Что такое личное дело получателя пособия

Опубликовано: 17.09.2024

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок приема, оформления и ведения личных дел получателей ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения (далее - меры социальной поддержки), осуществляемый в территориальных органах социальной защиты Министерства социальной защиты Республики Татарстан (отделениях материальной помощи (компенсационных выплат).

1.2. Назначение мер социальной поддержки производится с применением программного продукта АСЗ в информационных технологиях, используемого в органах социальной защиты.

2. Порядок приема заявления

2.1. Назначение мер социальной поддержки производится на основании заявления установленного образца при наличии всех необходимых документов, предусмотренных пунктом 4.3 настоящей Инструкции.

2.2. Специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения мер социальной поддержки, проверив наличие всех необходимых документов и их надлежащее оформление, определяет право заявителя на их назначение, после чего предлагает заявителю заполнить соответствующее Заявление по прилагаемой форме 1.

Заявление может быть оформлено следующим образом:

- заполнение бланка заявления установленной формы самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных;

- формирование заявления в автоматизированном режиме с использованием данных о заявителе, имеющихся в информационном банке данных и представленных гражданином дополнительно.

2.3. Заявитель при обращении предъявляет паспорт.

В случае невозможности предъявить паспорт (утрата паспорта и пр.) заявителем представляется справка установленной формы, временно заменяющая паспорт, выданная органами внутренних дел.

2.4. Документы, представляемые в копиях после сверки их с подлинником (кроме заверенных в установленном порядке), заверяются личной подписью специалиста, осуществляющего прием заявлений, штампом органа социальной защиты и записью "копия верна" с указанием даты.

Копиями документов, подлежащих такому заверению, являются ксерокопии, а также копии документов, написанные заявителем от руки.

2.5. В случае, когда заявитель имеет право на назначение нескольких мер социальной поддержки, заполняется одно заявление и каждая из мер социальной поддержки отмечается в соответствующей графе заявления.

2.6. Если у заявителя отсутствует право на назначение мер социальной поддержки, либо документы, представленные заявителем, не отвечают установленным требованиям, специалист, осуществляющий прием заявлений, разъясняет это заявителю со ссылкой на действующее законодательство и возвращает документы.

2.7. В случае невозможности личного обращения в органы социальной защиты заявление и документы, необходимые для назначения мер социальной поддержки, могут быть направлены заявителем в орган социальной защиты по почте заказным письмом с уведомлением и перечнем направляемых документов.

2.8. При направлении заявления по почте прилагаемые документы должны быть представлены в копиях, заверенных в установленном порядке (кроме документов, представляемых в соответствии с настоящей инструкцией в подлинниках и принимаемых для помещения в личное дело получателя).

При таком обращении одним из необходимых документов является заверенная в установленном порядке копия паспорта заявителя либо документа, его заменяющего.

Специалист, осуществляющий прием заявлений, проверив наличие полученных по почте документов, проверяет их полноту и надлежащее оформление, определяет право заявителя на назначение мер социальной поддержки, после чего в установленный действующим законодательством срок письменно извещает заявителя о результатах рассмотрения документов.

3. Порядок регистрации заявления

3.1. После заполнения гражданином заявления либо формирования заявления в автоматизированном режиме специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения заявления, а также заносит необходимые данные в Журнал регистрации заявлений о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения, сформированный в электронном виде (далее - Журнал регистрации по прилагаемой форме 2), и регистрирует заявление в журнале регистрации на бумажном носителе.

3.2. Журнал регистрации ведется каждым специалистом, осуществляющим прием заявлений по обслуживаемому им участку.

3.3. Журнал регистрации на бумажном носителе должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя органа социальной защиты.

3.4. Нумерация в Журнале регистрации ведется ежегодно, последовательно, начиная с номера первого со сквозной нумерацией.

3.5. Все исправления в Журнале регистрации должны быть оговорены "исправленному верить" и подтверждены печатью органа социальной защиты, а также подписью руководителя органа социальной защиты.

3.6. Специалисту, осуществляющему прием заявлений, присваивается личный номер, соответствующий номеру обслуживаемого им участка, который указывается в Журнале регистрации.

3.7. Присваиваемый каждому заявлению номер по Журналу регистрации проставляется в соответствующей графе заявления.

3.8. После регистрации заявления в Журнале регистрации специалист, осуществляющий прием заявлений, заполняет и выдает (отсылает по почте в случае подачи заявления о назначении пособия по почте) заявителю Расписку-уведомление о приеме документов.

4. Порядок формирования личного дела получателя социальных выплат

4.1. В одном личном деле получателя должны быть объединены назначения:

- ежемесячной денежной выплаты;

- ежемесячного пособия на ребенка;

- субсидии на проезд;

- субсидии на лекарственное обеспечение;

- субсидии на услуги связи;

4.2. Личное дело получателя формируется согласно перечню документов, утвержденных нормативными правовыми актами Республики Татарстан, предусматривающими порядок назначения и выплаты указанных в пункте 4.1 мер социальной поддержки.

4.3. В личное дело получателя последовательно подшиваются:

- решение о назначении выплат;

- заявление о назначении выплат;

- документ, подтверждающий право гражданина на получение мер социальной поддержки - копия;

- копия свидетельства о рождении ребенка (детей) - (подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему);

- документы, подтверждающие право получателя на ежемесячное пособие в повышенном размере в соответствии с действующим законодательством;

- выписка из трудовой книжки о последнем месте работы - копия (копия снимается с первого - титульного листа трудовой книжки и с листа, содержащего сведения о последнем месте работы получателя пособия);

- копии иных документов, подтверждающих незанятость родителей (родителя) (аттестат, диплом и пр.);

- копия нотариально удостоверенной доверенности для доверенных лиц;

- справка о составе семьи, автоматизированно сформированная; в случае необходимости представленная на бумажном носителе из предприятия ЖКХ;

- справка из школы о продолжении ребенком обучения в общеобразовательном учреждении (представляется на ребенка старше 16 лет);

- справка органов государственной службы занятости о признании гражданина в установленном порядке безработным;

- справка о доходах члена семьи за три месяца перед месяцем подачи заявления;

- справка о перечислении средств на домохозяйство, сформированная в автоматизированном режиме (подшивается 1 раз в полгода);

- иные документы, требуемые дополнительно, а также в случае установления иных мер социальной поддержки.

При этом нет необходимости дублирования в одном личном деле получателя документов, требуемых для назначения всех мер социальной поддержки, объединенных в данном личном деле, - свидетельства о рождении ребенка, копии трудовой книжки, справок о доходах и пр., если они уже представлены для назначения одной из мер социальной поддержки.

При формировании личных дел получателей при назначении всех мер социальной поддержки последними подшиваются документы, требуемые дополнительно (например, в случаях, когда необходимо подтвердить родство заявителя с ребенком либо необходимо подтвердить изменение фамилии (имени, отчества) заявителя и пр.).

5. Личное дело получателя

5.1. Документы, составляющие личное дело получателя, сформированные в порядке, установленном настоящей Инструкцией, вкладываются в обложку Личного дела получателя социальных выплат (далее - личное дело) и подшиваются.

Документы получателей, ранее сформированные в личные дела получателей по отдельным видам выплат, могут быть сброшюрованы вместе и храниться в одном личном деле.

5.2. На обложке личного дела указывается номер личного дела, соответствующий номеру регистрации в журнале регистрации, фамилия, имя, отчество получателя, адрес получателя (с указанием почтового индекса), а также вид (виды) выплат.

5.3. После оформления личное дело хранится в отведенных для хранения местах.

5.4. В случае назначения нового вида выплаты, изменения размера выплаты (например, назначение пособия в повышенном размере по различным основаниям в соответствии с действующим законодательством и пр.) в личное дело получателя вшиваются соответствующие документы, являющиеся основанием для назначения иной выплаты, и Решение о назначении новой выплаты.

Примечание: Порядок размещения действующих личных дел в хранилище личных дел определяется органом социальной защиты (размещение дел в алфавитном порядке, по участкам и пр.).

5.5. В случае утраты личного дела территориальный орган социальной защиты принимает меры к его восстановлению.

6. Решение о предоставлении мер социальной поддержки

6.1. После рассмотрения представленных заявителем документов специалист готовит Решение о предоставлении мер социальной поддержки (далее - Решение) по прилагаемой форме 3.

6.2. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты населения (заместителя руководителя органа социальной защиты населения или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты населения.

6.3. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения, заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).

При наличии права на назначение социальных выплат за прошлое время Решение содержит сведения о периоде, за который они назначаются, и назначенных за этот период суммах.

6.4. Решение оформляется по форме, введенной в ППП "Социальная защита", используемой органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.

6.5. Решению присваивается тот же номер, что и Заявлению о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий.

7. Решение о продлении предоставления мер социальной поддержки

7.1. Продление срока предоставления мер социальной поддержки в связи с перерегистрацией документов по истечении срока назначения выплат или с изменением отдельных сведений, имеющихся в личном деле получателя, производится на основании Решения о продлении предоставления мер социальной поддержки.

7.2. Решение оформляется специалистом, осуществляющим назначение и выплату мер социальной поддержки.

7.3. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.

7.4. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).

7.5. После утверждения Решение вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя.

8. Решение о прекращении (приостановлении)
предоставления мер социальной поддержки

8.1. Прекращение (приостановление) предоставления мер социальной поддержки производится Решением о прекращении (приостановлении) предоставления мер социальной поддержки (далее - Решение о приостановлении по прилагаемой форме 4).

Решение о прекращении (приостановлении) оформляется по форме, введенной в ППП "Социальная защита", используемой территориальным органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.

8.2. Основанием для принятия Решения о приостановлении является:

- личное заявление получателя;

- установление факта представления гражданином неполных и (или) недостоверных сведений о доходах, составе семьи и пр. В этом случае оформляется Акт о проведении проверки правильности сообщенных заявителем сведений для определения права предоставления мер социальной поддержки по прилагаемой форме 5.

- истечение срока назначения и выплаты, смена места жительства, замена удостоверения личности или других документов, смерть получателя, длительное неполучение получателем направляемых ему сумм выплат через отделения почтовой связи (до 1 года) и пр.

8.3. При выяснении обстоятельств (личное обращение заявителя и пр.), повлекших приостановление предоставления мер социальной поддержки, в случае принятия в соответствии с действующим законодательством решения о продолжении или прекращении выплат оформляется соответствующее Решение.

8.4. При обращении в территориальный орган социальной защиты гражданина с сообщением о наступлении обстоятельств, влекущих прекращение предоставления мер социальной поддержки, он заполняет соответствующее Заявление о прекращении предоставления мер социальной поддержки. Бланк заявления заполняется самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных либо формируется в автоматизированном режиме.

8.5. После заполнения заявителем заявления специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения заявления, заносит необходимые данные в Журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки, сформированный в электронном виде, регистрирует заявление в журнале регистрации на бумажном носителе и оформляет соответствующее Распоряжение.

Примечание: журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки ведется аналогично журналу регистрации заявлений о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки.

8.6. Решение о прекращении (приостановлении) является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция, специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.

8.7. Датой утверждения Решения о прекращении (приостановлении) является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).

8.8. После утверждения Решение о прекращении (приостановлении) вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя и сдается на хранение в архив.

8.9. Личное дело получателя мер социальной поддержки хранится в архиве 5 лет.

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

    Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.


Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.


Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Защита материнства и детства, семьи носит комплексный социально-экономический характер и осуществляется путем принятия разнообразных государственных мер по поощрению материнства, охране интересов матери и ребенка, укреплению семьи, ее социальной поддержке, обеспечению семейных прав граждан.

Государство защищает эти права (эта система не лишена недостатков), развивая охрану здоровья матери и ребенка, социальное обеспечение, охрану труда работающих матерей, законодательство о браке и семье и др. В связи с этим назначаются и выплачиаются множество пособий данным слоям населения. Гражданам, имеющим детей, государственные пособия назначаются на основании Федерального закона «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» от 19.05.1995 года № 81-ФЗ с изменениями и дополнениями.

Пособия гражданам, имеющим детей – это выплаты, производимые родителям (или заменяющим их лицам) в связи с рождением и воспитанием детей, установленные законом в целях материальной поддержки материнства, отцовства и детства. Единая система государственных пособий включает следующие их виды:

  • пособие по беременности и родам;
  • единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;
  • единовременное пособие при рождении ребенка;
  • ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
  • ежемесячное пособие на ребенка;
  • единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью;
  • единовременное пособие беременной жене военнослужащего, проходящего военную службу по призыву;
  • ежемесячное пособие на ребенка военнослужащего, проходящего военную службу по призыву.

Государственные пособия на детей назначаются и выплачиваются:

  • гражданам РФ, проживающим на территории РФ;
  • гражданам РФ, проходящим военную службу по контракту, службу в качестве лиц рядового и начальствующего состава в органах внутренних дел, и гражданскому персоналу воинских формирований РФ, находящихся на территории иностранных государств, в случаях, когда выплата этих пособий предусмотрена международными договорами РФ;
  • иностранным гражданам и лицам без гражданства, в том числе беженцам, проживающим на территории РФ.

Государственные пособия не назначаются:

  • гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства, дети которых находятся на полном государственном обеспечении, или лишенным родительских прав;
  • гражданам Российской Федерации, выехавшим на постоянное место жительство за пределы России;
  • иностранным гражданам, не имеющим разрешение на временное проживание на момент 31 декабря 2006 г. (в данном случае имеется в виду пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет).

Выплата государственных пособий гражданам, имеющим детей, производится за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации. Занятые иными видами общественно полезной деятельности (военная служба, учеба), а также неработающие граждане - из бюджетов различных уровней (федерального и субъектов РФ). Размеры государственных пособий гражданам, имеющим детей, в районах и местностях, где установлены районные коэффициенты к заработной плате, определяется с применением этих коэффициентов, которые учитываются при исчислении указанных пособий в случае, если они учтены в составе заработной платы.

В случае отказа в назначении государственных пособий гражданам, имеющим детей, заявитель письменно извещается об этом в 5-ти дневный срок после принятия соответствующего решения с указанием причин отказа и порядка его обжалования. (приложение). Одновременно заявителю возвращаются все документы, которые были приложены к заявлению.

Получатели государственных пособий обязаны своевременно извещать предприятие, органы социальной защиты населении и другие организации, назначающие эти пособия, о наступлении обстоятельств, влекущих изменение размеров пособий или прекращение их выплаты. Так, например получатель ежемесячного пособия по уходу за ребенком постоянно проживающий (работающий) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом в результате аварии на Чернобыльской АЭС, получает пособие в двойном размере. В случае если он зарегистрируется в « чистую» зону это пособие уменьшается в два раза, поэтому гражданин сразу же должен сообщить в соответствующую организацию, выплачивающую ему пособие по уходу за ребенком о своем новом месте жительстве, во избежание переплаты.

Целевое назначение ежемесячного пособия на ребенка – оказание государственной помощи в содержании и воспитание детей.

Право на пособие имеет один из родителей (усыновителей, опекунов, попечителей) на каждого рожденного, усыновленного, принятого под опеку (попечительство) совместно проживающего с ним ребенка до достижения им возраста 16 лет (на учащегося образовательного учреждения до окончания им обучения, но не более чем до достижения им 18 лет). Право на пособие не зависит от занятости родителей и заменяющихся лиц. Ранее граждане имели право на пособие не зависимо от уровня доходов в семье. В настоящее время предусмотрено, что право на ежемесячное пособие на ребенка имеет один из родителей в семьях со среднедушевым доходом, размер которого не превышает величину прожиточного минимума, установленного в субъекте РФ. Ежемесячное пособие на ребенка назначается и выплачивается территориальными органами органа исполнительной власти области по социальному развитию.

Ежемесячное пособие на ребенка назначается, начиная с месяца рождения ребенка, если обращение последовало не позднее шести месяцев с месяца рождения ребенка. При обращении за ежемесячным пособием на ребенка по истечении шести месяцев с месяца рождения ребенка, оно назначается и выплачивается за истекшее время, но не более чем за шесть месяцев до месяца, в котором подано заявление о назначении этого пособия со всеми необходимыми документами.

Органы, осуществляющие назначение и выплату пособий, имеют право на выборочную проверку правительства сообщенных заявителем сведений о доходах семьи.

Для некоторых детей установленное пособие назначается в повышенном размере, так , размер ежемесячного пособия на ребенка увеличивается на 100 % на детей одиноких матерей, на 50% - на детей, родители которых уклоняются от уплаты алиментов, а также на детей военнослужащих, проходящих службу по призыву.

В случае наступления отпуска по беременности и родам в период нахождения матери в отпуске по уходу за ребенком ей предоставляется право выбора одного из двух видов выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков пособий.

Право на пособие по беременности и родам имеют женщины, которые подлежат обязательному социальному страхованию, т. е. выполняют работу по найму и некоторую иную работу (к ним приравнены женщины, уволенные в связи с ликвидацией организации в течение 12 месяцев, предшествующих дню признания их в установленном порядке безработными).

Это также женщины, которые:

  • Обучаются с отрывом от производства в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования, а также в учреждениях послевузовского профессионального образования.
  • Проходят военную службу по контракту, службу в органах внутренних дел и некоторую иную службу.

Пособие по беременности и родам назначается и выплачивается по последнему месту работы (службы), в том числе и в случаях, когда отпуск наступил после увольнения. Тем женщинам, которые уволены в связи с ликвидацией организации в течение 12 месяцев, предшествующего дню признания их безработными, назначение и выплата пособия производится органом социальной защиты населения по месту жительства.

Пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности. Это единовременное пособие. Ранние сроки беременности до 12 недель. Цель этого пособия – стимулировать своевременное обращение беременной женины в соответствующее медицинское учреждение, призванное наблюдать за состоянием ее здоровья в тот период, когда она готовится стать матерью.

Право на получение этого дополнительного пособия производное: оно назначается и выплачивается всем женщинам, которые имеют право на получение пособия по беременности и родам, одновременно с основным пособием, в том же месте и за счет тех же средств.

Единовременное пособие при рождении ребенка – это одно из социальных пособий на каждого родившегося ребенка, не зависимо от каких – либо условий, касающихся социального положения родителей. Такое пособие вправе получать как работающие, так и не работающие женщины.

Право на получение единовременного пособия при рождении (усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев) имеет один из родителей либо лицо, его заменяющее. При рождении двух или более детей пособие назначается и выплачивается на каждого ребенка (при рождении мертвого ребенка пособие не выплачивается).

Назначается и выплачивается пособие одному из родителей по месту работы, а если родители не работают, то органом социальной защиты населения по месту жительства ребенка.

Пособие по уходу за ребенком назначается и выплачивается на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора (трех) лет. Право на данный вид пособия имееют: матери (отцы,усыновители, бабушки, дедушки, другие родственники или опекуны); матери, уволенные в период беременности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком в связи с ликвидацией и др. лица непосредственно осуществляющие уход за ребенком.

Право на получение ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет сохраняется в случае работы лица, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, на условиях неполного рабочего дня или на дому, а также в случае получения стипендии и продолжении обучения.

Назначается и выплачивается пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полура лет либо по месту работы гражданина, либо в органах социальной защиты населения по месту регистрации. Лицам, имеющим право как на ежемесячное пособие по уходу за ребенком, так и на пособие по безработице, предоставляется право выбора получения пособия по одному из оснований. То есть ежемесячное пособие по уходу за ребенком лицам, которые не работают и не служат, выплачиваются только в том случае, когда они не получают пособия по безработице.

На сегодня, после проведенных индексаций, минимальный размер ежемесячного пособия по уходу составляет на одного ребенка - 2060, 41 руб, на второго и последующих детей – 4182,82 руб, максимальный размер пособия для граждан, не подлежащих обязательному социальному страхованию- 8241,64 руб., для лиц, подлежащих обязательному пенсионному страхованию - 13833,33 руб. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, минимальный и максимальный размеры указанного пособия определяются с учетом этих коэффициентов.

В случае ухода за двумя и более детьми до достижения ими возраста полутора лет размер пособия суммируется. При этом суммированный размер пособия, исчисленный исходя из среднего заработка (дохода, денежного довольствия), не может превышать 100 процентов размера указанного заработка (дохода, денежного довольствия), но не может быть менее суммированного минимального размера пособия.

При определении размера ежемесячного пособия по уходу за вторым ребенком и последующими детьми учитываются предыдущие дети, рожденные (усыновленные) матерью данного ребенка.

В случае ухода за ребенком (детьми), рожденным (рожденными) матерью, лишенной родительских прав в отношении предыдущих детей, ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается в размерах, установленных настоящей статьей, без учета детей, в отношении которых она была лишена родительских прав.

Право на единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью (усыновление, установление опеки) имеет один из усыновителей, опекунов (попечителей), приемных родителей. Это право возникает в случаях, если родители ребенка: - неизвестны; - умерли; - объявлены умершими; - лишены родительских прав; - признаны безвестно отсутствующими; - признаны недееспособными; - по состоянию здоровья не могут лично воспитывать и содержать ребенка; - находятся в местах лишения свободы; - отказались взять своего ребенка из воспитательных, лечебных учреждений, и других аналогичных учреждений. В случае передачи на воспитание в семью двух и более детей единовременное пособие выплачивается на каждого ребенка.

Данное пособие назначается и выплачивается по месту жительства одного из усыновителя (опекуна, попечителя), органом уполномоченным производить назначение и выплату единовременного пособия при передачи ребенка на воспитание в семью. Пособие выплачивается не позднее 10 дней с даты представления всех необходимых документов за счет средств федерального бюджета.

С 01 января 2008 года в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2007 года № 948 внесены изменения в Положение о назначении и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей. В соответствии с этим в настоящее время в органах социальной защиты населения назначаются и выплачиваются новые виды пособий для членов семей военнослужащих, призванных на военную службу. Единовременное пособие беременной жене военнослужащего, проходящего военную службу по призыву, выплачивается если муж призван на действительную военную службу после 1 января 2008 года и срок беременности составляет не менее 180 дней.

Ежемесячное пособие на ребенка военнослужащего, проходящего военную службу по призыву, назначается и выплачивается жене военнослужащего по месту жительства ребенка, независимо от наличия права на иные виды государственных пособий гражданам, имеющим детей, установленные Федеральным законом «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» и законами субъектов РФ. Право на ежемесячное пособие на ребенка военнослужащего имеют: мать ребенка, опекун ребенка военнослужащего либо другой родственник такого ребенка, фактически осуществляющий уход за ним. В случае если мать умерла, лишена родительских прав или находится в местах лишения свободы. Выплата осуществляется на детей, в возрасте до 3-х лет, назначается со дня рождения ребенка, но не ранее начала отцом ребенка военной службы по призыву. Право на назначение указанных пособий не распространяется на жен курсантов военных образовательных учреждений профессионального образования.

Расходы на доставку и пересылку государственных пособий гражданам, имеющим детей, осуществляются из тех же источников, из которых производится выплата пособий.

Финансирование расходов на оплату услуг организаций федеральной почтовой связи по доставке и пересылке государственных пособий гражданам, имеющим детей, производится в размерах, установленных законодательством Российской Федерации, определяющим финансирование расходов на оплату услуг организаций федеральной почтовой связи по доставке и пересылке государственных пенсий.

Плата за банковские услуги по операциям со средствами, предусмотренными на выплату государственных пособий гражданам, имеющим детей, не взимается.

Споры по вопросам назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, разрешается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Утратил силу на основании Приказа Минтруда, занятости и соцзащиты Республики Татарстан от 20.06.2017 N 397, вступившего в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования (опубликован на Официальном портале правовой информации Республики Татарстан http://pravo.tatarstan.ru - 10.07.2017).
____________________________________________________________________

В целях обеспечения эффективной деятельности структурных (территориальных) подразделений Министерства социальной защиты Республики Татарстан по предоставлению мер социальной поддержки населению, предусмотренных федеральным и республиканским законодательством, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по порядку приема заявлений и формирования личных дел получателей ежемесячных денежных выплат, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения.
2. Начальнику информационно-аналитического отдела Кузнецовой И.В. в срок до 20 мая обеспечить доработку программного продукта в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3. Руководителям структурных (территориальных) подразделений Министерства социальной защиты Республики Татарстан в срок до 1 июля 2005 г. завершить формирование личных дел получателей ежемесячных денежных выплат, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения в соответствии с настоящей Инструкцией, включая личные дела получателей субсидии на проезд из числа пенсионеров, не получающих иных мер социальной поддержки.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Н.В.Бутаеву.

Исполняющий обязанности
министра социальной защиты
Республики Татарстан К.Н.Новикова

Зарегистрировано в Минюсте РТ 12 мая 2005 г.
Регистрационный номер N 171

Приложение
к приказу Минсоцзащиты Республики Татарстан от 4 мая 2005 г. N 64

Инструкция
по порядку приема заявлений и формирования личных дел получателей
ежемесячных денежных выплат, ежемесячного пособия на ребенка,
субсидий и иных мер социальной поддержки населения

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок приема, оформления и ведения личных дел получателей ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения (далее - меры социальной поддержки), осуществляемый в территориальных органах социальной защиты Министерства социальной защиты Республики Татарстан (отделениях материальной помощи (компенсационных выплат).
1.2. Назначение мер социальной поддержки производится с применением программного продукта АСЗ в информационных технологиях, используемого в органах социальной защиты.

2. Порядок приема заявления

2.1. Назначение мер социальной поддержки производится на основании заявления установленного образца при наличии всех необходимых документов, предусмотренных пунктом 4.3 настоящей Инструкции.
2.2. Специалист, осуществляющий прием заявлений для назначения мер социальной поддержки, проверив наличие всех необходимых документов и их надлежащее оформление, определяет право заявителя на их назначение, после чего предлагает заявителю заполнить соответствующее Заявление по прилагаемой форме 1.
Заявление может быть оформлено следующим образом:
- заполнение бланка заявления установленной формы самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных;
- формирование заявления в автоматизированном режиме с использованием данных о заявителе, имеющихся в информационном банке данных и представленных гражданином дополнительно.
2.3. Заявитель при обращении предъявляет паспорт.
В случае невозможности предъявить паспорт (утрата паспорта и пр.) заявителем представляется справка установленной формы, временно заменяющая паспорт, выданная органами внутренних дел.
2.4. Документы, представляемые в копиях после сверки их с подлинником (кроме заверенных в установленном порядке), заверяются личной подписью специалиста, осуществляющего прием заявлений, штампом органа социальной защиты и записью "копия верна" с указанием даты.
Копиями документов, подлежащих такому заверению, являются ксерокопии, а также копии документов, написанные заявителем от руки.
2.5. В случае, когда заявитель имеет право на назначение нескольких мер социальной поддержки, заполняется одно заявление и каждая из мер социальной поддержки отмечается в соответствующей графе заявления.
2.6. Если у заявителя отсутствует право на назначение мер социальной поддержки, либо документы, представленные заявителем, не отвечают установленным требованиям, специалист, осуществляющий прием заявлений, разъясняет это заявителю со ссылкой на действующее законодательство и возвращает документы.
2.7. В случае невозможности личного обращения в органы социальной защиты заявление и документы, необходимые для назначения мер социальной поддержки, могут быть направлены заявителем в орган социальной защиты по почте заказным письмом с уведомлением и перечнем направляемых документов.
2.8. При направлении заявления по почте прилагаемые документы должны быть представлены в копиях, заверенных в установленном порядке (кроме документов, представляемых в соответствии с настоящей инструкцией в подлинниках и принимаемых для помещения в личное дело получателя).
При таком обращении одним из необходимых документов является заверенная в установленном порядке копия паспорта заявителя либо документа, его заменяющего.
Специалист, осуществляющий прием заявлений, проверив наличие полученных по почте документов, проверяет их полноту и надлежащее оформление, определяет право заявителя на назначение мер социальной поддержки, после чего в установленный действующим законодательством срок письменно извещает заявителя о результатах рассмотрения документов.

3. Порядок регистрации заявления

3.1. После заполнения гражданином заявления либо формирования заявления в автоматизированном режиме специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения заявления, а также заносит необходимые данные в Журнал регистрации заявлений о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки населения, сформированный в электронном виде (далее - Журнал регистрации по прилагаемой форме 2), и регистрирует заявление в журнале регистрации на бумажном носителе.
3.2. Журнал регистрации ведется каждым специалистом, осуществляющим прием заявлений по обслуживаемому им участку.
3.3. Журнал регистрации на бумажном носителе должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя органа социальной защиты.
3.4. Нумерация в Журнале регистрации ведется ежегодно, последовательно, начиная с номера первого со сквозной нумерацией.
3.5. Все исправления в Журнале регистрации должны быть оговорены "исправленному верить" и подтверждены печатью органа социальной защиты, а также подписью руководителя органа социальной защиты.
3.6. Специалисту, осуществляющему прием заявлений, присваивается личный номер, соответствующий номеру обслуживаемого им участка, который указывается в Журнале регистрации.
3.7. Присваиваемый каждому заявлению номер по Журналу регистрации проставляется в соответствующей графе заявления.
3.8. После регистрации заявления в Журнале регистрации специалист, осуществляющий прием заявлений, заполняет и выдает (отсылает по почте в случае подачи заявления о назначении пособия по почте) заявителю Расписку-уведомление о приеме документов.

4. Порядок формирования личного дела получателя социальных выплат

4.1. В одном личном деле получателя должны быть объединены назначения:
- ежемесячной денежной выплаты;
- ежемесячного пособия на ребенка;
- субсидии на проезд;
- субсидии на лекарственное обеспечение;
- субсидии на услуги связи;
- жилищно-коммунальных субсидий.
4.2. Личное дело получателя формируется согласно перечню документов, утвержденных нормативными правовыми актами Республики Татарстан, предусматривающими порядок назначения и выплаты указанных в пункте 4.1 мер социальной поддержки.
4.3. В личное дело получателя последовательно подшиваются:
- решение о назначении выплат;
- заявление о назначении выплат;
- документ, подтверждающий право гражданина на получение мер социальной поддержки - копия;
- копия свидетельства о рождении ребенка (детей) - (подшивается последовательно от старшего ребенка к младшему);
- документы, подтверждающие право получателя на ежемесячное пособие в повышенном размере в соответствии с действующим законодательством;
- выписка из трудовой книжки о последнем месте работы - копия (копия снимается с первого - титульного листа трудовой книжки и с листа, содержащего сведения о последнем месте работы получателя пособия);
- копии иных документов, подтверждающих незанятость родителей (родителя) (аттестат, диплом и пр.);
- копия нотариально удостоверенной доверенности для доверенных лиц;
- справка о составе семьи, автоматизированно сформированная; в случае необходимости представленная на бумажном носителе из предприятия ЖКХ;
- справка из школы о продолжении ребенком обучения в общеобразовательном учреждении (представляется на ребенка старше 16 лет);
- справка органов государственной службы занятости о признании гражданина в установленном порядке безработным;
- справка о доходах члена семьи за три месяца перед месяцем подачи заявления;
- справка о перечислении средств на домохозяйство, сформированная в автоматизированном режиме (подшивается 1 раз в полгода);
- иные документы, требуемые дополнительно, а также в случае установления иных мер социальной поддержки.
Примечание: При формировании единого личного дела получателя нескольких мер социальной поддержки, документы подшиваются в выше установленном порядке.
При этом нет необходимости дублирования в одном личном деле получателя документов, требуемых для назначения всех мер социальной поддержки, объединенных в данном личном деле, - свидетельства о рождении ребенка, копии трудовой книжки, справок о доходах и пр., если они уже представлены для назначения одной из мер социальной поддержки.
При формировании личных дел получателей при назначении всех мер социальной поддержки последними подшиваются документы, требуемые дополнительно (например, в случаях, когда необходимо подтвердить родство заявителя с ребенком либо необходимо подтвердить изменение фамилии (имени, отчества) заявителя и пр.).

5. Личное дело получателя

5.1. Документы, составляющие личное дело получателя, сформированные в порядке, установленном настоящей Инструкцией, вкладываются в обложку Личного дела получателя социальных выплат (далее - личное дело) и подшиваются.
Документы получателей, ранее сформированные в личные дела получателей по отдельным видам выплат, могут быть сброшюрованы вместе и храниться в одном личном деле.
5.2. На обложке личного дела указывается номер личного дела, соответствующий номеру регистрации в журнале регистрации, фамилия, имя, отчество получателя, адрес получателя (с указанием почтового индекса), а также вид (виды) выплат.
5.3. После оформления личное дело хранится в отведенных для хранения местах.
5.4. В случае назначения нового вида выплаты, изменения размера выплаты (например, назначение пособия в повышенном размере по различным основаниям в соответствии с действующим законодательством и пр.) в личное дело получателя вшиваются соответствующие документы, являющиеся основанием для назначения иной выплаты, и Решение о назначении новой выплаты.
Примечание: Порядок размещения действующих личных дел в хранилище личных дел определяется органом социальной защиты (размещение дел в алфавитном порядке, по участкам и пр.).
5.5. В случае утраты личного дела территориальный орган социальной защиты принимает меры к его восстановлению.

6. Решение о предоставлении мер социальной поддержки

6.1. После рассмотрения представленных заявителем документов специалист готовит Решение о предоставлении мер социальной поддержки (далее - Решение) по прилагаемой форме 3.
6.2. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты населения (заместителя руководителя органа социальной защиты населения или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты населения.
6.3. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения, заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
При наличии права на назначение социальных выплат за прошлое время Решение содержит сведения о периоде, за который они назначаются, и назначенных за этот период суммах.
6.4. Решение оформляется по форме, введенной в ППП "Социальная защита", используемой органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.
6.5. Решению присваивается тот же номер, что и Заявлению о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий.

7. Решение о продлении предоставления мер социальной поддержки

7.1. Продление срока предоставления мер социальной поддержки в связи с перерегистрацией документов по истечении срока назначения выплат или с изменением отдельных сведений, имеющихся в личном деле получателя, производится на основании Решения о продлении предоставления мер социальной поддержки.
7.2. Решение оформляется специалистом, осуществляющим назначение и выплату мер социальной поддержки.
7.3. Решение является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция), специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.
7.4. Датой утверждения Решения является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
7.5. После утверждения Решение вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя.

8. Решение о прекращении (приостановлении)
предоставления мер социальной поддержки

8.1. Прекращение (приостановление) предоставления мер социальной поддержки производится Решением о прекращении (приостановлении) предоставления мер социальной поддержки (далее - Решение о приостановлении по прилагаемой форме 4).
Решение о прекращении (приостановлении) оформляется по форме, введенной в ППП "Социальная защита", используемой территориальным органом социальной защиты для назначения мер социальной поддержки.
8.2. Основанием для принятия Решения о приостановлении является:
- личное заявление получателя;
- установление факта представления гражданином неполных и (или) недостоверных сведений о доходах, составе семьи и пр. В этом случае оформляется Акт о проведении проверки правильности сообщенных заявителем сведений для определения права предоставления мер социальной поддержки по прилагаемой форме 5.
- истечение срока назначения и выплаты, смена места жительства, замена удостоверения личности или других документов, смерть получателя, длительное неполучение получателем направляемых ему сумм выплат через отделения почтовой связи (до 1 года) и пр.
8.3. При выяснении обстоятельств (личное обращение заявителя и пр.), повлекших приостановление предоставления мер социальной поддержки, в случае принятия в соответствии с действующим законодательством решения о продолжении или прекращении выплат оформляется соответствующее Решение.
8.4. При обращении в территориальный орган социальной защиты гражданина с сообщением о наступлении обстоятельств, влекущих прекращение предоставления мер социальной поддержки, он заполняет соответствующее Заявление о прекращении предоставления мер социальной поддержки. Бланк заявления заполняется самим заявителем с последующим занесением всех данных в информационный банк данных либо формируется в автоматизированном режиме.
8.5. После заполнения заявителем заявления специалист, осуществляющий прием заявлений, проверяет правильность заполнения заявления, заносит необходимые данные в Журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки, сформированный в электронном виде, регистрирует заявление в журнале регистрации на бумажном носителе и оформляет соответствующее Распоряжение.
Примечание: журнал регистрации заявлений о прекращении предоставления мер социальной поддержки ведется аналогично журналу регистрации заявлений о назначении ежемесячной денежной выплаты, ежемесячного пособия на ребенка, субсидий и иных мер социальной поддержки.
8.6. Решение о прекращении (приостановлении) является утвержденным, если на нем имеются личная подпись руководителя органа социальной защиты (заместителя руководителя органа социальной защиты или заведующего отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция, специалиста, производившего расчет, и печать органа социальной защиты.
8.7. Датой утверждения Решения о прекращении (приостановлении) является дата, когда решение было подписано руководителем органа социальной защиты населения (заместителем руководителя органа социальной защиты населения или заведующим отделением материальной помощи (компенсационных выплат), на которого возложена данная функция).
8.8. После утверждения Решение о прекращении (приостановлении) вместе с документами, на основании которых оно было вынесено, помещается в личное дело получателя и сдается на хранение в архив.
8.9. Личное дело получателя мер социальной поддержки хранится в архиве 5 лет.

Читайте также: