Если на работе не хватает времени на

Опубликовано: 01.05.2024

С каждым годом ритм нашей жизни становится все стремительнее. Кажется, что мы постоянно отстаем, времени не хватает, приходится все делать в последний момент. Знакомо? Тогда приглашаю вас на перевоспитание.

Сегодня я расскажу, как все успевать, чтобы времени хватало не только на работу, но и на приятные вещи: отдых, общение с близкими, саморазвитие.

Почему времени не хватает

Перед тем как мы приступим к практической части, предлагаю взглянуть, что же нам мешает эффективно использовать свое время:

Многозадачность. Вполне логично, что взрослому человеку нужно успевать слишком многое – заниматься детьми, ходить на работу, за покупками, в поликлинику, выполнять домашние дела и т. д. В постоянном цейтноте бывает очень сложно выделить время на хобби, спорт, чтение книг и прочую полезную деятельность.
Лень. Психологи уверяют, что лень не является ни чувством, ни чертой характера. Корни состояния, которое мы называем ленью, на самом деле лежат глубже. Мы ленимся, потому что недостаточно мотивированы или просто устали.
Бесполезные занятия. Сюда отнесем просмотр ленты в социальных сетях, многочасовое просиживание у телевизора, компьютерные игры и пр. Сложно представить, сколько свободного времени мы можем получить, избавившись от таких вредных привычек.
Прокрастинация.Для тех, кто не знает, это склонность постоянно все откладывать на потом. Когда у вас есть важное и вполне срочное дело, но вы неизменно отвлекаетесь на бытовые мелочи или развлечения. Таким образом, работа, на выполнение которой потребовалось бы два часа, растягивается на полдня.
Дефицит энергии.В каком-то смысле это продолжение пункта о лени. Когда мы устаем, нам не хватает сил даже на элементарные вещи. Это может говорить о переутомлении, недосыпании, частых стрессах, неправильном питании, сидячем образе жизни и т. д.

Правила эффективного тайм-менеджмента

О том, что такое тайм-менеджмент, вы можете прочитать на нашем блоге. Если в двух словах, это набор методик по управлению временем (от англ. time и manage – “время” и “управление”).

Ниже я пошагово опишу программу по оптимизации личного времени. Она состоит из трех этапов, каждый из которых имеет всего 5 пунктов. Берите на вооружение и меняйте свою жизнь к лучшему.

Этап 1. Создание полезных привычек

Здесь мы будем с вами корректировать свои вредные привычки и нарабатывать полезные.

Ранний подъем

О его пользе написано немало книг. Например, автор издания “Магия утра” Хэл Элрод убежден, что первый час после пробуждения самый важный. И именно от того, как мы проводим свое утро, зависит не только успех предстоящего дня, но и жизни в целом.

Проснуться пораньше недостаточно. Автор делает упор на эффективность проведенного времени. Полезной будет зарядка, медитация, чтение или планирование. Даже если вы закоренелая сова, попробуйте встать хотя бы на 10 минут раньше обычного. Через неделю можно увеличить разницу до 20 минут и т. д.

Составление списка на день

Какая от этого польза? Во-первых, у вас перед глазами будет четкий план действий, который поможет сосредоточиться и меньше отвлекаться. Во-вторых, список разгрузит мозг и вам не придется все держать в голове. И последнее: когда вы перед сном начнете зачеркивать выполненные задачи, сможете почувствовать, что день прошел не зря.

Порядок во всем

Трудно сосредоточиться на чем-то, когда вокруг бардак и хаос. Приучите себя вовремя удалять ненужные файлы в телефоне и компьютере, наводить порядок на рабочем месте, в доме, автомобиле. Это не только повысит вашу эффективность, но и поможет стать более дисциплинированным и организованным.

Решение проблем по мере их поступления

Бывает так, что внезапно возникает необходимость в решении непредвиденных дел: посетить врача, съездить в автосервис, вызвать сантехника, совершить срочную покупку. Не накапливайте важные задачи как снежный ком. Сразу заносите их в свой список на день или на неделю и делайте все вовремя.

Сокращение вредных привычек

Речь о тех вещах, что крадут наше время. Это социальные сети, просмотр ТВ, пятиминутки в курилках, игры в мобильных приложениях и т. п. В очередной раз убегая с рабочего места к кофейному аппарату, мы хотим не кофе, а отсрочить дела. Если задачи из вашего списка еще не вычеркнуты, не позволяйте себе отвлекаться на пустые занятия.

Этап 2. Планирование и расставление приоритетов

После того как мы наработали полезные привычки, пора приступать к управлению своим временем.

От сложного к простому

Специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси любит приводить в пример фразу Марка Твена: “Если бы вы каждое утро ели живую лягушку, то весь остаток дня вы бы провели с легким ощущением, что самое страшное позади”. Лягушка в нашем случае – это какое-то большое и сложное дело. Выполняйте его в первую очередь, когда ваша концентрация и эффективность еще на максимуме.

Принцип 20/80

Этот принцип также называют законом Парето, по имени итальянского социолога, который его вывел. Вильфредо Парето утверждал, что 80 % успеха дают лишь 20 % усилий. Остальные усилия оказываются почти неэффективными. Применимо к нашей теме рекомендация может звучать следующим образом: когда перед вами стоит большая задача, оцените, какие действия могут привести к ее решению, и выберете только 20 % самых важных из них. Именно они максимально приблизят вас к результату.

Разделение на части

Когда мы видим одну большую задачу, она вызывает у нас страх и сомнения. Попробуйте разложить ее на мелкие шаги. Возьмем для примера изучение иностранного языка. Мысль, что нам сегодня нужно запомнить 3 английских слова, вызывает меньше сопротивления, нежели общая цель – выучить 1 000 слов за год.

Оптимизация повседневного труда

Все мы ходим за продуктами, убираемся в квартире и выполняем прочие рутинные обязанности, тратя на них драгоценные минуты и часы. Что если спланировать их таким образом, чтобы времени уходило меньше? К примеру, вместо того чтобы каждый день тратить 30 минут на походы в магазин, выделите один день в неделю для большой закупки. А чтобы освободить выходной от уборки, приводите в порядок квартиру каждый день по 5 минут. Ищите способы, которые подойдут именно вам.

Следование матрице Эйзенхауэра

Это самый популярный инструмент тайм-менеджмента. Его суть в распределении своих дел на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, срочные неважные и несрочные неважные. В первую очередь мы выполняем задачи с наибольшим приоритетом (категория “А” на картинке ниже), а дальше – по убывающей.

Этап 3. Работа над эффективностью

Итак, мы выработали полезные привычки и научились более рационально управлять своим временем. Завершающий шаг – повышение своей эффективности при выполнении задач.

Концентрация на одном деле

Научно доказано, что мозг мужчины не может продуктивно работать над двумя задачами. И хотя женщины в этом плане наделены более широкими возможностями, фокусировка на одном деле важна независимо от пола. Чтобы сделать что-то качественно и быстро, не стоит отвлекаться на параллельные задачи.

Долой отвлекающие факторы

Многие не видят ничего плохого в том, чтобы работать на фоне включенного телевизора. На деле это в разы снижает эффективность. Старайтесь не отвлекаться на смартфон или ТВ, тогда концентрацию можно будет держать на максимуме.

Ограничение по времени

Ученые доказали, что этот прием позволяет мозгу работать более эффективно. Если перед выполнением той или иной задачи вы засечете время, то сможете убедиться, что выполнили ее быстрее и качественнее.

Вознаграждение и похвала

Завершили важную работу в срок? Отлично! Похвалите себя и сделайте что-то приятное. В любом деле очень важна мотивация. Приучите свой мозг к тому, что за достижением всегда следует награда. Устройте себе вечер просмотра любимого сериала, купите желанную вещь, побалуйте вкусностями.

Хороший отдых = продуктивность

Если вы поставите перед собой задачу все и везде успеть, начнете работать без перерывов и выходных, будете максимально сконцентрированы и продуктивны, это приведет только к перегоранию. Отдых – важнейшая часть эффективной работы. Следите за качеством и временем сна, больше дышите свежим воздухом и двигайтесь.

Также рекомендую почитать другие техники тайм-менеджмента.

Как организовать рабочий день

Перестаньте паниковать и повторять фразы в стиле крылатой цитаты: “Шеф, все пропало!”. Начните просто делать.
Уделите 10 минут на то, чтобы спланировать текущий день. Какие задачи требуют немедленного решения, а к каким можно вернуться позже?
Устраните отвлекающие факторы. Отключите уведомления в мессенджерах, поставьте телефон на беззвучный режим, удалите с рабочего компьютера пасьянсы и панели с доступом в социальные сети.
Учитесь говорить “нет” коллегам и тем, кто крадет ваше время. Не соглашайтесь на лишнюю работу, которую пытаются вам перепоручить не по уставу компании. Откажитесь от участия в сплетнях и пустой болтовне.
Чтобы меньше уставать, используйте смену деятельности. Например, после 1 часа умственной работы выделите 5 минут на то, чтобы пройтись по офису, сделать разминку, подышать свежим воздухом, если это возможно.
Группируйте похожие задачи. Выполнение разных действий требует отличных друг от друга типов мышления. Если вы не будете переключаться с одного дела на другое, сможете лучше сосредоточиться и сэкономить время.
Если это не отразится на вашей репутации, старайтесь посещать меньше собраний. Как правило, большинство из них непродуктивны. Важные вопросы можно решать в мессенджерах или по почте.
Откажитесь от многозадачности. Это неэффективный способ работы, который приводит к психологическому и интеллектуальному истощению.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Советы психологов

Рассмотрим, что рекомендуют специалисты для повышения продуктивности на работе и дома:

Как вы помните, утро – важный элемент удачного дня. Откажитесь от чтения новостных лент. Лучше послушайте музыку, выполните легкую гимнастику и съешьте полезный завтрак.
Для улучшения работы мозга воспользуйтесь цветотерапией. Ученые доказали влияние цвета на психику. Так, красный стимулирует целенаправленность и лидерские качества, желтый способствует эмоциональному вовлечению, оранжевый – цвет оптимистов, зеленый способствует гармонии, голубой – творческому проявлению.
Помимо цвета, используйте ароматерапию. Есть несколько видов эфирных масел, способных стимулировать мозговую деятельность. Попробуйте использовать масла цитрусовых, эвкалипта, перечной мяты, розмарина.
Планируйте не только работу, но и отдых. Одна мысль о предстоящем отпуске на море уже способна повысить настроение.

Книги и курсы по управлению временем

Держите список полезных книг, которые точно могут пригодиться:

А вот некоторые интересные курсы, которые помогут вам все успевать:

от Skillbox; от Нетологии; от платформы Udemy; от 4brain.

Рекомендую также к прочтению статьи со множеством других платных и бесплатных курсов по тайм-менеджменту и обучающих программ по мотивации.

Заключение

Итак, мы с вами разобрали, как сделать так, чтобы все успевать.

Действуйте! Вот главное, что я хотела донести до вас. Прочесть полезную статью – дело нехитрое. Знания сами по себе никогда не дают результата, если мы не применяем их на практике.

Разумеется, в одночасье мало у кого получится воспользоваться всеми рекомендациями сразу. Подходите к делу постепенно. Пройдет совсем немного времени и вы начнете замечать, как меняется ваша жизнь.

Почему не хватает времени?

Если спросить любого, почему ему не хватает времени, то, скорее всего, в ответах будут примерно такие формулировки:

много работы
домашние дела
заботы о родных
дети
родители

Список может отличаться формулировками и глубиной анализа, но суть понятна. Причем в него вряд ли попадут такие хронофаги, как:

социальные сети
форумы
общение по скайпу, е-мейл, телефону
чтение легких книг
изучение «женских» журналов
игры в Интернете

Углубляться в тему хронофагов и неправильно распланированного дня сейчас не будем, но данное отступление было необходимо, чтобы дать понимание двум вещам:

Показать, почему большинству не хватает времени на детей, работу, мужа, родителей – и причина совсем не в абсолютной занятости
Продемонстрировать, что у каждого ЕСТЬ время на нужные дела – просто оно тратится не туда

И вот здесь мы переходим к главному пункту: что делать, если не хватает времени! Ответ был уже дан, рассмотрим же его подробнее.

«Щепки времени». Собираем минуты, чтобы найти часы!

Если после описания и, главное, после честного внедрения этого метода, вы по-прежнему будете утверждать, что не хватает времени ни на что, значит вы точно мега-занятой человек. Но это вряд ли.

Итак, что такое «щепки времени»?

«Щепки времени» – это те временные интервалы, которые появляются у нас постоянно в качестве небольших промежутков в 1-5-10 минут. Откуда они берутся? Очень просто, приведу несколько примеров:

поставили вариться макароны и ждете 7-10 минут, коротая время на форуме
пришли за ребенком в школу и 5-10 минут ожидаете звонка с урока за праздной болтовней
закончили блок по плану чуть раньше и с «чистой совестью» полезли в соцсети

Хватит? Суть понятна? Так вот эти 5-7-10 минут и есть те «щепки времени», которые мы бездарно растрачиваем, провоцируя развитие хронофагов и вгоняя себя в постоянный цейтнот. Если использовать эти «щепки» или «крошки времени» с умом, то можно значительно понизить частоту паники на тему «не хватает времени». Каким же образом?

Запрещаем себе на время привыкания – на 7-30 дней – отвлекаться при наличии микро-свободного времени на хронофаги и их аналоги
Находим дела, которые не требуют длительного внимания – для этого лучше всего составить список по методу «Автофокус» или иной другой системе планирования или тайм-менеджмента.
Используем все «крошки времени»

И теперь главный и самый частый вопрос: что можно успеть за столь малый интервал? О! Очень многое:

поговорить с ребенком о делах;
позвонить родителям и снять с себя тревогу о них;
выучить несколько иностранных слов и продвинуться в изучении языка;
постоять в «планке»
отжаться, подтянуться, поприседать;
написать план на следующий день, месяц, год, 15 лет;
протереть пыль;
поставить стирку;
поцеловать родного человека…

Еще нужны варианты? Кажется, все понятно и так. «Щепки времени» – это огромный выбор полезных действий, которые помогут продвинуться в делах, улучшить отношения с близкими, наладить быт, придумать новую идею. Это огромный потенциал действий, который большинство из нас просто игнорируют, прикрываясь привычным стоном: « катастрофически не хватает времени – на дела, жизнь, ребенка, семью…»

А теперь интересный бонус! Если учитывать «щепки времени» и жить, не жалуясь на «не хватает времени», то количество свободных минут и часов увеличивается. Обязательные дела сокращаются, настроение улучшается, повседневная жизнь становится позитивнее и насыщеннее. А, главное, находится время на полноценный качественный отдых, о котором ранее можно было только мечтать!

Все еще считаете, что времени никогда не хватает? Тогда попробуйте хоть пару недель прожить, используя столь драгоценный ресурс на 99-100%, и увидите, как качественно улучшиться ваша жизнь!

Универсальных правил того, как выстроить свой рабочий график, чтобы оставались время и силы на личные дела, нет. Каждый вкладывает свой смысл в понятие баланса между работой и личной жизнью. С этой проблемой тем не менее одинаково сталкиваются и предприниматели, и офисные сотрудники, и фрилансеры, работающие из дома. Мы собрали несколько общих рекомендаций, которые помогут вам выстроить подходящий режим.

Обозначьте границу

Первый и самый очевидный совет: говорить о балансе между профессиональной и личной жизнью невозможно, если вы сами не знаете, где заканчивается одно и начинается второе. Можно проводить черту в буквальном смысле — с помощью ритуалов. Джулианна Майлз, соосновательница консалтинговой компании Women Returners, например, советует, приходя домой, сразу переодеваться из рабочей одежды. Если вы работаете из дома, лучше выделять для дел специальную зону — когда вы пересядете из-за рабочего стола на любимый диван, вы сразу поймёте, что пришло время отдыха. Найдите то, что помогает вам переключиться из одного режима в другой. Это может быть книга, которую вы читаете в метро, короткая прогулка вокруг дома с собакой, когда вы не думаете о делах, или привычка, садясь в машину, делать минутную паузу, мысленно говоря, что рабочий день окончен.

Почти у каждого бывают ситуации, когда нужно взять работу на дом — но и в этом случае можно провести границы. Выберите время, когда вы не будете заниматься делами (выходные, несколько часов перед сном — сколько получится) и старайтесь придерживаться четкого графика. Поначалу будет непросто, но устойчивый режим и правила помогут.

Расставьте приоритеты

Чтобы работа не мешала личной жизни и наоборот, первым делом нужно определить, что имеет для вас значение. Будьте честны с собой: цели и приоритеты у всех разные, так что не стоит ориентироваться на ожидания родителей или окружающих. Старайтесь строить свой график в соответствии с тем, что для вас важно: возможность самостоятельно забрать детей из школы или получать дополнительное образование вечером, сходить днём на приём ко врачу или утром в бассейн. Работодатели часто готовы идти на уступки сотрудникам, главное — не бояться честного и открытого разговора.

Учитесь отказывать

Только вы знаете предел своих возможностей, и, если что-то вам не под силу, лучше сказать об этом прямо. Не бойтесь сказать начальнику, если вы не справляетесь с потоком задач: в конечном итоге это всегда сказывается на продуктивности, и лучше, если ситуацию можно предотвратить.

Разграничивать работу и личную жизнь будет проще, если вы научитесь говорить «нет» дополнительным задачам, на которые у вас нет сил и времени. Коуч Мелани Аллен советует не сразу соглашаться сразу на просьбы сделать что-то сверх нормы, а взять небольшую паузу и подумать: «Скажите, что ответите чуть позже, и используйте это время, чтобы решить, соглашаться или нет. Если вы хотите сказать „да“, всё в порядке. Но, если вы хотите отказаться, скажите „нет“ и стойте на своём».

Перестаньте проверять сообщения

Смартфоны позволяют нам быть на связи 24/7 — и если в случае с друзьями и близкими это радует, то в случае с работой только мешает: мы продолжаем решать деловые задачи, даже когда ушли из офиса. Электронная почта и мессенджеры могут доставлять неудобства: проверяя переписку с друзьями, мы волей-неволей читаем и другие сообщения. В отличие от прочих форм коммуникации, как, например, традиционный телефонный звонок, здесь нет чётких границ — рабочий имейл может прийти как в семь утра, так и в час ночи. Поэтому эти границы вы должны установить для себя самостоятельно.

Например, вы можете отключать уведомления на почте или в мессенджере или включать ночной режим на смартфоне после определённого часа. На выходные можно настраивать автоответ, чтобы собеседники знали, когда ждать от вас весточки: далеко не всегда людям нужно срочно получить информацию, многим важно просто знать, что вы получили сообщение и свяжетесь с ними позднее. Конечно, бывают исключения и срочные ситуации, когда не ответить нельзя, но они не должны превращаться в правило — иначе вы и сами не заметите, как перегорите.

Старайтесь работать не дольше, а продуктивнее

Время, когда профсоюзы боролись за то, чтобы уменьшить продолжительность рабочего дня, давно прошло. Сейчас мы наблюдаем обратную тенденцию: регулярные переработки становятся нормой, а работу в выходной многие воспринимают как что-то само собой разумеющееся — хотя учёные и считают, что она вредит здоровью. Мы часто думаем, что если посидим чуть дольше, то точно всё успеем — но это самообман: чем дольше мы работаем, тем больше падает наша продуктивность. К тому же, закончив одно дело, всегда можно приняться за следующее — и так до бесконечности.

Грубоватая фраза «Работать нужно не восемь часов, а головой» подходит здесь как нельзя лучше: для того, чтобы не погрязнуть в рутине и делах, нужно уметь выстраивать приоритеты (не все задачи одинаково важны — хотя нам часто так кажется) и выделять строго определённое время на выполнение каждой из задач. Здесь же пригодится совет не разбрасываться по мелочам: не пытайтесь делать несколько дел одновременно и не отвлекайтесь на электронную почту и мессенджеры — вы удивитесь, сколько времени отнимает привычка раз в десять минут проверять сообщения.

Не давите на себя

Мы уже рассказывали, как перфекционизм вредит саморазвитию. С годами у нас появляется всё больше дополнительных задач и обязанностей, и всё сложнее делать их идеально — да и нужно ли? Полезно иногда отпускать ситуацию и быть готовым к тому, что придётся чем-то пожертвовать. Если у вас после работы нет сил готовить сложный ужин, не стоит корить себя, что приходится ограничиваться пиццей: так вы убережёте себя от выгорания. И в рабочих, и в личных делах не нужно стремиться сделать всё безупречно — достаточно стараться хорошо выполнять свои обязанности.

Подумайте о другом графике

В современном мире для того, чтобы быть хорошим работником, далеко не всегда нужно присутствовать в офисе с девяти до шести: многие вопросы можно решить по рабочей почте, а вместо совещания — провести скайп-колл. Считается, что в офисе легче контролировать то, чем занимается работник, но многим работа на дому, без шумных коллег, помогает лучше сосредоточиться и в конечном итоге работать эффективнее. Так что если это ваш вариант, не бойтесь поговорить об этом с работодателем: если вы легко можете закончить дело из дома, после того как уложите детей спать, нет смысла стремиться выполнить его к шести вечера. При этом если вы выбираете гибкий график или работу на дому, установите ограничения (см. первый пункт) — иначе есть риск, что вы будете трудиться в прежнем режиме или даже больше, потому что не сможете вовремя отключиться от процесса.

Выбирая компанию, обращайте внимание на то, какой рабочий график здесь принят: если все засиживаются в офисе до 11 вечера и привыкли выходить на работу в выходные, вряд ли у вас получится приходить домой в семь.

Делегируйте задачи

Часто мы стремимся делать как можно больше самостоятельно, потому что думаем, что сможем лучше контролировать процесс — но это не самый продуктивный подход. Концентрируйтесь в первую очередь на том, что можете делать только вы, а часть постарайтесь делегировать другим — будь то мелкие задачи, которые позволят вам раньше закончить работу, или дела по дому, на которые у вас не хватает сил. Стюарт Фридман, профессор менеджмента в Уортонской школе бизнеса при Пенсильванском университете, советует договариваться о разделении обязанностей с ключевыми игроками в разных сферах вашей жизни — коллегами, партнёрами, близкими. Подобные ситуации могут помочь окружающим научиться чему-то новому, а вас немного разгрузят, так что вы сможете заняться другими делами.

Будьте внимательнее к себе

Только вы знаете, сколько сил на самом деле вкладываете в дела — поэтому прислушивайтесь к ощущениям и работайте в темпе, который комфортен вам (да, в любой работе бывают экстренные ситуации, но они не должны становиться нормой). Британская некоммерческая организация Mental Health Foundation советует обращать внимание на то, как накапливается усталость от работы: на протяжении нескольких недель последите, сколько времени вы тратите на дела — не только в офисе, но и размышляя о грядущих проектах или, например, отвечая на звонки и письма в часы вне офиса. Всё это часть работы (хотя мы привыкли не обращать на неё внимания), из-за которой тоже накапливается усталость. Если вы будете осознавать масштабы бедствия, вам будет легче контролировать своё состояние.

Начинайте перемены с малого

Не ждите, что вы сможете изменить свой образ жизни мгновенно: перемены требуют силы воли, и чем более амбициозную цель вы перед собой поставите, тем больше шансов, что вы оставите эту затею. Если вы хотите начать уходить из офиса вовремя, не ждите, что сразу сможете делать это пять дней в неделю. Начните постепенно: постарайтесь уходить пораньше один день в неделю, например в пятницу, а затем постарайтесь делать это чаще.

Только некоторые люди используют техники управления временем. Остальные же жалуются, что не хватает времени на собственный бизнес, ведение своего блога или разработку бренда и пр. проекты. В действительно у каждого из нас намного больше времени, чем кажется. И в сутках целых 24 часа!

Предположим, что у вас восьмичасовой рабочий день – с 9 до 17. И на дорогу до работы и домой у вас уходит 2 часа. Хочется провести время со своей семьей? Хорошо, потратьте 2 часа. Нужно 7 часов полноценного сна? Хорошо. Однако у вас все равно остается еще 5 часов свободного времени. И что с ним делают обычно? Кто-то смотрит кино, кто-то отправляется в бар с друзьями, то есть человек отдыхает от работы.

Но при этом уже не остается времени на собственное хобби или развитие своего дела. Поэтому мы расскажем о 6 техниках, которые помогут управлять временем, а также жизнью.

Постоянное нахождение в «режиме аудита»

Если находится в «режиме постоянного аудита», то можно успеть многое. Надо научиться ставить приоритет определенным задачам/делам, и приступать в первую очередь именно к тем, которые наиболее важны. Рекомендуется подстраиваться под «здесь и сейчас», и дело, которое имело первостепенное значение вчера, «сегодня» может оказаться не таким актуальным.

Когда человек каждый день чем-то занимается, стремится к познанию нового, своей цели и т.д., то он не стоит на месте.

Нельзя пугаться неизвестных проблем

Некоторых людей пугают вещи, о которых они не знают. Человек часто старается избегать того, чего он не понимает, не знает. Но никто не знает все обо всем. И четкого плана для каждой проблемы, трудности и неприятности составить невозможно.

Если вы работаете над одной сложностью, вскоре может появиться вторая, третья. Лучше приступать к ним по цепочке, но при этом учитывать приоритетность задач, решать те вопросы, которые вышли из-под вашего контроля.

Важно прийти к гармонии со своим внутренним миром. Наша жизнь – это череда бесконечных задач, которые приходится решать постоянно. Поэтому нужно подстраиваться под реальность, не задумываясь о том, идеальные ли вы делаете шаги или нет. При этом помнить, что мы учимся на собственных ошибках, получаем ценный опыт.

Надо любить то, что делаете

Все выходит намного лучше, когда человек стремится к цели, которая ему нравится. Ведь надо любить свое дело. Надо любить не только положительные моменты, но и отрицательные, потому что это неотъемлемая часть нашей жизни. Люди, которые любят весь процесс своей деятельности, действительно счастливчики. Работа не должна быть просто работой, а любимым занятием.

Всегда проверять, чем занимаетесь

Без труда ничего не добьешься. Конечно, можно выиграть несколько миллионов в лотерею, но каковы шансы, если объективно? На самом деле даже популярные блогеры, которые зарабатывают по миллиону в месяц, шли к своей цели долгие годы. Просто мы об этом не знаем. Только при любви к своему занятию можно выкладываться по полной программе, в противном случае ничего не будет.

Быстро работать

Нужно не только много работать, но и делать свою работу максимально быстро. К сожалению, этого многие не приемлют. Надо на своей работе бороться не за каждый час, а за каждую минуту и даже секунду. Однако большинство людей ходят на обед, тратят время на Интернет, разговоры по телефону. В какой-то степени это оправдано, если они работают на «дядю». А если на себя?

Не надо быть строгим к себе

Владельцы собственного бизнеса при неудачах, каких-то неурядицах, да и просто обычные люди, когда что-то не складывается или получается не так, винят именно себя. Им кажется, что они нечто сделали, что привело к плачевному результату. Иногда это так, но чаще всего нет. Поэтому если имеются проблемы, лучше все проанализировать их, двигаться дальше. У всех масса проблем, просто нужно решать их и идти вперед.

Все (ну или хотя бы большинство из нас) чувствуют себя перегруженными на работе. Кажется, что ты ничего не успеваешь, а устаешь так, как будто выполняешь работу за себя и за того парня. Это ощущение вызвано постоянно растущими требованиями нашего времени, а также отвлекающими факторами, конечно же. Как итог — чувство беспокойства, стресс и эмоциональное выгорание, которые мешают нормально функционировать не только на работе, но и дома.

Если ты чувствуешь себя перегруженным на работе, вот восемь стратегий, которым ты можешь следовать.

1. Записывай всё, чтобы разгрузить свой разум

Первое, что ты можешь сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс, — это изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день. Таким образом ты избавишь себя от необходимости постоянно держать в уме то, что тебе следует выполнить, и снизишь риск забыть о неотложных делах.

К слову, записывать можно не только то, что тебе нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями — их ты тоже можешь записать. К примеру, если ты поссорился с любимым человеком перед приходом на работу, то можешь добавить в свой график дел пункт «помириться» или «купить цветы по дороге домой». Это избавит тебя от чувства подавленности и позволит вздохнуть с облегчением хотя бы на время.

2. Реши, сколько времени потребуется на выполнение твоих задач

После того как ты «опустошишь голову», просмотри свой список и оцени, сколько времени потребуется на выполнение рабочих задач. Внушительный перечень дел пугает только с первого взгляда. Может оказаться, что некоторые задачи займут у тебя всего лишь пять или десять минут, а остальные — не больше получаса.

3. Воспользуйся законом Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит всё время, которое у тебя есть, и мы, люди, ужасно оцениваем, сколько времени потребуется на решение всех наших дел.

Мы можем использовать закон Паркинсона в наших интересах. Если ты рассчитал, что для составления пяти писем потребуется девяносто минут, сократи время до одного часа. Аналогичным образом, если ты оценил, что подготовка презентации проекта займет у тебя три часа, сократи время до двух.

Сокращение времени дает тебе два преимущества. Во-первых, очевидно, что ты выполнишь свою работу быстрее. Во-вторых, ты подвергнешь себя небольшому давлению, пытаясь уложиться в меньший срок, и тем самым снизишь вероятность того, что в процессе ты будешь отвлекаться или позволишь себе отложить дела на потом.

Когда мы переоцениваем срок выполнения какой-либо задачи, подсознательно наш мозг понимает, что у нас еще много времени, и играет с нами злую шутку — мы пролистываем ленту «Инстаграма», ходим за кофе или позволяем коллегам прерывать нашу работу офисными сплетнями. Небольшое ограничение времени предотвращает это, и мы становимся более сосредоточенными и выполняем больше работы за меньший временной промежуток.

4. Отмечай дела в календаре или ежедневнике

Просмотри свои дела и запланируй в календаре время для их выполнения. Сгруппируй похожие задачи. К примеру, определи время, в которое ты будешь обрабатывать все письма сразу, чтобы не отвлекаться на проверку электронной почты в течение дня. Точно так же, если тебе нужно написать отчет или подготовить презентацию, добавь эти пункты в свой календарь и рассчитай, сколько времени займет каждая из этих задач.

Когда все важные дела, которые тебе нужно сделать за день/неделю/месяц, находятся у тебя перед глазами, тебе становится легче, потому что ты знаешь, что запланировал их выполнение, и тебе больше не кажется, что времени катастрофически не хватает.

5. Принимай решения

Для тех вещей, которые ты записал и которые у тебя на уме, разработай план действий. Просто прими решение, что ты будешь делать с каждой из задач. Ты думаешь об этих делах только потому, что еще этого не сделал.

Если у тебя возникла проблема с коллегой, другом или любимым человеком, подумай о том, как лучше всего ее решить. Чаще всего простой разговор с вовлеченным человеком проясняет ситуацию и автоматически решает проблему.

Если это более серьезная проблема — реши, как лучше с ней бороться. Поговори со своим начальником или попроси совета у коллеги. Главное, что бы ты ни делал, не игнорируй проблему. Это не устранит ее, а только заставит тебя раз за разом возвращаться к мыслям о ней. Чем раньше ты внесешь хоть какую-то ясность в ситуацию, тем быстрее проблема будет решена, а ты избавишься от источника стресса, мешающего тебе нормально работать.

6. Действуй

Не хочется делать что-то? Сделай это сразу, как только проблема нарисовалась на горизонте. Приятно осознавать, что впереди тебя будут ждать дела, которые не вызовут раздражения.

7. Используй обеденный перерыв

Если ты из тех людей, которые искренне верят, что обеденный перерыв дан для того, чтобы закончить всё, что они не успевают сделать вовремя, то вопросов, почему ты чувствуешь себя подавленным, быть не может. Зато есть один совет: вставай и иди. В столовую, на улицу покурить, в магазин за бутером с кофе или хотя бы перекинуться парой предложений с коллегами. Используй это время для того, чтобы немного развеяться и отдохнуть, иначе запас твоих сил быстро иссякнет, и ты не то что не продвинешься дальше своих коллег, а, напротив, даже отстанешь.

8. Не бери на себя слишком много

Есть ли смысл напоминать тебе о том, что, пока ты не разберешься со своими задачами, брать на себя чужие как минимум неразумно? Дозируй количество дел, которыми ты занимаешься в течение дня. Не бери на себя больше, чем сможешь выполнить. Оценивай свои силы адекватно.

Научись вежливо отказывать в помощи тогда, когда у самого дел по горло, а также четко обозначать свои обязанности в командной работе. Не позволяй окружающим вызывать у тебя чувство вины или каким-либо другим образом перекладывать на тебя свои задачи.

Читайте также: