Что нужно знать генеральному директору о бухгалтерском учете
Опубликовано: 03.10.2024
Большинство руководителей рано или поздно сталкиваются с проблемами, которые возникли в связи или благодаря деятельности главного бухгалтера. Масштабы бедствия могут быть различны – от относительно небольших штрафов до кражи значительных сумм, необходимости восстанавливать бухучет, банкротства предприятий из-за неподъемных налоговых санкций и т.п. Действующее законодательство таково, что главный бухгалтер фактически не несет ответственности за ущерб, причиненный предприятию, тогда, как владельцы предприятия и генеральные директора попадают под удар. Чаще всего обнаружение «последствий трудовой деятельности» бухгалтера заканчивается тем, что бухгалтер пишет заявление об увольнении и отправляется к новым свершениям у нового работодателя, а расхлебывать заваренную им кашу приходится руководителям и владельцам предприятия.
Главное, о чем нельзя забывать руководителю – в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, руководитель компании несет ответственность за организацию бухгалтерского и налогового учета, а также за правильность начисления и уплаты налогов, главный бухгалтер - за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. То есть, за ошибки, допущенные бухгалтером, ответственность в итоге возлагается на генерального директора.
Сложность ситуации в том, что проверить качество работы любого специалиста может только специалист, имеющий квалификацию выше или равную, чем у проверяемого лица. Главный бухгалтер оказывается в исключительно выгодной для него ситуации – проверить его работу на предприятии очень часто некому. Мы не будем говорить о желательности аудита или экспресс-проверки бухучета, это общеизвестно, но не всегда возможно в силу объективных причин. Но даже компании, приглашающие аудиторов для проведения ежегодного аудита, узнают о своих проблемах постфактум и вынуждены приступать к дорогостоящему устранению проблем, тогда как предупреждение этих проблем позволило бы избежать многих неприятностей.
Основная причина возникновения всех проблем – отсутствие контроля над деятельностью сотрудников бухгалтерии. К сожалению, формат рассылки не позволяет дать весь материал по организации системы контроля и предупреждения ошибок, т.к. часть материала требует практического освоения на примере «живых» документов.
- основная цель системы контроля – предупреждение, а не устранение ошибок;
- система контроля должна быть понятна руководителю;
- она должна выявлять узкие места, быть недорогой, простой в исполнении, визуально удобной для восприятия;
- контроль должен быть систематическим;
- главный бухгалтер должен знать, что его работа контролируется.
Мы разграничиваем два понятия – «проверка работы главбуха» и «организация контроля». Вначале коснемся проверки. Самые важные вопросы, на которые стоит себе ответить до начала проверки работы главбуха: с какой целью я хочу проверить главного бухгалтера, и, что я буду делать, если в результате проверки вскроется, что.
Традиционные узкие места: некомпетентность главного бухгалтера, злой умысел, дезорганизация документооборота и бухгалтерского делопроизводства. При дезорганизованном документообороте даже у высокопрофессионального бухгалтера связаны руки – ошибки в бухучете и отчетности будут неизбежны. Начнем с самого простого – с внешних признаков проблем в бухучете, это: многочисленные ошибки в базе данных, беспорядок в документах, отсутствие налогового планирования, отсутствие профессиональной периодики и правовых программ. Коротко о том, что проверяем и как проверяем.
- Проверяем, как хранится текущая документация – в папке по направлениям учета (н-р «реализация», «банк-касса») или «россыпью» на столах и папках (попросите, н-р принести входящие счета фактуры за истекший месяц).
- Проверяем наличие архивов полугодовалой давности. Титульный лист архива содержит информацию о направлении учета, периоде, вслед за титульным листом идет реестр документов, страницы пронумерованы, архив прошит и опечатан.
Эти простые приемы позволят Вам составить общее впечатление о состоянии дел в бухучете Вашей компании, они могут свидетельствовать как о некомпетентности главбуха, так и о проблемах в документообороте, за организацию которого отвечает руководитель.
Итак, кто же виноват и что делать?
1. Технологический анализ выявил значительное количество ошибок в базе данных.
Причина - это некомпетентность сотрудников бухгалтерии или незнание ими версии 1С, используемой на Вашем предприятии.
Если штат бухгалтерии - единственный главный бухгалтер – речь идет о профессиональной некомпетентности.
Если штат бухгалтерии состоит из нескольких человек – речь может идти о профессиональной некомпетентности отдельных бухгалтеров и управленческой некомпетентности главного бухгалтера.
Обратите внимание, по каким участкам бухучета (счетам ) идут ошибки. Бухгалтер, ведущий данный участок некомпетентен. Главный бухгалтер не может организовать контроль над работой сотрудников, не уделяет внимания найму, расстановке, повышению квалификации подчиненных, не увольняет некомпетентных сотрудников.
Выход из положения: инициативный аудит или экспресс – проверка бухучета (отличается от аудита сжатыми сроками исполнения и отсутствием аудиторского заключения, вместо него выдается перечень проблем с рекомендациями по исправлению ситуации), если проверяющие констатируют безграмотность бухгалтера – обязательное увольнение.
2. Обнаружен «бухучет россыпью».
Причина – халатность главного бухгалтера.
Выход из положения: установить жесткие сроки для оформления бухгалтерских папок, распределения документов по тематическим папкам, оформления реестров, архивации документов датированных сроком более двух кварталов.Параллельно провести инициативный аудит или экспресс – проверку. По окончанию работ обязательно сменить бухгалтера, т.к. даже при хорошем знании бухучета, сотрудник ненадежен.
3. Документы хранятся в папках, но среди них есть ксерокопии, факсовые копии, документы без печатей и подписей.
Причина - непоступление документов или их исчезновение на территории Вашей компании в столах сотрудников отделов закупок и продаж, секретарей, иногда в самой бухгалтерии.
Документы вовремя не доходят до бухгалтерии, и бухгалтер вынужден вести бухучет на основании копий или не проводить документы вовсе. Проблема в дезорганизации документооборота в целом. Т.к. бухгалтерия не имеет рычагов воздействия, проблема должна быть разрешена на уровне высшего руководства, в противном случае нарушения в бухучете неизбежны.
Выход из положения: все документы, входящие в бухгалтерию и исходящие из бухгалтерии должны проходить через единственную точку входа/выхода с обязательной регистрацией движения по принципу регистрации секретарями входящей-исходящей корреспонденции. Это позволяет быстро выявить всех «участников потери документов» и применить к ним меры воздействия.
4. Документы хранятся в папках, архивов нет.
Причина – халатность главного бухгалтера.
Выход из положения: премии за своевременную архивацию или административные меры воздействия. Как правило, премирование работает лучше, чем различные виды наказания.
- Укажите в вакансии, что при найме главного бухгалтера проводится тестирование. Поток кандидатов резко снизится за счет бухгалтеров, не уверенных в собственной некомпетентности или уверенных в некомпетентности.
- Не нанимайте на работу бухгалтеров, в резюме которых есть информация о двух или более увольнениях в начале отчетного периода или непосредственно перед отчетным периодом.
Периоды увольнения, которые должны Вас насторожить:- с 20 марта по 20 апреля;
- с 20 июня по 20 июля;
- с 20 сентября по 20 октября;
- с декабря по конец января.
- Позвоните по всем предыдущим местам работы и узнайте у главбуха, принявшего дела, в каком состоянии она получила бухучет:
- была ли краснота в оборотно - сальдовой ведомости;
- бухучет был передан заархивированным или «россыпью»;
- проводилась ли налоговая проверка по периодам работы Вашего кандидата, и каковы были ее результаты;
- пришлось ли проводить какие-либо работы по прошлым периодам?
- Задайте вопрос о том, какие ошибки были допущены кандидатом за все время работы в должности главного бухгалтера. Если «ошибок не было» - откажитесь от работы с данным кандидатом. Ошибки в работе главбухов есть всегда. Не стоит брать на работу человека, стремящегося скрывать информацию.
- Рассматривайте кандидатов из сферы деятельности, соответствующей Вашему предприятию, работавших с той же системой налогообложения. Бухгалтера крупных компаний и аудиторы чаще всего не знают нюансы УСНО и ИП и наоборот.
- Если бухучет Вашего предприятия ведет один человек - ищите бухгалтера, работавшего в единственном лице, т.к. главбухи-руководители «теряют» нюансы отдельных участков, но способны организовать учет.
Если у Вас штат бухгалтерии, не берите главбуха, работавшего единственным бухгалтером, т.к. бухгалтер будет стремиться к тотальному контролю и выполнению работы собственными руками, нервничать и создавать проблемы себе, подчиненным и руководителю.
Продолжение материала в рассылке "Управление личной эффективностью руководителя". Подписаться >>>
На фото Денис Корнилов
Директор не обязан быть бухгалтером. Хотя, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете», за его организацию именно он несет ответственность. И директору приходится подписывать отчетность, которую нередко приносит главбух в последний момент. И немногие директоры интересуются содержанием баланса, который подписывают.
Интересно почему? Может быть, боятся показаться не столь всезнающими, или просто не хотят вникать. А вникать нужно! Предлагаю разобрать типичные вопросы, которые задают (или должны задавать) руководители бухгалтеру. И типичные ответы главбухов. Да не обидятся продвинутые специалисты, коим такой ликбез не нужен.
Вопрос странный
- А вот почему, Елизавета Викторовна, в балансе уставный капитал есть, а денег на счете нет?
Елизавета Викторовна в маленьком шоке. Но вежливо объясняет.
- Видите ли, Денис Владимирович, уставный капитал на то и был внесен учредителями, чтобы общество могло начать работать. На него закуплена первая партия товара, оплачена первая арендная плата, оборудовано помещение и т.п. То есть уставный капитал – это не обязательно денежные средства. В процессе множественных операций он распределяется по имущественным статьям таким образом, что невозможно сказать, что вот эти 50% находится в товаре, а эти 50% - в основных средствах. Нет. Уставный капитал- это источник активов организации. И если у нас в фирме будут значительные остатки денежных средств, то мы не станем богаче. Деньги должны работать.
- На бумаге миллионеры, а самим зарплату платить нечем, - бурчит под нос директор.
Вопрос каверзный
- А вот денег у на счету мало, а налоги большие. Как вы это объясните, уважаемая Елизавета Викторовна?
Елизавета Викторовна задумалась. И решила объяснить «на пальцах»: - Вот у вас есть 100 рублей и вы купили 2 кг яблок. Денег уже нет. Зато яблоки проданы за 150 рублей. Значит можно получать больше денег, вкладывая их в яблоки. И на 150 рублей куплено 3 кг яблок для продажи. И тут закончился отчетный период. Что в результате? Денег нет, а прибыль 50 рублей есть, только она вложена в товар. А налоги-то на прибыль платить нужно, и НДС тоже нужно заплатить. Ну, а если распространить пример на нашу фирму с большими оборотами, то принцип остается тот же, только налоги больше , но и прибыль больше. Но продав товар, мы опять получим деньги, и их часть направим на уплату налогов.
- А Минфин яблоками налоги возьмет?
Вопрос вразумительный
- Почему у нас долги по зарплате? Я вот вижу сумму по строке «Задолженность перед персоналом организации». И сумма почти как месячная зарплата всего коллектива! Насколько я помню, у нас не было задержек с выплатой. Откуда сумма?
- Ну, Денис Владимирович, так это объясняется просто. Заработную плату в бухгалтерском учете начисляют в одном месяце, а деньги выдают в следующем. Поэтому на 1 число каждого месяца имеется плановая задолженность по заработной плате, которая, конечно же, своевременно будет выплачена.
Вопрос «на засыпку»
- Елизавета Викторовна, меня интересует строка «Дебиторская задолженность». Насколько я понимаю, это наши должники. И что это за долги?
Бухгалтер может замешкаться. Открою маленький секрет, когда у бухгалтера что-то не сходится, он частенько «выравнивает» баланс данной строкой. Елизавета Викторовна может просто объяснить, что это нам должны покупатели.
Директор, не расслабляться! И вот тут-то надо выяснить, какие это покупатели или другие лица, сколько кто должен, почему и нет ли просроченных задолженностей.Елизавета Викторовна обязана принести аналитическую расшифровку по данной строке. А так же по каждому контрагенту все подробно объяснить. Сделает - молодец. Но надо еще попросить по сомнительным для директора суммам подготовить акты сверок с контрагентами.
- А как насчет строки «Товары»? Что, в самом деле, эта сумма «лежит» у нас на складе?
Елизавета Викторовна утвердительно соглашается.
- А когда работники фирмы проводили инвентаризацию? А сошлись ли данные с данными бухгалтерии?
Елизавета Викторовна должна отчитаться по заданным вопросам, и, кроме того, принести директору аналитическую расшифровку товаров фирмы. Может быть это станет поводом для распродажи всякой ерунды. А может быть - поводом серьезно поговорить с кладовщиками и службой безопасности.
Вопрос насущный
- А почему, уважаемый главный бухгалтер, я вижу по строке «Нераспределенная прибыль» кругленькую такую сумму? А разве не из этой суммы собственникам причитаются дивиденды? Что-то я, как учредитель, их ни разу не получал. Ах, не было протокола собрания о распределении прибыли? А вы, Елизавета Викторовна, предоставляли годовую отчетность учредителям? Нет?
Успех руководителя зависит от множества факторов, одним из которых является знание бухгалтерского учета. Эти знания дают преимущества руководителю сразу в нескольких направлениях.
Одной из главных задач руководителя любого предприятия является планирование. Составление бизнес-планов и контроль за выполнением поставленных задач и показателей будет неполноценным и практически неверным без знаний бухгалтерского учета. Соответствующие знания можно приобрести на специальных бухгалтерских курсах для руководителей. Бухгалтерский учет дает возможность правильно оптимизировать уплату налогов, рассчитать будущие поступления средств от дебиторов, зарезервировать расходы на расчеты с поставщиками, просчитать плановые уплаты процентов по кредитам (если таковые есть), правильно определить фонд заработной платы, рентабельность, ожидаемый чистый доход и другие части бизнес- плана, которые зависят уже от специфики работы предприятия.
Кроме планирования, вторым важным пунктом для руководителя является ценообразование, которое невозможно осуществить без знаний бухгалтерского учета. Для того, чтобы правильно составить прайс для покупателей товаров, работ (услуг), руководитель должен быть знаком со структурой себестоимости и знать счета, на которых она формируется.
К примеру, если предприятие занимается оптовой торговлей, то по обороту счёта 902 «Себестоимость реализованных товаров» отражается учетная цена (цена приобретения) реализуемого товара. При этом руководитель обязан знать, что для ценообразования необходимо учесть все расходы, расходы на сбыт, износ основных средств, операционные расходы, другие расходы. И только при исчислении всех расходов, которые распределяются на количество товара, можно сделать наценку, формирующую в результате чистый доход предприятия. В случае, если руководитель не имеет достаточных знаний бухгалтерского учета, есть риск не учесть какую- либо статью расходов (оборот по счету, где учитываются расходы). Это может привести к тому, что запланированная руководителем чистая прибыль будет значительно меньше, либо её не будет вообще, поскольку доход уменьшится в результате на сумму не учтенных в ценообразовании расходов. Такие ошибки просто недопустимы, особенно если на предприятии прайс утверждается на длительный срок и подписывается двумя сторонами в виде дополнительного соглашения к договору или спецификации. В данном случае, даже при быстром обнаружении бухгалтером ошибки, оперативно поменять и переподписать спецификацию, как правило, не удается – этот процесс может занять некоторое время. И всё это время предприятие будет недополучать запланированную прибыль.
Если в качестве примера взять руководителя предприятия-производителя, то в части ценообразования есть особенности, которые руководитель, знающий бухгалтерский учет, может контролировать и планировать, а не ожидать подсчитанных бухгалтером итогов.
Так, себестоимость производимой продукции напрямую зависит от загрузки производственных мощностей. Если производство загружено на 100% - себестоимость ниже, если меньше 100% – себестоимость выше. При этом, чем меньше в процентном соотношении загрузка производственных мощностей, тем выше будет себестоимость, так как общепроизводственные расходы делятся при этом на меньшее количество готовой продукции.
Руководитель производственного предприятия процесс загрузки мощностей легко может контролировать и может не допускать снижения загрузки до предела, который стал бы критическим для предприятия в отношении получения запланированного дохода. Кроме этого, долгосрочные бизнес- планы на производстве у знающего руководителя всегда будут включать в себя автоматизацию и модернизацию производства, поскольку это позволит в дальнейшем сократить себестоимость готовой продукции.
Также руководитель обязан вести поиски поставщиков сырья, материалов, услуг, электроэнергии, газа по низким ценам с целью увеличения рентабельности. Очевидно, что проработать все аспекты на предприятии, которые влияют на получение чистого дохода, может руководитель, который владеет знаниями бухгалтерского учета.
Ещё одна, очень важная причина, по которой руководителю необходимо знать бухгалтерский учет- его ответственность перед контролирующими органами. Как известно, руководитель ставит первую подпись на всех отчетах предприятия, которые подаются в статистику, налоговую инспекцию, фонды и другие контролирующие органы.
При этом, за подачу неверных данных предприятие несёт ответственность. Если в результате проверок контролирующими органами обнаружено, что данные отчетности не соответствуют данным бухгалтерского учета, предприятию могут быть начислены штрафы, а административный штраф при этом начисляется самому руководителю.
Если предприятие предоставляет заведомо неверную отчетность с целью выгоды (например, в банк- с целью получения кредита), то руководитель может быть привлечен к уголовной ответственности. Поэтому каждый руководитель обязан знать бухгалтерский учет для контроля отчетности (балансов, отчетов о финансовых результатах, налоговых деклараций, отчетов в фонды и другие), которая должна отражать достоверную и правильную информацию.
Знающий учет руководитель, прежде чем поставить свою подпись, сможет потребовать расшифровки всех статей баланса, провести их инвентаризацию и соответственно проверить достоверность данных отчета. Кроме этого, руководитель сможет проконтролировать работу бухгалтера, проверить правильность отображения информации в бухгалтерском учете, а также сможет проверить оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету, в котором возникает необходимость проверки.
Соответственно, знания бухгалтерского учета для руководителя являются очень важными не только по причине законодательной ответственности, а и контроля работы бухгалтерского коллектива и предприятия в целом. Есть и другие причины из-за которых руководитель должен знать бухгалтерский учет.
К примеру, бывают ситуации, когда руководителю необходимо быстро подготовить презентацию по предприятию с использованием бухгалтерских данных или просто провести встречу с потенциальными партнёрами, оговаривая при этом и бухгалтерские аспекты, и анализируя некоторые бухгалтерские данные.
Руководитель, который не знает бухгалтерский учет, в приведенной выше ситуации не сможет самостоятельно выступить представителем предприятия. Бесспорно руководитель, или претендент на должность руководителя, который знает бухгалтерский учет, имеет огромное преимущество по сравнению с руководителем, который имеет таких знаний. И конечно же акционеры предприятия, при выборе руководителя предпочтут первого.
Современный руководитель должен быть на «ты» не только с «целеполаганием», «тайм-менеджментом», «клиентоориентированностью» и др. На плечи руководителя ложится также каждая строчка бухгалтерской и налоговой отчетности: он должен понимать, на какие показатели «реагируют» налоговики и кредитные организации. Все это необходимо для принятия правильных управленческих решений. Чем лучше руководитель ориентируется в бухгалтерии, тем сильнее в целом организация. Сегодня мы расскажем, на какие показатели отчетности нужно обратить внимание. А поможет в этом наш эксперт — АГАНОВА Ирина Геннадьевна, директор аудиторской компании «Север-аудит плюс», аттестованный аудитор, аттестованный эксперт по МСФО, член НП «Ассоциация Аудиторов Содружество» и НП «Ассоциация Бухгалтеров Содружество».
1. Бухгалтерский баланс ББ — одна из форм отчетности, она содержит пять основных разделов (внеоборотные (I) и оборотные (II) активы, капитал и резервы (III), долгосрочные (IV) и краткосрочные (V) обязательства), в отличие от упрощенного баланса, состоящего всего из двух разделов (использует только малый бизнес). Обратите внимание на третий раздел «Капитал и резервы». По сути, это те средства, которыми располагает организация. Если мы хотим показать, что у нас стабильное финансовое положение, то в строке «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», должна быть положительная величина. Как только она становится отрицательной, это сигнал, что у организации не хватает активов (имущества) рассчитаться по обязательствам. В соответствии с законодательством об АО и ООО, если организация в течение двух лет не сможет улучшить свои финансовые результаты, т.е. превратить отрицательную величину в положительную, она подлежит ликвидации, о чем нужно подать соответствующее заявление в налоговый орган. В противном случае процедура банкротства может быть инициирована любым кредитором. Этот показатель контролируется налоговой службой, и вас могут вызвать на комиссию, где нужно будет объяснить свое финансовое положение. Чтобы определить, сможет ли организация рассчитаться с кредиторами, считаем чистые активы ЧА: от суммы первого и второго разделов актива баланса отнимаем четвертый и пятый и полученную величину сравниваем с размером уставного капитала УК. ЧА должны быть больше УК. В случае, когда УК достаточно большой, его можно уменьшить, чтобы чистые активы привести в соответствие с требованием законодательства. Это первый показатель, на который обращают внимание абсолютно все пользователи отчетности. Поэтому не стоит утверждать, что все в порядке, видя в своей бухгалтерской отчетности отрицательную величину в строке «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
2. Внеоборотные и оборотные активы. Внеоборотные активы — это производственные мощности (основные средства) организации, отражающиеся в I разделе актива баланса. Что означает этот показатель? Он подтверждает возможность производить готовую продукцию (оказывать услуги, выполнять работы) и связан с налогом на имущество. С 2017 года в Красноярском крае расчет налога на имущество будет исходить из кадастровой стоимости. Следовательно, объекты недвижимости, находящиеся на балансе, увеличат налоговую нагрузку. Особенно это коснется крупных предприятий и торговых центров. В то же время, если у вас на балансе есть основные средства, которые не используются в процессе производства, их необходимо списать с баланса. Активы резко уменьшатся за счет того, что вы уберете эти неиспользуемые фонды, и показатель чистых активов сместится в отрицательную сторону.
Оборотные активы (II раздел ББ) — это средства, которые всегда находятся под пристальным наблюдением контролирующих органов, а также банков и инвесторов, потому что это средства, которыми организация может рассчитаться по своим долгам. Поэтому все, что находится в активе баланса, подлежит бесконечной корректировке и резервированию. Например, у вас есть дебиторская задолженность. В бухгалтерском балансе должна быть указана величина, которая показывает, каким образом и за счет каких источников вы сможете рассчитаться с долгами. В обязательном порядке создается резерв по сомнительным долгам на ту сумму задолженности, которую невозможно сейчас использовать. Например, у вас на балансе числится дебиторская задолженность в размере 5 млн рублей, и вы знаете, что 3 млн рублей вы получите только через несколько лет или месяцев. В отчете вы должны показать разницу в размере 2 млн рублей (5-3), чтобы ваши пользователи видели, что на момент сдачи отчетности вы располагаете только двумя миллионами рублей, т.е. дебиторская задолженность в 5 млн рублей — «потенциальная», и вы пока не можете ей пользоваться в полном объёме.
То же самое касается материальных ценностей. В бухгалтерском балансе есть показатель «Запасы». Например, у организации отражены в учете материальные ценности на 10 млн рублей, но если их начать продавать сейчас для расчета с поставщиками, окажется, что их реальная стоимость — 8 млн рублей, и вы опять обязаны создать резерв на 2 млн рублей под обесценивание материальных ценностей. Тогда в балансе останется опять же всего 8 млн рублей, и пользователи должны это видеть.
Итак, что же такое активы? Это те средства, которые в любой момент могут превратиться в деньги и с их помощью можно будет рассчитаться с кредиторами. Этот показатель контролируется, потому что инспекторы понимают: если активов не будет в том размере, которые заявлены в бухгалтерском балансе, организация не рассчитается с кредиторами, а значит и показатель чистых активов завышен.
Положительная величина чистых активов позволяет распределять чистую прибыль и выплачивать дивиденды собственникам. Если она есть как таковая в отчетности, но по факту распределять нечего — тогда начисления аннулируются, и на выплаченные дивиденды доначисляются страховые взносы. Очень важно видеть реальное финансовое состояние предприятия. Речь идет о том, если организация неправильно показывает свои операции в бухучете, записи по факту хозяйственной жизни, происходит искажение отчетности, которое приводит к неверным оценкам пользователей.
3. Выручка. Отчет о финансовых результатах — это ещё одна важная отчётная форма, отражающая то, как организация сработала в прошедшем году, какой была выручка, расходы и др. У организаций всегда есть громадный соблазн не платить налоги, и что самое интересное — не у главных бухгалтеров, а у руководителей. Эта ситуация, когда руководитель утверждает: «Я не буду платить налог на прибыль, надо что-то придумать». И весь груз ответственности ложится на главного бухгалтера. Это несовместимо с правильным ведением учета, поскольку возникают некие операции, которые не имели места в жизни организации: факт хозяйственной жизни как таковой не состоялся, а в учете на основании первичных документов он есть. Речь идет, конечно же, о мнимых и притворных сделках. Когда они вскрываются, становится видно, что себестоимость завышена, выручка занижена, организация налоги не платила умышленно. Как итог — доначисление налога, штраф при выездных или камеральных проверках. Если они превышают определенную сумму, это может повлечь за собой не только налоговую и административную, но и уголовную ответственность и для бухгалтера, и для руководителя, отвечающего за отчетность предприятия.
4. Кредиты. Зачастую у организации, которая находится в стадии развития, не хватает оборотных средств и приходится брать займы и кредиты. Например, для того чтобы получить кредит, требуются показатели из нашей бухгалтерской отчетности. Понятно, что отчетность мы предоставляем ту, которая нужна банку, и здесь не должно быть расхождений с официальной отчётностью. Зачастую получается так, что есть отчет, который мы сдаем в налоговую и органы статистики, а есть отчет, который мы сдаем в банки, где показано, что товаров в бухгалтерском балансе не на десять миллионов, а на тридцать. И предоставляются «некие внутренние документы», которые попадают в банки. Банки запрашивают не только отчетность, они также требуют сводные и первичные документы. Тут начинается самое интересное: данные бухгалтерского баланса для банка не соответствуют ранее предоставленным данным, а предоставление недостоверной отчётности влечёт наказание в виде штрафа.
Поэтому, если вы будете получать кредит, поинтересуйтесь у главного бухгалтера, сможете ли вы банку (не налоговой!) предоставить документы, подтверждающие каждую строчку бухгалтерского баланса, составленного для банка.
5. Зарплата. Этот показатель также входит в отчетность. Кроме бухгалтерской отчетности, есть отчетность в социальные фонды, включающая такие показатели, как фонд оплаты труда и среднесписочная численность. Налоговым органам не составит большого труда разделить фонд оплаты труда на численность и на количество месяцев, чтобы выявить среднюю заработную плату в организации, которая проверяется на соответствие МРОТ. Если в организация работники трудятся на одну четверть ставки, а кто-то и на одну десятую ставки, это вызовет интерес проверяющих. Здесь руководитель должен понимать, что в организации расходы в части заработной платы и страховых взносов не формируются в полном объёме, и себестоимость придется «добирать» другими, «придуманными», документами. Подоходный налог проверяют налоговые инспекторы, страховые взносы — представители ФСС и Пенсионного фонда. Нарушения в одной из форм отчетности будут переданы дальше, к другим контролерам, как только будут выявлены. Получается своеобразная «связка»: банк, социальные фонды, налоговая и трудовая инспекции. Если недостоверные сведения вдруг где-то проявятся, ждите проверок абсолютно по всем структурам, учитывая, что штрафы за несвоевременную выплату зарплаты повышаются.
Какие данные из форм отчетности нужны руководителю
В дополнение к перечисленным формам бухгалтерской отчётности составляются отчет об изменении капитала, отчёт о движении денежных средств, пояснение о бухгалтерской отчетности, к которым имеют доступ проверяющие органы. Руководителю нужно научиться пользоваться данными отчётности, чтобы оценивать финансовое положение организации. С помощью финансовых показателей бухгалтерской отчетности можно просчитать коэффициенты, которые подскажут, в каком состоянии находится организация.
При первых признаках банкротства нужно принять меры для оздоровления предприятия. Например, с помощью изменения способа списания материальных ценностей можно уменьшить себестоимость и улучшить финансовый результат. Также можно внести средства от собственников, продать неиспользуемые активы или предпринять другие действенные меры. Если наоборот — дела идут в гору, тогда можно подумать об инвестировании в какие-либо другие направления. Такого рода решения принимает не главный бухгалтер, а сам руководитель. Исходя из показателей бухгалтерской отчетности, можно понять стратегию развития компании.
Немного досадно, вы знаете… Сколько раз нам приходилось беседовать с новыми руководителями, кто только-только открыл организацию и находился в активном поиске персонала. Они достаточно хорошо отзывались о представителях коммерческого отдела, куда входят руководители и специалисты отдела продаж, юристах, логистах и о ком только еще не говорили… Что касается бухгалтера, то это практически всегда звучало приблизительно так: «А, возьму бухгалтера, пусть мой учет ведет»… Вроде бы ничего постыдного в этих словах нет, ибо бухгалтеру действительно придется этим заниматься. Однако нотка некого пренебрежения в голосе все равно чувствовалась и это совершенно незаслуженно в адрес наших коллег. Мы решили провести опрос среди клиентов по услуге «1С Бухгалтерия онлайн», в частности, побеседовать с директорами, и решили понять положение дел глубже. Собрали пять наиболее «идиотских», уж простите, мифов о профессии бухгалтера. Признаться, мы получили вполне ожидаемые результаты. Эх, давайте опишем все, как на духу.
За бухгалтера все сделает программа
Никто не может поспорить с убеждением, что материально-технические средства нынешнего бухгалтера – это не те помощники, которыми пользовался его коллега, скажем, 50 лет назад. Если у советского бухгалтера на вооружении были счеты, записные книжки и несколько справочников (в которых ничего не менялось годами), то современному специалисту требуется аж целый ворох всевозможного программного обеспечения. Да, кто-то еще не ушел от «бумажных» справочников, но таких людей, скорее единицы, нежели тысячи. Так, современный бухгалтер должен быть обеспечен взятой 1С в аренду, справочно-правовой системой, специализированными расчетчиками по зарплате, пеням, по расчету больничных и т.д. Желательно, чтобы он был обеспечен специализированными журналами по бухгалтерской тематике непосредственно той отрасли, в которой он работает. Также сюда можно добавить всевозможные электронные подписи, банк-клиент, отчетность и все в том же духе. Когда речь заходит о крупной компании, то туда еще подключается целая куча первичных документов, которые необходимо обработать, складировать, следить за их сохранностью (не дай бог краска с чека сотрется). Другими словами, рабочий день бухгалтера в подавляющем большинстве случаев загружен от его начала и практически до конца. Директор, возможно, этого не понимает, как, скорее всего, попросту не понимает специфику его работы. На фоне этого, утверждение о «всесильности» программы, которая «за бухгалтера сделает все сама» – абсолютно тщетно. Для того, чтобы бухгалтерский учет организации велся корректно, а также налоги сдавались вовремя и без ошибок – всю информацию с бумажных носителей необходимо фиксировать в программном обеспечении. Необходимо вчитываться в каждую, что называется, «закорючку» для того, чтобы не допустить ошибку. Программа, конечно, сделает некоторые расчеты самостоятельно, но без участия бухгалтера она не станет функционировать, как по мановению волшебной палочки.
Сделает так, чтобы не платить налоги
Еще одним навязчивым убеждением директора (вероятно, не особо умного) является его мнение о том, что хороший и «настоящий бухгалтер» всегда найдет способ, чтобы организация не платила налоги. Возможно, руководители, кто так искренне считает, насмотрелся зарубежных фильмов про финансовых аферистов, которые грабили банки или проворачивали многомиллионные операции в обход государства. Мы сначала думали, что такого мнения придерживаются только те управленцы, кто только начал заниматься собственным бизнесом и еще не имел возможности познать всю «правду жизни»… Но, к большому удивлению, это оказалось не так. Даже опытные директора с многолетним стажем где-то внутри себя лелеют надежду найти именно такого человека, кто ЗАКОННЫМ путем сможет лишить компанию необходимости платить взносы, отчитываться в Фонды и т.д. Да, согласимся, налогообложение можно оптимизировать, можно, опираясь на поправки в законах снизить процентные ставки по налогам, получать те же вычеты по НДС и т.д. Но вообще не платить налоги – невозможно. С этой надеждой лучше распрощаться как можно скорее, дабы не ходить и не расстраиваться изо дня в день. Если такому директору действительно не хочется платить государству, то тогда лучше фирму вообще не открывать, нигде официально не работать, а заниматься коммерцией, что называется, «из под полы». Тогда, да, действительно, ничего платить не нужно (да и не получится). Только вот здесь возникает сразу несколько вопросов: 1) нужен ли тогда бухгалтер в принципе; 2) не страшно ли быть пойманным сотрудниками правоохранительных органов за ведение незаконной коммерческой деятельности? Важно понять, что та же Налоговая служба отслеживает направленные к ним декларации, проверяет наличие денежных средств. Если они не поступают вовремя, то назначаются пени, блокируются счета, могут приехать с проверкой. За что, спрашивается, здесь винить нашего брата бухгалтера? Неужели только за то, что так устроен «наш мир»? Глупости все это.
Бухучет нужен только бухгалтеру
Бухгалтер – человек пассивный
Вот над этим мифом только и остается, что смеяться. Сколько же нам доводилось общаться с людьми, ставшими впоследствии клиентами услуги «1С облако», кто по своему жизненному кредо и темпераменту всегда готов двигаться вперед и только вперед. Выражения «Невозможно оставаться на одном месте. Есть только путь вперед или назад». Вот еще: «Если вы не становитесь лучше, значит вы становитесь хуже». Придерживаться такого взгляда на жизнь не могут люди, которых в жизни ничего не интересует, кроме состояния покоя и вкусного бисквита в тумбочке. И все же нет дыма без огня. Сам характер бухгалтерской работы вынуждает много наших коллег подавлять свою активность, умерять «пыл», когда речь идет о работе с цифрами. Точность, скрупулезность, то самое «состояние покоя» просто необходимы, когда вчитываешься в текст договора, когда «набиваешь» платежное поручение или же составляешь годовой отчет о хозяйственной деятельности организации. Точно так же, как менеджеру отдела продаж необходимо быть мобильным, изобретательным, бухгалтеру требуется быть спокойным, хотя бы в определенные часы своей работы. Проблема заключается в том, что, действительно, у многих это стало входить в привычку.
Все бухгалтера – женщины
Уважаемые руководители! Мы прекрасно понимаем, что когда вы пробегаетесь глазами по размещенным на сайте резюме, вам на глаза попадаются исключительно «женские» кандидатуры. Поверьте, что так было далеко не всегда и это правило, почему-то действует только на территории постсоветского пространства. Стоит заметить, что даже в советское время большинством бухгалтеров были именно мужчины (ну, это такие строгие «дядьки» в костюмах, с усами и в очках). Почему ситуация изменилась сейчас – ответить сложно. Однако на рынке труда можно встретить мужчин, кто по своим моральным и профессиональным качествам будет выполнять свою работу на блестяще высоком уровне. Здесь же стоит заметить, что в странах Западной Европы, да и в самих США, профессия бухгалтера считается преимущественно «мужской», ибо эта должность требует от кандидата определенной выдержки, столь необходимой для решения повседневных задач.
Резюме
На основе вышеизложенного мы приходим к выводу, что какая-то часть управленцев далека от реального понимания того, кто такой бухгалтер и чем он занимается. Знаете, здесь совершенно нечем гордиться. Помните, как это говорили выпускники университетов: «Я математик, поэтому мне русский язык знать не обязательно» или «Я историк, поэтому зарубежную литературу я могу и не читать». Здесь происходит примерно то же самое. Хочется пожелать всем прочитавшим нашу статью директорам немного подумать над тем, правильно ли вы оцениваете своего сослуживца, хорошо ли понимаете его потребности. Поверьте, это не будет лишним даже с точки зрения личных отношений. Бухгалтер в большинстве случаев – добрый человек. Найдите с ним общий язык, проявите к нему искреннюю доброжелательность, он ответит вам тем же.
Читайте также: