Что нужно сделать чтобы сотрудник отобразился в разделе уволенные в контур персонале

Опубликовано: 11.05.2024

Большинство кадровых программ ориентированы в первую очередь на расчет зарплаты, а потому возможности ведения кадрового учета проработаны в них крайне слабо. В отличие от них Контур-Персонал ставит кадровый учет и работу кадровика на первое место. Программа Контур-Персонал автоматизирует больше кадровых бизнес-процессов, и каждый из них проработан до мелочей.

Отдельно выделены отраслевые решения:

Контур-Персонал Производство
Контур-Персонал Медицина
Контур-Персонал Госслужба

Штатное расписание

Большинство программ дают возможность вести учет штатного расписания, хранить историю его изменений, печатать форму Т-3, список занятых ставок и вакансий. В Контур-Персонале, помимо этого, также можно:

печатать штатное расписание с расстановкой (штатную книгу);
формировать и передавать в ПФР перечень льготных профессий и поименный список сотрудников;
формировать и печатать приказы об изменении структуры штатного расписания;
формировать и печатать приказы об изменении оплаты труда по сотрудникам и штатному расписанию, присвоении категорий, разрядов и классов сотрудникам;
хранить результаты специальной оценки условий труда, требования к медицинским осмотрам.

Учет личных дел сотрудников

В большинстве программ разделен учет физических лиц (личных данных) и сотрудников (истории трудовой деятельности), в результате чего данные по работнику хранятся в разных карточках. В Контур-Персонале вся информация по сотруднику хранится в одной личной карточке, даже если он занимает одновременно несколько должностей (по совместительству, совмещению). Это дает возможность видеть полную картину его трудовой деятельности.

Учет движения персонала

В отличие от большинства программ, которые ограничиваются только приказами о приеме, переводе, увольнении, в Контур-Персонале реализованы также следующие возможности:

формирование и печать приказов о совмещении должностей/профессий;
замещение и исполнение обязанностей с отрывом и без отрыва от основной работы;
корректный расчет занятых ставок и вакансий с учетом замещающих и замещаемых сотрудников;
формирование и печать приказа об изменении различных условий трудового договора, в т. ч. по результатам специальной оценки условий труда;
больше печатных форм приказов, включая формы эффективного контракта, дополнительных соглашений;
оповещение пользователей о завершении испытательного срока, временных замещений, срочных трудовых договоров.

Учет отпусков и больничных

В большинстве программ учет отпусков представлен возможностью сформировать график отпусков и приказ Т-6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный и т п.). В Контур-Персонале, помимо этого, реализованы следующие возможности:

автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом таких неявок, как отпуск по уходу, без сохранения зарплаты и др.;
автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска согласно фактически отработанному времени;
формирование и печать приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска по уходу на неполный рабочий день;
продление (перенос) отпуска в связи с временной нетрудоспособностью;
предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать уведомлений для сотрудников;
оповещение пользователей о завершении отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком;
различные способы расчета дней неиспользованных отпусков при увольнении.

Учет других неявок и переработок

Большинство программ позволяют формировать приказы об отпусках, командировках, вести учет больничных листов, а приказы по остальной истории трудовой деятельности приходится формировать вручную. В Контур-Персонале, кроме основных приказов, также можно:

формировать и печатать приказы о любых неявках и переработках;
формировать приказы о смене графика работы и других условиях трудового договора;
направлять сотрудника на медицинские осмотры, обучения, аттестации.

Аттестация и обучение персонала

В большинстве программ кадровик может вести учет обучений и аттестаций сотрудников, пользоваться всеми необходимыми встроенными справочниками. В дополнение к этому Контур-Персонал:

предупреждает о завершении сроков действия обучений, аттестаций, помогая планировать профессиональный рост сотрудников;
формирует приказы о направлении на обучение (в том числе с отрывом от работы), присвоении категории, разряда.

Списочная и среднесписочная численность

Большинство программ дают возможность рассчитывать списочную и среднесписочную численность, формировать отчеты П-4 и П-4 (НЗ). Помимо этого, Контур-Персонал:

подсчитывает среднесписочную численность за каждый месяц в периоде;
помогает проверить, какие сотрудники и почему попали в расчет численности;
подсчитывает численность в разрезе по типам персонала, категориям работников.

Отчетность

Практически любая кадровая программа (в том числе и Контур-Персонал) помогает готовить отчетность в военкоматы, Пенсионный фонд, Росстат, а также формировать ряд предварительно настроенных выборок по сотрудникам. Однако чтобы получить выборку по сотрудникам в другом разрезе, необходимо обращаться к программистам за дополнительными настройками. В Контур-Персонале сформировать произвольную выборку по сотрудникам намного проще. Для этого не требуется обращаться к программисту, а если вам понадобится помощь, вы всегда можете получить бесплатную консультацию на линии технической поддержки.

Отправной точкой является заполнение раздела «Реквизиты», в котором во вкладке «Сотрудники» необходимо указать данные членов кадрового состава организации. Система автоматически сформирует необходимые отчеты, а также проведет расчет налоговых и страховых сборов, основываясь на внесенных начислениях.

Сотрудники, оформленные по ТД

Официальное трудоустройство с использованием трудового договора предполагает обязанность работодателя по оплате НДФЛ, а также дополнительных взносов (пенсионный фонд, социальное и медицинское страхование, оплата травматизма в ФСС). Величина ставки оплачиваемого НДФЛ зависит от того, является ли работник резидентом. Сумма страховых взносов определяется наличием у предприятия специальных льгот, предусмотренных законодательством.

Обязательные начисления отражаются в профиле работника. Также в личной карточке можно ознакомиться с системой расчетов налоговых сборов и взносов в страховые фонды.

В конце каждого календарного месяца в разделе «Отчетность» формируются задачи, открыв которые, можно ознакомиться с платежными поручениями по заработной плате, а также обязательным выплатам. Они располагаются в хронологическом порядке.

В том случае, если в организации нет действующих работников, но при этом задачи продолжают накапливаться, следует деактивировать пункт «Я зарегистрирован как работодатель». Найти его можно в разделе «Реквизиты», выбрав вкладку «Сотрудники».

Добавление аванса

В соответствии с положениями ТК РФ, обязанностью работодателя является выплата заработной платы дважды в месяц. Чтобы установить дату авансовых платежей, выберите вкладку «Дополнительно» в разделе «Реквизиты».

Сумма аванса прописывается в личных карточках сотрудников, во вкладке «Зарплата».

Задачи, напоминающие о необходимости выплаты аванса, также будут формироваться в разделе «Отчетность». Нужно помнить, что в авансовых платежах НДФЛ не учитывается, поэтому найти его можно только в платежных поручениях, формируемых на оставшуюся часть заработной платы.

Сотрудники, оформленные по ГПХ или договору подряда

Персонал данной категории при заполнении раздела «Сотрудники» добавляется в отдельную группу.

После этого в профиле работника появится отдельный вспомогательный раздел ГПХ, в котором производится начисление вознаграждения, при этом день начисления, согласно закону, является и днем выплаты.

В отношении работников, оформленных по договору подряда, действует точно такой же порядок начисления и выплат НДФЛ и страховых взносов, как и для сотрудников, работающих по трудовому договору. Оплата взносов будет предложена системой в соответствующей задаче.

Платежные поручения на выплаты по налогу с доходов физических лиц, оформленных по ГПХ, группируются в отдельной задаче.

При этом нужно учитывать, что Эльба не сможет сформировать задачу, если вознаграждение сотруднику будет оформлено задним числом. Система посчитает, что расчет уже был произведен, из-за чего заниматься оформлением платежек придется вручную.

Оплата НДФЛ производится не позднее дня, следующего за днем расчета работника, оформленного по договору подряда. В том случае, если расчет осуществляется в общий день выплаты заработной платы, при начислении будет доступна опция «Вместе с зарплатой за…».

Добавление арендодателя, являющегося физическим лицом

В том случае, если предприятие арендует помещение у физического лица, оно, как налоговый агент, обязано провести удержание НДФЛ с выплачиваемой ренты. Для этого нужно внести данные собственника площади в раздел «Сотрудники», выбрав группу «по договору аренды».

Отражение ренты для системы производится
во вспомогательном разделе ГПХ.

Эльба проведет расчет суммы НДФЛ
и сформирует задачу по их оплате.

Начисление арендной платы задним числом, как и в случае с расчетом сотрудников, оформленных по договору подряда, является основанием, в соответствии с которым система определит процедуру как выполненную, и не сформирует платежные поручения.

Оплата НДФЛ производится не позднее дня, следующего за днем перечисления арендной платы. В том случае, если расчет осуществляется в общий день выплаты заработной платы, при начислении будет доступна опция «Вместе с зарплатой за…».

Добавление вычетов по НДФЛ

Для того, чтобы отразить в системе налоговый вычет, необходимо открыть личную карточку сотрудника, затем вкладку «Вычеты», после чего выбрать опцию «Добавить вычет». Система позволяет указывать только стандартные категории налоговых вычетов, как за сотрудника, так и за несовершеннолетних детей. Для получения иных вычетов рекомендуется обратиться в налоговую.

Предоставление вычета на детей автоматически ограничивается по достижении порогового значения дохода работника в 350 тысяч рублей.

В Эльбе отсутствует автоматический перенос вычетов по окончании календарного года. В связи этим нужно контролировать их добавление в начале нового года, параллельно проверяя, сохранилось ли у работника право на их получение.

Добавление больничного или пособия

Вкладка «Больничные/пособия» находится в личной карточке сотрудника. Используя ее, можно внести данные по больничным листам, а также декретным пособиям. Стоит учесть, что опция автоматического расчета компенсации по больничному отсутствует, однако вместо нее присутствует ссылка на профессиональный онлайн-калькулятор.

В том случае, если врачами было принято решение о продлении больничного, следует изменить дату окончания первого листа на итоговую дату выписки работника. Эта методика эффективна в том случае, если выплаты по больничным еще не были произведены, и сотрудник, вернувшийся в строй, принес все листы за один раз.

Добавление отпуска

Вкладка «Отпуск» находится в личной карточке сотрудника. Там же представлена ссылка на онлайн-калькулятор, позволяющий точно рассчитать размер отпускных.

В соответствии с нормами ТК РФ, выплата отпускных должна производиться не позднее, чем за три дня до начала официального отдыха. В связи с этим рекомендуется заранее обновлять данные по сотрудникам, как только от них поступает соответствующее заявление. Это обеспечит своевременное формирование задачи, учитывающей не только выплату отпускных, но и налогового сбора.

Нередко работодатели привязывают выплату отпускных к дню выдачи аванса или заработной платы. Для этого достаточно отметить соответствующий пункт в личной карточке сотрудника.

Для добавления отпуска без денежного содержания следует отметить соответствующий пункт в личной карточке.

Увольнение работника

Нужно учитывать, что, если дата увольнения приходится на заключительный календарный день месяца, система может выдать некорректный результат, поскольку не примет его во внимание при расчете среднедневного дохода. Для исправления данной погрешности следует отметить пункт «Да, все», указав дату увольнения и скопировав количество неиспользованных дней.

После этого изменить выбор на «Нет, не все», установив датой увольнения первый день нового месяца и введя количество ранее скопированных дней отпуска, а затем скопировать сумму компенсации и вернуть верную дату, подставив полученные данные в соответствующее поле.

Задача по увольнению будет сформирована только в том случае, если увольнение оформляется текущей или будущей датой. Сумма, указанная в платежном поручении, отражает полный расчет.

Повторный прием сотрудника

Оформляя сотрудника, ранее уже работавшего в компании в предыдущие годы, достаточно продублировать его старую личную карточку, скорректировав данные по приему на работу. Если же работник оформляется второй раз за год, рекомендуется использовать специальную инструкцию.

После заполнения раздела Услуги добавьте и отредактируйте информацию о сотрудниках компании.

В этом разделе указывается и настраивается вся информация о сотрудниках, услугах, которые они оказывают, графике их работы, схемах расчета зарплаты. Список добавленных сотрудников отображается в разделе Настройки – Сотрудники.

Сотрудник – это любой работник компании, который оказывает услуги или выполняет какие-либо действия.

Перейдите в основном меню в раздел Настройки – Сотрудники. Чтобы добавить нового сотрудника, нажмите кнопку Добавить специалиста. Во всплывающем окне укажите Имя сотрудника, его Должность (подробнее о назначении и настройке раздела Должности читайте здесь) и Специализацию (например, Стилист-визажист). Поставьте галочку, если хотите указать данные пользователя для привязки к сотруднику (детальное описание раздела Пользователи читайте здесь).

Редактировать данные о сотрудниках можно и после их создания. Для этого воспользуйтесь кнопками справа от сотрудника: Изменить описание и фото, Изменить услуги, Изменить график работы, Другие настройки. Подробнее о том, как настраивать и редактировать данные сотрудников, читайте в статьях Добавление нового сотрудника, основная информация о сотруднике, Дополнительная информация о сотруднике, Настройки сотрудника.

Сотрудников можно увольнять или удалять. Для этого выберите сотрудника, нажмите на его имя или на кнопки Изменить описание и фото/Другие настройки. В открывшемся новом окне нажмите кнопку Действия. Выберите действие Уволить, если нужно убрать сотрудника из списка, но при этом сохранить всю статистику по нему. Если хотите удалить сотрудника и все данные о нем, выберите действие Удалить.

Важно

При увольнении или удалении автоматически открепляются данные пользователя, которые были указаны в настройках сотрудника.

Удаленных и уволенных сотрудников можно восстановить.

1. Для восстановления уволенных сотрудников отфильтруйте список по статусу Уволенные и нажмите кнопку Показать. В появившемся списке выберите сотрудника, нажмите на его имя или на кнопку Изменить описание и фото. Во вкладке Информация выберите статус Работает, нажмите кнопку Сохранить.

2. Для восстановления удаленных сотрудников отфильтруйте список по статусу Удаленные и нажмите кнопку Показать. В появившемся списке выберите сотрудника и нажмите на кнопку со стрелкой Восстановить напротив его имени.

Сотрудников можно перемещать по списку, для этого нажмите на кнопку слева от сотрудника и перетяните строку на нужное место. Эта последовательность отображается в журнале и виджете онлайн-записи.

Для удобства вы можете просмотреть сотрудников выборочно. Для этого отфильтруйте список по Должности или статусам Удаленные/Неудаленные, Уволенные/Неуволенные и нажмите кнопку Показать.

Статус

Статус сотрудника Занят означает, что у сотрудника нет свободных окон для записи в течение всего времени, на которое у сотрудника установлено расписание рабочих дней.

Например, если сотрудник работает с 15 мая по 31 мая, это указано в графике в YCLIENTS, и все время занято записями клиентов, то отобразится статус сотрудника Занят. Если добавить расписание, то статус изменится на Активен.

СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности, ещё один отчёт за сотрудников. На его основании пенсионный фонд формирует электронные трудовые книжки.

Шаг 1: отправьте заявление на подключение к электронному документообороту с ПФР

По регламенту принять заявление должны в течение двух дней, на практике ответы приходят за полчаса. После этого появится задача «Сдать отчёт ‎СЗВ-ТД»‎.

⚠️ Заявление ≠ соглашение, которое вы заключали перед отправкой отчёта СЗВ-М. Заявление необходимо передать в ПФР, даже если соглашение уже есть.

Шаг 2: перейдите в задачу «Сдать отчёт ‎СЗВ-ТД» и проверьте кадровые события

При найме и увольнении отчёт сдают сразу. Максимальный срок — один рабочий день после издания приказа. Это новое жёсткое правило появилось из-за эпидемии коронавируса, в том числе чтобы правильно рассчитывать пособие по безработице.

Также отчёт сдают по итогам месяца, если произошло хотя бы одно событие из перечня:

заявление о выборе формы трудовой книжки,
переименование работодателя,
перевод на другую должность,
присвоение новой профессии, специальности или квалификации (установление),
судебный запрет занимать должность.

Приём и увольнение попадают в отчёт автоматически . Эти события создаются, когда вы принимаете или увольняете человека в разделе «Сотрудники»‎.

Несколько полей нужно будет заполнить вручную. Например, при увольнении — написать причину, статью и пункт Трудового кодекса, документ-основание с датой.

Остальные кадровые события добавляйте по кнопке «Создать».

Если никаких событий не было, сдавать СЗВ-ТД не нужно. Просто нажмите в задаче «‎Готово».

Что делать, если уже сдали СЗВ-ТД на бумаге или через другой сервис?

Нажмите «Не отправлять в ПФР» напротив тех событий, по которым вы уже отчитались. Эти сведения не попадут в отчёт.

Что такое «отменяющее» событие?

Отменяя событие, вы говорите пенсионному фонду: «Вычеркните, пожалуйста, строчку из трудовой книжки».

Автоматически отмены создаются в трёх случаях:

1) вы удалили сотрудника,

2) изменили тип договора с трудового на любой другой,

3) меняли дату приёма или увольнения после отправки сведений в ПФР.

Позже мы добавим возможность отменять любое событие.

Где взять UUID?

UUID — это код события в базе данных ПФР. Код нужно указать, когда отменяете событие, переданное не через Эльбу. Предположим, в феврале вы сдали СЗВ-ТД на бумаге и показали, что приняли сотрудника 15 января. В пенсионном фонде этому событию присвоили UUID. А в марте вы вспомнили: на самом деле сотрудник принят 17 января.

Попросите у сотрудника сведения из электронной трудовой книжки, там будет указан UUID. Сведения можно получить в личном кабинете на сайте ПФР: Запросить → История сообщений → Справка в формате XML. Нужно открыть файл с помощью браузера или блокнота, а затем найти тег «UUID».

Создайте новую карточку во вкладке «Сотрудники», заполните личные данные.

В ближайшей задаче «Сдать отчёт СЗВ-ТД» появятся кадровые события сотрудника. Напротив отменяющих событий нажмите «Не отправлять в ПФР». Так вы дадите Эльбе понять, что повторно отправлять сведения не нужно.

Работник подал заявление на бумажную трудовую, а потом передумал на электронную. Что делать?

До 31 октября 2020 года вы должны рассказать сотрудникам о том, что они могут выбирать между бумажной и электронной трудовой книжкой. Сотрудники должны сделать выбор до конца года. Кто-то может передумать.

Если уже отправили сведения о выборе бумажной трудовой, а потом сотрудник предпочёл электронную, отмену делать не надо. Создайте событие «‎Заявление о выборе вида ТК» → «‎Электронный вариант»‎. Этого достаточно.

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Нужно ли отражать в отчёте?

Сначала сотруднице нужно обратиться в ПФР для замены СНИЛС. После того, как она получит новый документ, измените фамилию во вкладке «‎Сотрудники» → «‎Личные данные». Затем сформируйте отчёт c новой фамилией.

Смена фамилии — это не кадровое событие, поэтому специально отражать в СЗВ-ТД ничего не нужно.

Нужно ли подавать отчёт СЗВ-ТД на сотрудников, работающих по ГПХ?

Работа по ГПХ не входит в стаж, и в трудовую книжку сведения о ней не вносятся.

Сотрудник по ГПХ или учредитель переходит на трудовой договор. Как создать запись о приёме в СЗВ-ТД?

Пока этот сценарий не автоматизирован.

Если поменять дату первого приёма по ГПХ на дату заключения трудового договора, то исчезнут начисления по ГПХ. Если дату приёма по трудовому договору оставить с даты начала работы по ГПХ, Эльба не создаст запись в СЗВ-ТД автоматически.

Поэтому предлагаем обходной вариант — напишите в техподдержку и вам откроют доступ для сдачи отчёта через смежный сервис.

Сотрудник прекращает работу по трудовому договору, переходит на ГПХ или продолжает деятельность в качестве учредителя. Как создать запись об увольнении в СЗВ-ТД?

Этот сценарий также не автоматизирован, но есть обходной вариант. Напишите в техподдержку, чтобы вам открыли доступ для сдачи отчёта через смежный сервис.

В запись о приёме не подтягивается должность, указанная при создании сотрудника

Это сделано специально. Если вы поменяете название должности в карточке сотрудника, Эльба не сможет определить, требуется ли отменять предыдущее кадровые событие. К тому же сервис не всегда знает, актуальная ли должность указана в данный момент. Поэтому в отчёте вам нужно указать её самостоятельно.

Почему нет кнопки для завершения задачи, если ее вернули в актуальные?

Такая ситуация может возникнуть, если отчет уже был ранее отправлен, но потом потребовалось сдать корректировку и задачу вернули в актуальные. Либо после отправки получили отрицательный протокол.

Для того чтобы завершить задачу, нужно нажать «Перевыслать отчет». После этого появится возможность нажать «‎Сделано».

Измените в карточке сотрудника дату приёма на фиктивную.
В задаче по СВЗ-ТД появится два события. Напротив того, что с фиктивной датой, нажите «Не отправлять в ПФР»‎.
В карточке сотрудника вверните корректную дату приёма.
Теперь в задаче будет три события, напротив отменяющего фиктивного события нажмите «Не отправлять в ПФР». В итоге у вас останется два события о приёме с одинаковыми датами (отменяющее + исходное).

Добрый день, Виктор.

В отчете за январь нужно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которое произошло с сотрудником на эту дату.

В Эльбе в качестве последней записи до 2020 мы покажем только прием на работу. Поэтому если у вас сотрудник добавлен в сервис, то в задаче по подготовке отчета должна быть указана запись о его приеме.

Если в отчете данный сотрудник не отображается, то для решения вопроса напишите нам в поддержку на почту e@kontur.ru и укажите номер обращения — 25634078.

Добрый день, Алексей.

Нужно указать приказ о приеме на работу.

Да, период неоплаченного отпуска необходимо показать в отчёте СЗВ-СТАЖ.

Добрый день, Неля!

Добрый день, Наталия.

В отчете нужно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которое произошло с сотрудником на эту дату.

Если в отчете данный сотрудник не отображается, то для решения вопроса напишите нам в поддержку на почту e@kontur.ru и укажите номер обращения — 26051778.

Да, в форму СЗВ-ТД включается лишь подача заявления от сотрудников.
Уведомления отдельно в отчёте не отображаются.

В августе всё же нужно указать об этом, если ранее не сделали.

Пожалуйста, обратитесь к нам удобным способом (в чат, звонком по номеру 8-800-500-02-75, либо на почту e@kontur.ru), указав номер обращения 26481498, ваш ИНН, а также прислав протокол отказа от ПФР.

Уточните, пожалуйста, вы пробовали не отправлять события по сотрудникам на первой странице задачи по СЗВ-ТД? Если отменить все, отчёт формироваться не должен.

Добрый день, Вадим.

Данная логика скорее всего будет пересмотрена, но точных сроков нет.

Добрый день, Надежда!

В итоге у вас должно получиться к отправке по сотруднику 2 события —отменяющее и исходное.

Какой-то ошибки в этом нет — не очень важно, в отчёте за какой месяц подавать события.

Добрый день, Георгий!

В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного сотрудника кадровых мероприятий или заявления о выборе способа ведения трудовой книжки - сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года на такого сотрудника представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
Основание: п. 1.7. порядка заполнения СЗВ-ТД, его можно посмотреть по ссылке → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=353238&rangeId=406189 .

Сам же порядок заполнения СЗВ-ТД указан в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П.

Добрый день, Екатерина!

При первой подаче отчёта СЗВ-ТД за какого-либо сотрудника, необходимо вместе с подаваемым событием показать кадровые сведения по этому сотруднику по состоянию на 1 января 2020 года. Именно об этом и сообщает вам ПФР в уведомлении. Отчёт СЗВ-ТД не зависит от данных в отчёте СЗВ-М, иными словами, в связи с указанным уведомлением вам необходимо подать именно СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется на всех сотрудников (в том числе по совместительству), с которыми заключен трудовой договор и были любые кадровые изменения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника.
Если учредитель, является директором по трудовому договору, то попадать в отчёт должен. Рекомендуем, уточнить позицию вашего ПФР по данному вопросу.

Добрый день, Наталья.

Если верно поняла, то вы показывали прием на работу и в нем указали неправильную должность.

Добрый день, Зоя!

Добрый день, Маргарита.

Нет, отчет нужно отправлять, если у вас произошло одно из событий, описанных в этой статье на втором шаге.

Человеку свойственно ошибаться. Эта фраза была увековечена ещё до нашей эры древнеримским ритором Марком Аннеем Сенекой. В каждой компании ежедневно сотрудники делают сотни и тысячи ошибок, и мало кто всерьёз работает над тем, чтобы усовершенствовать процессы и решить проблемы в корне.

Для того чтобы понять, насколько эффективно ведётся работа над ошибками в вашей компании, ответьте честно на вопрос: что Вы делаете, если узнаёте о промахах и недочётах сотрудников? Большинство руководителей «вызовут на ковёр» и накажут за ошибку, ведь она приносит или может принести потери компании. Причинно-следственная связь между ошибкой и наказанием сформирована в каждом из нас. Её источник уходит корнями в детство. Каждый из нас может вспомнить ситуацию, когда взрослые ругали за провинности, лишая возможности погулять или поесть любимое лакомство. Мы все находимся под влиянием такой схемы действий, поэтому если кто-то в нашем присутствии допускает ошибку, то нам приходится приложить немало усилий, чтобы удержаться от нелестных высказываний, неодобрительного покачивания головой, или цоканья языком. Некоторые начальники при этом, демонстрируя высшую степень недовольства, иногда не стесняются доходить до крика и неконтролируемых эмоциональных состояний.

Наша реакция стереотипна, мы действуем, не включая разум. По сути, мы повторяем некий заученный ритуал, абсолютно не думая о том, что мы хотим получить в результате наших действий, сопровождающихся не очень приятными для собеседника эмоциями. Мы так действуем потому, что мы видели, как это делают многие люди в подобной ситуации, и на основании этого мы считаем, что такое поведение и есть наиболее адекватное и целесообразное. В психологии это явление называется принципом социального доказательства. Однако стоит задуматься, правильный ли это путь?

Какую реакцию сотрудника мы хотим получить в ответ? Какова наша цель? К чему на самом деле приводит такая реакция на действия провинившегося работника?

Чтобы ответить на эти вопросы достаточно вспомнить наши собственные ощущения после осознания собственной вины. Даже в случае если нас никто не отчитывает и не наказывает за совершённую ошибку, мы чувствуем себя так, будто это происходит. Если к этому добавляется ещё давление со стороны общественности и руководства, то состояние усугубляется в разы. Давайте добавим к этому ещё дисциплинарное взыскание и закрепим денежным стимулом в виде понижающего коэффициента к премии, чтобы наверняка… За таким наказанием неизбежно следует целый букет негативных чувств: гнев, страх, стыд, печаль. По сути, это полная картина отрицательных эмоций, которые могут возникать у человека. Давайте попробуем глубже разобраться в том, какие последствия мы получаем от этой эмоциональной бури

Предлагаем оценить эффективность персонала, провести обучение руководителей и сотрудников, оценку, онлайн оценку персонала, командообразование и бизнес-симуляции.

Алексей Широкопояс — эксперт по развитию персонала, основатель портала КОМПЕТЕНЦИИ /hr-media.ru/ a.shirokopoyas@bis-db.ru; 8-926-210-84-19

Таблица реакций работника и возможных негативных последствий.

Плохие отзывы о работодателе.

Снижение уровня удовлетворенности.

Желание забрать у предприятия недополученные деньги любой ценой, мысли о краже.

Отказ сотрудника от выполнения ответственной работы.

Лицемерие перед начальством.

обида на того, кто обнаружил и озвучил ошибку,

Снижение мотивации к работе.

Снижение эффективности работы.

Настраивание других сотрудников на уход из компании.

А какой результат нам был нужен? Мы ведь хотели, чтобы работник больше никогда не допустил ничего подобного. Чтобы он помнил, как ему дорого обходятся подобные вещи, и чтобы уж точно не позволил себе подобной роскоши в будущем. И что же в итоге? Другая ошибка. А ведь прошло слишком мало времени, чтобы он забыл. И, что ещё хуже, после этого может возникнуть необходимость искать новый персонал и тратить время на его обучение.

В современном мире человек становится основной ценностью. Важно, чтобы не только работодатель получал от работника некую пользу для себя, но чтобы и сотрудник на работе испытывал позитивные эмоции. Если задуматься, то работа занимает почти все время, не занятое сном. Она просто обязана приносить удовольствие.

Как же превратить работу над ошибками из проблемы в радость?

Шаг 1. Право на ошибку.

Прежде всего, нужно признать право людей на ошибку. Причем признать это право нужно не только на уровне руководителя компании, но и на всех руководящих уровнях от топ менеджмента до операционных управляющих нижнего звена. При этом нужно понять еще одну важную особенность: когда работник фактически совершает ошибку, для него не имеет значения, насколько тяжелы финансовые потери от этой ошибки. Финансовые результаты важны для компании и руководства. Работник же совершает промах не потому, что для него не важны последствия, а потому, что об этих последствиях он не догадывается, или недооценивает их. Он вообще не думает о последствиях и, что ещё интереснее, он не осознает в принципе, что совершает ошибку. Скорее всего, он в момент работы вообще думает о чём-то своем, не имеющем отношения к выполняемой работе.

Мы опрашивали работников и пытались узнать их мнение о том, какая ошибка может быть отнесена к категории легкой, какая – к тяжелой. Они не могли сколько-либо определенно ответить на эти вопросы. Для них все ошибки одинаковые. Единственным более или менее подходящим критерием для того, чтобы оценить тяжесть ошибки глазами работника является наличие у совершившего ошибку ЗНАНИЯ о том, как нужно было действовать, чтобы все было правильно. Другими словами, был ли работник ОБУЧЕН тому, как нужно производить эту работу, или нет.

Через этот факт легко подойти к признанию того, что совершенная ошибка уже не его, не работника, а наша, ошибка менеджмента. Это мы его не обучили, не рассказали ему, что и с какой последовательностью он должен делать. И теперь уже имеет значение, какие шаги были предприняты менеджментом, чтобы предотвратить проблему.

Из этого мы делаем очень важный вывод – ответственность за ошибку и ее недопущение в будущем – наше общее дело.

Шаг 2. Рабочая группа.

Итак, когда обнаружен факт ошибки, мы собираем летучку, и вместе идем в «гемба», туда, где была совершена ошибка. «Гемба» с японского буквально означает «реальное место», т.е. место, где создается ценность для потребителя.

Присутствует работник, совершивший ошибку, его непосредственный руководитель, представитель HR, а также лицо, отвечающее за составление рабочих инструкций и обучение персонала. На первом этапе в рабочую группу входит также руководитель высокого звена, присутствие которого придает важность и особую ценность происходящему. В зависимости от процесса, могут привлекаться сотрудники других подразделений, которые принимали непосредственное участие в исследуемом деле. Рабочая группа проводит по горячим следам расследование, вникая в мельчайшие обстоятельства произошедшего события. На этом этапе важно всё, ибо, как всем известно – дьявол кроется в деталях. И здесь нужно акцентировать внимание именно на фактических реальных обстоятельствах, не путая факты с тем, как это нужно было делать по мнению работников, по рабочей инструкции или иным установленным правилам. При этом необходимо разбирать проблемы именно ПРОЦЕССА, а не ЧЕЛОВЕКА, который допустил промах. Это нужно подчеркнуть для всех участников, мгновенно пресекая попытки обвинений, нападок на виновника неудачи.

В дальнейшем рабочие группы станут уже обычным явлением, участие в них топ менеджмента не будет являться необходимым. Процесс станет саморегулируемым.

Шаг 3. Составление структурированной потоковой диаграммы процесса (СПД).

Далее рабочая группа описывает процесс, или использует имеющуюся СПД, если она уже была ранее составлена. При составлении описания нужно ориентироваться на процесс, какой он есть сейчас. Только когда четко установлены слабые места, можно построить процесс, какой он должен быть. Составляя СПД, важно учитывать мнение сотрудника, сделавшего ошибку, а также работников, исполняющих аналогичный функционал, обладающих более высокой квалификацией, если таковые имеются. Ведь именно они являются непосредственными исполнителями и потому лучше, чем прочие, могут знать оптимальные способы работы. При такой совместной деятельности происходит волшебное преображение, когда совершивший ошибку сотрудник начинает менять ракурс от негативных ощущений в позитивные, поскольку он вовлекается в процесс уничтожения самой возможности совершения подобной ошибки в будущем. Он на своей шкуре осознал, что, если он ошибся в подобном случае, значит, другой сотрудник тоже может допустить ошибку, и тогда уже другой человек, его коллега, может ощутить всю неприятность этой ситуации. Но поскольку ведется работа по предотвращению этой ошибки, то её уже никто не совершит, тем более что он сам именно здесь и сейчас работает над этим! Здесь рождается самая настоящая вовлеченность.

Давайте разберемся, действительно ли во время формирования СПД появляется вовлеченность всех членов команды, и почему. Вовлеченность – это физическое, интеллектуальное и эмоциональное состояние работника, которое мотивирует его выполнять работу в соответствии с установленными правилами и даже лучше.

Оценить вовлеченность можно по критериям:

На приведенном графике видно, что в случае, если работник непосредственно участвует в создании корпоративных ценностей, то он автоматически знает их, понимает, согласен с ними и, безусловно, будет рассказывать об этом коллегам. Он сможет логичнее и четче обучать их тому, как и в какой последовательности производить действия, причём наверняка будет акцентировать внимание именно на тех моментах, которые позволяли вариативность, и в которых у него самого возникали сложности. Таким образом, СПД и является той самой корпоративной ценностью, которую создает сотрудник.

Почему мы применяем СПД для борьбы с ошибками? Дело в том, что ошибка происходит тогда, когда в голове имеется несколько вариантов решения задачи, и мозг затрудняется, какой из них выбрать. Нарушается понимание последовательности производимых действий из-за их многообразия. Потоковая диаграмма похожа на компьютерный алгоритм и допускает только один вариант действий в каждом случае, строго устанавливая порядок совершения операций. Лишние варианты отметаются, и наступает ясность и конкретика. Эффект закрепляется визуализированной схемой, что имеет большое значение для восприятия. При этом риск ошибок сводится к нулю. Некоторые процессы мы дополнительно сопровождаем пошаговыми фотографиями, для того, чтобы зафиксировать результат и сделать его понятным даже для новичка.

Шаг 4. База данных об ошибках.

Следует отметить тот факт, что на начальном этапе борьбы с ошибками их бывает довольно много, кажется, что по каждой детально разбирать процесс не получится. Для удобства работы с данными необходимо создание файла, в котором фиксируются все факты некорректных действий персонала с указанием на дату, время, место совершения, участок, виновника и прочие, конкретизирующие и идентифицирующие событие сведения. Мы вносим эти данные в Excel.

Анализируя сведения, занесенные в таблицу, можно обнаружить удивляющую взаимосвязь ошибок. Ошибка кладовщика, который неправильно принял товар на склад, по цепочке влечёт некорректное размещение, сделанное водителем штабелера, затем след появляется снова при отгрузке этого же палета с товаром другим кладовщиком, а также прослеживается отсутствие должной осмотрительности оператора, готовившего документы для отгрузки и не исправившего несоответствия. Эта цепочка невнимательных действий уже приводит к претензии от клиента. Таким образом, проанализировав весь процесс, мы можем обозначить стадии, на которых следует произвести дополнительные проверки, и тогда последующий этап будет подстраховывать предыдущий, проверяя корректность действий. Сведения о том, когда нужно проводить проверку на каждой стадии, мы также фиксируем в СПД, либо во время её составления, либо тогда, когда была выявлена закономерность.

Используя базу данных, мы можем категоризировать ошибки по существенным для нас критериям, например, таким как:

Критерии позволяют нам расставить приоритеты для работы и выбрать, над какой ошибкой мы будем работать в первую очередь, если их появилось сразу несколько.

Вносить данные в базу могут руководители любого подразделения, заметившие ошибку, или узнавшие о ней. Владельцем базы данных назначается ОДИН сотрудник. Он отвечает за анализ ошибок и контролирует проведение работы над ними в соответствии с приоритетами. Он же отмечает в таблице, какие действия были предприняты для решения проблемы, а также фиксирует созданные для этого процесса СПД и проведенные с этой целью обучения. Как правило, при правильно организованной работе над ошибками, выбрать владельца таблицы данных не составляет труда – это тот, кто проявляет наибольшую активность и является лидером большинства рабочих групп.

Довольно сложно ломать стереотипы и изменять привычные поведенческие реакции. Однако человеку дан разум для того, чтобы проанализировать возможные последствия своих действий и понять, что будет более эффективным.

Принимая решение двигаться от наказания за ошибки к командной работе по усовершенствованию процессов, мы решаем сразу несколько задач:

Таким образом, как бы парадоксально это ни звучало, давая сотруднику право на ошибку, мы снижаем риск ее совершения.

Читайте также: