Как заполнить записка расчет при увольнении

Опубликовано: 16.05.2024

Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника. В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто заполняет форму Т-61

Функции по заполнению записки-расчета по форме Т-61 возлагаются сразу на двух специалистов: кадровика и бухгалтера. Сотрудник кадрового отдела должен заполнить графы, расположенные в первой части бланка и касающиеся основных сведений об увольняющемся: Бухгалтер оформляет те пункты, которые относятся к финансовой составляющей данного документа.

Основания для заполнения записки-расчета Т-61

Документы, на которые опираются специалисты, заполняющие форму Т-61 – это трудовой договор, а также расчетные и платежные документы, содержащие всю информацию по заработной плате работника, а также по всем надбавкам, премиям и прочим выплатам.

Часть 1. Информация о работнике

Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.

Часть 2. Расчет оплаты отпуска

Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии.

Чтобы подсчитать компенсацию по неизрасходованным отпускным дням, необходимо внести нужную информацию во все колонки этого раздела по нижеприведенному алгоритму.

Далее идёт номер столбца цифрой и описание к нему.

— сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
— здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
— тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
— количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
— оформляется только при часовой оплате труда работника;
— здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
— количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
— неизрасходованные отпускные дни;
— конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.

Часть 3. Расчет причитающихся сотруднику выплат

Здесь также все нужно заполнять поэтапно с учетом всех сведений из платежных и расчетных документов. В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

Внимание! Вносить окончательную сумму выплат, полагающихся сотруднику при увольнении, нужно в конце формы Т-61 обязательно как в числовом виде, так и прописью. Сюда же нужно вписывать данные платежной ведомости, служащей обоснованием выдачи наличных средств из кассы организации.

После оформления последнего раздела бухгалтер, заполнивший документ, должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись с расшифровкой и дату заполнения.

После всей вышеописанной процедуры оформления записки-расчета Т-61 в трудовую книжку работника обязательно нужно внести соответствующую запись о расторжении трудового договора. Для грамотного ведения кадрового учета необходимую отметку нужно поставить и в личную карточку уволившегося сотрудника.

В день фактического прекращения трудовых отношений работодатель должен предоставить увольняющемуся (увольняемому) сотруднику окончательный расчет, то есть полностью произвести все необходимые трудовые выплаты. Данная обязанность возлагается на работодателя статьей 84.1 Трудового кодекса РФ, регламентирующей порядок расторжения договора с наемным работником.

Кроме того, работодатель оформляет записку-расчет при увольнении, составляемую по форме Т-61 (она является внутренним документом предприятия и не выдается выбывающему сотруднику на руки).

Назначение записки-расчета форма Т-61

Когда работник увольняется, соответствующая записка-расчет (форма Т-61) заполняется сразу двумя сотрудниками компании-работодателя:

Специалистом кадровой службы компании – он непосредственно оформляет данный бланк.
Специалистом отдела бухгалтерии – он вносит всю необходимую информацию, используемую для определения (вычисления) сумм трудовых выплат, перечисляемых выбывающему работнику при увольнении.

Для записки-расчета, составляемой работодателем при увольнении сотрудника, предусмотрен стандартный шаблон Т-61.

Данная форма применяется в кадровом делопроизводстве и бухучете. Она оформляется по каждому факту увольнения наемного работника.

Однако работодатель вправе разработать и использовать собственную форму данного документа. Иными словами, документальный шаблон Т-61 считается рекомендованным, но не является обязательным. Это подразумевается содержанием специального нормативного документа – Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 – и действует с 01.01.2013 в отношении форм (шаблонов) первичных учетных документов.

Сведения, которые отражаются специалистами работодателя в бланке Т-61, позволяют рассчитать сумму среднедневного заработка выбывающего работника, размер полагающейся ему компенсации, а также прочие выплаты, перечисляемые увольняющемуся (увольняемому) лицу или подлежащие возврату (то есть удерживаемые с работника как излишне выплаченные ранее).

Помимо этого, в данной записке-расчете следует отразить суммы обязательных удержаний, предусмотренных нормами законодательства.

Уполномоченный бухгалтер компании-работодателя вычисляет сумму выплат, полагающихся выбывающему сотруднику, отражает её в записке Т-61, а затем переносит необходимые сведения в платежные документы.

Составленная записка-расчет является документальным приложением к расчету заработка (дохода), полученного выбывающим работником за текущий месяц. При заполнении такой документации нужно следовать определенным правилам и рекомендациям.

Как заполнить при увольнении?

Записка-расчет, составляемая при увольнении наемного работника, заполняется его работодателем на основании следующих источников:

Трудовой договор, ранее заключенный с уходящим работником.
Расчетно-платежные документы, которые содержат сведения о зарплате, различных надбавках, премиях, других поощрительных выплатах.

Лицевая часть документальной формы Т-61 заполняется кадровым специалистом и включает такие сведения:

Сведения о компании-работодателе. Указывается её название, прописывается организационно-правовая форма (например, АО или ООО).
Реквизиты составляемой записки-расчета. Указываются номер, присвоенный документу, и дата его формирования.
Информация о выбывающем сотруднике (его ФИО, занимаемая должность, подразделение в компании, а также табельный номер, присвоенный ему при приеме на работу).
Обстоятельства увольнения (запланированная дата, основание).
Количество отпускных дней, ранее не использованных данным работником. Могут фиксироваться факты преждевременного выхода в отпуск, факты появления излишнего количества отпускных дней.

Следующие пункты заполняются уполномоченным бухгалтером на оборотной стороне формы Т-61:

Расчетный годовой период, используемый для определения среднемесячного заработка.
Двенадцать месяцев, предшествующих увольнению работника.
Суммы выплаченного трудового вознаграждения (нетрудовые выплаты здесь не учитываются).
Количество календарных дней за год – имеются в виду те дни, которые используются для расчетов. Полностью отработанный месяц учитывается как 29,3 дня.
Общее количество часов, отработанных выбывающим лицом (если применяется почасовая оплата).
Исчисленная сумма среднедневного заработка.
Количество дней отпуска, «авансом» предоставленных наемному работнику.
Количество неиспользованных дней полагающегося отпуска.
Окончательная (итоговая) сумма причитающейся выплаты, компенсирующей сотруднику неиспользованные отпускные дни.
Сумма начисленных трудовых выплат (сюда относятся зарплата, премии, отпускные).
Итоговая величина заработка (дохода) выбывающего сотрудника.
Суммы НДФЛ и прочих необходимых удержаний.
Размер обязательств (задолженности) сотрудника перед работодателем. Как вариант – размер долгов работодателя перед увольняющимся работником.
Итоговая сумма, подлежащая выплате.

Помимо этого, бухгалтер указывает сведения платежной ведомости и подписывает составленный документ. Бланк форма Т-61 заполняется в двух экземплярах (первый – для кадровика, второй – для бухгалтера).

Выводы

Увольняя работника, работодатель должен своевременно и полностью с ним рассчитаться. При этом выбывающему сотруднику выдаются необходимые документы, подтверждающие трудовую деятельность и предусмотренные Трудовым кодексом.

Кроме того, сам работодатель заполняет форму Т-61 – специальную записку-расчет, отражающую суммы выплат, полагающихся работнику при увольнении.

Эта форма заполняется бухгалтером и кадровиком компании-работодателя, она не предназначена для выдачи увольняющемуся лицу (то есть является внутренним документом предприятия).

Записка-расчет (форма № Т-61) является документом первичного учета. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 и предназначена, чтобы рассчитать заработную плату и прочие выплаты сотруднику при расторжении трудового договора.

Работодатель не обязан пользоваться формой Т-61 при увольнении служащих. Она является рекомендательной и удобна тем, что программы кадрового и бухгалтерского учетов уже содержат унифицированный бланк Т-61. Но разрешено разработать и собственную форму записки-расчета, чтобы учесть особенности организации. Используйте Т-61 как основу, это упростит задачу.

Когда заполнять записку-расчет

Документ составляется индивидуально на работника. Срок для оформления не установлен, но следует учесть сроки выплаты окончательного расчета, то есть не позже последнего рабочего дня увольняющегося работника. Работодателю следует строго соблюдать установленные сроки, иначе работник обратится к юристу за консультацией, а затем и в судебные органы, чтобы урегулировать вопрос по своевременной выплате компенсации.

Кто заполняет записку-расчет

Записка-расчет представляет собой двухсторонний регистр с вводной частью и расчетной таблицей. Заполняют бланк ответственные сотрудники кадровой службы и бухгалтерии. Кадровик указывает надлежащую информацию о компании и об увольняемом работнике на лицевой стороне, бухгалтер заполняет столбцы табличной части на оборотной стороне.

Записка-расчет оформляется на основании необходимых документов (ведомостей, платежных и расчетных документов, в которых отражены все начисления за расчетный период).

Как заполнять записку-расчет

Разберем пошагово, как заполнить записку-расчет при увольнении.

Шаг 1. Заполняем лицевую сторону.

Здесь кадровик указывает:

полное или краткое наименование организации и ее код в соответствии с ОКПО;
реквизиты самой записки — номер документа и дату его заполнения;
информацию о трудовом договоре с увольняемым сотрудником — его номер и дату заключения.

Впишите кадровые данные служащего:

фамилию, имя и отчество;
табельный номер;
отдел или структурное подразделение.

Ниже укажите сведения об увольнении:

основание в соответствии с ТК РФ;
реквизиты приказа;
дату расторжения трудового соглашения.

Осталось вписать количество неиспользованных или использованных авансом отпускных дней.

После внесения всех данных ответственный сотрудник кадровой службы заверяет лицевую сторону записки-расчета подписью.

Шаг 2. Заполняем оборотную сторону.

Оборотная сторона представляет собой четыре таблицы, в которых бухгалтер рассчитывает оплату отпуска и начисляет компенсацию.

В первую таблицу вносятся год расчетного периода (графа 1) и календарные месяцы отчетного года, предшествующие дате увольнения (графа 2). В строках, соответствующих каждому месяцу (графа 3), отражаются общие суммы выплат работнику.

Во второй таблице записки-расчета отражается общее число календарных дней в расчетном году. В оспользуйтесь производственным календарем или рассчитайте количество дней, исходя из условного среднего значения. Если сотрудник отработал весь месяц, то число календарных дней составит 29,3.

Если месяц отработан не полностью, то количество дней исчисляется так:

Если работник получает зарплату за фактически отработанные часы, то заполняется специальный столбец в таблице № 2.

Теперь рассчитайте среднедневной заработок по формуле:

В последнюю таблицу записки-расчета вносятся сведения о неиспользованном или использованном авансом отпуске, а затем рассчитывается сумма отпускных, подлежащая выплате, или величина удержаний, которые производят.

Шаг 3. Расчет итоговых выплат в записке.

В конце аккумулируются все рассчитанные данные и исчисляется сумма компенсаций. Бухгалтеру необходимо внести:

заработную плату за отчетный месяц;
отпускные (из предыдущей таблицы);
иные начисления;
итоговую величину начисленных выплат;
расчетный НДФЛ со всех начислений;
другие виды удержаний (при наличии);
итог по всем видам удержаний;
задолженности организации перед работником или работника перед компанией.

Когда все суммы указаны, рассчитывается итоговая величина выплаты сотруднику при увольнении. Затем эта же сумма прописывается цифрами и прописью. Бухгалтер вносит реквизиты платежной ведомости, на основании которой служащий получил надлежащие денежные средства. Под таблицей ответственный за исчисление компенсации бухгалтер ставит подпись.

Заполненный образец записки-расчета

Особенности заполнения записки-расчет

Вот ключевые правила, используйте их как памятку:

Лицевая часть бланка содержит информацию о сотруднике, основания для принятия на работу и о расторжении трудового договора. С начала отдел кадров указывает дату заключения и номер трудового контракта, Ф.И.О. работника, его должность, подразделение. Потом ставит дату приказа об увольнении, его номер, основание прекращения трудовых отношений, устанавливает количество дней неиспользованного отпуска для начисления компенсации или, если сотрудник брал отпуск авансом, сумму использованных дней для произведения удержаний. Подписывает первую страницу. Затем записка-расчет передается в бухгалтерию.
На обратной стороне содержится информация для оплаты отпускных, сведения о заработной плате и прочих выплатах за период и итоговые причитающиеся работнику суммы. Для этого берется период в 12 месяцев до месяца увольнения и все выплаты, производимые работнику за это время.
После заполнения всех граф бухгалтер заверяет записку-расчет подписью и передает дальше для проведения начислений причитающихся сумм.
Расчетчик обрабатывает полученные сведения, вносит их в соответствующие графы бланка, касающиеся начислений и выплат. Потом определяет размер среднедневного заработка и сумму компенсации или сумму долга сотрудника, полагающуюся возврату. Расчет компенсации определяется путем умножения неиспользованных дней на среднедневной заработок.
Помимо компенсации, начисляется заработная плата за отработанное время. Все начисления и удержания отражаются в расчетном листке, который выдается работнику, а платежные документы на выплату этих сумм передаются соответствующему специалисту бухгалтерии.

Где и сколько хранить записку-расчет

Хранение первичных учетных документов по оплате регламентировано законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ № 402). К ним относятся утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 первичные документы, содержащие сведения о финансовом положении работодателя и движении средств: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная (форма № Т-51) и платежная ведомости (форма № Т-53).

Прочие документы первичного учета, в том числе форма № Т-61, хранятся по правилам и срокам, которые установлены законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». Правила хранения, учета и использования официальных бумаг Архивного фонда РФ, контроль за их соблюдением относятся к полномочиям Министерства культуры РФ (п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ, пп. 5.2.9 положения МК РФ, утв. постановлением правительства РФ от 29.05.2008 № 406).

Перечень архивных документов с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. В п. 19 перечня говорится, что бумаги по личному составу (оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, в том числе ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением) подлежат хранению в течение 75 лет.

Получается, что унифицированная форма Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» должна храниться в организации в течение 75 лет. Д опускается сохранять регистр как в бумажном, так и в электронном виде. Электронное хранение осуществляется в силу закона № 36-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ № 36, официальная бумага, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначна такому документу на бумажном носителе, подписанному, кроме случаев, если законом не предусмотрено обязательное составление на бумажном носителе.

Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и ч. 1 ст. 140 ТК РФ предусмотрено, что работодатель выплачивает увольняющемуся работнику все полагающиеся суммы непосредственно в день его увольнения.

В этот же день – день расторжения трудового договора – выбывающему сотруднику возвращается трудовая книжка, выдаются справки и иная документация, касающаяся его профессиональной деятельности.

Как правило, уходящему наемному сотруднику выдают причитающуюся зарплату, компенсацию нереализованных отпусков, а также иные предусмотренные выплаты (например, выходное пособие).

Как оговорено ч. 1-2 ст. 136 ТК РФ, любая выдача работнику зарплаты и иных причитающихся выплат сопровождается предоставлением ему расчетного листа со всей необходимой информацией (начисления, удержания, фактически выданные суммы).

Это значит, что ситуация увольнения работника не является исключением.

Гражданин, который прекратил трудовые отношения с работодателем, также должен получить свой расчетный листок.

Как выглядит?

Как установлено ч. 1 ст. 136 ТК РФ, письменный листок, предоставляемое сотруднику при любой выдаче заработной платы, включает следующие сведения:

Структура зарплаты, полагающейся трудящемуся лицу за конкретный интервал времени. Нужно указать её составные элементы – базовая сумма, премиальные выплаты, различные надбавки.
Прочие начисления, также причитающиеся данному работнику (компенсации отпусков, суммы выходных пособий, иные выплаты).
Суммы совершаемых удержаний, а также основания для выполнения подобных вычетов.
Итоговая сумма денег, выплачиваемая трудящемуся гражданину (после всех удержаний).

Титульная часть листка включает следующую информацию:

Название организации-работодателя.
Личные сведения о трудящемся гражданине (ФИО, официальное наименование занимаемой должности).
Временной интервал для выполняемого расчета.
Номер работника по табелю.
Наименование подразделения (отдела), в котором трудится данный гражданин.

Как правило, основные сведения, перечисленные выше, отображаются в табличной форме. Левая часть такой таблицы включает данные о начислениях. Правая часть этой таблицы содержит информацию об удержаниях. Итоговая часть рассматриваемой бумаги отражает суммы денег, подлежащие выплате.

Если за трудящимся гражданином на момент увольнения числится задолженность по зарплате (то есть он должен работодателю в связи с переплатой), соответствующие данные прописываются в отдельном секторе этой табличной формы. Допускается указание в расчетном листе каких-либо дополнительных сведений (например, даты выдачи или перечисления денег физлицу).

Как уже говорилось ранее, данный листок утверждается работодателем, учитывая мнение профсоюза или иного представительного органа трудового коллектива. Применение этой бумаги в документообороте компании регламентируется надлежащим приказом её руководства.

Часть 2. Расчет оплаты отпуска

Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии.

Далее идёт номер столбца цифрой и описание к нему.

— сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
— здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
— тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
— количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
— оформляется только при часовой оплате труда работника;
— здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
— количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
— неизрасходованные отпускные дни;
— конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.

Как выглядит документ?

Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:

Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.

Также расчетный листок содержит следующую информацию:

название организации и сведения о подразделении;
Ф. И. О. работника и его табельный номер;
период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
количество отработанного времени;
размер дохода работника с начала текущего года;
примененные вычеты по НДФЛ.

Расчетный листок по каждому сотруднику может быть сформирован автоматически в специальных программах для расчета заработной платы.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.

Часть 3. Расчет причитающихся сотруднику выплат

Для чего нужен расчетный лист?

Ст. 136 ТК РФ оговорено, что работодатель письменно информирует каждого наемного работника обо всех выплатах, совершаемых в его пользу за конкретный период. Речь идет о причитающейся заработной плате, её структуре, иных начисленных суммах и компенсациях.

Кроме того, сотруднику нужно сообщать о величине произведенных удержаний, об основаниях для их совершения, а также о сумме денег, фактически выплаченной трудящемуся на руки.

Все эти данные отражаются в расчетном листе, форма которого утверждается руководством компании путем издания локального акта (при этом учитывается мнение профсоюза).

Руководствуясь сведениями расчетного листа, увольняемый работник проверяет корректность начислений, удержаний и выплат, произведенных работодателем в связи с расторжением трудового соглашения.

Работодатель также заинтересован в том, чтобы надлежащим образом выполнить свою обязанность, предоставив уходящему сотруднику необходимую информацию о проведенном окончательном расчете.

Если выявляется несоответствие между сведениями расчетного листка и реальными выплатами, увольняемый работник вправе предъявить своему работодателю конкретные претензии.

Письменная форма обосновывающего зарплатного листа, выдаваемого сотруднику при увольнении и окончательном расчете, благоприятствует успешному разрешению возникающих противоречий. Без расчетного листка подобные споры сложно урегулировать.

Выданный листок нужно зарегистрировать в журнале учета.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Это важно знать: Когда должны выдать трудовую книжку работнику при увольнении

Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.

Правила заполнения

Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.

Это важно знать: Увольнение госслужащего по сокращению штатов

В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.

Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.

Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:

отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.

Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:

сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).

Для чего применяется записка расчет

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении трудового договора. Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

"НВ" выпустили очередной бюллетень "Настольная книга индивидуального предпринимателя. практическое пособие" (автор - я). Предлагаю параграф и приложение (практический пример) из этого бюллетеня. Этот порядок применяется всеми работдателями (ИП и юрлицами).

Общий порядок оформления прекращения трудового договора изложен в статье 84.1 ТК РФ.

Прекращение трудовых отношений оформляется приказом унифицированной формы № Т-8. С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись. Если работник отказывается ставить свою подпись на приказе, то об этом производится соответствующая запись на приказе. Так же поступают в случае, когда по каким-либо причинам приказ об увольнении невозможно довести до сведения работника.

В день увольнения (последний день работы) работнику должны выдать трудовую книжку, произвести причитающиеся ему выплаты (заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и др.) Расчет выплат производится в «Записке-расчете» унифицированной формы № Т-61.

По письменному заявлению работника в день увольнения ему безвозмездно выдаются заверенные и скрепленные печатью (при наличии) копии документов, связанных с его работой. Примерный перечень таких документов содержится в статье 62 ТК РФ. Это – копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; справка о периоде работы у данного работодателя и др.

Запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи соответствующего законодательного акта (основание – ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Если в день увольнения работник отсутствовал на работе, либо отказался получить трудовую книжку, то работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. С этого дня работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего после увольнения трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения бывшего работника.

Описание порядка увольнения работника на практическом примере, а также заполненные формы документов № Т-8 и № Т-61 для этого примера приведены в приложениях.

Увольнение работника

(порядок оформления на примере)

4 июня 2012 года дворник Свиридов подал заявление на увольнение с 18 июня 2012 года, то есть за две недели до расторжения трудового договора.

Примечание. Согласно статье 80 ТК РФ течение двухнедельного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

18 июня 2012 года – последний день работы дворника. К этому дню бухгалтерия должна подготовить расчет причитающихся выплат работнику, которые производятся в последний день работы увольняющегося работника. В этот же день работника под расписку должны ознакомить с приказом на увольнение унифицированной формы № Т-8, а также выдать ему трудовую книжку.

В заголовочной части приказа на увольнение стоит пометка «(ненужное зачеркнуть)». В действительности, при увольнении работника одновременно происходят два действия, что следует из формулировок Трудового кодекса, а именно: прекращение трудового договора и увольнение работника. Поэтому в приказе, как правило, заполняют обе строки: о трудовом договоре, который расторгается, и о дате увольнения работника.

В приказе на увольнение по строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» запись производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на пункт и статью, на основании которой производится увольнение работника. О том, как правильно сделать запись в трудовой книжке, говорится в разделе II Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 255. Так, пунктом 15 установлено, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (кроме оснований, указанных в пунктах 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой этой статьи.

Поэтому в приказе на увольнение дворника Свиридова А.П. сделана запись:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

На основании приказа об увольнении сделана запись в Личной карточке Свиридова (форма № Т-2), в его Лицевом счете (форма № Т-54) и в трудовой книжке. Как и в приказе, эти записи произведены в строгом соответствии с формулировками Трудового кодекса. С записью об увольнении, сделанной в Личной карточке, Свиридова ознакомили под роспись.

Расчет с работником при увольнении производится по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

На предприятии Индивидуального предпринимателя Николаева В.С. выплачивают заработную плату 2 раза в месяц в следующем порядке:

- 20 числа текущего месяца - за 1-ю половину этого же месяца (аванс);

- 5-го числа следующего месяца – за 2-ю половину предыдущего месяца.

Свиридов увольняется 18 июня. Следовательно, при увольнении ему необходимо выплатить заработную плату за период с 1 июня по 18 июня включительно.

Читайте также: