера соискателя, которые способны улучшить качество выполнения возлагаемых на специалиста функций.
«Дополнительная информация» — сведения об умениях и возможностях соискателя, не имеющих отношения к функциям профессии, но потенциально полезных или характеризующих его как личность (навыки управления личным транспортом и наличие такового, хобби, увлечения, отношение к спорту и здоровому образу жизни и прочее).
«Рекомендации» — приложенные к резюме характеристики с прежних мест работы или контактная информация бывшего начальства.

Классическая схема резюме представляет собой последовательное расположение определённого перечня разделов

Фото соискателя — необязательный элемент резюме. Однако правильно выбранное фото зачастую становится серьëзным преимуществом перед другими кандидатами. Так, офис-менеджер, демонстрируя аккуратный внешний вид, деловой стиль в одежде и причëске, лëгкую улыбку на фото, презентует себя, как человека организованного, знакомого с деловым этикетом, аккуратного, открытого, дружелюбного.

Фото в резюме менеджера должно презентовать соискателя, как открытую к общению, активную личность

Правила подбора удачной фотографии для резюме таковы:

снимок должен изображать одного человека;
чем качественнее фото — тем лучше;
фото не должно быть слишком большим или слишком маленьким (оптимальный размер — 4 на 6 см);
не стоит к резюме прикладывать слишком официальное фото (как на документы) — умеренно свободная поза, лëгкая улыбка больше располагают к себе людей;
не стоит для фото делать слишком яркий, вызывающий макияж, но и без него фотографироваться для резюме не рекомендуется — достаточно лëгкого дневного макияжа, подчëркивающего достоинства и скрывающего недостатки;
тщательно продуманные детали костюма, интерьера, а также использование услуг профессионального фотографа (это видно всегда) говорят об изысканном вкусе, высокой требовательности соискателя к себе, организованности, аккуратности.

Правила оформления текста

Опытный наниматель умеет читать самую важную информацию о соискателе «между строк» резюме. То, насколько грамотно изъясняется кандидат, аккуратно и единообразно оформляет текст, красноречиво говорит об уровне его интеллекта, образования, организованности, аккуратности.

Оформленное в соответствии с правилами делового документооборота резюме — главное доказательство профессионализма офис-менеджера.

Поэтому успешное резюме офис-менеджера немыслимо без соблюдения общих принципов профессиональной самопрезентации. Среди них:

отсутствие ошибок (орфографических, пунктуационных, грамматических) и опечаток в тексте, двойных пробелов, неправильно расположенных знаков препинания (например, точка или запятая располагаются сразу же после слова, затем следует пробел и т. д.);
единообразное форматирование текста — одинаковые отступы, межстрочные интервалы, заголовки, размер, цвет и стиль шрифта;
соблюдение официально-делового стиля подачи информации;
лаконичность — не стоит перегружать резюме излишней информацией, наниматель обязательно оценит умение выделять важное. Рекомендуемый объëм резюме — от 1 до 1,5 страниц печатного текста.

Сопроводительное письмо

Если резюме направляется в крупную серьëзную компанию, следующую западным корпоративным ценностям, к нему следует составить сопроводительное письмо.

Некое подобие сопроводительного документа составляется и в случае отправки резюме вложенным файлом по электронной почте.

Сопроводительное письмо может в краткой форме описывать ключевые навыки и преимущества соискателя

В сопроводительном письме следует указать:

наименование и почтовый адрес адресата;
собственные Ф. И. О. и контактные данные;
наименование желаемой должности;
источник информации о вакансии;
описание собственных достоинств (например, высокий уровень образования, длительный и успешный опыт подобной работы);
просьбу о сообщении результатов рассмотрения резюме.

Образец составления резюме

Офис-менеджер — должность, которая в каждом офисе наделяется индивидуальным набором функций. Всë зависит от направления деятельности компании, размеров офиса, его потребностей. Этот специалист может отвечать за документооборот организации, приëм, передачу и распределение корреспонденции, сопровождение клиентов, организацию рабочего дня руководителя, проведение корпоративных праздников.

В резюме офис-менеджера акцентировать следует наличие профессиональных навыков, а также личные качества

Тем не менее основная характеристика функционала этой должности — сопровождение и поддержка рабочего процесса в офисе. А это значит, что офис-менеджер — одно из основных действующих лиц фирмы, правая рука руководителя, незаменимый специалист.

В своëм резюме претендент на такую должность должен делать акценты:

на наличие соответствующих функциям навыков и знаний;
на опыт подобной или родственной работы;
на личных качествах, способствующих успешному выполнению возложенных на должность функций.

Опыт работы — главный козырь в резюме офис-менеджера

Образование

При подборе офис-менеджера наниматели не выставляют жëстких критериев по образованию. Оно вполне может быть непрофильным (такой специальности в программах учебных заведений на сегодняшний день не существует, подходят лишь «Секретарское дело», «Секретарь-референт»), средним специальным или даже профессионально-техническим — всë зависит от уровня компании.

Но при прочих равных условиях предпочтение на практике отдаëтся специалистам с высшим образованием по юридическим и экономическим специальностям.

Учебные заведения в резюме следует перечислить в хронологическом порядке с указанием:

наименования;
года окончания;
полученной специальности.

Среднюю школу в перечень включать не стоит — это может выглядеть неуместно.

Кроме основного, следует указать и на дополнительное образование в области делопроизводства, административного управления — это могут быть курсы, школа менеджеров, специализированные семинары, конференции, тренинги. Наличие у соискателя дополнительного узкопрофильного образования существенно повышает ценность его резюме.

Высшее образование экономического профиля вполне подходит для должности офис-менеджера

Опыт работы и должностные обязанности

Имеющий опыт работы соискатель — настоящее сокровище для нанимателя, на обучение такого сотрудника потребуется затратить минимум времени и средств. В резюме менеджера следует акцентировать те из прежних мест работы, которые по функционалу максимально приближены к желаемой должности. Начинают это раздел с последнего места работы, указав:

период работы;
наименование организации-нанимателя;
занимаемую должности (должности, если их было несколько);
функциональные обязанности.

Далее следует перечислить основные (превалирующие по периоду работы, схожести с желаемой должностью) места работы в той же форме.

Похожими по функционалу должностями для офис-менеджера могут стать: секретарь, помощник руководителя, администратор, делопроизводитель, менеджер по информационной работе, консультант.

Раздел об опыте работы можно дополнить подразделом «Профессиональные достижения», если таковые имели место на прежних местах работы. Следует перечислить не только все официально применëнные меры поощрения (благодарности, грамоты, премии), но и не зафиксированные таким образом производственные успехи, показатели, например:

«поддерживал работу офиса на высоком уровне»;
«разработал и внедрил новую систему циркуляции внутренних документов»;
«успешно на протяжении 5 лет организовывал корпоративные мероприятия, многие из которых были отмечены руководством и коллективом».

Не стоит отчаиваться и соискателям, на момент составления резюме не имеющим необходимого опыта работы. В этом случае следует особое внимание уделить разделам, посвящëнным:

профессиональным навыкам (к примеру, умение обращаться с ПК и офисной техникой вполне можно приобрести самостоятельно или посетив специализированные курсы);
личным качествам (здесь важно указать на такие свойства характера, как быстрая обучаемость и лëгкая адаптация в новых условиях).

Профессиональные навыки

В резюме офис-менеджера важно привести как можно больше сведений о собственных навыках и знаниях

Профессиональные навыки офис-менеджера в целом свойственны любому офисному работнику. Иными словами, тот, кто единожды работал в офисе, способен составить вполне внушительный список собственных навыков, актуальных для данной должности.

Ключевые знания и умения офис-менеджера:

уверенное владение персональным компьютером и интернетом, в том числе общими (Microsoft Word и Excel) и специализированными (Adobe Photoshop, Picture Manager и прочее) программами;
высокие скорость и качество набора текста;
навыки административного управления;
знание основ делопроизводства и документооборота компании: входящая, исходящая корреспонденция, внутренние документы;
умение пользоваться офисной (принтер, сканер, факс, проектор, звуковая аппаратура, многоканальный телефон) и бытовой (электрочайник, кофеварка, микроволновая печь) техникой;
навыки делового общения (как с руководством, сотрудниками, так и с клиентами);
навыки организации встреч, совещаний, конференций, бронирования билетов, гостиниц.
знание основ поддержания работоспособности офиса — функций, контактов и принципов работы обслуживающих организаций, ремонтных служб, перевозчиков, заведений общественного питания;
знание основ корпоративной этики и психологии;
знание иностранных языков.

На офис-менеджеров нередко помимо основных возлагаются и дополнительные функции, например, кадровая, юридическая или даже бухгалтерская работа в мелкой компании. В таких случаях список ключевых навыков по этой должности существенно расширяется за счëт специализированных знаний и умений.

Личные качества

Идеальный офис-менеджер — человек особого склада характера: у него высоко развиты коммуникативные качества, он обязательно высокоорганизован, внимателен, трудолюбив и способен справляться сразу с несколькими задачами. Поэтому раздел резюме такого специалиста, посвящëнный личным качествам, призван посредством 5—6 эпитетов продемонстрировать личность претендента.

Нанимателями приветствуются следующие особенности характера соискателей рассматриваемой должности:

коммуникабельность;
открытость;
организованность;
ответственность;
исполнительность;
расторопность;
пунктуальность;
умение концентрироваться;
хорошая память;
инициативность;
целеустремлëнность;
оперативность;
трудолюбие;
стрессоустойчивость.

О чëм следует умолчать

Офис-менеджер — специалист, на которого возлагается ответственность за работоспособность офиса. А это значит, что такой работник по умолчанию должен быть самым ответственным. Именно поэтому в резюме нежелательно упоминать о случаях, подтверждающих собственную безответственность — фактах привлечения к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности как в связи с работой, так и в личной жизни.

Общие же «антирекомендации», касающиеся включения информации в резюме представителя любой профессии таковы:

в резюме не стоит включать слишком подробную или слишком личную информацию о себе (вес, рост, другие параметры тела, подробный адрес);
нельзя распространяться о неприятных подробностях взаимоотношений с прежними нанимателями — о причинах принудительного увольнения, о судебных спорах, жалобах, восстановлении на работе;
не следует перечислять все места работы в точном соответствии с трудовой книжкой, если их много или среди них есть не имеющие значения эпизоды трудовой деятельности;
не стоит выдвигать внушительный перечень требований к условиям труда, достаточно ограничиться указанием на минимально приемлемый уровень зарплаты.

К отбору претендентов на должность офис-менеджера наниматели подходят очень ответственно — ведь этот специалист организует деятельность всего офиса. При этом часто образование не является главным критерием отбора, гораздо большее значение имеют навыки, опыт офисной работы и личные качества.

В современном бизнесе ни одна компания, имеющая офис, не может обойтись без работы офис-менеджера. Эта должность предполагает администрирование и управление рабочим процессом офиса организации.

Кто это такой?

По сути, офис-менеджер является тем информативным и руководящим звеном, где сходятся и решаются все рабочие моменты компании. Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.

Офис-менеджер – работник, который обеспечивает всему офису полноценный рабочий процесс. Описание профессии поможет лучше понять суть работы.

По классификатору рабочих профессий и должностей служащих, профессия офис-менеджера и его обязанности значительно отличаются от профессии секретаря. Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице. Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.

В должностные обязанности секретаря входят: ведение расписания руководителя, его переписка, выполнение конкретных поручений. Секретарь ведает только делами своего непосредственного руководителя и не вмешивается в дела офиса.

Офис-менеджер контролирует всю текущую работу офиса, в основном это бумажный документооборот. Следит за бесперебойной работой офисной техники, обеспечивает сотрудников компании канцелярскими товарами, вовремя доводит до сведения работников приказы, распоряжения и объявления по офису, изданные руководителем, принимает входящие телефонные звонки, при необходимости ведёт календарь встреч и поездок директора. В этом случае вакансия называется «офис-менеджер с функциями секретаря».

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
ведёт базу клиентов предприятия;
выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.

Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

честность;
упорство в достижении поставленной цели;
внимательность;
самодисциплина;
ответственность и организованность;
трудолюбие, усидчивость;
внутреннее благородство;
объективность;
коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
расторопность, сообразительность, услужливость;
активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

На должность офис-менеджера не подойдёт человек со взрывным вспыльчивым характером, плохо адаптированный в социальной среде, неуживчивый и вздорный.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

несобранность, невнимательность;
депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
агрессивный характер;
склонность к сплетням и интригам.

Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

Самые главные из них – наличие успешного опыта и уровень образования, а также личные и деловые качества человека, которые тесно переплетаются между собой.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

образование, уровень квалификации;
опыт работы;
быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
требовательность к себе и другим;
умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
деловая хватка;
лидерские качества;
готовность работать сверхурочно;
ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
навыки делового общения.

Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
профессионально применять свои знания и умения на практике;
уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
иметь навыки административного управления;
уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
владеть навыками делового этикета.

Образование и повышение квалификации

Ни одно высшее образовательное заведение не обучает профессии офис-менеджер. Пройти обучение и получить диплом или удостоверение о профессиональном обучении можно в бюджетных или частных учебных центрах, колледжах.

Профессия офис-менеджер очень востребована, её можно освоить на курсах повышения квалификации, имея другое базовое образование. У каждого работодателя свои требования к кандидату на эту должность.

В крупных компаниях, как правило, на этой должности хотят видеть специалиста только с высшим образованием, небольшие предприятия могут взять на эту должность работника со средним или средним специальным образованием.

Главное, на что обращает внимание любой работодатель – это опыт работы в данной должности, уровень владения компьютером, знание оргтехники и умение работать на ней, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание иностранных языков.

Что писать в резюме?

Чтобы грамотно составить резюме и получить заветную должность, нужно подробно, но честно изложить всю информацию о себе: личностные, профессиональные, деловые качества, опыт работы на подобной должности, уровень образования.

При составлении резюме нужно учитывать конкретные требования работодателя, указанные в объявлении о вакансии. Обязательно укажите цель получения работы — это может быть конкретная должность или перечень должностей, на которые претендует соискатель.

Уровень ожидаемой заработной платы даст понять работодателю, что он может предложить и на что претендует кандидат.

Не давайте ложную информацию о стаже работы, образовании – всё это легко можно проверить, в этом случае вакансия для соискателя станет недоступной, ему просто откажут.

Наличие фотографии – положительный момент для кандидата, работодатель должен знать, чьё резюме рассматривает. Офис-менеджер – лицо компании, и работодателю небезразлично, кто её будет представлять.

Обязательно укажите уровень своего образования, часто работодатель на эту должность принимает специалиста с высшим экономическим, юридическим, психологическим или филологическим образованием.

В резюме необходимо отразить несколько предыдущих мест работы, причины увольнения, контакты людей, которым можно позвонить и поинтересоваться об опыте и личностных характеристиках кандидата. Целесообразно написать о своём семейном положении, увлечениях и хобби.

Такая информация будет полезна для работодателя.

Составляя резюме, придерживайтесь его структуры:

личная информация — имя, возраст, контакты;
персональная — раздел считается не обязательным к оформлению, но лучше его заполнить;
основные навыки и умения — укажите, какими офисными программами владеете, перечислите все курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, другое дополнительное обучение, которое вы прошли;
опыт работы — перечислите все свои практики, стажировки, законченные проекты, волонтёрские программы, в хронологическом порядке укажите предприятия, на которых вы работали раньше, образование и тренинги (отразите все образовательные программы и направления, которые закончили);
рекомендации — в этом разделе укажите имена и контакты лиц, которые могут порекомендовать вас новому работодателю, отозваться о вас положительно.

Резюме должно быть составлено чётко и лаконично, никакой лишней информации в нём быть не должно.

Если на должность офис-менеджера претендует соискатель без опыта работы, то лучше будет вообще не отражать в резюме этот раздел. Не нужно показывать работодателю отсутствие знаний и навыков. В этом случае лучше опишите свои личные и деловые качества, какое имеете образование основное и дополнительное (семинары, тренинги).

Охарактеризуйте себя как трудолюбивого, усидчивого, исполнительного, быстро обучаемого человека. Не занижайте свои таланты и способности, не засоряйте резюме лишней информацией.

В качестве опыта работы можно указать производственную практику, преддипломную стажировку, навыки организации конкретных мероприятий, участие в олимпиадах, конференциях, конкурсах, всевозможных тестированиях. Если у вас есть любые достижения и успехи, напрямую связанные с будущей работой, обязательно изложите эту информацию в резюме.

Собеседование - это очень волнительное и ответственное событие для каждого соискателя. Ведь от того, как Вы себя проявите на интервью с работодателем, зависит его исход и результат, а также успешное получение желаемой должности. Вопросы на собеседовании могут быть абсолютно разные. Большинство кандидатов сейчас обычно готовятся к собеседованиям и активно собирают информацию о вакансии, изучают компанию, в которой будет интервью и вопросы, задаваемые на собеседовании.

Специально для Вас у нас появились услуги, которые помогут Вам успешно трудоустроиться.

Профессиональное сопровождение в поиске работы.
Комплексная услуга.

2′000 р.

Подготовка к интервью с работодателем.
Наш специалист будет задавать Вам вопросы, которые чаще всего задают на интервью.
Вы получите рекомендации и советы, как пройти собеседование

Опираясь на свой многолетний практический опыт в сфере подбора персонала и комплексной работы с соискателями, наши специалисты подготовили вопросы, задаваемые при собеседовании на работу. Мы постарались выделить самые частые вопросы на собеседовании. Эти вопросы используются уже много лет HR-специалистами в разных сферах деятельности.
Вы узнаете о том, какие вопросы задают на собеседовании соискателям и как лучше на них отвечать. Вопросы на собеседовании на работу постоянно обновляются. Мы предлагаем Вам познакомится с самыми основными, чтобы Вы смогли успешно пройти интервью.

Самые частые вопросы на собеседовании

Вопрос 1. Расскажите немного о себе.
С этого вопроса начинается любое собеседование. Нужно уделить внимание важным моментам: какое образование получили, где начиналось
развитие Вашей карьеры. Этому рассказу уделите не более 2-3 минут, останавливаясь подробно на Вашем функционале. Чаще употребляйте такие словосочетания как "наша компания"," наш отдел под моим руководством" и тд.

Вопрос 2. Расскажите, чем Вы занимались на прошлом месте работы.
Расскажите про обязанности и достижения, которые были у Вас в процессе работы в предыдущей компании. Не говорите слишком много, только самое важное и по существу.

Вопрос 3. Чем Вас заинтересовала вакансия нашей компании?
Задача этого вопроса - хорошо ли Вы владеете информацией о компании, в которую пришли на интервью. Вы можете сказать, что Вы много слышали о компании, как она динамично развивается в данный момент, а Ваш профессиональный опыт может помочь ей в реализации планов на дальнейшее развитие.

Вопрос 4. Почему Вы ушли с предыдущего места работы?

Назовите кратко основную причину поиска работы. Например, это неудобство месторасположения, отсутствие профессионального роста, смена руководства. Никогда не ругайте и не критикуйте своего бывшего руководителя и коллектив, каким бы плохим он не был.

Вопрос 5. Чего Вы ждете от новой работы?
Все соискатели ждут от новой работы стабильности, это самое главное, о чем стоит сказать. Если Вы мечтаете о карьерном росте и профессиональном развитии, упомяните об этой в диалоге с работодателем. Можете также отметить, что Вы ждете интересной и разноплановой работы, которая позволит Вам развиваться.

Вопрос 6. Что Вы знаете о нашей компании?

Прежде, чем ехать на собеседование изучите информацию о компании. Сколько лет существует, какая численность, имеет ли филиалы и представительства в городах России. Расскажите все, что Вам удалось узнать о данной фирме, только самое важное и актуальное.

Вопрос 7. Как Вы представляете свой первый рабочий день на новой работе?

Этот вопрос, на самом деле, не такой простой, как кажется.По мнению специалистов, этот вопрос нужен, чтобы узнать кто Вы: "процессник" или "результатник"."Процессники" те, кто легко работают с бумагами и документами, это секретари, офис-менеджеры, бухгалтера.
"Результатники" ориентированы на получение результата. К таким специалистам относятся менеджеры по продажам, руководители отдела продаж, менеджеры по персоналу.

Вопрос 8. Кем Вы видите себя через 5 лет?
На этот вопрос нужно отвечать обтекаемо, например, вы хотели бы со временем занять более ответственную и серьезную должность, иметь расширенный функционал. Никогда не говорите, что у вас есть планы о создании собственного бизнеса или открытии собственной компании.

Вопрос 9. Чем Вас привлекает эта должность?

Ответ должен быть аргументирован и серьезен, возможны такие ответы, как" желание применить свой опыт"," работа компании-лидере рынка," возможность реализовать свой профессиональные навыки в новой для себя сфере".

Вопрос 10. Что для Вас важно в работе?
Расскажите о том, какую работу Вы хотели бы получить, какие условия работы для Вас оптимальны. Важно ли для Вас рабочее место, атмосфера в коллективе, социальные гарантии и т.д.

Вопрос 11. Какой коллектив для Вас оптимален?
На самом деле, это не такой вопрос, как кажется. Очень часто кандидат задает уточняющий вопрос рекрутеру о том, что же он имеет ввиду. Можно ответить так: "Для меня оптимален коллектив, где есть взаимовыручка, помощь и поддержка. Для меня важно мнение моего руководителя о моей работе и благоприятная атмосфера внутри отдела".

Вопрос 12. Расскажите о трех успехах и трех неудачах в профессиональной деятельности.
Конечно, Вы живой человек и склонны совершать ошибки, расскажите о 3-х самых значимых ошибках. Упомяните о том, что с опытом Вы поняли, что можно было поступить иначе или избежать этих ошибок. Расскажите, также, о самых ярких достижениях в Вашей профессиональной карьере. Этот вопрос имеет и другие модификации. Вас, также, могут спросить о том, совершали ли Вы ошибки в работе. На этот вопрос нужно отвечать утвердительно. Да, ошибки у Вас были, и с опытом Вы стараетесь больше их не допускать.

Вопрос 13. Расскажите о своих основных сильных/слабых сторонах.
Сначала нужно назвать свои качества, которые помогут Вам эффективно справляться с этой работой. О своих слабых сторонах никогда не говорите прямолинейно. Постройте свой ответ лучше так, чтобы немного сдвинуть акценты: упоминая о своих недостатке, дополняйте Ваш ответ компенсирующими его положительными качествами.

Вопрос 14. Почему Вы считаете, что мы должны сделать выбор в пользу Вашей кандидатуры?
Опишите свои преимущества, подчеркните Ваш релевантный опыт работы и свое желание развиваться, профессионализм, умение выполнять свою работу качественно и в сжатые сроки.

Вопрос 15. Как долго вы планируете проработать на этой должности без карьерного роста?
На этот вопрос нужно отвечать честно, в зависимости от того, что Вы ждете от этой организации. Любая компания готова рассматривать работающего сотрудника на другую, более высокую должность, через 2 года.

Вопрос 16. Чем Вы занимаетесь в свободное время?
Расскажите о своих увлечениях, как проводите свои выходные дни, как Вы отдыхаете. Расскажите, что любите читать профессиональную литературу и увлекаетесь активными видами спорта. Такой вариант является беспроигрышным на любом собеседовании.

Вопрос 17. Какую последнюю книгу Вы прочли?
Вас могут спросить про последнюю прочитанную Вами книгу или о той книге, которую Вы сейчас читаете. Или о Ваших музыкальных пристрастиях, например.
Лучше, чтобы Вы ответили сразу. Такой вопрос направлен на выяснение общего уровня развития и стремления к саморазвитию кандидата. Если Вы назовете одну профессиональную книгу, а другую художественную, это будет только плюсом для Вас.

Вопрос 18. О чем Вы мечтаете?
Вопрос на выявление того, насколько кандидат готов поделиться сокровенным желанием, тем, что по его мнению пока недосягаемо. Ведь мечта, иногда, это то, чему никогда не суждено сбыться. Никогда не отвечайте, что у Вас нет мечты, мечта есть и должна быть у каждого. Вашей мечтой может быть желание побывать во всех столицах мира или поплавать с аквалангом, например.

Вопрос 19. Когда Вы можете приступить к работе?

Если Вам нужно время для того, чтобы подумать над предложением работодателя, скажите об этом. Предупредите работодателя, если Вам нужно отработать 2 недели на прошлом месте работы. Если предложение Вам понравилось, Вы можете сказать, что готовы приступить к работе в любое время.

Вопрос 20. Какие у Вас есть вопросы?

Вы обязательно должны задать вопросы интервьюеру. Спросите о своих обязанностях, самой работе, численности сотрудников в отделе. Вопрос о карьерном росте нужно задавать осторожно, возможно, должность этого не предполагает или в компании нет возможности карьерного роста. Узнайте о мотивации, соц.пакете, нормированности рабочего дня. Вы должны быть уверены, что приступив к работе не разочаруетесь в этой компании.

Примерных вопросов на собеседовании очень много. Мы очень надеемся, что наша статья о том, какие вопросы задают на собеседовании на работу, поможет Вам подготовиться к грядущему интервью. Вы узнаете, как отвечать на вопросы на собеседовании и чему стоит уделить особое внимание.
Мы рекомендуем готовиться к каждому интервью и изучать информацию о вакансии и компании,
в которую Вас пригласили.

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

построение организационной структуры офиса;

планирование работы офиса;

руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Читайте также: