Что такое мониторинг исполнения должностных обязанностей

Опубликовано: 13.05.2024


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Методические рекомендации Министерства труда и социальной защиты РФ от 13 февраля 2013 г. “По проведению оценки коррупционных рисков, возникающих при реализации государственных функций, а также корректировке перечней должностей федеральной государственной службы и должностей в государственных корпорациях, замещение которых связано с коррупционными рисками, и внедрению системы мониторинга исполнения должностных обязанностей федеральными государственными служащими и работниками государственных корпораций, деятельность которых связана с коррупционными рисками”

Настоящие методические рекомендации подготовлены в соответствии с абзацем четвертым подпункта и) пункта 2 Национального плана противодействия коррупции на 2012 - 2013 годы, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13 марта 2012 г. № 297, и абзацами вторым и четвертым подпункта с) пункта 2 Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления».

Общие положения

Основной целью настоящих методических рекомендаций является обеспечение единого подхода к организации работы по следующим направлениям:

- оценка коррупционных рисков, возникающих при реализации государственных функций;

- внесение уточнений в перечни должностей федеральной государственной службы и должностей в государственных корпорациях, замещение которых связано с коррупционными рисками;

- мониторинг исполнения должностных обязанностей федеральными государственными служащими и работниками государственных корпораций, деятельность которых связана с коррупционными рисками.

Результатами применения настоящих методических рекомендаций должны стать:

- определение перечня функций федеральных государственных органов, государственных корпораций, при реализации которых наиболее вероятно возникновение коррупции;

- формирование перечня должностей федеральной государственной службы и должностей в государственных корпорациях, замещение которых связано с коррупционными рисками,

- минимизация коррупционных рисков либо их устранение в конкретных управленческих процессах реализации коррупционно-опасных функций.

I. Определение перечня функций федеральных государственных органов, государственных корпораций, при реализации которых наиболее вероятно возникновение коррупции

В ходе проведения данной работы федеральным государственным органам и государственным корпорациям необходимо из всего комплекса реализуемых функций выделить перечень тех функций, при реализации которых могут возникать (существуют предпосылки для возникновения) коррупционные риски (далее - коррупционно-опасные функции).

Основные обобщенные критерии для определения коррупционно-опасных функций содержатся в разделе III Перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 557 (далее - Указ № 557, Перечень).

В этой связи необходимо обратить внимание на следующие государственные полномочия:

- размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд;

- осуществление государственного надзора и контроля;

- подготовка и принятие решений о распределении бюджетных ассигнований, субсидий, межбюджетных трансфертов, а также ограниченных ресурсов (квот, земельных участков и т.п.);

- организация продажи приватизируемого федерального имущества, иного имущества, принадлежащего Российской Федерации, а также права на заключение договоров аренды земельных участков, находящихся в федеральной собственности;

- подготовка и принятие решений о возврате или зачете излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, а также пеней и штрафов;

- подготовка и принятие решений об отсрочке уплаты налогов и сборов;

- лицензирование отдельных видов деятельности, выдача разрешений на отдельные виды работ и иные аналогичные действия;

- проведение государственной экспертизы и выдача заключений;

- возбуждение и рассмотрение дел об административных правонарушениях, проведение административного расследования;

- проведение расследований причин возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, аварий, несчастных случаев на производстве, инфекционных и массовых неинфекционных заболеваний людей, животных и растений, причинения вреда окружающей среде, имуществу граждан и юридических лиц, государственному имуществу;

- представление в судебных органах прав и законных интересов Российской Федерации;

- регистрация имущества и ведение баз данных имущества.

Вместе с тем, вышеперечисленные государственные полномочия и положения раздела III Перечня не являются исчерпывающими с точки зрения определения закрытого перечня коррупционно-опасных функций.

Информация о коррупционных факторах в деятельности федеральных государственных органов и государственных корпораций при реализации ими своих функций может быть выявлена:

- в ходе заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов;

- по результатам рассмотрения обращений граждан, содержащих информацию о коррупционных правонарушениях, в том числе обращений, поступивших по «горячей линии», «электронной приемной» и т.д.;

- по результатам рассмотрения уведомлений представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения государственного служащего, работника государственной корпорации (далее - должностные лица) к совершению коррупционных правонарушений;

- в сообщениях в СМИ о коррупционных правонарушениях или фактах несоблюдения должностными лицами требований к служебному поведению;

- в статистических данных по уголовным преступлениям и т.д.

По итогам реализации вышеизложенных мероприятий федеральными государственными органами и государственными корпорациями будут сформированы перечни коррупционно-опасных функций.

Предполагается, что утверждение данных перечней должно осуществляться руководителем федерального государственного органа, государственной корпорации после рассмотрения соответствующего вопроса на заседании комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов.

Основаниями для внесения изменений (дополнений) в перечень коррупционно-опасных функций могут стать изменения законодательства Российской Федерации, предусматривающие возложение новых или перераспределение реализуемых функций, результаты проведения систематического анализа и оценки реализуемых функций и т.д.

II. Формирование перечня должностей федеральной государственной службы и должностей в государственных корпорациях, замещение которых связано с коррупционными рисками

Оценка коррупционных рисков заключается в выявлении условий (действий, событий), возникающих в ходе конкретного управленческого процесса, позволяющих злоупотреблять должностными обязанностями в целях получения, как для должностных лиц, так и для аффилированных лиц выгоды материального характера (имущество, услуги или льготы), а также иной (нематериальной) выгоды вопреки законным интересам общества и государства.

В этой связи в ходе проведения данной работы должны быть выявлены те административные процедуры, которые являются предметом коррупционных отношений, а также определена степень участия (широта дискреционных полномочий) должностных лиц в реализации коррупционно-опасных функций, учитывая, что степень такого участия является «высокой» для извлечения «коррупционной прибыли».

К «высокой» степени участия должностных лиц в осуществлении коррупционно-опасных функций рекомендуется отнести лиц, в должностные обязанности которых входит:

- право решающей подписи;

- подготовка и визирование проектов решений;

- участие в коллегиальных органах, принимающих решения;

- составление акта проверки, выдача предписания об устранении нарушений и контроль за устранением выявленных нарушений т.п.;

- непосредственное ведение реестров, баз данных, содержащих «коммерчески» значимую информацию.

Критериями, характеризующими степень участия должностного лица в осуществлении коррупционно-опасных функций, могут служить следующие действия:

- использование своих служебных полномочий при решении личных вопросов, связанных с удовлетворением материальных потребностей должностного лица либо его родственников;

- предоставление не предусмотренных законом преимуществ (протекционизм, семейственность) для поступления на государственную службу, на работу в государственную корпорацию;

- оказание неправомерного предпочтения физическим лицам, индивидуальным предпринимателям, юридическим лицам в предоставлении публичных услуг, а также содействие в осуществлении предпринимательской деятельности;

- использование в личных или групповых интересах информации, полученной при выполнении служебных обязанностей, если такая информация не подлежит официальному распространению;

- требование от физических и юридических лиц информации, предоставление которой не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, организаций;

- дарение подарков и оказание неслужебных услуг вышестоящим должностным лицам, за исключением символических знаков внимания, протокольных мероприятий и др.;

- а также сведения о:

- нарушении должностными лицами требований нормативных правовых, ведомственных актов, регламентирующих вопросы организации, планирования и проведения мероприятий, предусмотренных должностными обязанностями;

- искажении, сокрытии или представлении заведомо ложных сведений в служебных учетных и отчетных документах, являющихся существенным элементом их служебной деятельности;

- попытках несанкционированного доступа к информационным ресурсам;

- действиях распорядительного характера, превышающих или не относящихся к их должностным полномочиям;

- бездействии в случаях, требующих принятия решений в соответствии с их служебными обязанностями.

Результатом реализации вышеизложенных мероприятий станет сформированный (уточненный) перечень должностей в федеральных государственных органах и государственных корпорациях, замещение которых связано с коррупционными рисками. Предполагается, что утверждение данных перечней должно осуществляться руководителем федерального государственного органа, государственной корпорации после рассмотрения соответствующего вопроса на заседании комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов.

В соответствии с антикоррупционным законодательством лица, замещающие должности, включенные в обозначенный перечень должностей, обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера членов семьи.

Таким образом, федеральными государственными органами и государственными корпорациями будет определен круг должностных лиц, деятельность и имущественное положение которых является объектом пристального внимания, как со стороны общественности, так и со стороны сотрудников кадровых служб, ответственных за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, что позволит осуществлять обоснованный контроль за благосостоянием данных должностных лиц и имущественным положением членов их семей.

III. Минимизация коррупционных рисков либо их устранение в конкретных управленческих процессах реализации коррупционно-опасных функций

Минимизация коррупционных рисков либо их устранение достигается различными методами: от реинжиниринга соответствующей коррупционно-опасной функции до введения препятствий (ограничений), затрудняющих реализацию коррупционных схем.

В этой связи, к данным мероприятиям можно отнести:

- перераспределение функций между структурными подразделениями внутри федерального государственного органа, государственной корпорации;

- использование информационных технологий в качестве приоритетного направления для осуществления служебной деятельности (служебная корреспонденция);

- исключение необходимости личного взаимодействия (общения) должностных лиц с гражданами и организациями;

- совершенствование механизма отбора должностных лиц для включения в состав комиссий, рабочих групп.

В целях недопущения совершения должностными лицами федеральных государственных органов и государственных корпораций коррупционных правонарушений или проявлений коррупционной направленности реализацию мероприятий, содержащихся в настоящих методических рекомендациях, необходимо осуществлять на постоянной основе посредством:

- организации внутреннего контроля за исполнением должностными лицами своих обязанностей, основанного на механизме проверочных мероприятий. При этом проверочные мероприятия должны проводиться как в рамках проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, так на основании поступившей информации о коррупционных проявлениях, в том числе жалоб и обращений граждан и организаций, публикаций о фактах коррупционной деятельности должностных лиц в средствах массовой информации;

- использования средств видеонаблюдения и аудиозаписи в местах приема граждан и представителей организаций;

- проведения разъяснительной и иной работы для существенного снижения возможностей коррупционного поведения при исполнении коррупционно-опасных функций.

Обзор документа

В соответствии с национальным планом противодействия коррупции разработаны методические рекомендации по проведению оценки коррупционных рисков, возникающих при реализации госфункций. Они направлены, в частности, на формирование перечня должностей федеральной государственной службы, замещение которых связано с коррупционными рисками. Последние должны быть минимизированы или устранены в конкретных управленческих процессах.

Так, госорганам и госкорпорациям необходимо из всего комплекса реализуемых функций выделить те, при выполнении которых могут возникать коррупционные риски. При этом особое внимание следует уделить полномочиям в сфере размещения госзаказов, распределения бюджетных ассигнований, лицензирования отдельных видов деятельности и др.

Коррупционные факторы могут быть выявлены в ходе заседания комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта интересов. Информация о коррупционных правонарушениях может поступить при рассмотрении обращений граждан, из сообщений СМИ или из статистических данных по уголовным преступлениям.

Среди критериев, характеризующих степень участия должностного лица в осуществлении коррупционно-опасных функций, выделены следующие. Чиновник использует свои служебные полномочия при решении личных вопросов. Предоставляет не предусмотренные законом преимущества для поступления на госслужбу. Оказывает неправомерное предпочтение физическим и юрлицам, ИП.

Минимизировать коррупционные риски или устранить их можно путем перераспределения функций между структурными подразделениями внутри органа, корпорации. Необходимо исключить личное взаимодействие (общение) должностных лиц с гражданами и организациями. Кроме того, надо усовершенствовать механизм отбора чиновников для включения в состав комиссий, рабочих групп.

1. Разработка должностных инструкций муниципальных служащих.

2. Утверждение перечня должностей муниципальной службы, подверженных рискам коррупционных проявлений.

3. Определение должностного лица, уполномоченного проводить работу по мониторингу исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений, и устранению таких рисков.

4. Сбор информации об исполнении должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений.

5. Анализ информации об исполнении должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений.

6. Разработка и реализация мер по устранению рисков коррупционных проявлений при исполнении муниципальными служащими своих должностных обязанностей.

Раздел 2. Методика мониторинга исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений, и устранения таких рисков

Мониторинг исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений (далее – мониторинг), проводится в целях снижения рисков коррупционных проявлений в органе местного самоуправления.

Основными задачами мониторинга являются:

  • своевременная фиксация отклонений от установленных норм, определяемых должностными инструкциями муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, подверженные риску коррупционных проявлений;
  • выявление и анализ факторов, способствующих ненадлежащему исполнению либо превышению должностных обязанностей муниципальными служащими, замещающими должности муниципальной службы, подверженные риску коррупционных проявлений;
  • подготовка предложений по решению проблем, возникающих при исполнении должностных обязанностей муниципальными служащими, замещающими должности муниципальной службы, подверженные риску коррупционных проявлений;
  • внесение изменений в должностные инструкции муниципальных служащих, замещающих должности, подверженные риску коррупционных проявлений.

Должностная инструкция муниципального служащего – документ, определяющий квалификационные требования к лицу, замещающему должность муниципальной службы, должностные обязанности, основные права и ответственность муниципального служащего при осуществлении им служебной деятельности по замещаемой муниципальной должности.

Должностные инструкции утверждаются представителем нанимателя (работодателем) либо уполномоченным им должностным лицом.

Система мониторинга представляет собой сбор, оценку и анализ информации, касающейся исполнения должностной инструкции муниципальными служащими, замещающими должности, подверженные риску коррупционных проявлений.

Проведение мониторинга охватывает следующие направления:

  • соответствие квалификационным требованиям, уровню и характеру знаний и навыков, подробная регламентация должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность, подверженную риску коррупционных проявлений;
  • решение вопросов, по которым муниципальный служащий обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
  • решение вопросов, по которым муниципальный служащий обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
  • сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
  • порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими органа местного самоуправления, должностными лицами органов государственной власти, гражданами и организациями;
  • показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего;
  • исполнение утвержденного порядка действий муниципального служащего при склонении его к коррупционным правонарушениям.

Объектом мониторинга являются муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы, подверженные риску коррупционных проявлений.

Перечень должностей муниципальной службы, подверженных риску коррупционных проявлений, утверждается правовым актом соответствующего органа местного самоуправления.

Для определения перечня должностей муниципальной службы, подверженных риску коррупционных проявлений, можно использовать аналогичный перечень, устанавливающий должности муниципальной службы, замещение которых связано с представлением сведений о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

Общие принципы отнесения должностей муниципальной службы к должностям, подверженным риску коррупционных проявлений содержится в разделе 3 настоящих методических рекомендаций.

Система мониторинга включает в себя мероприятия, проводимые в несколько этапов:

  • разработка и утверждение должностной инструкции, имеющей положения, исключающие возможность возникновения коррупционных правонарушений и определяющая порядок действий в случае склонения муниципального служащего к коррупционным правонарушениям;
  • сбор информации о деятельности муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы, подверженную риску коррупционных проявлений, по исполнению им должностных обязанностей;
  • анализ поступающей информации от различных источников (выявление отклонений);
  • принятие мер, направленных на повышение качества исполнения муниципальным служащим своих должностных обязанностей, в том числе, путем внесения изменений в должностную инструкцию муниципального служащего.

Для проведения мониторинга исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений, и устранению таких рисков проводится анализ служебной деятельности указанных муниципальных служащих, а также обращений граждан в целях выявления обстоятельств, свидетельствующих о коррупционных проявлениях со стороны муниципальных служащих.

К примерному перечню таких обстоятельств относятся:

  • составление запросов и требование документов, не основанных на нормах действующего законодательства;
  • отступление от установленных сроков решения вопросов (необоснованное сокращение или затягивание сроков действий по исполняемым документам);
  • принятие решений и совершение действий вопреки нормативно установленному порядку;
  • неправомерный отказ от использования легально установленного набора документов;
  • искажение содержания итоговых документов;
  • принятие решений без проведения надлежащих согласований;
  • субъективные решения при одинаковых условиях в пользу конкретных физических и юридических лиц;
  • нарушение установленных сроков рассмотрения жалоб.

Одним из способов получение информации об исполнении муниципальным служащим своих должностных обязанностей является анкетирование.

Анкета предназначена для граждан, обращавшихся в органы местного самоуправления, муниципальных служащих, а также иных заинтересованных лиц.

Целью исследования является изучение коррупционных рисков и эффективности противодействия коррупции в органе местного самоуправления.

Анкета заполняется непосредственно в органе местного самоуправления либо заполняется в электронном виде и пересылается на установленный адрес электронной почты.

Анкетирование должно обеспечивать полную анонимность респондентов и конфиденциальность полученных сведений.

Должностное лицо органа местного самоуправления, ответственное за проведение мониторинга исполнения должностных обязанностей муниципальными служащими, подверженными риску коррупционных проявлений, и устранению таких рисков, наделяется соответствующими полномочиями путем издания правового акта либо путем включения в его должностную инструкцию соответствующих обязанностей (далее – должностное лицо, осуществляющее мониторинг).

Уполномоченное должностное лицо, осуществляющее мониторинг, проводит его постоянно.

При проведении мониторинга должностное лицо, осуществляющее мониторинг, осуществляет следующие функции:

  • формирует набор показателей, характеризующих исключение коррупционного поведения муниципальных служащих, занимающих должности, подверженные риску коррупционных проявлений;
  • взаимодействует с уполномоченным органом по противодействию коррупции в органе местного самоуправления по изучению результатов мониторинга и разработке мер по снижению рисков коррупционных проявлений;
  • вносит изменения в должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего должность, подверженную риску коррупционных проявлений, вносит предложения по разработке (корректировке) административных регламентов оказания муниципальных услуг.

В случае выявления факторов, способствующих появлению коррупционных правонарушений со стороны муниципальных служащих, замещающих должности, подверженные риску коррупционных проявлений, должностное лицо, осуществляющее мониторинг, готовит и вносит руководителю органа местного самоуправления предложения о внесении изменений в должностные инструкции муниципальных служащих.

В случае, когда внесение изменений в должностную инструкцию муниципального служащего, замещающего должность, подверженную риску коррупционных проявлений, может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора, должны быть соблюдены требования трудового законодательства (уведомление муниципального служащего и получения его согласия на изменение трудового договора).

При внесении в должностную инструкцию изменений, не влекущих за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, допускается утверждение должностной инструкции в новой редакции с письменным ознакомлением с ней муниципального служащего.

Еще одним из способов сокращения рисков коррупционных проявлений является разработка (при отсутствии) либо проведение корректировки административных регламентов оказания соответствующих муниципальных услуг (в случае, если риски выявлены в результате анализа действий муниципальных служащих при оказании муниципальных услуг).

Раздел 3. Перечень должностей муниципальной службы, подверженных риску коррупционных проявлений

К должностям муниципальной службы, подверженных риску коррупционных проявлений, следует относить должности муниципальной службы, исполнение должностных обязанностей по которым предусматривает:

1) осуществление постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями функций представителя власти либо организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций (руководители всех уровней);

2) предоставление муниципальных услуг гражданам и организациям;

3) осуществление контрольных и надзорных мероприятий;

4) подготовку и принятие решений о распределении бюджетных ассигнований, субсидий, межбюджетных трансфертов, а также распределение ограниченного ресурса;

5) управление муниципальным имуществом;

6) осуществление закупок для муниципальных нужд либо выдачу лицензий и разрешений;

от 4 декабря 2010 года N 609

В соответствии с пунктом 1.5 типового плана противодействия коррупции федерального органа исполнительной власти, одобренного на заседании Правительственной комиссии по проведению административной реформы (протокол от 15 сентября 2010 года N 106, раздел IX, пункт 2), пунктом 1.5 Плана противодействия коррупции в Минэкономразвития России, утвержденного Приказом Минэкономразвития России от 27 октября 2010 года N 520,

1. Утвердить Методику проведения мониторинга исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Минэкономразвития России, подверженных риску коррупционных проявлений, и устранения таких рисков согласно Приложению.

2. Департаменту государственной службы и кадров (О.Б.Бекасов) обеспечить проведение мониторинга исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Минэкономразвития России, подверженных риску коррупционных проявлений, и подготовку ежегодных докладов Министру о результатах проведения мониторинга в соответствии с Методикой, указанной в пункте 1 настоящего Приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Минэкономразвития России
от 4 декабря 2010 года N 609

Методика проведения мониторинга исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Минэкономразвития России, подверженных риску коррупционных проявлений, и устранения таких рисков

I. Общие положения

1. Настоящая Методика проведения мониторинга исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Минэкономразвития России, подверженных риску коррупционных проявлений, и устранения таких рисков (далее - мониторинг) в центральном аппарате Министерства экономического развития Российской Федерации (далее - Министерство) направлена на устранение рисков коррупционных проявлений по должностям федеральной государственной гражданской службы в Министерстве путем сбора информации о признаках и фактах коррупционной деятельности федеральных государственных гражданских служащих Министерства.

Сбор указанной информации может осуществляться в том числе путем проведения опросов на официальном сайте Министерства в сети Интернет, а также с использованием электронной почты, телефонной и факсимильной связи от лиц и организаций, имевших опыт взаимодействия с федеральными государственными гражданскими служащими Министерства.

2. Проведение мониторинга осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

II. Основные направления проведения мониторинга

4. Проведение мониторинга осуществляется в рамках исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Министерства, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в центральном аппарате Министерства, включенные в перечень, указанный в пункте 3 настоящей Методики, по следующим основным направлениям функциональной деятельности:

4.1. Осуществление мероприятий по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Министерства.

4.2. Разработка и утверждение исходно-разрешительной документации.

4.3. Работа по оформлению актов комиссий по приемке в эксплуатацию законченных строительством (по окончании реконструкции) зданий и сооружений.

4.4. Работа по постановке на баланс и списание с баланса Министерства и подведомственных организаций зданий, сооружений и земельных участков.

4.5. Контроль за работой предприятий общественного питания, функционирующих в административных зданиях Министерства.

4.6. Рассмотрение поступающих в Министерство обращений, проектов актов и других документов по вопросам развития имущественного комплекса Министерства, а также подготовка заключений на них.

4.7. Организация сбора, обработки информации и разработка отчетности по строительству, реконструкции, ремонту объектов недвижимости, закрепленных за Министерством на праве оперативного управления.

4.8. Организация закупки, списания и выдачи материальных ценностей и основных средств, находящихся на балансе Министерства, участие в работе комиссии по проведению инвентаризации указанных материальных ценностей и основных средств.

4.9. Организация протокольного обеспечения деятельности Министерства: приема делегаций, организации заседаний, совещаний, конференций и других плановых мероприятий, проводимых Министерством.

4.10. Организация медицинского и санаторно-курортного обслуживания сотрудников Министерства и членов их семей.

4.11. Контроль за заключением договоров аренды зданий, сооружений и земельных участков, закрепленных за Министерством на праве оперативного управления, арендная плата за которые поступает в федеральный бюджет.

4.12. Подготовка необходимой документации для решения вопросов списания и передачи (в том числе отчуждения) недвижимого имущества, закрепленного за Министерством.

4.13. Подготовка предложений руководству Министерства по распределению и перераспределению в установленном порядке единовременных субсидий, предоставляемых федеральным государственным гражданским служащим Министерства на приобретение жилых помещений.

4.14. Осуществление мероприятий, связанных с поступлением на федеральную государственную гражданскую службу в Министерство и ее прохождением, в том числе, участие в заседаниях конкурсных и аттестационных комиссий, а также в заседаниях Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих Министерства и урегулированию конфликта интересов.

4.15. Проведение проверок достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в Министерстве, а также проведение проверок достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных государственных гражданских служащих Министерства, их супругов и несовершеннолетних детей.

5. В целях проведения мониторинга осуществляются:

5.1. Анализ и выявление причин и условий возникновения коррупционных проявлений при исполнении федеральными государственными гражданскими служащими Министерства своих должностных обязанностей, подготовка предложений и мероприятий по устранению указанных рисков.

5.3. Организация системы внутреннего контроля за исполнением федеральными государственными гражданскими служащими Министерства своих должностных обязанностей, основанной на механизме служебных проверок в центральном аппарате Министерства.

При этом проверочные мероприятия должны проводиться как в плановом порядке (проверка справок о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных государственных гражданских служащих Министерства, их супругов и несовершеннолетних детей), так и в отношении отдельных федеральных государственных гражданских служащих Министерства на основании поступившей информации о коррупционных проявлениях, в том числе жалоб и обращений граждан и организаций, а также публикаций о фактах коррупционной деятельности федеральных государственных гражданских служащих Министерства в средствах массовой информации.

5.4. Использование средств видеонаблюдения и аудиозаписи в местах приема граждан и представителей организаций, проведения совещаний с их участием для существенного снижения возможностей коррупционного поведения при исполнении государственных функций, сопряженных с взаимодействием с гражданами и организациями.

6. Результатами проведения мониторинга являются:

6.1. Подготовка материалов о несоблюдении федеральными государственными гражданскими служащими Министерства, подверженными риску коррупционных проявлений, при исполнении должностных обязанностей требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов, вносимых для рассмотрения на заседании Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих Министерства и урегулированию конфликта интересов.

6.3. Подготовка предложений по вопросам совершенствования порядка формирования составов конкурсных, котировочных, аукционных и единых комиссий Министерства по размещению государственного заказа.

Должностные инструкции для сотрудников компании - большая и больная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен. Зачем же нужны должностные инструкции и как они «работают»?

Зачем нужны должностные инструкции?

Вопрос столь же простой, сколько и сложный. Ответ первый - должностные инструкции вовсе не нужны. Действительно, ДИ являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций - свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Ответ второй - без правильных и грамотно составленных ДИ просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации. Разберем этот пункт подробнее.

Бизнес «на коленке» вполне обходится устными указаниями «ты, это, делай тут вот это! Приду - проверю.» Но и в более продвинутых компаниях описание должностных обязанностей работника все же часто исчерпывается названием его должности. Дизайнер - значит, рисует, чего скажут. Программист - программирует. Дворник - метет. Однако, далеко не всегда такой подход является достаточным. И появляется большое количество конфликтов, связанных с тем, что работодатель расходится с работником в определении обязанностей последнего. В самом деле, должен ли дизайнер-верстальщик печатного издания, за те же деньги разрабатывать дизайн интернет-сайта своей газеты? Или, скажем, должен ли менеджер по продажам проводить маркетинговое исследование емкости рынка закрепленного за ним региона? Как говорится, возможны варианты. Ограничить количество подобных «вариантов» и призваны должностные инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Как «работают» должностные инструкции?

Первая задача ДИ - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче! Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Задача номер два - установление сферы ответственности и компетентности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам - осуществляет первичный телефонный поиск клиентов; . проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами; . контролирует наличие товара на складе; . отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязаности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Третья задача должностных инструкций - предоставление сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Так же этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Однако, для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

И еще одно замечание. После того, как специалист ознакомился и подписал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив»! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Почему не любят должностные инструкции?

Должностные инструкции, действительно, часто не любят. Их называют «бюрократическими излишествами», считают некой причудой тех начальников, для которых «бумажка» важнее человека и т.д. Самое интересное, что в подавляющем большинстве случаев все это совершенно справедливо.

Обычная практика составления должностных инструкций - вписание в них всяческих «прекрасных» формулировок типа «сотрудник обязан прилагать максимальные усилия для приумножения доходов компании и ее процветания», что превращает нормальный инструмент в веселую пародию. Однако, заслуживают внимания и причины, побуждающие к этому. Действительно, раз должностные инструкции представляют собой один из внутренних «законов» компании, почему бы не составлять их так же, как и положено составлять законы - четко, без возможностей двойного и тройного толкования, ответственно? А дело в том, что составленные подобным образом, ДИ требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. То есть, если прописаны в инструкции должностные обязанности - все, что кроме них, придется дополнительно оплачивать. Если закреплены какие-то права за сотрудником - хочешь-не хочешь, придется их обеспечивать. Несоблюдение работодателем своей стороны должностных инструкций неизбежно приводит к его дискредитации как руководителя в глазах подчиненных. Кому этого захочется?

Фактически, «нелюбовь» руководителей к должностным инструкциям есть одно из проявлений инфантилизма в бизнесе, желание свести все управление к межличностному общению, где основное значение имеют харизма и авторитет.

В общем-то, любовь к составлению различных бумажек - такое же проявление инфантилизма, поскольку пытается подменить живое взаимодействие с сотрудниками предписаниями и циркулярам.

Истина же, как обычно, лежит посередине - как государству необходимы и четкие правильные законы, и механизмы их реализации, так и компании равно требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.

Что и как пишут в должностных инструкциях?

Данную статью мы не планировали превращать в «инструкцию по составлению должностных инструкций», тем более, что подобных описаний существует много. Однако, на некоторых особо принципиальных моментах следует остановиться.

1. Все пункты должностных инструкций должны быть сформулированы максимально конкретно. Если вы ловите себя на формулировках типа «должен способствовать развитию» или «прилагать все усилия для. » - это не должнстная инструкция, а сладкие грезы, реализовать которые по определению невозможно. В самом деле, как предполагают авторы подобных документов измерить и проконтролировать - способствовал или нет сотрудник развитию? Все ли усилия прилагал? А вдруг - не все? Вдруг чего-то для себя оставил? ;)

2. Пункты ДИ должны быть максимально подробными. Если в ДИ маркетолога вы пишете только «разрабатывает маркетинговую стратегию и тактику компании», это все равно, что не сказать ничего. Описывайте подробно - проводит исследования рынка? Ездит ли для этого в командировки? Составляет ли медиапланы? Ведет ли переговоры с рекламно-производственными компаниями? Занимается ли мониторингом активности конкурентов? Что для этого делает - смотрит интернет, СМИ, ходит по чужим «точкам»? Кому и в каком виде представляет отчет о проделанной работе? И так далее, и тому подобное.

3. Все изложенное в должностных инструкциях должно быть правдой и только правдой. Нет никакого смысла делать ДИ, в которых желаемое будет выдаваться за действительное. Такие инструкции не действуют.

4. Пункты должностных инструкций не должны противоречить друг другу, но должны друг друга дополнять и обеспечивать.

Подробная должностная инструкция содержит, обычно, следующие пункты:

а) Общие положения (описывает, что это за документ, что за должность, кем назначается и пр.).

б) Требования к квалификации (описание уровня образования, а также знаний, умений и навыков, соответствующих названной должности). Этот пункт имеет смысл только при четком соблюдении заданного стандарта, если квалификационные требования не принципиальны - пункт лучше опустить.

в) Должностные обязанности (подробное и пошаговое описание всего того, что специалист должен делать).

г) Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее описываются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей). Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие сильно помогает в дальнейшем.

д) Права специалиста (например - своевременное получение зарплаты, использование ресурсов компании для исполнения должностных обязанностей, получение обратной связи от руководителя и пр.)

е) Права и обязанности руководителя специалиста (этот пункт является дополнительным по отношению к предыдущему и разъясняет специалисту обязанности и полномочия его руководителя)

ж) Ответственность специалиста (описание зоны ответственности)

В итоге получается довольно длинный и подробный документ, однако, эти «подробности», в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне. По взрослому.

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

  1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
  2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
  3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
  4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же . Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

  1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
  2. Наименование документа.
  3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
  4. Дата составления документа.
  5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

  • все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
  • если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
  • суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

  1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
  2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
  3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
  4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
  5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

  1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
  2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

  • кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
  • требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
  • чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016 , но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

  1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
  2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Читайте также: