Как бороться с бюрократией на работе

Опубликовано: 16.05.2024

При формировании аппарата управления следует иметь в виду, что его структура во многом определяет содержание, обоснованность и быстроту доведения до исполнителей принимаемых решений, достоверность и оперативность получаемой информации, содержание работы руководителей и исполнителей и структурных подразделений. Это означает, что аппарат управления организацией должен быть: во-первых, оперативен, т.е. в установленные сроки выполнять возложенные на него функции; во-вторых, надежен, обеспечивая однозначное достоверное отображение состояния производства и результатов принимаемых решений; в-третьих, оптимален, что означает обеспечение нахождения наилучших решений тенико-технологических, организационно-экономических, социальных и экологических аспектов производственно-хозяйственной деятельности организации путем многовариантной их проработки; наконец, в-четвертых, экономичен, т.е. качественно выполнять возложенные на него функции с наименьшими затратами, обеспечивая одновременно снижение административно-управленческих затрат на производство и реализацию продукции (услуг).

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Понятие «бюрократия» 5
2. Бюрократия по М. Веберу 7
3. Признаки бюрократии 9
4. Проблемы бюрократической организации 11
и методы борьбы с бюрократией
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Работа содержит 1 файл

реферат.doc

Министерство образования Российской Федерации

Поморский государственный университет им. М.В. Ломоносова

Гуманитарный факультет

Методы борьбы с бюрократией в крупных

организациях.

3 курса, 36 группы,

Проверил: Цветков А.Ю.

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Понятие «бюрократия» 5

2. Бюрократия по М. Веберу 7

3. Признаки бюрократии 9

4. Проблемы бюрократической организации 11

и методы борьбы с бюрократией

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 17

«Типы организационной структуры управления прошли сложный путь развития под воздействием совершенствования производственной структуры предприятий, концентрации и специализации деятельности, научно-технического прогресса. Начало этого пути характеризуется появлением линейной организации структуры управления, сменой ее функциональной, затем заменой последней линейно-функциональной структуры управления и т.д.» 1 .

Многообразие внутренних и внешних связей организации, высокий организационно-технический уровень и сложность технологии производства, развитие концентрации, углубление специализации, динамичные изменения внешней среды привели к формированию различных типов организационных структур управления.

В современном менеджменте выделяют два типа организационных структур управления – бюрократический и органический, каждый из которых имеет свои специфические черты и, следовательно, сферы своего развития.

1. Понятие «бюрократия»

«Бюрократия» дословно переводится на русский язык как «власть стола». Этим термином обозначают, во-первых, особую систему принципов управления организацией и, во-вторых, слой управленцев, которые применяя эти принципы, на практике их извращают» 2 .

«Термин «бюрократия» может иметь два значения:

1) узкий, привилегированный чиновничье-административный слой;

2) специфическая форма социальной организации, в которой исполнительная власть практически независима и проявляет тенденции к произволу, формализму, стремлению подчинить правила и задачи деятельности организации целям своего сохранения и укрепления.

Следует отметить, что значение термина «бюрократия» менялось в зависимости от конкретно-исторической обстановки, приобретало неоднозначную смысловую трактовку в разных трудах». 3

Слово «бюрократия» достаточно часто употребляется как синоним административного управления. Этим термином нередко обозначается рационально организованная система управления, в которой трудятся компетентные служащие.

Управление, предполагающее, что чиновники в своей деятельности следуют определенным правилам, а не личным оценкам, возникло еще в Римской империи. Его характеризуют:

- ясно обозначенные цели;

- большое количество правил и инструкций, не нарушая которые нельзя нормально работать;

- предельная централизация процесса принятия решений;

- четкое разделение труда между частями организации и отдельными людьми, изолированность их друг от друга;

- авторитет руководителя, основанный на должности, и проч.

Все это вкупе создает благоприятную почву для произвола должностных лиц.

Развитие бюрократии обусловлено естественным процессом специализации в сфере управления и лавинообразным увеличением объема информации. В результате растет число штабных специалистов и одновременно сужается возможность контроля их деятельности. Это ведет увеличению относительной независимости и могущества управленцев.

Западные специалисты выделяют две их категории – добросовестные и своекорыстные. Первые искренне верят в свою незаменимость, считают, что действуют во имя общего блага, хотя к интересам каждого человека в отдельности относятся безразлично; вторых волнуют только личные проблемы, ради решения которых они готовы идти на все.

2. Бюрократия по М. Веберу

«В 1916 году крупнейший немецкий социолог Макс Вебер разработал «идеальный тип» административного управления, обозначив его термином «бюрократия». Её отличительными признаками ученый считал:

- наличие специальных управляющих, не обладающих собственностью;

- глубокое разделение труда по функциональному принципу, т.е. по отдельным направлениям деятельности, позволяющее использовать узких специалистов – экспертов, четкое распределение обязанностей;

- наличие канцелярии, или «бюро» (сегодня – офиса), где собраны основные документы и откуда осуществляется процесс руководства;

- построение органов управления по иерархическому принципу, т.е. на основе ступенчатого подчинения (лица, подчиненные одним, одновременно являются начальниками других); зависимость числа уровней управления и руководителей от общего количества подчиненных;

- ответственность каждого менеджера перед вышестоящими как за свои действия, так и за подчиненных;

- обязанность работников прилагать все силы на благо организации; их лояльность по отношению к ней и безусловное подчинение руководителям;

- система официальных правил, норм, формальных процедур, определяющих права, обязанности и ответственность руководителей и сотрудников, их поведение в конкретных ситуациях и служащих основой управления, контроля и координации деятельности;

- построение внутренней системы отношений на формальных началах как взаимодействие между должностями, а не личностями;

- соответствие квалификации служащих занимаемой должности, что ограждает их от произвола и увольнений;

- подбор кадров по формальным признакам на конкурентной основе с последующим должностным повышением в зависимости от старшинства, стажа работы и достигнутых в предыдущем периоде результатов;

- поощрение сотрудников исключительно за техническую компетентность.» 4

Все это вместе, по мысли М. Вебера, делает поведение управленцев предсказуемым, облегчает координацию их работы и ее контроль, повышает производительность труда. Главным достоинством бюрократии М. Вебер считал быстроту принятия решений, компетентность, минимальную конфликтность, обеспечиваемые единоначалием.

М. Вебер видел в бюрократии систему, превосходящую другие по своей четкости, стабильности, дисциплине исполнения. Он полагал, что «полностью развитый бюрократический механизм выглядит по сравнению с другими организациями точно так же, как машина в сравнении с немеханическими формами производства». Поэтому он рассматривал ее как необходимый и неуничтожимый атрибут любой организации.

Таким образом, бюрократия – это специфическая форма организации труда управленцев, обеспечивающая предельно четкое и эффективное функционирование фирмы и ее подразделений на основе официально установленных норм и правил. Поэтому формальную организацию называют бюрократической.

3. Признаки бюрократии

Бюрократический тип организации исторически сформировался первым. Главными концептуальными положениями рациональной бюрократии являются следующие:

1. Организация – это прежде всего порядок, исходным моментом которого служит трудовое поведение персонала, направленное в определенное русло.

2. Необходимое поведение персонала достигается регулированием: распределением задач, распространением соответствующей информации, разграничением полномочий.

3. Общий порядок регулирования достигается в результате создания уровней управления, что ведет к формированию уровней иерархии (иерархических связей).

4. Преимущества иерархической организации достигаются:

- длительным периодом использования эффективных методов организации труда, общих на разных уровнях управления;

- предсказуемостью поведения членов организации, как во внутреннем их общении, так и при контактах с внешней средой.

5. Ограничение поведенческого диапазона работников действующими правилами (инструкциями), что создает предпосылки для единообразного поведения персонала.

6. Использование общих (типовых) правил организационного поведения повышает эффективность действий по координации в организации.

«Главным в бюрократических оргструктурах управления является «должность», а не «человек» с его индивидуальностью. В результате, организация, использующая бюрократические оргструктуры управления, становится «жесткой», ее развитие возможно исключительно благодаря мероприятиям, проводимым извне». 5

4. Проблемы бюрократической организации и методы борьбы с бюрократией

В бюрократических организациях отсутствует объективный механизм выявления, анализа и ранжирования реальных и потенциальных проблем, многие сотрудники игнорируются или вообще остаются неизвестными.

Поэтому результат управленческой деятельности здесь зависит не столько от объективных, сколько от субъективных факторов и прежде всего от личных способностей руководителей, степени их заинтересованности в достижении целей организации.

Общим итогом является бюрократизация, которая усиливается с ростом масштабов управленческой деятельности.

Уничтожить бюрократию полностью нельзя хотя бы потому, что управленцы все же нужны; нельзя заставить их не быть бюрократией, а можно лишь держать «в узде», ослабляя или предотвращая некоторые негативные проявления и последствия ее господства.

На практике существует три подхода к решению этой проблемы.

Технократический. Реализуется путем целенаправленных малозаметных изменений существующего механизма управления, что позволяет снизить сопротивление бюрократии.

Эта история − история моей работы в одной бюрократической организации − началась без малого два года назад. Как я там оказалась? Наверное, волею судьбы и еще каких-то неведомых мне сил. Мне предстояло трудиться отнюдь не в «молодой, гибкой, проактивной и очень динамично развивающейся» компании, где нет места лености, неэффективности и консерватизму (а именно в такой компании я раньше работала), а в ее антиподе – бюрократической организации.

К сожалению, меня никто не предупредил, что в такой фирме привычные «правильные» методы работы (правильные – это те, о которых пишут в книжках) мне не помогут.

Незаметно пролетело время, много грабель было собрано, но синяки прошли, а опыт остался. И мне хочется поделиться своими соображениями о том, как выживать и успешно существовать в таких компаниях.

Для того чтобы достичь своих целей, работая в бюрократических организациях, надо знать и соблюдать определенные правила поведения, правила игры.

Правило №1

Исследовать политические течения, выяснить, кто в них входит и какому течению принадлежит власть. Эту информацию в последующем можно использовать для того, чтобы лоббировать нужные решения, а также для того, чтобы знать, с кем надо предварительно согласовать то или иное решение, чтобы оно было принято. Об этом следующий пункт.

Правило №2

Большинство руководителей в бюрократических организациях – интеграторы, скользкие рыбы. Поэтому, прежде чем идти к такому руководителю представлять свое решение или документ, предварительно их следует согласовать со значимыми для этого руководителя людьми, то есть с теми, чье мнение он уважает. Если этого не сделать, если предварительно не заручиться поддержкой сторонников, то, даже если такой руководитель-интегратор примет предложенное вами решение или документ, нужно быть готовым к тому, что, как только кто-то скажет слово против, он тут же всю вину свалит на вас и откажется от своего решения. Поэтому если вы хотите что-либо изменить в такой организации, самая первая ваша задача (и самая сложная) − это найти как можно больше сторонников. Или… нанять как можно больше сторонников. Все мы знаем примеры: когда на государственную службу приходит новый чиновник (а наше государство – это самая крупная бюрократическая организация), он приводит за собой свою команду. И когда уходит со своего поста, то и его команда следует за ним. Это не случайно. Это правила игры. Знайте их тоже и соблюдайте!

Правило №3

Правило №4

Если вы что-то хотите изменить в бюрократической организации, то действовать надо быстро. Не останавливайтесь! Доводите дело до конца как можно быстрее. Это залог успеха! Причем под изменением может пониматься даже самое незначительное – например, прием нового работника к вам в отдел. Как только вы закончите внедрение новшества, если, конечно, вы доведете все до конца, мало у кого в бюрократической организации хватит сил что-либо изменить. Внедрение изменений – это самая сложная, можно сказать невыполнимая задача в таких организациях. И вряд ли кому-то она будет по силу. Кроме вас, конечно. В таких компаниях крайне сложно что-либо изменить, поэтому если вы все же сможете что-то сделать, то вряд ли найдется «гений», который повторит этот подвиг. Но только если вы, не дай Бог, остановитесь, то пиши пропало: силы сопротивления тут же воспользуются вашей заминкой и по-быстрому все вернут назад, на свои места. Вы и опомниться не успеете, как сдадите позиции.

Правило №5

А теперь обсудим, что значит довести внедрение новых порядков в бюрократической организации до конца. Кто-то подумает, что это что-то типа «обучить людей, настроить все нужные информационные системы под новые процессы…» Нет! Это не самое главное в бюрократической организации. Самое главное – это документы! С подписями всех значимых лиц (о значимых лицах мы уже говорили)! Утвержденный документ с подписями максимального количества лиц – это сила! С такой бумажкой вы сможете все! Если кто-то начнет возражать вам «так не принято!», «то, что вы предлагаете, не будет работать», «мы не будем делать, что ты говоришь», покажите ему утвержденный и со всеми согласованный документ. И поверьте, он подействует безотказно. Детское выражение «без бумажки – ты к…ашка» неслучайно появилось во времена расцвета бюрократических государственных структур.

Правило №6

В продолжение предыдущей темы хочу еще добавить. Чтобы вы не делали, с кем бы вы не взаимодействовали в бюрократической организации, к кому бы не обращались − всегда делайте это письменно или сопровождайте письменными сообщениями, ну или на крайний случай сообщениями по электронной почте. Вы ведь уже поняли, что у вас должны быть доказательства на случай, если кто-то в чем-то вас захочет обвинить. А кто-нибудь обязательно захочет. И того же самого требуйте по отношению к себе. Если кто-то вынуждает вас действовать так, как вам не выгодно, требуйте письменного распоряжения.

Если вам уже «посчастливилось» работать в подобной организации или если вам еще только предстоит это сделать, помните эти положения. Вам будет легче добиться поставленных задач, если вы будете знать, по каким правилам там играют.

Ну и последнее напутствие, которое мне бы хотелось дать в первую очередь себе, потому что я работаю в бюрократической организации, ну и если вы пожелаете, то и вам. Потому что не бывает шести правил, а вот семь – в самый раз.

Правило №7

Оставайтесь собой! Будьте проактивны, деятельны и целеустремленны! А если у вас не получается быть таким в этой организации, то уходите! Ведь вам еще столько всего надо сделать.

Бюрократия – это элемент системы управления, направленный на формализацию управленческих процессов и повышение их эффективности.

Бюрократия выступает в качестве неотъемлемой части любого управленческого процесса укрупненного масштаба. Бюрократия как элемент системы управления имеет положительную характеристику, позволяющую уравновесить права граждан при обращении в органы государственного и муниципального управления, быстро решать однотипные проблемы, обеспечивать предсказуемость действий чиновников в тех или иных ситуациях.

Помимо положительных сторон бюрократия обладает некоторыми недостатками. В крайней своей форме она трансформируются в бюрократизм, который может возникнуть на любом уровне государственного и муниципального управления, поражая государственную или муниципальную власть в целом, власть отдельного должностного лица, органа управления и так далее. Бюрократизм характеризуется динамичностью, подверженностью трансформации, то есть возможностью изменения его уровня.

Готовые работы на аналогичную тему

Курсовая работа Борьба с бюрократией 400 руб.
Реферат Борьба с бюрократией 240 руб.
Контрольная работа Борьба с бюрократией 230 руб.

В контексте борьбы с бюрократией речь идет именно о борьбе с бюрократизмом, который выступает негативным проявлением бюрократии.

Полное искоренение бюрократизма невозможно поскольку требует перехода на принципиально иные способы управления. Единственной альтернативой бюрократизма выступает самоуправление, когда между субъектом власти и объектом не существует промежуточных звеньев. В рамках самоуправляющихся систем невозможно выставление препятствий бюрократического характера по отношению к этой системе, поскольку именно она принимает решения в отношении себя и их же осуществляет. К примерам антибюрократического общества относятся первобытные, естественные формы самоуправления, существовавшие в догосударственных формах организации власти.

Самоуправление следует рассматривать в качестве апофеоза демократического процесса, представляющего собой наиболее полное воплощение демократии.

Естественным препятствием на пути борьбы с бюрократизмом и бюрократией является невозможность перехода к самоуправлению в любых социальных условиях и различных властных системах. В связи с этим борьба с бюрократией подразумевает разработку тактических мер ее осуществления. Система борьбы с бюрократией призвана обеспечивать устойчивую обратную связь между субъектом управления и его объектом.

Характеристика отрицательных черт бюрократии

Бюрократизм как крайняя форма проявления бюрократии обладает следующими негативными характеристиками:

бюрократизм выступает в качестве общественного, социального явления, присущего только обществу;
бюрократизм находится в прямой неразрывной взаимосвязи с властью;
проявления бюрократизма характерны для любого типа власти: крайняя форма бюрократии может проявляться как в негосударственной власти, так и в государственной;
официально оформленное общественное образование всегда сталкивается с проблемой бюрократизма, хотя эта проблема выступает в качестве частного проявления общего взаимоотношения центрального управления и объектов управления при наличии их разделенности;
любые уровни государственного управления подвержены бюрократизму;
бюрократизм характеризуется динамичностью, проявляющейся в увеличении или уменьшении его уровня, а значит и непредсказуемости;
разная степень бюрократизма характерна для различных систем государственного управления: наибольший уровень бюрократизма характерен для профессионального аппарата управления, государственной службы исполнительного характера, меньший уровень бюрократизма наблюдается в представительных органах управления;
бюрократия представляет собой антипод демократии;
борьба с бюрократизмом возможна только за счет перехода к самоуправлению.

Подходы к осуществлению борьбы с бюрократией

Борьба с бюрократией может идти в рамках нескольких подходов:

во-первых, в рамках технологического подхода, который намерен обеспечить формирование идеальной модели управленческого механизма за счет незначительных изменений, снижающих сопротивление бюрократии, отрицательно влияющей на усилия реформаторов;
во-вторых, в рамках рыночного подхода, который ориентирован на стихийное приспособление управленческого механизма к изменчивым условиям. Спонтанность, характерная для данного подхода, может обеспечить внутреннюю поляризацию сил, увеличивает сопротивляемость изменениям и укрепляет позиции бюрократии. Это является недостатком такого подхода;
в-третьих, в рамках стратегического подхода вырабатывается перспективный план борьбы с бюрократией, опирающейся на реальные условия функционирования управляемой системы и органов управления. Для этого подхода не характерен конфликт с бюрократией, он стремится к использованию положительных черт бюрократии.

Стратегический подход подразумевает использование следующих вариантов его реализации:

первый вариант состоит в применении новых организационных схем управления;
второй вариант состоит в развитии методов разработки и принятия управленческих решениях на коллективных началах;
третий вариант состоит в формировании принципиально новых моделей управления;
четвертый вариант предполагает осуществление распространения экономических отношений в рамках системы управления.

Бюрократизм является отрицательным проявлением бюрократии, носящим неизбежный характер. Основной путь борьбы с бюрократией состоит в формировании такого поколения чиновников, которое будет стремиться к максимально эффективному исполнению своих обязанностей, не будет пренебрегать нормами нравственности при выполнении своих трудовых функций, показывать способности к нестандартному решению ситуаций, выходящих за рамки шаблонных проблем. Бюрократия необходима для эффективного функционирования государства, но государство должно предпринимать действия для ограничения ее крайней формы.

Бюрократией называют систему, в которой почти не осталось разнообразия. Бюрократия — это организация, главная задача которой состоит в том, чтобы заставить людей быть занятыми, ничего не делая.

сколько минут, тогда как в Мексике на это уходят часы. В обоих случаях водители получают один и тот же документ: карточку, разрешающую управление автомобилем. Что же делается в дополнительное время, требуемое для оформления документа в Мексике? Да ничего. Его можно сократить без какого-либо ущерба для итогового результата.

Проблема, создаваемая занятыми ничегонеделанием людьми, состоит в том, что они воздвигают все новые и новые препятствия другим, делающим реальную работу индивидам, заставляют их выполнять непродуктивные требования. Например, в Пенсильвании в заявлении на замену водительского удостоверения требуется только моя подпись. В Мексике, прежде чем подать заявление, мне пришлось собирать визы нескольких чиновников. И на это уходит целый день, если не больше.

Бюрократии препятствуют развитию. Они замедляют процесс улучшения качества жизни. Поэтому большая часть направленных на борьбу с системой усилий уходит на то, чтобы как-то обойти бюрократию, пытаясь либо не делать того, что она безосновательно требует от тебя, либо делая то, что действительно необходимо, но где она пытается вставлять вам палки в колеса.

Бюрократы хотят, чтобы все части организации подчинялись одному набору правил и инструкций. Исключения из правил, какими бы оправданными они ни были, — проклятие для бюрократии. Соответствие рассматривается как нечто хорошее само по себе, как конечная цель. Но так как бюрократы обращают больше внимания на получение соответствия, чем на то, чему требуется соответствовать, они иногда становятся уязвимыми.

Один из членов факультетского совета моего университета, живое воплощение бюрократа, был назначен председателем комитета по проверке оплаты труда студентов-выпускников за выполняемую ими преподавательскую или научно-исследовательскую работу. Под его руководством комитет провел

обследование, которое выявило значительные различия в оплате работы студентов в различных подразделениях университета. Председатель и его комитет выяснили, что самое высокое вознаграждение получали студенты, входившие в возглавляемую мною исследовательскую группу. И тогда члены комитета попытались «уличить» меня как ее руководителя.

Меня попросили явиться на заседание комитета. Председатель начал с рассуждений о желательности справедливости в вознаграждении студентов независимо от того, где или над чем они работают. Затем он спросил, что я думаю по поводу только что сформулированного положения, явно ожидая, что я вступлю в дискуссию с ним. Однако я заявил, что полностью согласен с необходимостью справедливости. Застигнутый врасплох председатель в течение нескольких минут мямлил что-то, а затем вернулся к предмету обсуждения.

«Тогда, — сказал он, — вы не будете возражать против того, чтобы уменьшить зарплату, которую получают ваши студенты, до среднего уровня?»

«Конечно, буду, — ответил я, вновь удивив его. — Я согласен, что нужно соблюдать справедливость, но только на уровне зарплаты, которую получают мои студенты».

Из последовавшего обсуждения стало ясно, что дело было не в справедливости, а в уровне оплаты. Меня попросили обосновать высокий уровень вознаграждения студентов, и мне удалось убедить в своей правоте по крайней мере нескольких членов комитета. Председатель вмешался в обсуждение, заметив, что даже если уровень принятой у нас оплаты труда и был оправданным, Национальный фонд поддержки науки — основной источник поддержки студентов — будет возражать против высоких ставок.

Он плохо подготовился к заседанию. Я тут же продемонстрировал два контракта с Фондом и добавил, что уровень оплаты наших студентов никогда не оспаривался.

Тем не менее комитет в конце концов порекомендовал выровнять оплату студентов на более низком уровне. Однако администрация университета не согласилась с его выводами. На ее решение, возможно, повлияло то, что большая часть на

правляемых на оплату труда моих студентов средств пополнял общеуниверситетский фонд.

Мораль: единственное, что важнее единообразия, — это доходы бюрократии.

Бюрократы стремятся формализовать процедуры, тем самым уменьшая возможность выбора. Они точно формулируют, что нужно делать в ситуациях, в которых в противном случае потребовалось бы сделать выбор. Те, кто придумывают эти процедуры, уверены в том, что они знают и учли все возможные обстоятельства. Но на это не способен даже очень умный человек, не говоря уже о бюрократах.

Люди, ответственные за составление бюрократических правил или инструкций, пытаются отрицать не укладывающиеся в их схему факты. Бюрократические инструкции, подобно многим принципам, которым учат в школе, могут выдержать любое количество опровергающих их свидетельств.

Раковины мужского иди женского пода

Один из моих одноклассников стал биологом-систематиком и прославился тем, что разработал широко применяемую ныне классификацию морских ракушек. Однажды я спросил у него, как он проверяет свою систему на полноту охвата. Одноклассник ответил, что, когда ему удается найти время, он приходит на незнакомый берег моря и пытается классифицировать все попадающиеся ему на пути ракушки. «Конечно, — добавил он, — иногда, не заметив, я наступаю на некоторые из них».

Мораль: для бюрократа исключение из правил — это ужасный изъян.

У меня был друг Глен Кемп, посвятивший свою жизнь тому, чтобы побольнее наступать на бюрократов, которые наступали на неподдававшиеся классификации ракушки. Из всех моих знакомых он был самым изобретательным по этой части.

Глен Кемп, которого сейчас уже нет в живых, был гением не только в умении нанести поражение системе, но и в том, чтобы

она таковой и осталась.

Чтобы провести наблюдения и собрать относящуюся к делу информацию, Глен периодически выходил в море на подводных лодках. Полученные данные он записывал на карточках размером 3x5 дюймов. Прошло немного времени, и у него накопилась целая картотека. Глен пошел в корабельную лавку и попросил продать ему резинки, чтобы упорядочить свою картотеку. Продавец же ответил, что, поскольку идет война, резинок в продаже нет. Глен терпеливо разъяснил, что резинки нужны ему срочно, но черствый продавец посоветовал связывать карточки тесемкой. Тогда Глен объяснил, что это будет неудобно, так как ему приходится часто доставать карточки, но его доводы оставили продавца равнодушным. Пришлось Глену заплатить за тесемки.

Когда подводная лодка Глена вернулась на базу, он немедленно отправился в отдел снабжения и снова попросил резинки. В ответ он услышал спич о войне и дефиците. Все это так разозлило Глена, что он решил свести счеты с системой. И нашел способ добиться своего: он приобрел несколько пар эластичных дамских подвязок по пять долларов и десять центов, которые, конечно, не могли полностью заменить столь желанные ему резинки, но уж точно превосходили по своим качествам простую тесьму. А затем Глен подал в бухгалтерию требование о возмещении расходов на приобретение подвязок.

Флотский бухгалтер заявил, что у него кет никаких сомнений в том, что Глен покупал дамские подвязки, хотя он не совсем понимает, с какой целью? Но какова бы ни была причина, начальство, по мнению офицера, никогда не подпишет такой финансовый отчет: уж слишком это не по правилам. Он посоветовал Глену составить новый отчет на ту же сумму, но вписать туда что-нибудь стандартное вроде «расходы на питание и переезды».

сти содержащейся в нем информации. Обескураженный офицер все-таки принял отчет Глена и передал его по инстанции. Прошло более года, прежде чем Глену удалось получить возмещение, ведь его требование должно было подписать все начальство вплоть до помощника министра ВМФ.

Когда Глен получил возмещение своих расходов, он продал подвязки за полцены секретарше и составил новый документ о возвращении флоту денег за реализацию испорченного имущества.

Мораль: инструкция, которую поддержали, может поддержать человека, действовавшего по инструкции.

Отсутствие гибкости, непреклонность бюрократии иногда оборачивается против нее самой так же алогично, как нелогично она обращается с вами. Например, упрямство Клея Холлистера, моего начальника отдела в Технологическом институте Кейса, было сравнимо с упрямством любой обижающей системы.

Больше, чем ожидал

Сам Клей не относился к принципиальным противникам систем, но если его выводили из себя, он наносил страшной силы ответный удар. Объектом одного из них стала торговая компания Sears.

Клей до фанатизма увлекался поделками по принципу «сделай сам» и пользовался каталогами Sears. В одном из них он нашел объявление о распродаже. Среди предлагавшихся с очень большими скидками товаров были и листы мазонита размером 4x8 футов и толщиной в четверть дюйма. Хотя у Клея не было в них срочной необходимости, он подумал, что когда-нибудь мазонит ему пригодится, и заказал четыре листа.

, Спустя несколько недель, когда Клей был на работе, служба доставки Sears привезла четыре дюжины листов мазонита в четырех тяжелых деревянных контейнерах. Клей известил Sears об их ошибке по почте и тем не менее вскоре получил счет за четыре дюжины листов мазонита. Клей возвратил счет в Sears, сопроводив его копией своего предыдущего послания с предупреждением об ошибке. Через некоторое время он получил письмо от Sears

с извинениями за ошибку и предложением возвратить лишние листы мазонита почтово-посылочной службой.

В Sears проигнорировали второе письмо Клея и ежемесячно высылали ему новые счета (естественно, с возраставшими процентами в связи с просрочкой платежа). В конце концов Sears пригрозила передать неоплаченный счет в инкассирующее учреждение. Клей нанес встречный удар, предъявив торговой компании счет за хранение 44 листов мазонита, которые он не заказывал. В течение нескольких месяцев стороны продолжали обмениваться угрозами и в конце концов компания Sears предложила Клею продать ему лишние 44 листа по очень низкой цене. В ответ Клей указал, что сумма, которую ему задолжали за хранение, практически сравнялась с требуемой ими ценой. Он предложил считать, что стороны квиты, и согласился оставить у себя лишние листы мазонита. Компании Sears ничего не оставалось, как «ратифицировать» договор.

Мораль: лучшим создателем системы является тот, кто знает, как побить любую созданную другими систему.

Бюрократы, конечно, ожидают жалоб от своих жертв, но их ответы будут столь же безлики, как и поведение, которое вызвало эти претензии.

Непечатные выражения по поводу налогов

Однажды я получил из налогового ведомства отпечатанное на принтере письмо, извещавшее меня о неуплате налога. Но я заплатил все, что был должен! На что и указал в ответном письме, вложив в него копию чека. Налоговое ведомство проигнорировало мой ответ и вновь прислало мне компьютерное послание, более грозное, чем первое, предупреждая об ужасных последствиях моего упорного нежелания платить налог. На этот раз я вложил в конверт копию моего предыдущего письма. Третье письмо, которое я получил от налоговой службы, было тоже отпечатано с компьютера, и в нем не было даже упоминания о предшествовавшей переписке.

Игры закончились. Проблема была в том, как пробиться через компьютерный барьер и достучаться до человека. И я сделал то, чего раньше никогда не делал: написал письмо, каждое слово в котором было либо сквернословием, либо непристойностью. В постскриптуме я объяснил, что прибегаю к непечатным выражениям в надежде, что смогу добиться ответа на человеческом языке. И тогда я получил от ведомства признание ошибки, но снова компьютерное. В нем не было ни извинений, ни признаков, что к нему прикасалась рука человека.

Мораль: самое худшее, что можно сделать по поводу бюрократической ошибки, — ничего не делать.

Сейчас много говорят и спорят о бюрократических процедурах. С одной стороны, их часто требует Закон, который никто не отменял. С другой стороны, перефразируя известную песенку, «бюрократы-бюрократы, а я - маленький такой! То мне страшно, то мне грустно…..» В иных ситуациях уже и покой теряется. Работник и работодатель практически поочередно то переживают за то, что не все их договоренности формализованы, то, наоборот, раздражаются, что всё так бюрократизировано, что работать практически некогда, бумаги задушили! Зачем эти крайности? Не продуктивнее ли найти золотую середину? Что ж, давайте попробуем это сделать! Своим опытом делится HR-эксперт Надежда Кравченко.

Прежде всего предлагаю разобраться, что означает слово «бюрократия» в русском языке. Оно происходит от двух корней – греческого «kratos» - власть и французского «bureau» - стол, канцелярия. То есть бюрократия это – власть канцелярии, некое «столоначальство». Если вдуматься, то для управления таким ресурсом, как люди, власть канцелярии ужасна. Желание бороться с подобным воплощением бюрократии понятно и вполне разумно.

При всей «технологизации» и «диджитализации» бизнес-процессов и процедур, инструментов и алгоритмов очень высоким все-таки остаётся вес человеческого фактора. С приходом на рынок поколения миллениалов фактор приобретаемых на рабочем месте эмоций, ощущений, перспектив, нематериальных стимулов, некоей «атмосферности», наконец - стал еще более значимым. Но повторюсь: никто не отменял законов. Для случаев возникновения трудовых отношений Трудовым Кодексом чётко определено, что и насколько подробно должно быть прописано и подписано.

Есть и еще один важный момент: всё более свободолюбивые поколения, наполняющие рынок труда, для повышения эффективности рабочего времени должны быть «отформатированы» разумной и четкой системой управления – в меру демократичной, определенно уважающей своих работников, открытой и честной при оплате труда, но все-таки системой. А система требует регламентации и формализации. Таким образом, круг замкнулся!

С учётом всего этого гораздо эффективнее, на мой взгляд, принять концепцию немецкого социолога рубежа 19-20 веков Макса Вебера, который часть своих работ посвятил вопросам управления. Он трактует бюрократию как «рационально организованную систему управления», в которой для высокопрофессиональной обработки и решения в полном соответствии с законом определенного круга вопросов задействованы компетентные специалисты. Вот это уже больше соответствует нашей теме.

Говоря о современной компании мы понимаем, что в части организации отношений с сотрудниками она должна быть законопослушной, комфортной при оформлении документов, информационно прозрачной, честной в отношении реальных перспектив развития и в части вознаграждения за труд. Всё это требует определённой бюрократии – именно как системы норм, правил, регламентов и оформленных документов-обязательств. Тут бороться, по сути, не с чем. Более того, такое воплощение кадровой бюрократии нужно довести до технологического совершенства, минимальных затрат времени непрофильных специалистов и полного отсутствия элемента «власти внутренних чиновников».

А если конкретно: что все-таки нужно продолжать облекать в типовые формы, а что можно модернизировать и оптимизировать?

Свои примеры начну с процедуры найма. Многие компании гордо пишут «…объявлен конкурс на вакансию . » С уверенностью скажу, что привлекательности и значимости вакансии это не добавляет, а вот риски при оформлении трудовых отношений с финальным кандидатом могут возникнуть. Ведь ст. 70 ТК РФ четко определяет, что для лиц, занявших вакантную должность в результате конкурсного отбора, испытательный срок не устанавливается. Многие соискатели отлично знают закон. Увы, лучше иных специалистов по персоналу.

И отказываются подписать Приказ о приеме на работу и Трудовой договор, где фигурирует наличие испытательного срока. Тут-то и выясняется, что объявление о вакансии было написано без всякого понимания последствий, чтобы прибавить пафоса. Представители работодателя пытаются доказать новичку, что нужно подпиать документы «как есть». Он кивает, говорит «Я подумаю» и удаляется. Но вместо раздумий следует прямиком писать жалобу в Государственную Инспекцию Труда, для которой достаточно скриншота объявления с сайта о вакансии и копии предложенного к подписанию Трудового договора.

Дальше – больше. Выясняется, что и перечня конкурсных должностей у компании нет, и Положения о проведении конкурса, и протоколов. А ведь когда инициатор вакансии «повелел» рекрутеру написать «объявляем конкурсный отбор» она ему что-то такое говорила, что должна быть регламентирована эта процедура. Но ей посоветовали «завязывать с бюрократией», она смутилась и согласилась!

К счастью, истории про конкурс случаются не часто. А вот про испытательный срок можно уже писать романы. Вечер, до конца рабочего дня полчаса. И так он хорошо складывался, была ведь надежда пойти вовремя домой! Но…. в дверь постучали. На пороге кабинета HR-директора стоит красный от раздражения и негодования руководитель отдела маркетинга. «Всё! Не могу больше! Увольняем Рябову как непрошедшую испытательный срок! Ничего не успевает, очень неорганизованная, невнимательная, с коллегами общий язык не нашла! Я с ней уже поговорил, по собственному писать отказалась, помогайте!»

С прискорбием сообщаю: в этой ситуации ему никто не поможет. Потому что придется уговаривать строптивую Рябову, склонять ее к увольнению по собственному желанию или по соглашению сторон. Потому что для этого вида увольнения должны быть веские, подтвержденные аргументы. Нет аргументов? А что стоило оформить План прохождения испытательного срока, отметить в нем динамику и поставить подписи – руководителя и злосчастной Рябовой. Переговорный процесс с ней прошел бы как по нотам. А ведь отправил рекрутер этому руководителю шаблон плана в первый день работы новенькой, напомнил пару раз, но он лишь отмахнулся. «Надоела ваша бюрократия, разберемся!» И вот – разобрался! Я лично, будучи штатным HRD раз и навсегда оптимизировала эту часть, «убив нескольких зайцев».

Составляя предложение о работе (job offer), я или мои коллеги из отдела подбора (зависит от уровня должности нанимаемого) очень тщательно прорабатываем раздел «Задачи испытательного срока и критерии успешности их выполнения». Там каждая задача должна быть описана чётко и подробно, установлены сроки выполнения. Во-первых, кандидат, получивший такой документ, проникается к работодателю еще бОльшим уважением, то есть высоко лоялен на входе. Во-вторых, меньше неопределенности, эффективнее адаптация новичка.

В-третьих, после этого остаётся лишь ввести эту информацию во внутреннюю организационно-управленческую систему как набор задач и проставить сроки контрольных встреч новичка и его руководителя. Такие встречи проходят «под протокол», где фиксируются все замечания и итоги. Договороспособность испытуемых становится нереальной. Самые неэффективные увольняются сами после первого протокола. Возникло ли у кого-то из моих коллег-профильных директоров желание бороться с такой формой кадровой бюрократии? Конечно, нет!

Что у нас там дальше в жизненном цикле сотрудника в компании? Да, обучение! Современные формы его организации и средства, выделенные работодателем, позволяют существенно снизить градус бюрократии в обучении. Появились отличные IT-платформы, позволяющие часть обучающих процедур и оценки усвоения перевести в онлайн-формат. Но некоторым категориям сотрудников необходимы очные интерактивы, коуч-сессии или деловые игры. И снова появляется из-за угла офисного шкафчика хитрый лик бюрократии.

Всем участникам интерактива отправлены на электронную почту приглашения. В розничной сети практически невозможно выбрать место, географически удобное для всех, потому что обучение проводится для специалистов по рекламациям. Их в каждом магазине всего два: один работает, второй учится. То есть собираемся в офисе, в тренинг-классе. И что же? Из 12 приглашенных пребывают трое. Почему? Приходит управляющий розницей поприветствовать участников тренинга. Видя их численность, приходит в ярость. И пишет мне короткое и емкое письмо: «Прошу Вас дать распоряжение руководителю отдела обучения предоставить менеджеру по расчету бонусов и поощрительных выплат список сотрудников, не прибывших на обучение 20 января 2018 глда, и обнулить у всех, не предоставивших документов о болезни, бонус за январь»

А мы ему в ответ: «Жаль, но мы не сможем реализовать Ваше решение, потому что в Положении об оплате труда черным по белому написано, что бонус от продаж является одной из постоянных составляющих ежемесячного дохода сотрудника и начисляется при выполнении плана свыше 85% по формуле. Про изменение его размера при наличии дисциплинарных нарушений там ничего не сказано!» А ведь когда мы это Положение обсуждали, предлагалось ввести пару значимых показателей, недостижение которых может уменьшить заработанный бонус.

Кто тогда предложил «не городить бюрократический огород? Верно! Сам же управляющий сетью и предложил. И коммерческий директор его поддержал. Так что выговор – максимум возможных мер. Хотя ничего не стоило автоматизировать учет дисциплинарного показателя, как это сделали мы с коллегой, и воздействовать на нарушителя деньгами, а не увещеваниями. А в этой чудесной сети, увы, были увлечены модным ныне у недальновидных руководителей трендом – борьбой с бюрократией.

Я прямо вижу, как скептически улыбнулись те, у кого еще сохранились конвертные выплаты. Да, в таких компаниях нет ограничителя в виде неизменного алгоритма, но есть еще более существенные риски, не являющиеся темой этой статьи.

Хорошо ещё, что никому не приходит в голову бороться с обязательной собственноручной подписью работника и руководителя организации или его доверенного лица в Приказах, Трудовых договорах, на Согласии на обработку персональных данных, на графиках работы на предстоящий месяц и табелях учета рабочего времени и на прочих документах, вариативность оформления которых исключена. Думаю, что и тут не обошлось бы без горячих голов. Но Инспекции Труда предоставлены уже давно столь широкие полномочия, что антипод бюрократии – полная демократия в части формализации кадровых решений и кадрового администрирования – может обойтись работодателю в объемные штрафы, а то и приостановку деятельности.

Что же в итоге? Нужно ли бороться с кадровой бюрократией? Для меня ответ очевиден: борьба отнимает много сил, революция отнимает много внимания даже у тех, кто в ней не участвует. Энергию в виде сил и внимания нужно направлять в благодатное русло созидания, а не разрушения. Будь это даже и бюрократия. А вот оптимизировать необходимые бюрократические процессы – определенно стоит! Что-то подвергнуть автоматизации, какие-то документы объединить. Так, например, в одной из компаний юридическая служба, по моей просьбе, проработала вопрос ввода листа ознакомления с ЛНА в текст Трудового Договора. У проверяющих ГИТ ни вопросов, ни замечаний не было! Если у компании найдутся силы и ресурсы перейти на электронный документооборот с электронной подписью (там, где это не противоречит законодательству), это станет «бархатной революцией» в области кадровой бюрократии. Хотя без всякого сарказма скажу, что поймут и примут её не все.

Вот уже больше века ученые-социологи, политологи, экономисты, философы – обсуждают возможность создания эффективных бюрократических моделей. И всё чаще приходят к выводу, что это работает во многих структурах бизнеса, политики, общественных институтах. Для управления кадрами организации я вижу следующую эффективную гибридную модель (по сути, совпадающую с веберианской): бизнес-интересы лидируют и коммерческий блок компании инициирует принятие полезных для бизнеса решений. Внутрикорпоративные «чиновники» - сотрудники HR-подразделения – реализуют эти решения в части, касающейся найма персонала, жизненного цикла сотрудника в компании и в части кадрового администрирования. При этом часть решений разрабатывается и реализуется совместно, кросс-функциональными рабочими группами, создание которых позволяет посредством диалога определить необходимый «градус» бюрократии в том или ином процессе. При этом уровень экспертности у «коммерсантов» и сотрудников поддерживающих служб должен быть одинаков.

Как будет выглядеть такая модель на практике? Современно и симпатично, с точки зрения бизнеса, потому что обязательно должна обладать следующими параметрами:

При наборе сотрудников, занятых «бюрократическими» процедурами кадрового администрирования, приняты во внимание такие ранее несущественные, а ныне важные компетенции, как грамотные коммуникации, инициативность и склонность к новациям, проактивность, а также позитивное восприятие окружающего мира и доброжелательность.
Внедрена абсолютная «прозрачность» управления компанией – активность в области внутрикорпоративного PR и открытая информационная политика, доступность топ-менеджмента и первого лица.
Во всех аспектах управления персоналом полностью соблюдаются требования ТК, ЛНА и зафиксированные в jo индивидуальные договоренности.
HR-подразделение (его руководитель) по всем вопросам в пределах полномочий занимает положительно-нейтральную позицию экспертного консультирования с целью достижения запланированных бизнес-результатов, личного участия эффективных специалистов в предотвращении и медиации трудовых конфликтов.

С уверенностью можно сказать, что в такой компании вопрос о борьбе с кадровой бюрократией отпадёт сам собой, потому что её будет ровно столько, сколько необходимо для достижения запланированного коммерческого результата и отсутствия фискальных и репутационных рисков. Как говорится, «специи – по вкусу»!

Читайте также: