Что такое kpi сотрудников склада

Опубликовано: 17.09.2024

KPI (ключевые показатели эффективности) - модный и в последнее время часто употребляемый термин - медленно, но верно захватывают компанию за компанией. KPI вводятся в различных сегментах рынка, в отделах продаж, маркетинга, на производстве. Не является исключением и склад. Однако спецификой склада является его обособленность, «закрытость» - как правило, склад является «государством в государстве», там царствуют свои системы мотивации, до склада не доходят программы отдела персонала. Чем же являются KPI склада? Модной тенденцией, прихотью руководителей или необходимостью, продиктованной рынком? Вот какие вопросы чаще всего возникают у владельцев крупных складов.

1. Что такое KPI. Зачем он нужен на складе?
2. KPI как инструмент управления персоналом
3. KPI как инструмент взаимодействия с поставщиком
4. Заключение

KPI приходят «сверху»

Внедрение KPI на складе на стратегическом уровне инициируются двумя сторонами: руководством компании или, в случае, когда компания оказывает логистические услуги, ее клиентами. В первом случае введение KPI продиктовано желанием топ-менеджмента повысить эффективность работы склада и уровень сервиса, снизить издержки, и, в конечном счете, увеличить доходность компании. Во втором - стремлением клиента получить гарантию качества получаемых услуг и предъявить более жесткие требования к логистическому провайдеру.
Есть и третий вариант появления KPI на складе - как системы внутренней мотивации. В этом случае у склада как у подразделения ключевые показатели могут быть не установлены, а внутри склада существует мотивационная система, при которой от выполнения тех или иных норм зависит заработная плата сотрудников.
В любом случае качественно внедренные KPI помогают решить множество проблем, начиная со снижения текучки кадров, заканчивая повышением прибыли. Так, например, если при норме выработки 200 коробок в день, сотрудник перемещает 180, он недорабатывает 10%. Из недоработки каждого сотрудника складывается недоработка всего склада. Во многих компаниях недополученная прибыль в 10% измеряется сотнями тысяч долларов в день.
Однако некоторые руководители все еще скептически относятся к KPI. Одни считают их инструментом «зажимания» заработной платы, другие ненужным баловством топ-менеджмента, третьи - ресурсом, необходимым компаниям лишь при взаимодействии с логистическим провайдером для снижения стоимости оказанных услуг.

Средство контроля или получения прибыли?

Любой успешный логистический оператор должен обладать соответствующей требованиям рынка инфраструктурой, которой является сеть современных складских комплексов на обслуживаемой территории. Именно современные складские площади становятся центром всей цепочки управления поставок клиента. Однако главный вопрос, который зачастую беспокоит клиентов, - это прозрачность того, что происходит в «сердце» его цепочки поставок, и то, каким же образом оценить эффективность его работы.

Успешное взаимодействие клиента и логистического оператора гарантировано в случае выполнения последним ключевых показателей эффективности, среди которых можно выделить следующие наиболее часто используемые и применяемые на практике:

процент точности выполнения заказов на отгрузку;
процент заказов, по которым не поступили претензии от клиентов;
процент вовремя отгруженных заказов;
процент брака по вине склада;
процент сделанных в нормативные сроки приемок.

Необходимо отметить, что все основные KPI, как правило, вступают в силу спустя 3 месяца после начала совместной работы оператора и клиента, так как оператору необходимо время на знакомство с товаром клиента и выход на заявленные объемы обработки. Глубоким заблуждением является тот факт, что KPI необходимы только клиентам и только для того, чтобы всеми силами стараться снизить размер счета за выполненные операции в случае невыполнения оператором хотя бы одного из KPI. Согласованные клиентом и оператором KPI позволяют последнему предлагать клиенту заведомо более высокие тарифы, а также получать весомые премии за их выполнение.

Внедренные KPI не только обеспечивают клиента постоянным рычагом воздействия на эффективность оператора и выполняемые им объемы обработки, но и, кроме того, помогают непосредственно оператору в процессе его контроля своих собственных сотрудников. Аналогично согласованные сторонами тарифы на складское обслуживание, как правило, считаются действительными только в случае, если (а) клиент предоставляет согласованные объемы обработки и (б) оператор такие согласованные объемы выполняет в нормативные сроки и в строгом соответствии с утвержденными ключевыми показателями эффективности.

Таким образом, любой из KPI, который согласовывается сторонами при подписании договора, обеспечивает «прозрачность» их дальнейших взаимоотношений в процессе будущей работы.

Недоплатить или переплатить?

С другой стороны KPI на складе являются внутренним инструментом мотивации персонала. Мотивационные схемы на складе - вопрос достаточно острый. Во-первых, мотивацию сотрудников склада разрабатывает и внедряет не HR-отдел, а руководитель склада. Во-вторых квалификация сотрудников, работающих на складе как правило очень низкая, а соответственно система мотивации должна быть простой и понятной. В-третьих работа на складе преимущественно физическая и трудно измеряемая. Существует около 8 ролей, каждой из которых присущи определенные операции: один переносит коробки, другой перевозит паллеты, третий осуществляет штучный подбор. Понятно, что у каждой из этих ролей стартовый оклад различен, потому что требования к квалификации и ответственность у каждой роли различная, и мотивационные программы тоже разные. Поэтому очень важно выстроить систему мотивации и определить ключевые показатели эффективности таким образом, чтобы для всех сотрудников склада было понятно, почему один получает одну сумму, а другой другую, почему у комплектовщика одни критерии оценки, а у закатчика другие. В-четвертых, крайне сложно отследить выполнение KPI. Ведь невозможно вести учет на уровне записей в журнале кто сколько коробок и паллет переместил в день. Кроме того, учетные записи не позволяют отслеживать качества выполненной работы. Соответственно качественно вводить KPI как инструмент мотивации возможно только на складах, оснащенных информационной системой, позволяющей учитывать каждую операцию в разрезе сотрудника, выполняющего ее. И наконец, проблемой большинства складов является высокая текучка кадров. Так, некоторые сотрудники работают в компании всего по нескольку дней. Мотивировать таких работников на более эффективную работу крайне сложно.
Как правило, KPI делится на количественные и качественные показатели. Количественные показатели - это цифровые показатели того, сколько конкретный сотрудник перевез коробок либо паллет, либо подобрал штук, а если он трудится руками, то какой вес он перенес. Все эти показатели рассчитываются, зачастую они в виде соцсоревнования вывешиваются на стену, чтобы все видели, кто и сколько собрал, по принципу «Ориентируйтесь на лучших!» Сложнее просчитать качество работы. Как правило, оценивают хронометраж выполняемых операций, количество рекламаций, таких как брак по вине склада, недогруз, раздавленные коробки и т.п. Когда приходит рекламация от клиента без специального расследования практически невозможно определить кто именно виноват, ведь напортачить может любой человек в смене. При этом если рекламация незначительная (например, одна недогруженная или мятая коробка) такого расследования не проводится, но сотруднику, принимавшему участие в данной отгрузке, ставится соответствующая пометка за каждый заказ с рекламацией. В конце месяца подсчитывается процент ошибок для каждого сотрудника, и начисляются премии. Процент ошибок крайне важен, ведь смысл мотивации в том, чтобы повысить эффективность всего процесса. Если не отслеживать качество, то система будет работать в ущерб самой себе. Люди в погоне за количественными показателями могут работать в ущерб не менее важным качественным показателям, таким как, например, качество подбора, количество брака и т.п. Вводя качественные критерии оценки, руководитель может не только увеличить эффективность каждого отдельного сотрудника и склада в целом, но и снизить текучку кадров.

Т.о. KPI, вводимые на складе, захватывают всех - от грузчиков до внешних партнеров компании. Но, в конечном счете, выигрывают все. Сотрудники получают возможность больше зарабатывать и лучше понимают, как образуется их зарплата. Руководитель склада получает сотрудников, заинтересованных в результатах собственной работы, топ-менеджмент - эффективную работу всего склада, а клиенты - уверенность в том, что приобретаемые услуги будут надлежащего качества.

Ксения Годунова, бренд-менеджер
Иван Смирнов, менеджер проектов
Александр Коптин, менеджер проектов направление «Логистика»
«КОРУС Консалтинг»

Эффективность работы склада заключается в достижении и поддержании его оптимальной производительности. Однако, невозможно с уверенностью утверждать, эффективно ли работает склад без контроля ключевых показателей работы.

Ключевые показатели эффективности (KPIs) — измеримая величина, привязанная к ключевым бизнес-процессам, которые также важны для определения долгосрочной прибыли и производственных целей. К ключевым показатели эффективности склада необходимо также отнести такие KPIs, достижение которых, позволит компании получить конкурентные преимущества.

В этой статье мы рассмотрим главные показатели работы склада, которые вам необходимо начать отслеживать уже сейчас.

1. Эффективность работы склада начинаем отслеживать с показателя — приема

Все операции на складе начинаются с фактического получения и резервирования поступающих запасов. Прием — можно отнести к одному из самых ответственных процессов, организация которого, имеет прямое влияние на все последующие складские операции. Так же, прием может усложняться такими процессами:

Еженедельные поставки новых запасов.
Перемещение запасов с других складов предприятия.
Возврат кондиционного и бракованного товара от клиента.

Такую важную часть работы необходимо отслеживать и измерять с помощью собственных ключевых показателей работы склада. Для этого следует измерять время, которое требуется для подсчета поступившего товара (количество, вес и объем) и внести данные в систему.

Основные метрики процесса приема:

Стоимость разгрузочных работ — расходы на рабочую силу, погрузочно-разгрузочные работы и оборудование.
Производительность приема — рассчитывается с точки зрения трудозатрат путем измерения объема складских запасов на одного сотрудника в час.
Точность приема — процент ошибок при приеме товара по количеству и качеству.
Использование рабочей силы и оборудования — процент рабочей силы и погрузочно-разгрузочного оборудования, использованных в процессе размещения.
Время цикла приема на склад — общее время, затраченное с момента разгрузки до размещения товара.

Эти KPIs позволяют выявить любые ошибки на этапе приема и в последующем избежать цепной реакции. Рассчитать эффективность приема можно по формуле:

Рекомендуем фиксировать точное время прибытия поставки, а также отмечать время, когда товар будет готов к продаже. Таким образом, вы сможете рассчитать среднее значение за месяц и сравнить его с предыдущими показателями.

Систематизируйте процесс и поручайте эту задачу только обученному персоналу.
Создавайте уникальный артикул для товаров.
Настройте параметры автоматического размещения в вашей системе складского учета.

Это один из ключевых показателей эффективности склада, который можно значительно улучшить используя систему управления складом и терминал сбора данных (сканер штрих-кода). Как только продукция будет отсканирована и проверена по количеству и качеству, ее сразу же можно будет зарегистрировать в системе:

2. Точность комплектации

Комплектация заказа — один из самых сложных и затратных процессов на складе.

Основные метрики процесса комплектации:

Стоимость — затраты на каждую строку заказа, включая отбор, маркировку и упаковку.
Производительность — количество строк отобранных за 1 час.
Длительность — время, необходимое для комплектации одного заказа.
Точность — процент заказов, отобранных и упакованных без ошибок.

Давайте более детально остановимся на точности комплектации. Ведь именно от этого зависит получит ли клиент тот товар, который ожидает и, как следствие, будет ли удовлетворен. Кроме того, с увеличением точности отбора уменьшается количество возвратов от клиентов, что в свою очередь, уменьшает затраты на обработку возвратов.

Для расчета точности комплектации нам необходимы данные о количестве заказов, по которым был возврат из-за допущенной ошибки в процессе комплектации и общем количестве заказов:

Таким образом мы получаем процент правильно отобранных заказов.

Правильная организация процесса сборки и упаковки сокращает использование ресурсов, необходимых для обработки одного заказа. Это позволяет перераспределить персонал для увеличения общей эффективности работы склада.
Инвестируйте в минимизацию текучести кадров, чтобы опытные сотрудники работали в компании как можно дольше.
Внедрите технологию сканирования штрих-кодов для идентификации товара на этапах отбора и контроля. Для повышения эффективности данной технологии, на этапе контроля товара наносите штрих-кода на товары, которые их не имеют.
Используйте автоматизированные системы подбора ячеек при размещении/пополнении товара. Адресное хранение товаров позволит снизить затраты времени на его поиски и количество ошибок при отборе из указанных ячеек.
Рассмотрите возможность внедрения технологии весового контроля товара. Это уменьшит влияние человеческого фактора на процесс комплектации и позволит устранить такие ошибки, к примеру, как отгрузка ящика товара вместо одной упаковки.
Не допускайте смешивания товара в одной ячейке. Это касается не только разных товаров, но и одного и того же, но с разными сериями и/или сроками годности, если их учет важен для бизнеса. В идеале, в каждой ячейке должен хранится один SKU.

3. Расходы на содержание товарных запасов

Чем дольше товар хранится на складе, тем дороже это обходится бизнесу.

Общие затраты на содержание — это сумма всех расходов компании на хранение запасов в течении определенного периода времени. Сюда входят следующие статьи расходов:

Стоимость товара.
Затраты на хранение.
Оборудование и программное обеспечение.
Расходные материалы.
Налоги.

Затраты на содержание товарных запасов являются важным показателем эффективности склада, который можно определить следующим образом:

Данный показатель позволяет получить представление о том, какие финансовые потери приносит компании переизбыток товаров на хранении, и какое влияние на это оказывает производительность склада.

Используйте автоматизированные инструменты формирования заказов для оптимизации на складе с учетом сезонных всплесков и других отклонений от нормы.
Используйте для работы терминалы сбора данных (ТСД) для сокращения затрат на расходные материалы (такие как бумажный носитель).
Автоматизируйте процессы (с помощью оборудования и программного обеспечения), чтобы снизить затраты на персонал и повысить производительность склада.

4. Оборачиваемость запасов

Оборачиваемость товарно-материальных запасов — еще один важный ключевой показатель эффективности управления складом, который довольно тесно связан со стоимостью хранения.

Это показатель того, как быстро вы продаете и отгружаете товар после того, как он был получен на складское хранение. Очевидно, что это один из ключевых показателей эффективности склада, который хочется поддерживать на высоком уровне. Чем выше оборачиваемость товаров, тем меньше затрат на их хранение и тем больше прибыли вы можете получить.

Основные метрики оборачиваемости запасов:

Стоимость запасов — стоимость хранения в течении определенного периода времени, включая стоимость обработки запасов на хранении, инвентаря, затраты на обслуживание, повреждение, устаревание. Чем дольше товар храниться на складе, тем выше затраты для склада.
Соотношение запасов к продажам — измерение уровня запасов и сравнение продаж, позволяет определять ежемесячный рост запасов на фоне снижения продаж.

Системы управления складом предоставляют такую информацию, но вы также можете самостоятельно рассчитать оборачиваемость запасов по следующей формуле:

Отслеживание данного показателя позволяет лучше понять популярность определенных категорий товаров и оценить тенденцию покупок.

Совершенствуйте модели прогнозирования запасов.
Определите низкооборачиваемые запасы и внедрите стратегию сокращения запасов.

5. Количество возвратов

Количество возвратов — простой, но в то же время жизненно важный показатель эффективности управления складом, который дает представление об удовлетворенности клиентов в целом.

Ключом к эффективному использованию данного показателя является сегментирование по причине возврата. Итак, определите несколько причин возврата и используйте следующее уравнение для анализа каждой из них:

Таким образом, операционный менеджер, опираясь на данные, может искать причины улучшения данного показателя. Например, большое количество возвратов по причине несоответствия товара заказу указывает на то, что в процессе комплектации существуют проблемы.

Сегментируйте и исследуйте причины возвратов.
Убедитесь в точности описания ячеек с товаром и в соответствии между его системным и фактическим размещением
При необходимости, проведите повторное обучение для персонала по работе с вашей системой складского учета.
Соблюдайте требования по хранению товара, чтобы свести к минимум возможности их повреждения.
Используйте сканеры штрих-кода для контроля товара перед отправкой.

6. Невыполненные заказы

Количество упущенных продаж — ключевой показатель, который позволяет проводить глубокий анализ прогноза закупок.

Высокий процент невыполненных заказов означает, что поступает большое количество заявок на товары, которых нет в наличии на складе. Это можно объяснить внезапным ростом спроса, но если процент невыполненных заказов постоянно высокий, вероятно, это является результатом:

Некачественного планирования запасов и прогнозирования продаж.
Неэффективного управление складскими запасами.
Отсутствием анализа товарооборота склада.

В любом случае, невыполненные заказы создают неприятное впечатление у клиентов, за этим показателем необходимо следить и сводить их количество к минимуму. Для расчета, вы можете использовать следующее уравнение:

При прогнозировании запасов используйте как можно больше данных.
Используйте правильный расчет оптимального запаса для каждой позиции с учетом прогноза спроса и страхового запаса.
Используйте передовые методы управления запасами.

7. Время выполнения заказа

Время выполнения заказа — это ключевой показатель эффективности работы склада, который учитывается при расчете количества просроченных заказов. Это усредненный показатель времени, между размещением заказа клиентом и получением товара. Чем меньше времени вам потребуется на выполнение заказа, тем счастливее будут ваши клиенты.

Пока товары поступают на склад в идеальном состоянии, оптимизация времени выполнения заказа также может иметь прямое влияние на общий KPI показатель — время цикла заказа. Этот показатель указывает на количество прошедшего времени между заказом и его отгрузкой, что в свою очередь обеспечивает удовлетворенность и лояльность клиентов.

Устраните “узкие” места на складе.
Разделите склад на зоны/подзоны по их функциональности.
Пересмотрите логику размещения товара на складе и его дальнейшего хранения.
Выберите наиболее подходящую схему комплектации.
Мотивируйте сотрудников.
Используйте новые технологии, в частности, современную систему управления складом.

Конечно, KPIs для измерения эффективности склада гораздо больше, но мы считаем, что именно эти семь необходимо отслеживать постоянно.

Выбирая, какие показатели будут использоваться в вашей цепочке поставок, необходимо определить, что больше всего влияет на прибыль и эффективность работы и понять, какими показателями нужно управлять, чтобы повысить производительность вашей логистики.

С помощью системы управления складом можно с легкостью настраивать нужные параметры и показатели эффективности, проводить анализ и всегда быть в курсе того эффективно ли работает логистика склада.

WMS позволяет отслеживать поступившие заказы, а также контролировать их поэтапно:

С помощью WMS можно отслеживать производительность склада в целом, на графиках мы наглядно видим загруженность склада по процессно:

Также WMS позволяет посмотреть производительность каждого сотрудника отдельно. Система отображает информацию о проведенной работе сотрудником в заданный период времени:

Какая из 7 метрик является наиболее важной?

Все зависит от ваших целей. Если вам необходимо обосновать покупку новой системы управления складом, вам необходимо начать отслеживать точность комплектации заказов и количество отобранных товаров в час. Если вы только начали отслеживать ключевые показатели, возможно, вам придется сначала разобраться с нормой прибыли и общим циклом заказа.

Также имеет значение то, какие показатели легче всего измерить. Если у вас есть программное обеспечение для управления складом, которое автоматически отслеживает уровень запасов, измерить уровень просроченных заказов и оборачиваемость запасов будет легко. Но если в вашем программном обеспечении отсутствуют эти показатели или вы вообще не используете программное обеспечение, получить эти KPIs будет намного сложнее.

Ранее мы рассматривали ключевые показатели транспортной логистики. В этой статье решили подробнее рассмотреть KPI складской логистики.

Погрузо-разгрузочные операции, краткосрочное и длительное хранение, сортировка и консолидация грузов – вот далеко не полный перечень логистических операций, выполняемых на складе. Проблема оценки результативности процессов, реализуемых на складских терминалах всегда была актуальна. Логистическим компаниям приходилось закладывать в стоимость услуг риски, связанные с потенциальной несвоевременностью или ошибками, которые могут быть допущены сотрудниками склада или субподрядчиком.

Решить проблему мониторинга результативности можно внедрив комплекс KPI – отражающих качество работы склада, как в режиме реального времени, так и за определенный период.

Рассмотрим 4 основных показателя.

Своевременность отгрузки

OTS (on-time shipping) - своевременность отгрузки – один из важных KPI складской логистики. Показывает процент транспортных средств (ТС), своевременно отгруженных за установленный период.

Время необходимое на отгрузку продукции рассчитывается в каждом случае индивидуально. Нормативы могут различаться в зависимости от:

Целевой показатель OTS должен быть высоким, более 95%.

Своевременность приёмки

OTI (on-time inbound) - своевременность приемки, иногда выгрузки - это процент транспортных средств, принятых за установленное время. Необходимо иметь ввиду некоторые особенности присущие процессу выгрузки.

Во-первых, дополнительное время. Это связано с дополнительными операциями:

измерение весо-габаритных параметров;
поштучный пересчет товара;
проверка соответствия маркировки и сопроводительных документов;
ветеринарный и санитарный контроль (в случае с поставкой продуктов питания) и т.д.

Во-вторых, иногда существует ограничение на число ТС, прибывших на приемку единовременно. Например, если на склад приехали 7 грузовиков при ограничении в 5, оставшиеся 2 не учитываются при вычислении KPI.

Также, в расчет не входят ТС, которые:

прибыли не своевременно;
доставили груз, не соответствующий требованиям (товар завален, повышенная влажность, неправильный температурный режим и т.д.);
не имеют сопровождаются необходимой документации;
содержат большое количество смешанных паллет, в которых каждая позиция принимается поштучно.

Целевой показатель OTI должен находиться на уровне выше 95%.

Точность комплектовки

Picking accuracy - точность комплектовки, отражает, насколько безошибочно склад готовит заказы к отгрузке. Показтель показывает процент правильно собранных заказов, по которым компания не получала претензий. По каждой претензии склад должен провести расследование. Если ошибка произошла не по вине сотрудников склада, необходимо предоставить опровержение, с доказательством правоты, например, записи с камер наблюдения.

Первый нюанс этого KPI заключается в задержке расчёта показателя, так как к концу месяца не все заказы успевают доехать до получателя, чтобы он мог проверить безошибочность укомплектованности поставки.

Второй нюанс заключается в детализации расчета. За базу для расчета можно брать как весь заказ, так и позицию или артикул в заказе, а также короб или штуку. Например, в секторе FMCG для косметики и средств для ухода принято контролировать по артикулам, а для безрецептурных медикаментов – партиями.

Целевой показатель для точности комплектовки устанавливается не ниже 98%.

Безошибочность подготовки документов

Точность подготовки документов на перевозку, отражает процент заказов, на которые склад корректно оформил сопроводительную документацию.

Целевой показатель должен быть не менее 99%.

Улучшение показателей результативности

По единодушному мнению экспертов, в первую очередь, необходимо согласовать KPI со складским провайдером и включить показатели в контракт, чтобы в последствии не возникло недопониманий.

Для стимулирования поддержания высокого KPI некоторые компании практикуют систему «бонус малус» - поощряя подрядчиков стремящихся всячески повышать показатели результативности. Так существует практика повышение оплаты за складские операции на процент пропорциональный проценту повышения KPI.

Проблемы с отгрузкой и приемкой чаще всего связаны с планированием. Качественное планирование – ещё одни способ повышения KPI.

Улучшить показатели комплектовки можно за счёт организации специальных рабочих мест, приспособленных под отдельные группы товаров. Персонал должен учитывать объемно-весовые характеристики грузов, а маршрут сотрудника должен быть оптимальным.

Для повышения KPI подготовки документов - автоматизируйте процесс. Готовьте информацию заранее и максимально упрощайте процесс коммуникаций. Для упрощения сбора и обработки показателей результативности и подготовки итогового отчёта за период применяйте автоматизированную систему TMS.

Сегодня существует множество различных КРI, применяемых в той или иной компании, многие из которых можно найти в сети интернет. К сожалению, далеко не каждый KPI можно применить в условиях работы конкретной компании и конкретного склада.

Выбор системы KPI должен соответствовать фактическому состоянию технологической архитектуры и возможностей программного продукта компании с точки зрения учета складских операций. Часть компаний используют дорогостоящие ERP системы, в которых гораздо проще получить статистику проведения складских операций. Большинство же компаний используют для отражения складских операций учетную систему 1С той или иной конфигурации. Для эффективной работы базовые модули 1С часто требуют доработки программного продукта под задачи компании, связанные с повышением эффективности работы складской логистики.

Какие же показатели наиболее важные из всего огромного массива используемых?

Так, к ключевым KPI следует относить такие показатели, достижение которых позволяет компании получить важные стратегические преимущества. На что хотелось бы обратить внимание, чтобы сформировать, чтоб сформировать на складе правильные ключевые показатели эффективности? Можно выделить несколько основных групп КРI, каждая из которых важна с точки зрения оценки эффективности конкретного складского процесса. Прежде всего, нужно понимать, что Вы должны управлять затратами на складскую логистику в целом, а также измерять и повышать эффективность каждого бизнес-процесса складской логистики.

Бизнес-процессы складской логистики, эффективность которых нужно оценивать:

• Приемка товара;

• Размещение товара;

• Пополнение ячеек;

• Комплектация заказов;

• Комплектация маршрутов;

• Отгрузка.

Все эти шесть процессов логистики могут производиться с совершенно разной степенью эффективности. Поэтому можно потратить на обеспечение данных процессов совершенно разные суммы денег, а хотелось бы как можно меньше (для этого должны быть установлены цели). Перечень процессов и наиболее часто используемые показатели, которые применяют компании для измерения эффективности складской логистики. С точки зрения должностей в каждой компании свои зоны ответственности, несмотря на одинаковое название должностей. Именно поэтому они носят для каждой компании индивидуальный характер. Пример, показателей по должностям, характеризующим эффективность работы:

1. Приемщик:

- своевременность закрытия приходных накладных;

- количество допущенных ошибок;

- время приема товара;

- количество принятых строк, упаковок, объем, вес.

2. Кладовщик:

- количество обработанных строк, упаковок, объем, вес;

- сложность работы с товаром;

- количество допущенных ошибок.

3. Контролер:

- количество обработанных строк, упаковок, объем, вес;

- количество допущенных ошибок.

4. Упаковщик:

- количество претензий к качеству упаковки;

- количество сформированных коробов.

5. Грузчик экспедиции:

- количество разложенных по маршрутам коробов;

- количество загруженных коробов в машины;

- количество претензий, связанных с качеством загрузки в машины.

Каждому менеджеру логистики нужно понять, зачем ему нужны KPI на складе и что он с ними будем делать, как анализировать их и на что они влияют. Чтоб определить KPI, нужно изначально ответить на такие вопросы:

1. Что может предложить вам информационная система на складе?

2. Какие показатели можно «вытащить» из нее, не создавая дополнительный отдел аналитиков?

3. Какие ваши цели на входе, обработке и выходе товара?

Чтобы определить основные KPI, нужно агрегировать складские процессы (прием товара, обработку, выход, сервис), а по ним определить 1–3 показателя, соответствующие критериям предоставляемого сервиса клиентам. Таким образом, сначала определяется, как работает склад и какими ключевыми показателями будет оцениваться деятельность конкретного склада, а после этого можно приступать к оценке деятельности и выставлению КРI сотрудникам. Мотивация строится на количестве показателей 3-5, чтобы материальный стимул достижения целевых показателей был весомым для сотрудника.

Алгоритм процесса «развесовки» показателей для мотивации индивидуален. Наиболее «продвинутые» компании ожидают повышение эффективности финансовых показателей от менеджмента складской логистики. Например, как показано на рисунке, директор по логистике отвечает за удельный вес (%) затрат на логистику в продажах, сокращение рабочего капитала и сокращение операционного цикла всех процессов в логистике. Это показатели, которые оцениваются по году. Улучшение показателей проводится с помощью личных Проектов «Трансформаций». По каждому такому Проекту формируется КВП (Критически важный показатель), который также бонусируется по итогам квартала.

Соответственно, в этой компании руководитель отдела складирования отвечает за снижение затрат на складскую обработку в продажах (доходах) компании. Он также имеет свои личные Проекты трансформации. По итогам года оценивается результативность (% достижения каждой цели с учетом ее веса) для каждого менеджера. В случае, когда результативность превышает 100% по итогам года, менеджеру выплачивается в течение года надбавка «за высокую результативность».

С точки зрения компании важно даже не какие показатели выбраны, а то, что эффективность измеряется и она связанна с индивидуальной системой KPI-мотивации. Сами показатели должны отражать приоритеты компании и могут меняться с течением времени. Когда люди видят, что их работа влияет на общий результат, а хорошие результаты премируются, они будут делать все возможное для их улучшения.

Измеряйте, мотивируйте и достигайте большего!
Игорь Немировский Управляющий партнер Nemirovsky & Starozhukova strategy consulting.

НЕ ПРОПУСТИТЕ!

18-19 января, Киев

2-х дневный тренинг-практикум от Игоря Немировского

«УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ. БЮДЖЕТЫ»

Для Владельцев малого и среднего бизнеса, финансовых директоров, главных бухгалтеров, которые СТОЛКНУЛИСЬ С ВОПРОСАМИ: 1С есть, цифрмного, бухгалтеров много, а нужной управленческой информации нет если и есть какие-то цифры, то они собираются из разных источников: Excel, 1с бухгалтерия, CRM-системы, от разных людей и зачастую показывают разные цифры. Не управленческий учет, а каша из цифр, на что опираться не понятно; или наоборот, управленческого учета нет вообще и не понятно с чего начать.

Управление по целям (или управление по отклонениям от целей) в практике российских компаний становится стандартным инструментом реализации стратегических планов через организацию эффективной оперативной работы, гарантированно приводящей к достижению плановых показателей

Стандарты или цели управления в условиях современного бизнеса устанавливаются с применением методологии формирования системы сбалансированных показателей (BSC), а значения фактических отклонений от сбалансированных показателей и являются объективными индикаторами состояния системы (KPI).

Стратегические и нормативные KPI склада

KPI склада могут иметь стратегический или нормативный характер. К стратегическим KPI следует относить такие показатели, достижение которых позволяет компании получить важные стратегические преимущества. На уровне складской системы к стратегическим KPI можно отнести следующие:

количество складов в системе (в условиях развития складской сети);
емкость хранения (в товарных и/или денежных единицах);
пропускная способность склада (в товарных и/или денежных единицах);
себестоимость хранения и складской обработки;
надежность функционирования.

На практике стратегические KPI чаще всего носят граничный характер, то есть это предельные, целевые показатели, к которым неуклонно должна стремиться складская система, чтобы обеспечить значимые для компании стратегические преимущества.

нормы выполнения технологических операций (например, временной норматив погрузки/разгрузки транспортного средства);
показатели качества выполняемых операций (например, коммиссионирования);
норматив по утратам товаров/грузов по вине склада (хищения, неаккуратное обращение, ошибки персонала, повлекшие материальный ущерб, и т. д.)

Стратегический KPI по факту его достижения может быть переведен в категорию статических, нормативных, а нормативный KPI может стать стратегическим, например, при необходимости повышения пропускной способности складского комплекса (нормы операций могут ужесточаться в отношении временных интервалов выполнения или вовлеченного персонала).

Системная карта, отражающая подходы к формированию KPI для складской системы, показана ниже.

Формирование KPI складской системы:

KPI по типу склада

a) для собственных нужд

1. производственный склад

2. распределительный центр

b) оказание услуг

1. план по чистой прибыли

2. план по операционный прибыли (EBIT)

3. план по чистому CF

a) стратегический KPI

b) нормативный KPI

Способ расчета KPI

a) статистический по выработке данных

b) по всему набору данных

KPI по способу технологической обработки потоков

1. с использованием штрих-кода

2. без использования штрих-кода

4. контроль исполнения

1. план по отгрузке

2. план по приемке

3. план по объему хранения

4. норматив качества (% отклонений, дошедших до потребителя)

1. длительность цикла обработки

2. себестоимость обработки единицы продукции

3. себестоимость достижения целей развития

1. план по затратам

2. план по инвестициям

Выбор системы KPI должен соответствовать фактическому состоянию технологической архитектуры складского комплекса и одновременно задавать вектор ее развития или качественного изменения. В таблице 1 на сведены основные KPI, рекомендуемые в практике нашей компании для использования на механизированных и автоматизированных складах.

Ключевые показатели функционирования складской системы

Рекомендуется использовать для склада

Тщательный анализ проблем управления сложными складскими системами показывает необходимость введения в практику комплексных KPI для обеспечения сбалансированного управления. Рассмотрим простой пример, демонстрирующий преимущества комплексных KPI, которые позволяют организовывать «самонастраивающиеся» складские системы.

Пусть на складе используется нормативный KPI по выполнению заявок на отгрузку товара в виде отношения выполненных заявок к количеству поступивших заявок. В нашем примере на склад поступило 10 заявок, а выполнено по факту 9. Тогда KPI равен 0,90. Возможно это неплохой результат с позиций управления по заявкам, но нам необходимо учитывать, что компания, которую обслуживает наш склад, получает прибыль от продажи продукции и для руководства фирмы важны объемы продаж в денежном выражении. Рассмотрим стоимость наших заказов (таблица 2).

Если теперь ввести в систему KPI по отгрузке в денежных единицах, то в зависимости от того, какой заказ не был отгружен, мы получим следующие значения KPI для случаев:

не отгружен заказ № 1 стоимостью 100 единиц, KPI = 9/109 или KPI = = 0,082 (. );
не отгружен любой заказ кроме первого, KPI = 108/109 или KPI = = 0,99 (. )

Итак, при одном и том же значении KPI «по отгруженным заявкам» в 90% значения KPI «по отгруженным деньгам» могут составлять 8,2% или 99% в зависимости от стоимости обслуженных заказов. Предположим, что компания установила одинаковые стратегические приоритеты между объемами продаж и количеством клиентов, что в нашим случае может быть выражено комплексным KPIcomplex как среднее арифметическое образующих (базисных) KPI:

KPIcomplex = 0,5х(KPIзаявка + KPIденьги).

Для случая срыва отгрузки первого заказа комплексный KPI равен:

KPIcomplex = 0,5х(0,9 + 0,082) = 0,49.

Для случая отказа в отгрузке любого другого заказа получим:

KPIcomplex = 0,5х(0,9 + 0,99) = 0,945.

Примеры комплексных KPI

Развивая идею оценки складских процессов по нескольким параметрам деятельности, приведем примеры комплексных KPI, которые используются в практике нашей компании и могут оказаться полезными при «тонкой» настройке сложных складских комплексов.

1. Коэффициент комплексного клиентского сервиса за период (рассчитывается в денежных, товарных, позиционных единицах).

Применение этого показателя позволяет установить степень соответствия складской логистики требованиям сбытовых подразделений. Комплексность показателя состоит в учете работы склада не только в операционных, но и в денежных единицах, что позволяет учитывать «вес» склада при оценке результатов продаж и перспективном планировании сбыта. Расчет показателей ведется по отклонениям согласно таблице 3.

При использовании показателя комплексного клиентского сервиса можно ориентировать сотрудников склада на выполнение финансовых показателей отгрузки за счет применения весовых коэффициентов при расчете комплексного KPI. В частности, показатели отгрузок в м3, строках, единицах продукции могут иметь меньшие «веса» по отношению к «финансовому» показателю отгрузки.

2. Коэффициент сервиса приема товара за период.

Читайте также: