Что такое реестр работников

Опубликовано: 17.09.2024

Для чего нужен национальный реестр специалистов, деятели строительной сферы задумались после произошедших изменений в Градостроительном кодексе в июле 2017, когда начала функционировать новая электронная база специалистов.

Согласно последним правилам, предприятия, оформляющие документацию на работников к вступлению в СРО, обязаны предоставлять информацию о своих специалистах в национальный реестр. А именно подать сведения, касающиеся сотрудников и их обязанностей, в Национальное объединение строителей и Национальное Объединение Изыскателей и Проектировщиков.

Необходимость НРС

Все трудящиеся, которые несут ответственность при строительном производстве относительно проектирования, занесены в информационную систему под названием национальный реестр специалистов. Сведения о каждом гражданине хранится в данной базе и имеют открытый доступ для всех. Любой желающий может ознакомиться с интересующей информацией на официальном портале НОСТРОЙ или НОПРИЗ.

Каждой организации для вступления в членство СРО по строительству и проектированию необходимо иметь по штатному расписанию как минимум двух человек, участвующих в Национальном реестре специалистов. При невыполнении такого условия организации не будут приниматься в СРО или их исключат из членского состава.

НОСТРОЙ

Помимо этого, для чего нужен национальный реестр специалистов, условие участия в электронной базе обеспечит организации различными привилегиями при закупочных мероприятиях. Каждая заявка государственного тендера содержит информацию, подлежащую проверке на достоверность по НРС. Если будет доказано несоответствие, организация может оказаться в списке непорядочных производителей работ.

Принимая членство в НРС, можно получить следующие привилегии:

участие в структуре СРО;
выход на подрядные торги (тендеры);
возможность участвовать в государственных закупках.

Включение в реестр

Существуют определенные условия, которые должны выполняться специалистами, для получения членства в национальном реестре:

наличие высшего образования;
минимальный трехлетний стаж на технической должности;
минимальный десятилетний профильный стаж;
разрешение на работу зарубежным гражданам;
работник должен быть без неоконченной судимости;
гражданину необходимо пройти повышение квалификации и иметь при себе соответствующее удостоверение.

Чтобы быть в числе национального реестра, следует подать в НРС, НОСТРОЙ и НОПРИЗ необходимые документы и заявление со следующей информацией:

паспортные данные, фактическое место жительства начальника;
тип проектной деятельности, которую может производить специалист.

Заявление должно быть написано без ошибок и исправлений, а также на русском языке.

Вдобавок ко всему должны прикладываться следующие документы:

об образовании;
подтверждение наличия стажа;
удостоверение о повышении квалификации;
справка, подтверждающая отсутствие действующей судимости; ;
документ, удостоверяющий личность (преимущественно паспорт);
инструкция с должностными обязанностями.

Национальный реестр специалистов

Существуют некоторые факторы, по которым можно получить отклонение заявки на членство:

несоответствие требованиям;
ложная информация в предоставляемых документах;
наличие действующей судимости;
в зависимости от основания удаления гражданина из членства НРС до трех лет назад.

В случае изменения сведений о трудящихся, следует в течение двух недель после первоначального внесения оповестить Объединение о соответствующих поправках.

Для чего нужен национальный реестр специалистов, интересует многих работников строительной сферы, ведь придется приостанавливать свою деятельность и заниматься сбором необходимой документации, чтобы получить членство в Объединении.

В этой статье мы расскажем Вам, какие необходимы специалисты для вступления в строительные, проектные или изыскательные СРО, что такое НРС, какие предъявляются требования к специалистам НРС в 2021 году, их ответственность, как внести Ваших сотрудников в нужный реестр. Дадим инструкцию в PDF, как правильно заполнить и заверить документы на сотрудников перед отправкой в НРС.

Специалисты НРС для СРО
Требования к специалистам СРО
Внесение специалистов в НРС
Какие нужны документы для внесения в реестр
Ответственность специалистов СРО

С 1 июля 2017 года, с вступлением в силу ФЗ № 372 , одним из основных требований, для получения допуска СРО, является наличие в штате компании не менее 2-х высококвалифицированных сотрудников, внесенных в национальный реестр специалистов - сокращенно НРС .

На данный момент таких реестров два и находятся они на разных сайтах:

На официальном сайте НОСТРОЙ , находится Реестр специалистов строителей, который является вышестоящим органом над всеми строительными саморегулируемыми организациями РФ. Пройти на реестр можно по ссылке http://nrs.nostroy.ru/
На сайте НОПРИЗ НРС – находится реестр специалистов проектных и изыскательных компании- http://nopriz.ru/nreesters/nrs/ . Данная организация курирует деятельность всех проектных и изыскательных СРО. Реестр является общим как для проектировщиков, так и для изыскателей.

После предоставления всех необходимых документов и завершения процедуры внесения, компания или физ. лицо получает уведомление о включении специалиста в НРС.

В течении всего времени функционирования предприятия, имеющего допуск СРО, в штате должно быть не менее 2-х таких сотрудников. Если по какой то причине, сотрудник исключается из реестра или увольняется, необходимо обязательно предоставить другого сотрудника.

Для строителей и проектировщиков/изыскателей требования достаточно жесткие и немного отличаются, в чем, смотрите ниже:

Требования для внесения сведений в НОСТРОЙ:

Если Вы вносите своего сотрудника в реестр НОСТРОЙ, то есть у вас строительная компания, то требования к специалистам следующие:

Обязательно должен быть в штате компании, хотя бы на 0,5 ставки;
Должен иметь стаж работы в строительных компаниях не менее 10 лет;
Должен иметь высшее строительное образование. Перечень специальностей утвержденных приказом министерства строительства и ЖКХ РФ от 13.10.2017 № 1427/пр;
Должен пройти курсы повышения квалификации строителей, например курсы безопасность строительства рассчитанных на 72 часа; Корочки должны быть получены максимум 3 года назад.
Должен иметь справку о несудимости. Обычно ее получают в МФЦ или на сайте гос. услуги. Заказывать надо заранее, так как делается она от 2-х недель ( на сайте Гос. услуги) до месяца (в МФЦ).

Требования к сотрудникам для внесения сведений в НОПРИЗ:

Если вам нужен специалист для СРО на проектирование или изыскание, требования почти такие же как для строителей, но есть некоторые отличия:

Стаж в проектных организациях считается с момента получения диплома(ЭТО ВАЖНО!). То есть если для НОСТРОЙ, диплом специалиста может быть получен не ранее 3-х лет назад, для проектировщиков и изыскателей- не ранее 10 лет. Таким образом общий стаж и инженерный равны 10 годам;
Обязательно должен быть в штате компании, хотя бы на 0, 5 ставки;
Высшее профильное образование . Например строительный диплом или диплом Архитектора. Перечень специальностей утвержденных приказом министерства строительства и ЖКХ РФ от 13.10.2017 № 1427/пр;
Наличие справки об отсутствии судимости. Заказывается заранее в МФЦ или на госуслугах;
Повышение квалификации для проектировщиков или изыскателей. Обычно это удостоверение называется «проектирование зданий и сооружений». Курсы рассчитаны на 72 часа и корочки не должны быть просрочены.

Процедура внесения специалистов в НРС НОСТРОЙ и НОПРИЗ включает в себя несколько этапов:

Проверка на соответствие требованиям НРС – стаж, образование и т. д.

Необходимо тщательно посчитать стаж по трудовой книжке и по вкладышам в трудовую, если они есть. Если не хватает даже 1 -2 месяцев, будет вынесен отказ и повторно внести специалиста будет проблематично.

Также нужно обязательно проверить, есть ли специальность, указанная в дипломе, в перечне и когда был получен документ.

Получение удостоверения повышения квалификации, если его нет в наличии или оно просрочено;

Подходят такие программы как например « Безопасность строительства» или «Проектирование зданий и сооружении»

Одновременно со вторым этапом, нужно заказать справку о несудимости;

Справку об отсутствии судимости нужно заказывать заранее- за 2- 4 недели. Ее необходимо заказывать только на официальных источниках – МФЦ, полиция или Госуслуги

Заполнение заявления.

После того, как справка о несудимости и удостоверение повышения квалификации получены, необходимо заполнить заявление. Заявление заполняется строго по образцу, который можно скачать на сайте НОСТРОЙ или НОПРИЗ в разделе реестры.

Заверение документов.

Некоторые документы заверяются нотариально, другие заверяет руководитель организации.

Для строителей нотариально заверяются диплом и заявление . Все остальные документы заверяет руководитель. Для проектировщиков и изыскателей нотариус заверяет заявление, диплом и паспорт . Подробнее смотрите тут Как правильно подготовить документы для внесения специалистов в реестры НОСТРОЙ и НОПРИЗ ;

Документы отправляются в НОСТРОЙ или НОПРИЗ курьером.

Крайне важно правильно заполнить и заверить документы, в противном случае документы могут попасть в «отказники» и процесс внесения затянется еще на пару месяцев.

Прежде чем отправлять документы в НРС, необходимо их собрать, проверить и заверить. И для строителей и для проектировщиков с изыскателями пакет документов будет одинаковый:

Паспорт
СНИЛС
Диплом
Трудовая книжка + вкладыши
Справка о несудимости
Диплом о высшем образовании
Удостоверение повышения квалификации
Заявление

В НОСТРОЙ и НОПРИЗ отправляются заверенные копии документов курьером или Экспресс почтой.

Специалисты внесенные в НРС несут определенные обязательства, подразумевающие контроль и выполнение следующих функций:

Для строительных компании:

Контроль входа проектной документации;
Контроль строительных процессов;
Приемка выполненных работ;
Визирование документов.

Для проектных и изыскательных компании, ответственность специалиста НРС заключается в следующем:

Подготовка и утверждение заданий по выполнению работ;
Подготовка и контроль подбора критериев для участников строительных работ;
Согласование и приемка результатов производства;
Утверждение результата.

Таким образом, мы с Вами узнали, какие предъявляются требования к специалистам НРС, как их туда вносить, какие нужны документы и сколько по времени это может занять.

Национальный реестр специалистов (НРС) — это электронная база данных, которая включает в себя актуальную информацию обо всех специалистах, имеющих право выполнять работы в сфере строительства, инженерных изысканий и проектирования.

НРС представлен в двух форматах:

ФИО специалистов;
вид осуществляемых работ;
дата внесения в реестр

номер в реестре;
персонифицирующие данные;
информация о стаже специалистов и наличии допуска к работе;
данные о работодателе

Общедоступный национальный реестр специалистов онлайн:

Какие изменения произошли в законе?

С 1 июля 2017 года вступили в действие изменения в Градостроительном кодексе РФ, согласно которым, руководители всех компаний, имеющих допуск СРО или желающих его получить, должны включить в Национальный реестр как минимум двух специалистов.

Что произойдет в случае неисполнения этого требования?

Если руководители не подтвердят наличие в штате хотя бы двух сотрудников, включенных в НРС, то их компания будет исключена из СРО и потеряет право на выполнение работ, указанных в ст. 55.8 ГрК РФ, для которых это членство является обязательным условием. Помимо этого, такие организации не смогут заключать новые договоры строительного подряда с застройщиками и региональными операторами, участвовать в торгах и конкурсах, их проекты не пройдут экспертизу, а уже построенные объекты не будут сданы в эксплуатацию.

Какие требования предъявляются к специалистам?

Высшее образование по одной из специальностей, указанных в Приказе Минстроя 668/пр от 06.04.17 (приложение 2). Перечень специальностей. (Внимание! Для включения в НРС подходит любой специалист, имеющий специальность по диплому, указанную в Приказе Минстроя. То есть, для проектного СРО подойдет специалист с образованием в области строительства, и наоборот).
Повышение квалификации или прохождение переподготовки по направлению в области строительства не реже одного раза в пять лет.
Стаж работы на инженерных должностях не менее трёх лет с момента получения диплома о высшем или среднем специальном образовании.
Общий трудовой стаж по профессии, специальности или направлению подготовки в области строительства не менее десяти лет.

В качестве специалиста, включаемого в НРС, могут выступать и сотрудники руководящих должностей, если они подходят под указанные требования.

Внимание, для проектировщиков и изыскателей специальные требования - с момента получения диплома должно пройти 10 и более лет. Для строителей - 3 года.

Какие документы необходимо подготовить для включения специалистов в НРС?

Чтобы включить данные о специалисте в Национальный реестр, руководителям организаций необходимо предоставить следующие документы:

копия паспорта специалиста (1 страница и прописка);
реквизиты организации (включая контактные данные специалиста);
копия СНИЛС (для граждан РФ);
копия диплома о высшем образовании;
копия трудовой книжки;
справка об отсутствии судимости;
удостоверение о повышении квалификации;
должностные инструкции или трудовые договоры, предусматривающие выполнение определенной трудовой функции, предусмотренной Градостроительным кодексом РФ.

Как проходит внесение данных в реестр?

1 этап

Специалисту нужно подать заявление на включение его данных в НРС, а также предоставить требуемые документы. Заявление можно подавать как в СРО-оператора НРС, так и напрямую в НОСТРОЙ.

2 этап

Далее предоставленные данные проверяет Комиссия НРС по следующим пунктам:

стаж работника;
подлинность документов.

3 этап

По завершении этой процедуры принимается решение:

внесение данных специалиста в реестр — в течение 14 дней;
возврат заявления — если были выявлены несоответствия;
приостановка рассмотрения заявления на 7 дней — в случае нехватки документов.

Если у вас нет достаточного стажа работы, вы сомневаетесь, подходит ли ваше образование, вы не знаете, как получить справку о несудимости за 1 день, у вас нет удостоверения о повышении квалификации в нужной отрасли, вы не знаете с чего начать, то спросите у консультанта портала что делать!

Национальный реестр специалистов (НРС) - это электронная база данных, которая содержит актуальную информацию обо всех аттестованных руководителей и ведущих специалистах, имеющих право выполнять работы в области строительства, инженерных изысканий и проектирования.

Стоит отметить, что квалификация и опыт данных специалистов должны быть подтверждены на официальном уровне, то есть они должны быть аттестованы.

Требования законодательства о наличии в штате компании сотрудников, включенных в национальный реестр специалистов

Отметим, что согласно нормам Градостроительного кодекса РФ руководители всех компаний, имеющих членство в СРО или желающих его получить, должны включить в национальный реестр как минимум двух специалистов.

Если руководители не подтвердят наличие в штате хотя бы двух сотрудников, включенных в НСР, то их компания будет исключена из СРО и потеряет право на выполнение работ, для которых это членство является обязательным условием.

не смогут заключать новые договоры строительного подряда с застройщиками;

участвовать в торгах и конкурсах.

Кроме этого, их проекты не пройдут экспертизу, а уже построенные объекты не будут сданы в эксплуатацию.

Порядок включения и исключения сведений о физическом лице в национальный реестр специалистов, а также перечень направлений подготовки, специальностей в области строительства получение высшего образования по которым необходимо для специалистов по организации инженерных изысканий, специалистов по организации архитектурно-строительного проектирования, специалистов по организации строительства, утверждаются Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ.

Кому обязательно нужно вносить сведения о специалистах в национальный реестр специалистов

Действующее законодательство четко регламентирует ситуации, в которых предприятие обязано быть членом СРО и, следовательно, предоставлять сведения о двух или более сотрудниках в национальный реестр специалистов.

Это актуально, если планируется:

строить, реконструировать объекты дороже 3 миллионов рублей;

выполнять планирование, изыскания для проектов дороже 3 миллионов рублей;

участвовать в конкурсах, аукционах, тендерах на государственном или муниципальном уровне.

Если компания не внесёт сведения о двух или более штатных специалистах в национальный реестр специалистов, то членство организации в СРО будет приостановлено.

В дальнейшем оно может быть и вовсе аннулировано, то есть компания будет исключена из СРО и утратит все допуски на проведение строительных, проектировочных, инженерных работ.

Зачем надо вносить специалистов в национальный реестр специалистов

Национальный реестр специалистов был создан для повышения качества услуг в сфере капитального строительства. Сам факт наличия зарегистрированных в национальном реестре специалистов сотрудников служит гарантией высокой квалификации и профессионализма компании-исполнителя. Наличие включенных в НРС специалистов дает право на членство в СРО и выполнение работ, перечисленных в Градостроительном кодексе.

Внесение специалистов в базу — обязательное условие для заключения новых договоров с региональными операторами и застройщиками, участия в тендерах, госзакупках и конкурсах, прохождения экспертиз и введения уже построенных объектов в эксплуатацию.

Закон о национальном реестре специалистов - это важная составляющая масштабной реформы строительного саморегулирования, цель которой - создание единой системы стандартизации в отрасли.

Привилегии для компании – члена национального реестра специалистов

Компания, являющаяся членом национального реестра специалистов, может получить следующие привилегии:

участие в структуре СРО;

выход на подрядные торги (тендеры);

возможность участвовать в государственных закупках.

Пакет необходимых документов для включения специалистов в реестр

Чтобы включить данные о специалисте в национальный реестр специалистов, организации надо представить такие документы:

заявление (пишется по образцу);

копия паспорта специалиста (1 страница и прописка);

контактные данные специалиста;

копия трудового договора со специалистом;

должностные инструкции, которые предусматривают выполнение определенной трудовой функции, предусмотренной Градостроительным кодексом РФ.

копия трудовой книжки;

копия диплома о высшем образовании;

удостоверение о повышении квалификации;

для граждан других стран — разрешение на работу;

копия СНИЛС (для граждан РФ);

справка об отсутствии судимости.

Требования к специалистам для включения в реестр

К специалистам для включения в национальный реестр специалистов предъявляются следующие требования:

Наличие высшего образования по одной из специальностей, указанных в Приказе Минстроя 668/пр от 06.04.17;

Стаж работы на инженерных должностях – не менее трёх лет с момента получения диплома о высшем или среднем специальном образовании;

Общий трудовой стаж по профессии, специальности или направлению подготовки в области строительства – не менее десяти лет;

Повышение квалификации или прохождение переподготовки по направлению в области строительства не реже одного раза в пять лет.

При этом для проектировщиков и изыскателей выдвигаются специальные требования - с момента получения диплома должно пройти 10 и более лет. Для строителей должно пройти 3 года.

Процедура внесения данных о специалистах в национальный реестр специалистов

Сотрудникам организаций присваивают статус члена НРС только в случае:

соблюдения стандартов оформления заявления;

наличия полного пакета требуемых документов;

подтверждения подлинности копий работодателем или нотариусом;

соответствия представленных копий документов оригиналам.

Процедура внесения данных о специалистах в НСР осуществляется в несколько этапов.

На первом этапе специалист подает заявление на включение его данных в Национальный реестр специалистов, а также представляет требуемые документы.

На втором этапе предоставленные данные проверяет комиссия национального реестра специалистов по следующим пунктам:

подлинность документов. То есть, нет ли подделок среди документов;

действительно ли специалист получил образование в указанном вузе;

соответствует ли действительности информация о стаже и квалификации работника.

На последнем третьем этапе при завершении этой процедуры принимается соответствующее решение.

Возможны следующие решения комиссии:

- внесение данных специалиста в реестр. Информация заносится в базу данных в течение 14 дней;

- возврат заявления. Заявление возвращается кандидату, если были выявлены несоответствия в полученных документах.

- отклонение заявления. Существуют некоторые факторы, по которым можно получить отклонение заявки на членство:

ложная информация в предоставляемых документах;

наличие действующей судимости;

удаления гражданина из членства национального реестра специалистов до трех лет назад.

- приостановка рассмотрения заявления на 7 дней. Это происходит в случае нехватки документов.

Формат доступа к данным специалистов реестра

Доступ к информации о специалистах Национального реестра специалистов представлен в двух форматах:

Общедоступный доступ к информации о специалистах реестра

При общедоступном доступе можно получить следующую информацию:

дата внесения в реестр или дата решения об исключении сведений о таком физическом лице из реестра;

вид осуществляемых физическим лицом работ (организация выполнения работ по инженерным изысканиям, по подготовке проектной документации, по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства).

Закрытый доступ к информации о специалистах реестра (только для членов СРО)

При таком формате доступ имеют только члены СРО.

При закрытом доступе можно получить следующую информацию:

номер в реестре;

данные о работодателе;

информация о стаже специалистов и наличии допуска к работе.

Таким образом, существуют два способа получения информация о специалистах реестра:

Закрытый доступ (только для членов СРО)

дата внесения в реестр;

вид осуществляемых работ.

номер в реестре;

данные о работодателе;

информация о стаже специалистов и наличии допуска к работе.

Исключение специалиста из национального реестра специалистов

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

Что такое реестр документов — это перечень документации, подлежащей хранению. Он используется во всех организациях и компаниях, в которых ведется делопроизводство с бумагами.

Понятие и определение

Реестр позволяет отсортировать бумаги по категориям и при необходимости получать к ним доступ в максимально короткие сроки. Среди задач реестра можно выделить хранение, учет и передачу или выдачу по требованию.

Журнал ведет один или несколько сотрудников компании. Ответственные лица определяются вышестоящим руководством. Помимо ведения реестра, у сотрудника могут быть другие обязанности.

Правовое регулирование

Существует ряд законодательных актов, осуществляющих регулирование реестра. Среди них выделяют постановление «О порядке ведения реестра договоров» и закон «О реестре». В них указаны правила и регламентация, как осуществлять оформление и хранение, а также составление журнала документации.

При создании нужно обращать внимание на регламентирующие законодательные акты. В них подробно указано, какие документы включаются, какая информация остается общедоступной, как осуществляется ведение.

Также в правовых актах находится информация о порядке ее внесения и исправлении ошибок. Ответственные лица должны подробно знакомиться с правовым регулированием учета, чтобы при ведении не возникало сложностей.

Для чего необходим

Назначение реестра крайне простое — упрощение работы, как следствие, повышение эффективности компании.

При использовании реестра решаются следующие задачи:

ускоряется работа с документацией
упрощается поиск необходимого соглашения или постановления
хранится подробный отчет о каждой бумаге (дата подписания, наименование)
осуществляется выдача по запросу одного из сотрудников

Журнал реестра ведется в письменном или электронном виде. Последний вариант позволяет дополнительно упростить создание и ведение учета. Для ведения письменного варианта не требуется технологических приспособлений в виде компьютера.

В таблице указывается поверхностная информация о наименовании, дате подписания, условиях, продолжительности действия и других параметрах документа. В некоторых случаях не требуется изучать оригинал договора или постановления, достаточно информации, указанной в реестре.

Ведение журнала в 1С, смотрите на видео:

Подготовка бумаг к учету и составлению реестра

Подготовка включает в себя выполнение следующих действий:

сортировку документации по категориям
формирование папок для хранения в хронологическом порядке
создание таблицы (реестра) в письменном или электронном виде

Документы сортируются по категориям. Это означает, что различные договора собираются в одну стопку, бумаги о расходах — в другую. Сортировка происходит, исходя из типа бумаги. Распорядительные бумаги (постановления, распоряжения и приказы) сортируются в отдельную категорию, исходя из авторства.

Формирование папок выполняется в хронологическом порядке. Каждой папке присваивается уникальный инвентарный номер. После этого осуществляется опись. Собранные бумаги хранятся в архиве, к которому при необходимости можно будет получить доступ.

Реестр составляется на основе собранных и отсортированных бумаг. В нем создается таблица, в которой указывается информация о наименовании бумаги, содержании и дате подписания. Информация о содержании и наименовании позволяет не искать документ в архиве, если нужны только поверхностные данные.

Правила оформления реестра

Во время оформления журнала нужно соблюдать следующие правила:

при заполнении разными людьми в последней графе указывается, кем внесена правка
технические ошибки в реестре устраняются только по поручению вышестоящего руководства
при исправлении неточных данных пишется письменное заявление с информацией о виде ошибки и лице, допустившим ее

При оформлении реестра в письменном виде ответственное лицо ставит не только свою подпись, но и именную печать. Во многих компаниях журнал ведется в электронном виде. Это позволяет быстрее находить информацию о документах и вести учет бумаг.

В организации одновременно может использоваться реестр и в письменном, и в электронном виде. Такой вариант помогает избежать потери информации при выходе из строя компьютера или сервера.

Конкретные рекомендации по оформлению даются индивидуально. При ведении реестра с договорами требуется указывать в таблице не только наименование и содержание, но сумму и срок документа, а также информацию о сторонах, заключивших соглашение.

Особенности некоторых типов на видео:

Правила ведения

Ответственное лицо или подразделение во время ведения реестра должно осуществлять проверку документации, присваивать бумагам уникальный инвентарный номер, вносить новую информацию.

По запросу сотрудников, которые обладают доступом, подразделение выдает либо информацию, либо оригинал документа на определенный срок. Данные о том, кто брал бумагу и когда ее вернули назад, должны указываться в таблице.

Вся документация, занесенная в реестр, хранится в безопасном месте с надлежащими условиями. В архиве папки располагаются в хронологическом порядке и по номеру.

При ведении могут возникать ошибки и опечатки. Чтобы не допустить их, необходимо сверять данные при заполнении и отображать только актуальную информацию. Если бумага меняет свой статус, вносятся правки. Исправление или корректировка данных в электронном реестре не требует много времени.

Содержание и структура

Реестр представляет собой таблицу с несколькими разделами, среди которых выделяют:

содержание, в котором указывается основная информация о типе и ключевых моментах бумаги
уникальный инвентарный номер, который указывается рядом с каждой бумагой и позволяет при необходимости легко отыскать ее
дату внесения в реестр

Количество информации о документации в журнале зависит от целей и задач компании. Оформление и ведение подробной таблицы требует больше времени и сил сотрудников. При размещении в таблице бумаги о реализации товаров и услуг указывают следующую информацию: дату создания, номер, вид операции, наименование организации и контрагента, сумму и валюту, в которой осуществлялся расчет. По желанию руководства в разделе содержания указываются какие-либо нюансы или пометки о конкретном документе.

Структура реестра может давать информацию о статусе бумаги. Например, если речь идет о договоре, то отображается информация о его состоянии (согласовывается или уже согласован). Также указывается информация об ответственных лицах за тот или иной договор. За счет доступа к реестру можно узнать статус бумаги, которая находится на подписании.

Особенности составления реестра для передачи бумаг

Если планируется передача документации, то требуется составление акта передачи.

Также для отслеживания переданных бумаг составляется соответствующий реестр. Документация может передаваться клиентам, государственным органам, а также сотрудникам внутри организации.

При составлении журнала передачи в него включается информация из акта приема-передачи бумаги. В акте указывается следующая информация:

наименование бумаги
дата, место создания и номер
перечень передаваемой документации
наименование сторон акта
подписи и печати ответственных лиц

Стоит отметить, что при помощи одного акта может осуществляться передача нескольких бумаг. При составлении журнала используются общие принципы. Если все сделано правильно, удается отслеживать историю перемещения документации, тем самым снижая вероятность потери. В случае если бумага будет утеряна, можно легко найти ответственное лицо.

Преимущества применения

Среди преимуществ применения выделяют:

экономию времени
повышение эффективности работы организации

Реестр рекомендуется вести всем компаниям независимо от размера и сферы деятельности. За долгие годы работы накапливается много бумаг, договоров, постановлений и распоряжений.

Надзорные органы могут потребовать старую документацию, которую при ненадлежащем хранении будет очень сложно найти. При ведении реестра бумага быстро обнаруживается по уникальному номеру.

Ведение учета — необязательное требование, однако без него становится сложно работать и выполнять поиск по запросу. Отсутствие бумаги никак не преследуется законом. Чтобы получить все преимущества учета, требуется правильно осуществлять оформление и ведение. При желании можно обратиться за помощью к удаленным специалистам, которые займутся созданием журнала в компании. В большинстве случаев ведение осуществляется работниками компаниями, чья деятельность связана с документооборотом.

К чему приводит неучтенная документация

Если не ведется учет бумаг, то высока вероятность их потери.

Журнал допустимо не использовать на начальных этапах развития компании. Как только документации станет слишком много, ее нужно отсортировать по категориям и поместить в соответствующие папки.

Реестр в электронном виде

Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.

Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.

Среди преимуществ электронного формата выделяют:

простоту в работе (пользоваться сможет даже начинающий)
быстрый поиск по категориям
простоту в корректировке данных и изменении статуса бумаг

Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.

Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.

Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: