Что такое бронирование рабочих мест

Опубликовано: 17.09.2024

Когда мы говорим о цифровизации офисных пространств, прежде всего думаем о том, как новые технологии могут оптимизировать бизнес-процессы и улучшить показатели. Но кто запускает эти процессы?

Основной и самый ценный капитал компании — ее сотрудники и их комфорт. Поэтому подходить к диджитализации рабочих мест нужно, отталкиваясь именно от потребностей и удобства команды.

Антон Тарасов, директор продукта в компании UnSpot, предлагающей решения по организации гибких рабочих мест, рассказывает о том, как цифровизация может сделать офис более комфортным и привлекательным для сотрудников, которые уже успели привыкнуть к работе из дома.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Мировые тенденции диджитализации

Общий тренд перехода в цифру существовал задолго до пандемии 2020 года. Бизнес все больше уделял внимание облачным решениям, которые помогали более простому масштабированию компании и оптимизации ее расходов. По данным IDC, в 2019 году объем рынка облачных сервисов составил $233,4 млрд — это на 26% больше, чем в 2018-м, когда он равнялся $185,2 млрд.

В 2020 году ситуация изменилась. COVID-19 не просто ускорил уже существовавшие процессы, но и вынудил самых упрямых скептиков присмотреться к новым технологиям из-за общего перехода компаний на удаленный или гибридный форматы.

Гибридный формат предполагает совмещение сотрудниками удаленной работы и работы в офисе.

Смена форматов заставила работодателей, во-первых, сократить пространства, так как теперь в офисе присутствуют не все сотрудники, а арендная плата не думает снижаться. А во-вторых, менеджмент решил трансформировать рабочие места, делая их более универсальными. Вот несколько примеров:

Управление отделом кадров, недвижимости и технологий Thomson Reuters, осознав, что важно заблаговременно планировать выход части сотрудников обратно в офис, внедрило грамотное комбинирование технологий онлайн- и офлайн-работы. Так, подключение оборудования видеоконференцсвязи во всех открытых пространствах офиса и переговорных комнатах помогло сотрудникам без проблем начать общаться с коллегами, которые сейчас работают из дома.
В PayPal тоже обратили внимание на преимущества гибридного формата работы. Компания предложила своим сотрудникам виртуальные пространства, в которых они смогут встречаться не для обсуждения рабочих вопросов, а для маленькой паузы на чашку кофе, которую так приятно выпить с коллегами в офисе. Эти неформальные встречи помогают командам не терять контакт друг с другом, делая работу в новых распределенных условиях более комфортной.

Цифровизация и смена форматов в России

В нашей стране переход на дистанционный формат до кризиса был сильно затруднен общепринятым мнением работодателей, что удаленная работа недостаточно эффективна. Пандемия стала мощным катализатором, который во многом вынудил бизнес пересмотреть свое отношение к альтернативным вариантам организации рабочего процесса. Кризис доказал, что эффективность зависит не от территориального распределения команды, а от самой организации взаимодействия ее членов и тех инструментов, которыми они пользуются.

Несмотря на первоначальный скепсис, сейчас в России становится все популярнее идея «гибкого офиса» — способа организации рабочего пространства, который объединяет преимущества коворкинга, сервисного центра и классического офиса. Такой формат позволяет сотрудникам совмещать удаленную занятость с работой в офисе, а работодателям — сокращать и оптимизировать свои площади, повышая их рентабельность и общую удовлетворенность коллектива условиями труда.

По прогнозам экспертов, в 2021 году общая площадь гибких офисов в России может увеличиться со 182 до 350 тыс. кв. м. В 2020 году их стали выбирать не только участники IT-рынка, но и более консервативные организации: банки, госкорпорации, реальный сектор и так далее.

Новые IT-решения для офиса

Бронирование переговорных комнат

Такой пример модернизации офиса крайне популярен, так как повышает эффективность использования пространства. Благодаря синхронизации системы с корпоративным календарем, сотрудники могут удаленно бронировать необходимую для встречи переговорную комнату и приезжать к точному времени, не находясь в офисе целый рабочий день. Настенные сенсорные панели фиксируют и отражают занятость помещений, что также дублируется и в установленном ПО, и в корпоративных календарях.

Это решение сейчас пользуется особым спросом среди компаний, которые проводят частые переговоры с клиентами или партнерами на своей территории. Менеджменту особенно важно произвести на гостей правильное первое впечатление, продемонстрировав свою инновационность и высокий уровень организации внутренних процессов.

Более того, предпочтение технологии бронирования переговорных комнат отдают предприятия реального сектора и консалтинговые компании, которые заботятся об оптимизации и экономии времени сотрудников, а также особенно трепетно подходят к формированию HR-бренда своей организации.

Виртуальный офис

Относительно новое направление, которое вобрало в себя не только специальные ПО для удаленной работы, но и продукты, ранее немыслимые в онлайне. Компании, предлагающие решения для создания виртуального офиса, помогают заводить почтовые адреса, регистрировать телефонные номера и факсы, обрабатывают и хранят записи звонков и даже оказывают бухгалтерские услуги из любой точки мира. Иначе говоря, вы получаете полностью укомплектованный офис со всеми внутренними процессами, который может быть оформлен по всем бумагам, например, в Нью-Йорке, в то время как вы будете находиться и работать в Москве.

Помимо продвинутой телефонии и почты, сотрудники такой компании могут общаться в специальных облачных сервисах, пользоваться таск-менеджерами для постановки и контроля выполнения задач. Они могут как пользоваться всем известными Skype, Zoom, Trello, Jira, так и специальными решениями, собранными в виртуальном офисном пространстве с настоящими моделями переговорных комнат и рабочих мест. Зайдите в кабинет к начальнику и посмотрите расписание его встреч на сегодня. Очень удобно, не правда ли?

Большое количество компаний уже внедрили технологии виртуального офиса целиком или частично, задействовав лишь некоторые инструменты из предлагаемого комплекса. Многие оценили общение в специальных корпоративных мессенджерах и трансформацию привычных процессов работы с документами, которая почти целиком перешла в онлайн-пространство облачных сервисов.

Автоматизация пространства: сокращение площадей, внедрение hot desking

Отличный пример автоматизации офиса — внедрение технологии hot desking (в переводе с англ. — «горячие столы»), которая позволяет оставить в офисе ровно столько мест, сколько необходимо для безопасной и комфортной работы, а также сэкономить на офисной недвижимости благодаря сокращению арендуемых площадей.

Суть технологии — создать закрепленные места для тех, кто вынужден или хочет постоянно работать в офисе, и предоставлять остальным гибкие рабочие места с возможностью удаленного бронирования. Синхронизация с корпоративными календарями делает эту технологию универсальной для сотрудников, а возможность проанализировать посещаемость офиса особенно привлекает внимание менеджмента, который стремится сократить свои издержки в кризисный период. Так, согласно исследованиям IWG, 85% представителей топ-менеджмента уверены, что повышение гибкости рабочего пространства уже привело к росту производительности труда их сотрудников.

Кто особенно оценил преимущества hot desking:

IT-компании, которые до пандемии не прибегали к практике дистанционной занятости, но после успешного опыта сотрудников работы из дома задумались о сокращении занимаемых площадей и внедрении гибкого формата с периодическим посещением офиса.
Страховые компании, агентства, торговые представительства, у которых нет потребности в постоянном присутствии сотрудников на рабочем месте.
Учреждения онлайн-образования, которым удалось масштабироваться за период пандемии — их новый штат вряд ли сможет поместиться целиком на старой площади.
Компании, которые не просто хотят внедрить передовые технологии, но и предварительно провести аналитику использования офиса, чтобы предложить своим командам лучший опыт работы.

Офис будущего: что ждет нас после пандемии

Сегодня можно с уверенностью сказать, что в ближайшие несколько лет произойдет настоящая революция в организации офисного пространства и в тех инструментах, что составляют цифровое рабочее место сотрудника. Рост популярности гибридного формата работы закономерно приведет бизнес к созданию гибких рабочих мест, которые будут удобны членам распределенных команд и не вызовут сложностей в их коммуникации друг с другом. Сотрудникам станет комфортно работать и в офисе, и дома, а предприниматели, в свою очередь, избавят себя от лишних издержек.

Быстрое распространение системы рабочих помещений без закрепленных за сотрудниками постоянных рабочих мест несет много преимуществ, но имеет серьезный недостаток – отсутствие гарантированного рабочего места/свободной переговорной в случае приезда в офис сотрудника или встречи команды специалистов. И пандемия COVID-19 требует обеспечения социального дистанцирования между занятыми столами. Для решения этой проблемы мы предлагаем систему «Workspace Booking Manager 365», выполненную на платформе Microsoft Office 365.

Описание задачи

Культура работы «sharedesk» / «openspace», предусматривающая отсутствие у сотрудников постоянных рабочих мест, начала развиваться несколько лет назад – такая практика позволяла экономить на офисных площадях и повышала уровень взаимодействия сотрудников. Период карантина только усилил эту тенденцию – сотрудники, работающие удаленно, привыкли работать вне офиса и стали заезжать туда лишь по необходимости (например, с кем-то встретиться лично), а сами офисные площади стали сокращаться прежде всего в силу экономических причин. Окончание карантина и возвращение части работников в офис привели к неожиданным последствиям – свободных помещений стало не хватать. Требования соблюдения социальной дистанции в офисе только осложняют положение. Единственный выход – своевременное бронирование рабочих мест и переговорных.

Краткое описание системы

Система « Workspace Booking Manager 365 - управление бронированием рабочих мест » позволяет сотрудникам зарезервировать на схеме помещения тот или иной стол, либо нужную переговорную на определенные дату и время, с точностью до часа. При этом контролируется список бронирований, сделанных ранее, при попытке забронировать уже занятый стол или переговорную система выдаст предупреждение. При бронировании используется уникальный для каждой организации план помещений со схемой расположения столов. Система доступна непосредственно из Microsoft Teams и не требует от сотрудников дополнительной авторизации.

Основные преимущества:

Teams-приложение.
Доступ через Internet, для работы нужен только браузер.
Наглядность – выбор нужного места по схеме помещения, где указаны все уже занятые рабочие места/переговорные по дням с указанием времени бронирования и сотрудника, сделавшего бронирование. Щелчок по выбранному столу выводит окно бронирования. Цвет стола в помещении указывает его доступность – забронирован на весь день (красный), на часть дня (желтый), доступен полностью (зеленый). Впоследствии возможна онлайн-отмена сделанного бронирования.
Схема помещений точно соответствует планировке офисов в организации.
Режим COVID19 – возможность принудительного соблюдения норм социальной дистанции при бронировании рабочих мест. Столы в пределах социальной дистанции от забронированных ранее выделяются серым цветом и недоступны для нового бронирования.
Оповещение автора с подтверждением даты, времени и места бронирования или отмены сделанной брони.

Требования к системе:

Microsoft Office 365 в редакции с SharePoint Online и Microsoft Teams.
Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online.

Доступна демо версия

Скриншоты решения:

Доступные места в обычном режиме

Выбор стола

Выбор стола в режиме COVID19

Выбор переговорной

Бронирование переговорной

Сообщение об ошибке бронирования

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14 или напишите нам на электронную почту zapros@allware.ru

Если сформулировать коротко, рабочее место является открытым или закрытым участком территории либо пространства, оснащенным необходимыми производственными средствами, в пределах которого работник занимается трудовой деятельностью. Оно может быть закреплено также за группой сотрудников. Обычно на рабочем месте осуществляется определенная часть общепроизводственного цикла.

Логично, что для достижения высокой производительности труда для него необходимо обеспечить такие условия, при которых его работоспособность будет наивысшей.

Важно! Работодателю следует приспособить рабочие места, учитывая не только конкретный вид деятельности, квалификацию, но также индивидуальные физические и психологические особенности каждого работника.

Общие требования к организации рабочего места

Данные требования регулируются Трудовым кодексом РФ, Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами (СанПиН) и другими правовыми документами.

Главная цель организации рабочего места – обеспечить высококачественное и эффективное выполнение работ с соблюдением установленных сроков и при полноценном использовании закрепленного за работником оборудования.

Для ее достижения к рабочему месту предъявляются требования организационного, технического, эргономического, санитарного, гигиенического и экономического характера.

Каким требованиям должно соответствовать рабочее место сотрудника?

Охрана труда – первичное требование!

Важнейшим требованием при организации рабочего места является обеспечение безопасных комфортных условий для работы, пресечение возникновения профзаболеваний и несчастных случаев. Весь этот комплекс мероприятий называется охраной труда на производстве.

Иначе говоря, охрана труда, по сути, является системой законодательных актов в совокупности с социально-экономическими, организационными, техническими, гигиеническими и лечебно-профилактическими мероприятиями и средствами, обеспечивающими безопасные условия работы и сохранение здоровья работников предприятия.

Для этого необходимо создать благоприятные условия труда в соответствии с санитарными нормами, техникой безопасности, эргономикой, эстетикой.

Микроклимат в помещении

Законодательством нашей страны жестко регламентируются температура и влажность воздуха в помещении. В частности, при среднесуточной температуре на улице ниже 10°С амплитуда ее колебаний в помещении должна составлять 22-24°С. При температуре внешней среды больше указанного значения – 23-25°С. В случае временного несоблюдения этих условий в ту или иную стороны продолжительность рабочего дня сокращается (СанПиН 2.2.4.3359-16 от 21 июня 2016 г. № 81).

Защита от вредного воздействия компьютерной техники

Поскольку сегодня невозможно представить офисную работу без ПЭВМ, существуют нормы для сотрудников, использующих в своей работе компьютерную технику. Например, при работе с компьютером с плоским монитором рабочее место должно иметь площадь не менее 4,5 кв. м, при использовании кинескопического монитора – 6 кв.м. По истечении каждого часа работы помещение должно проветриваться (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 от 30 мая 2003 г.). Тем же нормативным актом регламентирована высота, ширина и глубина для ног под рабочим столом, оговаривается обязательное наличие подставки для ног, имеющей рифленую поверхность.

Нормативно регулируется также уровень электростатических и электромагнитных полей, радиационного и ультрафиолетового излучения, радиочастотных диапазонов и иных вредных для здоровья сотрудников факторы.

Внимание! В подвальных помещениях запрещено использование ксероксов, принтеров и другой оргтехники, а для обычных офисов установлены соответствующие нормативы по расстоянию между техническими средствами (СанПин 2.2.2. 1332-03).

Требования к освещению

Также соответствующими статьями СанПина устанавливаются нормативы для освещения. К примеру, освещенность в помещении должна находиться в пределах от 300 до 500 люкс. При использовании искусственного освещения светотехнические параметры должны обеспечивать возможность хорошей видимости информации, выдаваемой экраном персонального компьютера. Для местного освещения рекомендуются светильники, устанавливаемые на рабочих столах либо специально оборудованных панелях вертикальной установки (СанПиН 2.2.1/2.1.1.).

Требования к уровню шума

Для уровня шума установлен максимальный порог в 80 децибелл (СанПин 2.2.4. 3359-16).
Нормативные документы предусматривают установку специальных фундаментов или амортизирующих прокладок под основную шумопроизводящую аппаратуру и иное оборудование, а также применение материалов, поглощающих шумы.

Обеспечение условий для приема пищи

Порядок приема пищи на рабочем месте регламентируется статьей 108 Трудового Кодекса РФ, СНиП 2.09.04-87:

при количестве работающих менее 10 человек необходимо место площадью не меньше 6 кв. м, оснащенное обеденным столом;
при числе работников до 29 человек необходимая площадь составляет вдвое больше;
если на предприятии работает до 200 сотрудников, обязательно наличие столовой-раздаточной;
если количество работающих превышает 200, столовая должна обеспечиваться сырьем либо полуфабрикатами.

Нерегламентированные ситуации

При возникновении ситуаций, не урегулированных санитарно-гигиеническими нормами (протекает крыша, неисправен туалет и т.д.), сотрудник имеет право отказаться от работы. При этом работодатель обязан предложить ему иную занятость, пока проблема не будет устранена полностью. При невозможности такого решения, согласно статье 157 ТК РФ, работодатель обязан объявить простой с выплатой неустойки в размере как минимум 2/3 средней заработной платы работника.

Из эргономических требований к рабочему месту необходимо дополнительно отметить следующие:

Выбор рационального местоположения рабочей поверхности и зоны с учетом антропометрических данных конкретного сотрудника.
Предусмотрение мер по предупреждению либо снижению преждевременного утомления работника, возникновению у него стрессовой ситуации с учетом физиологических, психофизиологических особенностей человека и его характера. Кстати, по утверждению психологов, работники, постоянно использующие в работе электронно-вычислительную технику, намного больше подвергаются стрессу, чем их менее «продвинутые» коллеги.
Обеспечение скорости, безопасности и удобства техобслуживания как в обычных, так и в чрезвычайных условиях работы.

Технические параметры включают в себя оснащенность инновационной техникой, приспособлениями, лабораторным оборудованием, грузоперемещающими механизмами и т.д.

Ответственность работодателя

Согласно требованию статьи 209 ТК РФ, соответствующий федеральный исполнительный орган устанавливает порядок аттестации рабочих мест с целью определения факторов, влияющих на безопасность условий труда на производстве. За каждое нарушение установленного законодательства работодатель несет ответственность.

При первом нарушении должностные лица и индивидуальные предприниматели предупреждаются либо подвергаются штрафу от 2 000 до 5 000 рублей. То же для организаций – предупреждение или штраф в размере 50-80 тысяч рублей (статья 5.27.1. КоАП РФ, часть 1-я).

При повторном нарушении частью 5-ой указанной статьи уже предусматриваются более строгие наказания:

должностные лица подвергаются штрафу в 30-40 тысяч рублей либо дисквалификации от года до трех лет;
размер штрафа для индивидуальных предпринимателей аналогичный, или их деятельность может быть административно приостановлена на срок до 90 суток;
организации могут быть оштрафованы на 100-200 тысяч рублей или также подвергнуться административной приостановке своей деятельности.

Вместо заключения

По состоянию рабочих мест на конкретном предприятии или в офисе можно судить не только о том, на каком уровне в них находится организация труда и производственная культура, но и об их солидности и степени доверия к ним потенциальных и действующих клиентов.

За последний год работа в офисах существенно изменилась – нынешние реалии заставляют руководителей компаний чаще задумываться о санитарно-эпидемиологической безопасности своих сотрудников и целесообразности арендной платы за неиспользуемые офисные пространства.

Для решения этих и других задач наша компания выпустила платформу для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора – Office FlexiSpace.

Система подходит для компаний, столкнувшихся с проблемой организации гибридной схемы работы сотрудников, организаций, вынужденных сократить квадратные метры занимаемых площадей и частично перейти на удаленную работу, а также для компаний с гибкими офисами и офисами ABW (Activity-based working – работа на основе активностей).

Наше решение позволяет сотрудникам компании быстро и легко забронировать себе рабочее место или переговорную комнату в офисе, соблюдая при этом требования по сохранению социальной дистанции.

ЧТО ДАЁТ ПЛАТФОРМА?

Office FlexiSpace для административных директоров:

Обеспечивайте безопасную среду (в том числе регулярную санитарную обработку помещений) и оптимизируйте офисные площади в целях снижения арендной платы. Получайте данные о фактической загрузке офиса, о «любимых» местах сотрудников (областях притяжения) и о техническом оснащении рабочих мест. Рассаживайте персонал в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора и воплотите в жизнь политику «чистых столов».

Office FlexiSpace для финансовых директоров:

Сокращайте расходы на арендную плату офисных пространств (в том числе парковок и переговорных комнат), а также на организацию и обслуживание рабочих мест. Исключите дополнительные расходы на различные приспособления (прозрачные перегородки, индикаторы соблюдения социальной дистанции между сотрудниками и т.д.).

Office FlexiSpace для HR:

Обеспечьте вовлеченность сотрудников при сложившейся эпидемиологической обстановке, предложив безопасный смешанный тип организации труда. Не отказывайтесь от выполнения стандартных HR-процедур, например, онбординга или наставничества. Сохраняйте офис, как место для совместной работы, проведения тренингов и семинаров, работы с твёрдыми копиями документов, развития социальных связей. Получайте статистику по сотрудникам, работающим в офисе и удалённо.

КАК РАБОТАЕТ ПЛАТФОРМА?

Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль. Загрузите карту офиса/парковки в формате jpeg или png.
Расставьте столы по схеме и заполните данные о доступной на каждом столе технике.
Задайте ограничения по доступности столов для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора
Сообщите сотрудникам о возможности бронирования рабочих/парковочных мест и переговорных комнат.

о заполненности офисных помещений на определенную дату или выбранный период
о том, кто присутствует в офисе сегодня
о том, кто и сколько раз был в офисе в течение определенного промежутка времени
о состоянии техники и инвентаря, необходимых для работы

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЛАТФОРМОЙ?

Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль
Проверьте доступность рабочего места и необходимой техники
Укажите цель и дату/период бронирования
Забронируйте доступное рабочее место

Перемещайтесь по офису, используя удобный инструмент навигации. Получайте информацию о коллегах, находящихся сегодня в офисе. Забронируйте не только рабочее место, но и место на паркинге. Найдите свой «любимый» офисный стол и больше никому его не отдавайте.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЛАТФОРМЫ

Удобно: SaaS-решение, развернутое в облаках Microsoft Azure, и доступное пользователям по подписке.

Быстро: платформа использует корпоративные каталоги пользователей Azure AD и Google Workspace для авторизации сотрудников.

Продуманно: в решение встроен чат-бот для Microsoft Teams, что облегчает управление бронированиями.

Безопасно: аутентификация выполняется в сервисах Microsoft/Google – Office FlexiSpace не имеет доступа к логинам и паролям пользователей.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПЛАТФОРМЫ

Управление списком офисов
Конструктор планов этажей
Разрешение и запрет бронирования рабочих мест
Управление горизонтом бронирования
Тепловая карта и отчеты по бронированиям
Расчет плотности посадки по секторам
Уведомление клининговых служб по окончании рабочего дня с указанием использовавшихся рабочих мест
Офисные «плюшки» на планах этажей (пункты сбора различных отходов, кулеры для воды, массажные кресла, вендинговые аппараты, и т.д.)

Обновления Office FlexiSpace выходят раз в 1-2 недели и становятся доступны подписчикам сразу.

АКТУАЛЬНЫЙ РЕЛИЗ

В новой версии платформы также реализован следующий функционал:

более глубокая интеграция с Microsoft Teams – отображение статуса сотрудника и возможность инициировать создание чата в Teams непосредственно со схемы этажа
англоязычная версия приложения
создание QR-кодов столов для отмечания на рабочем месте с помощью мобильного приложения – для понимания фактического времени, когда сотрудник вышел на работу, а также опциональный механизм автоматической отмены бронирований, если сотрудник не зачекинился вовремя
система добавлена в официальный магазин приложений Microsoft AppSource

В следующем релизе появится много интересного, следите за новостями!

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная всем необходимым для выполнения производственных заданий.

Каждое рабочее место должно быть организовано в соответствие с современными технологическими, эргономическими, организационно-экономическими и социальными требованиям. Наиболее высоким организационно-экономическим уровнем, новизной технологического оснащения, прогрессивностью планировок и систем обслуживания, отличаются рабочие места, созданные по типовым проектам. Кроме того, типовые рабочие места наиболее выгодны и по затратам на организацию. Смотрите также: 5 s система организации рабочего места.

Организация рабочих мест, направленная в целом на повышение результативности труда каждого работника, предполагает:

целесообразную планировку рабочих мест, обеспечивающую применение рациональных методов и приемов труда;
комфортные и безопасные условия работы;
оснащение рабочего места средствами и предметами труда;
рациональное, эффективное обслуживание.

«Плохо организованное рабочее место» — не только дополнительный фактор затрат для работодателя, но и риски возникновения несчастных случаев, профессиональных заболеваний. Для инженерно-технических и административных работников это ещё чревато возникновением офисного синдрома, включающего в себя нарушения в различных органах и системах человека в связи с воздействием на него различных факторов окружающей рабочей среды. Так, например, недостаточное освещение или вредный шум приводят к росту числа ошибок, снижению результатов работы и их качества, увеличению сроков выполнения заданий. А длительное сидение за компьютером приводит к напряжению мышц и нарушению цикла кровообращения, и, как следствие, формирует хронические заболевания.

Целесообразная планировка

Многих руководителей предприятий устраивает работа «по Станиславскому» — в предлагаемых обстоятельствах, когда сотрудники работают в помещениях без окон и естественного освещения, в тесноте и шуме, в недопустимых режимах температуры и влажности и других мало пригодных условиях. Исключения составляют компании, строго контролируемые органами надзора, например, банки, медицинские учреждения. Но и подобные предприятия часто «на троечку» соблюдают условия труда.

При организации офисного рабочего пространства полезно руководствоваться нормам СанПиН (Санитарные Правила и Нормы), чтобы расстановка мебели, провода, дополнительные устройства не мешали проходу, располагались эргономично.

Выдержка из СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03:

III. Требования к помещениям для работы с ПЭВМ

3.1. Помещения для эксплуатации ПЭВМ должны иметь естественное и искусственное освещение. Эксплуатация ПЭВМ в помещениях без естественного освещения допускается только при соответствующем обосновании и наличии положительного санитарно-эпидемиологического заключения, выданного в установленном порядке.

3.2. Естественное и искусственное освещение должно соответствовать требованиям действующей нормативной документации. Окна в помещениях, где эксплуатируется вычислительная техника, преимущественно должны быть ориентированы на север и северо-восток.
Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

3.3. Не допускается размещение мест пользователей ПЭВМ во всех образовательных и культурно-развлекательных учреждениях для детей и подростков в цокольных и подвальных помещениях.

3.4. Площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ с ВДТ на базе электроннолучевой трубки (ЭЛТ) должна составлять не менее 6 м2, в помещениях культурно-развлекательных учреждений и с ВДТ на базе плоских дискретных экранов (жидкокристаллические, плазменные) - 4,5 м2.

При использовании ПВЭМ с ВДТ на базе ЭЛТ (без вспомогательных устройств – принтер, сканер и др.), отвечающих требованиям международных стандартов безопасности компьютеров, с продолжительностью работы менее 4-х часов в день допускается минимальная площадь 4,5 м2 на одно рабочее место пользователя (взрослого и учащегося высшего профессионального образования).

3.5. Для внутренней отделки интерьера помещений, где расположены ПЭВМ, должны использоваться диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения для потолка – 0,7–0,8; для стен – 0,5–0,6; для пола – 0,3–0,5.

3.6. Полимерные материалы используются для внутренней отделки интерьера помещений с ПЭВМ при наличии санитарно-эпидемиологического заключения.

3.7. Помещения, где размещаются рабочие места с ПЭВМ, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

3.8. Не следует размещать рабочие места с ПЭВМ вблизи силовых кабелей и вводов, высоковольтных трансформаторов, технологического оборудования, создающего помехи в работе ПЭВМ.

В случае нарушения в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения действует административный кодекс (КоАП):

Статья 6.3. Нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения и законодательства о техническом регулировании (в ред. Федерального закона от 28.12.2009 N 380-ФЗ)

Нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, выразившееся в нарушении действующих санитарных правил и гигиенических нормативов, требований технических регламентов, невыполнении санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий, – (в ред. Федерального закона от 28.12.2009 N380-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на граждан в размере от ста до пятисот рублей;
должностных лиц – от пятисот до одной тысячи рублей;
лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пятисот до одной тысячи рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
юридических лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

(в ред. Федеральных законов от 09.05.2005 N 45-ФЗ, от 22.06.2007 N116-ФЗ)

Комфортные и безопасные условия работы

Де-юре (для галочки)

Условия труда регламентируются нормами и требованиями, изложенными в Трудовом Кодексе Российской федерации (ТК) (гл. 34) и СанПиН. Согласно Приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 12 декабря 2012 г. N 590н и регламентам, описанным в Приложении к указанному документу, офисные работники должны иметь адекватные всем нормам ТК и уровню современных технологий условия труда. Тем более что на персональных компьютерах (в том числе мобильных компьютерных устройствах) сегодня работают и в офисах на производстве, и непосредственно в производственных помещениях.

Де-факто (для дела)

Состояние и конфигурация рабочих мест должны быть приведены в соответствие с требуемыми нормами условий труда, и тогда работник будет иметь безопасную «пространственно-временную капсулу» для выполнения своих обязанностей. На производстве закон обязывает следить за условиями труда, а в офисе нормы организации рабочих мест не редко игнорируются чаще всего из экономических соображений.
При подготовке офисного помещения к работе следует опираться на основные параметры условий труда и их значения.

Так, самый здоровый для человека свет — естественный дневной. Глубина офисных помещений не должна превышать 6 метров от окна, лучше использовать стеклянные перегородки, которые обеспечивают хорошую звукоизоляцию, не препятствуя проникновению естественного света. Кроме того, требуется регулярно мыть окна в офисе: пыль, осевшая на стеклах, за месяц снижает светопропускание до 30 %.

Освещенность рабочего места — не менее 300 лк (Люкс — 1Люмен на кв. м). Световой поток (измеряется в Люмен) всегда указан в характеристике лампы. Грубую (без учета рассеивания, отражения и естественных источников) оценку освещенности помещения можно получить, разделив общий световой поток всех ламп на площадь помещения.

Можно оценочно измерить освещенность, например, с помощью фотоаппарата: взять лист обычной белой бумаги, расположить перпендикулярно падающему свету в месте, где нужно померить освещенность. Лист должен занимать практически весь кадр. Светочувствительность фотоаппарата выставить на 100 единиц, а диафрагму на 4, и при этих показателях определить выдержку. Знаменатель выдержки необходимо умножить на 10. Это и будет освещенность места в люксах. Например, время выдержки составляет 1/30 секунды. Тогда освещенность составляет 300 лк.

Цветопередача измеряется индексом (Ra) или CRI (colour rendering index). Это относительная величина, показывающая, насколько хорошо в свете данного источника видны другие цвета: например, при синем свете будут хуже видны синие цвета. За эталон (100 Ra) принят солнечный свет, при этом лампы накаливания имеют лучший индекс цветопередачи — около 97—99 Ra. Комфортная для человека цветопередача — 80—100 Ra.

Цветовая температура (единица измерения: Кельвин, K).

Цветовая температура источника света определяется путем сравнения с так называемым «черным телом». Лампа накаливания с тепло-белым светом имеет, например, цветовую температуру 2700 К, а люминесцентная лампа с цветностью дневного света — 6000 К.

Управление светом. В стандартных люминесцентных светильниках используются дешёвые пускорегулирующие аппараты (ПРА), но желательно использовать электронные ПРА (ЭПРА). Преимущества ЭПРА заключаются в быстром зажигании ламп, отсутствии жужжащего звука от дросселя, фильтре, убирающем мерцание, а также более экономичной эксплуатации ламп.

Маркировка люминесцентных ламп обычно содержит 3 цифры, первая характеризует индекс цветопередачи 1×10 Ra. Вторая и третья цифры указывают на цветовую температуру лампы. Например, наиболее распространенные 640 лампы — это лампы с плохой цветопередачей 6*10 = 60 Ra и цветовой температурой 40*100 = 4000K. В офисах предпочтительно использовать 840-е лампы.

Решение эргономических 1 задач при организации рабочего места с целью обеспечить комфортные и безопасные условия работы предполагает соответствии следующим требованиям.

Так, допустимый уровень шума, который не наносит вреда слуху даже при длительном воздействии на слуховой аппарат, должен быть — 55 децибел (дБ) в дневное время и 40 дБ ночью. Нормальный уровень шума в мегаполисах сегодня существенно превышен. Например,

разговорная речь — 45—60 дБ, в зависимости от громкости голосов;
автомобильный — до 120 дБ;
шум интенсивного уличного движения — до 80 дБ;
шум работы офисного оборудования, пылесоса — до 80 дБ;
шум работающего мотоцикла, поезда — 90 дБ;
шум ремонтных работ — до 100 дБ;
приготовление пищи на плите — 40 дБ;
шум леса от 10 до 24 дБ;

Измерить уровень шума можно, воспользовавшись соответствующими приложениями (как платными, так и бесплатными) для смартфонов.

Высота рабочей поверхности (стола) должна быть подобрана под каждого работника на уровне локтя или чуть ниже его, что снижает усталость и нагрузку на плечевой пояс. Это «правило локтя» справедливо как для сидячей, так и для стоячей работы. При работе с клавиатурой высота, на которой должны находиться пальцы, должна быть чуть ниже уровня локтя.

Поэтому желательно оснащать офис рабочими столами с регулируемой высотой.

Расстановка мебели, прокладка коммуникаций не менее важна для организации рабочего пространства. В офисе важно эргономично спланировать расстановку мебели и расположение коммуникационных портов (розеток) так, чтобы провода не тянулись через активную рабочую зону и, в то же время, ко всем устройствам было удобно подступиться для обслуживания.

Часто в офисах происходит непрерывная миграция сотрудников вместе со своей «пространственной капсулой», что отнимает время и затрудняет работу. Оптимизировав пространство и стандартизировав оснащение рабочих мест, можно добиться того, чтобы любой сотрудник мог находиться за любым рабочим местом без необходимости перемещения мебели и техники, если специфике работы это не повредит. Речь, разумеется, не идет о руководителях и ключевых фигурах бизнеса, хотя таковые сегодня достаточно мобильны.

Оснащение рабочего места

Организуем. (Руководство для работодателей) или Требуем. (Руководство для работников)

Любая отрасль имеет свои особенности и спецификации необходимого оборудования для каждого рабочего места. Оснащение производственных рабочих мест стандартизовано в рамках отрасли, описание алгоритма оснащения таких мест требует отдельных инструкций в зависимости от специфики производства, а вот офисные рабочие места практически не зависят от отрасли.

Поскольку в ТК и сопутствующих документах нет регламентов для технического оснащения офисных рабочих мест, то в качестве ориентировочного варианта оснащения рабочего места сотрудника офиса (или магазина, торговой точки) можно воспользоваться таблицей. При выборе составляющих рабочего пространства необходимо учитывать выделенный для этих целей бюджет, в котором обязательно должна быть заложена и статья на обслуживание этих составляющих.

Таблица. Примерные варианты оснащения офисных рабочих мест

Читайте также: