Имеет ли право работодатель требовать автобиографию

Опубликовано: 17.09.2024

В компании было издано распоряжение о предоставлении автобиографии в рукописном виде без объяснения причин, для чего это нужно. Могу ли я отказаться писать автобиографию? И на что я могу сослаться? Стаж работы 2 года, раньше ничего такого не требовалось. Опасаюсь, сможет ли Служба персонала сохранить мои персональных данные от чужих глаз.

По общему правилу работодатель не вправе требовать от работника предоставления автобиографии, кроме случаев приема на государственную или муниципальную службу в порядке, установленном законодательством. Вы вправе отказаться от написания автобиографии. Работодатель вправе требовать предоставления информации, указанной в утвержденной работодателем форме личной карточки работника только в объеме необходимом для исполнения трудового договора.

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", далее -Закон N 152-ФЗ), а в отсутствие такого согласия - только в случаях, предусмотренных п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ:

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;

обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);

обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;

5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в том числе в случае реализации оператором своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;

обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Закона N 152-ФЗ, при условии обязательного обезличивания персональных данных;

осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее - персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Правомерны ли требования об указании сведений о родственниках жены в автобиографии на работе? Близкими родственниками они не являются, согласия на обработку данной информации не давали, как я могу указывать их данные? Какими документами регламентируется заполнение автобиографии?

В ч. 1 ст. 23 Конституции РФ предусмотрено, что каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается (ч. 1 ст. 24 Конституции РФ).

Согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных).

В силу ст. 2 Закона о персональных данных целью этого закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Согласно п. 1 ст. 3 указанного закона персональными данными признается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Согласно п. 3 ст. 3 Закона о персональных данных обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

В соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора.

Обработка допускается с согласия субъекта персональных данных или в иных случаях, предусмотренных п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных. В то же время необходимо учитывать, что согласно ст. 5 данного закона обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.

В силу ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих персональных данных и дает согласие на их обработку своей волей и в своем интересе.

В соответствии со ст. 7 Закона о персональных данных операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие должно быть конкретным, информированным, осознанным.

В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

Из толкования приведенных норм следует, что отсутствие письменного согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных образует действия, выразившиеся в нарушении установленного порядка обработки персональных данных в соответствии с требованиями и нормами Закона о персональных данных и ТК РФ.

Такая ли уж это простая формальность - автобиография кандидата на вакантную должность в компании? Оказывается, она решает сразу три задачи.

Во-первых, из автобиографии кандидата работодатель узнает основные данные, необходимые отделу кадров для заполнения личной карточки работника.

Правовой аспект: учтите, что автобиография содержит ваши персональные данные, которые охраняются законом. Даже если вы не пройдете собеседование и не займете вакансию, отдел кадров должен заручиться вашим согласием на обработку и хранение ваших персональных данных.

Во-вторых, автобиография в свободной форме и автобиография-эссе позволяют выяснить уровень вашего владения русским языком.

Сможет ли будущий работник емко, логично и грамотно составить деловое письмо, служебную записку, приказ? Или же каждый написанный им документ ачальнику придется проверять и возвращать для работы над ошибками?

В-третьих, автобиография расскажет потенциальному руководителю то, о чем промолчит резюме, а именно: в какой среде рос, воспитывался и формировался как личность и как профессионал его будущий сотрудник. Далеко не лишняя информация, но спрашивать об этом на собеседовании не всегда уместно.

Рассмотрим основные виды автобиографий. На собеседовании вам могут предложить поработать над любым из них.

Автобиография-анкета

Самый простой вид автобиографии. Соискатель (а часто - уже новый работник компании) получает листы с вопросами, на которые должен ответить. Не нужно ничего придумывать, следует лишь заполнить графы.

Автобиография, написанная в свободной форме

В отличие от анкеты, автобиография в свободной форме оставляет вам некий простор для импровизации. Конечно, врать в автобиографии, как и в резюме, строго запрещено. Но можно по-разному расставить акценты.

Например, вы претендуете на должность секретаря директора по закупочной деятельности. Тогда при написании автобиографии отдельный абзац вам нужно посвятить успешно пройденным курсам по логистике. Второй пакет документов вы направляете для соискания должности помощника руководителя рекламного агентства, и в этом варианте биографии отдельной строкой будет выделено ваше мастерское умение работать с графическими редакторами.

Делаем вывод: автобиография, как и резюме, каждый раз составляется заново под конкретную вакансию. И цель ее - показать, что вы лучший кандидат на вакантную должность.

Обратимся к структуре "свободной" автобиографии. Перечислим основные блоки этого документа:

1. Место и дата рождения - начать следует именно с этого.

2. Семья, в которой вы выросли.

Достаточно будет указать имена родителей (или тех, кто вас воспитывал), их профессии, особые заслуги и, если родители ныне здравствуют, место проживания.

3. Школа. Как правило, особо много писать здесь не стоит. Достаточно указать номер школы и профиль обучения, если он был. Кроме этого можно упомянуть разве что о золотой медали и о призовых местах в городских, областных и федеральных олимпиадах.

4. Колледж и вуз. На них останавливаемся подробнее, если они послужили отправной точкой вашей профессии. Если нет - лишь упоминаем.

В любом случае следует написать название учебного заведения, факультет и специальность. Тема дипломной работы уместна, если вы работаете по полученной профессии. Не забываем о тех же олимпиадах и об участии в общественной жизни факультета, если, конечно, они имели место в вашей учебной деятельности.

5. Пройденные тренинги, семинары и курсы упоминайте в хронологическом порядке.

6. Служба в армии актуальна для мужчин: останавливайтесь лишь на годах, роде войск и звании, в котором окончили службу.

7. Карьера. В отличие от резюме, где принято сообщать о последних трех местах работы, начиная с последнего, в автобиографии придется описать весь свой профессиональный путь с самого начала. Хорошо подумайте, где и какие акценты вы будете расставлять, какие достижения указывать, а о чем упомянете лишь вскользь.

8. Ваша семья, если она есть.

Достаточно будет фамилии и имени мужа (жены), даты его (ее) рождения и профессии, количества детей и их возраста.

9. Ваша общественная жизнь, хобби, увлечения заслуживают упоминания, если только они интересны для получения именно этой работы.

Важно: соискатель имеет право не сообщать о погашенной судимости, о внебрачных, отказных, усыновленных детях, о своих обращениях в суд по разным вопросам и тому подобных фактах.

Автобиография-эссе

В большинстве случаев (если только вы не претендуете на должность журналиста, копирайтера или арт-директора) требование написать автобиографию-эссе часто бывает капризом менеджера по персоналу. Однако, находясь в поиске работы, выбирать не приходится, и инженерам, методистам и менеджерам по продажам иногда все же приходится браться за перо. Копирайтер или журналист легко справятся с этой задачей, ведь сплетать слова в предложения, а предложения в текст - это их профессия. Для всех остальных написание эссе становится долгой и мучительной процедурой.

Темы для эссе соискателей обычно не отличаются разнообразием и сводятся к следующим:

"Почему я выбрала именно эту профессию".
"Почему я больше других кандидатов подхожу на эту должность".
"Чего я хочу добиться, работая в этой профессии".

Структура автобиографии-эссе:

Вариант № 1. Вы пишете обычную автобиографию в свободной форме, в конце украшая ее небольшим сочинением.

Вариант № 2. Вы пишете автобиографию, размещая элементы эссе по всему тексту, привязывая тот или иной тезис к основным событиям вашей жизни.

Неискушенным в написании эссе читателям мы рекомендуем первый вариант.

Сам текстСам текст автобиографии-эссе следует строить по следующей схеме:

1. Ваше утверждение, основная мысль.

2. Аргументирование основной мысли. В идеале следует привести три аргумента, расположив их в порядке наибольшей значимости.

3. Подтверждение основной мысли.

Как видите, структура автобиографии, составленной в свободной форме, и автобиографии-эссе, как правило, хронологична. Ее объем относительно свободен, но не следует слишком усердствовать: если текст занимает уже более двух страниц, подумайте, можно ли что-то сократить. Набирать автобиографию лучше всего нейтральным шрифтом (Arial или Times New Roman), идеальные кегли для этого - 12 или 14.

Основные ошибки в написании автобиографий

1. Расхождение с резюме. Это самая распространенная ошибка. Серьезно занимаясь поиском работы, мы, конечно же, "подгоняем" свое резюме под каждого потенциального работодателя, а про автобиографию порой забываем. В результате получаются несоответствия в опыте работы, учебе, семейном положении. Подобные неприятные нюансы совсем не украшают будущего кандидата и вынуждают оправдываться, вместо того чтобы вести на собеседовании конструктивный профессиональный диалог.

2. Ложь. Ни в резюме, ни в автобиографии нельзя обманывать будущего работодателя.

3. Слишком много конкретики. Не стоит включать в автобиографию темы рефератов и курсовых, спортивные достижения во время учебы в школе или институте, жизнеописания домашних питомцев и кружок кройки и шитья. Включаем только то, что имеет значение для вашей будущей работы.

4. Уход в высокие материи. Даже автобиографию-эссе не следует превращать в философский трактат. Не растекайтесь мыслью по древу, пишите ровно столько, сколько нужно для ответа на заданный вам вопрос.

5. Исповедь. Не нужно выворачивать душу наизнанку и сообщать о себе слишком личные сведения. Автобиография - не тот документ, где уместны интимные признания.

Помните, что ваша автобиография при беседе с будущим работодателем - это ваш рекламный материал, ваша презентация. Обратившись к маркетинговой терминологии, можно сравнить соискателя вакансии с продуктом, который, как и его конкуренты, ищет своего покупателя. Сначала в ход идет резюме: ваша обложка, яркая упаковка. Если дело дошло до автобиографии, значит, резюме сработало: ваш бренд "зацепил" покупателя. Теперь нужно коротко, емко, убедительно рассказать ему о ваших преимуществах и провести грамотную презентацию. Надеемся, что теперь вы с легкостью сможете составить ее, ведь лучше вас самих о себе никто не расскажет.

Рассмотрим основные виды автобиографий. На собеседовании вам могут предложить поработать над любым из них.

Автобиография-анкета

Автобиография, написанная в свободной форме

Обратимся к структуре "свободной" автобиографии. Перечислим основные блоки этого документа:

1. Место и дата рождения - начать следует именно с этого.

2. Семья, в которой вы выросли.

5. Пройденные тренинги, семинары и курсы упоминайте в хронологическом порядке.

8. Ваша семья, если она есть.

Автобиография-эссе

Темы для эссе соискателей обычно не отличаются разнообразием и сводятся к следующим:

"Почему я выбрала именно эту профессию".
"Почему я больше других кандидатов подхожу на эту должность".
"Чего я хочу добиться, работая в этой профессии".

Структура автобиографии-эссе:

Вариант № 1. Вы пишете обычную автобиографию в свободной форме, в конце украшая ее небольшим сочинением.

Неискушенным в написании эссе читателям мы рекомендуем первый вариант.

Сам текстСам текст автобиографии-эссе следует строить по следующей схеме:

1. Ваше утверждение, основная мысль.

3. Подтверждение основной мысли.

Основные ошибки в написании автобиографий

2. Ложь. Ни в резюме, ни в автобиографии нельзя обманывать будущего работодателя.

Иногда работодатели, принимая новых сотрудников, среди прочих документов, необходимых для трудоустройства, требуют предоставить автобиографию.

Для чего нужна автобиография

Автобиография при устройстве на работу – это справка, последовательно освещающая значимые события в жизни работника. По сравнению с резюме, сухо констатирующим достижения в профессиональной сфере, документ раскрывает человеческие качества нанимаемого и его потенциал. Стиль изложения, умение выразить мысли, возможность отразить успехи в общественной деятельности, увлечения – эти аспекты помогут создать психологический портрет работника и определить его способность выполнять конкретные функции.

Правила написания

Четкого образца заполнения справки не существует, повествование ведется в свободной форме. Тем не менее следует придерживаться ряда требований к написанию автобиографии:

Оформление – документ составляется на листе формата А4. Как правило, заполнение идет от руки. Объем справки – не более двух страниц.
Стиль написания – деловой, повествование ведется от первого лица и представляет собой констатацию свершившихся фактов. Орфографические, пунктуационные, лексические ошибки недопустимы.
Содержание – справка должна быть краткой, но информативной.

ВНИМАНИЕ! Объемное, непоследовательное изложение, включающее описание переживаний, эмоций, не будет иметь успеха при трудоустройстве.

Содержание документа

Основные требования к содержанию заключаются в освещении важных аспектов жизни кандидата в хронологическом порядке. При этом речь идет не только о профессиональных успехах, но и об окружении: родителях, супругах, детях.

ВНИМАНИЕ! Сведения о членах семьи должны быть краткими и включать полное Ф. И. О., дату рождения. О работающих родственниках сообщается только последнее место работы и должность.

Пример плана написания справки включает следующие моменты:

Вступление – начинают с указания полного имени, отчества, фамилии, даты и места рождения. Сообщается информация о родителях.
Образование – прописывается полное наименование учебных учреждений и периодов обучения. Школьные годы следует освещать подробно, только если при получении базового образования достигнуты высокие результаты (медаль за отличные успехи в учебе, грамоты и награды государственного уровня). Прописывается название полученной специальности.
Служба в армии – сообщается время и место прохождения, полученное звание.
Карьера – перечисляются должности, полные названия учреждений и время работы в каждом из них, освещаются причины ухода. Полезно отметить профессиональные достижения (награды, поощрения, повышения), общественную работу.
Семья – указывается семейное положение, имя и место работы супруга, наличие детей.
Увлечения – ссылка на хобби и предпочтения в проведении свободного времени.
Заключение – сообщается о наличии либо отсутствии судимости, место жительства, контактную информацию, дата составления, подпись.

Автобиография, помимо перечисленных пунктов, может содержать сведения о переломных моментах в жизни соискателя: например, переезд в другую страну.

ВАЖНО! В справке недопустимы приукрашивания. Описываемые факты должны быть достоверными.

Распространенные ошибки

Неправильно включать в автобиографию для приема на работу:

жалобы на предыдущие места работы;
личностно окрашенные выражения (например, ищу вторую половинку или заядлый холостяк);
сведений о состоянии здоровья: перечисление диагнозов усложнит чтение текста и снизит шансы на получение места;
сообщения о судимых родственниках;
политические и религиозные взгляды.

Автобиография отражает не только полученный опыт работы кандидата, но и его личное восприятие себя. Четкое последовательное повествование, перечисление только значимых фактов свидетельствуют о таких ценных качествах, как целенаправленность, требовательность, стремление к порядку.

Образец автобиографии можно скачать здесь.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Читайте также: