Если директор оплатил личные расходы корпоративной картой

Опубликовано: 26.09.2024

Организация открыла корпоративную карту, на нее перечислила денежные средства. Учредитель тратит эти денежные средства на свои нужды, по истечении 3-х месяцев предоставляет авансовый отчет и просит эти траты зачесть в счет дивидендов

Вопрос

Мможно ли сделать такой зачет, и когда нужно платить НДФЛ? (в день сдачи авансового отчета или на каждую трату)

Ответ специалиста

Расходы по корпоративной карте должны быть документально подтверждены. В противном случае истраченные работниками организации денежные средств могут быть признаны их налогооблагаемым доходом, что сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве оплаты труда и начисления по ним налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и включения в базу для расчета работодателем страховых взносов в социальные фонды.

Зачет требований (дивиденды - долг по авансовому отчету) возможен (пример в дополнительной информации), однако в Вашем случае деньги, перечисляемые на корпоративную карту, для оплаты личных нужд учредителя, признать подотчетными нельзя (особенно в случае, если такие операции имеют систематический характер). Подотчетные лица - это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). В данном случае учредитель расходовал деньги на собственные нужды. Также необходимо учитывать, что на подотчетные суммы, невозвращенные в срок, начисляется НДФЛ и взносы. (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

В данной ситуации перечисление денежных средств на корпоративную карту организации, при условии, что денежные средства используются учредителем в личных целях, может рассматриваться контролирующими органами как подарок в виде денежных средств или в натуральной форме.

Подарки в виде денежных средств сотрудникам и иным физическим лицам облагаются НДФЛ, как и другие подарки.

Удержать НДФЛ с подаренных денег нужно в день выплаты, а перечислить удержанный налог в бюджет - не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 6.1, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Необходимо отметить, что страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного:

- физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам);

- работнику организации, но только если с ним заключен письменный договор дарения Статья: Проверь себя: налогообложение подарков (Елина Л.А.) ("Главная книга", 2017, N 4)

При подарках в натуральной форме даритель - плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС.

Также указанные средства могут быть признаны денежными средствами по беспроцентному договору займа. НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному работнику, вы рассчитываете в том же порядке, что и НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному любым иным физлицам.

Облагаемый доход в этом случае будет равен сумме процентов, рассчитанных по 2/3 ставки рефинансирования (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Налог вы рассчитываете по ставке 35%, если физлицо - налоговый резидент РФ, или по ставке 30%, если физлицо - нерезидент (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212, пп. 7 п. 1 ст. 223, п. п. 2, 3 ст. 224 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.11.2016 N 03-04-06/70043).

Готовое решение: Как облагается НДФЛ материальная выгода (КонсультантПлюс, 2018) <КонсультантПлюс>.

Дополнительная информация

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

- разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

- утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)");

- ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

- организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");

- прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008). Статья: Организуем использование корпоративных карт (Тушева И.А.) ("Зарплата", 2014, N 4)

Корпоративная карта - это банковская карта организации, с которой работник может безналично оплачивать расходы компании или снимать для этого наличные.

Когда работник снимает с карты наличные деньги или рассчитывается ею, списанные с нее суммы поступают ему под отчет. Отражайте их по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на основании выписки банка.

Нормативных ограничений срока выдачи денег под отчет нет. Его можно установить в локальном нормативном акте, например в инструкции для подотчетных лиц. Срок, на который деньги выданы под отчет, указывают в приказе руководителя или в заявлении подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Типовая ситуация: На какой срок выдавать подотчетные суммы (Издательство "Главная книга", 2018)

Страховые взносы на подотчетные суммы

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):

- на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

- на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.

НДФЛ с подотчетных сумм

НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):

- дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);

- дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга).

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2018)

Зачет требований (подотчетные суммы – дивиденды) возможен, если по ним еще не истек срок исковой давности. Имейте в виду, это неоднородные требования: требование о возврате подотчетных сумм вытекает из трудовых отношений, а требование о выплате дивидендов - из корпоративных (гражданско-правовых). Поэтому ООО и его участник должны заключить соглашение о зачете (одного лишь заявления любой из сторон будет мало). Причем заключить его надо, даже если директор - единственный участник ООО (это убережет его от претензий в будущем в случае изменения состава участников). А составить такое соглашение можно так:

«Соглашение о зачете взаимных требований

г. Москва 02.02.2018

ООО "Стройсам" в лице директора Иванова И.И., действующего на основании устава, и участник общества Иванов И.И. договорились о нижеследующем.

1. Стороны частично прекращают зачетом следующие обязательства друг перед другом:

- обязательство Иванова И.И. по возврату ООО "Стройсам" суммы неизрасходованного аванса в размере 600 000 руб., полученного под отчет 01.12.2017;

- обязательство ООО "Стройсам" перед Ивановым И.И. по выплате дивидендов в сумме 500 000 руб. на основании Протокола общего собрания участников N 1 от 01.02.2018.

2. После проведения зачета по состоянию на 02.02.2018 остаток задолженности Иванова И.И. перед ООО "Стройсам" по возврату подотчетных средств составляет 100 000 руб., а задолженность ООО "Стройсам" перед Ивановым И.И. по выплате дивидендов по Протоколу общего собрания N 1 от 01.02.2018 отсутствует.

Директор Иванов И.И. Иванов

Участник Иванов И.И. Иванов»

Вопрос: Наш директор одновременно еще и участник. У него задолженность перед ООО по подотчетным средствам, а у ООО перед ним - по дивидендам. Как оформить зачет этих требований? ("Главная книга", 2018, N 6)

Пример: Деньги выдаются учредителю, за которые он не отчитывается.

Если же деньги выдаются руководителям - участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками - работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

- инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

- в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекции (Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016.)

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г. (Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12.) директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы. Статья: Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах (Елина Л.А.) ("Главная книга", 2018, N 9)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в августе 2018 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент – Чувыгин Александр Павлович, к.э.н., директор ООО «Эксперт-Центр».

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие расходы директор может оплачивать корпоративной картой ООО (УСН, объект налогообложения - "доходы")? Каковы налоговые последствия принятия документов по расходам на такси, ресторан, баню? Если в ресторане проводилась встреча с партнерами и с потенциальными клиентами, чем подтвердить тот факт, что расходы произведены не в целях личного потребления?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Корпоративной картой можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица. Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника.
Чеки на баню принимать нет оснований, т.к. расходы на организацию отдыха и развлечений не относятся к представительским расходам. Если такие расходы будут приняты, есть риск доначисления НДФЛ и взносов.
Есть аргументы принимать от подотчетного лица документы по расходам на такси. В условиях сложившейся эпидемиологической ситуации можно говорить о том, что обеспечение руководителя возможностью передвигаться на такси произведено в целях хозяйственной деятельности организации и направлено на сохранность здоровья. При этом мы не можем исключить риска претензий по доначислению НДФЛ и взносов.

Обоснование вывода:

Представительские расходы

Согласно п. 1.5, 1.12 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "О порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" (далее - Положение N 266-П) корпоративная карта представляет собой банковскую карту, которая может быть в виде расчетной (дебетовой) или кредитной карты.
С использованием корпоративной карты можно совершать операции, указанные в п. 2.5 Положения N 266-П. По корпоративной карте можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя (в том числе можно производить оплату командировочных и представительских расходов).
Корпоративная карта не предназначена для личных нужд подотчетного лица. Это подтверждается, например, постановлением Четвертого ААС от 17.10.2019 N 04АП-5375/19. Суд указал, что налоговый орган пришел к правомерному выводу, что с учетом фактических обстоятельств данного дела не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении подотчетных лиц, при непредставлении документов, подтверждающих расходование физическим лицом полученных денежных средств, являются его доходом и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.
Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника.
Как указывалось выше, на основании п. 2.5 Положения N 266-П корпоративной картой можно оплачивать представительские расходы. При этом у организации нет необходимости вести учет расходов при УСН с объектом налогообложения "доходы". Но нужно разграничивать личное потребление и расходы в интересах организации. Поэтому мы делаем вывод, что во избежание претензий по доначислению НДФЛ и взносов представительские расходы должны быть оформлены соответствующим образом, с учетом требований НК РФ. Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В письмах Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004, от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, в письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338 высказывается мнение, что расходы по проведению встречи в баре (ресторане) можно признать при налогообложении прибыли, если они носят официальный характер и экономически оправданны (например, имеются счета ресторанов, отчеты о проведенной встрече и пр., подтверждающие соответствующие расходы, понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом к представительским расходам не относятся расходы на организацию отдыха и развлечений (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В письме Минфина России от 19.03.2019 N 03-03-06/1/17927 разъясняется, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Это актуально и в отношении представительских и хозяйственных расходов (смотрите, например, письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852@, письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288).
Из разъяснений специалистов финансового ведомства и налоговых органов (смотрите, например, письма ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852@, Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@) прослеживается, что для документального подтверждения представительских расходов нужны документы, позволяющие квалифицировать (обосновать) затраты в качестве таковых и подтверждающие факт их осуществления.
В качестве документов первого вида могут выступать любые документы, из содержания которых следует, что те или иные приобретения использованы (будут использованы) организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ, например - приказы о проведении представительских мероприятий, сметы расходов на них, служебные записки, отчеты (акты) о представительских расходах, утвержденные руководителем организации. Состав таких документов определяется организацией самостоятельно.
К авансовым отчетам прикладываются первичные учетные документы, свидетельствующие о факте осуществления затрат на приобретении товаров (работ, услуг), например, чеки ККТ, товарные накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ).
Учесть расходы на баню как представительские, на наш взгляд, нет оснований, т.к. это расходы на организацию отдыха и развлечений. Расходы, связанные с товарами и услугами для личного потребления работников, при налогообложении не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ). Есть судебный акт, в котором налогоплательщик доказал, что понес представительские расходы. Налогоплательщик доказал, что баня - это комната переговоров со столами и стульями в отеле, а отель организовал официальный прием, поэтому представительские расходы обоснованы (постановление Девятого ААС от 15.05.2015 N 09АП-15172/15).

Расходы на такси

Как следует из ст. 211 НК РФ, факт оплаты организацией-работодателем услуг такси может приводить к возникновению у сотрудников дохода в натуральной форме, если такая оплата производится в интересах сотрудника. Президиумом Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ от 21.10.2015, указал, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы НК РФ необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.
На протяжении ряда лет по вопросу возникновения экономической выгоды при оплате проезда сотрудникам организации Минфин России высказывал следующую позицию. Расходы по оплате работодателем стоимости проезда не являются экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ только в случае, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график его движения). Смотрите письма Минфина России от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434. Во всех остальных ситуациях стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).
Вместе с тем приведенные разъяснения финансового ведомства были представлены в доэпидемический период, т.е. для случаев, когда деятельность работодателей и их сотрудников осуществляется в обычном режиме, при полном отсутствии каких-либо факторов, которые могут оказать влияние на здоровье населения.
Между тем в настоящее время в условиях пандемии, при наличии признанной государством угрозы распространения новой коронавирусной инфекции в РФ введен ряд ограничительных мер, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения. Так, например, согласно письму Роспотребнадзора от 07.04.2020 N 02/6338-2020-15 работодателями должна быть реализована работа по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) по следующим направлениям:
- предотвращение заноса инфекции на предприятие (в организацию);
- принятие мер по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-I9) в коллективах на предприятиях (в организациях);
- другие организационные мероприятия по предотвращению заражения работников.
На наш взгляд, обеспечение возможности передвигаться на такси можно рассматривать в качестве мер по профилактике коронавирусной инфекции по всем перечисленным направлениям. Ведь при поездке в такси возможность контакта сотрудника с другими гражданами сводится к минимуму, а следовательно, существенно снижаются риски их заражения, что влечет за собой снижение рисков проникновения инфекции на территорию предприятия.
Полагаем, что в данном случае целесообразно закрепить решение о передвижении сотрудника (руководителя) на такси локальным актом или дополнительным соглашением к трудовому договору. В данном случае передвижение сотрудника с помощью такси не связано с их самостоятельными желаниями, а продиктовано необходимостью, вызванной пандемией коронавируса.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата такси сотруднику в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.
В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Например, выплаты социального характера, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.
Таким образом, есть аргументы не начислять НДФЛ и взносы при оплате такси корпоративной картой. Однако риска претензий мы исключить не можем.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет представительских расходов;
- Представительские расходы: продолжаем анализ спорных ситуаций (Ю. Севастьянова, журнал "Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", N 10, октябрь 2019 г.);
- Вопрос: Налогообложение услуг корпоративного такси (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2020 г.);
- Вопрос: Организация оплачивает услуги такси по доставке сотрудников к месту работы и обратно. Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2020 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Хрусталева Анастасия

Ответ прошел контроль качества

24 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

На фото Татьяна Потапова

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Надежды (г. Москва)

Будьте добры, подскажите, пожалуйста. Директор имеет карточку, привязанную к расчетному счету организации. Периодически он с нее оплачивает покупки личного характера. Эти средства списываются, как оплата в счет ЗП. Соответственно, ЗП директору не выплачивается, т.к. всю сумму, и даже, порой, больше, он "выбирает" таким образом. Как лучше поступить в данной ситуации? Какими документами правильнее оформить? Насколько правомерны такого рода операции?

Порядок выдачи платежных карт на территории РФ и особенности осуществления кредитными организациями операций с их использованием регулируются Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П).

Юридическое лицо устанавливает перечень лиц, на имя которых выпускаются банковские карты. Банковская карта оформляется непосредственно на физическое лицо - держателя карты, которое может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт операции, предусмотренные п. 2.5 Положения N 266-П.

Пунктом 2.5 Положения N 266-П кредитной организации - эмитенту так же рекомендуется установить для клиента - юридического лица возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей, в течение одного операционного дня.

В безналичном порядке держатель карты может оплатить любые суммы: банковская карта согласно Положению N 266-П является инструментом безналичных расчетов и установленный ЦБ РФ (Указание от 20.06.2007 N 1843-У) лимит расчетов наличными в рамках одного договора (100 000 руб.) на расчеты с ее применением не распространяется.

В российском законодательстве нет такого понятия, как "личные расходы руководителя", и также не содержится норм относительно налогообложения расходов руководителей компаний. Для учета и налогообложения нет разницы, какой сотрудник, будь то руководитель или клерк, осуществляет расходы.

Сотрудники компаний могут снимать с корпоративной карты деньги на любые расходы, связанные с хозяйственной деятельностью фирмы.

Использование корпоративных карт запрещено лишь для выплаты доходов сотрудникам.
Чтобы работники знали и понимали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт, в котором подробно прописать порядок представления отчета держателями карт по использованным ими деньгам, ответственность за нарушение порядка держателями карт и т.д. В частности, нормативными правовыми актами не установлен срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте. Поэтому этот срок должен установить руководитель.

Сделку с использованием пластиковой карты сопровождают расчетные документы - слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг и т.д.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты (кроме безналичной оплаты расходов, связанных с основной деятельностью организации). Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.
Авансовый отчет должен быть сдан в бухгалтерию вместе документами, подтверждающими фактически произведенные расходы.

Как указано в ст. 252 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль устанавливаются только следующие критерии: 1) расходы должны быть обоснованны, т.е. экономически оправданны для деятельности конкретной фирмы; 2) расходы должны быть документально подтверждены.
Ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных лимитов несет ее держатель.
Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 55 "Карточный счет".

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, организация может принять решение о взыскания с виновного работника суммы, использованной не по назначению, на основании ст. ст. 238, 241 и 248 ТК РФ. Взыскание производится по распоряжению работодателя, если причиненный ущерб не превышает среднемесячного заработка. Распоряжение должно быть издано в течение одного месяца с момента (даты) окончательного установления размера ущерба. Взыскание производится независимо от привлечения виновного работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.

Организации-работодателю необходимо согласие работника на добровольное возмещение и удержание из его заработной платы суммы среднего месячного заработка в счет погашения причиненного ущерба, так как перечень оснований для удержания из заработка работника денежных сумм, установленный в ст. 137 ТК РФ, является закрытым.
По согласованию с работодателем работник может возмещать ущерб с рассрочкой платежа. Согласование оформляется письменным обязательством, в котором указываются конкретные сроки и суммы платежа.

В случаях просрочки установленных сроков взыскания и несогласия работника добровольно возместить ущерб, а также при превышении ущербом величины среднемесячного заработка или при увольнении работника до полного возмещения ущерба задолженность взыскивается в судебном порядке.

Личные траты работника, в том числе и произведенные им в командировке (такие как расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, услуг по уборке в номере, телефонных переговоров и другие расходы), не могут быть признаны организацией при исчислении налога на прибыль. Суммы возмещения работником указанных расходов, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, также не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170). Иными словами, в такой ситуации ни расходы (личные траты работника), ни доходы (суммы, возмещенные работником организации) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Из описанной в вопросе ситуации можно сделать вывод, что нарушение в виде использования сотрудником (в частности, руководителем) денежных средств организации при отсутствии документов, подтверждающих целевое использование корпоративной карты, носит систематический характер. Как это ни парадоксально, действующим законодательством не предусмотрено санкций, если на основании соответствующего заявления руководителя, как сотрудника организации, в конце каждого месяца в учете организации делается запись Дебет 70 Кредит 73 в размерах соответствующей задолженности директора или обязательств по выплате ему зарплаты, и ни расходы (личные траты директора), ни доходы (суммы, возмещенные директором за счет зарплаты или путем внесения в кассу, на расчетный счет) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

В то же время исполнительному органу организации в лице ее руководителя рекомендуется помнить, что правильная организация использования денежных средств обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Кроме того, рациональная организация расчетов, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям в последующем.

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

В учете представительских расходов есть нюансы.

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Бизнес-карта: что это такое, зачем она нужна и как правильно пользоваться этим инструментом.

Несмотря на повсеместное распространение «безнала», бизнесмены не могут полностью обойтись без расчетов наличными. Такие операции нужны, например, для выдачи командировочных, оплаты текущих хозяйственных расходов и т.п. Чтобы упростить работу с платежами, банки выдают владельцам расчетных счетов бизнес-карты.

Что такое бизнес-карта и чем она полезна

Бизнес-карта для предприятия или ИП выполняет те же функции, что и обычная дебетовая карта для физического лица. При открытии счета банк может «привязать» к нему одну или несколько таких бизнес-карт. Иногда для бизнес-карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

Руководитель компании либо другие уполномоченные лица могут финансировать необходимые для бизнеса затраты, расплачиваясь картой.

Использование бизнес-карты позволяет:

Практически отказаться от работы с наличными. Т.е. не нужно ездить в банк, хранить крупные суммы денег на предприятии, оформлять кассовые документы.
Если наличные все-таки нужны (например – продавец не принимает карты), то деньги можно без проблем получить в ближайшем банкомате.
Лимитировать и контролировать текущие расходы.
Оперативно и без проблем производить обмен валюты, например – в заграничных командировках.
Снизить затраты на проведение платежей за счет возврата процента от уплаченной суммы (кэшбэк).
Получать дополнительные бонусы, например – скидки при покупках у компаний-партнеров банка.
Вернуть аванс по упрощенной схеме, если продавец не исполнил свои обязанности. Если был проведен «обычный» безналичный платеж, то получить назад свои деньги можно только по соглашению с продавцом, или через суд. А при оплате бизнес-картой возможно провести возврат во внесудебном порядке на основании правил расчетов, установленных платежной системой (чарджбэк).

Как можно использовать бизнес-карту

Оплачивать все «обычные» текущие расходы, необходимые для бизнеса: материалы, товары, услуги и т.п.
Финансировать командировочные затраты. В данном случае удобно то, что по бизнес-карте можно устанавливать ограничение на расход. Поэтому сотруднику при направлении в командировку выдается бизнес-карта с лимитом, соответствующим целям поездки и его статусу. А если средств по какой-то причине не хватило (например – командировку пришлось продлить), то лимит можно легко увеличить через интернет-банк.
Перечислять налоги и другие обязательные платежи.
Снимать наличные без посещения отделений банка. Как правило, при этом устанавливается более низкая комиссия, чем при получении денег в банке.
Зачислять выручку торговых точек на счет через банкоматы (самоинкассация). Таким образом отпадает или существенно снижается необходимость в услугах сторонних инкассаторов.

С зарплатой ситуация сложнее. Средства, снятые с бизнес-карты, считаются подотчетными суммами. Поэтому их нужно сначала сдать в кассу и только потом можно выдать вознаграждение сотрудникам. Поэтому в большинстве случаев проще выплатить зарплату в обычном порядке, т.е. сразу перечислить деньги с расчетного счета на личные карты работников.

Может ли ИП тратить средства с бизнес-карты на личные нужды

Индивидуальный предприниматель, как физическое лицо, имеет право свободно распоряжаться всеми своими средствами. Поэтому он после уплаты налогов может пользоваться деньгами на счете для личных покупок, в т.ч. и с помощью бизнес-карты.

Бухучет ИП вести не обязан , а налоговый учет в данном случае зависит от режима налогообложения.

Если ИП применяет налоговую систему, которая предполагает использование расходов для расчета базы ( ОСНО или УСН «Доходы минус расходы»), то нужно обязательно разделять личные и относящиеся к бизнесу затраты. В противном случае ИП занизит сумму налога и при проверке заплатит штраф и пени.
Если применяются спецрежимы, где налог считается без учета затрат (УСН «Доходы», ЕНВД, ПСН), то ИП формально может вообще не учитывать расходные операции по бизнес-карте. Но, конечно, так лучше не поступать. Если не следить за расходами и бесконтрольно использовать оборотные средства на личные нужды, то у бизнесмена неизбежно возникнут финансовые проблемы. Поэтому контролировать свои затраты нужно в любом случае, даже если закон и не обязывает делать это.

Можно ли оплачивать с бизнес-карты ООО личные затраты собственников и руководства компании

Руководитель организации, особенно, если он является еще и учредителем, иногда «путает» средства на бизнес-карте со своими личными деньгами. Но так поступать не следует, потому что, в отличие от ИП, деньги компании не принадлежат ее собственнику «напрямую», даже если он – единственный владелец.

С юридической точки зрения имущество коммерческой организации обособлено от ее учредителей (п. 1 ст. 66 ГК РФ). Все деньги на счете – это средства компании, поэтому их можно тратить только на ведение бизнеса, вне зависимости от налогового режима. Если производились затраты на личные нужды, то у собственника и организации может возникнуть немало проблем:

Налоговики посчитают все эти затраты доходом владельца (руководителя) и доначислят НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.
Иногда организации «маскируют» личные расходы собственников и руководства под корпоративные. Например – по такой схеме часто приобретают дорогостоящие автомобили. Но всегда остается риск, что налоговики при проверке выявят истинную цель покупки. Тогда организации доначислят налог на прибыль и НДС (либо «упрощенный» налог). Также, естественно, придется заплатить НДФЛ и взносы, т.к. покупку признают доходом директора.
Если у компании возникнут финансовые проблемы, то кредиторы могут подать в суд заявление о признании ее банкротом. Если при рассмотрении дела выяснится, что собственник или директор использовали ресурсы бизнеса на личные нужды, то их поведение может быть признано недобросовестным. Тогда кредиторы взыщут долги организации с виновных лиц в порядке субсидиарной ответственности.
Если средствами компании распоряжается наемный директор, то предъявить к нему материальные претензии могут не только внешние кредиторы, но и сами владельцы бизнеса.

Во всех описанных случаях виновным может грозить не только материальная, но и уголовная ответственность. Нарушение перейдет в статус уголовного преступления при следующих условиях:

Доказан умысел виновного лица.
Сумма недоимки по налогам или иного ущерба превысила определенный лимит. Например, при банкротстве это – 2,25 млн руб., а при неуплате налогов – 5 млн руб. за три года.

Снятие наличных с бизнес-карты ИП и ООО

Снимать наличные с бизнес-карты могут, как юридические лица, так и предприниматели.

В целом здесь «работает» то же ограничение, что и при безналичной оплате картой. Предприниматели могут расходовать средства, как на бизнес, так и на личные нужды, но должны вести раздельный учет. А юридические лица обязаны соблюдать целевую направленность всех расходов – тратить деньги только на нужды компании.

Однако следует помнить еще и о «специфических» рисках, связанных именно с наличными расчетами. В соответствии с законом от 07.08.2001 № 115-ФЗ банки пристально следят за оборотом наличных денег, и это в равной степени касается как юридических лиц, так и предпринимателей.

Каждый банк использует свои критерии для выявления «подозрительных» операций с наличными, но можно дать несколько общих советов:

Старайтесь, чтобы операции снятия наличных составляли не более 30% от месячного оборота.
Не снимайте сразу все поступившие средства. Дайте деньгам «отлежаться» несколько дней, а затем получайте их частями.
В любом случае, даже при больших оборотах, избегайте единовременного снятия крупных сумм (более 600 тыс. руб.).

Как быть, если вы уже провели «сомнительную» операцию

Сняты наличные средства с бизнес-карты, которые затем использованы для личных нужд собственника.

Такие деньги считаются выданными в подотчет. Самый простой вариант – вернуть эти средства в кассу. Но если там накопилась крупная сумма, то задолженность можно зачесть в счет будущих выплат. Это могут быть дивиденды или зарплата (в случае, если собственник одновременно является и директором).

За счет средств на бизнес-карте собственник оплатил свои покупки или иные расходы.

Эту операцию можно квалифицировать, как распоряжение собственника третьему лицу (т.е. своей компании) произвести за него расчеты (ст. 313 ГК РФ). В дальнейшем он должен взять на себя обязательство возместить организации понесенные затраты. Это может быть, как прямой возврат средств, так и удержание из полагающихся владельцу выплат.

Рассмотренные выше способы позволяют полностью избавиться от проблем, но здесь требуется добрая воля собственника. Если же он искренне считает все средства компании своими и отказывается помогать бухгалтерам, то остаются только «сомнительные» варианты решения вопроса:

Оформить затраты директора, как займ. Т.к. возвращать его никто не собирается, то теоретически сумму займа через три года можно списать, как безнадежную. Но налоговики, скорее всего, квалифицируют такое списание, как подарок, и заставят заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).

Если же невозвратные займы выдаются регулярно, то инспектора, скорее всего сочтут их выплатой заработной платы. Тогда придется заплатить не только подоходный налог, но и страховые взносы.

Использовать «бесконечный» подотчет. Например, у руководителя числится сумма задолженности перед организацией в 500 тыс. руб. В этом случае директор периодически «возвращает» в кассу эти средства и в тот же день «берет» их снова. Риски здесь такие же, как и при регулярной выдаче займа. Если подобная ситуация длится годами, то проверяющие, скорее всего, сочтут подотчетную сумму зарплатой руководителя и начислят НДФЛ со взносами.
Попытаться оформить затраты директора на компанию, как связанные с производственной необходимостью. Этот способ подходит, если куплено имущество «двойного назначения», которое можно использовать как в личных целях, так и в бизнесе. Например – автомобиль, мебель или оргтехника.

Также некоторые личные расходы можно оформить, как командировочные или представительские. Это могут быть авиа- и железнодорожные билеты, услуги гостиниц и ресторанов, покупка сувениров и т.п.

Но нужно быть готовым к тому, что при проверке придется обосновать деловую цель произведенных затрат. А если речь идет о покупке имущества, то его необходимо будет предъявить контролерам.

Вывод

Читайте также: