Что такое профессионально должностная подготовка

Опубликовано: 17.09.2024

Обучение сотрудников силами компании регламентируется большим числом нормативных документов, включающих в том числе и относящиеся к области налогового права. В рамках объема данной статьи мы осветим все основные аспекты договорного и налогового регулирования профессиональной подготовки и переподготовки персонала.

На языке закона предоставление работнику возможности повышения его профессионального уровня называется профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации работника. Это обширный и сложный правовой институт, регулируемый Трудовым кодексом, Законом РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании» (далее – Закон об образовании), Федеральным законом от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (далее – ФЗ № 125), а также нормами Налогового кодекса.

Профессиональная подготовка и переподготовка, проводимые в специализированном учебном заведении, бывают двух видов: целевое обучение студентов и обучение аспирантов. Целевое обучение студентов – это направление штатных работников компании на переподготовку в соответствующее учебное заведение. Такое обучение означает переподготовку по той специальности, которой уже обладает сотрудник. По окончании обучения слушатель обязан сдать квалификационный экзамен или пройти аттестацию и получить диплом (сертификат, аттестат). Во время обучения он может получать стипендию от организации. Обучение аспирантов осуществляется с целью разработки нужных организации научных тем, которые впоследствии будут использованы в производственных или коммерческих целях. В обоих случаях процесс обучения оформляется договором об оказании услуг в пользу третьего лица (им является работник) между образовательным учреждением и работодателем.

Если целью научных изысканий аспиранта является создание некоего ноу-хау, или, другими словами, продукта интеллектуальной собственности (программа, алгоритм и т.п.), то в договоре на обучение нужно заранее предусмотреть, кто будет являться правообладателем результата научных исследований.

Оплату обучения в аспирантуре образовательного учреждения осуществляет работодатель. В договоре нужно полностью указать название образовательного учреждения, где будет обучаться работник, реквизиты лицензии или аккредитации (номер, когда и кем получена/выдана), срок обучения, получаемая специальность, обязательство о выдаче диплома установленного образца в случае успешной сдачи экзаменов.

Профессиональная подготовка и переподготовка, проводимая в самой организации для своих сотрудников, носит название ученичества и оформляется ученическим договором. Согласно статье 198 ТК РФ, ученичество осуществляется без отрыва от производства. Суть его состоит в переобучении работника новой специальности или повышении уже имеющейся у него квалификации. И «ученик», и «учитель» являются штатными работниками компании. То есть, фактически, более квалифицированный и опытный сотрудник обучает менее опытного и квалифицированного.

Ученический договор является дополнительным к трудовому. Он заключается на срок, необходимый для обучения требуемой специальности или получения необходимой квалификации. Договор должен содержать наименования сторон, вид приобретаемой учеником профессии или квалификации, срок обучения, размер оплаты труда на время ученичества, обязанность ученика отработать определенное время в организации по приобретенной специальности. При прохождении обучения работники могут работать по основной специальности на условиях неполного рабочего дня или полностью освобождаться от трудовых обязанностей. Срок действия ученического договора продлевается в случае болезни ученика, прохождения им военных сборов и в других случаях, когда по независящим от воли сторон обстоятельствам обучение фактически не проводилось. Условия данного договора в течение срока его действия могут изменяться только по соглашению сторон.

Гарантии и компенсации

Работникам, впервые получающим высшее образование и совмещающим обучение в вузе с работой, закон предоставляет ряд гарантий и льгот (ст. 173 ТК РФ и ст. 17 ФЗ № 125). Прежде всего, это дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов в период сессии, продолжительностью от 40 до 50 календарных дней в год; оплата проезда к месту учебы и обратно для заочников один раз в год; сокращенная рабочая неделя в период подготовки диплома; неоплачиваемый 15-дневный отпуск для сдачи вступительных экзаменов. Все эти льготы должны быть предоставлены работнику, если вуз, где он обучается, имеет государственную аккредитацию. В противном случае вопрос решается в соответствии с условиями трудового договора или в соответствии с нормами коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка или иного локального нормативного акта, если таковой имеется и регулирует данные правоотношения. Если нужных гарантий в этих документах нет или они сами отсутствуют, вопрос решается по усмотрению руководителя организации.

Поскольку закон связывает предоставление вышеперечисленных гарантий с получением высшего образования впервые, то на практике может возникнуть комичная и одновременно затруднительная ситуация: работник поступил в вуз, использовал оплаченный учебный отпуск, а затем, недоучившись, оставил учебу в этом вузе и поступил в другой. Обязан ли в таком случае работодатель предоставить работнику оплачиваемый отпуск еще раз? Ответ – да, потому что в первом вузе высшее образование работником получено не было, а значит, и во втором вузе он будет получать высшее образование впервые (ст. 77 ТК РФ).

Особенности налогообложения затрат на профессиональную подготовку

Все расходы организаций по предоставлению вышеперечисленных гарантий и компенсаций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, так как они входят в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). При этом не забудьте при предоставлении дополнительного отпуска студенту получить у него справку-вызов и справку-подтверждение из вуза. Суммы, выплачиваемые в период учебных отпусков, и оплата проезда к месту учебы и обратно включаются в налоговую базу по ЕСН. Соответственно, организации придется начислять страховые пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Налогообложение расходов на обучение будет разным, в зависимости от того, какой уровень – образовательный или профессиональный – повышается работником. Разобраться в этом поможет статья 21 Закона об образовании. Относительно НДФЛ можно сказать следующее: согласно п. 3 ст. 217 НК РФ расходы на повышение профессионального уровня работников НДФЛ не облагаются. Напротив, оплата обучения, связанного с повышением образовательного уровня работника, включается в совокупный доход работника и НДФЛ облагается (Письмо МНС России от 24.04.2002 № 04-4-08/1-64-П758). Возмещение расходов на профессиональное обучение не облагается ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Расходы на получение высшего и среднего специального образования ЕСН также не облагаются, так как не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). Если на стоимость обучения не начисляется ЕСН, то страховые взносы в ПФР тоже не начисляются.

Для налога на прибыль тоже важна цель обучения. Оплата обучения в высших и средних специальных учебных заведениях не уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 254 НК РФ).

Закрытый перечень расходов, которые такая компания может принять к вычету по единому налогу, установлен в статье 346.16 НК РФ, и расходов в виде оплаты обучения сотрудников в ней не упоминается. Однако если оплата обучения предусмотрена трудовым или коллективным договором, компания вправе учесть указанные затраты в составе расходов на оплату труда, предусмотренную пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Состав оплаты труда организация, работающая по упрощенной системе налогообложения, определяет в соответствии со ст. 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В статье 255 НК РФ перечень расходов на оплату труда открыт, и если оплата обучения предусмотрена в трудовом или коллективном договоре, препятствий для ее признания в расходах нет.

Работники часто повышают свой профессиональный уровень с помощью участия в различных семинарах. Для целей налогообложения семинары делятся на учебные и консультационные, причем учебные семинары имеют право проводить только организации, имеющие лицензию. Расходы на участие в учебном семинаре учитываются по пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на участие в консультационном семинаре уменьшают налогооблагаемую прибыль как затраты на консультационные услуги в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

До сих пор мы говорили о том, как учитывать расходы на обучение в различных образовательных учреждениях. А как быть организациям, имеющим собственную учебнопроизводственную базу, на которой могут обучаться как собственные сотрудники, так и сотрудники других организаций? При подготовке и переподготовке штатных сотрудников на собственной учебно-производственной базе затраты, связанные с этой деятельностью, не могут быть отнесены к расходам, предусмотренным п. 3 ст. 264 НК РФ, поскольку в данном случае отсутствуют договорные отношения с образовательным учреждением, как это указано в приведенной норме. Данные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли согласно статье 275.1 НК РФ, так как в ней установлено, что для применения главы 25 НК РФ к обслуживающим производствам относятся и учебно-курсовые комбинаты. Чтобы учесть затраты учебно-курсовых комбинатов, нужно соблюдение следующих условий:

  • Стоимость учебных услуг должна соответствовать стоимости аналогичных услуг, оказываемых специализированными организациями
  • Расходы на содержание учебно-курсовых комбинатов не должны превышать обычных расходов на обслуживание аналогичных объектов
  • Условия оказания услуг не должны существенно отличаться от условий оказания аналогичных услуг специализированными организациями

Стипендию, которую получает обучающийся работник на основании статьи 204 ТК РФ, можно рассматривать как компенсационную выплату. Согласно п. 3 ст. 217 ТК РФ, все компенсационные выплаты НДФЛ не облагаются.

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

  • Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  • Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

  • Должность сотрудника.
  • Наименование подразделения.
  • Подчиненность сотрудника.
  • Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
  • Особенности замещения основного сотрудника временным.
  • Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

  • Соблюдение сроков подготовки документации.
  • Следование правилам взаимодействия в коллективе.
  • Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

  • Принятие решений в установленных рамках полномочий.
  • Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
  • Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

  • Отдельный лист под роспись.
  • Специальный журнал.
  • Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Подготовка персонала является одним из ключевых элементов повышения производительности компании. Понимание это пришло к бизнесменам и экономистам сравнительно недавно. Лишь в прошлом веке начали понимать важность того, чтобы на производстве были заняты опытные профессионалы, а не случайные люди. Именно тому, почему важна профессиональная подготовка персонала, какие существуют инструменты и формы ее повышения , посвящена данная работа. Она будет полезна как руководителям компаний, так и специалистам по подбору персонала. Вопрос этот сложный, поэтому и изучать его будем с рассмотрением максимального количества факторов.

Обучение персонала

Почему важна подготовка персонала?

Как показывают проведенные исследования и практика большинства крупных компаний , повышение уровня знаний, умений и навыков сотрудников не просто благотворно сказывается на прибыли, но и способно в значительной степени ее повысить в короткие сроки. В условиях развивающегося экономического кризиса, компания, нацеленная на долговременное существование, не может пренебрегать фактором подготовки персонала, если хочется оставаться конкурентноспособной и эффективной. В ином случае вы достаточно быстро столкнетесь с тем, что ваши конкуренты получают большую прибыль при меньших затратах.

Целесообразность подготовки

Поэтому расходы на курсы повышения квалификации и обучение сотрудников достаточно быстро окупятся, если подойти к этому вопросу грамотно. Именно уровень приносимой прибыли и есть основная величина отражающая уровень профессиональной подготовки работника в вашей компании.
Как видно из вышесказанного, условие постоянного повышения квалификации сотрудников является одним из первоочередных для любой компании, которая намерена добиться повышения доходов и оставаться лидером на своем секторе рынка . Вы сможете извлекать максимум пользы из имеющихся у вас человеческих ресурсов, каждый сотрудник будет приносить максимум возможной прибыли.

Что необходимо для подготовки персонала?

Теперь, когда важность внимания к постоянному совершенствованию навыков сотрудников для вас максимально ясна, перейдем к тому, какие имеются основные инструменты для реализации этой цели.

Основные инструменты данной работы

По каждому из них вы еще можете найти дополнительную информацию в интернете, если вам он покажется наиболее подходящим в вашей ситуации.

Второй способ схож с первым, но несколько сложнее. В данном случае, курсы проводит компания, занимающаяся подобными услугами. Обучение в таком случае обычно комплексное, включающее в себя несколько различных дисциплин. По завершении таких курсов слушатели обычно получают определенный сертификат о том, что ими была освоена программа обучения по тому или иному направлению. Хотя определенной силы данный сертификат не имеет, он тем не менее становится плюсом при трудоустройстве в дальнейшем, особенно если выдан солидной компанией.

Таким образом, прохождение курсов становится мотивированным не только для руководства вашей компании, но еще и для самих сотрудников.

А как показывает все та же практика мирового опыта, когда сотрудник заинтересован в повышении квалификации, эффективность любых подобных затрат и усвоения им программы значительно повышается. Поэтому, выбирать лучше такую обучающую компанию, которая обладает определенной репутацией и чей диплом/сертификат ценится, конечно же, не в ущерб качеству обучения. Такая процедура повышения навыков сотрудников, как различные курсы, известна практически любому руководителю крупной компании. Но есть и иные формы и способы, достаточно эффективные, но мало распространенные в отечественной практике. Их необходимо рассмотреть.

Например, вы можете переводить сотрудника из одного отдела вашей компании в другой. Такой метод широко используется в японской методике управления персоналом. В чем цель таких действий? . Переходя из отдела в отдел, сотрудник узнает обо всех областях деятельности компании, ее сильные и слабые стороны. Тем самым, он приобретает навыки работы в разных областях и на разных должностях, что повышает его эффективность.

Особенно полезным такой способ будет в тех случаях, когда речь идет о повышении квалификации сотрудников, которые нацелены на повышение и занятие в дальнейшем новой должности в организации. То есть они обладают достаточными для этого способностями, но пока не владеют необходимыми навыками. Их обретению и поспособствует перевод сотрудника из одного отдела в другой. Причем данный метод является достаточно экономичным, ведь вы можете не повышать ему заработную плату, а значит расходы не сильно изменяются.

Но нужно быть уверенным, что данный сотрудник нацелен на долговременную работу в вашей компании, в ином случае вы потеряете достаточно много времени и средств на сотрудника, который в дальнейшем покинет фирму, а вы лишитесь потенциального руководителя отдела или даже заместителя руководителя компании. В целом же, для планирования программы повышения квалификации очень важен грамотный подход к расходованию средств. Перед тем как направлять своего сотрудника на курсы, трезво оцените его потенциал, то, насколько он лоялен компании и настроен на продолжение сотрудничества. Нет никакого смысла тратить деньги и время на повышение квалификации сотрудников, которые все равно покинут вашу компанию и станут приносить прибыль иной фирме. Траты необходимо оптимизировать.

Например, нужно отправлять на общие курсы такое количество сотрудников, какое возможно, добиваясь максимальной дополнительной эффективности. Если требуется, то можно организовать командировку для работников ваших филиалов в головной офис, чтобы они еще смогли пройти повышение квалификации. Деньги, потраченные на повышение навыков работников, должны приносить максимальную прибыль в дальнейшем и окупаться в короткие сроки, иначе подобные траты могут лечь тяжким бременем на бюджет фирмы. Но и экономить на таких расходах нельзя, ведь как мы уже говорили в начале нашей работы, вы потеряете конкурентноспособность и, как следствие, прибыль.

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

  1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
  2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
  3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
  4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же . Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

  1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
  2. Наименование документа.
  3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
  4. Дата составления документа.
  5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

  • все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
  • если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
  • суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

  1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
  2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
  3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
  4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
  5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

  1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
  2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

  • кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
  • требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
  • чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016 , но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

  1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
  2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Подготовка офицеров и прапорщиков осуществляется в системе профессионально-должностной подготовки (ПДП) и в ходе плановых мероприятий по боевой подготовке в подразделениях, воинских частях и соединениях.

ПДП– это система учебно-воспитательных мероприятий, проводимых для получения и совершенствования теоретических знаний, профессиональных навыков и организаторских качеств военнослужащих.

Цели ПДП:

- овладение должностными лицами всех уровней необходимыми знаниями, умениями, навыками и командирскими качествами для исполнения обязанностей по занимаемой воинской должности и на одну ступень выше в повседневной деятельности и при организации боевых действий;

- изучение новых (модернизированных) образцов (видов) ВВТ;

- совершенствование методики подготовки и проведения занятий.

Основными задачами ПДП являются:

- приобретение теоретических знаний и практических навыков, обеспечивающих уверенное исполнение должностных обязанностей;

- обучение управлению действиями подчиненных в боевой обстановке и в повседневной деятельности;

- усвоение боевых (специальных) задач;

- совершенствование умения всесторонне оценивать складывающуюся обстановку, самостоятельно производить необходимые тактические расчеты и вырабатывать предложения в решение командира (начальника), выполнять нормативы;

- изучение законодательства Республики Беларусь и правовых актов Министерства обороны;

- изучение основных норм международного гуманитарного права (права вооруженных конфликтов);

- проведение занятий индивидуальной направленности (максимально исключив занятия общей направленности).

Мероприятия по ПДП включают в себя:

- сборы (оперативные, оперативно-тактические (тактические), командирские, методические, по специальности);

- инструкторско-методические (показные) занятия;

- заслушивание руководителей занятий (при утверждении планов-конспектов (планов) проведения занятий) о порядке организации занятий и

- методике их проведения;

Формами организации учебного процесса ПДП являются: учебные занятия в системе ПДП, сборы (командирские, учебно-методические, по специальности), курсы (высшие академические и офицерские), плановые занятия по предметам боевой подготовки.

Исходя из уровня подготовки определенных категорий должностных лиц и задач, решаемых в органах военного управления, объединениях (соединениях, воинских частях и подразделениях), командующие (командиры, начальники, военные комиссары) имеют право самостоятельно уточнять периодичность, определять формы, методы ПДП и категории привлекаемых к ней должностных лиц.

Подготовка офицеров осуществляется:

- командиров взводов – на методических сборах, плановых занятиях по предметам боевой подготовки в составе подразделений, учебных занятиях в системе ПДП (по решению командующих видами Вооруженных Сил, силами специальных операций, начальников структурных подразделений Министерства обороны, начальника Департамента транспортного обеспечения Министерства обороны для подчиненных войск (сил)), офицерских курсах в учреждении образования «Военная академия Республики Беларусь»*;

- командиров рот и их заместителей – на командирских и методических сборах в ВА РБ, учениях и плановых занятиях по предметам боевой подготовки в составе подразделений, учебных занятиях в системе ПДП;

- командиров батальонов и их заместителей – на оперативно-тактических сборах, командирских сборах, офицерских курсах в учреждении образования «Военная академия Республики Беларусь», учебных занятиях в системе ПДП (по решению командующих видами ВС, начальников структурных подразделений МО;

- начальников родов войск и специальных войск, начальников отделений и служб соединений и воинских частей – на оперативно-тактических сборах, сборах, высших академических курсах в учреждении образования «Военная академия Республики Беларусь», учебных занятиях в системе ПДП;




- командиров бригад, полков и их заместителей – на оперативных сборах, оперативно-тактических сборах, высших академических курсах в учреждении образования «Военная академия Республики Беларусь», учебных занятиях в системе ПДП;

- офицеров запаса – в ходе учебных сборов приписного состава, а также в периоды подготовки и проведения плановых учений и тренировок в соединениях и воинских частях в течение года, проводимых с призывом личного состава из запаса;

- офицеров, призванных на военную службу по призыву – на сборах в масштабе оперативных (оперативно-тактических) командований (родов войск, сил).

В ходе занятий по ПДП совершенствуются практические навыки офицеров в:

- управлении соединениями, воинскими частями и подразделениями при переводе с мирного на военное время;

- организации боя (принятии обоснованных решений, организации взаимодействия, всестороннего обеспечения и управления);

- подготовке ВВТ к боевому применению (использованию по предназначению);

- применении сил и средств соединений (воинских частей, подразделений) с учетом опыта войн и вооруженных конфликтов.

Подготовка прапорщиков осуществляется на:

- курсах доподготовки и повышения квалификации прапорщиков;

- учебно-методических (командирских) сборах под руководством командиров соединений (воинских частей);

- занятиях по боевой подготовке в составе подразделений;

- инструкторско-методических и показных занятиях;

- учебных занятиях в системе ПДП (по решению командующих видами Вооруженных Сил, начальников структурных подразделений Министерства обороны для подчиненных войск (сил)).

Занятия по ПДП проводятся с целью поддержания требуемого уровня подготовки офицеров (прапорщиков), обеспечивающего уверенное исполнение ими своих должностных обязанностей, с учетом условий сложившихся как в ходе повседневной деятельности, так и в боевой обстановке.

Для проведения занятий по ПДП военнослужащие распределяются по учебным группам , которые в свою очередь могут делиться, при необходимости, на подгруппы для проведения занятий по специальной подготовке. Учебные группы формируются в соответствии с организационно-штатной структурой органа военного управления, предназначением его структурных подразделений и содержанием задач, решаемых офицерами как в мирное, так и в военное время, с соблюдением принципа «каждый командир (начальник) учит своих подчиненных».

Тематика тактической, тактико-специальной, специальной подготовки офицеров определяется с учетом направленности обучения в учебном году и тем предстоящих тактических (штабных, командно-штабных) учений (тренировок).

Не реже одного раза в квартал с офицерами проводятся контрольные занятия по предметам подготовки.

Результаты занятий по ПДП отражаются в журналах и ведомостях за каждую учебную группу и объявляются в приказах соответствующих командующих (командиров, начальников, военных комиссаров).

Оперативно-тактические (тактические), командирские, методические сборы под руководством соответствующих командующих (командиров, начальников) проводятся в целях:

- совершенствования знаний, развития умений, закрепления навыков, необходимых офицерам для исполнения своих должностных обязанностей, обучения вопросам управления повседневной деятельностью в органах военного управления, соединениях и воинских частях;

- повышения уровня методического мастерства в проведении занятий с подчиненным личным составом;

- единого понимания требований законодательных актов Республики Беларусь и правовых актов Министерства обороны.

Подготовка офицеров на сборах осуществляется в ходе теоретических и практических занятий, проводимых в различных формах (лекции, семинары, групповые упражнения, тактические летучки и так далее) и различными методами.

Периодичность и продолжительность данных сборов определяются организационными указаниями соответствующих командиров (начальников).

Тематику и содержание занятий на данных сборах определяет командир (начальник), их проводящий. При определении тематики необходимо в полной мере учитывать задачи боевого предназначения, обеспеченность материальными средствами, уровень подготовленности офицеров и другие факторы.

На их заключительном этапе проводятся контрольные занятия по предметам обучения, принимаются зачеты, подводятся итоги и ставятся задачи.

Методические сборы проводятся в целях выработки единства взглядов на:

- обучение и воспитание личного состава;

- внедрение наиболее перспективных форм и методов в обучение подчиненных;

- эффективное использование УМБ (в том числе учебно-тренировочных и тренажерных средств) в учебном процессе.

Порядок их организации и проведения аналогичен проведению командирских сборов.

К проведению занятий на методических сборах привлекаются лица руководящего состава соединений (воинских частей), начальники родов войск и служб соединений (воинских частей) и лучшие методисты.

Сборы с офицерами – выпускниками военных учебных заведений, офицерами, призванными на военную службу по призыву в текущем году, проводятся ежегодно. Порядок проведения и содержание сборов определяются в соответствующих организационных указаниях на учебный год.

На данных сборах устанавливаются единые взгляды на методику обучения и воспитания личного состава, проводятся практические, инструкторско-методические, показные занятия по наиболее сложным темам.

В конце сборов проводятся контрольные занятия по предметам обучения, подводятся итоги и ставятся задачи на предстоящий учебный год.

Целью инструкторско-методических занятий (ИМЗ) является выработка рекомендаций по организации и методике проведения занятий по очередной теме.

ИМЗ организуют и проводят командиры (начальники) как во время сборов, так и планомерно, в течение всего учебного года перед изучением сложных тем.

Показные занятия проводятся с целью показать образцовую организацию и методику проведения занятий (наиболее целесообразные формы, методы и приемы обучения подчиненных) или достигнутый результат. В ходе данных занятий обучаемым показываются наиболее целесообразные и эффективные методы работы должностных лиц, приемы и способы действий войск, порядок применения ВВТ в бою. Показные занятия по наиболее сложным темам необходимо проводить до начала изучения указанных тем личным составом.

В ходе самостоятельной подготовки, как правило, применяются методы самостоятельной работы и упражнения в целях совершенствования теоретических знаний, практических навыков, методического мастерства, освоения должностных и специальных обязанностей на ступень выше занимаемой воинской должности. В часы самостоятельной подготовки офицеры и прапорщики: изучают служебные документы и литературу; готовятся к проведению занятий; выполняют индивидуальные задания*; участвуют в научной работе, состязаниях, смотрах, конкурсах; совершенствуют свои практические навыки.

Самостоятельная подготовка офицеров (прапорщиков) проводится в служебное время в плановом порядке под руководством непосредственных командиров (начальников).

Офицеры (прапорщики) занимаются самостоятельной подготовкой в классах и на рабочих местах. Непосредственный командир (начальник) отвечает за организацию и обеспечение самостоятельной подготовки подчиненных ему офицеров (прапорщиков).

Содержание самостоятельной подготовки определяется исходя из задач, стоящих перед подразделением (воинской частью, соединением, объединением, органом военного управления). План самостоятельной подготовки, определяющий предметы и темы для самостоятельного изучения, порядок и способы выполнения индивидуального задания, оформляется в рабочей тетради. Учет и результаты самостоятельной подготовки офицеров (прапорщиков) отражаются в журналах учета ПДП отдельными разделами.

Читайте также: