Как закрыть личное дело работника при увольнении

Опубликовано: 18.09.2024

Личное дело выступает своеобразным досье гражданина, связанным с его трудовой деятельностью в организации. Несмотря на то что обязательный сбор информации о работнике предусмотрен только на государственных предприятиях, частные фирмы также предпочитают фиксировать данные о сотрудниках. После увольнения человека его персональное дело закрывается, но остается в организации на обозначенный законом срок.

Хранятся ли досье на уволившихся работников?

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

На практике ведение дел распространено, поскольку значительно упрощает кадровую деятельность, систематизирует документооборот, позволяет эффективнее управлять коллективом.

Персональная папка содержит полную информацию о трудовой деятельности, стаже, образовании, повышении квалификации человека.

В отделе кадров находятся только папки работающих сотрудников. После увольнения человека его дело закрывается, но остается на хранении в организации в специально отведенном месте.

Полностью избавиться от документов допустимо только спустя обозначенный законом срок. В некоторых случаях предусмотрен бессрочный период хранения.

Что делать с бумагами после увольнения?

После расторжения договора с сотрудником его персональное дело подлежит проверке, сверке всей находящейся в нем документации и закрытию. Осуществляется процедура после вступления в силу приказа об увольнении.

Хранят дела бывших сотрудников отдельно от действующих. Все документы должны защищаться от:

доступа к ним третьих лиц;
порчи;
хищения.

Не позже, чем через 3 года (для муниципальных и государственных гражданских служащих — 10 лет) после закрытия дело направляется на хранение в архив. Оставлять его в отделе кадров не допускается.

Правила их хранения

Весь период работы сотрудника его дело пребывает в кадровой службе. Хранение осуществляют в специально отведенных местах без доступа третьих лиц:

металлических шкафах;
отдельных запирающихся комнатах;
сейфах.

Дела подлежат учету, регистрации в спецжурнале и систематизации по алфавиту, номеру и так далее. За ведение документации отвечает лицо, действующее на основании приказа руководителя организации.

Уполномоченные сотрудники вправе:

обрабатывать и анализировать данные;
привлекать для защиты сведений официальных лиц;
изучать медицинские заключения, внесенные в дело;
требовать извещения лиц об изменениях сведений;
заявлять о необходимости удалить или отредактировать неверную информацию;
обжаловать в суде решение работодателя о распространении личных сведений сотрудника с возмещением ущерба.

Работник имеет право запрашивать копии документации из своего дела, кроме бумаг, обозначенных п.8 ст. 14 ФЗ №152 от 27.07.06. По распоряжению сотрудника информацию разрешено предоставлять сторонним лицам. Также доступ к ним по официальному запросу могут иметь правоохранительные и иные уполномоченные органы.

После увольнения запускается процедура проверки и закрытия документации, отправки ее на хранение. Завершенные дела находятся отдельно от действующих, но по-прежнему соблюдаются защита их конфиденциальности, охрана от хищения и порчи.

Согласно ФЗ № 152 от 27.07.06, работодатель обязан держать в тайне персональные сведения о работнике, что касается и данных личного дела уволенных граждан. За разглашение информации возможно привлечение к административной и уголовной ответственности.

Как правильно оформить: порядок формирования

Формирование персонального дела сотрудника начинается при поступлении его на работу в организацию. После подписания трудового договора на гражданина заводится папка, на титульном листе прописываются:

наименование предприятия;
порядковый номер;
структурное подразделение;
Ф. И. О. работника;
день заведения дела;
дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
период хранения папки.

В течение трудового периода гражданина формируется полный состав дела. Правила его оформления обозначены в приказе Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15. Документы в папку подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления.

Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

Состав

После заполнения титульного листа к делу прикрепляется документация, связанная с трудовой деятельностью человека. В папке могут содержаться оригиналы и копии бумаг, которые следует систематизировать для удобства поиска.

Информация о работнике группируется в хронологическом порядке, в основной перечень документации входят:

анкета, резюме;
характеристика и рекомендации с прежнего места труда;
заявление о приеме на должность;
копия приказа о принятии на работу;
трудовое соглашение;
медицинские заключения о состоянии здоровья, рекомендации об условиях труда;
справки о судимости, прекращении дела;
копии другой важной документации — об образовании, воинском учете и так далее.

По ходу трудовой деятельности формируется дополнительная группа бумаг, в которую могут входить:

должностные инструкции;
копии документации о семье (о браке, разводе, рождении ребенка);
копии водительских прав, допусков труда на спецтехнике;
документ о несении материальной ответственности;
дополнения к трудовому договору;
результаты медобследований и заключений (например, о развитии профзаболевания, инвалидности);
приказы о повышении, поощрениях, переводах;
квалификационная документация;
соглашение о неразглашении сведений;
докладные, объяснительные.

При увольнении сотрудника в состав папки добавляются соответствующие заявление и приказ.

В бланке описи представлена информация:

номер дела, Ф. И. О. сотрудника;
порядковый номер документа;
индекс (если используются в организации);
дата документа;
его наименование;
число листов;
примечание.

Личные карточки (форма Т-2) в состав дела не входят, их хранят отдельно. Не рекомендуется без надобности вкладывать копии личных документов работника в личное дело (паспорта, ИНН, СНИЛС и так далее). Их сбор разрешен только после официального согласия сотрудника на обработку персональных сведений.

После увольнения сотрудника такая документация не подлежит хранению, поскольку ФЗ № 152 от 27.07.06 разрешает работодателю оставлять на предприятии личную информацию работников не дольше, чем этого требуют цели обработки. С расторжением договора такая необходимость пропадает.

Как закрыть при увольнении?

Перед отправкой на хранение важно проверить целостность дела, наличие всех представленных во внутренней описи бумаг. При утрате каких-либо документов об этом следует уведомить правообладателя.

Процедура закрытия личного дела осуществляется в нескольких этапов:

сверка всех бумаг;
прошивка дела или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
закрытие и прикрепление внутренней описи;
формирование листа-заверителя (приложение 8 приказа Минкультуры РФ № 526 от 31.03.15);
заполнение титульного листа с обозначением даты закрытия документа и совокупного числа листов (включая заверительный).

В результате оформленная папка уволенного сотрудника содержит в начале опись, завершается листом-заверителем. Оба документа подписываются составителем. Папка подшивается и пломбируется.

Если у работодателя остались личные документы бывшего сотрудника (удостоверение личности, военный билет, трудовая книжка и так далее), их требуется вложить в отдельный плотный конверт, подшить к делу и пронумеровать бумаги.

Сколько лет нельзя уничтожать: точные сроки

Личные дела сотрудников, в том числе уволенных, подлежат длительному хранению. Даже после их закрытия избавляться от документации нельзя. Период хранения персональной папки гражданина строго регламентирован. Архивация дел осуществляется в течение 3 лет после их закрытия, для муниципальных и государственных гражданских служащих этот срок увеличивается до 10 лет.

Сколько лет хранить досье уволившегося работника, регламентируется Федеральным законом РФ. Сроки содержания личного дела в архиве регламентированы ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22.10.04.

При расчете периода все папки работников делятся на завершенные делопроизводством до 01.01.03 и закрытые после этой даты. В первом случае срок хранения личного дела насчитывает 75 лет, во втором — 50 лет. При этом в зависимости продолжительности периода от причины увольнения нет.

Например, уничтожить папку сотрудника, чьи документы были закрыты в 2015 году, возможно только по прошествии 50 лет, то есть в 2065 году.

По истечении обозначенного законом периода в отношении дела уволенного работника проводится экспертиза, устанавливающая его ценность. В результате принимается решение — оставить папку или уничтожить.

На постоянной основе требуется хранить персональные папки:

главы организации;
представителей руководящих, исполнительных, контрольных структур предприятия;
членов (депутатов) представительных органов различных уровней власти РФ;
работников, имеющих госнаграды, премии, степени, звания и так далее.

Если в дело уволенного сотрудника приобщается новая документация, то период хранения рассчитывается по максимальному сроку (от последней вложенной бумаги). При необходимости до момента уничтожения папка всегда может быть извлечена из архива и представлена бывшему сотруднику (по официальному запросу). Журналы учета личных дел сотрудников хранят не менее 75 лет.

Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями. Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации. При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

После увольнения папка с персональной информацией о сотруднике не уничтожается. Дело бывшего работника закрывается и направляется в архив на обозначенный законом срок.

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;
трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Что делать с личным делом, если сотрудник увольняется?

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Информация носит персональный характер, поэтому нужно обеспечить неразглашение этих данных и защиту в соответствии Законом №152 от 27.06.2006 и гл.14 ТК РФ.

По ТК РФ нет обязательства по ведению личных дел всеми организациями на всех сотрудников.

Бюджетные предприятия, как правило, заводят их на всех сотрудников в соответствии с Законом №79-ФЗ от 27.07.2004, Указы Президента РФ №640, №609.

Коммерческие организации решают вопрос о необходимости ведения самостоятельно, чаще всего оформляют подобные папки для руководящего персонала.

Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.

До момента увольнения личные дела обычно находятся в кадровом отделе (подразделении по работе с персоналом). Когда человек перестает быть сотрудником организации, их нужно передать в архив для хранения.

Так как личные дела содержат персональные данные граждан, то работодатель должен обеспечить их сохранность и неприкосновенность. Доступ к информации строго ограничен, перечень лиц утверждается приказом.

Если работник увольняется, то работодателю следует провести процедуру закрытия личного дела.

Процедура закрытия

Процесс закрытия выполняется на дату прекращения трудового договора.

Чтобы закрыть личное дело уволенного, следует выполнить следующие действия

Если у работодателя остались личные документы уволенного, за которыми он по какой-либо причине не обратился в день увольнения, то их следует также сохранить. Нужно положить их в плотный непрозрачный конверт и подшить его к закрытому делу.

Сколько лет хранятся после увольнения?

При увольнении работника в личное дело, при его наличии, вносятся последние документы, оформленные в связи с прекращением трудового договора. После этого личное дело закрывается.

Согласно ст.22.1 Закона №125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу после увольнения трудящегося нужно хранить:

Если в личном деле содержатся документы разного срока хранения, то хранить нужно на протяжении более длительного периода.

Первые 3 года коммерческие предприятия могут хранить закрытые дела в отделе кадров, после этого их следует сдать в архивное помещение. Государственные учреждения должны хранить дела в отделе кадров 10 лет, далее передать в архив.

По истечению 50 (или 75) лет личные дела подвергаются экспертизе ценности и по решению руководителя уничтожаются.

Чтобы бумага могла находиться в сохранности такое продолжительное время, необходимо обеспечить оптимальные условия для хранения.

Условия хранения

До момента архивации личные дела уволенных сотрудников следует держать отдельно от работающих, например, в отдельном сейфе или на отдельной полке.

Место хранения должно быть недоступным для широкого круга лиц. В помещение с архивом личных дел доступ строго ограничивается. Нужно обеспечить условия для невозможности хищения документов, их утери или порчи.

Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.

Воздух должен быть достаточно сухим во избежание скорой порчи бумаги. Помещение не должно содержать пожароопасных элементов.

Кроме должных условий хранения личных дел после увольнения, нужно также обеспечить порядок, систематизацию и учет в архиве. Папки могут располагаться по подразделения, по алфавиту, по номерам дел или иным признакам. В архиве должен содержаться документ с описью содержимого.

Личные дела, поступающие в архив после увольнения работников, подлежат регистрации в журнале, после чего попадают на архивную полку в нужное место.

Полезное видео

Рекомендуем также посмотреть видео, где указаны особенности подготовки дел для передачи в архив. Информация в видео актуальна и на сегодняшний день:

Выводы

Личные дела уволенного персонала нужно хранить на протяжении 50 или 75 лет в зависимости от срока их издания. Необходимо серьезно отнестись к этому процессу, обеспечить сохранность и целостность документов.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

Обязательно следует назначить ответственное лицо приказом, именно с него будет спрос в случае утечки информации.

Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Особенности рассматриваемого вопроса

Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.

Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку. Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы. Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
Рекомендации по составу.
Порядок формирования.
Режим и срок хранения.
Кто и как может получить доступ к документам.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Состав личного дела

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника. Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
Составленная анкета при приеме на работу.
Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
Договор найма, подписанный двумя сторонами.
Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

Должностными инструкциями.
Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
Результаты проводимых медицинских обследований.
Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
Аттестаты квалификации.
Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

Сбор и создание папки.
Внесение изменений.
Добавление и изъятие информации.
Заверение всех копий.
Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

Название организации.
Индивидуальный номер.
Структурное подразделение.
Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
Дата, с которой ведется дело.
Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
Анкета и резюме.
Заявление, связанное с приемом на работу.
Копия приказа о приеме на работу.
Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
Графа с порядковым номером.
Индекс.
Название типа бланка.
Дата подшивания листка.
Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Хранение официальных бумаг

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение. Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление. При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

Проводить обработку всех данных, подробно изучать их.
На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Для защиты информации назначать официальных представителей.
Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Процедура закрытия

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Читайте также: