Как закрыть вакансию в 1с

Опубликовано: 01.10.2024

В работе рекрутера много рутины: звонить кандидатам, задавать каждому одни и те же вопросы; отвечать на входящие звонки, давать однообразные ответы; формировать базу данных о кандидатах; писать кандидатам письма; проводить череду одинаковых собеседований и пр. Рутина отнимает большое количество времени и снижает эффективность работы рекрутера. Однообразная работа способствует профессиональному выгоранию сотрудника.

Как быстро сохранить данные?

Чтобы сохранить данные о кандидате, менеджеру по работе с персоналом нужно вручную их переносить из источника информации.

Компании требовались 2 менеджера по работе с клиентами. Рекрутер позвонил 150 соискателям и отобрал 75 кандидатов. Данные 75 кандидатов ему пришлось вручную вносить в файл табличного редактора. Если принять, что на записывание информации из 1 резюме у него в среднем ушло 2 минуты времени, то на все резюме было потрачено 2,5 часа.

Как отслеживать массовый набор?

Бывают вакансии, которые всегда открыты. Кого-то на работу принимают, в это же время кто-то увольняется, и так бесконечно. Например, нужно набрать менеджеров в крупный сетевой магазин. Другой вариант. Вакансия открыта не всегда, но нужно набрать сразу много человек. Например, нужно набрать волонтеров для крупного мероприятия. В обоих вариантах это будет большое количество кандидатов. Как рекрутерам отследить, сколько человек на данную минуту не хватает компании? Сколько кандидатов находится на каждом из этапов? Сколько человек уволилось? Сложно такой объем информации вручную обрабатывать оперативно. Тут появляются ситуации, когда рекрутер забывает позвонить кандидату, пригласить на собеседование или не успевает написать отказы отклоненным кандидатам, или возникает путаница с кандидатами. Кроме того, что компания теряет часть бюджета, её репутация тоже страдает.

В компанию «Счастье есть» пришел Николай для собеседования на должность менеджера по работе с клиентами. Данная компания была для него воплощением мечты. После собеседования ему обещали вскоре написать о решении. Рекрутер сомневалась, стоит ли брать Николая, но решила сразу не отказывать. После Николая собеседования проходили Пётр, два Сергея, три Владимира и Михаил с Константином. О Николае случайно забыли. А он ждал письма. Когда Николай понял, что писать ему никто не собирается, сильно возмутился, написал гневный отзыв о компании и разместил его на 5 популярных сайтах о компаниях. Из-за этого отзыва компания никогда не увидит в рядах своих лучших сотрудников как минимум трех Александров, четырех Дмитриев и Игоря с Алексеем.

Как собрать информацию воедино?

Менеджеру по работе с персоналом приходится пользоваться различными инструментами: то нужно зайти на рекрутинговый сайт, подобрать резюме; то открыть табличный редактор и записать информацию о кандидате; то заглянуть в почтовый ящик, посмотреть отклики; то запустить текстовый редактор, чтобы распечатать анкету. Переходы из одного приложения в другое тоже снижают эффективность работы: рассеивают внимание, отнимают время.

Как ЗУП КОРП помогает решить проблемы?

ЗУП КОРП представляет каждую вакансию в виде отдельной рабочей области. В эту рабочую область стекается вся необходимая информация о вакансии. Программа структурирует все данные так, чтобы можно было их быстро найти, и, чтобы менеджеру по работе с персоналом было удобно ими пользоваться. Не нужно обращаться ни к каким дополнительным программам: ни к текстовому редактору, ни к браузеру, ни к табличному редактору.

В вакансию можно автоматически добавить информацию из профиля должности, из заявки на подбор. Если мы раньше в профиле должности, например, указывали требования, обязанности и условия, то теперь их можно автоматически скопировать в вакансию. Так же в вакансию можно перенести этапы работы с кандидатами. Можно распечатать анкету, если в списке этапов работы предусмотрен хотя бы один этап с анкетированием.

Публикации. Опубликовать вакансию на сайте можно, не покидая ЗУП КОРП. Для этого мы нажимаем кнопку для публикации вакансии, выбираем сайт, заполняем форму с параметрами сайта: указываем подходящие специализации, определяем регион публикации, тип вакансии и адрес компании. Далее публикуем вакансию, и все остальное заполняется автоматически. Так можно работать с сайтами «HeadHunter», «SuperJob», «Rabota.ru».

Мы публикуем вакансию консультанта-программиста. Для этого нажимаем кнопку для публикации вакансии, выбираем сайт «HeadHunter», переходим к определению параметров: из списка специализаций выбираем «Консалтинг.Аутсорсинг» и «Программирование.Разработка», выбираем регион Москва, тип вакансии – открытая, биллинговый тип вакансии – стандарт, адрес – Москва, ул. Вавилова, д. 5, корп. 3, и далее публикуем вакансию.

Рисунок 1. Публикации

Отклики на вакансию. Мы публикуем на сайтах объявления о вакансии. Соискатели оставляют нам на этих сайтах отклики на вакансию. Отклики мы загружаем в вакансию в ЗУП КОРП. При этом не нужно открывать сайт отдельно в браузере, не нужно выходить из программы. Отклики можно получать с трех вышеупомянутых сайтов.

После того как мы загрузили отклики, у нас есть список всех соискателей. В этом списке мы видим ФИО, дату рождения, адрес, телефон и e-mail каждого соискателя, а также источник, откуда у нас появился отклик.

Мы разместили вакансию парикмахера на сайтах «HeadHunter» и «SuperJob». Откликнулись 25 соискателей, но мы пока этого не знаем. В программе нажимаем кнопку для получения откликов, выбираем в списке «HeadHunter», авторизуемся. После этого все отклики с сайта загружаются в список откликов в вакансии. Мы видим 15 откликов. После этого мы то же самое проделываем для сайта «SuperJob». Теперь у нас есть все 25 откликов.

Рисунок 2. Отклики

Список кандидатов. В вакансии находится список кандидатов. Он всегда актуальный. В этом списке, кроме ФИО, можно узнать, какую зарплату каждый кандидат хотел бы получать, на каком этапе сейчас находится с ним работа. Если кандидат уже преодолел хотя бы один этап с анкетированием, то мы видим, какая у него оценка. Если этапов с анкетированием было несколько, то знаем среднюю оценку. Из списка можно открыть карточку кандидата и ознакомиться с подробной информацией о нем. Просматривая список, можно сравнить кандидатов по оценке или по ожидаемому доходу.

На вакансию проектировщика мы нашли кандидатов Трутнева и Усердину. Открываем список и видим, что Трутнев Николай Петрович рассчитывает на зарплату 80 тыс. тугриков, а Усердина Татьяна Михайловна – 100 тыс. тугриков. С Трутневым мы успели пока ещё только поговорить по телефону, а Усердина побывала на собеседовании и прошла первичное анкетирование. По анкетированию её способности мы оценили в 4 звезды из 5 возможных.

Рисунок 3. Список кандидатов

Под списком видим этапы работ с кандидатами. Тут же дано количество кандидатов, которые находятся на каждом из этапов. Этапы работ представлены в виде гиперссылок. Каждая гиперссылка ведет к списку кандидатов этапа.

Оплаты. В вакансии удобно хранить информацию об оплатах. Эту информацию в любое время мы анализируем с помощью отчетов. Об оплате можно указать следующую информацию:

организация, от лица которой мы оплачивали;
название места, где разместили вакансию;
сколько заплатили;
когда заплатили;
с какого числа можно пользоваться услугой.

Мы оплатили размещение вакансии грузчика и внесли данные в программу. В таком случае в списке оплат мы видим строку со следующими данными:

организация – ООО «Наша организация»,
источник – газета «Работа каждому»,
сумма – 10 000 тугриков,
дата – 19.03.2018,
начало услуги – 20.03.2018.

Рисунок 4. Оплаты

Массовый набор. Массовый набор в вакансии настраивается одним нажатием на переключатель. Если на вакансию идет массовый набор, то в вакансии в ЗУП КОРП мы всегда видим сколько ставок свободно, сколько – изначально было запланировано, сколько – уже занято.

Рисунок 5. Настройка массового набора и текущая информация

Массовый набор можно вести не только на конкретную позицию, но и на должность в подразделении. Когда набор идет на должность в подразделении, то указываем несколько позиций и сразу на несколько позиций набираем кандидатов. Например, поиск водителей на три разных графика работы – это поиск водителей на три разные позиции, но при этом должность одна – водитель. В таком случае мы в вакансии видим не только информацию о количестве ставок, но также видим количество свободных позиций. Информация о позициях дана в виде гиперссылки, по ней можно перейти к штатному расписанию.

Ограничение доступа. В программе можно настроить права доступа к вакансиям с разделением как по организациям, так и по структуре организации. Например, каждому руководителю видны будут только те вакансии, которые находятся в его компетенции.

Служебная информация. В вакансии видно:

кто её инициатор,
почему открыта вакансия,
на основании какого документа она открыта,
на основании какого профиля должности создана вакансия,
к какой позиции штатного расписания она относится,
к какой должности и к какому подразделению,
когда открыта вакансия и когда планируется её закрыть,
когда её отменяли, приостанавливали, закрывали и снова открывали,
насколько важна и насколько сложна вакансия,
кто отвечает за то, чтобы вакансия была закрыта вовремя.

В вакансии начальника отдела мы видим:

заявитель – Зачинщиков О.Р.;
причина открытия – увольнение;
основание – заявка на подбор персонала 000000752 от 19.03.18;
профиль – главный бухгалтер;
позиция – начальник отдела;
подразделение – отдел расчетов по оплате труда;
дата открытия – 19.03.18; планируемая дата закрытия – 26.04.18;
вакансия новая, поэтому история работы с вакансией пустая;
приоритет – средний, сложность – 2;
ответственный – Иванова Г.В. (ст. менеджер по персоналу).

Список вакансий. Кроме самой вакансии, в ЗУП КОРП удобно работать со списком вакансий. Он тоже помогает нам работать быстрей. Если мы ведем единичный набор и выделяем вакансию в списке, то под списком вакансий видим списки кандидатов, сгруппированные по этапам работы. Мы можем запланировать или завершить выбранный этап, а также можем отклонить или утвердить выбранного кандидата.

Рисунок 6. Список кандидатов в списке вакансий

Как и в вакансии, внизу списка в виде гиперссылок перечислены этапы работ. Мы видим, сколько человек и на каком этапе находятся и при единичном, и при массовом наборе.

Мы выделяем в списке вакансию начальника отдела, и тут же видим, что на этапе первичного контакта находится 9 кандидатов, на этапе тестирования – 3 кандидата, на этапе собеседования с руководителем – 1. Мы по гиперссылке «Тестирование 3» переходим и видим список из трех кандидатов, которые находятся на этапе тестирования.

Ещё из списка вакансий мы можем:

посмотреть расходы на публикацию выбранной вакансии;
приостановить или отменить работу по ней;
воспользоваться шаблонами электронных писем или шаблонами sms-сообщений;
прикрепить файл к вакансии;
сформировать исходящее письмо или sms-сообщение и настроить дату автоматической отправки;
позвонить, запланировать взаимодействие или встречу;
создать вакансию по заявке;
получить ссылку на базу, если она открыта в браузере;
и, конечно, настроить список вакансий.

Благодаря ЗУП КОРП, работа по каждой вакансии более эффективна: программа экономит время, уменьшает объем рутинной работы и количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Любой человек, который хотя бы раз активно искал работу, обращал внимание на вакансии, которые долгое время стоят открытыми, а порой и вообще не закрываются. Соискатель, заметив, что вакансия «долгоиграющая», как правило, не спешит на нее откликаться. А если приходит на собеседование, то первым делом интересуется, почему же работодатель так долго не может найти подходящего сотрудника на данную должность. Такая ситуация не очень позитивно влияет на имидж предприятия как работодателя, а значит, hr специалистам и руководителям нужно стараться превратить этот дефект в эффект.
Как закрывать вакансии? Как сделать так, чтобы у компании не было не закрываемых вакансий, попробуем разобраться в данном материале.

Для искоренения озвученной проблемы, первоначально стоит выяснить ее причины. Верно поставленный диагноз, залог, как известно, успешного лечения. Моя практика показывает, что причин в большинстве случаем бывает несколько, что, безусловно, усложняет задачу, но не делает ее невозможной.

Итак, попытаемся рассмотреть проблему сложных вакансий по схеме: проблема, описание кадровой ситуации, вызванной действием проблемы, предложения по устранению причин конкретной проблемы (проблема – описание ситуации- причины проблемы и варианты решения).

Если проблему «наличие не закрываемых вакансий» можно обозначить как базовую макропроблему, то первая наша задача – разбить ее на подпроблемы, разобравшись с которыми, можно будет решить и заглавную макропроблему.

Подпроблема №1. На вакансию не откликаются кандидаты.

Описание ситуации: HR менеджер или руководитель разместили во всех доступных их уму источниках информацию об имеющейся вакансии. Спустя какое-то время понимают, что получили одно, в лучшем случае, два резюме, чего для качественного закрытия вакансии явно не достаточно. Не из чего выбирать.

Причины:

Не привлекательное название должности . Например, в названии позиции заявлено слово стажер (стажер отдела продаж, стажер – звукооператор). Даже если введение в должность подразумевает пребывание сотрудника какое- то время в статусе стажера, не стоит указывать это в названии. Это привлечет кандидатов низового уровня или не привлечет никого, а людей с потенциалом – оттолкнет, поскольку, обладая минимальным уровнем амбициозности, человек не захочет быть стажером по должности. Что, повторюсь, не отменяет необходимости стажировки на первоначальном этапе.

Не конкурентное предложение по уровню заработной платы . Такое бывает даже тогда, когда заработная плата потенциально может быть вполне адекватной рынку труда, однако в силу специфики ее конфигурации, работодатель указывает ее лишь малую составную часть. Например, минимальный оклад, не сообщая возможный совокупный доход. Если же реальный предлагаемый уровень заработной платы действительно не привлекает кандидатов на вакансию, значит стоит сделать замер рынка по уровню предложения, промониторить размеры заработных плат для аналогичных специалистов на рынке труда и сообразовать предложение с реалиями рынка. Так же, достаточно частная ошибка работодателей, при поиске будущих сотрудников не указывать уровень заработной платы вообще или связывать ее с результатами собеседования. Даже если предлагаемый размер заработной платы действительно может меняться и есть готовность профессионалу заплатить столько, сколько он заявит, в объявлении о приеме на работу среднюю цифру заработной платы для среднего кандидата стоит все-таки указать. При общении с конкретным кандидатом, играть уже на повышение. Главное, чтобы средняя цифра размера будущего заработка смогла попадать в зону положительной чувствительности тех кандидатов, уровень профессионализма которых нас интересует.

Слишком сложное (непонятное, неконкретное) описание функционала должности. В описании должностных обязанностей позиции, на которую открыта вакансия, часто можно наблюдать, как работодатель отделывается общими фразами. Или же наоборот, подробно переписывается должностная инструкция. Или, например, мне даже попадалась формулировка в объявлении «в соответствии с квалификационными справочниками». В 3-5 фразах нужно максимально исчерпывающе изложить суть работы. Если это сложно сделать при первом приближении, но можно пойти двумя путями. Разбить рабочий процесс, который будет обслуживать будущий сотрудник на 3-5 основных этапа, их и обозначить (например, при подборе менеджера по продажам – указать этапы продаж). Или же сделать акцент на специфике работы (конкретные марки оборудования, на котором будет работать специалист, если это техническая должность);

Завышенные (непонятные, сомнительные) требования к соискателю. Кандидатов достаточно часто серьезно смущает обилие относительных характеристик в вакансии (таких как, ответственный, исполнительный, коммуникабельный). Особенно это смотрится странно в отсутствии строгих объективных требований (например, уровня образования и диплома конкретного ВУЗа или факультета; знание специализированного программного обеспечения, требований к опыту работы). Чем более четкими будут требования с точки зрения возможности их верифицировать, тем больше вероятность, что в сети попадет тот, кто нужен.

Таким образом, при понимании, что сложной вакансию делает ее неверное позиционирование на рынке труда, стоит тщательно всмотреться в рекламное сообщение о вакансии и оценить его ключевые параметры на привлекательность для нужной категории специалистов.

Подпроблема №2. На вакансию откликается достаточно кандидатов, но сложно выбрать или кандидаты сами отказываются от предложения.

Описание ситуации: с привлечением кандидатов на вакансию проблем нет, кандидаты активно реагируют на предложение, есть из кого выбрать. Однако вакансия не закрывается очень долго.

Причины:

Работодатель провыбирался. В ситуации, когда в голове заинтересованного в подборе руководителя есть конкретный образ того, кого бы он хотел видеть на вакантной должности («точная копия» ушедшего сотрудника, идеальный образ), получить результат бывает очень сложно. Любой набор требований к кандидату должен быть приоретизирован и нужно быть готовым к тому, что от не важного нужно будет отказаться. Если этого не сделать, то можно до бесконечности смотреть людей на собеседованиях и так не найти подходящего.

Работодатель затягивает сроки. Кадры – товар скоропортящейся. Если решение о трудоустройстве принимать долго (от нескольких дней с момента последнего собеседования), мучить кандидата огромным количеством повторных собеседований, от раза к разу просить выполнить очередное задание, то мало какой человек дойдет до финишной прямой. И не факт, что это будет профессионал.

Объективные причины. Предложение работодателя при первом приближении может быть очень интересным для соискателей, однако придя на собеседование, желание работать на предприятии может отпасть. Расположение офиса в городе, комфортабельность рабочего места, характерология руководителя – эти и другие факторы могут принципиально повлиять на выбор соискателя.

Таким образом, сам процесс подбора персонала с точки зрения сроков, организации, оценочных мероприятий, а также гигиенические факторы так же должны стать управляемыми параметрами в деле борьбы со сложными вакансиями.

Подпроблема № 3.На вакансию откликается достаточно кандидатов, работодатель выбирает лучших, новый сотрудник выходит на работу, но не закрепляется и быстро уходит.

Описание ситуации: после длительной процедуры подбора кандидатов, их собеседований, выбора лучшего из лучших, вновь принятый сотрудник выходит на работу, но спустя какое-то время (от нескольких дней до месяца) увольняется.

Причины:

Не соответствие ожиданий кандидата и реальной ситуации . Распространенная ситуация, когда в ходе собеседований работодатель настолько увлекается оценкой кандидатов, что забывает дать полную картину вакансии, рассказывает кратко, не говорит о минусах должности и предложения (а они есть всегда). При скудных данных о новом рабочем месте, потенциальный сотрудник самостоятельно рисует картину работы. При выходе на рабочее место, бывший кандидат — нынешний сотрудник сталкивается с суровой реальностью, которая, как бы не была хороша, но все равно хуже идеального образа. Возникает диссонанс, который может быть поводом для увольнения. Поэтому крайне важно дать кандидату максимально полную и честную картину работы, обязанностей, специфики деятельности. Обозначить минусы, проблемы, будущие трудности. Пусть лучше человек откажется на этапе подбора, а не после него. А если уж согласится, то более взвешенным будет его выбор.

Не принял коллектив . В ходе подбора кандидата на конкретную должность бывает крайне сложно спрогнозировать как человек войдет в коллектив, особенно, если коллектив многочисленный и сложный. И если ситуация складывается таким образом, что вновь принятый сотрудник после небольшого периода пребывания в коллективе понимает, что не сработается по каким-то причинам с конкретным человеком или общая психологическая атмосфера для него не приемлема (обостренная конкуренция в отделе, отсутствие взаимовыручки и помощи, или же наоборот, полу семейные отношения), высока вероятность, что новичок уволится.

Таким образом, чем глубже человек погружается в организацию, чем больше о ней узнает, тем менее управляемой становится ситуации его вхождения компанию, а значит тем более внимательно нужно отнестись к выстраиванию общей системы менеджмента предприятия и системы управления персоналом в частности.

Подпроблема №4. Сотрудники в данной должности представлены в компании в большом количестве, постоянно ротируются (проще говоря, высокая текучесть кадров по отдельным позициям).

Описание ситуации: в большом холдинге может быть несколько десятков и то и сотня менеджеров по продажам, несколько десятков технических специалистов, несколько десятков дизайнеров и пр. На эти должности постоянно требуются новые сотрудники.

Причины:

Должность обслуживает несколько стандартных бизнес-процессов и люди быстро из нее «вырастают» . Однотипные виды работ, отсутствие инициативы, разнообразия в деятельности — это залог того, что люди постоянно здесь работать не будут. Значит задача работодателя, если подобные позиции невозможно преобразовать и наполнить более содержательным трудом, максимально стандартизировать рабочие процессы, продумать процедуру ускоренного введения в должность.

Должность подразумевает быстрый карьерный рост . Такое бывает редко, но все же бывает. Как пример, сложно организованные отделы продаж. Куда человек приходит стажером — помощником, а через год может стать уже руководителем группы. Понятно, что вакансия стажера -помощника в такой структуре априори будет незакрываемой. В данном случае, проблему не закрываемости можно преподносить как плюс.

Отсутствует процесс адаптации и введения в должности вновь принятого сотрудника. Когда на массовую вакансию процесс подбора персонала ограничивается лишь выведением человека на работу, этим он может и закончиться. Содержательная программа адаптации, сопровождение новичка по всей цепочке рабочего процесса, наличие наставника — все это создает комфортные условия для быстрейшего вхождения в должность и гарантирует положительные результаты. Если же человек после выхода на новую работу предоставлен сам себе и при этом от него ждут скорейших результатов, такая ситуация может демотивировать вновь принятого специалиста и заставит его задуматься о перспективах дальнейшего сотрудничества с данной компанией.

Таким образом, система управления персоналом будет работать на результат в том случае, если кадровая жизнь компании разнообразна и богата на события. Сотрудник, имеющий четкое ощущение, что о нем заботятся на всех этапах его жизни в компании, от прихода в организацию (есть программа адаптации, наставник), карьерного роста (есть система ротации и возможность вертикальной карьеры), до увольнения, будет стараться остаться в этой компании на максимально долгий срок.

Подпроблема № 5. Те должности, на которые постоянно открыты вакансии, являются для компании «зарабатывающими» и люди здесь нужны всегда.

Описание ситуации: какой отдел продаж откажется от хорошего менеджера, даже когда все рабочие места заняты и нет вакансии в штатном расписании? Для этой должности всегда найдется место в любой компании. Фронт-линия бизнеса всегда нуждается в кадрах, поэтому вакансии и не закрываются.

Причины:

З арабатывающие подразделения. Описанная выше ситуация характерна для тех подразделений, где происходит прямое зарабатывание денег для предприятия. Или же подразделения, где происходит содержательное зарабатывание денег, т.е. генерация продаваемого продукта. Опытный hr знает, вакансии в этих подразделениях открыты всегда. Однако поиск по ним для сохранения положительного имиджа на рынке труда необходимо стараться вести в двух режимах: активном и пассивном. И, самое главное, чередовать инструменты подбора персонала: размещать объявления н разных СМИ, искать кандидатов не прямую, работать с имиджем профессии. Т.е. делать все, что не создавать ощущение у рынка труда, что вакансия не закрываемая.

Подводя итоги классификации проблем, причин и методов решения проблемы незакрываемых вакансий, спешу заметить, что иногда достаточно сложно бывает верно выяснить причину перманентно открытой вакансии. Часто это совокупность факторов, воздействовать на которые нужно в системе.

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);

при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;

при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;

проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;

помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;

для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;

сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел "Настройка — Кадровый учет":

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок "Используется работа по неполной ставке":

Далее переходим к настройке штатного расписания по одноименной ссылке:

флажок "Ведется штатное расписание" установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;

флажок "Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию" установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);

флажок "Ведется история изменений штатного расписания" установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов "Утверждение штатного расписания" и "Изменение штатного расписания". Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник "Штатное расписание";

флажок "Используется «вилка» окладов и надбавок" установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;

флажок "В позиции штатного расписания используются разряды и категории" установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;

способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;

флажок "Использовать бронирование позиций" установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете "Штатная расстановка". Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку "Применить и закрыть".

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ "Утверждение штатного расписания". Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники "Подразделения" (раздел Кадры — Штатное расписание — Подразделения) и "Должности" (раздел Кадры — Штатное расписание — Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе "Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание" (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Отчет "Штатное расписание (Т-3)" — унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет— ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

Отчет "Анализ штатного расписания" — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

Отчет "Начисления позиций штатного расписания" — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

Отчет "Соблюдение штатного расписания" — показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

Отчет "Штатное расписание на подпись" — имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Отчет "Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию" — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

Отчет "Заполненность штатного расписания" — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

Отчет "Изменение штатного расписания" — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

Отчет "Штатная расстановка" — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Владимир Новожилов, руководитель отдела интернет-маркетинга WiseAdvice, рассказывает, как закрывать сложные вакансии, если у компании нет сильного HR-бренда или возможности ввязываться в зарплатную конкуренцию.

Вы удивитесь, но интернет-маркетологи на комплексное ведение проектов с опытом от одного года, работающие «руками» — штучный товар: в Москве на момент написания статьи опубликовано не более 50 резюме, подходящих под это описание.

Узких специалистов на PPC, SEO, email, веб-аналитику хватает, но многим, как и нам, нужны практики, которые хорошо владеют несколькими инструментами и каналами интернет-маркетинга, а находить и нанимать их непросто.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Хочу рассказать о том, как мы нанимаем таких специалистов, а также о техниках, которые помогут «продавать» ваши вакансии и быстрее закрывать их.

О важности HR-бренда

Я работаю в интернет-маркетинге 10 лет, из них шесть — на руководящих позициях: в amoCRM, дочернем агентстве холдинга SEOpult — Click.ru, а с 2015 года руковожу отделом интернет-маркетинга в консалтинговой группе WiseAdvice.

В каждой компании я нанимал специалистов в области интернет-маркетинга. В amoCRM и SEOpult вакансии закрывались легко — помогали сильные бренды и то, что интернет-маркетологи уже использовали эти сервисы или слышали о них. В WiseAdvice это оказалось не так просто — компания работает на сложных B2B-рынках, далеких от интернет-маркетинга.

В чем сложность?

Мы заинтересованы в интернет-маркетологах трех уровней: младший, средний, ведущий. Ведущий интернет-маркетолог должен на экспертном уровне «руками» управлять всеми видами платного трафика, разбираться в SEO и веб-аналитике, владеть «базовым» маркетингом, сервисами прототипирования, знать основы веб-дизайна и проектного менеджмента.

Такие специалисты — редкость, а самые сильные из них вообще не выходят на рынок и находят работу по рекомендации.

Осложняет ситуацию то, что мы B2B-компания. Для многих кандидатов это непривлекательно, так как работа в B2C более понятна: продвигаешь те товары и услуги, на которые существует массовый спрос и потребителем которых являешься сам. Вдобавок крупные B2C-компании часто имеют общеизвестный бренд, что делает их привлекательными и для соискателей.

Почему мы не сформируем HR-бренд для интернет-маркетологов?

Во-первых, B2B-компании, работающей сразу на нескольких рынках и имеющей в штатном расписании более 50 крайне разных должностей, трудно одновременно развивать как общий HR-бренд, так и узкопрофильные HR-бренды под каждую ключевую позицию.
Во-вторых, инвестировать в HR-бренд под конкретную позицию имеет смысл при наличии определенного масштаба и когда вакансия связана с основным видом деятельности компании: это актуально, например, для агентства интернет-маркетинга. Для нас — нет.

Поэтому в этой статье я рассказываю, как решаю задачу закрытия немассовых вакансий на примере интернет-маркетологов, которые «умеют все», без инвестиций в формирование HR-бренда.

Алло, вы ищете работу?

В нашем отделе интернет-маркетинга сейчас работает 21 человек, мы постоянно растем, поэтому поиск новых людей — это безостановочный процесс. Даже при том, что текучка кадров у нас отсутствует как класс.

В начале 2017 года я два месяца безуспешно пытался закрыть вакансию ведущего интернет-маркетолога стандартным способом с помощью HR-специалистов. Такая позиция пришлась на декабрь-январь.

У нас сильные специалисты по подбору персонала, но эта вакансия никак не закрывалась. На собеседования приходили слабые кандидаты, а сильные — отказывались, говорили «не хочу в B2B, хочу в ecommerce», «мне не интересно», даже не дослушав предложение HR-специалиста.

Тогда я поспорил с HR-ом, что закрою эту вакансию за две недели и стал сам звонить кандидатам. Оказалось, что соискатели очень позитивно реагируют, когда им звонит их потенциальный руководитель, и 95% соглашаются пройти экспресс-интервью во время первого звонка, либо в тот же день, но в более удобное для них время.

10 факторов успешной «продажи» вакансии по телефону

Ежегодно я звоню более чем 300 кандидатам по проблемным вакансиям. В итоге сформировал список ключевых вещей, необходимых для быстрого закрытия вакансии.

Сделайте скрипты звонков

Да-да, скрипты, как у менеджера по продажам! У вас не будет второго шанса заинтересовать кандидата. Вам нужно говорить четко и по делу. Минимум импровизации в начале разговора: расскажите кандидату самое главное про вакансию, компанию, себя как будущего руководителя.

Уточните, сможет ли он в формате телефонного интервью ответить на несколько вопросов, и в случае положительного ответа задайте их.

Анализируйте свои звонки

Обязательно записывайте свои звонки кандидатам, как минимум 10-15 первых звонков. Слушайте записи, анализируйте, улучшайте ваши скрипты и манеру речи.

Знайте ваши преимущества

Составляя скрипты, вы должны четко понимать ваши преимущества перед конкурентами-работодателями. Например, мы позиционируем работу в отделе интернет-маркетинга WiseAdvice как в «Внутреннее агентство Digital-маркетинга крупной компании. Работа только с собственными проектами. Никакого конвейера».

С одной стороны, мы отстраиваемся от большинства digital-агентств, для которых открутка бюджета — ключевой KPI, с другой — отстраиваемся от in-house-отделов компаний, где вся работа ведется только над одним проектом и быстро надоедает.

Звоните в то время, когда удобно кандидату

Кандидату звоните вы, а не он вам: поэтому, вам необходимо подстраиваться под него, а не наоборот. Звоните тогда, когда будет удобно вашему соискателю. Да, общаться с кандидатами в 22:00 некомфортно, но если это сильный специалист, а вам такой очень нужен, то придется.

Спрашивайте только важное

При тестировании навыков по телефону «не грузите» кандидата миллионом вопросов. Разговор должен занять не более 10-12 минут. Задайте такие вопросы, которые помогут понять:

есть ли у кандидата критические недостатки, блокирующие назначение очного собеседования. Например, в нашем случае, это наличие критически важных hard skills;
если кандидат сильный специалист и уверен в своих знаниях — «набросьте» ему сложный вопрос (с поправкой на его профессиональный уровень): желательно так, чтобы он не смог ответить, — это вызовет дополнительный интерес к вам, как к работодателю, у которого есть чему поучиться.

Ведите базу кандидатов

В этом пункте все то же, как в продажах, — необходимо записывать кандидатов, вести их базу. Как минимум чтобы не забывать о договоренностях, времени следующего звонка. Для этих целей можно использовать CRM-систему, адаптировав ее под HR-процесс, либо сделать простой файл в Google Docs с необходимым набором полей и статусов.

Будьте пунктуальны

Если пообещали позвонить в 11:00, то сделайте это ровно в 11:00. Это не очное собеседование и «опоздания на 5» минут здесь неуместны и могут сформировать негативное впечатление о вас как о работодателе.

Скорость — ваш друг

«Дожимайте» кандидатов

Договаривайтесь о времени повторного звонка, если кандидат говорит «отправьте на почту, я подумаю». Если не берет трубку — отправьте SMS, напишите WhatsApp, что его ждет лучшая работа на земле.

Делайте это ежедневно

«Продавайте» вакансии каждый день: я делаю это утром с 11:00 до 12:00 и вечером с 16:00 до 17:00. У меня в календаре «забито» два временных слота, когда я звоню кандидатам. Нельзя пропускать ни один слот, потому что самые крутые кандидаты — это штучный товар, за ними идет настоящая охота среди HR-специалистов. Либо вы наймете этого кандидата в течение 1-2 дней, либо его наймет кто-то другой.

Как упростить «продажу» вакансий?

Делайте HR-лендинги

Мы впервые попробовали сделать HR-лендинг в 2017 году — это собранная на скорую руку небольшая страница про работу в нашем отделе интернет-маркетинга длиной в три экрана. Но даже такая простая страница позволила отстроиться от конкурентов за кадры, потому что у них такие лендинги — редкость.

Измеряйте вашу HR-воронку

И вновь обратимся к тому, что давно стало стандартом в продажах. По всем нашим вакансиям мы ведем воронку продаж, внимательно анализируя каждый ее этап. В зависимости от того, на каком этапе есть отклонения от нормы, предпринимаются дополнительные действия. Типовая воронка по вакансии содержит следующие этапы.

Типовая воронка HR-процесса

Добавьте ремаркетинга

По вакансиям мы запускаем ремаркетинг в Facebook на наиболее интересных кандидатов, которые решили подумать после получения оффера.

Создайте ценность работы в вашей компании

Никакие HR-лендинги, ремаркетинг, воронки продаж не помогут, если содержание работы не будет устраивать кандидатов или ключевые принципы компании (или их отсутствие) не совпадут с тем, что считает важным соискатель.

Да, есть сильные HR-бренды (особенно в B2C), но многие из них не заморачиваются над содержанием работы отдельных узких специалистов, не пытаются создать дополнительную ценность. Есть другой тип работодателей, которые платят больше, чем в среднем по рынку, и это едва ли не единственное их преимущество (никто не спорит, деньги — это важно).

Но есть несколько способов бороться за сильных кандидатов с такими конкурентами, если у вас нет сильного HR-бренда или возможности ввязываться в зарплатную конкуренцию.

- Добрый день, Валерия. Такая непростая тема - какие способы есть для закрытия сложной вакансии. Достаточно ли у вас опыта, чтобы нашим читателям были полезны ваши советы?

Верно, почти не было. Да и зачем давать в работу кадровому агентству простую вакансию? Ее можно закрыть самим. Если уж и платить деньги (и немаленькие), то за профессионализм, экспертизу, экономию времени, возможности, которых нет у службы персонала.

- А что такое сложная вакансия в вашем представлении?

- Это либо очень редкие специалисты, либо "размытая" постановка задачи - "Пойди туда - не знаю куда, но принеси именно то, что мне надо!", либо очень срочная, либо рынок труда негативно воспринимает имидж компании клиента, либо работодатель уже так давно ищет специалиста, что все имеющиеся на открытом рынке кандидаты просмотрены, но. не устроили, либо вакансия, где бюджет на зарплату специалиста ниже рынка, либо вакансия, где требования так совмещены, что аналогичного опыта практически нет, а. надо.

- Да, непростая это работа, рекрутинг. Можете ли вы дать нашим читателям совет - что делать, если они столкнутся с подобными сложностями?

- В каждом из вышеперечисленных случаев надо искать свое решение, единого рецепта, как и единых сложностей, не бывает.

Итак, вам надо найти человека для выполнения определенных бизнес-задач. А хорошо ли вы понимаете, что именно он должен сделать? Как будет оцениваться его результат? Какие основные задачи перед ним стоят и какие появятся потом? Какие у него должны быть компетенции, практический опыт? Каковы должны быть личностные характеристики, чтобы и он с удовольствием работал, и руководитель ему радовался (причем не абстрактный, а конкретный руководитель, со своим характером), чтобы корпоративная культура данной (конкретной!) компании пришлась ему впору? Какие компании (их конкретные названия) могли иметь аналогичных специалистов за подобные деньги? Зачем ему переходить к вам в компанию, какие его (кандидата) выигрыши, перспективы? Ну, если вы все это знаете, осталось только посмотреть, есть ли такие люди на рынке труда, которые ищут сейчас работу. Если такие есть - ура! Вы почти наверняка закроете вакансию. А вот если вы хотя бы на один вопрос ответили отрицательно, придется "выписать рецепт" оптимального закрытия вакансии.

- Предположим, все ясно, но требуемых людей нет. Что делать тогда? Использовать модный метод хантинга?

- Можно и хантинг. Но это всегда дороже во всех отношениях, но не всегда эффективно. А где искали? На сайтах с резюме? За какой период? Только по подходящим резюме или в рекомендациях тоже? И все? А сами вакансию размещали? Так же скучно, как большинство из публикуемых? Пытались ли вы сделать ее привлекательной именно для тех специалистов, которые нужны вам? Перечитайте "Мери Поппинс", помните, там на объявление откликнулась всего одна кандидатка, но именно потому, что второй такой на свете не было, а объявление было составлено именно так, чтобы она себя узнала. А ведь могли получить длинную очередь из неподходящих кандидатов.

А как насчет социальных сетей, специализированных групп, форумов по профессии? Например, знаете ли вы, где можно смотреть специалистов по химической промышленности?

polymers-money. com журнал с доской объявлений

polymerindustry. ru индустрия полимеров, с разделом вакансии

chemforum. ru химический форум

rcc. ru вдруг тоже пригодится?

himtrade. ru торговая площадка по химии

chemprice. ru объявления

chemmarket. ru химический рынок

И это еще не все. И так - по каждой области. Да, как же, совсем забыла о "рояле в кустах" - а как же собственная база данных? Ну вот, для начала - кое что.

- Да, вот что значит опыт и наработки. А если не все понятно с требованиями - личностными и профессиональными?

- Вы знаете, как правило, это проблема спрашивающего (рекрутера, консультанта), а не отвечающего. Дело в том, что руководители не обязаны уметь описывать свои желания, а вот консультант обязан уметь "снимать заказ". Надо смотреть структуру компании, как устроены бизнес-процессы, какова роль той позиции, о которой идет речь. Задавать множество вопросов, например: "Какие 5 профессиональных вопросов Вы зададите кандидату на встрече?", "Кто и по каким критериям будет оценивать эффективность работы кандидата?" и т. п.

- А как влияет корпоративная культура компании на подбор?

- Например, у нас есть клиент, российская компания, одна из лучших на рынке труда, какие я когда-либо видела. Но она предпочитает брать к себе на работу высокотехнологичных топ-менеджеров с опытом работы в западных компаниях. Это очень непросто. Зоны ответственности разные, типажи разные, методы управления разные. Кто-то гибок, готов к большой зоне ответственности, к личной ответственности за результат, а кто-то привык, что все указания идут "сверху", что главное - очень четко и грамотно все исполнять. Главное - уметь отличать одних от других, потому что каждый хорош на своем месте.

- Какие решения вы видите, когда надо закрыть вакансию за 1 - 2 дня?

- Решение одно - сильно напрячься. Часть работы вынести на телефонные и скайп-интервью, вызывать по нескольку специалистов на одно время, проводить групповые интервью, пользоваться более ранними наработками - кандидатами, которых знаешь по предыдущим контактам и вакансиям.

- Какие рецепты, если уровень зарплаты, который может себе позволить компания, сильно ниже рыночного?

- Если сильно ниже - рецепт один - что-то сделать внутри компании - ставки повышать, своих специалистов догружать дополнительными задачами. Какие бы замечательные рекрутеры ни были, они не волшебники. А вот если не сильно, а нижняя граница нормы - надо искать варианты "игры" с вакансией - смотреть более молодых или более зрелых кандидатов, приехавших из региона и не имеющих московского опыта, тех, кого можно быстро доучить.

- А как влияет имидж компании на подбор персонала и чем тут может помочь кадровое агентство?

- Работодатель выбирает себе сотрудников, а кандидаты - работодателя. Надо ли пояснять, что лучшие стремятся к лучшим? А вот если у компании были сложности и уже все хорошо или прошла информация и "черный PR", то кто, как не кадровое агентство, сообщит кандидатам, что не стоит сразу отказываться от предложения данной компании, надо сначала туда сходить и посмотреть все своими глазами. Доверие к консультанту обычно столь велико, что часть его переносится и на компанию-работодателя.

- Что посоветуете, когда при поиске кандидата пересмотрели уже весь рынок труда?

- Думаю, что решать проблему надо с двух сторон. 1 - а знают ли, что хотят найти? Об этом мы говорили ранее. 2 - а как оцениваются кандидаты? Может быть среди них уже были те, что надо, но их "не разглядели"?

- А что делать при редко совместимых требованиях к специалистам? Если хотят, "чтобы еще немного шил"?

- Надо смотреть обоснованность подобного запроса. Как правило, либо можно доучить какой-то части требуемых компетенций, либо переструктурировать функционал внутри компании, чтобы оставшуюся часть задач более логично распределить. Ведь не просто так не встречается такое сочетание, значит, оно не требуется.

- Ну, напоследок, какие новые тенденции и способы закрытия сложных вакансий вы видите?

- Рынок труда сильно изменился за последнее время. Денег стало меньше, риски выше. Всем стал нужен именно надежный, подходящий для конкретной компании, эффективный и результативный персонал. Но ведь "пряников сладких всегда не хватало для всех". Лучшие специалисты предпочитают работать с лучшими кадровыми агентствами, с лучшими компаниями-работодателями, так что имидж профессионала, бренд - стали важны еще и как инструмент привлечения. Вторая тенденция - формальное резюме стали размещать далеко не все, т. к. это сигнал - "готов сменить работу".

А если не готов? А если готов, но только при особых условиях, чтобы это была работа мечты? Вот тогда таких специалистов можно найти только в социальных сетях, рассказывая и давая информацию, "подкармливая" вкусными задачами, пока "не клюнут". Третья тенденция (конечно, отчасти связанная со второй) - хороших специалистов не могут найти плохие рекрутеры. Дело в том, что им надо дать столь подробную и профессиональную информацию о структуре компании, ее состоянии, задачах, профиле должности и т. п., чтобы было полезно и интересно общаться, что надо быть самому взрослым, сложившимся профессионалом с бизнес-мышлением и чутьем!

Читайте также: