Кто подписывает трудовую книжку при увольнении работника

Опубликовано: 19.09.2024

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил, где речь идет о невозможности выдать работнику трудовую книжку в день увольнения).

Указанная норма не содержит требования о расшифровке подписей. Поэтому вносить сведения о должности и фамилии лица, заверившего записи, необязательно (решение Советского районного суда г. Астрахани от 21.06.2013 N 2-1758/2013, решение Сергиево-Посадского городского суда Московской области от 25.06.2012 N 2-1328/2012). Однако и расшифровка подписей работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не будет являться ошибкой.

Весьма распространен на практике вопрос о том, возможно ли заверение записей в трудовой книжке печатью отдела кадров. В настоящий момент пункт 35 Правил требует ставить в трудовые книжки работников печать работодателя. Для сравнения: прежняя редакция этого пункта содержала прямое указание на возможность использования для этих целей печати организации (кадровой службы). Законодательство предъявляет разные требования к форме и содержанию печати юридического лица в зависимости от его организационно-правовой формы и вместе с тем не запрещает организации иметь одновременно несколько печатей, отличающихся друг от друга дополнительными реквизитами. Следовательно, печать, имеющая все обязательные реквизиты и дополнительно содержащая фразу "Отдел кадров" или ей подобную, является такой же печатью работодателя - юридического лица, как и печать без такой фразы. При соблюдении этого условия печатью кадровой службы могут заверяться записи в трудовых книжках работников. Роструд в письме от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1 подтвердил, что наличие в трудовой книжке печати кадровой службы, другой печати работодателя, содержащей необходимую информацию, не влечет нарушения прав работника.

В результате изменений, внесенных Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ, печать перестала быть обязательным средством индивидуализации акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Общество вправе иметь печать. В то же время федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Федерального закона, обязывающего общества использовать печать при заполнении трудовых книжек своих работников, а значит, и иметь ее ради указанной цели, не существует. Постановление Правительства РФ, утвердившее Правила, является подзаконным нормативным правовым актом. Как указано в Разъяснении, утвержденном приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н, ООО и АО проставляют печать в случае, предусмотренном п. 35 Правил, при ее наличии. Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Индивидуальные предприниматели, как известно, ведут трудовые книжки своих работников в общем порядке (ст. 309 ТК РФ). При этом гражданское законодательство не обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать. Следовательно, у ИП ее тоже может не быть. Полагаем, логика, на которой базируется Разъяснение Минтруда России, должна применяться ко всем категориям работодателей, отсутствие печати у которых не нарушает закона. Они должны заверять записи в трудовой книжке печатью только при ее наличии.

Пункт 35 Правил предполагает заверение всех записей, внесенных работодателем в трудовую книжку работника. На наш взгляд, будет правильно заверить записи не только в разделе "Сведения о работе", но и в разделе "Сведения о награждении", если таковые имеются (см. решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 23.07.2014 N 2-136/2014).

Статья поможет разобраться, должен ли работник расписываться в трудовой книжке при увольнении, разъясняет другие важные нюансы в законодательстве.

Кто подписывает

Трудовая книжка
Запись об увольнении окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.

2 проблемы при оформлении трудовой книжки:

Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.

Нет возможности расписаться в каждом бланке, поскольку принимается и увольняется множество специалистов. Поэтому нужно передать полномочия по заверке сведений об увольнении в трудовой книжке. Издается приказ, по которому полномочия возлагаются на специалиста кадровой службы.

Ответственный сотрудник берет больничный лист.

Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.

Подпись работника в трудовой книжке ставится, когда человек присутствует на работе. Роспись не ставится, когда человек на работе отсутствует или отказывается ознакомиться с записью.

Если человек увольняется из ИП, то подпись ставит сам частный предприниматель.

Передача полномочий по оформлению бланков

Приказ – это документ, который издается, чтобы возложить обязанности на сотрудника отдела кадров.

4 основных реквизитов приказа:

дата издания;
номер;
фамилия, отчество, имя и должность сотрудника, назначенного ответственным лицом за оформление книжек;
сумма прибавки к заработной плате.

Как правильно заверить запись

Трудовые книжки
Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.

Традиционная схема оформления:

специалист кадровой службы указывает свою должность.
расписывается.
делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.

Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.

Писать слова: «заверяю» и «ознакомлен» также не имеет смысла. Закон не устанавливает обязанности писать дополнительные слова для тех, кто подписывает трудовую книжку при увольнении.

Важно! Специалист должен расписаться не только в книжке, но и личной карточке. Личные карточки обязательно нужно вести в бумажном виде, оформление с помощью компьютера не допускается.

Итак, есть несколько вариантов, как заполнять документы. Нужно только выбрать подходящий вариант и соблюдать требования Правил и Инструкции по заполнению книжек.

Как работнику кадровой службы себя уволить

Зачастую возникает вопрос, кто ставит подпись, когда увольняется единственный работник кадровой службы. Если ответственное лицо отсутствует, то обязанности по ведению бланков перекладываются на руководителя. Правило установлено пунктом 45 Правил. Поэтому запись в документе делает директор.

Заверение печатью

Ознакомлен с записью об увольнении
Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы. Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись. Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.

Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.

7 основных правил, как поставить печать:

ставить аккуратно;
не закрывать соседние записи и росписи других лиц;
оставлять заметными реквизиты документов;
печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека;
оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать;
ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации;
можно занимать печатью нижние строки.

Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.

В каких документах ставится подпись при расторжении контракта

Трудовой кодекс и трудовая книжка
Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.

5 документов, где ставится роспись:

личная карточка;
книга движения книжек;
трудовая книжка;
приказ.

Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.

Нюансы оформления

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Любой кадровый вопрос нужно решать, руководствуясь нормами Трудового кодекса, Правилами и Инструкцией.

Решение спорных ситуаций

Уволили по инициативе собственника
Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.

Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.

Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.

Ошибки при оформлении

Ручка
Зачастую допускаются нарушения в кадровой работе. Бывают, как мелкие недочеты, так и крупные нарушения, за которые предусмотрены штрафы.
7 примеров ошибок при оформлении записей

Не указываются инициалы сотрудника.

Например, пишут: Кузнецов вместо Кузнецов А.К.

Добавляются лишние записи.

Например кадровик подтверждает и без того известный факт словами: «с записью ознакомлен». Достаточно простой подписи. Автограф работника является заверкой.

Подпись вообще не расшифровывается.

Это, действительно, проблема. Ведь у некоторых людей настолько непонятная роспись, что сложно сказать, кому она принадлежит. Поэтому расшифровка делается обязательно.

Ставится печать кадровой службы. Штамп кадровой службы ставить нельзя, документ заверяется только подписью руководителя.
Размашисто ставят печать.

Пользоваться печатью нужно аккуратно. Должны читаться подписи, реквизиты приказа.

Секретарь заполняет кадровые документы, а приказ о передаче полномочий отсутствует.

Обязательно нужен приказ. Если приказ отсутствует, то документы должен заполнять руководитель или частный предприниматель.

Забывают указать должность специалиста.

Должность указать нужно, поскольку документ отдается в последний рабочий день. Значит, специалист все еще выполняет свои обязанности, и должность требуется указывать.

Сложно полностью указать должность, если она слишком длинная. Тогда лучше написать ˗ работник вместо полного указания должности. Требования закона будут соблюдены, ведь текст, сделанный в бланке, должен заверять руководитель и сам работник.

Запись об увольнении окончание трудовых отношений сторон. Пункт 35 Правил указывает алгоритм оформления. Когда увольняется специалист, запись заверяет руководитель, кадровик и сам работник. Кажется, что понятно, кто заверяет записи при увольнении работника. Все же возникают проблемы.
2 проблемы при оформлении трудовой книжки:

Директор компании не может лично заверить каждую трудовую книжку.

Ответственный сотрудник берет больничный лист.

Тогда снова пишется приказ. Там пишется, кто заверяет бланки на время болезни кадровика.

Если человек увольняется из ИП, то подпись ставит сам частный предприниматель.

Требования к подписи ответственного лица

Поскольку речь идет о понятии «подпись» обратимся за разъяснениями терминологии к ГОСТу 6.30 под названием «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» (редакция 2003). Данный документ гласит, что в состав реквизита под названием «подпись» должны обязательно включаться:

название должности лица, которое подписало документ;
личная роспись вышеуказанного лица;
Ф. И. О. в качестве расшифровки росписи.

Дальше по тексту для удобства в качестве подписи будем использовать символ «φ». Итак, личная подпись в трудовой книжке при увольнении лица, несущего ответственность за ТК (пусть это будет бухгалтер) получит следующий вид:

Бухгалтер φ Локтева К.В.

В варианте с индивидуальным предпринимателем, которого статья № 66 Трудового Кодекса обязала лично вносить записи в описываемый документ, роспись будет выглядеть таким образом:

Индивидуальный предприниматель φ Котов Ю.Б.

Немало споров возникает по поводу вопроса о возможности или невозможности сокращения слов «индивидуальный предприниматель» до двух букв «ИП».

Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы).

Вариативность допустима лишь следующая:

Работодатель φ Пригожин А.А.

Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п. п. №3.22 вышеупомянутого стандарта (нет названия должности), но справедливости ради стоит сказать, что в Правилах ведения ТК нет указания на неукоснительность выполнения требований ГОСТа.

Кроме того, сама трудовая книжка с большой натяжкой может быть отнесена к документации организационно-распорядительного характера. Иными словами, этот ГОСТ в нашем случае скорее рекомендация, чем правилом.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен»

После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника. К сожалению, в силу малой освещенности этого вопроса в Правилах, фантазия кадровиков породила большое количество вариаций этой самой росписи. Самым популярным вариантом стала подпись следующего вида:

С записями ознакомлен φ Сидоров

Первым существенным недостатком подобной записи является отсутствие инициалов, ведь часто «закорючка» подписи может и не слишком напоминать фамилию сотрудника. Вторым промахом является взявшаяся практически из ниоткуда формулировка «с записями ознакомлен» либо просто «ознакомлен».

Почему из ниоткуда? Потому что в действительности нет ни одного нормативного документа, который бы постановлял оформлять подпись увольняемого работника именно таким образом.

Ещё одним распространенным заблуждением является размещение записи сотрудника (предположим она обозначена символом «μ») рядом с записью кадровика:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В. μ

Вокруг этого вопроса и по сей день возникает немало споров. Защитники необязательности расшифровки подписи сотрудника утверждают, что раз фамилия, инициалы и подпись стоят на титульном листе трудовой, то в случае увольнения достаточно только расписаться.

Но как быть, к примеру, если сотрудником является женщина, фамилия которой за время работы в данной организации изменилась (к примеру, она вышла замуж)? Сличать подписи в данной ситуации не получится, ведь общеизвестно, что при смене фамилии меняется и роспись человека.

Итак, где же ставится подпись? Идеальным расположением обеих подписей будет следующий вариант:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В. Инженер I категории μ Зайцев М.В.

Возникают также споры и о том, стоит ли указывать полное название должности сотрудника, ведь иногда оно может оказаться довольно громоздким и попросту не поместиться в строку.

В данном случае приемлемо следующее решение:

Инспектор ОК φ Локтева Е.В. Работник μ Соболев В.А.

Более подробно о том, как ставится подпись работника в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Как правильно заверить запись

Правила определено, что сотрудник расписывается после того, как сделана запись.

Традиционная схема оформления:

специалист кадровой службы указывает свою должность.
расписывается.
делает расшифровку. Например, пишет: Иванов А.Л.

Здесь есть один важный момент. Правила запрещают сокращать в бланке. Получается, ставить инициалы вместо полного указания имени и отчества, неправильно. Поэтому есть второй вариант заверения. Образец: Иванов Алексей Леонидович.
Возникает еще один вопрос: указывать должность специалиста или нет. Когда должностное лицо получает документ в последний рабочий день, должность указывается. Если человек уже уволился и забирает бланк, то должность не пишется.

Важно! Специалист должен расписаться не только в книжке, но и личной карточке. Личные карточки обязательно нужно вести в бумажном виде, оформление с помощью компьютера не допускается.

Должен ли увольняемый сотрудник ставить подпись?

Должен ли расписываться в документе сотрудник при его расчете с работы, разобрано ниже. Трудовая книжка по общему правилу выдается увольняемому сотруднику в последний день его нахождения на рабочем месте (статья 84.1 ТК РФ).

Если в этот день сотрудник находится на своем рабочем месте, то он должен поставить свою подпись в выдаваемой книжке.

Работник не ставит свою роспись в трудовой книжке только в строго оговоренных случаях (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003):

в последний рабочий день увольняемый сотрудник на рабочем месте не присутствует;
сотрудник выразил отказ от получения трудовой книжки на руки (в этом случае работодатель направляет трудовую книжку посредством почтовой связи).

Помимо непосредственно подписи увольняющемуся лицу необходимо расшифровать ее, указав свою фамилию, имя и отчество.

Образец подписи работника в трудовой книжке при увольнении:

Заверение печатью

Иногда возникает вопрос, какую ставить печать. Печать руководителя и кадровой службы – это разные понятия. Пункт 35 Правил устанавливает порядок делопроизводства. Используется именно печать руководителя, а не кадровой службы. Закон не обязывает общество иметь печать, поэтому в некоторых компаниях она отсутствует. Если штампа нет, то достаточно подписи руководителя, чтобы заверить запись. Так же подпись может ставить человек, уполномоченный заверять трудовые книжки.

Если печать есть, то нужно правильно поставить оттиск.

7 основных правил, как поставить печать:

ставить аккуратно;
не закрывать соседние записи и росписи других лиц;
оставлять заметными реквизиты документов;
печать должна немного закрывать название должности увольняемого человека;
оставить открытой дату прекращения трудовых отношений, когда ставится печать;
ставить печать четко, чтобы хорошо читалось название организации;
можно занимать печатью нижние строки.

Если кадровик поставит печать отдела кадров, это будет считаться серьезным нарушением.

В каких документах ставится подпись при расторжении контракта

Специалист должен поставить свой автограф не только в книжке. Подписаться нужно и в других документах.

5 документов, где ставится роспись:

личная карточка;
книга движения книжек;
трудовая книжка;
приказ.

Поэтому кадровик проводит серьезную работу и подготавливает перечисленные документы для каждого случая.

Нюансы оформления

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Решение спорных ситуаций

Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.

Ошибки при оформлении

Зачастую допускаются нарушения в кадровой работе. Бывают, как мелкие недочеты, так и крупные нарушения, за которые предусмотрены штрафы. 7 примеров ошибок при оформлении записей

Не указываются инициалы сотрудника.

Например, пишут: Кузнецов вместо Кузнецов А.К.

Добавляются лишние записи.

Подпись вообще не расшифровывается.

Ставится печать кадровой службы. Штамп кадровой службы ставить нельзя, документ заверяется только подписью руководителя.
Размашисто ставят печать.

Пользоваться печатью нужно аккуратно. Должны читаться подписи, реквизиты приказа.

Секретарь заполняет кадровые документы, а приказ о передаче полномочий отсутствует.

Забывают указать должность специалиста.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе>
свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание>
исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

Подпись должна быть аккуратной.
Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

название должности работника, который поставил свою подпись>
личная подпись>
расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3. При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки>
делается оттиск печати организации-работодателя>
совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке. Все остальные моменты вырабатывались практическими работниками в течение профессиональной деятельности.

Резюме

Книжки должен вести руководитель компании.
Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.

Заверение: лаконично и просто

Базируясь на произведенном выше анализе, можно подвести итоги. Согласно всем требованиям и нормативам в области трудового права акт окончания трудовых взаимоотношений фиксируется подписью работника на следующих документах:

приказ, свидетельствующий об увольнении;
трудовая книжка;
персональная карта, изготовленная по Форме Т-2;
книга по учету движения трудовых книжек.

Следуя несложным советам, изложенным в данной статье, вы сможете грамотно и квалифицировано подойти к процедуре заверения записи об увольнении в вашем трудовом документе.

Теперь вы знаете, кто должен расписывается в ТК, нужна ли подпись работника и работодателя. Что делать, если не выдают трудовую в день увольнения — читайте дальше.

Независимо от причины увольнения, в трудовой книжке сотрудника делается соответствующая запись, которая должна быть подкреплена подписью и печатью. В этом случае у сотрудников кадровой службы очень часто возникает вопрос о том, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении в обязательном порядке. Чтобы не допустить возникновения проблемных ситуаций, необходимо знать все тонкости этого процесса.

Основные сведения

Любое расторжение трудовых отношений между сотрудником и руководителем предприятия основывается на созданном приказе об увольнении. Уже после подписания этого документа сотрудник кадровой службы делает соответствующую запись в трудовой книжке уволенного работника. Она должна содержать определенную информацию:

Причину увольнения (обычно прописывается статья Трудового кодекса).
Дату расторжения трудовых отношений.
Номер приказа.

Эта информация в обязательном порядке должна подкрепиться подписью и печатью. С последним атрибутом все предельно понятно — сотрудник кадровой службы или руководитель учреждения ставит гербовую печать. Единственное требование — оттиск должен быть четким. А вот с подписью могут возникнуть некоторые сложности.

Требования к подписи

Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительных документов от 2003 года, под словом «подпись» понимается:

наименование должности лица, сделавшего отметку об увольнении человека;
личная подпись этого человека (руководителя, секретаря, кадровика);
Ф.И.О. — расшифровка подписи, присутствие которой необходимо в обязательном порядке.

Подпись должна быть осуществлена той же ручкой, которой была сделана отметка. Она должна быть разборчивой и понятной. Недопустимо, чтобы обязанности были возложены на одного человека, а фактически работу выполнял другой.

Так, если на предприятии заведено, чтобы отметку делал руководитель, нельзя условно возлагать эту обязанность на кадровика или секретаря.

Имеет право подписать трудовую книжку и главный бухгалтер, если на него возложена такая обязанность.

Согласие сотрудника

Работник расписываться в трудовой книжке при увольнении должен, так как этим человек подтверждает свое согласие со сделанной записью и с тем, что получил на руки трудовую книжку.

Законодательством не установлено, какого именно вида должна быть эта подпись. В силу этого среди работодателей существует множество различных вариаций. Но наиболее правильным и популярным является вариант: «С записями ознакомлен (должность сотрудника, фамилия и инициалы)».

Существует множество нарушений, связанных с личной подписью сотрудника. Наиболее распространенным и грубым из них является отсутствие расшифровки, то есть фамилии и инициалов. Это признается ошибкой, поскольку очень часто сама подпись не отображает истинную фамилию человека, а содержит лишь первые буквы и какие-либо другие символы.

Заверение печатью

С этим пунктом все несколько проще, но в отдельных ситуациях могут возникать споры. Печать должна ставиться на завершающем этапе всей процедуры. До недавнего времени разрешалось применять 2 варианта печати: учреждения или кадровой службы. Но с 2008 года в распоряжение Роструда были внесены некоторые коррективы. Так, по информации на 2018 год запись в трудовой книжке считается действительной только в том случае, если она была заверена печатью учреждения.

То есть заверение печатью «для документов» является грубым нарушением действующего Законодательства. К оттиску также применяется ряд требований:

Как уже было сказано ранее, правильным считается четкий оттиск. Смазанный или пропечатанный не четко считается нарушением.
Недопустимо, чтобы печать затрудняла прочтение какой-либо информации, в частности, не должна полностью закрывать личные подписи сотрудников.
Идеальным вариантом считается, если печать занимает нижние пустые строчки, немного захватывая подпись уволенного человека.

И главное правило — печать является нужным атрибутом, поэтому про нее нельзя забывать. При оформлении записи в трудовой книжке сотрудника ответственный сотрудник должен быть предельно внимательным. Неверно сделанная запись или какой-либо упущенный шаг могут обернуться серьезными проблемами как для уволенного сотрудника, так и для кадровика (или другого работника, на которого возложены обязанности).

При составлении записи работник в первую очередь должен руководствоваться действующим Трудовым Кодексом. И также необходимо изучать нормативные документы, на которые ссылаются некоторые статьи ТК.

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением об этом записи в трудовую книжку. Саму запись об увольнении сделать довольно просто, ведь в Инструкции по заполнению трудовых книжек 1 (далее – Инструкция) имеются образцы формулировок, касающихся почти всех наиболее распространенных оснований прекращения (расторжения) трудового договора.

Итак, запись об увольнении внесена. Теперь работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен «закрыть», заверить все записи, внесенные в трудовую книжку данным работодателем. Как это сделать? Ответ на этот вопрос можно обнаружить в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей 2 (далее – Правила). Согласно п. 10 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

На первый взгляд, данная норма содержит предельно ясные предписания. Несмотря на это на практике специалисты встречаются с некоторыми затруднениями. Прежде всего появляется вопрос: кто именно из должностных лиц организации должен подписываться в этом случае за работодателя? Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т.п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). С индивидуальным предпринимателем все ясно – он сам может вносить записи в трудовую книжку. А если работодатель – юридическое лицо? В этом случае за все в ответе руководитель (то есть единоличный исполнительный орган). Он может называться директором, генеральным директором и даже президентом. Суть от этого не меняется – вся полнота ответственности лежит именно на нем как на представителе работодателя. Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Делегируем полномочия

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь, на которого возложили дополнительные обязанности по ведению трудовых книжек в рамках кадрового делопроизводства. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).

Индивидуальный предприниматель также может назначить ответственным за работу с трудовыми книжками любого из своих работников, как чаще всего и происходит на практике.

Временное замещение ответственного

Иногда бывает, что назначенный ответственным за эту работу сотрудник (в нашем примере это секретарь) уходит на «больничный», соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Лучше всего, если руководитель самостоятельно оформит трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ следующего содержания (см. Пример 2).

Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица. Если таким лицом являетесь вы, то у вас может возникнуть еще ряд вопросов относительно способа ее оформления.

Как должна выглядеть ваша подпись?

Нормативно-правовые акты (Правила, Инструкция) не содержат никаких указаний на этот счет и не приводят никаких образцов. На практике принято совершать подпись следующим образом:

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера. Вероятно, многие кадровики ориентируются на титульный лист трудовой книжки, где принято рукописно воспроизводить фамилию лица, оформившего трудовую книжку. Действительно, в правом нижнем углу титульного листа трудовой книжки указано:

ответственного за ведение трудовых книжек

Согласно сложившейся практике туда вписывают фамилию без указания инициалов. Однако воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании.

Согласно пункту 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. Пример 4).

«Фамилия лица,
ответственного за ведение трудовых книжек
____________________________________»
(разборчиво)

Но форма трудовой книжки утверждена именно в таком виде, а не в другом, поэтому начинающим делопроизводителям приходится разбираться, каким образом вносить «подпись разборчиво».

Итак, мы выяснили, что собой представляет реквизит «подпись». Помимо указания на должность, он включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов 3 .

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации 4 . Однако вполне допустимо руководствоваться указанным стандартом, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись индивидуального предпринимателя

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно.

А как оформлять реквизит «подпись», если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно? Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде:

Читайте также: