Если председатель совета директоров отсутствует на собрании

Опубликовано: 17.05.2024

Изначально стоит определиться, будет ли такое собрание участников проводиться с участием нотариуса или без такового.

Так, согласно пп. 3 ст. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Вне зависимости от положений устава, решений участников обязательному нотариальному удостоверению подлежит решение об увеличении уставного капитала, принятое участниками (единственным участником) (письма ФНС России от 24.02.2016 № ГД-3-14/743@ и ФНП от 24.03.2016 № 932/03-16-3).

Исходя из этого, если иной способ удостоверения решений общего собрания и состава участников общества, присутствовавших при их принятии, уставом или единогласным решением участников не установлен, то к проведению общего собрания участников ООО в обязательном порядке привлекается нотариус.

В противном случае все решения будут признаны арбитражным судом ничтожными применительно к п.3 ст. 163 Гражданского кодекса РФ (п. 107 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).

В отношении обществ с единственным участником требование п. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ об удостоверении решения не применяется (абз. 4 п. 2 ст. 7, ст. 39 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В последующем проведение собрания подчиняется предусмотренному законом порядку:

1) регистрация участников;

2) открытие общего собрания участников, выборы председательствующего и организация ведения протокола;

3) внесения дополнительных вопросов в повестку дня;

4) принятие решений по вопросам повестки дня;

5) подведение итогов голосования и составление протокола общего собрания участников ООО. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ

Согласно общим положениям о порядке регистрации (ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») перед открытием общего собрания все прибывшие участники, а также их представители должны быть зарегистрированы.

Поскольку закон не устанавливает порядок регистрации участников, прибывших на собрание, общество вправе самостоятельно определить такой порядок в уставе или во внутреннем документе, регулирующем деятельность общего собрания.

Предусмотренная обществом процедура регистрации участников общего собрания не должна создавать препятствий для участия в собрании. Ее необходимо регламентировать внутренним документом (п. 17 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления). Исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены для регистрации участников, следует установить во внутреннем документе, регулирующем подготовку и проведение общего собрания.

Мы в свою очередь рекомендуем следующий порядок осуществления регистрации участников:

установление личности лица (его представителя), прибывшего для участия в собрании (паспорт);
проверка документов лица (его представителя) на предмет наличия права участвовать в общем собрании участников (паспорт, доверенность с правом голоса по всем вопросам повестки дня (для представителя по доверенности), свидетельство о рождении (об усыновлении), акт об установлении опеки (попечительства), решение суда (для законного представителя участника – недееспособного или несовершеннолетнего лица);
проставление подписи в журнале регистрации (листе регистрации) лицом (его представителем), подтвердившим свое право на участие в общем собрании.

Регистрацию участников общего собрания могут осуществлять согласно требованиям закона следующие лица: единоличный исполнительный орган (директор) или уполномоченное им от имени общества лицо; лицо, созывающее общее собрание участников (председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества, председатель ревизионной комиссии (ревизор) общества, аудитор или один из участников общества проводит регистрацию, если общее собрание участников ООО созвано соответственно по их инициативе); конкретное лицо или орган, обязанное осуществлять регистрацию участников общества, прибывших на собрание на основании положений внутренних документов.

Время проведения регистрации участников должно соответствовать времени, указанному в уведомлении о созыве общего собрания участников.

Отсутствие времени начала регистрации участников в уведомлении о проведении общего собрания может явиться основанием для оспаривания решений, принятых на таком собрании, поскольку такой факт может препятствовать своевременной регистрации участников (их представителей) и их участию в общем собрании участников ООО.

Лица, не прошедшие регистрацию, лишаются права голосовать.

Участник (его представитель), пришедший на собрание, на этапе регистрации может столкнуться с необоснованным отказом в допуске на собрание либо с фактическим недопуском на собрание. В таком случае участник имеет право обратиться в суд с требованием о признании недействительными решений, принятых на данном общем собрании, в связи с нарушением порядка проведения, установленного ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

ОТКРЫТИЕ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ООО, ВЫБОРЫ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩЕГО И ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛА

Согласно п. 3 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников открывается после регистрации участников, во время, указанное в сообщении о проведении собрания. Между тем закон разрешает открыть общее собрание, не дожидаясь наступления времени, указанного в сообщении, если к этому моменту были зарегистрированы все участники.

Общее собрание открывает исполнительный орган общества либо председатель совета директоров (пп. 10 п. 2.1 ст. 32 и п. 4 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

После открытия собрания необходимо определить кворум путем суммирования количества голосов, принадлежащих зарегистрированным для участия в собрании участникам ООО.

Пунктом 1 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ определен кворум собрания – не менее 50 процентов всех участников общества.

Далее необходимо выбрать председательствующего, секретаря (п. 3 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ) и организовать ведение протокола.

Заостряем внимание читателя на том, что решения общего собрания участников общества по всем процедурным вопросам принимаются участниками в соответствии с п. 5 ст. 37 Закона об ООО, т.е. каждый участник имеет один голос.

Согласно п. 4 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ протокол о результатах очного голосования должен содержать следующую информацию:

1) дату, время и место проведения собрания;

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

После избрания председательствующий оглашает повестку дня; включает в повестку дня дополнительные вопросы при условии, что на собрании присутствуют все участники ООО; оглашает информацию и обеспечивает участников материалами, относящимися к вопросам повестки дня; организует голосование по вопросам повестки дня; предоставляет участникам собрания, а также членам совета директоров (наблюдательного совета), единоличному исполнительному органу возможность высказаться относительно вопроса, поставленного на голосование; оглашает результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня; подписывает протокол общего собрания участников.

ВНЕСЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВОПРОСОВ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

После того как общее собрание участников ООО выбрало председательствующего на общем собрании, перед утверждением повестки дня в повестку дня могут быть включены дополнительные вопросы, предложенные для включения участниками, при условии присутствия на общем собрании всех участников ООО (п. 7 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Участник, желающий включить в повестку дня созванного собрания дополнительные вопросы, должен обратиться с предложением к председательствующему на общем собрании и при этом предложить точную формулировку вопроса, подлежащего включению в повестку дня.

Председательствующий на общем собрании рассматривает данное предложение и при отсутствии оснований для отказа вносит данный вопрос для последующего утверждения в рамках повестки дня общим собранием участников. Факт внесения дополнительных вопросов для утверждения в рамках повестки дня должен быть отражен в протоколе.

Дополнительный вопрос, согласно пп. 2 п. 2 ст. 36, п. 7 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», может не включаться только в случаях, если он: не относится к компетенции общего собрания участников ООО; не соответствует требованиям федеральных законов; на общем собрании присутствуют не все участники.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПО ВОПРОСАМ ПОВЕСТКИ ДНЯ

После утверждения повестки дня очередного общего собрания участников ООО председательствующий выносит на обсуждение общего собрания вопрос о принятии решения по каждому вопросу повестки дня. Перед голосованием возможно проведение обсуждения по каждому из вопросов.

В протоколе должна быть отражена информация о лице (лицах), выступавшем (их) по каждому вопросу, а также о содержании его (их) выступления. Всем участникам должна быть предоставлена возможность беспрепятственно реализовать право голоса (п. 1.1.5 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления).

Пунктом 1.1.6 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления предусмотрено, что установленный обществом порядок ведения общего собрания должен обеспечивать всем лицам, присутствующим на собрании, возможность высказать свое мнение и задать интересующие вопросы. Собрание нужно проводить таким образом, чтобы участники могли принять обоснованные решения по всем вопросам повестки дня. В связи с этим следует предоставить участникам время, достаточное для выступлений по вопросам повестки дня и обсуждения данных вопросов (п. 25 гл. I ч. «Б» Кодекса корпоративного управления).

Решение принимается путем голосования «за» или «против».

Решение считается принятым, если за его принятие отдано необходимое в соответствии с п. 8 ст. 37 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» количество голосов.

После голосования по вопросам дня подводятся итоги голосования, после чего общее собрание участников завершается.

СОСТАВЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ООО

Закон не устанавливает срок составления протокола общего собрания участников, поэтому его рекомендуется предусмотреть в уставе или внутреннем документе, регулирующем порядок подготовки, созыва и проведения общего собрания участников.

При определении содержания и формы протокола необходимо руководствоваться п. п. 3–5 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ.

Протокол общего собрания участников составляется исполнительным органом ООО, а в случае его отсутствия на собрании– председательствующим (п. 6 ст. 37 Закона об ООО).

В протокол заносятся результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. При этом обязательно указывается количество голосов, отданных участниками за принятие решения по каждому вопросу, количество голосов, отданных против, а также количество голосов участников, воздержавшихся от голосования.

Протокол общего собрания подписывает председательствующий и секретарь (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления.

АЛЕКСАНДРА МЕДВЕДЕВА, ЮРИСКОНСУЛЬТ

ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Т ЕЛ. 45-00-05

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 06 (200) дата выхода от 21.06.2019.

В публичной компании можно выделить два уровня управления:

На операционном уровне решаются вопросы, связанные с текущей деятельностью: производство, продажи, закупки, управление персоналом и прочие рабочие моменты. Операционной деятельностью занимается менеджмент, возглавляемый генеральным (исполнительным) директором.

На стратегическом уровне решаются вопросы о том, как будет развиваться компания: инвестировать в производство или пустить прибыль на дивиденды, поглотить конкурента или развивать свое производство, продать непрофильные активы или расширять бизнес в новом направлении. Все эти и многие другие вопросы решает совет директоров. О нем и пойдет речь в данном материале.

1. Совет директоров — зачем он нужен

В отличии от компании с одним или несколькими акционерами, которая может управляться собственниками напрямую, в публичной компании акционеров сотни или даже тысячи. Чтобы учесть интересы всех, формируется специальный совет директоров. Иногда его еще называют наблюдательным советом.

Главной задачей совета является обеспечение роста стоимости компании в интересах всех собственников. Членов совета избирают на годовом общем собрании акционеров (ГОСА). Обычно в состав совета публичной компании входит от 7 до 12 человек.

Совет директоров принимает следующие решения:

Рекомендация дивидендов и программ buyback.
Согласование крупных сделок, в том числе M&A и сделок с заинтересованностью.
Распоряжение казначейскими пакетами акций, а также утверждение SPO и допэмиссий.
Утверждение стратегии компании.

Совет директоров может назначать и увольнять менеджмент, контролировать его работу, следить за прозрачностью компании и подготовкой отчетности, а также осуществлять иные действия, направленные на то, чтобы обеспечить выгоды для акционеров и пресечь возможные злоупотребления со стороны менеджмента и отдельных владельцев.

Далеко не все важные решения совет директоров может принять самостоятельно. Ряд решений могут быть утверждены только общим собранием акционеров. Например, совет не может решить, сколько дивидендов выплатит компания. Он может лишь рекомендовать определенную сумму, а окончательное решение будет принято на общем голосовании владельцев акций.

В российской практике собрание акционеров обычно всегда поддерживает рекомендации совета по дивидендам. Отказ от выплат — редкое явление.

2. Как формируется совет директоров

Принципы формирования совета директоров прописаны в законе «Об акционерных обществах». Члены совета избираются на ГОСА путем голосования. Срок полномочий члена совета составляет 1 год, после чего он может переизбраться заново. Переизбираться можно неограниченное число раз.

Кандидатов на голосование могут выдвинуть сами акционеры, совокупная голосующая доля которых составляет более 2%. Если доля голосов акционера менее 2%, то он может скооперироваться с другими владельцами для преодоления порога и совместно с ними выдвинуть своего кандидата.

Законом запрещено совмещение должностей председателя совета директоров и генерального директора, если последний выступает единоличным исполнительным органом. Если в компании одновременно действуют совет директоров и правление (коллегиальный исполнительный орган — по сути, менеджмент), то члены правления не могут занимать в совете директоров более половины мест.

На практике эти положения достаточно просто обойти. Председателем совета может быть назначено лицо, подотчетное гендиректору, например, его заместитель. Также в совет вполне могут попасть топ-менеджеры, которые формально не входят в правление. Поэтому, несмотря на законодательные ограничения, в некоторых компаниях совет директоров не в полной мере может реализовывать функции надзора за менеджментом.

В рамках совета директоров могут существовать отдельные комитеты, в задачи которых входит более детальное изучение важных вопросов и вынесение рекомендаций к голосованиям совета. Без таких комитетов совет директоров становится зависим от информации, поставляемой менеджментом, и его решения в большей степени превращаются в формальность.

3. Могут ли входить в совет люди «со стороны»

В совет директоров могут быть избраны не только акционеры и менеджеры компании, но и приглашенные со стороны специалисты. Такие члены совета называются независимыми.

Независимым может считаться член совета, который не связан с операционной деятельностью компании, ее акционерами, контрагентами, конкурентами и государством. Считается, что тогда он будет свободен от конфликта интересов и мотивирован добросовестно исполнять свои обязанности в интересах всего общества, а не только отдельных выгодоприобретателей.

При этом один и тот же человек может входить в советы директоров разных компаний. Формат работы совета вполне позволяет совмещать такую деятельность. Совет директоров собирается на периодические заседания и от его членов не требуется ежедневной вовлеченности.

Специалисты, имеющие опыт работы в советах разных предприятий, могут принести компании большую пользу, внедряя инструменты и решения, которые успешно работают в других бизнесах.

Большое количество независимых директоров в совете считается хорошим тоном, хотя и не является обязательным с точки зрения законодательства.

4. Что получают члены совета за свою работу

Размер вознаграждения членов совета директоров устанавливается акционерами на общем собрании, и может различаться в зависимости от компании. При расчете вознаграждения могут учитываться полномочия отдельного члена, его участие в заседаниях, а также результат компании за период его работы в совете.

Хорошим тоном считается, когда вознаграждение членов совета включает переменную составляющую, зависящую от результатов компании.

5. На что обращать внимание инвесторам

Не существует исследований, которые однозначно подтвердили бы взаимосвязь успеха компании с деятельностью совета директоров. Это связано с тем, что очень сложно отделить влияние совета от других факторов, в том числе деятельности менеджмента и рыночной конъюнктуры.

Тем не менее, оценивая состав и решения совета, можно сделать определенные выводы о корпоративном управлении и отношении компании к миноритарным акционерам. В общем случае стоит обращать внимание на следующие моменты:

Опыт членов совета в других компаниях и на других должностях. На основании этого можно предположить, какой стратегии будет придерживаться тот или иной директор.
Аффилированность членов совета с менеджментом и крупными акционерами. Это позволяет предположить, насколько совет мотивирован защищать права миноритариев, если они будут расходиться с интересами владельцев крупных пакетов акций.
Появление в совете директоров лиц, связанных с другими акционерными обществами, в особенности конкурентами или контрагентами. Такие кадровые решения могут быть ранними сигналами сделок M&A.
Решения, принимаемые советом:

- Как они согласуются с долгосрочным развитием?
- Насколько информация о них доступна и понятна широкому кругу акционеров?
- Ведут ли они к росту стоимости компании?
- Как часто происходят сделки с заинтересованностью и каковы их последствия для компании?

Все эти наблюдения могут дополнить анализ компании и стать важным фактором при выборе акций для портфеля.

БКС Мир инвестиций

Рекомендованные новости

Итоги торгов. Продолжаем штурмовать рекордные уровни на возросших оборотах

Конец инвестициям в нефть и газ?

Группа ГМС. Разбор нового эмитента на Мосбирже

Кто такие Decision makers, C-Suite executives и топ-10 C-Level

Тренд недели. Рост без колебаний

Адрес для вопросов и предложений по сайту: bcs-express@bcs.ru

* Материалы, представленные в данном разделе, не являются индивидуальными инвестиционными рекомендациями. Финансовые инструменты либо операции, упомянутые в данном разделе, могут не подходить Вам, не соответствовать Вашему инвестиционному профилю, финансовому положению, опыту инвестиций, знаниям, инвестиционным целям, отношению к риску и доходности. Определение соответствия финансового инструмента либо операции инвестиционным целям, инвестиционному горизонту и толерантности к риску является задачей инвестора. ООО «Компания БКС» не несет ответственности за возможные убытки инвестора в случае совершения операций, либо инвестирования в финансовые инструменты, упомянутые в данном разделе.

Информация не может рассматриваться как публичная оферта, предложение или приглашение приобрести, или продать какие-либо ценные бумаги, иные финансовые инструменты, совершить с ними сделки. Информация не может рассматриваться в качестве гарантий или обещаний в будущем доходности вложений, уровня риска, размера издержек, безубыточности инвестиций. Результат инвестирования в прошлом не определяет дохода в будущем. Не является рекламой ценных бумаг. Перед принятием инвестиционного решения Инвестору необходимо самостоятельно оценить экономические риски и выгоды, налоговые, юридические, бухгалтерские последствия заключения сделки, свою готовность и возможность принять такие риски. Клиент также несет расходы на оплату брокерских и депозитарных услуг, подачи поручений по телефону, иные расходы, подлежащие оплате клиентом. Полный список тарифов ООО «Компания БКС» приведен в приложении № 11 к Регламенту оказания услуг на рынке ценных бумаг ООО «Компания БКС». Перед совершением сделок вам также необходимо ознакомиться с: уведомлением о рисках, связанных с осуществлением операций на рынке ценных бумаг; информацией о рисках клиента, связанных с совершением сделок с неполным покрытием, возникновением непокрытых позиций, временно непокрытых позиций; заявлением, раскрывающим риски, связанные с проведением операций на рынке фьючерсных контрактов, форвардных контрактов и опционов; декларацией о рисках, связанных с приобретением иностранных ценных бумаг.

Приведенная информация и мнения составлены на основе публичных источников, которые признаны надежными, однако за достоверность предоставленной информации ООО «Компания БКС» ответственности не несёт. Приведенная информация и мнения формируются различными экспертами, в том числе независимыми, и мнение по одной и той же ситуации может кардинально различаться даже среди экспертов БКС. Принимая во внимание вышесказанное, не следует полагаться исключительно на представленные материалы в ущерб проведению независимого анализа. ООО «Компания БКС» и её аффилированные лица и сотрудники не несут ответственности за использование данной информации, за прямой или косвенный ущерб, наступивший вследствие использования данной информации, а также за ее достоверность.

Ситуация из практики: в одном из акционерных обществ членами совета директоров никогда не избирался председатель. Причина проста: его просто не хотели избирать из-за нежелания никого из членов совета нести на себе лишнюю ответственность. Функции председателя выполнялись ad hoc - на каждом новом заседании одним из членов совета директоров.

Предлагаю проанализировать, какие правовые последствия могут возникнуть в данной ситуации с позиций корпоративного права.

Наличие председателя совета директоров АО – обязанность или право?

Согласно п. 1 ст. 67 Федерального закона «Об акционерных обществах» (далее - Закон об АО) председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества избирается членами совета директоров (наблюдательного совета) общества из их числа большинством голосов от общего числа членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, если иное не предусмотрено уставом общества. Очевидно, что здесь императивная ситуация, законодатель предполагает обязательное наличие в совете директоров председателя совета, который должен впервые избираться на первом заседании совета директоров. Подтверждение этой логики можно найти и в Кодексе корпоративного управления, в пункте 157 которого речь идет о том, что «в возможно короткий разумный срок после проведения общего собрания, на котором был избран совет директоров, рекомендуется провести первое заседание совета директоров для избрания председателя совета директоров, формирования комитетов совета директоров и избрания председателей комитетов»[1].

О необходимости избрания председателя совета директоров свидетельствует и норма пункта 2 той же статьи Закона об АО, где закреплены функции председателя совета: организация работы совета директоров, созыв заседаний, председательство на заседаниях совета, организация ведения протокола, председательство на общем собрании акционеров. Однако уже здесь возникает вопрос, идет ли речь только лишь о функциях или же это обязанности председателя совета? Ведь если в совете не избран председатель, то кто должен нести ответственность за ненадлежащую работу совета (например, за ненадлежащую подготовку и созыв общего собрания акционеров (подп. 3, 4 п. 1 ст. 65 Закона об АО), так как функция (обязанность) по организации работы совета возложена именно на председателя. И потом, правомерны ли вообще заседания совета директоров, если их некому формально созывать (согласно закону, созыв заседаний совета одна из функций председателя).

«В случае отсутствия председателя совета директоров (наблюдательного совета)…»

Об отсутствии председателя совета директоров речь идет в норме п. 3 ст. 67 Закона об АО, согласно которой в случае отсутствия председателя совета директоров (наблюдательного совета) общества его функции осуществляет один из членов совета директоров (наблюдательного совета) общества по решению совета директоров (наблюдательного совета) общества.

С применением указанной нормы возникает очень много вопросов. Прежде всего - о каком отсутствии идет речь - о фактическом, когда председатель совета избран, но по каким-то причинам физически отсутствует на заседании, или о юридическом - когда постоянный председатель совета директоров не избирался вовсе (как в приведенной выше ситуации из практики).

В научной литературе данный вопрос поднимался несколькими авторами, однако единой позиции по нему нет. Так, например, М.В. Телюкина считает, что пункт 3 «может применяться в случаях как постоянного, так и временного отсутствия председателя совета директоров»[2]. К.П. Павлова напротив полагает, что «в вышеупомянутой норме предполагает не возможное неизбрание председателя совета директоров, а физическую невозможность исполнения председателем своих полномочий»[3].

Представляется более логичной вторая позиция, исходя из того, о чем было уже сказано ранее - императивного характера нормы об избрании председателя и установления в законе четкого перечня его функций. Однако, вследствие двусмысленности формулировки п. 3 ст. 67 Закона об АО, действительно на практике некоторые члены совета директоров полагают, что могут не избирать председателя совета. И такая ситуация порождает еще множество вопросов.

Например, о правовом статусе такого «временного лица», если на каждом новом заседании отсутствует постоянно действующий председатель (не избирался), и, соответственно, его функции выполняет один из членов совета. Прежде всего, сколько времени действуют его временные полномочия? Только в период проведения конкретного заседания или на период до следующего заседания. И каков объем этих полномочий? Например, может ли и должно ли лицо, исполнявшее на заседании совета функции председателя, председательствовать на общем собрании акционеров?

Полагаю, что нет, так как если исходить из логики, согласно которой в п. 3 ст. 67 Закона об АО речь идет о фактическом отсутствии председателя на конкретном заседании, то значит и в отношении лица, исполняющего функции председателя, речь должна идти только о конкретном заседании совета, а именно о конкретной функции, которую член совета директоров исполняет вместо председателя в период проведения заседания - председательство на заседании и организация ведения протокола. Поэтому в период проведения заседания статус лица, исполняющего функции (исходя из грамматического толкования речь идет именно о функциях, а не об обязанностях) председателя, не может быть тождественен правовому статусу председателя. То есть такое лицо не является временно исполняющим обязанности. По своему статусу оно является председательствующим, но не председателем.

Также интересным является вопрос о том, может ли со ссылкой на п. 3 ст. 67 Закона об АО членами совета директоров избран заместитель председателя совета, который бы исполнял функции председателя в его отсутствие на всех дальнейших заседаниях. В комментарии под ред. М.Ю. Тихомирова изложена следующая позиция: «Закон об АО не предусматривает избрание постоянного заместителя председателя совета директоров, однако и не запрещает этого. Должность постоянного заместителя может быть предусмотрена уставом, особенно если совет директоров состоит из значительного числа членов (7, 9, 11 и т.д.)»[4]. На мой взгляд следует согласиться с такой точкой зрения, тем более что она соответствует существующей практике избрания заместителей председателя в крупных советах директоров.

[1] Письмо Банка России от 10.04.2014 N 06-52/2463 "О Кодексе корпоративного управления" // СПС «КонсультантПлюс»

[2] Телюкина М.В. Комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах" (постатейный) // СПС «КонсультантПлюс».

[3] Павлова К.П. Созыв, подготовка и проведение заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества // Гражданское право. 2014. N 1. С. 14 - 18.

[4] "Комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах" в новой редакции" (постатейный) / под ред. М.Ю. Тихомирова. "Издательство Тихомирова М.Ю.", 2007.

Текущая деятельность организации находится в ведении руководителя. Большая часть решений принимается именно им, недаром на официальном языке он называется единоличным исполнительным органом (ЕИО). Еще бывает коллегиальный орган (совет директоров, правление), а полномочия директора вправе исполнять управляющий (в том числе ИП).

Несмотря на широкие права и обязанности руководства, за глобальные вопросы жизни общества отвечает общее собрание участников. Основные законы, которые определяют его компетенцию и порядок работы ООО:

Кроме того, законодательство позволяет указывать в уставе конкретные правила, сроки, если это не нарушает общих установок. Обычно собрание проводят 1 раз в год для утверждения бухгалтерской отчетности, распределения прибыли или покрытия убытков, но иногда требуется созвать собственников для экстренного заседания.

Очередное и внеочередное заседание

Очередное собрание проводится в период с 28 (29) февраля до 30 апреля. В принципе, примерно в это время ведется годовая отчетная кампания, готовится бухгалтерская отчетность, поэтому рассматривают финансовые результаты и выслушивают предложения.

На заседании могут присутствовать и высказываться также главный бухгалтер, финансист или другой специалист компании в рамках своей компетенции, если это необходимо для принятия каких-то ключевых решений.

Важно! В 2020 году в связи с возникновением неблагоприятной эпидемиологической обстановки, сдвигом периодов для подачи отчетности и других экономических факторов произведен перенос конечного срока для очередных годовых собраний на 30 сентября (смотрите подпункт 2 пункта 4 статьи 12 закона №115-ФЗ).

Чаще всего предметом обсуждения является:

направление использования полученной прибыли (оставление ее нераспределенной) или как покрытие убытка;
включение, исключение, добровольный выход из общества;
смена адреса регистрации;
открытие нового филиала или представительства, утверждение их положений;
изменение статей устава;
увольнение ЕИО, изменение состава коллегиального исполнительного органа, назначение нового руководителя.

Высказаться по существу вправе каждый участник, а также другие присутствующие. Дополнительно в подкрепление своих доводов допускается представление документов, графиков, отчетности, апеллирование к открытым данным (к примеру, статистике), результатам аудиторской проверки, ревизии, инвентаризации и т.д.

Внеочередное собрание проводится практически по тем же принципам, но не имеет конкретных ограничений в сроках, потому что инициируется в особых случаях, предвидеть которые невозможно. Вот сами ситуации, требующие срочного сбора собственников, можно указать в уставе.

Кто уполномочен и вправе созывать участников:

руководитель (ЕИО);
совет директоров или аналогичный орган;
ревизор (комиссия);
аудитор;
один или несколько собственников, если они обладают 1/10 и более голосов.

Это не значит, что инициатор должен оповестить всех самостоятельно. Вначале нужно обратиться к руководителю, который организует собрание или откажет в его проведении. Если требование не соответствует закону и уставу, на рассмотрение отводится немного времени, всего 5 дней.

В целях соблюдения порядка рекомендуется подавать обращение в письменном виде и получать подтверждение его принятия (с его помощью определяется соблюдение пятидневного срока). Когда часть из предлагаемых вопросов относится к компетенции участников, а часть нет, директор вправе исключить неподходящие вопросы из повестки дня, а также добавить другие.

Хотя необходимость внеочередного собрания продиктована, как правило, какими-то критическими событиями, на оповещение и сбор заседания нужно время. На процедуру отводится полтора месяца (45 дней). Разумеется, небольшому обществу проще все организовать, но для компании с несколькими десятками участников, разбросанных по стране (или находящихся за рубежом), это намного сложнее.

Обратите внимание! Общество должно вести список своих владельцев (статья 31.1 ФЗ «Об ООО»), в котором указывается ФИО (наименование), размер доли, его изменение (переход, продажа, дарение), также в качестве дополнительной информации – данные об адресе регистрации (жительства). Исходя из списка направляются извещения, в том числе о внеочередном заседании.

Отказ руководителя или затягивание срока ответа не означает, что требования заинтересованных лиц не будут соблюдены. Если подобная ситуация возникла, директор должен предоставить список участников, а жаждущие провести внеочередную встречу будут сами всех оповещать и собирать.

Для получателя: вскрытие писем рекомендуется проводить с видеофиксацией, ведь в конверт можно положить даже пустые листы, не все работники почты добросовестно проверяют содержимое конверта, а для заказных писем такая процедура вообще не предусмотрена.

Не обязательно, но желательно добавить к отправлению уведомление о вручении (простое или заказное), хотя в качестве доказательства подойдет и распечатка трекинга с сайта Почты России.

Вы уже поняли, что много времени перед собранием занимает работа по его подготовке, информационное сопровождение и организация. Посмотрим более детально, что обязательно нужно для этого сделать.

Предварительная работа

О порядке созыва внеочередного собрания практически все сказано, поэтому опишу главным образом процедуру для очередного заседания. Руководитель или орган, созывающий участников, направляют уведомления о его проведении. Сделать это можно любым способом, указанным в уставе (в законе по умолчанию – заказным письмом), не позднее чем за 30 дней до события (возможно установка более короткого периода в уставе).

Что входит в уведомление:

Время и место события.
Вопросы к рассмотрению.
Дополнительные материалы, в зависимости от повестки дня: годовая бухгалтерская отчетность, заключение ревизора или/и аудитора, кандидатуры на пост руководителя, членов совета директоров, проект устава, изменения в составе участников и т.п.

Кстати! Если нарушен порядок созыва, но явились 100% владельцев, такое собрание считается правомочным (п. 5 статьи 36 закона 14-ФЗ).

Собственники независимо от своей доли в обществе уполномочены предлагать дополнительные вопросы, но добавить их нужно не позднее 15 дней до даты проведения заседания, а сообщить об изменениях придется не позднее чем за 10 дней.

Если при этом появляется новая информация или другие материалы, которые нужно показать участникам, то их следует приложить к новому уведомлению. При этом (если иное не определено уставом) основные и дополнительные документы также предоставляются по месту нахождения ЕИО (т.е. по месту регистрации организации) для ознакомления. Копии выдаются бесплатно или за деньги, но оплата не должна превышать себестоимости их подготовки.

Перед началом собрания прибывших участников регистрируют – отмечают (заносят) в реестре или списке, где ставятся подписи и время прибытия. Если вместо себя собственник отправил доверенное лицо, то в список добавляют информацию о доверенности, которая обязательно содержит следующие данные:

Дату.
Номер.
ФИО представителя и представляемого (наименование).
Место жительства (нахождения).
Паспортные данные.

Важно! Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе голосовать.

Само собрание начинается в установленное уведомлением время, либо когда все участники в полном составе зарегистрированы и открывается руководителем организации или главой коллегиального исполнительного органа. Когда инициировано внеочередное заседание, то оно открывается лицом, созвавшим его.

Председателя выбирают простым голосованием, исходя из принципа: один участник = один голос. Конечно, учитывают только собственников, имеющих право на голосование.

Полномочия владельцев

Законом об ООО (статья 33) определен перечень вопросов, переданных на рассмотрение общему собранию. Он не закрытый, и допускается дополнение. В то же время существует ряд компетенций, принадлежащих исключительно собственникам:

Изменение уставного капитала.
Смена наименования или юридического адреса.
Избрание ревизора или соответствующей комиссии либо прекращений их полномочий.
Утверждение, корректировка, новая редакция устава, а также принятие решения об использовании типового устава.

Кстати! Типовые уставы утверждены Приказом №411 от 01.08.2012 г., вступили в действие 24.06.2019 года. Всего их 36, и они упрощают процесс регистрации, внесения изменений и не передаются в ФНС (по замыслу законодателей достаточно принять один вариант и сообщить о своем выборе), но использовать типовые формы в 2020 году нельзя, пока не внесены изменения в бланки регистрации Р11001, Р13001 и иные.

Прекращение деятельности (ликвидация) и назначение в связи с этим ликвидатора (комиссии), реорганизация.
Утверждение отчетности за прошедший год и/или ликвидационных балансов.
Распределение прибыли (выплата дивидендов).

Решением участников и включением соответствующих положений в устав прочие вопросы можно передавать другим ответственным лицам, например, руководителю общества.

К числу остальных рассматриваемых собственниками вопросов относятся: участие в других организациях, вступление в различные объединения, сообщества, назначение (образование), прекращение полномочий исполнительных органов, размещение принадлежащих компании ценных бумаг, назначение аудитора и другие.

Виды голосования. Подсчет голосов

Существует два вида голосования – очное и заочное. Об очном способе поговорим чуть дальше, когда обсудим кворум и количество необходимых для принятия решений голосов. Заочный вариант более сложный, начнем с него.

Почему труднее решить повестку дня, не собирая собственников? Придется обеспечить меры, чтобы голосование однозначно было доступным, отвечало интересам и возможностям всех участников:

Разработать и сообщить собственникам порядок голосования.
Подготовить материалы, которые понадобились бы при обычном собрании (вопросы повестки дня, отчеты, справки и т.д.).
Обеспечить способы связи – в пункте 1 статьи 38 Федерального закона №14-ФЗ говорится о почте, телетайпе, телеграфе, но, конечно, вряд ли сейчас кто-то скажет, что это эффективный способ обмена информацией.

Скорее подойдут электронная почта, мессенджеры, видеоконференция (кстати, один из самых удобных вариантов – можно видеть друг друга, общаться онлайн, не нужно тратить время на набор текста, но при этом придется все равно письменно подтвердить договоренности).

Еще хороший способ – ЭДО, например, предавать, сохранять, просматривать, загружать и скачивать документы удобно через сервис электронного архива.

Дать возможность вносить корректировки в повестку дня и своевременно (до голосования) сообщать о них всем участникам

При проведении заочного голосования не применяются некоторые пункты, относящиеся к процессу организации и проведения общего собрания, например, в отношении сроков, регистрации, избрания председателя.

Обратите внимание! Утверждение годовых отчетов и балансов запрещено проводить заочно (п. 1 ст. 38 закона об ООО).

Очно принятие решений происходит также через голосование, при обоих способах понадобится набрать определенное число голосов, причем количество зависит от обсуждаемого вопроса. Законодательно установлены разные варианты выбора – простым большинством голосов, не меньше 2/3, 3/4 и т. п. Вот некоторые примеры (указаны статьи закона об ООО):

Не меньше 2/3 (либо больше по уставу):
- Увеличение УК за счет имущества организации (пункт 1 ст. 18).
- Изменение уставных документов (п. 8 ст. 37).
100% голосов (единогласно):
- Изменение устава в части сроков выплаты реальной (действительной) стоимости доли при выходе из общества (при отличии от срока в законе) (п. 2 ст. 23) или в части распределения прибыли (п. 2 ст. 28).
- Решение о ликвидации (п. 8 ст. 37).
- Увеличение УК за счет допвкладов действующих участников (п. 2 ст. 19) или новых (п. 2 ст. 19).
Простым большинством голосов (допустимо установить большее количество):
- Передача доли в залог (пункт 1 ст. 22).
- Избрание директора (п. 8 ст. 37).
- Одобрение сделок – с заинтересованностью (п. 3 ст. 45), участвуют в голосовании только незаинтересованные лица; крупной (п. 8 ст. 37).

Как правило, голосование ведется открыто, но по желанию собственников проводится тайное с соблюдением всех остальных правил.

Оформление результатов

Документирование хода собрания и его итогов необходимо для подтверждения легальности принятых решений. После каждого заседания копии протоколов направляются собственникам, оригиналы хранятся в обществе, а выписки из них или дубликаты передаются по запросу. Возможно размещение в открытом доступе, если так указано в уставе и документы не содержат конфиденциальной, секретной информации, персональных данных.

Протокол ведет обычно секретарь, подписывают секретарь и председатель. Основные реквизиты, которые присутствуют в форме:

Дата, место, время проведения.
Список участников (в самом протоколе или отдельно).
Отметка о наличие кворума.
Данные голосований.
Сведения о голосовавших против отдельных решений или кандидатур, если прозвучало требование о внесении таких данных в протокол
Основная информация из выступлений (дополнительно прикладывается в зависимости от правил проведения видео или аудио запись). В небольших организациях записи ведутся тезисно, например: «Выступил директор ООО с предложением о закрытии филиала в городе N , в связи с его низкой рентабельностью». Не расписывается вся речь.

Иногда результаты дополнительно оформляются в виде отдельных документов. Такие «выжимки» или их копии удобно передавать:

в банк, он отслеживает в частности изменение устава, состава владельцев, размер УК;
контрагентам, для подтверждения назначения нового руководителя, одобрения крупной сделки или по иным поводам;
на закупочные площадки, в подтверждение согласия на ведение деятельности в области госзакупок или в рамках закрытых аукционов;
нотариусу, для заверки заявлений на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ, вхождения в общество нового дольщика;
в ФНС при подаче вышеуказанных документов.

Кстати! Единственный участник вообще не должен составлять протокол, ему достаточно решения, в котором есть указание, что собственник у организации один.

Процедура созыва собрания и его проведение в случае допущения нарушений и несоблюдения уставных правил могут признаваться недействительными. Для этого заинтересованное лицо подает жалобу обществу и заявление в суд о нарушении его прав или порядка голосования.

На организацию накладывается штраф в размере от 500 до 700 тысяч рублей, так же как на граждан и должностных лиц (пункт 11 ст. 15.23.1 КоАП). На последних, правда, в гораздо меньшей сумме. Между прочим, здесь как раз повезет тем, кто голосовал против соответствующих решений, на них санкции не распространяются.

Расходы на проведение общего собрания

Фактически в законодательстве, в Налоговом кодексе в частности, конкретно не указаны подобные расходы для целей уменьшения налогооблагаемой базы. Это касается как общей системы (вычетов по НДС в т. ч.), так и УСН (здесь вообще перечень закрытый).

В бухгалтерском учете такие расходы можно учитывать как управленческие (на 44 счете, например), а вот в налоговом лучше их не отражать – велика вероятность, что ФНС выбросит эти расходы и заставит пересдать декларации. Правда арбитраж встает на защиту интересов налогоплательщиков и при наличии обоснования и документального подтверждения разрешает включать в базу расходы. Стандартно затраты включают оплату дороги (авиа или ж/д билеты), гостиничные услуги, аренду места собрания, печатные материалы.

К нам обратился клиент фирмы – генеральный директор небольшого, но достаточно успешно функционирующего общества.

Вопрос был поставлен «ребром». Единоличный исполнительный орган (ЕИО), то есть тот самый генеральный директор, надлежащим образом исполняя свои обязанности подготовил и созвал годовое общее собрание участников общества. Были проведены все мероприятия по созыву собрания: в соответствии с уставом компании определена дата проведения ГОСУ, проинформированы участники общества.

Но возникла непредвиденная ситуация – генеральный директор попал в больницу и физически не может принять участие в собрании. Что же делать?

Напомним, что положения статьи 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственность» (Закон об ООО) предусматривают ряд функций ЕИО, связанных именно с проведением:

общее собрание открывается в указанное в уведомлении о его проведении время или, если все участники общества уже зарегистрированы, ранее. В соответствии с п. 4 ст. 37 Закона об ООО собрание открывается именно генеральным директором, если таковое созывалось именно им;
лицо, открывающее общее собрание участников общества, проводит выборы председательствующего из числа участников общества;
исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания.

Что делать если генеральный директор не может принять участие в годовом собрании?

Предлагается два варианта решения проблемы:

1-й вариант. Кадры решают все.

Управление обществом может быть передано заместителю директора компании.

Общий порядок передачи полномочий генерального директора своему заместителю (иному штатному сотруднику) будет распространяться и на частный случай – реализации полномочий при проведении общего собрания участников общества.

Генеральный директор передает бразды правления полномочному заместителю. Обратите внимание, такая должность должна существовать в штатном расписании предприятия. Кроме того, уставными и внутренними документами Общества должен быть определен порядок делегирования функций генерального директора его заместителю.

Передача управления осуществляется путем издания приказа генерального директора по обществу.

Но в большинстве работающих фирм малого и среднего бизнеса, указанной должности в «штатке» и в уставе не предусмотрено. Что уж говорить о микропредприятиях.

Наш случай именно такой: генеральный директор, не только управляющий, но и основное рабочее звено фирмы. Никаких иных исполнительных органов у общества нет.

2-й вариант. Доверенное лицо.

Если учредительные документы фирмы не предусматривают возможности передачи полномочий директора, то необходимо оформить доверенность. Норм, прямо предусматривающих такую возможность, в статье 37 Закона об ООО не предусмотрено. В то же время и запрета на передачу таких полномочий закон не содержит.

Согласно пункту 1 статьи 43 Закона решение общего собрания участников общества, принятое с нарушением требований настоящего Закона, иных правовых актов РФ, устава общества и нарушающее права и законные интересы участника общества, может быть признано судом недействительным по заявлению участника общества, не участвовавшего в голосовании или голосовавшего против оспариваемого решения.

Однако, отсутствие прямого указания закона на передачу иному лицу полномочий генерального директора, связанных с проведением собрания, не свидетельствует о нарушении законодательства. Следовательно, не дает права участнику обжаловать решение общего собрания участников, проводимого без директора лицом по доверенности.

На момент написания настоящей статьи судебной практики об оспаривании участниками решений ОСУ по таким основаниям не установлено.

О доверенности

По общему правилу доверенность от имени организации подписывает единоличный исполнительный орган или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами (пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ).

Учитывая положения закона, нотариальное оформление такой доверенности не обязательно. Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в том числе при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Что обязательно должно быть в доверенности на организацию и проведение собрания:

Дата выдачи доверенности

Обязательное требование закона (абзац 2 пункта 1 статьи 186 ГК РФ). Доверенность, выданная без указания даты ее совершения, ничтожна. Нет четкой регламентации, как проставлять дату на доверенности – прописью либо цифрами. Мы рекомендуем писать дату прописью, дабы избежать двоякого трактования и опечаток.

Сведения о доверителе (о лице, выдавшем доверенность)

Как адвокаты по корпоративным вопросам, мы рекомендуем не использовать каких-либо сокращений, как в наименовании организации, так и в написании должностей и фамилии имени и отчества исполнительного органа доверителя. Также указывать полные данные адреса (местонахождения общества) ИНН, ОГРН.

Сведения о представителе (о лице, которому выписывается доверенность)

Также не рекомендуем использовать сокращения и избегать неверного написания сведений, позволяющих неверно трактовать идентифицирующие данные о представителе.

Полномочия представителя

Как и в судебной доверенности, текст должен четко и полно отражать объем передаваемых доверителем прав. В случае передачи полномочий на организацию и проведение собрания рекомендуем дать не только ссылку на предоставление прав, предусмотренных статьей 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», но и дополнительно указать:

«представлять интересы Общества в ходе подготовки и проведения общих собраний участников Общества в порядке, предусмотренном Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», в том числе с правами, предусмотренными статьей 37 Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а именно:

открытие общего собрания участников Общества;
проведение выборов председательствующего из числа участников Общества;
организация ведения протокола общего собрания участников Общества».

Подпись доверителя
Срок действия доверенности

Желательно указать определенный срок, на который выдается доверенность. Если в доверенности отсутствует сведения о сроке, на который такая доверенность выдана, по общему правилу срок действия такой доверенности составляет один год.

Читайте также: