Что такое аудит рабочих мест

Опубликовано: 16.05.2024

Охрана труда представляет собой совокупность мер по обеспечению безопасности сотрудников. Аудит по охране труда позволяет повысить эффективность этой системы. В процессе проверки выявляются имеющиеся нарушения, проверяется соответствие документов законам.

Цели и результаты аудита

Рассмотрим ожидаемые результаты аудита по охране труда:

Системная оценка деятельности компании в сфере охраны труда.
Проверка соответствия деятельности организации существующим законам.
Обнаружение слабых мест.
Прогнозирование вероятных рисков.
Разработка плана мероприятий по устранению нарушений.
Расстановка приоритетов при устранении нарушений.
Поиск причин имеющихся нарушений.

Оценка деятельности, на основании которой можно сделать объективные выводы о бизнес-процессах.
Проверка состояния компании на данный момент.

Аудит по охране труда – обязательная мера для большой компании, в которой работает много сотрудников. Мероприятие позволяет контролировать соответствующую сферу. Комплексная оценка деятельности нужна, в первую очередь, самому предприятию.

Внутренний аудит компании

Существует два вида аудита по охране труда: внешний и внутренний. Первый вид предполагает проведение проверки представителями сторонней организации. Внутренний аудит осуществляется силами сотрудников самой проверяемой компании. Это доступный инструмент для контроля условий труда на предприятии. Проверяться может как компания в общем, так и конкретное рабочее место. Рассмотрим преимущества внутреннего аудита:

Получение достоверных сведений об условиях труда.
Составление локальных статистических данных.
Возможность составления объективного отчета, который будет предоставлен инвесторам и акционерам.

Внутренний аудит может проводиться как планово, так и внепланово. Плановые проверки выполняются 1-2 раза в год. В каких случаях имеет смысл проводить мероприятие внепланово? Оно связывается с падением эффективности труда. Если какой-либо показатель, относящийся к охране труда, резко меняется, следует осуществить проверку.

Виды внутреннего аудита

Различают следующие виды аудита по охране труда:

Внеплановый. Цель – сбор информации для оперативного устранения нарушений. Проводится представителями службы охраны труда.
Целевой. Цель – сбор информации о конкретном объекте.
Комплексный. Цель – осуществление полноценной проверки системы управления условиями труда. Для проведения мероприятия назначается комиссия, в которую входят представители службы охраны труда.

При любой проверке, как правило, предварительно формируется график предстоящих работ.

Порядок проведения

Рассмотрим все этапы внутреннего аудита:

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет увеличить безопасность условий труда, снизить опасность травм, своевременно исправлять все нарушения, не допускать появления аварийных ситуаций. Внешний аудит осуществляется по похожему алгоритму.

Внешний аудит по охране труда

Основное отличие внутреннего от внешнего аудита заключается в том, что последний проводится сторонними независимыми компаниями. Руководителю компании требуется сначала найти организацию, занимающуюся соответствующей деятельностью. Затем с ней заключается гражданско-правовой договор. Услуги сторонней компании нужны для следующих целей:

Проверки документации на соответствие требованиям закона.
Подготовки компании к проверкам со стороны государственных органов.

Для объективности аудита рекомендуется обратиться в крупную компанию с соответствующими лицензиями. Предварительно следует ознакомиться с отзывами о ее работе. Что выбрать: внутренний или внешний аудит? Внутреннюю проверку провести проще. Документы не придется доверять сторонним специалистам. Внешний аудит обеспечивает большую объективность.

Целью аудита рабочих мест является определение проблем использования персонала. Для формирования политики управления человеческими ресурсами фирмы, надо иметь четкое представление, что эти проблемы, собой представляют в настоящий момент и какова тенденция их изменений в будущем. В этом случае необходим такой инструмент, как аудит рабочих мест.

Поскольку изучение рабочих мест, процессов и операций обязательная часть программы управления персоналом, аудитор уделяет этому направлению пристальное внимание. Он изучает, насколько эти процессы и операции согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами организации в целом.

При подготовке к аудиту следует тщательно ознакомиться с нормативными материалами по тарификации работ - Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия (организации).

Аудитор знакомится с описанием рабочего места:

-с кратким описанием сути рабочего процесса, обязанностей работника и степени его ответственности, сведениями об условиях работы.

-со спецификацией рабочего процесса - личностными и профессиональными характеристиками, необходимыми для выполнения данного процесса.

-результатами подбора работников на эти рабочие места.

-сравнением плановой и фактической производительности труда.

-оценкой разработки и внедрения программ подготовки кадров и повышения квалификации.

-наличием и реализацией программ перемещений и карьеры в организации.

-системой вознаграждений в организации.

-программой безопасности и здоровья работников.

Исходя из этого, рекомендуется следующая последовательность этапов аудита:

1) аудит производительности

2) аудит штатных должностей и соответствия им квалификационных характеристик работников

3) аудит развития должности, т.е. оценка условий развития персонала с учетом стратегии организации и ее управленческих возможностей, возможные риски

4) стратегический аудит

Аудит производительности позволит ответить на вопрос: «Каков уровень производительности труда в организации по сравнению с аналогичными должностями в конкурентных фирмах?»

Аудит штатных должностей позволит ответить на вопрос: «Правильно ли и рационально ли используется персонал организации, как в личностном, так и в коллективном аспекте?»

Проводя стратегический аудит можно получить ответ на вопрос: «Какие рабочие места и в каком количестве потребуются организации завтра?»

Мерой производительности является соотношение между результатом и ресурсами, затраченными для его достижения.

Производительность труда измеряется как объем продукции на единицу затраченного на его производство труда.

Улучшать рабочую производительность - это таким образом экономить время, чтобы получить тот же результат с наименьшими усилиями.

На уровень производительности труда непосредственное воздействие оказывают технический прогресс, фондовооруженность, качество рабочей силы, социально-трудовые отношения, организация и условия труда, эффективность распределения, сочетания различных ресурсов.

Исследование производительности жизненно важно для предприятия в конкурентной борьбе. При прочих равных условиях оно будет испытывать недостаток финансирования для продвижения продукции или для нововведений, что приведет к накоплению задержек исполнения, отставанию.

Аудит производительности - это средство увеличения производительности.

Аудитор строит свою систему показателей путем сравнительного анализа рабочих мест.

Всякий рост производительности труда, в конечном счете, означает экономию труда, сбережение рабочего времени.

В целях повышения уровня производительности труда разрабатываются специальные программы управления производительностью труда, включающие:

-измерение и оценку этого уровня;

-планирование контроля и повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки;

-осуществление конкретных мер по повышению производительности;

-измерение и оценку воздействия этих мер.

Одна из важнейших задач аудитора — четко и ясно сформулировать проблемы роста производительности предприятия.

Практика показывает, что в наши дни в индустриально развитых странах рост производительности в среднем равен 2,5% в год.

Аудитор решает эту важную проблему сопоставлением необходимого роста рабочего времени (желательный рост производительности) с реальным числом часов (например, с временем, необходимым для плавки чугуна естественным путем).

Чем меньше при прочих равных условиях издержки, связанные с потреблением ресурсов живого труда и подлежащие включению в общую сумму издержек производства и обращения фирмы, тем больше величина прибыли

Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Как отклонение плана и факта в процентах рассчитываются показатели: среднесписочного количества работников, количество отработанных дней, среднесписочная продолжительность рабочего дня, среднее количество часов работы одного работника и т.д. Затем на основе этих данных составляется для наглядности таблица. Более детальную характеристику использования рабочего времени с организации дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного работника. Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работников и величиной недоданной продукции за счет потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

2. Аудит укомплектованности персоналом

Аудиторская экспертиза заполнения штатных должностей начинается с получения информации, какого рода обязанности выполняет работник (описание должности) и каковы должны быть его знания и навыки для этого.

При анализе штатных должностей целесообразно использовать такие количествeнныe методы, как функциональный анализ рабочего процесса и анкетирование.

Функциональный анализ рабочего процесса применяется для характеристики сущности рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для формулировки требований к работникам.

При использовании должностного анкетирования для количественной оценки должностей используется стандартизированная анкета. Ее заполняет сам аудитор. Достоинств метода анкетирования в его апробированности, недостаток - большие затраты времени и труда. При этом анкетирование дает только общую картину рабочей должности.

Аудитор оценивает сложность труда. Потом оценивает сочетание индивидуального и коллективного труда в организации. Затем аудитор оценивает правильность применения коэффициента трудового участия (качество работы, отношение к своим должностным обязанностям) и коэффициента трудового вклада (численность работающих, качество продукции, состояние трудовой дисциплины) с позиции укрепления трудовой и технологической дисциплины, воспитания сознательного отношения к труду. Правильное применение этих показателей способствует формированию мотивационного ядра личности, соответствующего современным условиям и поставленным задачам.

3. Аудит развития персонала

Аудит оценивает возможности использования человеческого потенциала с позиции стратегического плана организации по трем аспектам:

-общие условия развития персонала, т.е. проводится анализ стратегии и менеджерских мощностей предприятия;

-качества средств и методов стратегического управления персоналом, т.е. анализируется доступная информация, позволяющая составить представление о настоящем положении дел, перспективах использования кадрового потенциала, прогнозах изменений во внешней среде.

-оценка возможных рисков.

С позиции интересов работника аудиторская экспертиза осуществляется в двух направлениях:

-развитие компетентности работника (повышение квалификации) и

-возможность продвижения по служебной лестнице (карьера).

Многие фирмы экономят на обучении персонала, хотя обучение выходит на одно из первых мест в перечне средств повышения конкурентоспособности работодателя.

Аудитор знакомится с программами повышения квалификации фирмы и делает выводы относительно:

- наличия потребностей в обучении работников;

- постановки целей обучения;

- выбора методов обучения;

- изменение результатов до и после обучения и конечной оценки эффективности программы.

Издержки на обучение равны прямым и косвенным затратам фирмы на этот процесс.

Второй аспект развития должности в интересах работника - это его карьера.

Управление персоналом базируется на предположении, что фирма принимает на себя обязательства наиболее полно использовать возможности работников и предоставлять каждому из них шанс расти, наиболее полно самореализоваться, успешно продвигаться по служебной лестнице.

Все действия по укомплектованию персоналом должны служить удовлетворению потребностей, как организации, так и отдельных работников - это выгодно как организации, с точки зрения улучшения выполнения работниками обязанностей, так и служащим за счет более полной, напряженной и интересной работы и возможности сделать карьеру.

Аудитор проверяет, насколько предприятие осознает важность развития карьеры, предлагаются ли работникам разнообразные возможности, которые могут включать простые программы обучения или детализированные консультационные услуги для совершенствования индивидуальных планов продвижения по службе.

Общая цель этик программ — сочетание потребностей и целей работника с текущими или будущими возможностями продвижения, имеющимися на предприятии.

Аудит персонала направлен на поиск резервов системы карьерного роста, что может помочь работникам в определении их собственных потребностей к продвижению, подготовку информации о подходящих возможностях карьеры внутри предприятия при согласовании индивидуальных и корпоративных целей. Нахождение таких резервов может уменьшить устаревание человеческих ресурсов, которые так дорого обходится предприятию.

-степень информирования сотрудников о вакантных местах и о необходимой для этого квалификации;

-указана ли система, в соответствии с которой работники могут претендовать на эти места;

-оказывается ли помощь работникам в планировании карьеры;

-имеется ли осмысленный диалог между работниками и их руководителями о целях этой карьеры.

Следует оценить проблемы развития карьеры по отдельным группам работников, например, определить причины ранних затруднений, связанных с карьерой (молодые специалисты), проблемы, связанные с серединой карьеры или с ее завершением (предпенсионный период). B каждом из этих случаев аудитор ищет факторы риска социального характера и предлагает пути их снижения.

Задача аудитора — нахождение «узких» мест в совмещении личных ожиданий в области своей карьеры с возможностями, доступными в данной организации. Для этого применяется двоякий подход:

-с одной стороны, оценивается процедура планирования карьеры в организации, предусматривает ли план продвижений средства для достижения желаемых результатов;

-с другой - выясняется, как учитываются желания и возможности самих работников в области обучения, тренингов и профессионального развития.

4. Стратегический аудит

Планирование персонала - составная часть планирования на предприятии. При составлении и планировании различных планов (плана оборота, финансового плана и др.) предприятию необходимо учитывать кадровые решения в целях эффективности развития предприятия.

Планирование персонала - это целенаправленная деятельность по обеспечению пропорционального динамичного развития персонала, расчет его квалификационной структуры, определение общей и дополнительной потребности персонала в предстоящем периоде.

Процесс планирования персонала состоит из трех этапов:

-оценка наличия ресурсов;

-оценка будущих потребностей;

-разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Оценка наличного персонала - исходная позиция планирования. Необходимо определить, сколько человек занято выполнением каждой операции; оценить и качество труда работников. Должна быть разработана система требований к трудовым навыкам с указанием количества работников, обладающих ими.

Оценка будущих потребностей - прогноз численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и перспективных целей

Разработка программ удовлетворения будущих потребностей означает составление конкретных графиков проведения мероприятий по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, тре6ующихся для реализации целей, т.е. потребностей предприятия.

В планировании персонала необходимо выделять две ступени:

-полный статистический анализ наличных кадров на основе подробной их классификации по должности, полу, возрасту, стажу работы, квалификации, виду оплаты;

-прогнозирование потребности в кадрах на основе анализа тенденций, выявленных постоянным изучением кадров с учетом роста народонаселения, изменений в структуре образования, миграционных потоков.

Компьютеризация кадровой работы позволяет проводить быстрый анализ любого признака. Для этого необходимо собирать данные на протяжении достаточного периода времени и регулярно их анализировать. Тогда прогнозирование количества работников, которых надо принять, перевести на более высокую должность, обучить или уволить в данном году, не представит собой сложности.

В целом планирование персонала – это комплекс мероприятий для предприятия направленный на создание условия для того чтобы иметь необходимое количество людей в целях выполнения стратегических планов с учетом мотивации персонала.

1. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. пособие / Под ред. проф. П.Э. Шлендера. — М.: Вузовский учебник, 2007. -224 с.

2. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.И. Подольского - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. -655 с.

3. Деслер Г. Управление персоналом. – М.: БИНОМ, 1997. -431 с.

4. Интернет ресурс http://www.consulting-house.ru/groups/page-24.htm

5. Никонова Т.В., Сухарев С.А. Управленческий аудит персонала / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Экзамен, 2002. 180 с.

6. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала: Учебное пособие. – М.: Издательство «Экзамен», 2002. -448 с.

Цель работы – рассмотреть методику и особенности проведения аудита рабочих мест.
Задачи работы:
1) провести анализ аудита системы управления рабочими местами;
2) проанализировать теоретические основы аудита рабочих мест на предприятии;
3) составить план проведения аудита организации оплаты труда на ООО «Экопласт».

Содержание работы

Введение 3
1. Анализ аудита системы управления рабочими местами 5
1.1. Аудит численности персонала на ООО «Экопласт» 5
1.2 Аудит системы управления персоналом ООО «Экопласт» 9
2. Теоретические основы аудита рабочих мест на предприятии 13
2.1 Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика 13
2.2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Экопласт» 18
3. План проведения аудита организации оплаты труда на ООО «Экопласт» 25
Заключение 33
Список используемой литературы 35

Файлы: 1 файл

Курсовая аудит.docx

1. Анализ аудита системы управления рабочими местами 5

1.1. Аудит численности персонала на ООО «Экопласт» 5

1.2 Аудит системы управления персоналом ООО «Экопласт» 9

2. Теоретические основы аудита рабочих мест на предприятии 13

2.1 Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика 13

2.2. Организационно-экономическая характеристика ООО «Экопласт» 18

3. План проведения аудита организации оплаты труда на ООО «Экопласт» 25

Список используемой литературы 35

Введение

Для формирования политики управления человеческими ресурсами фирмы, надо иметь четкое представление, что эти проблемы, собой представляют в настоящий момент и какова тенденция их изменений в будущем. В этом случае необходим такой инструмент, как аудит рабочих мест.

Поскольку изучение рабочих мест, процессов и операций - обязательная часть программы управления персоналом, аудитор уделяет этому направлению пристальное внимание. Он изучает, насколько эти процессы и операции согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами организации в целом [8, c. 17].

Актуальность темы исследования определена тем, что в современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда на рабочих местах. Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.

Объект исследования - ООО «Экопласт».

Предмет исследования – методика аудита рабочих мест.

Цель работы – рассмотреть методику и особенности проведения аудита рабочих мест.

1) провести анализ аудита системы управления рабочими местами;

2) проанализировать теоретические основы аудита рабочих мест на предприятии;

3) составить план проведения аудита организации оплаты труда на ООО «Экопласт» .

Методы исследования: сравненительно- сопоставительный, аналитический.

Структура работы: введение, три главы, заключение и список использованной литературы.

1. Анализ аудита системы управления рабочими местами

1.1. Аудит численности персонала на ООО «Экопласт»

Развитие рыночных отношений диктует необходимость в более рациональном использовании трудовых ресурсов. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

При анализе штатных должностей целесообразно использовать такие количествeнныe методы, как функциональный анализ рабочего процесса и анкетирование [11, c. 184].

Основными задачами аудита численности персонала являются [15, c. 92]:

- определение соответствия фактической численности отдельных категорий работников, плановой их численности;

- изучение динамики численности работников;

- изучение уровня квалификации кадров;

- изучение и оценка обеспеченности предприятия и его структурных подразделений трудовыми ресурсами в целом, а также по категориям и профессиям;

- определение и изучение показателей текучести кадров, выявление резервов трудовых ресурсов, более полного и эффективного их использования;

- определение влияния на численность работников различных режимов работы;

- выявление нерационального использования работников;

Источниками информации для анализа служат [11, c. 71]:

1. внешняя информация:

сайт предприятия
статистическая информация
нормативы численности

2. информация организации:

Штатное расписание
Коллективный договор
Положение о подразделении

Статистический анализ численности рабочих.

Кадровый состав предприятия и отдельно цеха был проанализирован выше. Теперь необходимо определить динамику среднесписочной численности рабочих ООО «Экопласт» и выполнение плана, рассчитанные данные представлены в виде таблице. Данные взяты из штатного расписания, рассчитаны на 1.03.2012 год.

Целью аудита рабочих мест является определение проблем использования персонала. Для формирования политики управления человеческими ресурсами фирмы, надо иметь четкое представление, что эти проблемы представляют собой и какова тенденция их изменений в будущем. В этом случае необходим такой инструмент, как аудит рабочих мест [8].

В соответствии с целью данной работы были поставлены следующие задачи:

. Дать общую характеристику МП ЖКХ Чеховского района.

. Изучить теоретические аспекты аудита рабочих мест в организации.

. Составить план и программу проведения аудита в МП ЖКХ Чеховского района.

1. Анализ деятельности МП ЖКХ Чеховского района

.1 Характеристика МП ЖКХ

Работа организаций направлена на предоставление качественных и бесперебойных жилищно-коммунальных услуг. Для реализации этой приоритетной задачи используется передовой опыт других предприятий, используются новые энергосберегающие технологии. Результатом технологической модернизации стало значительное сокращение количества аварийных ситуаций, заявлений и жалоб потребителей.

Теплоэнергетическое хозяйство является основной отраслью. В зимнее время особенно важна её безаварийная работа, что может достигаться только серьезной подготовкой к отопительному периоду.

котельного хозяйства и тепловых сетей, водозаборных и водоснабжающих сооружений, очистных сооружений, канализационных насосных станций и канализационных сетей;

жилищного фонда с оказанием жилищных и коммунальных услуг населению и организациям города и района, телеантенного и лифтового хозяйства; производит благоустройство и санитарную очистку в городе и районе.

В задачи компании входит эксплуатация, своевременный ремонт и специализированное техническое обслуживание следующих объектов и комплексов:

тепловых сетей и котельного хозяйства, канализационных сетей и насосных канализационных станций, сооружений для очистки вод, водоснабжающих и водозаборных сооружений;

жилищного фонда, лифтового и телевизионного антенного хозяйства.

В состав МП ЖКХ Чеховского района входят структурное подразделение Теплосеть, Водопроводно-канализационное хозяйство (Водоканал), Предприятие технической эксплуатации жилищного фонда (ПТЭЖФ), Сельское предприятие ЖКХ (СП ЖКХ), Многоотраслевое предприятие коммунального хозяйства (МПКХ).

.2 Система управления в МП ЖКХ

Линейная организационная структура относится к простейшему виду бюрократических структур, в ней воплощены принципы централизма и единоначалия. Руководитель наделен всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему объекта.

Линейно-функциональные оргструктуры управления эффективны в условиях, когда аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся, жестко связанные задачи.

Каждый подчиненный имеет только одного руководителя, а каждый руководитель нескольких подчиненных в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.

Линейная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель единоначальник, осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Эта структура базируется на вертикальном разделении управленческого труда и приводит к управлению по уровням. Она позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение, не прибегая к системам стимулов и мотиваций. Эта структура управления не пользуется частными и средними фирмами при отсутствии широких кооперативных связей.

Каждый отдел выполняет свои функции и несет обязанности.

Основные преимущества линейной организационной структуры:

быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

согласованность действий исполнителей;

оперативность в принятии решений;

ясно выраженная личная ответственность руководителя за принятые решения.

Основные недостатки линейной организационной структуры:

большое количество ступеней управления между высшим звеном и работником;

большое количество управленцев верхнего уровня;

Коллектив остается слаженным и устойчивым. Деятельностью предприятия руководят высококвалифицированные руководители и специалисты, работающие в сфере ЖКХ и энергоснабжения более 20 лет.

.3 Анализ рабочего места в МП ЖКХ

. Наименование организации, подразделения и должности.

МП ЖКХ Чеховского района.

2. Функции и задачи деятельности.

Формирование учетной и налоговой политики

Подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности

Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах

Учет всех хозяйственных операций

Задачи бухгалтера.

1. Формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности Компании.

. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

3. Регламентирующие документы.

А) Устав организации

Б) Трудовой Кодекс РФ

В) Должностные инструкции бухгалтера

Г) Трудовой договор

4. Мебель и оборудование .

Оборудование.

Компьютеры, телефон, принтер.

Три письменных стола, шесть стульев. Из них три с регулируемой высотой и три деревянных, обитых тканью. Шкаф для одежды. Один шкаф для хранения документов. Шкафчик для хранения посуды. Напольный вентилятор и обогреватель. Зеркало, часы, шесть горшков с цветами.

5. Технические средства.

В работе используется Microsoft Office. Программа 1C бухгалтерия и склад.

6. Загрузка рабочего места.

А. Рабочий день с 8.00 до 17.00

Б. Обед с 12.00 до 13.00

Г. Загрузка распределена равномерно.

1. Общая площадь рабочего места = 18 кв. м.

. Площадь на одного сотрудника = 6 кв. м.

. Средняя температура = 23 градуса.

. Для создания уюта разрешены элементы декора.

8. Оплата труда.

Оплата труда устанавливается исходя из ТК РФ и составляет 12980

Оклад + премия (45% от оклада).

Выплачивается ежеквартальная премия.

9. Социальные льготы.

Полный соц. пакет (оплачиваемый больничный и отпуск, выслуга лет, санаторное лечение, медицинская страховка). Посещение бассейна за счет предприятия 1 раз в неделю.

10. Охрана труда.

Инструкция по использованию технических средств

Инструкция по электробезопасности

Инвентарь по техники безопасности.

Дресс код отсутствует.

В помещении отсутствует вытяжка и система кондиционирования. Стены покрыты обоями. Уборкой помещений и мытьем полов занимается уборщица.

В здании МП ЖКХ имеется небольшой магазин.

Он работает с 8-00 до 18-00, где любой желающий может купить выпечку, кисломолочную продукцию, соки, воды, конфеты, чай, кофе и т.д.

Каждый день, в начале рабочего дня все кабинеты обходит завхоз и проверяет работу оборудования. Примерно раз в три года проверкой условий труда занимается специальная организация.

Из всего выше изложенного, можно сделать вывод, что рабочие места и условия труда в организации являются оптимальными.

2. Аудит рабочих мест

.1 Определение понятия рабочее место

Количество P.M. на предприятии должно соответствовать количеству занятых на нем работников с учетом графика и сменности работы, наличия отпусков.

Виды рабочих мест [13]:

Многостаночное рабочее место предполагает обслуживание одним работником одновременно нескольких агрегатов. Такой тип рабочих мест широко распространен в текстильной промышленности и в машиностроении. Например, пять токарных автоматов обслуживаются одним токарем-оператором.

Коллективное рабочее место характерно для химической промышленности, нефтехимической, металлургической, а также для крупных транспортных средств (самолетов, морских и речных судов, локомотивов). В этом случае один агрегат обслуживается не одним, а несколькими работниками. Например, крупный прокатный стан на металлургическом заводе обслуживают одновременно до 120 рабочих.

Стационарные рабочие места неподвижны, располагаются на закрепленной производственной площади и оснащаются стационарными средствами труда (машинами, механизмами, инструментом). Предметы труда подаются непосредственно к рабочему месту.

Пространственные рабочие места не связаны с какой-либо отраслью экономики, видами продукции или средствами труда, а определяются характером работы. Это, например, геологоразведка, уборка помещений, выпас скота и др. Работник имеет не фиксированное рабочее место, а лишь очерченное пространство. За ним закрепляется лишь постоянное место явки специальное помещение или контора, где ведется учет прибытия и ухода работника и контролируется его исполнительность. Рабочее место ряда производственных специалистов и руководителей не имеет четкой регламентации. Непосредственные обязанности они выполняют, не только сидя за рабочим столом, но и находясь на территории фирмы. В какой-то мере это свободное рабочее место в том понимании, что данная категория работников может свободно использовать любую точку территории предприятия для выполнения возложенных обязанностей.

) Оснащение включает все необходимые для трудового процесса средства труда.

) Планировка есть рациональное размещение рабочих мест на производственной площади, пространственное размещение в пределах каждого рабочего места технологического и вспомогательного оборудования, организационной оснастки.

Оснащение рабочего места должно соответствовать выполняемым на нем работам и обеспечивать максимальную экономию трудовых затрат, облегчать труд рабочего, быть удобным и безопасным. Оснащение рабочего места включает основное технологическое и вспомогательное оборудование, технологическую и организационную оснастку, техническую документацию [1].

Рабочее место состоит из следующих элементов:

предметов хранения материалов

предметов хранения инструментов

устройств предназначенных для безопасности и удобства работы

2.2 Проведение аудита рабочих мест

Аудитор знакомится с описанием рабочего места:

результатами подбора работников на эти рабочие места.

сравнением плановой и фактической производительности труда.

оценкой разработки и внедрения программ подготовки кадров и повышения квалификации.

наличием и реализацией программ перемещений и карьеры в организации.

системой вознаграждений в организации.

программой безопасности и здоровья работников.

Исходя из этого, рекомендуется следующая последовательность этапов аудита:

1) аудит производительности

) аудит штатных должностей и соответствия им квалификационных характеристик работников

) аудит развития должности, т.е. оценка условий развития персонала с учетом стратегии организации и ее управленческих возможностей, возможные риски

Основными этапами аудита являются следующие:

1) Подготовка к аудиту

анализ информации о проверяемых подразделениях

распределение аудиторов по подразделениям

подготовка вопросника по аудиту

проведение инструктажа аудиторов

проверить работу сотрудников выборочным

задать вопросы из вопросников по аудиту

установить соответствие или несоответствие

записать результаты наблюдений

определение общего количества несоответствий по всем проверенным

согласование и распределение несоответствий по категориям

определение слабости системы менеджмента качества и возможностей для улучшения

определение степени соответствия системы качества критериям

информирование высшего руководства организации о результатах аудита

согласование сроков и состава корректирующих.

3. План и программа аудита рабочих мест в МП ЖКХ

Аудит рабочих мест в организации проводится раз в год [14].

Начиная разработку общего плана и программы аудита, аудиторская организация использует предварительные знания об экономическом субъекте, а также результаты проведенных аналитических процедур.

Аудитор составляет и документально оформляет общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным, для того чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

План аудита:

.1. Оценка риска аудита

.3. Общие сведения о клиенте

.4. График представления клиентом документов для аудита

.1. Согласование организационных вопросов

.2. График проведения аудита

.3. Распределение персонала

.4. Финансовый план аудита

Программа аудита в Приложении 1.

В современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда на рабочих местах.

Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.

Список используемой литературы

аудит бухгалтер рабочий

Источник: сайт известного американского журнала по менеджменту качества «Quality Digest». Автор статьи-оригинала – Уильям Стимсон, сертифицированный аудитор и консультант по требованиям стандарта ISO 9001. Имеет более чем тридцатилетний опыт работы, из которых двадцать был инженером и руководителем.

ISO 9001:2000 делит эту ответственность в трех различных областях: 4.1 Общие требования, 4.2 Требования к документации, 4.3 Принципы менеджмента качества. Если топ-менеджмент не будет активен в этих трех областях, организация в данных трех аспектах не преуспеет и система менеджмента качества будет неэффективной. Давайте сейчас рассмотрим все их: сначала хорошо поймем, что именно требуется, а затем проанализируем в качестве доступных для аудита характеристик СМК.

Общие требования к системе менеджмента качества

В том, что касается качества у организации есть одна основополагающая цель – управлять так, чтобы обеспечить бесперебойное, стабильное качество. Достижение этой цели начинается с идентификации элементов процессов, которые станут частью системы. Эта работа должна быть интегрирована и сопряжена с достижением целей СМК, то есть процессы должны быть организованы в соответствии с процессным подходом и поддержаны соответствующими необходимыми ресурсами. Также деятельность в рамках системы менеджмента должна постоянно подвергаться измерениям на предмет эффективности и результативности. Необходимо создать действенные процессы постоянного улучшения системы.

Подразделы о контроле эффективности СМК

Система менеджмента качества глубоко проникает в структуру всех уже существующих процессов на предприятии, распространяясь на каждый уровень работы компании и оказывая влияние на качество продукции и услуг. Она затрагивает ожидания поставщиков и клиентов и, как следствие, имеет очень широкую область применения. Здесь у любого может возникнуть вполне понятное недоумение: как что-то настолько всеохватное и абстрактное в постановке целей может быть вообще аудитопригодным. Ответ – ничто не подходит для аудита пока оно не реализовано, но будучи приложенным к конкретной практике становится аудитопригодным.

Подраздел 4.1 стандарта ISO 9001:2000 включает требования к системе качества, но без документации, внедрение СМК нашло отражение в других разделах. Другими словами, когда все требования из подраздела 4.2 и разделов 5-8 были проверены в результате аудита – это значит, что СМК прошла аудит. Мы, между тем, рассмотрим именно требования стандарта по документации.

Требования по документации. Руководство по качеству

Согласно общей структуре модели СМК по ISO 9001, система состоит из двух частей: внедряемых и документируемых. Документационная составляющая (то есть, Руководство по качеству, – прим. авт.) включает или соотносится со всеми документами СМК, будь это политики, планы, процедуры или инструкции – они все оказывают влияние на качество продукции или услуг. Руководство по качеству не какой-то стандартный документ или группа документов, скорее это индивидуальное сочетание печатных материалов и компьютерных программ. Все эти документы должны быть установлены и управляться, чтобы всегда можно было убедиться, что действующая документация доступна тогда и там, где она требуется. Так вы сможете поддерживать весь массив документации в актуальном состоянии – ни один документ не выйдет из-под контроля.

Весь массив документации – это, по сути, и есть Руководство по качеству. Стандарт об этом так и говорит, он определяет Руководство, как свод всех документов, формирующих структуру данной СМК. На практике, впрочем, многие компании собирают все свои документы и компьютерные программы, но не называют это Руководством по качеству. С таким названием они держат небольшой отдельный документ-политику. На самом деле, оправдано называть так документ только если его предметом является освещение всего комплекса документов, действующих в системе менеджмента качества.

Иерархическая структура документации СМК

Эту систему называют «многоуровневая структура документации». На первом уровне – Руководство по качеству, оно содержит политики и распределение ответственности за выполнение требований стандарта ISO 9001, включает документально закрепленную формулировку высшего руководства о его приверженности качеству. Именно в руководстве по качеству должен быть приведен перечень документов, относящихся ко второму уровню документации СМК и соответствующий график ревизии этих документов. К Руководству по качеству также должен быть приложен лист рассылки этого основополагающего документа. Руководство может включать и несколько процедур уровня всей компании, таких, как процедуры руководящего органа.

Уровень второй. Процедуры отделов разъясняют разграничение ответственности, содержат организационную структуру отделов и раскрывают информацию о входных и выходных данных процессов. Так же как документ первого уровня имеет ссылки и обзор документов второго уровня, документы второго уровня ссылаются и перечисляют документы третьего уровня.

Не всякая производственная задача нуждается в рабочей инструкции. Внутренние аудиторы могут понять, когда она нужна задав себе два вопроса:

Если задача определенной деятельности выполнена неправильно, то наносит ли это вред качеству продукта?
Действительно ли существующие инструкции по реализации какой-либо задачи самодостаточны для нового сотрудника, только что пришедшего на должность?

Ответ «Да» на первый вопрос означает, что рабочая инструкция требуется, а ответ «Да» на второй – что она может и не нужна, разве что для большей доступности информации. К примеру, инженеры не нуждаются в рабочих инструкциях для разработки, их квалификации уже достаточно для того, чтобы делать эту работу.

Как проверить при аудите Руководство по качеству?

Организациям предоставлена огромная свобода в разработке Руководства по качеству. И все же стандарт создает предпосылки для того, чтобы придираться к этому документу постоянно. Но это неконструктивно. Внутреннему аудитору лучше сосредоточиться всего на трех вопросах. Покрывает ли Руководство СМК целиком? Находится ли этот основополагающий документ под управлением? Доступен ли он сотрудникам, у которых есть в Руководстве необходимость?

Учитывая какой широкий охват проблематики имеет Руководство по качеству, аудитор может быть ошеломлен масштабом проверки этой громады на соответствие, но многоуровневая структура операционной документации позволяет взять ситуацию под контроль. Лучше всего с самого начала Руководства просматривать ссылочные документы на выборочной основе.

Как понятно из приведенной здесь иерархической пирамиды документов СМК, количество документов растет по мере того, как вы спускаетесь ближе к нижней ступени пирамиды, но все они связаны между собой ссылочным аппаратом. Руководство по качеству ссылается на документацию второго уровня, а в каждой процедуре отдела есть ссылки на документы третьего уровня. Определитесь с применением выборочного контроля документации до того, как начнете «ходить» по ссылкам, затем производите случайную выборку документов в пределах установленной области проведения аудита.

Обратите внимание на то, организована ли документация так, как было описано тут ранее. Организации не обязаны следовать каким-то требованиям ISO 9001 по формату Руководства по качеству для соответствия этому стандарту. Те компании, Руководство которых подготовлено в соответствии с форматом редакции ISO 9001 1994 года будут не соответствовать формату, который предлагается в ISO 9001:2000 – формат там совершенно иной. Если Руководство по качеству выполнено в предложенном ISO 9001:2000 формате, то это сильно облегчит аудит, хотя тем, кто использует Руководство в своей повседневной производственной практике важнее его полезность для работы – этот вопрос стоит на первом месте.

ISO 9001:2000 требует от аудиторов проверить исключения – положения ISO 9001, которые не относятся к деятельности компании и которые должны быть прописаны Руководстве по качеству. Приведем пример. Ранее компании, у которых в принципе не было функции разработки продукции, подтверждали соответствие стандарту ISO 9002. Но данный стандарт отменен. Такая компания должна теперь проходить сертификацию по ISO 9001:2000, но имеет право сделать исключения из требований, касающихся разработки и сообщить об этом в Руководстве по качеству. Исключение из стандарта возможно также относительно процессов, которые компания поддерживает, но которые не оказывают влияния на качество продукции или услуг, которые она предоставляет своим клиентам.

Аудит процесса управления документацией

По определению процесс управления документацией должен гарантировать, что актуальные и корректные документы доступны тогда и там, где они нужны и что эти документы используются. Исходя из этого мы можем выделить следующие критерии эффективности управления документацией СМК:

Идентифицируемость.
Доступность.
Наличие ссылок, связь с другими документами.
Местонахождение.
Процедуры пересмотра устаревшей версии документа.

«Идентификация» относится к заголовку документа и дате редакции. Каждый документ СМК должен иметь своего «владельца», ответственного за управление этим документом. Владелец и пользователь документа идентифицируют его по заголовку и индивидуальному номеру. Документы могут существовать в виде распечатанных материалов или быть доступными в электронном виде.

«Доступность» означает упорядоченный и подотчетный процесс распределения документов. Для каждого документа «владелец» и пользователь создают минимум копий, необходимых для эффективной работы с ними. Должны использоваться только копии, находящиеся под управлением, и эти копии должны быть легкодоступными пользователям. Как мы уже упоминали, основной список документов второго уровня должен быть в Руководстве по качеству и такой же список документов третьего уровня приводится в документе второго уровня, связанного с ним. Например, перечень рабочих инструкций для какого-нибудь отдела, стоит поместить в журнале процедур отдела.

«Размещение» связано с выпуском новых и прошедших пересмотр документов, исключение устаревших копий. Аудиторам нужно проверить, есть ли политика и документированная процедура для удаления устаревших копий документов и после этого, посетив рабочие места, посмотреть, присутствуют ли на них только актуальные редакции процедур записей и других атрибутов СМК. Старые документы не всегда сразу уничтожают или архивируют, если на них есть пометки оператора оборудования, то их даже могут специально хранить – и очень упорно. Не миритесь с этим, так как присутствие на рабочем месте устаревших документов – это несоответствие.

«Пересмотр» – это внесение изменений в документы, находящиеся под управлением. Для этой деятельности должна быть предусмотрена процедура. Эта процедура должна описывать: как изменения в документе должны идентифицироваться, необходимо, чтобы было определено количество поправок, после которых документ нужно переиздать. Некоторые документы, например, протоколы испытаний, ордера на закупку изменяются редко. Но другие: выписки, процедуры, спецификации, – меняются чаще и, следовательно, нуждаются в статусе изменения. Процедура внесения изменений должна быть следующей:

Можно привести много примеров документов, которые требуют управления: выписки, спецификации, чертежи, процедуры испытаний, инструкции контроля, рабочие инструкции, операционные формы (когда заполнены), Руководство по качеству, операционные процедуры и процедуры обеспечения качества. Компании сами определяют, какие документы нуждаются в управлении, но нужно иметь политику и процедуру, которые описывают процессы выбора таких документов и критерии выбора.

Аудит записей по качеству

Записи по качеству – это документы, которые демонстрируют соответствие спецификациям и эффективность системы качества. Как внутренний аудитор может понять разницу между документами и записями? Документ существует до факта, которому он посвящен, а запись появляется после факта. Документ это написанная или графически оформленная передача политики, процедуры или инструкции деятельности. Запись отражает данные и информацию о результатах выполнения деятельности. В какой форме будет представлена запись конкретной компании – это абсолютно ее дело. Примеры включают в себя записи об анализе со стороны руководства, разработке, контрактах, результатах испытаний и контроля, записи о калибровке оборудования, записи о работе поставщиков, последнее, но не менее важное: записи об аудитах.

Записи по качеству должны быть приведены в Руководстве по качеству с указанием ответственного и сроком хранения. Компания устанавливает некоторый период хранения записей, адекватный для ее отрасли, но этот период должен быть указан. Во многих случаях срок хранения записей продиктован целью хранения. Например, документы по оценке потребителем качества при доставке должны храниться весь гарантийный период.

Наконец, стоит упомянуть, что хранить записи нужно дружественным экологии способом, в том числе чтобы предотвратить потерю документов. Пожалуй, лучший способ – держать записи в цифровом формате – записи, которые так хранятся легко доступны – и это ценно в том числе по соображениям аудита.

Использование принципов менеджмента качества

Стандарт – это соглашение между разными игроками рынка, при котором они договариваются действовать строго определенным образом. Эта простая истина не всем ясна. Время от времени мы слышим от некоторых представителей сообщества качественников о том, что они-то за «по-настоящему высокие стандарты качества». Эти специалисты просто не понимают, что по-настоящему «суровый» стандарт встретит малое количество желающих ему следовать. Следовательно, он не может быть стандартом. Впрочем, с годами, некоторые из существующих в менеджменте практик начинают пользоваться всеобщим признанием и возводятся в статус принципа.

Подобные принципы перечислены в подразделе 4.3 ISO 9000:2000 – это восемь всеми признанных практик, которые используются руководителями для создания успешных систем управления качеством. Здесь уже упоминались три из них: внимание к требованиям потребителей, процессный подход, постоянное улучшение. И вновь скажем, что сами по себе принципы не поддаются аудиту, поддается аудиту их практическое воплощение в конкретной организации.

Улучшение документации

Любой руководитель мечтает об облегчении бремени канцелярщины. Это всегда толкало к стремлению предельно сократить количество бумажной работы, необходимой для нормальной работы предприятия. Где-то подсознательно мы чувствуем, что нуждаемся в документах в каком-то виде, например, в записях, но сокращение количества документации кажется разумной стратегией улучшения работы. В последние годы было немало разговоров об информационной системе на предприятии, полностью лишенной «бумажного» документооборота, как о конечной цели усилий любой организации в этом направлении.

Вот пример. Военно-морские силы США долго пытались создать «безбумажную» информационную систему, чтобы облегчить нагрузку, которая связана со сложной логистикой и многочисленной технической документацией. Сейчас этот проект находится на таком этапе, при котором можно полностью обойтись без материальных хранилищ технических нормативных документов и документировать всю деятельность на кораблях и береговых базах исключительно в цифровом формате. С другой стороны, сами моряки долго противились этим реформам, потому что они работают в условиях закрытых труднодосягаемых мест, где не всегда есть компьютер, помимо всего прочего, и где технические руководства часто нужны непосредственно на рабочем месте, под рукой. Подход, при котором вы решаете проблему в одном месте создавая «нарывы» в другом, неуклюж и обречен на провал.

Иметь «безбумажную» документацию – значит иметь доступ к любой информации в качестве цифровых записей в компьютере. Интернет чрезвычайно много уже достиг, чтобы обеспечить техническую возможность и удобство такого подхода к насыщению производственной деятельности информацией. И все же мы начинаем понимать, что, хотя полностью цифровая документация имеет свои преимущества, она также накладывает ограничения и приносит с собой проблемы. Требуется выработать более глубокое понимание и более дальновидное восприятие эффективности иных улучшений и новшеств в области документооборота.

Аудиторы могут начать в постижении этого аспекта работы с опроса представителей «своих» компаний о том, что они считают улучшением и каковы цели подобных проектов. Можно предложить следующие критерии для анализа улучшений документации какой-либо компании:

Определение документации
Разграничение информации и документации
Эффективные носители информации
Эффективные записи
Легкий доступ к информации

Большинство пользователей документации согласны: бумажный носитель – не единственный пригодный носитель внутрифирменной документации. Компьютеризация и цифровые документы распространены повсеместно. Хотя в этом вопросе нужно учитывать консерватизм многих структур, программное обеспечение может быть таким же всепроникающим и вездесущим, как данные на материальном носителе. К какому бы носителю компания в итоге не пришла, нужно стремиться к полноценному доведению информации везде где она необходима, эффективной системе записей, носитель информации должен предоставлять возможность простого доступа к информации.

Конечно, аудиторы не могут делить требования к документации и информации при проведении аудита. Даже несмотря на то, что положения по документации приведены в подпункте 4.2, а к информации в 6.5. Похоже, это тот случай, когда выполнение общей проверки позволит выявить наиболее эффективные и результативные методики аудита.

Вывод

Система менеджмента качества опирается на систему документации, которая реализует политику и цели в области качества. Важным элементом этой документации являются процедуры и инструкции, записи по качеству. Документация СМК обеспечивает информацию, необходимую для эффективной и результативной работы системы менеджмента качества и всех ее процессов. Система включает механизмы обратной связи, позволяющие удостовериться, что необходимая в рамках системы информация актуальна и доступна пользователям и заинтересованным сторонам где бы в системе она не понадобилась.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также: