Для чего нужен план работы

Опубликовано: 04.05.2024

Может ли бизнес приносить прибыль без постановки задач и целей? В любом деле необходимо развитие, корпоративная стагнация приводит к неконкурентоспособности. Без системного подхода к планированию и постановки целей развития быть не может. Компания будет не способна подстраиваться под меняющиеся условия, а значит, просуществует недолго.

Что такое план работ в организации

План работ — документ с перечнем целей и способов их достижения. Он необходим для того, что как можно лучше организовать деятельность компании. В документе содержится следующая информация:

цели в численных показателях;
список действий, ведущих к их достижению;
список лиц, которые ответственны за выполнение действий;
сроки достижения цели.

Что дает компании правильно выстроенный план работ:

выработку адекватной возможностям компании стратегии;
своевременное планирование финансовых, человеческих и других ресурсов;
перераспределение ресурсов на более перспективные направления;
проверку работ и корректировку стратегии по ходу продвижения;
мотивация персонала.

Главную роль в планировании работы организации играет собственник, который также принимает на себя все связанные с этим риски. В теории владелец компании может пожелать 100% рынка, однако в таком случае он должен быть готов к крупным инвестициям в ее развитие и крупной убыточности. При формировании целей нужно опираться на реалии рынка и финансовые возможности компании.

Разновидности планов

Планы работ классифицируются по нескольким признакам. Чаще всего во внимание принимается время исполнения. Планирование может быть кратко-, средне- и долгосрочным.

Классификация по целям делит план на тактический и стратегический. Также часто его делят на подвиды в зависимости от направления работы компании: кадровой политики, соцсферы, издержек и т.д.

При этом можно планировать организацию работы на любом уровне:

деятельность всей компании — здесь формулируются главные цели;
конкретного отдела;
отдельного сотрудника.

При этом для компании и отделов можно составлять как долгосрочные, так и краткосрочные цели, а для сотрудников — прописывать планы на день, несколько дней или месяц.

Как формируется план работ — основные принципы

определение необходимости стратегии — она возникает исходя из экономических условий рынка;
наличие сформулированной цели — лучше всего это делать по технике SMART, которая позволяет выражать все в числовых значениях и устанавливать сроки достижения;
обоснованность цифр — цель должна соответствовать имеющимся у компании ресурсам;
гибкость — внезапные изменения не должны влиять на достижение цели;
обязательность — цели должны быть достигнуты в соответствии со стратегией;
разветвленность — у каждого этапа должен быть альтернативный вариант.

Если план прописывается для всей организации, то нужно включить в него все структурные подразделения. При этом цели отделов не должны противоречить друг другу.

Порядок составления плана

Предложенный алгоритм подходит для любого плана. Прежде всего, нужно определить перечень вероятных проблем. С этой целью проводится SWOT-анализ.

На следующем этапе формируются цели работ. Крупную цель можно разделить на несколько мелких. Также составляется список ресурсов, которые есть в наличии или будут куплены.

Затем определяются проблемы, которые могут помешать. Оценка рисков выполняется по двум критериям — степени вероятности возникновения и влияния на работу организации.

На завершающем этапе переходят к составлению документа. Он содержит:

Вступительную часть и комментарий к ней — здесь объясняется необходимость нововведения и специфика проекта.
Перечень мероприятий со сроками реализации и ответственными. Его можно оформить как в текстовом, так и в графическом формате.
Описание мероприятия.

Основная часть не может быть составлена без определения срока проведения мероприятий. Учитываются три периода:

начало проведения мероприятия;
время его окончания;
резервное время.

В последнем блоке содержится подробные пояснения по мероприятиям. Например, прописывается порядок действий, которые нужно провести на промежуточных этапах.

Контроль за выполнением плана

Залог достижения цели — промежуточный контроль. Он может выполняться посредством регулярных отчетов со стороны сотрудников. Основные показатели неспроста определяются на этапе целеполагания — они необходимы для сбора отчетности с ответственных лиц. Сотрудники должны быть мотивированы на достижение целей, поэтому при завершении каждого этапа им рекомендуется давать премии.

Советы по продуктивному планированию:

Планирование — рутинный процесс. К нему относятся формально, а значит и о достижении целей говорить не стоит. В идеальной картине планирование — основа взаимодействия внутри компании.

Руководство ставит цели и намечает курс для их достижения. Сотрудники знают, что делать, поэтому работа становится эффективнее. В противном случае, компания действует хаотично и нерезультативно.

Любые жизненные перемены и любые великие дела начинаются с тщательного планирования. Ведь с планом проще рассчитать свои силы и принять стратегически важное решение. То же самое касается вашей профессиональной и личной жизни — чтобы оставаться гибким, успевать качественно выполнять свою работу и вовремя отдыхать, вам необходимо научиться составлять план.

Если вы не верите в силу планирования или не знаете, как правильно распределить свои задачи, вам помогут советы из книги «От срочного к важному».

Бизнес-гуру Джим Рон говорил: «Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге». Его мысль продолжил известный консультант Брайан Трейси: «Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда».

Слова этих великих людей подтверждает практическая польза планирования:

• Вы ничего не забываете. Записывая и структурируя план задач, вы освобождаете мозг от необходимости запоминать.

• Вы успеваете больше в более короткий срок. Планируя свой день, вы учитесь грамотно распределять время на выполнение заданий.

• Вы принимаете лучшие решения. Планирование учит правильно оценивать задания и результаты их выполнения.

• Вы лучше восстанавливаетесь после прерываний. Если вас отвлекли во время рабочего дня, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились.

Итак, чтобы изменить свою личную и профессиональную жизнь, вам достаточно купить ежедневник или скачать приложение на свой смартфон и составить план на месяц, неделю и день.

Если вас отвлекли во время работы, благодаря плану, вы всегда знаете, на какой задаче вы остановились. Источник.

План на месяц

Планирование на месяц отлично подходит для обдумывания задач, которые помогут вам достигнуть успеха в будущем. Подумайте, чего бы вы хотели добиться и каким вы видите себя через месяц. Выпишите эти задачи в свой календарь и продумайте способы достижения поставленных целей.

Например, вы хотите подтянуть тело и сбросить два килограмма или вам хочется вовремя сдать отчёт. Это отличные цели, которые вполне реально выполнить за один месяц. Теперь настало время более точного планирования.

План на неделю

Наметьте контрольные точки для каждой своей цели, которые вы сможете выполнить за семь дней. Например, пройти четыре тренировки и замерить своё тело. Или завершить первую главу отчёта и проконсультироваться с коллегами насчёт качества проделанной работы.

Такой подход даст понимание — лучше разбить задачу на шаги и делать в течение недели, иначе вы не успеете добыть информацию у других людей и вовремя зафиксировать промежуточный результат. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.

Ключ к успешному планированию — составление списка до проверки электронной почты. Лучше послушайте музыку. Источник.

План на день

При планировании на день учитывайте краткосрочные задания, решения мелких проблем и выполнение обязанностей. Убедитесь, что вы также включили в них задачи, которые приведут вас к достижению вашей цели. Вы можете составить план вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. План на день даст вам контроль над продуктивностью.

Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.

Сформируйте привычку планировать

Люди часто говорят, что им не хватает времени на планирование. Однако, уделив всего пять минут, вы сделаете эффективным остаток дня. Ведь стресс и нехватка времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем.

Сделайте планирование регулярной частью своего дня. Источник.

Сделайте планирование своей привычкой, регулярной частью дня. Записывая все задания в отдельном блокноте, вы оградите себя от прокрастинации и сосредоточитесь на качестве. Каждое выполненное задание продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь.

Все мы любим мечтать, ставить цели и думать о прекрасном будущем. Но часто наши желания не сбываются, цели остаются непокоренными, а мечты превращаются в несбыточные грезы. В чем причина такого разочарования? Для успешной и быстрой реализации цели нужен четкий план, который приведет к мечте кратчайшей дорогой.

Твой план будет зависеть от сложности цели. Простые желания будут иметь короткий план для осуществления, когда грандиозные цели будут иметь сложный план из многих пунктов и подпунктов. Но мечты и цели достижимы, а это главное.

Stil , Unsplash

Почему план действий важен?

Хаотичные, необязательные, непостоянные и кратковременные усилия не принесут желаемого результата. План действий – это инструмент, который позволяет найти лучшие варианты осуществления желаемого. Почему важно и нужно составлять план? План просто необходим, если хочешь мечту сделать явью. Это инструкция к цели.

1. План дает ясность. Ты четко знаешь, что нужно делать сегодня, завтра и через месяц. Все шаги изложены в организованном пошаговом руководстве.

2. План задает нужный вектор. Нужно действовать словно дятел, который упорно бьет в одну точку, пробивая преграды. План дает понимание конкретности действий.

3. План указывает верную дорогу. Порой мы сворачиваем в непонятном направлении на дорогу, которая только уводит от цели и мечты. План действий поможет убедиться в верности пути, а также изменить его в случае необходимости.

4. План помогает сохранять мотивацию, когда видишь результат движения и степень приближении к цели.

5. План подгоняет. План привязан ко временной шкале, когда ты должен чего-то достичь за определенное время. Наличие дедлайна стимулирует и подгоняет. Ты тратишь меньше времени на сомнения и мышиную возню.

6. План помогает видеть ситуацию. Без плана сложно понять, как идут дела. План помогает проанализировать производящее, а затем скорректировать действия. Ситуация часто меняется, а план корректируется и видоизменяется.

Stil , Unsplash

Определи свою цель для плана

Прежде чем составлять план нужно четко осознать то, что хочешь получить. Это не должно быть отвлеченное желание роскошной жизни или много денег. Цель должна быть явный и по технологии SMART.

2. Измеримая цель (Measurable) – укажи как будет выглядеть достижение цели. Сколько ты должен сбросить лишнего веса, какой уровень английского получить, величина дохода.

3. Достижимая цель (Attainable) – проанализируй на то, насколько реальна твоя цель. Это достижимая цель, а не фантазия? Иначе можно напрасно потратить время зря.

4. Актуальная цель (Relevant) – подумай нам тем, что ты хочешь. Это точно твоя цель, а не твоих родителей, знакомых или второй половины? Цель актуальна или ты хотел этого в прошлом?

5. Ограниченная по времени цель (Time-bound) – у любой цели есть срок годности. Сколько ты должен потратить на свой пути и когда прийти к цели? Сколько времени займет твой каждый шаг?

Stil , Unsplash

Составь свой план

Теперь наступило время составить план, когда цель ясна и определена. Почему важно составлять план? Без него мечта останется тем, что будет тебя огорчать по ночам. Иначе на старости ты пожалеешь, что был безответственен или ленился.

1. Перечисли все шаги. Что приведет тебя к цели и как надо действовать? Перечисли все шаги и пункты, которые нужно выполнить. Составь список шагов в оптимальной последовательности. Определи приоритеты и степень важности действий.

2. Определи ресурсы. Каковы твои ресурсы для достижения цели? Сколько у тебя в наличии времени, потенциала, сил, знакомых, знаний. Ты можешь потратить время на образование, чтобы быстрей достичь цели или купить помощь экспертов. Чем меньше у тебя ресурсов, тем больше требуется усилий.

3. Рассмотри все варианты. Взвесь все имеющиеся варианты, а также определи их преимущества. Что лучше всего делать и как действовать? Рассмотри чужой опыт, проведи анализ и попроси совета.

Хорошо поработай над планом, чтобы он был максимально подробный и визуализированный. Чем он более тщательный, тем быстрей ты добьешься желаемого. Записывай план в блокнот или оформляй в электронном варианте.

Stil , Unsplash

Корректируй и контролируй свой план

Регулярно просматривай свой план, чтобы убедиться в правильности действий. Не выходишь ли ты за временные рамки дедлайна, сколько потратил усилий, правильно ли действуешь? Возможно есть варианты других решений, которые более оптимальны и правильны?

Часто меняется ситуация, а значит план нужно корректировать и приводить в актуальность. Корректируй и контролируй свой план, чтобы не упустить время и возможности.

Теперь ты понял почему важно составлять план, а также как это делать. Без плана твои мечты недостижимы. Хочешь получить цель и мечту? Составь подробнейший план и приступай к действиям.

Сначала я хотел назвать этот текст «Зачем нужен бизнес-план», но к чему себя ограничивать? План — он и в Африке план, не важно для чего. Тот, что для бизнеса, называется бизнес-планом. Тот, что для эвакуации, называется, как ни странно, планом эвакуации. И так далее.

Но идея текста таки пришла из области, где актуальны бизнес-планы. Часто стал встречаться с высказываниями о том, что «бизнес-план, конечно, нужен, но вот конкретно в нашем случае он пользу не принесёт потому, что»:

у нас слишком большая неопределённость, будет гадание на кофейной гуще;
и так всё предельно ясно, план — лишняя трата сил.

Добровольно человек может делать дело только в двух случаях: когда ему важен результат и когда важен процесс.

Так вот, если для вас процесс важнее результата, то на план можете забить — получайте удовольствие. В случае главенства процесса, автоматически отпадают все ограничения, какие можно наложить на вашу работу, поскольку достигать результата необходимости нет — ваша цель уже достигнута.

Если же вы, как я, получаете удовольствия от достижения цели (или не получаете, но НАДО), то остро встаёт вопрос контроля множества нюансов: расхода времени, денег и прочих ресурсов, соблюдения всяческих критериев и так далее. Тут нам на помощь и приходит планирование.

Во-первых, важно понимать, что план состоит не только из списка пунктов от 1 до 100, которые нужно выполнить по порядку. Более того, в нём есть части куда более важные.

Цель — самый важный элемент любого плана, то для достижения чего он создаётся. Цель задаёт точку (или область) в пространстве событий, в которую мы хотим попасть. По сути она описывает суммарный вектор усилий, которые необходимо приложить. Чем точнее она сформулирована (чем лучше мы видим цель), тем сложнее нам будет совершить действия, уводящие нас от неё.

Критерии достижения цели — формальные условия, выполнение которых определяет наше приближение к цели. Если цель — это точка в многоразмерном пространстве, то критерий — одна из координат этой точки (или интервал координаты). Чем больше критериев мы можем выделить и чем точнее они, тем лучше мы видим цель.

Ресурсы — время, деньги, сотрудники, друзья (ага!), кирпичи на складе — всё, что можно использовать для достижения цели. Важно определить несколько множеств ресурсов:

все ресурсы, которые понадобятся для достижения цели;
ресурсы, которые есть изначально;
ресурсы, которые мы получим в процессе выполнения плана.

Программа действий — то, что обычно и называют планом — упорядоченный список мероприятий, необходимых для достижения цели. Предполагается, что если сделать как в ней будет написано, то всё обязательно получится. На самом деле не обязательно — программа не просто должна быть, она должна быть объективной и многовариантной, поскольку риски и ограниченность ресурсов никто не отменял. Для этого нам надо провести…

Анализ области, в которой мы будем действовать, выделив всё вышеперечисленное. После чего сформировать программу так, чтобы каждый следующий шаг логично вытекал из предыдущего. В частности, чтобы на каждом шаге у нас хватало ресурсов для реализации следующего.

Полезным ходом при анализе бывает создание модели изменений количества ресурсов во время выполнения плана. В бизнес-плане, как минимум, следует описать финансовую модель — расчёт количество средств на балансе в каждый месяц исполнения плана.

Полезно сделать несколько планов, для разных условий. Обычно их делают три: оптимистичный, реалистичный, пессимистичный.

Самая главная задача плана — продемонстрировать, что его цель хотя бы теоретически достижима. Особенно важно об этом помнить стартаперам — на пути великой идеи часто встаёт не менее великая математика и оказывается, что даже сверхоптимистичный план даёт убытки на протяжении первых 100 лет.

План очерчивает границы реальности, в которых достижение цели возможно, тем самым сокращая область поиска решений.

Вторая его задача — экономить наши силы и время — раз обдуманное и записанное не нужно обдумывать и записывать повторно. По крайней мере не так часто. Без плана, после завершения очередной задачи, вы будете снова и снова заниматься планированием и перепланированием вместо того, чтобы сразу перейти к следующему этапу. Имея карту чёткой дороги к цели, мы не будем сходить с неё и тратить ресурсы на решение задач, которые неожиданно показались нам важными.

Поэтому даже худой план лучше его отсутствия.

Это утверждение встречается чаще всего и с его посылом поначалу спорить сложно. Когда начинаешь новое дело, с большой вероятностью не обладаешь почти никакой достоверной информацией. Но так ли никакой?

Сразу отбросим случаи профессиональных открывателей ресторанов и клепальщиков сайтов-визиток — у них-то чёткие планы есть — уже открыто 100500 кафе и сделано 100500 сайтов. Нас интересуют ситуации, когда опыта действительно нет.

Вместо опыта у нас есть знания (и умение гуглить).

Мы можем определить цель и критерии её достижения. Причём «создание нового уникального продукта» — цель так себе, поскольку критерии у неё расплывчатые. А вот «создание продукта с чистой прибылью 500$/месяц через 6 месяцев и 10 000$/месяц через год» — куда лучше.

Даже если у вас нет опыта, чтобы определить реалистичные критерии, всегда есть информация, чтобы определить их пессимистичный вариант. Просто спросите себя: «в каких случаях я откажусь от достижения цели?» В нашем примере, это доход менее 500$/месяц через полгода работы. А в каких условиях вы будете готовы продолжать идти к цели без груза сомнений за душой?

Мы можем определить ресурсы, которые есть изначально. В худшем случае других ресурсов и не будет. Чего можно достичь, опираясь только на них?

Большинство рисков можно определить с помощью простой логики и широкого кругозора. Их обычные источники: государство, люди, природа, неизвестность. Подумайте: какую гадость можно ожидать от каждого из них?

Этих соображений вполне хватит для анализа и выработки даже двух планов: пессимистичного и удовлетворительного. Полезным подспорьем будут истории людей, которые уже делали то же самое (или часть того же самого) — из них можно выудить верхние и нижние оценки многих параметров. Если же таких нет совсем, то вы точно делаете что-то стрёмное.

Вторая крайность, встречается реже, но тоже бывает. Характерна, для людей, не имеющих опыта решения комплексных задач. Например, для школьников с gamedev.ru, кода те начинают разработку своей первой игры.

Как гарантировано объяснить человеку, что далеко не всё бывает ясно, даже когда так кажется, я не знаю. Тут всё зависит от опыта человека: принимает он факт того, что все ошибаются (включая его) или ещё нет.

Куда лучше действует проверка практикой. Если всё и так ясно, то на документирование ясности на бумаге потребуется максимум день. И наверняка эта попытка провалится, что станет лучшим свидетельством в пользу планирования.

Не ленитесь и не бойтесь заниматься планированием. Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Неплохо будет и потренироваться на паре своих идей, даже не очень хороших. Когда потребуется, набитая рука очень облегчит работу.

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной.

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

описание целей, выраженных в цифровых показателях;
определение перечня необходимых действий;
ответственные лица за контроль выполнения действий;
сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
план работ для каждого отдела;
личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника.

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц.

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
план обязателен к исполнению;
план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм.

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы.

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
ограниченной во времени;
реальной и достижимой;
основанной на имеющихся ресурсах;
достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
снижение покупательской способности;
появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них.

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

вступление и пояснение;
план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план.

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела.

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня.

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц.

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.

Читайте также: