Для чего нужен список сотрудников

Опубликовано: 17.05.2024

Численность работников компании является ключевым показателем. Позволяет анализировать производительность, потенциал предприятия. Руководители должны заполнять отчетность, в которой указывается явочная и фактическая численность сотрудников. Представители тех профессий и должностей, которые не указываются в отчетности, входят в несписочный состав.

Нормативное обоснование

Несписочный состав специалистов регламентируется следующими актами:

Инструкцией по численности работников №17-10-0370 от 20 апреля 1993 года.
Приказом Росстата от 26.10.2015.
НК РФ.

В этих документах содержатся сведения о подсчете численности работников, советы по заполнению отчетности, данные о несписочном составе.

Какие сотрудники не входят в списочный состав

В списки не включаются трудящиеся, перечень которых содержится в Росстате №498. Рассмотрим представителей этого перечня:

Сотрудники, работающие по внешнему совместительству.
ФЛ, предоставившие однократную услугу на основании гражданско-правового соглашения (к примеру, это могут быть медицинские консультации, выступление ведущих на корпоративах, ремонт техники, осуществление экспертизы).
Специалисты, которые работают от компании за границей.
Специалисты, которые работают на основании специального соглашения (к примеру, таким образом могут работать военнослужащие, осужденные).
Адвокаты.
Сотрудники, которые направлены к другому работодателю без сохранения оклада.
Работники, которые проходят обучение в образовательных учреждениях от компании, получают стипендию.
Сотрудники, не появляющиеся на месте работы с первого дня найма.

Сотрудники, включаемые в список, – это специалисты, которые получают зарплату от работодателя. Если трудящийся не получает заработок, он не входит в список в период отсутствия выплат.

В чем разница между списочной и штатной численностью

В законе не содержится такого понятия, как «штатная численность». Однако этот термин используется на практике. Он обозначает число трудящихся, которое оговорено в штатном расписании предприятия. То есть это количество занятых и вакантных должностей.

Списочная численность – это количество работников, с которыми работодатель оформил трудовые соглашения. При этом не важны сроки действия договора, фактическое нахождение на рабочем месте.

Штатный состав является более широким понятием. Управленец имеет право устанавливать штатную численность в соответствии со своими потребностями и пожеланиями. При этом нужно руководствоваться ожидаемым уровнем продуктивности и масштабами производства.

Дополнительная информация

Часто работодатель не знает, включать сотрудника в список или нет. Существуют некоторые трудящиеся, в отношении которых возникают особенно сильные сомнения:

Внешние совместители. Под внешними совместителями понимаются сотрудники, у которых есть основное место деятельности. То есть человек работает в одной компании, но подрабатывает по совместительству в другой фирме. Числиться он будет именно в первой компании. Вторая фирма включает совместителя в несписочный состав.
Лица, находящиеся в декрете. Лица, находящиеся в декрете, не находятся на рабочем месте в течение длительного времени. То есть они не исполняют своих должностных обязанностей. Однако декрет является государственной гарантией. Человек, находящийся в декрете, продолжает числиться на предприятии, значит, он входит в список.
Лица, работающие по гражданско-правовым договорам. В список включаются те лица, которые являются работниками компании. Лица, работающие по гражданско-правовым соглашениям, не являются сотрудниками предприятия. Они осуществляют свою деятельность в соответствии с ГК РФ. Их работа ТК РФ не регулируется. То есть эти лица в список входить не будут. Как правило, ГПД заключаются со специалистами, оказывающими услуги. Например, организация проводит корпоратив, куда приглашаются ведущие. С ними заключается гражданско-правовое соглашение. Эти специалисты будут однократно работать на компанию, однако они не включаются в ее штат. Поэтому учитывать их при составлении списка не нужно.

К СВЕДЕНИЮ! Сотрудники, занятые на сезонной работе, обычно работают на основании гражданско-правового договора, то есть они также не будут входить в список.

Для чего нужен несписочный состав

Списочный состав нужен для анализа эффективности работы наемных сотрудников, отчета перед проверяющими органами, для проведения различных расчетов. Списочная численность работников прописывается в отчетности. Однако нужен также учет несписочных сотрудников. Требуется он по следующим причинам:

Работодатель должен знать, сколько сотрудников фактически присутствует на предприятии.
Иногда несписочный состав запрашивается проверяющими органами.
Руководитель, учитывая несписочный состав, может проанализировать степень эффективности предприятия при данном количестве специалистов.

Несписочный состав отделяется от списочного для получения объективной картины. Фирма может неоднократно прибегать к услугам сторонних специалистов, однако их число не должно бесконечно расширять количество сотрудников на предприятии. Это исказит общую картину, помешает в проведении расчетов.

Какие сотрудники включаются в список

В списочный состав входят эти специалисты:

Сотрудники, которые фактически явились на место службы.
Люди, которые находятся в командировках. Если командировка является зарубежной, то включение в список зависит от длительности мероприятия. Если оно является краткосрочным, работник включается в список. Если командировка долгосрочная, то сотрудник не входит в список.
Лица, которые отсутствуют на рабочем месте на основании больничного.
Лица, исполняющие общественные или государственные функции.
Лица, которые работают на полставки, но зачисленные в качестве целой единицы.
Лица, работающие на дому.
Находящиеся на испытательном сроке.
Временные сотрудники, которые замещают основных до выхода последних на работу.
Работники, направленные в отпуск.
Лица, проходящие обучение в ПТУ, но находящиеся на учете компании.
Лица, временно привлеченные к сельскохозяйственным работам, если заработок на основной работе сохраняется.
Сотрудники, работающие вахтовым методом.
Женщины, ушедшие в отпуск по БиР.
Достигшие пенсионного возраста.
Иностранные лица, занятые в российской компании.
Лица, находящиеся под следствием в ожидании судебного решения.

ВАЖНО! Все приведенные категории сотрудников включаются в список со дня вступления трудового договора в силу. Если работники осуществляют свою деятельность вообще без соглашения, они не будут фигурировать в перечнях.

К СВЕДЕНИЮ! Существует также такое понятие, как явочная численность. Она представляет собой количество работников, которые явились на работу в данный день. Этот список включает в себя и тех сотрудников, которые находятся в командировках.

Большинство профессиональных заболеваний отличаются тяжестью течения и высокой патологической нагрузкой на все системы органов. Чаще всего профзаболевания поражают ткани легких, ЦНС и опорно-двигательный аппарат.

Для предупреждения профессиональных недугов и хронических заболеваний другой этиологии, способных существенно ухудшить работоспособность работников, работодатель обязан составлять списки работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам (с увеличением частоты обследования для персонала, контактирующего с потенциально вредными и опасными веществами или занятого в опасных технологических процессах).

Когда составляется список работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам?

Регулярные медицинские обследования необходимо проходить работникам всех предприятий независимо от формы собственности и юридического статуса. Даже ИП, имеющий несколько помощников, согласно нормам законодательства, должен обеспечивать условия для прохождения сотрудниками необходимых осмотров и освидетельствований.

При этом на предприятии необходимо составлять списки для прохождения персоналом периодических медосмотров.

Нормативы прохождения медицинских осмотров закреплены в Приказе Министерства здравоохранения РФ N29н от 28.01.2021, а также в Приказе № 988н/1420н от 31.12.2020. Документ определяет периодичность, полноту обследований и факторы деятельности, при которых необходим учащенный медицинский осмотр.

В документе указаны не места, профессии или отрасли деятельности, а факторы, которые подлежат оценке.

Если фактор присутствует, сотрудник должен быть направлен на периодический осмотр – не важно, работает он врачом, исследователем-испытателем или рабочим на заводе.

В документе обозначены факторы, имеющие высокую потенциальную опасность для здоровья человека:

биологические – токсины, микроорганизмы-патогены;
химически опасны вещества (металлы, ядовитые газы, фиброзная пыль);
физические факторы (шум, вибрация, излучения, инфра- и ультразвук, неблагоприятный микроклимат);
рабочий процесс (тяжесть, напряженность, необходимость работать с быстро двигающимся аппаратами, оптическими приборами, мелкими объектами).

В отельную категорию выделают работников медицинских учреждений из-за разнообразия факторов, особенно инфекционных, которым они могут подвергаться.

Как оформить?

Список сотрудников, которые должны проходить медосмотры, составляют специалисты отдела охраны труда на предприятии.

Если у работодателя небольшой штат, помощь в составлении списков можно переложить на помощника руководителя (но отметка об информировании главного специалиста по охране труда все равно должна присутствовать).

Список нужно оформлять с учетом такой информации:

перечня сотрудников, принятых на работу за последний отчетный период;
заключения ранее трудоустроенных работников, полученные в ходе последнего медосмотра.

Отчетный период устанавливается с учетом опасности фактора (или их суммы), которым подвержен работник. Они закреплены в приказе №29н и равны от 1 раза в 6 месяцев до 1 раза в 2 года.

Список нужно формировать в виде таблицы, где приводится ФИО сотрудников, подлежащих направлению на медкомиссию, подразделение, где он трудоустроен, должность согласно штатному расписанию и дата последнего пройденного медосмотра или обследования.

Также в списке необходимо указывать наименования вредных факторов, с которым может столкнуться работник на производстве.

Направление на медицинский осмотр должно включать следующую информацию:

Данные о работодателе – наименование, вид собственности, коды деятельности.
Вид осмотра, на который направляется сотрудник.
ФИО, по, возраст работника, подразделение и вид работы.
Вредные и/или опасные факторы, которым подвержен сотрудник.
Номер медицинского полиса.

Заключение выдается в трех экземплярах (один для работника, второй – для работодателя, третий – для прикрепления к медицинской карте сотрудника).

В обязанности работодателя входит формирование списков по результатам заключений, выданных медицинской организацией.

По завершении оформляется акт об очередном прохождении периодического медосмотра. Один из экземпляров заключительного акта хранится в архиве предприятия в течение 50 лет.

Выводы

Периодичность, полнота и список факторов, при которых сотрудники обязаны проходить периодический медосмотр, закреплены в Приказе Минздрава РФ N29н от 28 января 2021.

Нормы частоты осмотра находятся в диапазоне от раза в полгода до раза в два года.

Специалист по охране труда на предприятии обязан сформировать список лиц, подлежащих направлению на медкомиссию. Список имеет табличный вид и содержит ФИО, подразделение, должность, стаж и вид вредного фактора, которому подвержен работник.

После медосмотра работникам выдают медицинские заключения. Работодатель обязан сгруппировать эту информацию, составить итоговый акт и хранить в архиве 50 лет.

Исследование структуры штата и оценка трудового потенциала предприятия — важнейшая задача его руководства и ответственных специалистов. В рамках ее решения могут применяться методы, предполагающие исчисление такого показателя, как списочный состав работников. В чем заключается его специфика? Каким образом он может применяться на практике?

Что представляют собой списочные составы работников?

Списочный состав сотрудников предприятия должен включать в себя всех работников, которые заняты на постоянную, сезонную или же временную работу — с момента их зачисления в штат организации. При этом в списочном составе сотрудников каждый день учитываются как присутствующие на работе специалисты, так и отсутствующие.

Установленные законодательством правила учета сотрудников предполагают отражение в списке:

- сотрудников, которые явились на работу фактически, а также тех, которые не осуществляли своих трудовых функций по причине возникшего простоя;

- работников, которые находятся в командировках при сохранении заработной платы в компании;

- сотрудников, которые не явились на работу по причине болезни;

- работников, не явившихся на рабочее место по причине выполнения государственных обязанностей;

- сотрудников, принятых в штат на неполный день или неделю или же на полставки;

- работников сельскохозяйственных организаций;

- специалистов, принятых в штат с испытательным сроком;

- сотрудников, выполняющих работу на дому;

- граждан, которые проходят учебу в ведомственных учреждениях;

- граждан, которые временно привлекаются на выполнение сельскохозяйственных работ при сохранении зарплаты по основной должности.

При этом в списочный состав в случае с учетом работников, работающих в рамках неполного дня, не включаются сотрудники, которые по законодательству осуществляют трудовую деятельность в рамках сокращенного графика — например, в связи с несовершеннолетним возрастом, осуществлением работы во вредных условиях. Также по сокращенному графику могут работать женщины, которым предоставляются дополнительные перерывы в осуществлении трудовой деятельности для кормления ребенка.

Полный перечень категорий работников, которые должны включаться в списочный состав предприятия, приведен в Инструкции по статистике численности работников, утвержденной Госкомстатом СССР в 1987 году (Инструкция от 17.09.1987 № 17-10-0370). Примечательно, что данный источник права действует до сих пор, и его юрисдикция действует на федеральном уровне.

Списочные составы: основные категории специалистов

В целом списочный состав работников предприятия представлен 3 основными категориями специалистов:

- работающими на постоянной основе или больше года по трудовому договору;

- оформленные временно — на срок, не превышающий 2 месяца, а в случае с замещением временно отсутствующего специалиста — не превышающий 4 месяца;

- работающими по сезонному контракту, который заключен на срок, не превышающий 6 месяцев.

Но многое зависит от содержания договоров, устанавливающих правоотношения между конкретным работником и работодателем. Можно отметить, что списочный состав работников по состоянию на выходной или же праздничный день должна приниматься равной соответствующему показателю, фиксируемому в предыдущий рабочий день. Аналогично — если выходных или праздничных дней 2 и больше. Списочная численность по состоянию на каждый из них должна быть равной соответствующему показателю за рабочий день, предшествовавший первому выходному или праздничному.

Таким образом, законодательством РФ предусмотрена довольно сложная классификация сотрудников, попадающих в списочные составы предприятий. Полезно будет также рассмотреть то, какие категории специалистов не включаются в список работников в соответствии с нормами, принятыми Госкомстатом СССР.

Какие сотрудники не включаются в список?

В данном случае речь идет о работниках, которые:

- не включены в штат предприятия и осуществляют свои трудовые функции в соответствии с соглашением на разовые работы;

- оформлены на предприятие в рамках совместительства из других организаций;

- привлечены в фирму по договору с государственной организацией;

- временно оформленные на работу в другую фирму при том, что за ними не сохраняется зарплата на основной должности;

- направленные на учебу с отрывом от трудовой деятельности и получающие стипендию за счет работодателя;

- учащиеся школ в период профориентации;

- работники, проходящие обучение для последующей работы на новых предприятиях;

- молодые специалисты, которые находятся в оплачиваемом фирмой отпуске после окончания учебного заведения;

- направили в отдел кадров заявление об увольнении, а также прекратили трудовую деятельность до момента истечения срока вынесения предупреждения либо в случае его отсутствия.

При этом, если сотрудник в одной фирме осуществляет трудовую деятельность на две, полторы или же менее одной ставки или же нанятый одной фирмой как внутренний совместитель, то он учитывается как один человек в рамках списочной численности специалистов.

Списочный состав работников по состоянию на определенную дату должен включать всех сотрудников, которые приняты в штат с данной даты, и в то же время в него не должны включаться уволенные специалисты.

Наряду со списочным составом, в законодательстве РФ есть нормы, в соответствии с которыми может определяться средняя численность работников. Изучим ее специфику подробнее.

Для чего нужны показатели средней численности работников?

Рассматриваемые показатели могут использоваться по причине довольно частых изменений в структуре штата предприятия. Среднесписочная численность (калькулятор — основной инструмент ее определения) вычисляется по следующей формуле: сумма списочного состава штата фирмы за все дни в рамках отчетного периода — например, месяца, делится на количество дней соответствующего периода. Также может браться, к примеру, суммарный показатель за год по месяцам и делится на 12. Конкретный способ применения формулы зависит от тех задач, которые стоят перед службой кадров предприятия.

На практике средняя численность работников фирмы может определяться, к примеру, в целях формирования отчетности. В этом случае соответствующий показатель приводится наряду со списочным составом, который фиксируется по состоянию на определенную дату: таким образом, численность специалистов приводится в среднем выражении в рамках отчетного периода — месяца, квартала, полугодия, года.

Использование списочного состава при оценке трудовых ресурсов

Практическое применение таких показателей, как списочная или средняя численность может также осуществляться в рамках оценки трудовых ресурсов предприятия. Изучим данный аспект подробнее.

Существует большое количество характеристик трудовых ресурсов, анализируемых кадровыми службами предприятий и иными заинтересованными структурами, имеющими отношение к бизнесу. Рабочая сила — это один из ключевых ресурсов любой организации, уровень квалификации и прочие значимые характеристики которой определяют конкурентоспособность бизнес-модели компании, поэтому ее оценке менеджеры фирмы могут уделять самое пристальное внимание.

Основные характеристики рабочей силы

В числе наиболее значимых характеристик рабочей силы:

- фактически работающие специалисты.

Под абсолютным приростом правомерно понимать разницу между показателем численности специалистов по состоянию на начало и конец того или иного отчетного периода. В свою очередь, вычислив отношение между соответствующим показателем на конец и начало отчетного периода можно определить темпы прироста рабочей силы. Подобные показатели имеют значение если осуществляется количественная оценка трудового потенциала фирмы.

Кроме того, кадровые службы предприятий могут решать задачи, связанные с планированием структуры штата исходя из отнесения специалистов к тем или иным категориям сотрудников. В числе самых значимых показателей, применяемых в данном случае — явочный списочный состав работников. Он отражает количество сотрудников, которые являются на свое место работы в течение суток. Данный показатель может определяться с учетом различных корректировок — например, тех, что учитывают предполагаемые неявки сотрудников на работу.

Еще один важный параметр, характеризующий обеспеченность трудовыми ресурсами фирмы — количество фактически работающих специалистов. Оно имеет принципиальное отличие, в частности, от явочного количества — поскольку рассматриваемый параметр не включает такой показатель, как величина целодневных простоев, то есть, тех, в течение которых специалисты не приступали к осуществлению трудовой деятельности в течение всего рабочего дня по графику.

Оценка трудовых ресурсов: нюансы

Рассмотрим более подробно то, каким образом могут применяться указанные показатели в целях осуществления оценки предприятием персонала. Рабочая сила — это, как мы отметили выше, важнейший ресурс организации, и потому управление им должно быть рациональным и отражать специфику выстраивания бизнес-модели предприятия.

Главная цель руководства и компетентных сотрудников компании в данном случае — обеспечить максимальную производительность труда в целях увеличения объемов, поставляемых на рынок товаров или услуг, а также обеспечения высокой эффективности организации производства. Для этого менеджмент может осуществлять оценку структуры штата предприятия в целях выявления: обеспеченности фирмы и ее структурных подразделений необходимыми трудовыми ресурсами, показателей текучести кадров, показателей, характеризующих производительность труда на предприятии, эффективности использования сотрудниками фирмы рабочего времени, рациональности использования предприятием фонда оплаты труда.

Источниками данных, посредством которых могут быть получены ключевые показатели для решения указанных задач — такие как, например, количество работников организации, их списочные или средние показатели численности, чаще всего являются отчетные документы — например, форма № П-4, а также внутрикорпоративные источники данных — например, табели учета, составляемые специалистами отдела кадров.

Данные о кадровых ресурсах: порядок оценки

Рассмотрим теперь то, в каком порядке может осуществляться оценка кадровых ресурсов предприятия.

Используя рассматриваемые показатели, компетентные специалисты кадровой службы компании, прежде всего, анализируют их на предмет соответствия плановым показателям. В случае если наблюдаются изменения, оцениваются не только его количественные характеристики, но также и качественные. В процессе анализа показателей по тем или иным категориям специалистов выявляются различные отклонения от цифр, которые были зафиксированы по итогам предыдущих отчетных периодов, и на основе сравнения данных осуществляется их интерпретация. Основным ее пользователем является руководство организации, которое может задействовать полученные данные для принятия решений:

- об увеличении численности штата компании;

- об изменении структуры штата фирмы в целях улучшения производительности труда на предприятии;

- о внесении изменений в структуру управления организацией в целях повышения эффективности коммуникаций между сотрудниками фирмы при решении тех или иных задач.

Стоит отметить, что список работников фирмы, средняя их численность и иные характеристики, используемые при оценке трудового потенциала компании, во многих случаях дополняются иными показателями, позволяющими сделать анализ структуры штата компании еще более информативным. Например, в расчет может браться квалификационный состав штата предприятия, его структура с точки зрения профессиональных навыков и компетенций работников. Во многих случаях кадровики и руководство фирмы при принятии решений об оптимизации структуры штата могут акцентировать внимание как раз таки на повышении квалификации специалистов, чем на применении тех или иных организационных мер, направленных на улучшение модели управления кадрами предприятия.

Но во многих случаях большее значение имеет фактическая обеспеченность компанией специалистами того или иного профиля. Вполне может выясниться, что предприятие испытывает недостатков кадров, обладающих необходимым уровнем квалификации.

Использование оценки трудовых ресурсов при расширении бизнеса

Анализ структуры штата компании может быть использован также при решении задач, характеризующих расширение бизнеса. Детальное изучение трудового потенциала основного предприятия, показателей производительности труда работников, которые осуществляют свою деятельность в данной фирме, позволит повысить эффективность развертывания новых мощностей предприятия — например, при открытии еще одной фабричной линии в другом городе. Наличие готовых аналитических данных, полученных специалистами кадровых служб и менеджерами основной компании, позволит составить типовое штатное расписание, сформировать оптимальные графики работ, осуществить распределение должностей специалистов по тем или иным структурным подразделениям предприятия.

Резюме

Таким образом, исчисление списочного состава, а также численность работников фирмы исходя из средних значений, дополненных иными значимыми показателями, характеризующими трудовой потенциал фирмы — например, явочным составом, позволяет менеджменту фирмы решать важнейшие задачи, связанные с повышением эффективности труда на предприятии, оптимизацией производительности труда, развертыванием новых мощностей предприятия.

Важно подходить к анализу соответствующих показателей комплексно, учитывать при этом квалификационные характеристики отдельных групп специалистов, специфику рыночных трендов и, что также очень важно — актуальные положения законодательства РФ. Успешное решение подобных задач позволит предприятию быть более конкурентоспособным на рынке, готовым к реализации как стратегий роста, так и планов, направленных на поддержание стабильного развития фирмы.

Документы по персоналу — "головная боль" бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая "первичка" предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка "основание" приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

о порядке оформления трудовой;
о внесении записей при увольнении;
о правилах исправления в трудовой.

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

он проработал в ней свыше 5 дней;
это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, "переносить" в новую трудовую "заграничный" стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из "заграничной" не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: "Запись под номером таким-то недействительна". Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, "закрывают" печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Каждая организация обрабатывает огромный массив информации. Не исключение — сведения о физических лицах. За нарушение законодательства о персональных данных организацию могут оштрафовать, подать в суд и причинить иные неприятности.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (далее 152-ФЗ) исчерпывающего перечня персональных данных не содержит. Компаниям необходимо исходить из того, что это любые сведения, позволяющие опознать физическое лицо. В разъяснениях федеральных органов встречаются различные трактовки определения ПДн. Так, Министерство экономического развития в своем письме от 02.10.2015 N ОГ-Д28-12951 считает, что к персональным данным работника, помимо личных:

фамилии,
имени,
отчества,
даты и места рождения,
адреса,
семейного положения,

относятся сведения об:

образовании,
профессии,
занимаемой должности,
стаже работы.

Роскомнадзор в своем письме от 07.02.2014 N 08КМ-3681 указывает, что персональными данными являются сведения о заработной плате.

Сведения, обрабатываемые организацией разделяются на две основные группы:

персональные данные работников организации;
персональные данные, попадающие в организацию в связи с ее деятельностью, например, персональные данные клиентов, контрагентов, посетителей сайта организации.

Согласно закону 152-ФЗ: организация, обрабатывающая такие данные самостоятельно или совместно с другими лицами, является — оператором персональных данных. Оператор и иные лица, получившие доступ к ПДн должны обеспечить конфиденциальность данных:

не допустить раскрытия информации и распространения без согласия физического лица — субъекта персональных данных.

Жизненный цикл обработки персональных данных сотрудников в организации

По общему правилу персональные данные обрабатываются с согласия физического лица. (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). С момента поступления в организацию каких-либо сведений о физическом лице организация должна предпринять необходимые меры для сохранности и правомерной обработки таких сведений. Согласие на обработку ПДн должно быть конкретным и информированным. Не забывайте прописать в документе:

цели обработки ПДн,
способы обработки с указанием действий, совершаемых с ПДн,
объем обрабатываемых ПДн.

Давая согласие субъект персональных данных обозначает объем и границы обработки сведений для каждого конкретного случая их обработки, а работодатель обязует обрабатывать полученные данные только для целей и в объеме на которые оно получено.

Обязательная письменная форма согласия предусматривается только в случаях, указанных в федеральных законах, например, при обработке специальных категорий персональных данных (ст. 10 закона 152-ФЗ):

расовая принадлежность,
политические и религиозные взгляды,
состояние здоровья.

Если законом не предусмотрена письменная форма согласия, подойдет любая иная форма

устная,
включение соответствующего пункта в договор и т.д.

Единственное правило: перед началом обработки убедитесь, что для всех категорий обрабатываемых данных получено необходимое согласие работника.

При трудоустройстве, физическое лицо передает работодателю определенный набор документов, содержащих персональные сведения. Исчерпывающего перечня законодательство не содержит, но наиболее стандартный список указан в форме T2 — «личной карточке работника».

Обработка ПДн работника осуществляется в целях:

обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов,
содействия работникам в трудоустройстве,
получении образования,
продвижении по службе,
обеспечения личной безопасности работников,
контроля количества и качества выполняемой работы,
обеспечения сохранности имущества.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Все документы, регламентирующие обработку персональных данных сотрудников, размещаются для ознакомления работниками в открытом доступе. Из приведенных норм можно вывести следующее правило — разработайте и примите локальный нормативный акт, регулирующий сбор, обработку и хранения персональных данных, а также ознакомьте с ним под роспись всех работников.

Работник вправе отозвать согласие об обработке персональных данных, в соответствии с частью 2 статьи 9 закона 152-ФЗ». Может ли в данном случае он продолжить работать на этого работодателя? Согласно этой же части, оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта, при наличии оснований, предусмотренных федеральным законом, в том числе и для исполнения договора, стороной которого является субъект ПДн (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Таким договором может быть трудовой договор и работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника, без его согласия в целях и объеме необходимых для исполнения указанного договора.

В силу ст. 88 ТК РФ доступ к персональным данным работников должны иметь только специально уполномоченные лица. При этом указанные лица вправе получать только те сведения, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Помимо этого, лица, получающие персональные сведения работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Ответственные сотрудники должны быть назначены приказом, а документы, определяющие политику в области обработки персональных данных должны быть доступны для всех сотрудников организации. Например, работодатель планирует установить в офисе видеонаблюдение, для этого работодателю необходимо принять акт, регламентирующий порядок видеонаблюдения и назначить ответственных за сбор таких данных. Важно, чтобы ответственные работники были ознакомлены с правилами обработки и хранения персональных данных, принятыми в организации, а также о режиме конфиденциальности, в отношении персональных данных работников. Создание в организации эффективной политики в области сбора, обработки и хранения персональных данных поможет избежать множества негативных последствий для организации.
У вас есть вопросы по разработке ОРД - пишите в комментариях. Мы с радостью на них ответим.

Особенности обработки и защиты персональных данных соискателей и уволенных сотрудников

Помимо персональных данных своих сотрудников в организацию, как правило, попадают множество персональных данных других лиц, например, соискателей. Обработка ПДн соискателя должна осуществляться с его согласия. Из общего правила есть несколько исключений:

Интересы потенциальных кандидатов на вакансию представляет кадровое агентство;
Кандидат на вакансию разместил свое резюме в открытом доступе.

Если соискатель направляет свое резюме по электронной почте или факсу работодателю рекомендуется установить факт направления резюме соискателем лично. Получать согласие необходимо

в случае направления запросов по прежним местам работы,
для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Если по какой-либо причине соискатель не трудоустраивается, все предоставленные им сведения должны быть уничтожены в течение тридцати дней.

Обработка персональных данных уволенных сотрудников возможна только в определенных законом случаях:

документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов хранятся в течение 4-х лет;
базы данных отпусков хранятся пять лет;
приказы о дисциплинарных взысканиях три года;
трудовые договоры хранятся семьдесят пять лет, если делопроизводство по ним закончено 1 января 2003 года и пятьдесят лет, если позже;

Как и в случае с претендентами на вакансию, так и с действующими и уволенными работниками важно обрабатывать персональные данные только в том объеме, в каком это необходимо для целей обработки.

Согласие на передачу персональных данных работника третьим лицам

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные сведения о работнике третьим лицам, без его согласия. Исключениями являются случаи, предусмотренные трудовым законодательством и иными законодательными актами.

передача персональных данных в ПФР или ФСС России (абз. 15 ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
при получении мотивированного запроса судебного пристава (ст. 64 ФЗ "Об исполнительном производстве");
заключении договора с провайдером (ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи").

Все случаи передачи персональных данных физического лица без его согласия это как правило императивные предписания законодательных актов. Если нормы, предписывающей обязанность передать какие-либо сведения, содержащие персональные данные, нет, то согласие физического лица на передачу его данных придется получить.

При заключении договора зарплатного проекта с кредитной организацией или на выпуск платежных карт для сотрудников работодатель не вправе передавать кредитной организации персональные данные работников. Работник сам даст согласие банку, либо банк включит пункт об обработке персональных данных в договор, подписываемый сотрудником. Аналогично работодатель должен получить согласие всех работников, если в организации кадровый или бухгалтерский учет поручен сторонней организации. Исходя из правил, предусмотренных трудовым законодательством, а также корреспондирующими с ним положениями закона 152-ФЗ работодателю необходимо спрашивать согласие у работника для каждого конкретного случая передачи персональных данных.

Ответственность за нарушения обработки персональных данных в организации

За нарушение требований обработки персональных данных предусмотрены следующие виды ответственности:

Дисциплинарная
Материальная
Административная
Уголовная

Дисциплинарная ответственность заключается в том, что сотрудник, имеющий доступ к персональным данным и передавший их, без получения согласия физического лица может быть уволен по инициативе работодателя, как за грубое нарушение работником трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Существенным условием увольнения работника по этому основанию будет раскрытие работником сведений, которые он обязывался не разглашать. (п. 43 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). При оспаривании работником увольнения в суде, работодатель должен факт нарушения правил обработки персональных данных сотрудником, уполномоченным на их обработку. Так при рассмотрении дела о восстановлении на работе сотрудника, уволенного за разглашение персональных данных другого сотрудника, суд указал что представление доказательств в порядке ст. 56 ГПК РФ, включающих в себя персональные данные других сотрудников организации, для защиты своих трудовых прав, не свидетельствует о раскрытии работником персональных данных других работников неопределенному кругу лиц в рамках трудового спора. Они лишь свидетельствуют о предоставлении работником доказательств в обоснование своей правовой позиции суду при рассмотрении его исковых требований об оспаривании дисциплинарного взыскания. (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.11.2018 по делу N 33-44167/2018)

За нарушение правил обработки персональных данных организацию или должностное лицо могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Составлять протоколы об административном правонарушении уполномочены должностные лица Роскомнадзора, а привлекать к ответственности судьи мировых судов. Срок давности за совершение данного правонарушения составляет три месяца. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных может быть привлечено к административной ответственности, за не размещение в открытом доступе документа, определяющего политику в отношении персональных данных, а также сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. (Постановление Тюменского областного суда от 14.11.2017 N 4А-598/2017).

Уголовная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных предусмотрена по следующим статьям Уголовного кодекса:

Нарушение неприкосновенности частной жизни;
Отказ в предоставлении гражданину информации;
Неправомерный доступ к компьютерной информации.

Субъектом уголовного преступления может быть только физическое лицо, однако привлечение виновного работника к уголовной ответственности не освобождает от административной ответственности организацию.

Как правило, дело об административном правонарушении возбуждается после проведения уполномоченным органом проверок организации. Инспекторы надзорного органа могут оштрафовать организацию за отсутствие у нее документов, регламентирующих политику в области обработки персональных данных, а также несоответствие таких документов законодательству, осуществление обработки или передачи данных третьим без согласия на то физических лиц субъектов персональных данных.

Если у вас остались вопросы, появились предложения, замечания, наблюдения - не раздумывая, пишите нам в комментариях. Мы с удовольствием решим эту задачу :)

Читайте также: