Чем отличается оптимизация от сокращения штатов

Опубликовано: 17.09.2024

Аутстаффинг — данный метод предусматривает выведение работающего персонала за пределы хозяйствования.

Подписываются все, к кому обращаются с просьбой поставить подпись! Нет ни одного человека, кто одобрил бы закрытие библиотеки!

Оптимизация персонала: что, как и сколько?

В результате тщательного переосмысления бизнес – процессов осуществляемых в компании выявляются избыточные процессы и избыточные звенья бизнес-процессов. Улучшается взаимодействие между подразделениями и работниками компании. В результате этого возникает возможность провести сокращение.

В результате таких сравнений определяются эталонные структурные подразделения, имеющие наименьшее относительное количество работников. Возникающая при этом разница в численности штата между эталонными и рассматриваемыми структурными подразделениями может дать основания для сокращения избыточных работников.

Консолидация серверов в центре изменяет схему распределения ресурсов на прямо противоположную и поэтому производительность многих приложений ухудшается.

Сокращение затрат «снизу вверх» является оптимальным способом достижения долгосрочного конкурентного преимущества по затратам при минимальных риске и инвестициях.

В конечном счете цель — максимально соблюсти права работников, с тем чтобы избежать санкций и иных последствий, предусмотренных ТК РФ или ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения. Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь.

Особенно важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить как минимум без снижения эффективности производства, а еще лучше — если с увеличением.

И нередко в рамках решения этих задач проводится корректировка штатного расписания и чаще всего это проходит в форме сокращения штата, особенно в последнее время. И это, пожалуй, один из самых спорных и сложных методов, потому что цена ошибки в данном случае может быть очень высокой.

Работники могут трудиться в организации на дробной ставке или по совместительству. С другой стороны, некоторые должности могут быть вакантны. Поэтому суммарное число единиц по штату и количество работающих могут не совпадать.

Оптимизация или масштабное сокращение. Цели и проблемы.

В случае, если выборный орган первичной профсоюзной организации выразил несогласие с предполагаемым решением работодатель необходимо следовать процедуре дополнительных согласований представленной в ст.373 ТК РФ.

Как правило такая мера, как сокращение штата, является одной из самых крайних и применяют ее чаще всего в непростых для компании ситуациях., не всегда понятно, как провести сокращение штата так, чтобы это было как можно менее болезненным для бизнеса.

В настоящее время выделяют два основных метода сокращения штата. Это мягкий метод и жесткий метод. Жесткий подход к сокращению представляет собой классическое увольнение. То есть работников заранее предупреждают о сокращении, делается это за два месяца до увольнения с выплатой соответствующей трудовому кодексу компенсации. Такое увольнение происходить за кроткие сроки и с наименьшими потерями.

Хорошо, если мы видим это, понимаем, что на нас, на наши действия в роли руководителя это может повлиять, но на практике мы далеко не всегда можем это сделать и мы бессознательно ставим плюс в пользу человека, который нам когда-то помог и мы ему за это благодарны, но это не означает, что он будет эффективно работать.

Стимулирование ухода сотрудников

К сожалению, как и во многих других случаях, при разграничении оснований сокращения не обошлось без разногласий. Рассмотрим существующие точки зрения по этому вопросу.

Ответить на вопрос «КОГО?» будет проще, если принять концепцию так называемого «кадрового ядра» и «кадровой периферии». Любой руководитель интуитивно понимает, что кадровое ядро — это те сотрудники, без которых работа просто не может качественно выполняться.

К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу.

Поэтому, проводя оптимизацию численности персонала, мы сокращаем не только ФОТ и отчисления с него, но и все остальные расходы, связанные с персоналом, о чем следует помнить.

Что такое оптимизация: основные понятия и программы

Например, в результате реализации идеи закрыть подшипники рольганга прокатного стана для предотвращения вымывания масла и увеличения срока их службы, предложенной в ходе одного из проектов, экономический эффект составил всего несколько десятков тысяч долларов. Однако несколько сотен таких идей дают ежегодную экономию в десятки миллионов долларов. Большинство подобных идей «лежит на поверхности».

В последнее время стала очевидна миграция IT-структур к децентрализованной модели вычислений, в которой компании распределяют свои центры обработки по всему миру. В результате, объем данных и количество IT-ресурсов, хранимых за пределами корпоративных центров обработки данных (ЦОД), возросли, и сейчас руководители подразделений ищут способы консолидировать свою IT-инфраструктуру.

Целью существования любого бизнеса является извлечение прибыли для его владельцев в течение достаточно продолжительного периода времени. Из этой прописной истины следует, что владелец бизнеса всегда стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек.

Директивный подход зачастую бывает наиболее эффективным и дает немедленный результат. Вместе с тем основным и очень существенным его недостатком является отсутствие приоритетов, четко увязанных со стратегией. В результате локальное сокращение затрат может привести к стагнации доходов бизнеса, снижению доли рынка и прибыльности.

При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.

Это то, что обязательно будет у любого человека, т.к. все мы так или иначе реагируем на внешние, давящие на нас обстоятельства.

Во-первых, необходимо проанализировать структуру издержек, и выбрать те статьи затрат, которые вносят наибольший вклад в издержки.

На основе выводов, полученных в ходе такого анализа, можно предложить ряд мер по оптимизации бизнес-процессов. Кроме этого, полезно задуматься о проведении модернизации оборудования и внедрении передовых производственных технологий. Все эти мероприятия позволят сразу выявить те рабочие места, которые подлежат сокращению за ненадобностью.

Сокращение расходов в связи с кризисом никак оптимизации не способствует: внимание менеджеров отвлечено на срочное латание дыр, времени исследовать и анализировать нет, приходится срочно и наугад вырывать случайные звенья из бизнес-процессов, которые и так страдают от недофинансирования. О бенчмаркинге и речи не идет.

Одной из наиболее сложных процедур, предшествующих увольнению, является сокращение, поскольку с его проведением Трудовой кодекс связывает многие ограничения и гарантии, обязательные для соблюдения (ст. 179, 180 ТК РФ и др.). Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в случае сокращения численности или штата работников предусмотрено п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Методы же проведения оптимизации могут быть различные, если говорить о традиционных, то вот их малая часть:

Увольнение некоторых работников, с целью сокращения мест.
Отдельные подразделения могут быть расформированы.
Аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала.

О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?

Если же модернизировать оборудование, то можно обеспечить автоматическое укладывание деталей распиленной ДСП в штабеля, и тогда подсобные рабочие вообще в данной бригаде не потребуются. Когда определены потенциальные кандидаты на увольнение, требуется выбрать методы, с помощью которых будет проводиться сокращение штатов или численности.

В связи с кризисом в бизнесе пошли сокращения расходов – волна за волною. Раньше мне казалось, что это должно привести к оптимизации. Да и сами бизнесмены бьют себя пятками в грудь и трубят, что их бизнесы стали в тысячу раз эффективнее.

Другой важный аспект: при сокращении штата общая численность работников может не уменьшаться, так как работодатель вправе ввести в штатное расписание новые должности (профессии, специальности) или образовать новые структурные подразделения.
Прежде всего, необходимо провести диагностику текущего состояния дел в сфере производительности труда и численности персонала. Надо систематизировать и проанализировать количество персонала в компании в разрезе подразделений, с учетом выполняемых подразделением функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы).

Выживают компании, оптимизированные еще до кризиса, или очень маленькие и простые. Что же делать неэффективным компаниям-неудачникам?

В данном случае сокращение является тактическим ходом позволяющим высвободить средства для проведения, скажем, агрессивной инвестиционной политики.

Процедура сокращения требует строгого соблюдения законодательства, в противном случае неправомерно уволенный человек имеет право обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию, чтобы восстановиться на работе.

Итак, когда мы определились, что оптимизация численности персонала в данной организации или на предприятии необходима, возникает логичный вопрос: как именно это лучше сделать?

Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Перед тем, как приступать к самой процедуре, следует уточнить, будет это сокращение численности или все-таки штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовом законодательстве официального разъяснения этих понятий нет. По нашему мнению, основная разница заключается в следующем. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А вот при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.

Алгоритм увольнения работника как при сокращении численности, так и при сокращении штата работников, общий – разберем его пошагово.

Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Приказ о сокращении численности или штата

Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей

Акт об отказе от подписания документа

Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников

Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе

Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).

Шаг 3. Уведомить работника о сокращении

О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности

Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.

Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.

При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).

Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
проект приказа об увольнении работников организации;
проект штатного расписания организации.

Шаг 6. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)

Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 9. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)

Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).

В "Основании прекращения трудового договора (увольнения)" нужно прописать причину увольнения: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

В строке "Дата увольнения" – указать последний день работы.

Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.

После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.

Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаг 11. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Шаг 12. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

порядковый номер записи;
дата увольнения;
причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации";
наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках").

Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Последняя актуализация: 15 марта 2017 г.

Документы по теме:

Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?

Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.

Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.

Сокращение численности штата (downsizing) заключается в прекращении соглашения о постоянной занятости сотрудника на полный рабочий день, а иногда – в замене его сотрудником на основе почасовой оплаты. Это сокращает не только расходы на заработную плату постоянных сотрудников, но и расходы на оплату почасовых сотрудников, поскольку почасовики не имеют прав на льготные доплаты, полагающиеся штатным сотрудникам.

Термин оптимизация численности штата (rightsizing) часто употребляется как синоним термина сокращение, поскольку оптимизация выглядит как отмена обязательств перед увольняемым сотрудником. Это неверное употребление термина, ведь оптимизация иногда может потребовать увеличения численности штата (хотя и редко).

Исследования показали, что в большинстве случаев сокращение численности штата ненадолго (обычно лишь на несколько лет) уменьшает производственные расходы. Тому есть несколько причин. Часто увольнение по сокращению сопутствует заманчивому предложению тем, кто и так собирался покинуть компанию по собственной воле. Это весьма привлекательно для наиболее компетентных сотрудников, уверенных, что они найдут другую работу легче, чем менее квалифицированные. После увольнения таких сотрудников компания зачастую вынуждена нанимать высокооплачиваемых консультантов, чтобы восполнить утраченную компетентность. К тому же сокращение штатов часто отрицательно влияет на морально-психологический климат в коллективе, что снижает производительность труда (теперь вспомним одноименный нац.проект).

Обществу как социальной системе сокращение штатов вредит и даже оценивается как аморальное. Коммерческое предприятие подобно любой системе действует в большей системе – обществе – как его часть.

Компании и корпорации несут ответственность перед обществом за предоставление оплачиваемых рабочих мест. Именно в этом и заключена единственная возможность капиталистического общества совмещать производство и распределение благ. Коммерческие предприятия, производящие блага, распределяют их несколькими путями: выдачей заработной платы, выплатой дивидендов, процентов на займы, инвестированием других компаний и т.д. Все остальные формы распределения благ не связаны с их производством, поэтому с точки зрения общества сокращение может считаться даже контрпродуктивным.

Ещё более важным является тот факт, что сокращение часто не является необходимым. Это вовсе не значит, что предприятие обязано содержать работников, которым нечего делать, но это значит, что оно должно найти для них продуктивное занятие внутри предприятия или вне его. Заботливый и вдумчивый руководитель почти всегда может это сделать. Например, Джеймс Рейнхарт (ныне покойный), бывший топ-менеджер фирмы «Clarke Equipment Corporation», занял руководящий пост, когда фирма испытывала серьёзные финансовые затруднения.

Рейнхарт обнаружил, что одной из причин этого были чрезмерные затраты на доставку оборудования, производимого фирмой (грузоподъёмники, передвижное строительное оборудование), своим широко разбросанным дистрибьюторам. Он также рассчитал, что компания может сэкономить большие деньги, используя коммерческий транспорт. Рейнхарт нашёл, что увольнение 450 сотрудников собственного транспортного цеха даст большую экономию, почти сравнимую со стоимостью всей техники и оборудования цеха. Недостающую разницу капитала он решил занять у местного банка. Затем он предложил сокращаемым сотрудникам цеха выкупить его и, если они согласятся, гарантировал им, что будет предоставлять созданному ими предприятию в течение двух лет весь объём перевозок продукции фирмы при условии, что они запросят цены, не превышающие цены коммерческих перевозчиков. Они приняли предложение. Сегодня это процветающее предприятие грузоперевозок, на котором всем сокращаемым нашлись рабочие места.

Часто новые рабочие места для сокращаемых можно найти на самом предприятии или создать их вне предприятия. Но это требует от менеджера вдумчивости и социальной ответственности. К сожалению, не многие менеджеры обладают такими качествами.

Увольнение сотрудников по инициативе собственника — наименее приятный способ расторжения трудового договора. В некоторых компаниях необходимость прекращения контракта руководители объясняют попытками оптимизировать численность персонала для дальнейшего повышения эффективности работы. Таким образом, на предприятии может проводиться и оптимизация, и сокращение штата, в чем разница между этими процедурами, объясняет трудовое законодательство.

Обоснование увольнения сотрудников

Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.

Что касается процедуры оптимизации, то она не всегда предполагает череду увольнений. Персонал может быть переведен в другие филиалы и подразделения, меняется оргструктура, совершенствуются алгоритмы производственных процессов. За счет того, что начальство принимает решение убрать ту или иную вакансию, планируется повышение окладов оставшемуся персоналу.

Оптимизация позволяет адаптировать компанию к постоянно меняющимся рыночным условиям, добиваться поставленных производственных задач и выходить на запланированные объемы выпуска или продаж. Частью оптимизирующей процедуры может выступать сокращение.

Прежде чем распрощаться с некоторыми работниками на предприятии, руководитель должен принять взвешенное решение и обосновать, для чего ему необходимо увольнять кого-то, сколько человек потребуется освободить от занимаемых должностей, как именно расторгнуть трудовые договоры. В редких случаях начальство объясняет подчиненным, чем отличается оптимизация от сокращения штатов, но в любом случае рядовому сотруднику перспектива остаться без работы радости не принесет.

В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.

Методики для анализа

Приняв решение о сокращении определенного количества должностей в компании, руководитель должен понять, какие именно можно и нужно убрать из штатного расписания. Согласно законодательным предписаниям, в процессе оптимизации сокращение не может превышать 10% от первоначальной численности персонала. Чтобы обоснованно принять решение, собственник может провести анализ, используя один из методов:

функциональный (исследуются функции, которые возложены на определенный круг лиц и структурные подразделения в целом, определяется дублирование выполняемых задач, на основании чего лишние работники сокращаются);
нормативный (для подсчета оптимального количества занятых на производстве людей используются нормы труда, включающие нормативы обслуживания, времени; работники, выявленные сверх норм, могут быть уволены);
процессный (проводится реинжиниринг производственных процессов, на основании чего удаляются избыточные звенья, а взаимодействие между сотрудниками и отделами улучшается);
сравнительный (проводится сравнительное исследование показателей деятельности нескольких структурных подразделений или филиалов, в результате чего выявляются образцовые и эталонные).

На практике часто используется комплексная методика анализа, которая позволяет увидеть ситуацию в целом и доказать целесообразность запланированных изменений в штатном расписании. Как правило, для проведения подобных исследований в компании приглашается независимый, внештатный кризис-менеджер. Это человек, не заинтересованный ни в одном рабочем, не имеющий отношения к деятельности фирмы, который может принять объективное решение и тем самым выведет предприятие из коллапса.

Принятое руководителем решение об увольнении не вызовет восторга у персонала. Чтобы минимизировать стресс, а также сохранить имидж компании и репутацию на рынке, собственник может прибегнуть к следующим мерам:

стимулировать людей пожилого возраста уходить на пенсию;
предлагать работникам другие вакансии вместо увольнения, но с меньшей заработной платой;
договориться с сотрудниками об увольнении по обоюдному соглашению с дополнительными выплатами и компенсациями.

Кроме того, нередко начальство перераспределяет подчиненных, например, объединяя два подразделения в одно или перемещая в пределах одного филиала или департамента.

Процедура сокращения требует строгого соблюдения законодательства, в противном случае неправомерно уволенный человек имеет право обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию, чтобы восстановиться на работе.

Защищенные категории

Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:

беременными работницами;
одинокими матерями, которые имеют детей в возрасте до 14 лет;
матерями-одиночками с ребёнком-инвалидом, не достигшим 18 лет;
сотрудницами, пребывающими в декретном отпуске или в отпуске по уходу за детьми до 3 лет.

Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения. Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь. К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.

Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию. Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.

Эффективность работы компании зависит от оптимального количества профессиональных специалистов и их способности взаимодействовать друг с другом. Алексей Шенеман, генеральный директор компании «Выдумщики», рассказывает, как обойтись меньшим количеством сотрудников, и дает советы по повышению продуктивности команды.

Оптимизируйте штат

Сокращение численности за счет увольнения неизбежно влечет издержки: ухудшение имиджа работодателя и климата в коллективе, возможные судебные иски. Именно поэтому перед приемом человека на работу стоит несколько раз подумать, достаточно ли функций возьмет на себя специалист, можно ли распределить его обязанности между эффективными сотрудниками без урона для их продуктивности.

Вместо «сокращения рабочих мест» широко используется понятие «оптимизация» работников. Под ним подразумевают лояльный метод формирования штата: повышение квалификации сотрудников, их перераспределение внутри предприятия и стимулирование повышений.

Нам удалось избежать сокращения штата и сохранить все рабочие места во время самоизоляции. Думаю, что в этом помог постоянный расчет оптимальной численности персонала.

Мы проводим оптимизацию каждый год, стараемся не раздувать коллектив: если есть возможность нанять четырех консультантов, мы берем трех самых эффективных. Так мы можем обеспечить им более интересные материальные условия, уменьшить расходы на уплату налогов, социальных взносов, закупку техники и обслуживание магазинов.

Некоторые должности мы упраздняем. Клиенты часто заказывают товары нашего бренда онлайн. Поэтому необходимость в постоянных менеджерах для работы с клиентами отпадает, а мы делаем выбор в пользу одного, который занимается спорными вопросами.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Shutterstock/fizkes

Займитесь цифровой трансформацией

Цифровизация — это далеко не новый тренд в HR. Процесс на слуху уже несколько лет, но только сейчас он из тренда перешел в необходимость. Digital становится мощным инструментом преобразования: сотрудников и трат меньше, заработок компании растет.

Стоит отдать рутинные задачи компьютеру и сделать ставку на глубинное развитие потенциала сотрудников. Внедрение автоматизации — новшество, которым обязательно нужно воспользоваться. Электронный документооборот, CRM-системы — настоящие находки.

Важно обращать внимание на время, которое каждый сотрудник тратит на выполнение заданий. Тут тоже может потребоваться автоматизация. Например, если сотрудник тратит более 30% времени на составление таблиц в Excel или на звонки клиентам, то этот вопрос нужно как можно скорее решать. Это время он может потратить на гораздо более полезные вещи.

Отдавайте отраслевые задачи на аутсорс

Аутсорсинг — отличный бизнес-инструмент, который помогает компании не раздувать штат сотрудников. Выполнение непрофильных задач часто занимает много времени и у руководящего состава, и у сотрудников. Более того, это требует значительных финансовых вложений. Обращение к подрядчикам помогает разгрузить сотрудников и не тратить время на поиски хороших специалистов в инхаус.

Подрядчики часто работают в команде. Это позволяет использовать коллективный мозг за абонентскую плату. Полноценный штат сотрудников в офисе обычно стоит на порядок больше.

Например, в начале года мы подписали договор с коммуникационным агентством для продвижения нашего бренда и разгрузили специалистов в отделе маркетинга. Теперь мы сами контролируем процесс при помощи ежемесячных отчетов.

Найдите фрилансера для проектных задач

Иногда требуются разовые услуги от специалистов, которых нет в штате. Дополнять коллектив копирайтерами или таргетологами нет необходимости. Самое верное решение тут — привлечь фрилансеров.

Для них нужно максимально четко составить ТЗ, чтобы задание было выполнено без осечек и в срок. Обязательно стоит заключать гражданско-правовые договоры подряда. Обычно у фрилансеров уже есть шаблоны договоров — остается только заполнить.

Аванс не должен составлять более 50% от общей стоимости услуг: так вы покажете свою платежеспособность, а работник обязуется выполнить задание в срок.

Мотивируйте коллектив

От численности сотрудников зависит количество обязанностей, которые могут делегироваться, но тут важна мотивация.

Внеклассные занятия (например, тимбилдинг) отлично влияют на настроение в коллективе — мотивация к работе растет, а трудиться вместе становится комфортнее. Организация тимбилдинга может быть первым этапом сплочения. Уже на этой ступени сотрудники учатся находить общий язык.

Маленький коллектив иногда называют небольшой семьей, где все готовы прийти друг другу на помощь и разделить обязанности. В организации с большим штатом укрепление межличностных отношений отходит на второй план, а основное внимание уделяется выстраиванию рабочих процессов.

Чем меньше коллектив, тем легче руководителю уделять внимание каждому сотруднику. Когда на предприятии более 100 человек, выслушать и настроить каждого на трудовую волну будет проблематично.

Многие соискатели между работой в крупной и маленькой компании выбирают первый вариант. Принято считать, что в крупной компании мотивация работает лучше, а стимулы более цепляющие: квартальные и годовые премии, скидки в фитнес-клубах, дополнительное медицинское страхование, путевки для детей в детские лагеря.

Но даже в небольших компаниях можно найти много стимулирующих факторов и сделать продуктивную команду. Например, в нашей компании сотрудник четко знает свои карьерные перспективы: когда и при каких условиях он может занять новую должность. Как правило, все это мы оговариваем при найме на работу.

Unsplash

Читайте также:


За прогул на работе что будет

Какая зарплата в гондурасе

Что такое интенсивность труда в заработной плате в медицине

Какие льготы у ветерана труда в тверской области в 2021 году

Оплачивается ли аэроэкспресс при командировке