Можно ли сохранить задачи и элементы crm уволенного сотрудника

Опубликовано: 16.05.2024

По историям с кражей клиентских баз есть судебная практика. Вот одно дело, которое разбирали в нескольких судах. Имен и названия участников дела мы изменили.

В маркетинговое агентство «Премиум-люкс» приходит работать менеджер по продажам Егор. Через полгода владелец агентства узнает, что Егор пересылает себе на почту контакты клиентов, и увольняет его за разглашение коммерческой тайны. Егор с увольнением не соглашается и начинает судиться. Дело рассматривают несколько судов, дошло до Конституционного, и вот что получилось:

почтовый сервер принадлежит третьему лицу, которое вправе ограничивать и разрешать доступ к информации в письмах;
отправка информации на личный ящик создает условия для ее неконтролируемого распространения;
компания не может контролировать и защищать информацию, которую сотрудник отправил на свою почту;
отправка сотрудников информации себе на почту нарушает интересы обладателя этой информации — компании.

В этой истории сотрудника признали виновным в разглашении информации, а его увольнение — законным. Работодатель победил, но и у Егора остались контакты клиентов.

Необязательно доводить дело до суда. К тому же никогда не знаешь, чем это закончится. Есть другие варианты сохранить базу клиентов. Давайте разбираться.

Защитить компанию технически и документами

Эксперты предлагают защищаться технически и документами. Это помогает выигрывать в судах и собирать формальные доказательства, но вряд ли остановит сотрудника, если тот решил украсть базу клиентов.

Техническая защита. На рабочие компьютеры устанавливают программы, которые либо запрещают копирование, либо сигнализируют о нем работодателю. Можно поставить техническую защиту от флешек и дисков, чтобы сотрудник не мог их вставить или что-то скопировать.

Но запрет на копирование может мешать работе, и всё равно остаются способы сохранить данные клиентов, например переслать на Яндекс-диск, сфотографировать на телефон или выучить наизусть.

Записи с камер видеонаблюдения. Еще один совет — вести видеонаблюдение на территории работодателя. Чтобы делать это законно, нужно разработать «Положение о видеоконтроле», прописать в нем, как будут храниться и уничтожаться записи, назначить ответственных. А потом повесить таблички «Ведется видеонаблюдение».

Вот запись: менеджер по продажам Егор берет флешку, оглядывается по сторонам, вставляет флешку в компьютер, снова оглядывается, вытаскивает флешку, выходит из офиса. А рядом с офисом в тонированной машине его ждет конкурент Премиум-люкса. Егор садится в машину, и всё: на записи не видно, как он отдает флешку, а конкурент — конверт с деньгами.

Запись посчитают доказательством в суде, если работодатель сможет показать причинно-следственную связь между встречей двух людей в офисе и пропажей базы данных. Сделать это по записи, на которой деньги передают в тонированной машине, невозможно, да и вряд ли Егор настолько глуп, что будет встречаться с конкурентом возле офиса под камерами.

Можно ли наблюдать за сотрудниками

Защита документами. Более или менее здравый способ — подписывать с сотрудниками НДА — это соглашение о неразглашении. Но вот менеджер Егор подписывает с компанией НДА, а потом уводит клиентов. Компания выигрывает суд, но база клиентов уже на рабочем столе у конкурентов.

НДА — это способ, который поможет договориться о формальностях с порядочными сотрудниками, но вряд ли остановит непорядочных. Да и сотрудники обычно не помнят, что там попадает под НДА, а что нет, и рассказывают всё.

Как правильно использовать НДА, мы рассказывали в другой статье. Если коротко, нужно создать положение о коммерческой тайне с описанием, какая информация относится к тайне и как с ней работать:

кто из сотрудников к какой информации допускается. Например, начальник отдела продаж Игорь работает с общей базой клиентов, а менеджер Егор из Калининграда — только с базой калининградских клиентов;
что нельзя делать с информацией. Прописать, может ли Егор копировать информацию себе на флешку, выносить документы из кабинета или оставлять их на своем столе без присмотра.

Затем всех, кто работает на компанию, нужно ознакомить с положением под подпись. Без подписей сотрудников документ не действует.

Как защититься с НДА

Документы и техническая защита помогают собирать доказательства для суда.

Нина, сотрудница банка, распечатала с рабочего компьютера коллеги 55 страниц с контактами клиентов. Работодатель собрал доказательства ее вины для суда:

факт вывода на печать закрытой информации от службы безопасности;
видеозапись, на которой видно, что сотрудница распечатала данные клиентов, положила бумаги в сумку и вышла из офиса;
показания коллег, которые подтвердили, что всё так и было;
показания сотрудников службы безопасности о том, что они позвонили Нине и попросили вернуть бумаги, а они ответила, что принесет их позже.

В банке было положение «О мерах повышенной защищенности закрытой информации», в котором вводился режим коммерческой тайны в отношении всех сведений о клиентах банка. Это положение Нина подписывала, когда устраивалась на работу.

Суд признал Нину виновной и назначил штраф — 25 000 рублей в пользу государства.

Но нет гарантий, что работодатель победит.

Менеджер по продажам уволился и сдал рабочий ноутбук. Работодатель передал его новому менеджеру, и тот обнаружил, что из ноутбука пропали документы: контакты клиентов, договоры, коммерческие предложения — всё, что лежало в папке «Работа».

Работодатель собрал комиссию, составил акт о пропаже документов, затем отдал ноутбук на экспертизу, чтобы понять, можно ли восстановить файлы. За экспертизу заплатил 17 000 рублей, но восстановить ничего не получилось.

Тогда работодатель обратился в суд, чтобы получить от бывшего сотрудника возмещение ущерба — затраты на экспертизу. Но суд решил, что у работодателя нет доказательств:

объяснительной от бывшего сотрудника;
документов, которые подтверждали бы, что именно этим ноутбуком пользовался бывший сотрудник;
подтверждений, что именно бывший сотрудник удалил файлы.

Сам сотрудник ссылался на то, что он удалил личные документы, а затем отдал ноутбук работодателю, а тот мог сам удалить рабочие файлы. Суд отказал работодателю.

А теперь способы, которыми пользуются компании

У сотрудника всегда остается возможность унести с собой базу клиентов, например, если он:

хранит номера клиентов в личном телефоне;
работал без трудового договора, а значит, наказать его через суд не получится;
помнит клиентов, находит их контакты в Дубльгисе и переманивает в новую компанию;
подружился с клиентами, стал для них важнее компании, и клиенты сами уходят за ним;
одарен фотографической памятью.

В этих случаях выиграет компания, у которой есть что-то большее, чем имена и телефоны клиентов: репутация, качественный товар или лучшая цена.

Вот что советуют предприниматели.

Рассказывает Сергей Абдульманов, руководитель спецпроектов Туту.ру и владелец агентства Loft

Если сотрудник может увести у компании клиента, — значит, бизнес не очень состоятелен, точнее, модель вряд ли устойчива. Проблем не будет, если правильно и вовремя работать над:

брендом, чтобы клиент не думал о выборе, а просто доверял вам;
процессами, чтобы они объединяли труд нескольких людей, а не работали на обслуживание одного сотрудника;
дополнительным сервисом, например в автосервисе это может быть видеозапись с ремонтом двигателя и отметками на важных моментах;
уменьшением себестоимости, чтобы цена для клиента была ниже.

Я знаю парикмахерские с налаженными процессами смены сотрудников, автосервисы, больницы. В айти и медицине тяжелее всего: если уходит заведующий отделением или ведущий разработчик — это задница. Здесь помогают долгие эйчар-меры: хорошие задачи, плюшки в офисе, главное — чтобы нужный специалист развивался с вами.

Рассказывает Александр Вьюшков, генеральный директор Лидмашины

Это история про то, на какого сотрудника ты изначально нацелен. Предположим, на порядочного, интересного, образованного человека. И всё хорошо, но потом ты ему говоришь:

— Да, давай делать классные проекты, только вот эту штуку поставь, я буду чекать твою почту.

— В смысле? Зачем? — говорит он.

— Ну, я тебе не доверяю.

— Как это ты мне не доверяешь? Ты же меня позвал вместе делать классные дела?

И всё, конец истории.

Мы не говорим сейчас про места, где тридцать тысяч человек работают. Мы говорим про малый и средний бизнес, от 2 до 50 сотрудников. Если в такой компании предприниматель в основу развития ставит «Я боюсь потерять клиентов», он начинает думать не про сервис и классный продукт, а о том, что его обманут.

Переживать об этом — «Горлум-подход», если взять «Властелин Колец». Когда клиент — это «моя прелесть», и в итоге, если вы себе кольцо всевластия наденете на палец, вы окажетесь один, в пещере, голый. Будьте Фродо, думайте о хорошем, о том, что мы сейчас всех победим, будем жить в добром Шире, и это вас пронесет через все сложности и все невзгоды. И даже если что-то случится, ничего страшного.

Сила бизнеса не в ответе на этот вопрос. Вы начнете шифровать — сфоткают экран или перепишут на листочек. Все базы копируются; все контакты копируются; всё переносится. Если кто-то скажет, что он очень классно защитился, и от него клиенты не уйдут с его сотрудниками — это вообще еще ничего не значит.

Может быть, за сотрудником и уйдёт 10—15% клиентов. Если все процессы в компании отлажены и есть правильная ориентация у руководителя, от такого ухода ничего не изменится. К вам обращаются за сервисом. Если клиенты готовы с меньшим качеством потреблять продукт, — ребят, это не ваши клиенты.

Рассказывает Дария Каменская, владелица автомастерской

У меня нет никакой технической защиты. Мой принцип такой: я выстраиваю лично отношения с клиентом, а все сотрудники делают строго, что я говорю. Мастера не общаются с клиентами, если я об этом не попросила. Могу попросить, например, что-то рассказать техническое или показать, как пользоваться буксировочным крюком.

Каждый механик мечтает открыть свой автосервис — как правило те, кто реально смогли бы, помимо качественного ремонта, занимаются еще и организационно-административными делами. И они уже имеют или имели хотя бы свой гараж, и понимают, что даже супербазы клиентов и правильно растущих рук мало для своего автосервиса.

Те, кто просто мечтает, действительно стремятся получить клиентскую базу, но обычно толку от этого мало. Становится Вася, помощник моториста, счастливым обладателем списка моих клиентов, дальше-то что? Он же не будет заниматься холодными продажами. А если и будет, скорее всего, неталантливо.

Поэтому мой основной принцип — выстроить у клиента отношение к предприятию, а не к мастеру.

Я работал с агрохолдингом, у владельца которого менеджеры часто уводили базы клиентов. Он относился к этому философски: знал, что менеджеры уходят с базами, но был уверен, что у него остаются работать лучшие. Те, кто приносят основную прибыль.

У него был такой авторитет среди клиентов, что кража базы никак не влияла на продажи. Владелец лично знакомился с клиентами, с некоторыми дружил по двадцать лет, поэтому клиенты были в нем уверены: он не подведет, не обманет, доставит всё вовремя.

Когда менеджеры пытались увести клиентов, те говорили, что их всё устраивает в работе с агрохолдингом, и работать с новой компаний просто незачем. Ни один менеджер не смог повторить успех агрохолдинга. Максимум, что получалось, — делать небольшие поставки двум-трем клиентам.

Владелец агрохолдинга с бывшими сотрудниками не судился, хотя в компании были все регламенты.

Был случай, когда сотрудник ушел и создал компанию на основе опыта работы у меня. Этот случай меня замотивировал бежать быстрее, и я благодарен тому, кто ушел.

Мой совет — не думать об этом и просто бежать вперед.

Независимо от технического оснащения, настроенной CRM-системы или сотни шифров и паролей клиенты всё равно уходили и будут уходить за менеджерами. Это не зависит от бизнес-процессов или затягивания гаек в компании, и это нельзя искоренить. Можно лишь уменьшить процент оттока клиентов за менеджерами.

Каждый менеджер или сотрудник должен знать правило: в компании нет клиентов менеджера, есть только клиенты компании.

Часто менеджеры забывают, что клиенты, с которыми они работают, — не их частная собственность. Если руководитель распределяет клиентов по менеджерам, он распределяет лишь право первого контакта с ними. Чтобы не забывали, в компании должны быть четкие регламенты передачи права работать с клиентом. Если менеджер начинает рассказывать что-то типа «Я не звоню клиенту год, потому что это мой клиент, и у меня его никто не может забрать», его надо сразу забирать.

И еще три совета

Это советы для тех, кто поймал сотрудника на краже базы клиентов. Они помогут уволить так, чтобы сотрудник не смог оспорить увольнение через суд, и покажут остальным: уводить клиентов нельзя.

Наказывать за разглашение через суд. Чтобы НДА работали, нужно наказывать сотрудников за разглашение. Неправильно подписать НДА, а потом отпустить менеджера с миром и базой клиентов. Все в компании должны видеть, что НДА — не формальность, и за разглашением следует реальное наказание. Это поможет остановить других от кражи базы клиентов.

Увольнять. Разглашение коммерческой тайны — это грубое нарушение, за которое сотрудника можно сразу уволить. Для этого нужно составить акт о нарушении, взять с сотрудника объяснительную и издать приказ об увольнении.

В бизнесе нередко случаются ситуации, когда сотрудник, уходя из найма, открывает аналогичный проект, прихватывая клиентскую базу. Иногда крадут материалы, технологии, переманивают сотрудников… За 25 лет работы предприятие по пошиву обуви ручной работы Studio Sutoria сталкивалось с подобными ситуациями трижды. Как выявить предателей на ранней стадии и защитить свой бизнес, рассказывает идейный вдохновитель и руководитель студии Марина Шалимо.

Маленькие бизнесы, особенно легко копируемые, часто сталкиваются с тем, что сотрудник уходит, «окучив» до этого самых ценных клиентов и скопировав контакты на личный телефон.

Кражу клиентской базы, базы поставщиков доказать крайне сложно. Но иногда ведь и этим не ограничивается: в коллектив заранее и намеренно вносят смуту, а в учетные документы — неразбериху, чтобы затем, под шумок, присвоить материалы, технологии и т.д. У нашего предприятия, к сожалению, и в этом есть большой опыт, который позволяет сказать: каждый раз сценарий — абсолютно одинаковый

Я постараюсь привести несколько довольно убедительных, на мой взгляд, доводов, почему не стоит бояться воровства в компании

Бизнес начинается с идеи. Если идея в том, чтобы создать крутой продукт и принести пользу человечеству, то это подход предпринимательский. Созидание окрыляет и позволяет пережить трудности, с которыми сталкивается каждый предприниматель, повести за собой работников. Если идея ограничивается мечтой заработать кучу денег, то, как правило, затея обречена на провал. Она вряд ли способна вдохновить наемных работников, да и деньги в найме заработать можно без самопожертвования.
Если бизнес начинается с воровства клиентской базы, базы поставщиков, технологий и идей, переманивания работников, то он, по моему глубокому убеждению, нежизнеспособен. У вора своих идей нет: он продолжает эксплуатировать чужие маркетинговые подходы, чужие данные, что во времена скоротечных изменений смерти подобно.

Именно предприниматель, который придумал идею с нуля, повел за собой сотрудников, привлек клиентов, зачастую продолжает создавать новые продукты, совершенствовать их, придумывать новые пути продвижения, технологии и т.д.

Мои наблюдения показывают, что основным приемом продвижения воров становится демпинг. А это вообще путь в никуда, который не позволяет развиваться: маленький бизнес, как правило, не выдерживает ценовой конкуренции.
Приходя в бизнес, такие люди часто оформляются ремесленниками (если позволяет вид деятельности) или, в лучшем случае, индивидуальными предпринимателями и в итоге, как показывает практика, не дорастают даже до малого бизнеса.

Как пример можно привести последний случай на нашем предприятии, произошедший относительно недавно. В связи с частыми командировками я фактически передала управление производством модельеру, которая была моим заместителем. Она вела все заказы не только частных клиентов, но и дизайнеров, для которых мы разрабатывали коллекции и выпускали прототипы. В какой-то момент она посчитала, что способна открыть аналогичный бизнес. Один из дизайнеров, с которыми она работала в нашей компании, сейчас стал ее ключевым клиентом. Часть клиентов ей также удалось переманить.

Были и другие подобные ситуации. Меня это не сильно расстраивает и не дает повода опасаться за свой бизнес: во всех трех случаях открытия бизнеса нашими бывшими работниками итог одинаковый — все они остаются ремесленниками, и конкурентами я их считать не могу.

Если вы уверены в том, что делаете на предприятии — продукте, стратегии, управлении, учете и т.д. — и постоянно наталкиваетесь на сопротивление, саботирование и критику, обратите на это внимание. Разрушитель бизнеса вряд ли осмелится действовать открыто, чаще всего он находит управляемого работника и действует через него. Найти кукловода, как правило, не составляет труда:

Атмосфера на предприятии накаляется: сотрудники замолкают при вашем появлении, постоянно на ровном месте возникают конфликтные ситуации.
Производительность труда падает.
Сотрудник переводит отношения с клиентами из деловой плоскости в личную: например, присваивание заслуг за выполнение заказа, личные договоренности, не предусмотренные договорами и т.д. (не путать с клиентоориентированностью).

Это повод задуматься: в негативной среде, хаосе и обесценивании действий руководителя легко готовить почву к разрушению предприятия с целью создать собственное. Не поднимайте такому сотруднику заработную плату — у него другая цель. Что делать? На мой взгляд, увольнять немедленно и на законных основаниях, какой бы специалист ни был! Более того, если такие действия исходят от ведущего специалиста, то ущерб будет гораздо более серьезным, чем польза.

Как не допустить предательства

Работать необходимо только в правовой зоне:

Подготовить юридическую документацию с учетом специфики деятельности предприятия. Не формально взять из интернета, а разработать под собственный бизнес.

Постараться предусмотреть все негативные последствия и создать барьеры в виде соглашений, договоров, контрактов. Например, при найме — это полный пакет документов: договор (контракт), соглашение о коммерческой тайне, договор о правах на интеллектуальную собственность, договор о материальной ответственности, полные и четкие должностные инструкции и т.д. При этом необходимо создать свое положение о коммерческой тайне, которое может отличаться для разных категорий сотрудников, как и уровень допуска к информации.

При найме нужно ознакомить работника со всеми внутренними документами под подпись: Положение о коммерческой тайне, Положение о премировании, Положение о качестве, Положение о внутреннем распорядке на предприятии, Положение о повышении квалификации, обучении, присвоении разрядов и т.д. И естественно, включить штрафные санкции в случае нарушения, предусмотреть доказательную базу: это может быть видеофиксация, контроль за показателями, выборочный контроль за клиентскими договорами, составление актов по каждому нарушению.

Ограничить доступ к информации.При этом чем конкретнее составлены документы, тем меньше проблем будет в будущем. Например, ограничить допуск сотрудников к базе поставщиков: в накладных на внутреннее перемещение материалов не указывать поставщика, продукцию обозначать внутренними кодами; запретить использование личных телефонов в общении с клиентами, установить видеонаблюдение. На каждом предприятии свои особенности, и только собственник знает ценность информации и может разработать инструкцию по ее сохранности.

Злоумышленники будут находить лазейки: они пробивают брешь, ты устраняешь, принимаешь меры. Но зачастую предприниматель не может придумать инструменты противодействия, пока преступление не совершится

Правильно нанимать.Иногда достаточно прислушаться к собственной интуиции. Если сомневаетесь, хоть на секунду, — не берите. Составьте портрет кандидата, создайте анкеты. На больших предприятиях, где есть отделы HR, эта проблема решена. Маленькие предприятия более уязвимы. Поэтому собственнику обучаться найму и управлению надо на постоянной основе. Постараться дорасти до найма грамотного HR-менеджера.
Не создавать своим сотрудникам личные бренды.Предприятие должно ассоциироваться только с одним именем — именем создателя. Например, Apple во всем мире связывают только со Стивом Джобсом. Почему у вас должно быть по-другому? Хочет сотрудник личный бренд — пожалуйста, только не за счет созданного вами продукта. Пусть рассказывает о своих увлечениях, хобби, семье — о чем угодно. Это, кстати, тоже должно быть в соглашении о сохранении коммерческой тайны. Иначе потребитель не увидит разницы между вашим предприятием и предприятием, созданным вашим сотрудником. Обозначьте, что, уволившись, сотрудник не имеет права публично связывать свое имя с именем вашего предприятия. Никто не должен пиариться за ваш счет.

Выводы

Думаю, что каждый создатель бизнеса когда-то был наемным работником, за редким исключением. Но, если уж вы решили создать свой бизнес, делайте это с открытым забралом:

Подойдите к нанимателю, поблагодарите за опыт, отработайте положенное время, но так, чтобы не было стыдно, а в идеале — найдите замену
Рассчитайтесь за обучение (если это предусмотрено Положением о повышении квалификации и обучении)
Скажите, что почувствовали силы и потребность запустить свой собственный проект, что не будете использовать клиентскую базу (только если это не предложат ее обладатели), переманивать сотрудников, копировать модели, демпинговать.

Уверена, что таким своим учеником в случае успеха будет гордиться любой предприниматель.

Редакция

Коллеги ! Поделитесь с нами вашими новостями и достижениями вашей компании в работе с персоналом. Присылайте к нам на consult@hr-media.ru. Все статьи попадут в еженедельную рассылку - обзор отрасли.

Начинать бизнес с воровства, конечно, не годится, но некоторых эти этические терзания не мучают) Я за то чтобы ставить спец ПО и вовремя вычислять крыс.

По данным компании SearchInform, разрабатывающей средства информационной безопасности, в 40% российских фирм увольняющиеся сотрудники пытались унести с собой конфиденциальную информацию.

Чаще всего владельцы бизнеса переживают за сохранность базы клиентов, конфиденциальность прайсов, проектной документации, отчетов о продажах. Уволившийся менеджер может воспользоваться базой и увести клиентов или удалить ценную информацию. Мы расскажем, как при увольнении сотрудника сохранить конфиденциальные данные.

Основные правила

Не пользуйтесь личными аккаунтами. Для звонков купите корпоративные SIM-карты. Так вы сохраните в АТС записи рабочих разговоров и при необходимости сможете их прослушать. Для рабочей переписки создайте корпоративный почтовый аккаунт каждому сотруднику. Если возникнут подозрения в сливе информации, вы посмотрите переписку и разберетесь в ситуации. Документы сотрудники тоже должны создавать и хранить в локальной сети или облаке компании.

Если сотрудники компании создают аккаунты в социальных сетях, на YouTube, регистрируются в сторонних сервисах, то пусть используют для этого корпоративную почту. На нее часто присылают логины и пароли для регистрации. Когда сотрудник уволится, письмо с доступом будет лежать в почте.

Используйте корпоративные решения. Это программы и сервисы, которые объединяют пользователей, помогают работать над задачами и проектами и при этом соблюдают иерархию аккаунтов пользователей. Примеры таких решений — Gmail, G Suite, Microsoft Office 365.

Работает корпоративное решение так. Владелец бизнеса регистрирует на себя главный аккаунт и, таким образом, становится обладателем исключительных прав работы с информацией: может удалять, изменять, перемещать файлы или запрещать к ним доступ. Затем владелец распределяет остальные аккаунты на каждого сотрудника. В зависимости от должности и особенностей работы у аккаунтов будут разные права. Например, руководитель отдела продаж может создавать и изменять отчет по продажам, менеджеры — только читать, а работники отдела кадров вообще этот отчет не увидят.

У корпоративных решений, кроме разграничения прав доступа, есть и другие преимущества. Например, возможность резервного копирования. В Microsoft Office 365 есть разные приложения для работы с информацией: Word, Excel, PowerPoint, Access, OneDrive, Skype for Business, Exchange Online Outlook, Bookings. Система автоматически сохраняет все данные в облаке и создает резервные копии. Если компания захочет отказаться от услуги, то все данные будут храниться еще 60 дней после отключения. В это время вы сможете получить доступ к документам, адресной книге, истории переписки и другой нужной информации.

«MS Office 365 удобен тем, что помогает не только сохранять все документы, но и определять, кто вносил изменения в документы. Если вы хотите проверить, действительно ли конкретный сотрудник пытался навредить компании, то перейдите в административный интерфейс офиса и найдите нужный документ. Там вы сможете отменить изменения или вернуть необходимую версию документа, а также увидите, кто, когда и как изменял документ.

Если ваш бывший сотрудник ушел и забрал файл, то вы сможете вытащить его из резервной копии. А еще можно дистанционно удалить файлы с конфиденциальной информацией. Просто заходите в личный кабинет, отмечаете документы, которые хранятся у этого сотрудника, и нажимаете кнопку “Удалить”. Когда сотрудник снова сядет за компьютер и подключится к интернету, удаленных документов он не увидит».

Дмитрий Тараканов, старший менеджер по продукту Билайн

Определите, к какой информации у сотрудника есть доступ. У руководителя отдела продаж есть доступ к базе клиентов и отчетам по продажам. У сотрудника отдела маркетинга — доступ к статистике, аналитике сайта, настройке целей в «Яндекс.Метрике». Ну и у всех, конечно, доступы к аккаунтам почты, Skype, корпоративным чатам.

Используйте резервное копирование данных. Если вы храните все данные на сервере или просто в компьютере, то периодически создавайте копии. Это можно делать вручную, сохраняя важную информацию на внешний жесткий диск или облако. Но чем больше информации, тем сложнее за всем уследить. Поэтому удобно использовать облачные технологии. Система сама автоматически копирует с сервера или локальной сети все ваши документы, записи звонков, сканы, прайсы, базы данных, письма и хранит их в облаке. Даже если сотрудник удалит базу клиентов или другие документы, вы достанете копию из облака.

«Сотрудник удаляет все свои наработки или базы данных с сервера, но резервная копия все равно остается в облаке. Если он удалил программу вместе с данными, то вы заново устанавливаете ее, а все данные уже автоматически подтянутся из облака».

Дмитрий Ушаков, специалист по облачным технологиям BeeCLOUD

Можно пользоваться небольшими стандартными хранилищами типа «Яндекс.Диска», но если бизнес растет, то нужно задумываться о серверах, где будет храниться большой объем информации. Чем больше данных, тем больше мощности требуется от сервера, чтобы быстрее выдавать информацию. Здесь может помочь BeeCLOUD — виртуальный центр обработки данных. В таком центре легко хранить не только документы или базы данных, но и размещать на нем 1С, АТС и другие системы, если на компьютере или сервере не хватает места.

BeeCLOUD
Быстрое и надежное облако для хранения ваших данных

Изучите особенности CRM-систем и других приложений, которыми пользуетесь. Не все компании разворачивают у себя большие корпоративные решения типа Office. Некоторые пользуются только телефонией, CRM-системой и Google Документами. Даже в таких разрозненных решениях нужно соблюдать безопасность.

Например, в amoCRM можно внести IP-адрес сотрудника в черный или белый список. Так вы запретите конкретному сотруднику доступ к базе клиентов, аналитике и другим данным, которые хранятся в CRM-системе. В крупных и многофункциональных CRM-системах, например, Oracle Siebel CRM, можно скрывать данные одного пользователя от других, разделять права на чтение информации, ее запись или изменение. Также система помогает вовремя увидеть попытку скачать базу данных клиентов и предотвратить скачивание. Зная особенности своих рабочих инструментов, вы сможете предотвратить слив информации.

В Google Документах доступ можно получать по электронной почте или по ссылке. Безопасней всего давать доступ по приглашениям. Когда сотрудник уволится, вы нажмете на крестик и тем самым запретите доступ к документу. Если этих документов много, придется повозиться. Поэтому лучше все-таки использовать корпоративные аккаунты.

Если сотрудник увольняется, удалите его из списка людей, которые имеют доступ к документу

Мы рассказывали, как защитить документы при совместной работе с облаками. Еще дополним: если вы даете доступ по ссылке, то документ все равно может появиться в поисковой системе. Поэтому самый безопасный способ — давать доступ по приглашению.

Оперативно лишайте сотрудника доступа. Как только вы сообщили работнику об увольнении и обсудили рабочие моменты, например, двухнедельную отработку или передачу дел и клиентов, ограничьте права доступа к информации. Если раньше сотрудник мог изменять базу данных, то теперь оставьте только право на чтение, а не на редактуру. А если увольняете одним днем, то дайте задачу системному администратору сразу заблокировать аккаунт работника.

Что делать непосредственно при увольнении

Иван Бируля, директор по безопасности SearchInform, 12 лет работает в IT-отрасли и проводит служебные расследования. Он считает, что действия компании при увольнении сотрудника зависят от того, кто принял решение об увольнении: сам сотрудник или руководство. Иван рассказал, что делать в обоих случаях.

Если увольняет компания

Когда решили уволить сотрудника, проверьте, какие права доступа к информации и программам у него есть. Я рекомендую системному администратору создать список прав каждого пользователя и регулярно обновлять список, когда появляются новые программы.

Отключите сотрудника от сервисов. Обычно последовательность такая. Как только вы решили уволить сотрудника, дайте задание системному администратору заблокировать доступы к USB-портам компьютеров и облачным хранилищам — именно через эти каналы чаще всего пытаются слить большие объемы информации. Отключите доступ к некритичной информации, которая не понадобится сотруднику для работы. Если он будет доделывать работу вне штата, создайте временный аккаунт с правами, которых достаточно для его работы.

Уже непосредственно перед уходом сотрудника отключите его учетную запись и перезагрузите компьютер. Заблокируйте все доступы к корпоративной сетевой инфраструктуре, от почты до CRM. Через Active Directory — центральную систему авторизации на Windows Server — или его аналоги заблокировать доступы можно в один клик. Если в компании не используют Windows Server, придется поработать вручную. И если используете на предприятии систему контроля удаленного доступа СКУД, то заблокируйте электронную карту для прохода в офис.

Проконтролируйте, какие «личные» файлы забирают с собой сотрудники. Часто сотрудники считают, что та информация, с которой они долгое время работали, — их собственность. Сотрудники сами создавали базу клиентов, составляли договоры и тексты, поэтому уверены, что имеют право распоряжаться данными. Но закон на стороне работодателя. Поэтому служба безопасности проверяет, не вынес ли работник эту «личную» информацию за пределы компании. Если в организации стоит DLP-система — программа для защиты от утечек данных, проверка происходит автоматически.

Сотрудник увольняется сам

Технически нужно сделать все вышеперечисленное: проверить права доступа, отключить от сервисов и проконтролировать, какие личные файлы сотрудники хотят забрать с собой. Но чтобы увидеть вероятные случаи слива данных, проанализруйте, чем сотрудник занимался за месяц до увольнения. Например, он заходил на сайты типа HeadHunter или устанавливал похожие приложения на смартфон. Если в компании стоит DLP — технология защиты данных от утечек, то по настроенным политикам безопасности она «видит», что сотрудник интересуется вакансиями, рассылает резюме или общается с конкурентами. DLP «сообщает» эту информацию руководителю и он решает: поговорить с сотрудником и попытаться удержать или отпустить его.

Но даже со всем набором технических средств нельзя быть на 100% уверенным, что сотрудник не унесет с собой корпоративную информацию. Техника поможет свести риск слива к минимуму, но не устранить его совсем. Иван рекомендует беседовать с каждым сотрудником лично, чтобы выяснить причины увольнения и дальнейшие планы. Например, сотрудница одного из клиентов SearchInform при увольнении удалила с сервера компании почти 10 тысяч внутренних документов, потому что была недовольна отношением начальства.

Иван Бируля, директор по безопасности SearchInform

Я считаю, что оптимальный вариант — объяснять сотрудникам, как обращаться с информацией внутри компании, чтобы персонал в начале работы ясно понимал правила и степень ответственности за их нарушение.

Битрикс24 предоставляет собой многогранный инструмент для управления внутренними процессами, ресурсами, планами и сложными проектами. Один из основных инструментов портала — Задачи. Как и все разделы Битрикс24, задачи связаны с другими функциями:

Ставить задачи можно непосредственно из обсуждения;
Разрабатывать задачи можно как для отдельных сотрудников или подразделений, так и для целой команды работающей над отдельным проектом;
В каждой задаче доступно обсуждение, сохраняющееся в виде комментариев;
Задачи поддерживают уведомления пользователей о произошедших изменениях;
Битрикс24.Диск доступен для обмена документами внутри задач;
Запланированные мероприятия можно встроить в календарь и др.

Но основное преимущество работы с задачами в Битрикс24 — это решение главных управленческих проблем: планирование во времени, отслеживание занятости персонала, управление стадиями проекта, контроль выполнения и даже индивидуальные возможности по работе с группой задач.

Как поставить задачу в Битрикс24

В Битрикс24 существует несколько способов поставить задачу себе или любому другому пользователю портала.

Самый простой способ — на вкладке «Мои задачи» выбрать функцию «Добавить задачу». В открывшемся меню можно настроить параметры задачи, в том числе исполнителей, сроки выполнения, описать подробности проекта, установить приоритет и др.

Иногда постановке задания предшествует обсуждение и согласование с несколькими сотрудниками. В этом случае, создать задачу можно прямо из обсуждения живой ленты, нажав кнопку «Еще» и выбрав функцию «Создать задачу». Ссылка на нее появится в обсуждении, а исполнители получат уведомление о создании задания.

Ну и самый важный способ использования Задач — это расстановка с помощью них указаний и сроков исполнения в проектах (в терминологии Битрикс24 — в Группах). То же самое касается и возможности устанавливать задачи напрямую из элементов CRM (Лидов, Сделок и т.д.).

Настройка задачи в Bitrix24

Планирование работы нескольких отделов, сотрудников и даже компаний не будет эффективно, если задачи будут существовать простым списком выполняемых работ. Битрикс 24 позволяет управлять задачами и проектами во времени, отслеживать статус работы, устанавливать приоритеты, планировать ресурсы, в том числе временные.

Весь это функционал реализуется через установку свойств задач. При создании или в процессе редактирования задачи можно выбрать целый ряд настроек:

Каждой задаче назначить постановщика, наблюдателей, соисполнителей;
Установить крайний срок выполнения или дату начала и длительность работы;
Повысить приоритет задачи;
Добавить мероприятие в план рабочего дня;
Связать задачи в один проект и настроить зависимость подзадач;
Привязать задачу к группе (проекту);
Установить функцию напоминания;
Включить учет затраченного времени;
Настроить повторяемость задачи.

Статусы задач и роли сотрудников

Ориентироваться во множестве задач на портале Битрикс24 просто благодаря автоматически устанавливаемому статусу задач и распределению ролей участников.

При постановке или редактировании задач можно выбрать следующие роли сотрудников:

Ответственный;
Постановщик;
Наблюдатель;
Соисполнитель.

Постановщик задачи. По умолчанию постановщиком задачи система назначает ее создателя. Если возникает необходимость передать контроль работы другому сотруднику, можно выбрать постановщика из числа пользователей портала. Эту функцию удобно использовать на время своего отсутствия или при делегировании контроля исполнения задачи. Изменение постановщика позволяет руководителю сконцентрироваться только на самых важных проектах, требующих личного участия.

Ответственный. Ответственныйза задачу назначается постановщиком. Выбранный сотрудник получает возможность менять статус задачи, активировать завершение, приглашать наблюдателей. Ответственный за задачу — это ее главный исполнитель. Именно этот сотрудник определяется системой как исполнитель работы.

Соисполнители. Соисполнители — сотрудники, участвующие в выполнении работы вместе с ответственным. Назначить соисполнителей удобно в том случае, когда работа имеет несколько стадий, за каждую из которых отвечает отдельный пользователь. Соисполнители получают доступ к задаче, могут вместе с ответственным отмечать стадии выполнения работы, дополнять чек-лист необходимыми мероприятиями, участвовать в обсуждении, оставлять ссылки на документы.

Если возникает необходимость открыть доступ к просмотру задания другим сотрудникам, руководителям смежных подразделений или коллегам, не участвующим непосредственно в данной работе, можно выбрать их наблюдателями задачи. Выбранные пользователи будут видеть статус задачи, степень ее выполнения, получат доступ к обсуждению и всем закрепленным за задачей файлам. Функцию наблюдения используют, когда сотруднику важно своевременно узнать о продвижении работы, возникающих сложностях, изменении проектов.

Такое распределение ролей в задачах позволяет работать с десятками видов процессов, уделяя им необходимое внимание. В зависимости от назначенной роли все задачи сотрудника в общем списке сортируются по типам:

Делаю. Здесь пользователь видит все задачи, за которые он назначен ответственным. Это работа, которую сотруднику необходимо выполнить в установленные сроки;
Поручил. В данном подразделе отображаются все задания, порученные другим сотрудникам. Этот перечень задач требует от пользователя контроля исполнения или подтверждения завершения;
Помогаю. Задачи в этом разделе требуют участия на определенных стадиях выполнения работы;
Наблюдаю. Из раздела наблюдения можно узнать о продвижении проектов в смежных подразделениях, о задачах, доступ к которым был открыт пользователю.

Дополнительный инструмент в управлении задачами реализован для руководителей отделов в разделе «Руковожу». Здесь отображаются все сотрудники подразделения и их активные задачи, распределенные по ролям. Из раздела можно увидеть количество задач по каждому сотруднику, в которых он назначен постановщиком, ответственным, соисполнителем, наблюдателем. Счетчики напротив каждого вида задачи напоминают о просроченных или близких по времени дедлайна заданиях.

Общая картина загруженности сотрудников отдела позволяет вовремя отреагировать на возникающие проблемы, задержки в проектах, оценить эффективность работы подчиненных.

В разделе «Занятость» благодаря настраиваемой сортировке руководитель может легко наблюдать загруженность отдельных сотрудников, подразделений, наблюдать за ресурсами по статусам задач, видеть занятость персонала в определенный промежуток времени. Для эффективного использования функции «Занятость» каждая задача должна иметь установленные сроки начала и окончания работы.

Сложные задачи: пути решения в Битрикс24

Часто планируемая работа настолько сложна, что не может быть описана простой задачей. Например, когда в процессе выполнения задействованы несколько сотрудников, последовательно выполняются разные виды работ, выполнение одних стадий процесса зависит от результатов предыдущих действий. Еще сложнее, когда все этапы работы требуют согласования или контроля.

В этом случае Битрикс24 предлагает два пути управления задачами:

Создание чек-листа — списка необходимых мероприятий в пределах одной задачи;
Создание дерева задач — группы подзадач, связанных между собой и с родительской задачей сроками выполнения и условиями принятия.

Чек-лист представляет собой простой перечень действий, которые планируется выполнить для достижения поставленной цели. Создать чек-лист можно на этапе постановки задачи. Исполнители могут дополнять перечень новыми заданиями, отмечать выполненные мероприятия, корректировать этапы, менять их порядок. По чек-листу руководитель с легкостью отслеживает этапы выполнения задач, когда они представляют собой последовательные действия.

Сложные процессы удобнее организовать в зависимые подзадачи. Каждая подзадача — это отдельная задача со своими исполнителями, сроками, временем выполнения. Завершение всех подзадач приводит к автоматическому закрытию основной задачи, если установить для нее соответствующие настройки. При необходимости контроля всего процесса целиком, эту опцию можно не активировать: в этом случае основная задача завершается вручную.

Шаблоны задач

Чтобы не тратить время на создание однотипных задач, можно использовать шаблоны задач. Достаточно один раз создать шаблон задачи и потом просто указывать его при постановке задачи. Более того, можно настроить задачу так, чтобы она автоматически регулярно создавалась в указанное время или через какой-то интервал от момента ее постановки. Это очень удобно для напоминаний или ежедневных дел, например, «проверить счет», «поставить на сигнализацию» и т.д.

Шаблоны задач можно настраивать не только для себя, но и для коллег. Им можно дать или полный доступ к шаблону, с правами на его изменение или доступ на чтение шаблона. В этом случае, сотрудник сможет применять шаблон, но не сможет его редактировать.

Ежедневная работа с задачами в Битрикс24: представления задач

Когда проектов в организации немного, работа с задачами в общем списке не составляет труда. Гораздо сложнее организовать работу по десяткам бизнес-процессов, каждый из которых требует участия нескольких сотрудников или подразделений, проходит разные стадии согласования и утверждения, требует контроля качества выполнения.

Битрикс24 решает проблемы управления задачами как в личном планировании, так и в рамках всей компании, благодаря нескольким удобным представлениям. Работать с задачами на портале можно в четырех формах:

Список;
Мой план;
Канбан;
Диаграмма Ганта.

Каждое представление задач помогает решать проблемы индивидуального и коллективного планирования в рамках сложных процессов.

Представление задач в виде простого списка

Простой список задач представляет все задачи единым списком, сгруппированным по проектам. В настройках можно указать поля, которые будут выводиться рядом с каждой задачей — крайний срок, статус и т.д.

Представление задач «Мой план»: личное планирование мероприятий

В то время как простой список позволяет просматривать задачи в виде перечня со статусами выполнения и назначенными ролями, работа в представлении «Мой план» предоставляет возможности индивидуального планирования работы по всем задачам.

Мой план — это личный планировщик задач каждого сотрудника, позволяющий разделять задачи по персонально настроенным критериям. Раздел выглядит как виртуальная доска, на которой пользователь расставляет задачи по своему усмотрению. Рассортировать задачи можно по статусам выполнения, по времени начала или завершения работы, по любым другим настраиваемым признакам. Свойства самих задач при этом не меняются, и уведомления участникам задачи не высылаются.

Представление «Канбан»: совместная виртуальная доска проекта

При одновременной работе с многочисленными задачами могут возникать сложности с отслеживанием стадии каждого мероприятия. Представление задач в режиме «Канбан» — визуально простой, наглядный и легко управляемый способ установить мониторинг за работой по проектам.

Задачи в режиме «Канбан» размещаются на виртуальной доске в виде стикеров. Администратор портала или владелец проекта может разделить доску на отдельные стадии или составные части. Участники проекта перемещают задачи из одной части доски в другую, передавая работу на согласование, контроль или дальнейшее развитие. Создавать задачи при этом можно непосредственно в Канбане и уже на выбранной стадии работы.

Диаграмма Ганта в Битрикс24: возможности мониторинга и анализа ресурсов

Эффективное планирование задач во времени — основа успешной работы организации. Наглядность представления задач в виде диаграммы Ганта открывает руководителю целый ряд преимуществ в управлении сложными задачами:

Визуальный анализ занятости отдельного пользователя или подразделения;
Своевременную оценку наслоения разных мероприятий по срокам;
Идентификацию нарушений дедлайна по каждому проекту;
Простоту изменения сроков и длительности целой группы взаимозависимых мероприятий.

В диаграмме Ганта все задачи расположены в календарной сетке в виде блоков определенной протяженности. Каждый блок имеет свои характеристики времени: дату старта, дату финиша, крайний срок завершения. Эти свойства задаются при создании или редактировании задачи.

Фильтр в режиме диаграммы Ганта помогает проанализировать загруженность ресурсов по разным критериям: занятость подразделения, отдельного сотрудника, загруженность ресурсов в установленный промежуток времени, занятость сотрудников по определенному виду задач.

Зависимые задачи в Диаграмме Ганта

В диаграмме Ганта даже многослойные задачи поддаются эффективному планированию благодаря легкости создания зависимых подзадач и автоматическому управлению сроками их выполнения.

Каждую задачу в этом представлении можно связать с предыдущим мероприятием условием зависимости. Это выполняется простым протяжением стрелки от одного блока к другому. Диаграмма Ганта поддерживает четыре основных типа взаимосвязей между задачами:

Связь «от старта к старту» задает начало задач в одно время. Перенос старта первой задачи повлечет автоматический сдвиг начала второго мероприятия;
Связь «от старта к финишу»: сроки начала первой задачи определяют дедлайн второй;
Связь «от финиша к старту» запускает начало второй задачи после окончания первой;
Связь «от финиша к финишу» устанавливает для двух задач один крайний срок завершения.

При необходимости изменить сроки выполнения целого проекта в диаграмме Ганта достаточно сдвинуть сроки главных задач: все зависимые мероприятия изменятся автоматически. При передвижении по календарной сетке блока с основной задачей, расположение связанных задач меняется в соответствии с установленной зависимостью.

Портал Битрикс24 позволяет использовать задачи для реализации проектов самого разного уровня. Внедрение функционала в организацию помогает эффективно планировать ресурсы, выстраивать и контролировать сложные взаимосвязи в бизнес-процессах, повышает ответственность персонала и вовлеченность сотрудников в реализацию общих целей компании. Использование «Задач» вместе с другими разделами портала делает работу наглядной, легко контролируемой и надежной, а персональные подходы и настройки дают руководителю мощный инструмент для управления компанией.

Если стандартный функционал Битрикс24 не идеально отражает рабочие бизнес-процессы Вашей компании, можно установить и доработать коробочную версию. Наш опыт работы с Битрикс24, статус золотого партнера и штат квалифицированных программистов обеспечит Вам необходимый результат.

У вас похожая задача? Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время и подробно проконсультируют.

Для того чтобы посмотреть список уволенных сотрудников в 1С 8.3 Зарплата и Управление Персоналом предусмотрен отчет Уволенные сотрудники (раздел «Кадры – Кадровые отчеты»).

Далее находим ссылку на отчет:

Внешний вид отчет «Уволенные сотрудники»:

В 1С 8.3 Зарплата и Управление Персоналом существует обязательный параметр «Дата» и необязательный отбор по организациям учета.

Параметр «Дата» можно вносить путем выбора из стандартных периодов:

Либо можно выбрать произвольный период:

Отчет будет выводить данные по уволенным с датой увольнения не позже установленного параметра (в данном случае 13.08.2020)

Вид сформированного отчета:

2. Как добавить отборы по отчету 1С

При желании можно добавить отборы по всем существующим полям отчета уволенных сотрудников в 1С ЗУП, например, по дате приема.

Открываем расширенные настройки отчета в 1С 8.3:

Заходим в раздел «Отборы» и нажимаем на «Добавить отбор»:

Дальше надо найти параметр «Дата приема» – он находится в группе «Работа»:

Следующий шаг – выбор метода сравнения, выберем «больше или равно»:

И в конце выберем способ отображения нового отбора – «В шапке отчета»:

Для этого надо выделить нужный нам отборы по отчету 1С и нажать на кнопку «Показывать», после чего выбрать вид показа.

При таких настройках отчета в 1С 8.3 возможно выводить список уволенных с датой приема больше установленной даты:

Аналогичным образом можно добавить отбор по дате рождения или по должности, или по подразделению.

Кроме того, можно изменить группировки отчета.

В стандартных настройках группировка идет только по «Организации», т.е. уволенные сотрудники выводятся отдельно по каждой организации. Можно добавить группировку по должности или по подразделению.

Открываем расширенные настройки, заходим в раздел «Структура»:

Вариант 1 – заменим группировку «Организация» на группировку «Подразделение». В этом случае надо дважды кликнуть мышью на поле организация и в появившимся списке выбрать «Подразделение»:

После чего структура примет следующий вид:

При данной настройке отчет будет выводить данные отдельно по каждому подразделению.

Можно также добавить одну группировку. Допустим, нам требуется выводить данные отдельно по каждой организации, а внутри организации раздельно по каждому подразделению. В этом случае надо стать на поле «Организация» и нажать на кнопку «Добавить». Потом, в окне выбрать в разделе «Работа» параметр «Подразделение»:

Структура примет следующий вид:

И в конце, можно выбрать макет оформления отчета. Для этого заходим в меню «Еще» потом выбираем «прочее» и «изменить вариант отчета»:

В открывшейся форме заходим на вкладку «Дополнительные настройки» и выбираем пункт «Макет оформления». Здесь есть насколько предустановленных макетов:

Читайте также: